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Manuel de Procdures Techniques de lAGETIP CENTRAFRIQUE

CHAPITRE IX
CONTROLE DE LEXECUTION DES TRAVAUX
SECTION 9.1 - SUPERVISION DES TRAVAUX : ROLE DE LAGENCE
9.1.1 Procdures
LAgence intervenant principalement en qualit de matre douvrage dlgu, lune de ses
principales missions, en plus de la supervision des tudes, est dassurer la supervision et le
contrle des travaux.
Bien que le suivi et le contrle des travaux soit confi des matres duvre, lAgence reste
responsable vis--vis du Matre de lOuvrage de la qualit du respect des dlais dexcution et
du montant des travaux.
Les tches de suivi et de contrle seffectuent deux niveaux :
1. par la Direction Technique de lAgence qui assure la gestion financire des travaux, et
la supervision des matres duvre ; et
2. par les matres duvre qui ont en charge le suivi et le contrle technique des travaux
sur les chantiers.
Les procdures de slection de ce matre duvre sont celles dfinies pour les Consultants au
Chapitre V.
9.1.2. Supervision par lAgence
Une des fonctions essentielles de la Direction Technique de lAgence est dassurer la
supervision et le contrle des travaux.
a- supervision des travaux
La Direction Technique utilise les documents standard suivants lui permettant dassurer la
supervision globale des chantiers1 :
Fiche de convention qui donne les informations suivantes :
principale donnes de la convention (., date de signature, montant);
sur le plan financier : tat de dcaissement et solde du compte bancaire de la
convention, montants engags, paiements effectus ;
Sur le plan technique, tat davancement gnral de lexcution de la convention (phases
tudes et travaux)
Fiche de projet ou de sous projet donne ltat dexcution du projet, les contrats signs
par projet avec montant et attributaire (tudes, supervision, contrle et travaux),ltat
davancement des travaux,les paiements effectus ;
Fiche dordre de service (OS), numrot, dat et objet ;
Fiche rapport de chantier, donne les informations pour un march, ltat davancement
des travaux, la situation des dcomptes, la main duvre, les rsultats dessais de
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Les modles des tableaux sont donns titre indicatif lannexe VII-7.2
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laboratoire, les problmes particuliers rencontrs. Le rapport de chantier est tabli


partir des rapports journaliers, hebdomadaires et des PV de runion de chantier,
envoys par le matre duvre ;
Fiche de dcompte mensuel des travaux excuts ;
Fiche de certificat de paiement avec un tat rcapitulatif des paiements effectus;
Fiche davenant, objet, montant ;
Fiche de rception travaux, provisoire et dfinitive ;
Fiche de rapport de fin de chantier, rcapitule lensemble des rapports de chantier la
rception dfinitive des travaux ;

