1

MANAGEMENTUL PRIN
PROIECTE
I. Consideraii generale
II. Alctuirea proiectelor
III. Punerea n practic a unui proiect
IV. Aplicaii
IV.a. Realizarea unui proiect n cadrul
Programului Phare de Coeziune Economic i
Social

AGENIA NATIONAL PENTRU PARTENERIATUL
UNIVERSITILOR CU MEDIUL ECONOMICO-SOCI AL
I PARTICIPAREA ROMANIEI LA PROGRAMUL TEMPUS III
2
I. Consideraii generale
3
MANAGEMENTUL DE PROIECT
Managementul de proiect se refer la modul cel mai
eficace de implementare a unei schimbri fie c este
vorba de lucruri, fie de persoane. Orice instituie
implicat n schimbare, fie i ntr-o mic msur, are
nevoie de managementul prin proiect.
4
Ce este un proiect ?
Orice sarcin care poate fi definit n termeni de

Obiective
Resurse
Activiti
Rezultate

Conform definiiilor date, proiectul const n alocarea
resurselor n vederea atingerii unor obiective specifice,
urmrind o abordare planificat i organizat. (Lientz
i Rea, 1998)
5
SCHEMA GENERALA DE PILOTARE A UNUI SCHEMA GENERALA DE PILOTARE A UNUI
PROIECT PROIECT
Reuita
Pilotaj
Comuni-
carea
Eecu-
rile
Evalua-
rea
Mobili-
zarea
Dezvolta-
rea
Lansarea
Strate-
gia
Orienta-
rea
Informare
Cunotin-
ele
Conso-
lidare
Coe-
rena
Negocie-
rea
Cercet-
rile
Instruirea
Gestiunea
timpului
Costurile
Marketing
Progre-
sul
6
FAZELE PROIECTULUI
EXPRESIA VOINTEI
URGENA PROIECTULUI
-Coninut (ambiii, voina, alegerile)
-Cadrul (limite,restrictii)
-Actorii (deciziile, implicarea,
concertarea)
-Rezultatele dorite
-Caietul de sarcini
ANALIZA AMONTE
DIAGNOSTIC
PROBLEMATICA PROIECTULUI
-Situaia actual
-Situaia dorit
-Deschideri, dificultile, rezistene
-Condiiile de reuit, riscurile eecului
STRATEGIA
- Stabilirea unui plan de rezolvtare
Amonte
7
FORMULAREA PROIECTULUI I
PLANUL DE DEZVOLTARE
-Alegerile definitive
-Obiectivele intermediare
-Aciunile i instrumentele de punere n aplicare
-Metodologia
-Definirea misiunilor, organizarea i coordonarea
CONCRETIZAREA
-Comunicarea proiectului
-Lansarea proiectului
-Realizarea aciunilor
-Dezvoltarea
-Evaluarea
-Reactualizarea
LANSAREA
AVAL
8
FAZA AMONTE
n aceast faz, pentru a putea defini bine proiectul, trebuie rspuns la
o serie de ntrebri:
De ce trebuie iniiat acest proiect ?
Care sunt potenialele beneficii i cine i ce anume va avea de ctigat ?
Proiectul ndeplinete un plan strategic sau reprezint numai o variaie
sau o simpl expunere logic ?
Care sunt rezultatele concrete ale proiectului ?
Care va fi costul total din punct de vedere financiar, material sau de
resurse umane ?
Care din costuri poate fi recuperat ?
Ct de realiste sunt obiectivele necesare a fi atinse pentru a putea
obine rezultatele sau rezultatul ?
Exist resursele i expertiza necesar ducerii la ndeplinire a proiectului
sau trebuie fcut apel la resurse adiionale
Care sunt riscurile care pot fi acceptate de ctre instituii ?

9
Concept
Definiia proiectului
Echipa proiectului
Planul proiectului
Organizarea proiectului
Pri interesate
Iniiere
Control
Evaluare
ncheiere

De ce acionm ?
Care sunt riscurile ?
Ce anume va fi realizat ?
Cnd va fi realizat ?
Cine va fi implicat ?
Ct va costa ?
Care sunt beneficiile ?
Ar trebui s acionm ?
Ct de bine va fi realizat ?

