MICROSOFT ACCES - notite de curs

O baz de date poate fi util pentru introducerea simpl a datelor, gsirea lor rapid,
utilizarea lor pentru a crea etichete sau adrese potale i rezumarea lor n rapoarte imprimate
sau online. Acest curs v ajut s nelegei avantajele i structura unei baze de date Access.
Obiective
Dup terminarea acestui curs vei nva urmtoarele:
Care este diferena ntre o baz de date i o list.
Ce sunt tabelele, cmpurile, nregistrrile i cheile primare.
Cele patru elemente principale, denumite obiecte, pe care le conin majoritatea
bazelor de date.
Avantajele utilizrii unei baze de date

O baz de date reprezint mult mai mult dect o list sau un tabel.
Baza de date ofer un real control asupra datelor, permind regsirea, sortarea,
analizarea i rezumarea datelor, precum i raportarea imediat a rezultatelor. Aceasta poate
combina date din fiiere diferite, astfel nct nu este necesar introducerea de dou ori a
aceleai informaii. Poate chiar s fac introducerea datelor mai eficient i mai corect.
n aceast lecie, vom prezenta unele avantaje ale bazelor de date i cele mai
importante pri ale lor.
Mai eficient dect o colecie de liste
Un avantaj esenial este faptul c Access evit complicaiile legate de existena mai
multor liste.
S spunem c suntei secretarul unui club mare de alpinism. Avei o list de voluntari
permaneni, o list de voluntari pentru zilele libere, adrese pentru etichetele buletinelor
informative, o list de membri i aa mai departe.
S presupunem c un membru al clubului, care apare pe cteva liste, i schimb
adresa de pot electronic pentru a doua oar n acest an. Cu un set de liste, avei o sarcin
plicticoas s modificai acea informaie, oriunde ea apare. Cu o baz de date bine structurat,
aceast informaie se modific o singur dat. Baza de date se ocup de rest.
Dac lucrai cu aproximativ 10 elemente, este preferabil s creai o list simpl, poate
o foaie de lucru n Microsoft Excel sau o list cu marcatori sau un tabel n Microsoft Word.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Dac datele sunt mai complexe sau se modific frecvent, atunci o baz de date Access
v ofer un avantaj.
Ce nseamn relaiile

Relaiile leag datele din tabele individuale pentru a le crete utilitatea.

Access creeaz baze de date relaionale, ceea ce nseamn stocarea de date n diverse
tabele separate conform subiectului sau activitii, datele fiind ns corelate i avnd
posibilitatea de a fi strnse mpreun potrivit precizrilor dvs.
Chiar dac baza de date a unui club poate stoca informaiile de contact pentru membri
separat de listele de voluntari permaneni sau datele de planificare a vacanelor, baza de date
poate aduce toate aceste informaii mpreun ori de cte ori este nevoie.
Astfel, se pot imprima rapid liste cu voluntarii dispui s recicleze ziarele n aceast
duminic, mpreun cu adresele i numerele lor de telefon actualizate.
Cele dou seturi de date sunt corelate, astfel c informaiile dintr-un set de date (cum
ar fi numele lui Ana Dumitru din lista permanent) se asociaz cu informaiile aplicabile din
cellalt set de date sau le cunoate (informaiile de contact pentru Ana Dumitru).
Pentru a crea baza de date este necesar setarea tabelelor de date care s reflecte
subiectele i activitile asociate cu aceste date.
La construirea bazei de date, analizai scenariile n care persoanele introduc date, caut
date sau fac rapoarte cu date. O mic planificare poate fi util pe termen lung.
Cum este structurat o baz de date

2
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Obiectele sunt cele mai importante pri ale unei baze de date.
Bazele de date Access constau din obiecte. n acest curs, vom descrie n detaliu
urmtoarele patru obiecte importante:
Tabelele stocheaz datele n rnduri i coloane. Toate bazele de date conin unul sau
mai multe tabele.
Interogrile regsesc i prelucreaz datele. Pot combina date din tabele diferite, pot
actualiza date i pot efectua calcule cu datele.
Formularele controleaz introducerea de date i vizualizrile de date. Furnizeaz
indicii vizuale care faciliteaz lucrul cu datele.
Rapoartele rezum i imprim datele. Ele transform datele din tabele i interogri n
documente pentru a comunica idei.
Organizarea datelor n tabele

Tabelele organizeaz datele.