b- supervision des bureaux dtudes


La Direction Technique de l'Agence est charge de superviser les prestations de matrise
duvre des bureaux dtudes qui assurent sous sa responsabilit et pour le compte de
l'Agence le contrle des travaux.
A ce titre elle doit effectuer des visites rgulires (au moins une fois par mois) et des visites
inopines des chantiers (au moins une fois par trimestre), auxquelles doit assister le
reprsentant du Bureaux dEtudes concern, sur le chantier.
Lobjet de ces visites est de contrler la bonne excution des obligations contractuelles du
Bureaux dEtudes et de sassurer de lexactitude du contenu des diffrents rapports quil
transmet la Direction Technique.
L'valuation des prestations du Bureaux dEtudes doit se rfrer exclusivement aux clauses du
contrat de matrise duvre qui contient notamment lobligation faite au Bureaux dEtudes de
respecter les rgles de lart et les normes en vigueur.
c- Modification des projets
Si le matre d'Ouvrage souhaite modifier les ouvrages objet d'un march en cours d'excution,
il informe lAgence et cette dernire demande au Matre d'uvre de procder une valuation
de l'impact technique et financier de cette modification sur le march. Le matre d'uvre
remet un mmoire comprenant tous les lments permettant au Matre d'Ouvrage de prendre
sa dcision finale sur recommandation de lAgence. Ce mmoire comprend notamment :
Le nouveau devis estimatif ;
le planning de ralisation correspondant ;
une note sur les impacts de la modification sur l'application de toutes les clauses du
march ;
un projet d'ordre de service ;
un projet d'avenant du march ; et
toutes les analyses ventuellement ncessaires au Matre d'Ouvrage pour apprcier
tous les impacts financiers et techniques de la modification souhaite.
Toute modification ventuelle du projet doit faire lobjet dun avenant au(x) march(s) et tre
notifie aux entreprises par ordre de service mis en conformit avec les prescriptions des
marchs et du manuel de procdures. Le Matre d'Oeuvre notifiera aux entreprises les
modifications du projet dcides par lAgence.
d- Relation avec la comptabilit du march
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La Direction Technique fait vrifier par le Chef du Projet les dcomptes et les situations de
travaux tablis par le Matre duvre et signs par lentrepreneur. Elle certifie la ralit des
services ou prestations fournis, et transmet ensuite le dossier la direction financire pour
paiement.
Les Fiches d'Avancement du Chantier vont complter les tats rcapitulatifs fournis tous les
trois mois par l'Agence dans le cadre de ses rapports d'activits
Aprs chaque mise jour, une copie de la Fiche d'Avancement du Chantier est transmise la
Direction Administrative et Financire qui opre le rapprochement avec la fiche March o
sont enregistrs les dcaissements effectus sur le march considr. [cf. Manuel de
procdures Administratives, Financires et Comptables]
e- Archivage de la documentation technique
LAgence doit constituer dans ses archives et maintenir durant une priode dau moins trois
ans aprs la rception dfinitive pour chaque march et contrat, un Dossier d'Excution des
Travaux qui doit contenir :
tous les documents et correspondances concernant lattribution du march ;
les pices constitutives du march et les pices contractuelles postrieures sa
conclusion ;
la copie des ordres de service adresss l'Entrepreneur, qu'ils aient ou non fait l'objet
de rserves ;
toutes autres pices utiles tablies par l'Entrepreneur, par lAgence ou par le Matre
duvre, dans le cadre des droits et obligations qui incombent chacun d'entre eux
pour l'excution du march, compte tenu de leur rle et de leurs responsabilits
respectives ;
toutes les correspondances de toute nature concernant directement ou indirectement
lexcution du march ;
le "journal de chantier" en vue de constituer un carnet de bord de la vie du chantier.
SECTION 9.2 - CONTROLE DES TRAVAUX : Rle du Matre duvre
9.2.1. Contrle des travaux par le Matre duvre
Le Matre duvre2 slectionn par l'Agence, pour le contrle des travaux, assure, selon les
termes de son contrat, les tches suivantes :
a- Avant lattribution du march :
assistance lAgence pour lanalyse des offres ;
assistance la coordination gnrale de chaque opration et en particulier la mise
disposition des sites des ouvrages et le dplacement des rseaux ;
Suivi des dlais de mise disposition des sites des ouvrages, particulirement du
dplacement des rseaux, par rapport ce qui est prvu dans les marchs ;
Estimation de l'impact financier et contractuel des modifications des ouvrages
demandes par les Matre d'Ouvrage ou lAgence et prparation des projets d'ordre de
service et d'avenants aux marchs correspondant ;

Le Matre duvre charg des tudes peut aussi tre mandat pour la supervision des travaux
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Assistance lAgence pour tout ce qui concerne les relations avec les institutions
publiques et prives, notamment les collectivits locales, les riverains et les
concessionnaires de rseaux ;
Rdaction d'un rapport mensuel tel que dcrit dans les termes de rfrence du Matre
dOeuvre.