10
Tehnica arborelui decizional
Realizarea unui proiect
Cost ?
Care proiect
Costuri Costuri Costuri
Rezultate
posibile
Rezultate
posibile
Rezultate
posibile
Beneficii Beneficii Beneficii
Beneficii Beneficii Beneficii
Beneficiu maxim ?
Proiect selectat
A C
B
A
B
B A
C
DA
NU
II. ALCTUIREA PROIECTELOR

Punerea la punct a proiectelor const n a traduce ideile n aciuni
practice

Alcatuirea unui proiect const n:
a evalua necesitatea unei planificri;
a avea o idee clar asupra etapelor planificrii i alctuirii
proiectului;
a nelege ce trebuie fcut pentru a obine sprijin, a clarifica
obiectivele, a cauta soluii, a face propuneri; reexaminarea
planului proiectului i adaptarea lui, a ntreprinde realizarea
proiectului;
a soluiona problema unui management strategic.
12
EXEMPLU
O problem
desprins din
strategie
Strategia poate arat c trebuie s
trecei la aciune pentru a ameliora
prestaiile n materie de educaie,
mijloace financiare i localuri
profesional acordate I MM-urilor din
zona dumneavoastr
Persoana care rspunde de dezvoltarea
local trebuie s-i propun s realizeze o
serie de proiecte ceea ce asigur c se va
ntmpla ceva n domeniile respective
Educaie: Obiectivul strategic:
- dezvoltarea bazei de calificri locale
13
Promotorul dezvoltrii locale ar putea elabora trei proiecte:
realizarea de anchete de informare asupra situaiei colarizrii n
unele ntreprinderi (formare profesional continu)
punerea la punct de noi cursuri de calificare sau recalificare
participarea ntreprinderilor locale la procesul de colarizare
14
A NELEGE ALCTUIREA
PROIECTELOR
De ce s planificm proiecte ?

Un proiect bine planificat i administrat are cele mai
mari anse de reuit

Obiectele planificrii oricrui proiect:
Definirea obiectivelor de atins
Alocarea de resurse
Definirea calendarului de respectat
15
PROCESUL PLANIFICRII PROIECTULUI
Realizarea real a obiectivelor
(punerea n practic)
1. Definirea
obiectivelor
proiectului
Planificarea proiectului
2. Contextul de
realizare a
proiectului
3. Strategii i
tactici adecvate
16
CONDIIILE CARE POT INFLUENA
ASUPRA PLANIFICRII UNUI PROIECT
Turbulent Stabil Mediu
Puin numeros i necalificat Numeros i calificat Personal
Puin putere, autoritate, sim de
responsabilitate, fr antecedente
Are putere, autoritate,
responsabilitate, experien
Caracterul organizaiei care se
afl n frunte
Inexistent/divers Stabilit/stabil Regruparea n jurul proiectului
Schimbare semnificativ Nici o schimbare Repartiia resurselor
Schimbare semnificativ Nici o schimbare Impact asupra organizrii
Limitat Muli Bani disponibili
Limitat Mult Timp disponibil
Ridicate Slabe Dificulti tehnice
Slab Ridicat Grad de interes
Slab Ridicat Prioritate
Slab Ridicat Sensibilizare
Mare Mic Numrul grupurilor
DIFICILE DAC UOARE DAC CONDIII
17
DIFERITELE ETAPE ALE ALCTUIRII
UNUI PROIECT
Orice proiect conine urmtoarele etape:

1. Asigurarea unui consens n ceea ce privete proiectul

2. Clarificarea obiectivelor

3. Cutarea soluiilor posibile

4. Propuneri

5. Revederea planului proiectului i aprobarea lui

6. Punerea proiectului n practic


18
1. ASIGURAREA UNUI CONSENS N
JURUL PROIECTULUI
Problema: renovarea de cldiri pentru a crea spaii de lucru sau
pentru a gzdui mici ntreprinderi
Pentru soluionare vei avea nevoie de sprijin:
- tehnic
- financiar
- moral
de la urmtoarele persoane:
- arhiteci
- persoane care lucreaz cu micile ntreprinderi locale
- specialiti n marketig
- proprietari de imobile sau terenuri
- oameni politici locali
- alte organisme de finanare de exemplu:
Comisia European sau un minister al guvernului
naional