Orice baz de date din Access conine cel puin un tabel. n aceast lecie, vom arta
din ce este alctuit un tabel i cum pot fi structurate tabelele pentru a corespunde datelor.
Tabelele, pietrele de temelie ale bazelor de date

Figura 1 Rndul care conine informaii despre Distribuire coresponden este o

nregistrare.
3
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Figura 2 Coloana care conine numerele de telefon este un cmp.

Cmpuri de date

Dac numele actual al unui cmp nu este suficient de explicit, cmpul se poate
redenumi.
Tipul de date al unui cmp limiteaz i descrie tipul de informaii care se pot
introduce n cmp, cum ar fi Numr sau Moned.
Pentru fiecare nregistrare din tabel, se utilizeaz un identificator unic, denumit
cheie primar.
Proprietile cmpului sunt un set de caracteristici care ofer un control sporit
asupra datelor.
Cmpurile din baza de date au setri care determin tipul de date pe care l pot stoca,
modul de afiare a datelor i ce se poate face cu respectivele date.
De exemplu, avei posibilitatea s utilizai setrile de cmp pentru a v asigura c toi
vor introduce datele de expediere cu dou cifre pentru lun, dou cifre pentru zi i patru
pentru an, separate cu bare oblice: 03/09/2008. De asemenea, se poate impune ca data de
expediere s fie cu cel puin dou zile dup data de introducere.
O setare important pentru cmpuri este tipul de date care include tipul numr, text,
moned (valut) i dat/or (afiate mpreun ca un singur tip n Access). Tipul de date
limiteaz i descrie tipul de informaii din cmp. De asemenea, tipul de date determin
aciunile ce pot fi efectuate asupra unui cmp i ct memorie utilizeaz datele.
Cmpurile au, de asemenea, proprieti care controleaz detaliile informaiilor
coninute, ntre care lungimea caracterelor, o valoare implicit, o regul de validare care
asigur ndeplinirea anumitor criterii pentru date. Proprietile uureaz introducerea i
gestionarea datelor.
Fiecare nregistrare este unic

4
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Un angajat i detaliile locului su de munc dintr-o nregistrare din tabelul Angajai.

Aceste informaii nu trebuie repetate n alte tabele sau nregistrri.
Poate ai auzit c nu exist doi fulgi de zpad identici aceast caracteristic se
aplic i la nregistrrile dintr-o baz de date bine structurat.
Fiecare nregistrare din fiecare tabel ar trebui s fie unic cu alte cuvinte, nu trebuie
s avei nregistrri identice despre Ana Dumitru n aceeai baz de date. Dar ce se ntmpl
dac avei doi angajai cu numele Ana Dumitru?
Pentru a face deosebirea dintre dou nregistrri, tabelele pot conine un cmp cheie
primar
Cheia primar este un identificator cum ar fi un numr, un cod de produs sau un ID
de angajat care este unic pentru fiecare nregistrare.
Cheia primar trebuie s fie o informaie care nu se va modifica des.
Dac dorii, Access poate asocia o cheie primar numeric ce crete cu 1 la fiecare
adugare a unei nregistrri n tabel. Acest numr continu s fie asociat cu acea nregistrare,
chiar dac adugai sau tergei nregistrri introduse n baza de date naintea acestei
nregistrri.
Dac cheia primar este un numr, cum se va recunoate nregistrarea? Nu fii
ngrijorat, baza de date poate asocia fiecare cheie primar cu un nume uor de recunoscut,
cum ar fi numele angajatului. Astfel, se poate lucra cu informaii familiare, chiar dac n
tabelul de baz sunt stocate numere.
Totul depinde de relaii

ID angajat apare n ambele tabeleca o cheie primar...

...i ca o cheie extern.
Cheia primar distinge ntre informaii asemntoare i face ca fiecare nregistrare s
fie unic. De asemenea, centralizeaz informaiile. Legai un tabel la altul utiliznd o cheie
primar. Astfel tabelele partajeaz datele i se evit repetarea informaiilor n ambele tabele.
Cheile primare permit utilizarea capacitii bazelor de date relaionale, n loc de a
lucra cu o mulime de liste care se repet, sunt greu de ntreinut i nu pot coopera.
Cnd tabelele sunt corelate, cheia primar a unui tabel devine o cheie extern a
celuilalt tabel.