b- En cours de chantier :
surveillance continue des travaux par l'intermdiaire d'un ou plusieurs contrleur s qui
est (ou sont) son (ses) reprsentant(s) sur le chantier;
visite hebdomadaire du chantier avec le reprsentant de l'entreprise en vue d'identifier
les difficults rencontres, de contrler la qualit des ouvrages en cours d'excution et
de donner tout es instructions ncessaires pour assurer la poursuite des travaux; cette
visite fait l'objet d'un bref compte rendu, consign dans le journal de chantier;
suivi technique et financier du march en vue de veiller au respect des dlais et des
cots;
contrle et certification des situations de travaux;
rle d'interlocuteur permanent, au plan technique, de l'entreprise pour toute question
concernant l'excution des travaux.
c- En fin de chantier :
Assister lAgence lors de la rception provisoire et la rception dfinitive des travaux.
Et d'une manire gnrale : informer, assister, aider lAgence exercer son rle,
assumer ses engagements, prendre toute dcision ncessaire et utile la bonne
conduite et la bonne fin du projet.
d- Pouvoirs et responsabilit du Matre dOeuvre
Pendant la phase d'excution le Matre d'uvre doit :
contrler lexcution des travaux;
proposer leur rception et leur rglement.
identifier les lacunes des entreprises adjudicataires
suivre et encadrer les entreprises
Pour le contrle des travaux, il agit comme l'interlocuteur unique de l'entrepreneur et cet
effet, il notifie lentreprise les ordres de service qui ont un caractre excutoire, mis par
lAgence. Le Matre dOeuvre prpare en gnral les ordres de service. Le Matre dOeuvre
peut galement mettre un ordre de service en cas durgence ou de transfert imminent
charge pour lui dinformer lAgence immdiatement.
9.2.2. Rception Provisoire
L'entreprise informe au pralable le Matre d Oeuvre et la Direction Technique de l'Agence
de la date de fin des travaux et demande la rception provisoire des travaux dans les dlais
prvus au march. Avant que la Direction Technique ne fixe la date officielle de cette
rception, elle peut procder suivant les cas une pr rception technique. En fonction des
rsultats de cette pr rception, l'Agence invite alors l'entreprise aux oprations de rception
conformment aux dispositions contractuelles et une date fixe.
La rception seffectuera en prsence du Matre dOeuvre, dun reprsentant de la Direction
Technique (le Chef de Projet en charge du projet) et du Bnficiaire (Matre dOuvrage). Les

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observations ventuelles du Bnficiaire seront consignes dans le procs-verbal. Les