19
Pentru a obine sprijin pentru proiectul dumneavoastr ai
putea proceda dup cum urmeaz:

Instituii un comitet de coordonare a proiectului

Alegei un preedinte care s fie o persoan recunoscut, credibil i
neutr n raport n interesele n joc

Consultai grupele-cheie care ar putea s ajute sau s mpiedice
derularea proiectului chiar n primele stadii

Organizai dezbateri i reuniuni cu prile interesate n vederea rezolvrii
problemelor care se pun

20
2. CLARIFICAREA OBIECTIVELOR
Etapa I
- Identificarea cu minuiozitate a clienilor
- direci
- indireci
- Identificarea i evaluarea nevoilor clienilor
Etapa a II
a

- Definirea clar a obiectivelor proiectului
21
EXEMPLUL 1
Problema
Programul de
integrare pentru
omeri finanat de
autoritile locale
Clienii
-omeri
-Aleii i funcionarii
locali
22
EXEMPLUL 2
Reamenajarea unui
imobil
Evaluarea nevoilor i
stabilirea obiectivelor
presupun:
- Analiza
documentaiei i datele
existente care trateaz
teme similare
- Reuniuni de grup cu
discuii pentru
discutarea proiectului n
detaliu
- ntrevederi la faa
locului cu clienii
23
3. CERCETAREA SOLUIILOR
POSIBILE

Obiectivul proiectului: rezolvarea unei anumite probleme

Una din etapele de lucru este: cercetarea soluiilor posibile

Scopul: obinerea de date de baz utile pentru
conceperea i administrarea
proiectului

24
Aciuni pentru gsirea soluiilor posibile:

Recurgerea la priceperea i prerea unor persoane din
afara proiectului; aceasta se poate face ntr-o manier
neformal i puin costisitoare

Intrarea n contact cu persoane care au realizat proiecte
similare cu al dumneavoastr

Trecerea la o etap formal de cercetare, de dezvoltare i
evaluare a soluiilor considerate

Cunoaterea opiniei clienilor asupra soluiilor propuse
25
III. Punerea n practic a unui proiect
26
Evaluarea riscurilor i dificultilor n faza
de nceput a unui proiect
Imagine
general
Confuzie
Descriere
detaliat
Cercetare
NU TIU CUM TIU CUM
TIU
CE
NU
TIU
CE
CE
CUM
27
PREZENTAREA DE PROPUNERI
Obiectivele
clienilor
Propriile
cercetri
pentru gsirea
soluiilor
Evaluri
obiective
Planuri de
circumstan
necesitile proiectului
tehnice
resurse umane
resurse
calendar
28
Resursele proiectului
Resursele corespunztoare activitilor unui proiect sunt cel
mai bine definite ca fiind:
materiale
oameni
utilaje
bani
metode
comunicaii
timp
Este de asemenea posibil i necesar a le considera pe acestea
ca fiind constrngeri fiecare din ele va avea un cuantum
limitat n contextul fiecrui proiect. Managementul de proiect
are ca scop realizarea obiectivelor proiectului cu utilizarea
optim a resurselor disponibile i n limitele constrngerilor
impuse de aceste resurse.
29
Realizarea obiectivului unui anumit proiect va fi mai
sensibil la optimizarea unor anumitor resurse dect la
alte aspecte. Este util a identifica de la nceput acest nivel de
sensibilitate n sensul c unele resurse pot fi mai dificil de
repartizat dect altele. Rezultatele sunt deseori influenate
de efectele acumulate ale unor factori minori, dect ale
unora mai mari i mai uor de identificat.

Timpul este cea mai dificil resurs sub aspectul controlului
i conducerii. n timp ce este posibil a efectua anumite
schimburi ntre diferite alte resurse n cazul timpului se
aplic urmtoarele reguli:
Timpul nu poate fi stocat
Timpul nu poate fi tranzacionat
Timpul nu poate fi cumprat
Timpul nu poate fi vndut
Timpul nu poate fi dect folosit.