5
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

S spunem c avei un tabel Angajai i un tabel Comenzi. Numrul ID angajat este

cheia primar a tabelului Angajai i o cheie extern pentru tabelul Comenzi. Tabelul
Comenzi are propria sa cheie primar, numrul ID Comand.
Atunci cnd Ana Dumitru ia o comand, numrul su ID angajat se introduce n
tabelul Comenzi. Acest numr ID face referire la detalii despre Ana din tabelul Angajai,
astfel c nu mai este necesar repetarea datelor despre Ana (cum ar fi telefonul interior) n
tabelul Comenzi.
Pentru mai multe detalii despre cheile primare, cheile externe i relaiile dintre tabele,
consultai Organizarea datelor n tabele.
Analizarea, vizualizarea i raportarea datelor

O fereastr baz de date se deschide pentru a afia lista de obiecte ale bazei de date.
Dei tabelele sunt cele mai indicate pentru stocarea datelor, pentru a obine pe deplin
avantajele oferite de Access, trebuie s nelegei celelalte obiecte ale bazelor de date Access.
n aceast lecie, vom prezenta formularele, interogrile i rapoartele (inclusiv paginile de
acces la date care raporteaz datele online) i modul n care acestea v pot ajuta
Interogri

Aceast interogare extrage dintr-un tabel Angajai de mari dimensiuni numele

angajailor care triesc n Marea Britanie.
Avei ntrebri la care dorii s rspundei cu respectivele date?
De exemplu:
Care dintre angajaii dvs. triesc n Marea Britanie?
Cte regiuni au mai mult de 250.000 de dolari din vnzri pe luna trecut?
Ce coli au cel mai mare procent de absenteism?
Interogrile pot rspunde acestor ntrebri asamblnd datele stocate n baza de date sau
efectund calcule cu datele pentru a oferi mai multe informaii.

6
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Pentru a rspunde la ntrebri, interogrile regsesc, filtreaz, sorteaz i asambleaz

datele la comand. Alt capacitate important a interogrilor este combinarea datelor din mai
multe tabele ntr-o singur vizualizare.
Atunci cnd o interogare gsete datele i le afieaz, poate s prelucreze acele date
conform instruciunilor. O interogare poate efectua calcule utiliznd datele: Care este
rezultatul dintre total vnzri minus costuri expediere?
O interogare poate, de asemenea, s elimine date, de exemplu se terg numele
membrilor care nu au datorii de pltit n ultimele 24 de luni. Trebuie mult precauie la
execuia interogrilor care modific datele i este preferabil ca anterior s facei o copie de
rezerv a datelor.
Pentru a afla mai multe detalii despre proiectarea i execuia interogrilor, vedei
Interogri I: Obinerea de rspunsuri cu interogri.
Formulare

n proiectul formularului sunt memorate elemente grafice, cum ar fi liniile i

dreptunghiurile.
Datele provin din cmpuri ale tabelului sau interogrii subiacente.
Un calcul provine dintr-o expresie, care este memorat n proiectul formularului.
Textul descriptiv este memorat n proiectul formularului.
Formularele permit simplificarea introducerii sau vizualizrii de date. Formularele pot
fi gndite ca ferestre prin care utilizatorii pot lucra cu datele.
Formularele controleaz i simplific introducerea datelor. Pe msur ce persoanele
introduc date ntr-un formular, ele se salveaz ntr-un tabel subordonat.
Formularele permit nelegerea datelor dintr-un tabel sau dintr-o interogare, prin
prezentarea lor n forme atractive. Formularele pot s furnizeze un ecran de pornire cu
modaliti simple de lansare a activitilor bazei de date.
Formularele ofer liste verticale, instruciuni, controale pentru navigare i elemente
grafice pentru a ajuta utilizatorii la lucrul cu datele. Prin toate mijloacele, formularele fac
datele mai prietenoase.
Pentru a afla mai multe detalii despre proiectarea i utilizarea formularelor, vedei
cursul Forms follow function.

7
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Rapoarte imprimate

Un raport face conversia datelor ntr-un document formatat.

Facei frecvent rapoarte cu cifre de vnzare? Oferii un catalog al inventarului?
Imprimai etichete pentru CD-uri, DVD-uri i casete video? Producei facturi i chitane?
Rapoartele convertesc datele n documente. Rapoartele sunt n diferite forme i
dimensiuni, dar toate sunt proiectate pentru a prezenta datele imprimate. Rapoartele ofer
metode pentru a formata aspectul imprimat al datelor n cele mai eficiente modaliti,
corespunztor scopului propus.
Cu ajutorul rapoartelor, avei posibilitatea de a grupa datele, de a efectua calcule cu
ele, precum i de a aduga anteturi i alte tipuri de formate pentru a facilita citirea i
nelegerea lor.
Dup crearea unui raport, se poate salva formatul, astfel nct s arate la fel la fiecare
imprimare a sa, chiar dac datele se modific.

8
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com