dmarches suivre pour effectuer la rception provisoire sont stipules dans le march.
Au cours des rceptions, les vrifications porteront sur ltat dexcution partielle ou totale
des travaux et le constat dventuelles imperfections ou malfaons. Un procs verbal de
rception provisoire des travaux sera prpar et sign par lentreprise, le matre duvre, le
reprsentant de lAgence et par le reprsentant du Matre dOuvrage.
Au cas o le reprsentant de l'entreprise refuserait de signer le procs verbal de rception des
travaux, mention en est faite audit procs-verbal et ce procs-verbal lui est notifi par ordre de
service.
Au vu du constat de lexcution des travaux, l'Agence dcide de prononcer soit la rception
provisoire sans rserves, soit la rception provisoire des travaux avec rserves, soit le refus de
la rception provisoire. La dcision est notifie l'entreprise, il lui sera enjoint dexcuter ou
dachever les travaux omis ou incomplets et de remdier aux imperfections et malfaons
constates dans les dlais spcifis.
Un dlai supplmentaire est fix l'entreprise afin quelle procde aux travaux requis.
Pass ce dlai, l'Agence est en droit de faire excuter les travaux mentionns au procs-verbal
de rception provisoire par une entreprise de son choix, aux frais et risques de l'entreprise
titulaire du march.
Les sommes dues l'entreprise sont rgles aprs la rception provisoire, dduction faite du
solde des retenues de garantie.
La rception prononce, lAgence procdera la remise de louvrage au Matre dOuvrage ou
son reprsentant; cette remise fera lobjet dun procs verbal sign par lagence, le matre de
louvrage et le matre duvre.
Dans les cas des malfaons ou dfaillances graves, l'Agence peut refuser de prononcer la
rception provisoire et enjoindre par ordre de service l'entreprise de dmolir les ouvrages
dfectueux ou non conformes aux stipulations du contrat et le cas chant de refaire les
travaux.
9.2.3. Dlai de garantie
Le dlai de garantie doit tre prcis dans le march. Ce dlai est variable suivant le type et la
nature des travaux.
Pendant le dlai de garantie, l'entrepreneur est tenu une obligation dite de "parfait
achvement" au titre de laquelle il doit assurer le maintien en conformit des ouvrages en
remdiant tous les dsordres signals par lAgence ou le Matre dOeuvre, de telle sorte que
ces ouvrages soient conformes l'tat o ils taient aprs leur rception provisoire.
L'obligation de "parfait achvement" ne porte pas sur l'entretien des ouvrages et ne s'tend pas
aux travaux ncessaires pour remdier aux effets de l'usage ou de l'usure normale.
Pendant le dlai de garantie, les obligations du Matre dOeuvre, en dehors de l'action qu'il
doit mener pour veiller ce que l'entrepreneur remplisse ses obligations (notamment la
fourniture du rapport final d'excution des travaux et des plans de rcolement) portent sur

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l'tablissement du dcompte dfinitif qui doit tre notifi l'entrepreneur dans un dlai de
trente (30) jours suivant la date de la visite de rception provisoire.
9.2.4. Rception Dfinitive
A l'expiration du dlai de garantie, lAgence (Chef de Projet) organise une visite de rception
dfinitive dans les mmes conditions que la visite de rception provisoire.
A l'issue de cette visite, le Chef de Projet de lAgence dresse le procs-verbal de rception
dfinitive qui prcise si elle est ou non prononce.
Si la rception dfinitive est prononce, le procs- verbal dgage l'entrepreneur de ses
obligations contractuelles et lAgence restitue la retenue de garantie ou libre la caution en
tenant lieu ou la caution de parfait achvement dans un dlai maximum d'un mois aprs la
date de ce procs-verbal.
Si la rception dfinitive n'est pas prononce, le procs-verbal exprime en dtail les raisons de
ce refus et dtermine les obligations que l'entrepreneur devra remplir (interventions, dlais,
etc.) pour obtenir la rception dfinitive des travaux.

9.2.5 Rception des Travaux Environnementaux


A la suite de la rception des travaux de voirie et dassainissement, une rception des travaux
environnementaux sera effectue par le Chef de Projet visant vrifier que les prescriptions
du Plan de Limitation des Impacts ont t effectivement respectes. Le responsable
environnemental de lAgence dsign participera obligatoirement cette rception.
9.2.6. Contrle directe des travaux par lAgence
Dans certaines circonstances exceptionnelles, lAgence peut assurer elle-mme la matrise
duvre des travaux. Cette dcision revient au Directeur Gnral aprs proposition du
Directeur Technique et elle intervient lorsque les conditions suivantes sont runies :
il nexiste pas dans le fichier de matre duvre disponible pour le projet considr, et
lexcution du projet ne peut tre diffr ;
le projet est suffisamment simple pour tre contrl par lAgence ;
la localisation du Projet nimpose pas au personnel de lAgence des dplacements ou
charges additionnelles incompatibles avec lexcution de ses tches habituelles.
[Voir en annexe A3.1 Modle TDR Supervision de Travaux]