30

Obiectivul cheie al etapei: s v asigurai c
propunerile dumeavoastr au sprijinul clienilor
dumneavoastr.

Cerinele etapei:
Propunerile trebuie s identifice i s satisfac cerinele
clienilor;
Verificarea calitii tehnice a propunerilor
dumneavoastr;
Comparaii cu alte soluii posibile.
31
EXEMPLU: Localurile de lucru

n aceast etap: prezentarea unui proiect precis a
utilizrii spaiilor renovate

Aciuni:
S demonstrai c suntei contieni de cerinele i
preocuprile clienilor;
S prezentai, n vederea examinrii, propuneri
specialitilor i clienilor;
S v asigurai c propunerea este uor de neles pentru
cei ce decid;
S redactai i s propunei i alte soluii pentru proiect.
32
5. Revizuirea planului proiectului
i aprobarea sa
Din momentul n care a fost luat decizia de nceperea proiectului,
aspectele decizionale ale proiectului trebuie evaluate cu mult atenie.

Definirea proiectului:
Numele proiectului
Clientul
Obiectivele
Susinerea
Rezultatele concrete
Buget
termene
33
REVIZUIREA PLANULUI
PROIECTULUI I APROBAREA LUI
Verificarea a trei aspecte:

C rspundei cerinelor i obiectivelor organismelor de
finanare;

C dispunei de un larg sprijin pentru proiect;

C propunerea dumneavoastr a fost bine pregtit i
poate rezista criticii
34
Aciunile etapei:

S punei n eviden compatibilitatea proiectului cu
cerinele i obiectivele persoanelor interesate;

S obinei sprijinul grupurilor de presiune exterioar
pentru a lrgi susinerea de care beneficiaz proiectul;

S identificai opoziia potenial proiectului i s
preparai n avans argumentele n favoarea sa;

S demonstrai compatibilitatea ntre soluia pe care o
propunei i obiectivele organismului de finanare;

S fii gata s anunai public proiectul.
35
Plan Strategic
Obiectivele
Proiectului
Definiia
Proiectului
Planuri
Beneficii
Riscuri
Impact
Presupoziii
Restricii
Rezultatele proiectului
Orientat ctre beneficii Orientat ctre client Controleaz riscul
Folosete optim resursele i aptitudinile
Calitatea regsit n livrabile Permite efectuarea n paralel a activitilor
A o larg rspndire i nu limitat
Definiia proiectului
36
Termenii de referin ai proiectului
Numele Proiectului
Client
Obiective (Cu ce va ajuta proiectul organizaia ?)
Livrabile
Buget
Timp alocat
Studiile de fezabilitate pot:
Specifica obiectivele/detalia livrabilele
Identifica soluii alternative

Definiia proiectului
37
PUNEREA PROIECTULUI N
PRACTIC

Un debut rapid prezint mai multe avantaje:

1
0
Eventualii adversari se gsesc n faa unui fapt mplinit,
sau cel puin, n faa proiectului suficient de solid
pentru a fi dificil de oprit sau de anulat;

2
0
Costul proiectului, susceptibil de schimbri rapide, va
rmne aproximativ cel prevzut n plan;

3
0
Actorii eseniali i partizanii proiectului vor fi linitii
vznd lucrul nceput.
38
Aciuni:
S intrai n relaie cu puterile publice i cu cei ce decid
la cel mai nalt nivel, n timpul fazei de punere la punct,
i s rmnei n legtur cu ei;
S v asigurai s lucrurile sunt orgazate n aa fel nct
responsabilii s aib mijloacele de a rezolva problemele
i de a lua decizii rapide;
S folosii personal de calitate care s fie ferm angajat
vizavi de obiectivele proiectului;
S ncurajai diversele pri implicate n meninerea
alianelor i implicrii lor n proiect, i deci, s decidei
dac trebuie s meninei sau s le modificai orientarea;
S lsai proiectului timp s demonstreze nainte de a
ncerca s
39
Caracteristicile proiectului
Fiecare proiect are:
cultur
structur
sisteme
procese

Structura, sistemele i procesele sunt definibile i pot fi
descrise. Mai puin ntlnite i de cele mai multe ori greu de
descris, dar la fel de importante sunt caracteristicile
culturale ale fiecrui proiect.