SECTION 9.3- COMPTABILITE DES MARCHES ET PAIEMENTS


9.3.1 Engagements
Le march y compris ses ventuels avenants constitue la rfrence de base de
comptabilisation des engagements et des dcaissements. Ds la signature d'un march,
lAgence tient une fiche marche et enregistre un engagement gal au montant de ce march.
La date et le montant de chaque rglement effectu sont enregistrs au fur et mesure dans la
fiche marche ; tout moment la part engage non dcaisse est la diffrence entre
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l'engagement initial et la somme des rglements dj effectus. Une fiche marche doit tre
tenue par lAgence.
9.3.2 Prsentation des dcomptes
Sauf stipulation contraire figurant dans le march, les dcomptes sont prsents
mensuellement par l'entreprise. Tout dcompte est obligatoirement justifi par une situation
de travaux certifie par le Matre duvre. Le dcompte prcise le montant des travaux
effectus, des approvisionnements effectus dans le cas o ceux-ci donneraient lieu
paiement dacompte sur approvisionnements, le montant de la dduction ventuelle au titre de
l'avance de dmarrage (le cas chant au titre des acomptes sur approvisionnements verss
prcdemment) le total restant payer ainsi que la rfrence de la (ou des) situations(s) de
travaux justificative. Le dcompte est dat et sign par la personne habilite reprsenter
l'entreprise.
9.3.3 Contrle des dcomptes et rglement
La Direction Technique vrifie les dcomptes de lentreprise et les situations des travaux
(attachements) annexes. Elle certifie aprs vrification par le Chef de Projet la ralit des
services, approvisionnements travaux ou prestations fournis, et transmet ensuite le dossier la
direction financire pour paiement. La direction financire procde aux contrles comptables
du dcompte en comparaison avec le reliquat engag non dcaiss qui figure sur la fiche
march, et ordonne le cas chant le rglement. Sauf cas de force majeure dment justifi, le
dlai total entre la rception du dcompte par la direction technique, et le paiement
l'entreprise (ou l'envoi de l'ordre de virement la banque) ne doit pas excder dix jours
ouvrables. Le respect de ce dlai constitue l'un des critres d'valuation des performances du
personnel et de l'Agence.

9.3.4 Ordonnancement des paiements


L'ordonnancement du paiement comporte les oprations suivantes:
Prparation des documents de paiement :
par chques ou ordres de virement, dans le cas o lAgence dispose dun compte
spcial ou dun compte de projet,
par demande de paiement au Matre de lOuvrage, dans les autres cas et selon les
dispositions prvues dans la convention et/ou laccord de prt/crdit/subvention du
projet concern ; et
inscription du rglement dans la fiche marche.
Les engagements doivent tre actualiss au fur et mesure que des modifications aux marchs
auront t notifies aux entreprises. Aucun paiement ne peut tre effectu si ce paiement
devait conduire un dpassement des montants engags.
9.3.5. Signature des documents de paiement
Les documents de paiement (chques, ordres de virement ou demandes de paiement) sont
signs par le Directeur Administratif et Financier et contresigns par le Directeur Gnral de

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l'Agence. L'un et l'autre peuvent dlguer par crit leurs signatures uniquement en cas
dabsence ou dempchement.
Une photocopie du chque, de l'ordre de virement ou de la demande de paiement, sign et, le
cas chant, de la ou des dlgation(s) de signature est annexe au dcompte avant classement
de celui-ci parmi les pices comptables justificatives conserves par l'Agence la disposition
des rviseurs comptables.
9.3.6 Clture du march
La clture d'un march est complte aprs :
remboursement intgral de l'avance de dmarrage lorsqu'elle a t consentie,
rception dfinitive des ouvrages et travaux,
main leve de la caution venant en remplacement de la caution de retenue de garantie
ou remboursement des retenues de garantie,
notification lentreprise du dcompte gnral et dfinitif.
Lors de la clture du march, le reliquat ventuel engag non dcaiss est dsengag pour
rutilisation ventuelle.