Managerul de proiect are responsabilitatea de a genera o
cultur care ncurajeaz pe fiecare dintre cei implicai n
activitatea n echip n ncercarea de a realiza obiectivele
comune ale proiectului.

40
Rezolvarea problemelor i luarea deciziilor
Managementul de proiect presupune formularea pemanent a
urmtoarelor ntrebri:
Ce ?
Unde ?
Cum ?
Cnd ?
Cine ?
De ce ?
i folosirea rspunsurilor n luarea n mod raional i la timp a deciziilor.

Luarea deciziilor n mod raional a deciziilor precum i evaluarea lor
atent constituie unul din elementele cele mai importante ale
managementului de proiect. Claritatea modului n care sunt structurate
deciziile va furniza de asemenea o motivaie pentru felul n care se
desfoar diferite activiti.

41
Planificare, organizare, control


Panificarea implic identificarea activitilor necesare i include:

stabilirea obiectivelor
detalierea sarcinilor
estimarea cererilor de resurse pentru fiecare sarcin
plasare sarcinilor n cadrul unei planificri temporare.
Activitile de planificare sunt definite n funcie de o scar temporar, cum
ar fi:
termen scurt
termen mediu
termen lung
definiiile reale precum i perioadele vor varia pentru fiecare
organizaie/proiect/activitate.
42
Organizarea implic punerea n aplicare a unui plan, sarcina
organizrii include:
potrivirea activitilor planificate cu resursele disponibile
Controlul presupune stabilirea cu certitudine a faptului c planul i
organizarea asigur atingerea obiectivelor i include:
monitorizare
comparare
ajustare
Exist o multitudine de modele specifice i proceduri elaborate pentru
a cuprinde planificarea, organizarea i controlul unui proiect.


43
Comunicare i informaie
Buna comunicare i transferul de informaie este foarte important pentru toate
activitile din cadrul managementului de proiect.
Comunicarea ar trebui s fie:
limpede
concis
complet
exhausiv
neleas de cel care o primete
Forma precum i managementul fluxului de comunicare i informaie pentru un
proiect este o sarcin specific i foarte important pentru managerul de
proiect. Sistemul trebuie s fie capabil s identifice i s furnizeze att
comunicarea formal ct i informal. Comunicarea trebuie s ajung la
persoanele potrivite sau care trebuie s primeasc o anumit informaie iar
sistemul trebuie s conin acele elemente care s permit nregistrarea precum
i confirmarea faptului c o anumit informaie a fost comunicat respectiv
primit.
O structur corect alctuit a managementului de proiect va promova la timp i n
mod adecvat comunicare i va evita s-i copleeasc pe participanii din cadrul
unui proiect cu prea multe informaii sau cerine.

44
Raport de
activitate
Graficul de activiti
Nivel de
Activitate
Raportul atingerii
punctelor
intermediare
Graficul de
responsabiliti
Planul
punctelor
intermediare
Nivel de
Proiect

Control Organizare Plan
Operaiile Proiectului
Operaiile Proiectului
45
Conducerea proiectului
Managerii de proiect trebuie s se concentreze, s fie
raionali i puternic motivai. Ei trebuie s fie capabili s
neleag obiectivele unei anumite activiti, punctele tari,
nevoile i punctele slabe ale fiecrui membru al echipei
precum i a ntregului grup.

Managerul de proiect are de cele mai multe ori un control
redus dac nu inexistent asupra modului n care se face
selecia membrilor echipei i un timp scurt pentru a le
cunoate calitile i defectele. Obiectivul unui manager de
proiect este de a-i motiva colegii obinnd maximul de
beneficii din punctele lor tari, atenund n acelai timp
impactul punctelor lor slabe.
46
Pentru fiecare sarcin n parte un manager de proiect ar
trebui:
S neleag n profuzime
S o planifice corespunztor
S o organizeze n mod corespunztor
S-i formeze o imagine clar a standardelor de calitate
cerute
S verifice dac este sau nu fidel obiectivelor proiectului
S rezolve problemele pe msur ce ele apar
S ia decizii rapid, lucid i raional i s le comunice n
consecin

47
Pentru fiecare membru al echipei proiectului, managerul
de proiect trebuie s:
S se gndeasc la ei i s le neleag nevoile
S le stabileasc obiective realiste
S le aduc critici justificate i constructive atunci cnd
este nevoie
S le aduc aprecieri atunci cnd este cazul
S-i ajute s se ntreac pe ei nii
S fie concis, corect i deschis oricror informaii i s le
comunice n mod corespunztor
48
Pentru grup managerul trebuie s:
Stabileasc obiectivele realiste
ncurajeze cooperarea n cadrul grupului
S construiasc un spirit de echip
S comunice frecvent i corespunztor cu grupul
S aduc critici constructive i aprecieri atunci cnd este
cazul
49
Managerul de proiect trebuie s impun respect att echipei
proiectului ct i sponsorilor. Respectul rezult din competen n
corelaie cu:
Realizrile anterioare studii, cunotine, ntmplri reale
Capacitate inteligen, agilitate, originalitate, judecat, aptitudini
de comunicare
Responsabilitate devotament, iniiativ, tenacitate, ncredere n
sine, dorina de a reui
Implicare activ, sociabilitate, cooperare, adaptabilitate, umor
Recnoatere ncurajarea participrii i evaluarea datelor primite de
la membrii echipei.

Gradul de motivare al echipei proiectului depinde de ct de
consistent, corect responsabil fa de colegi i capabil de o bun
judecat este managerul de proiect.
50
Sponsorul
Proiectului
Echipa
Managerial
Consiliul
Director
Consiliul
Programator
Managerul
de Proiect
SAU SAU
E c h i p a P r o i e c t u l u i
R

s

p

u

n

d

e

r

i

R

e

s

p

o

n

s

a

b

i

l

i

t

i

Rolurile din cadrul proiectului
51
Evaluarea final
Evaluarea final are ca rezultat:
O declaraie cu privire la ceea ce a fost realizat
O explicaie a ceea ce s-a ntmplat
O planificare mai bun pentru proiectele viitoare

i ar trebui s includ:
Rezultatele obinute
Obiectivele atinse
Managementul financiar
Impactul extern/intern al rezultatelor proiectului
Procesul

52
de obicei ntrebri ca:
Rezultatele sunt fidele obiectivelor propuse ?
Proiectul a fost terminat la timp ?
Proiectul a fost realizat n limitele bugetului aprobat ?
Calitata final a fost atins ?
Structura proiectului a fost eficace ?
Efortul depus de echipa proiectului a fost corespunztor
obiectivelor ?
?
?
?
Cum ar putea fi mai bine n viitor ?
i n sfrit:
Cum pot fi diseminate rezultatele i evalua proiectul pentru
a maximiza beneficiile ?
53
C O N C L U Z I I
8 motive pentru care proiectele au succes:

Structura organizaiei se potrivete echipei de proiect
Echipa proiectului particip la activitatea de planificare
Echipa proiectului este angajat n stabilirea programului
Echipa proiectului este angajat n stabilirea unui bget real
Echipa proiectului utilizeaz n mod corespunztor tehnicile de
planificare a reelei i nu permite ca planul s eueze nainte de a fi
pus n aplicare
Echipa proiectului se folosete de birocraie, politici i proceduri i nu
acioneaz mpotriva acestora
Echipa proiectului i d acordul cu privire la obiectivele realiste i
specifice ale proiectului
Toate prile interesate (participani, sponsori, clieni) sunt implicate
nc de la nceputul proiectului.
54
8 motive pentru care proiectele eueaz:

Structur i organizare inadecvate ale proiectului
Lipsa participrii echipei de proiect la elaborarea planului
Planificare defectuoas i inadecvat
Lipsa participrii echipei proiectului la rezolvarea problemelor
Comunicare deficitar
Tehnic inadecvat
Administrare inadecvat
Program nerealist
Obiective neclare
Mecanisme de control inadecvate