Professional Documents
Culture Documents
MANUAL DE FORMARE
PENTRU
GREFIERII DIN CADRUL INSTANELOR I PARCHETELOR
KATE HARRISON
2011
Managementul Timpului
Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor
Kate Harrison
2011
Aceast publicaie a fost posibil datorit sprijinului Bncii Mondiale, prin
intermediul Acordului de mprumut pentru finanarea Proiectului Reforma
Sistemului Judiciar (BIRD 4811 RO), n baza contractului nr. 53/31.05.2010,
ncheiat ntre Ministerul Justiiei (Direcia pentru Implementarea Proiectelor cu
Finanare Extern/MJ-DIPFIE) i Consultantul East West Management Institute
(SUA)/EWMI i Institutul Romn de Training (Romnia)/IRT, pentru implementarea
proiectului Asisten tehnic pentru elaborarea programelor de studiu pentru noul
plan de formare al colii Naionale de Grefieri i pentru furnizarea de programe de
formare pentru patru materii noi.
MJ-DIPFIE deine toate drepturile cu privire la aceast publicaie, care nu poate fi
copiat, transmis sau folosit, n ntreg sau n parte, n format fizic sau electronic,
de ctre nicio persoan fizic sau juridic, fr autorizarea prealabil, n scris, a
Ministerului Justiiei, cu excepia Ministerului Justiiei i a colii Naionale de Grefieri
(SNG), n calitatea lor oficial.
Manualul Managementul Timpului a fost elaborat de KATE HARRISON n baza
unui contract semnat de autor cu East-West Management Institute, n beneficiul
SNG. Orice opinii, constatri, concluzii sau recomandri exprimate n aceast
publicaie aparin autorului i nu reflect neaprat punctul de vedere al
organizaiilor sau instituiilor care au oferit sprijin n derularea acestui proiect.
Kate Harrison a fost director de Programe pentru Instanele de Drept Comun din
cadrul Biroului Administrativ al Instanelor din statul California (Trial Court
programs, California Administrative Office of the Courts), iar nainte de aceasta,
Asistent Executiv (Assistant Executive Officer) al Instanei Superioare (Superior
Court) din San Francisco. n calitate de director al companiei de consultan Kate
Harrison Consulting, are peste 11 ani de experien la nivel naional i internaional
n programe de formare pentru grefieri i magistrai, n domenii ca mbuntirea
continu a performanei judiciare i managementul timpului i resurselor, n ri
precum Serbia, Bulgaria, Macedonia i Kosovo. D-na. Harrison a realizat recent
module i materiale de formare profesional continu pentru personalul Curii
Superioare din Monterey County (statul California) i i-a creat o reputaie
deosebit pentru succesul ei n crearea unei legturi durabile ntre formarea
profesional, persoanele care face parte din sistemul judiciar (grefieri i magistrai)
i productivitatea organizaional a instituiilor din sistemul de justiie.
PREFA
Acest manual de formare este menit s serveasc drept un
ghid/ndrumar de baz cu privire la cele mai bune practici n domeniul
managementului timpului, fiind destinat grefierilor din cadrul
instanelor i parchetelor din Romnia. Manualul este conceput astfel
nct s i ajute pe grefierii de la orice nivel, fie c sunt grefieri
registratori, grefieri arhivari, grefieri de edin sau prim-grefieri, s-i
perfecioneze abilitile de management al timpului, att spre propriul
avantaj ct i cel al sectorului judiciar n ansamblu. Prin urmare, acest
document nu este o lucrare tiinific sau un tratat i nici nu i
propune s fie un ghid exhaustiv al tuturor pailor care trebuie urmai
sau o reet universal valabil cu privire la modul n care grefierul
trebuie s-i gestioneze timpul. Manualul propune ns o introducere n
conceptele majore ale acestui domeniu i o prezentare a celor mai
bune practici i a instrumentelor aferente acestora, care pot fi
adaptate ca soluii de imediat aplicare de ctre personalul din
instane i parchete sau care pot fi dezvoltate de ctre conducerea
acestora prin intermediul unor programe de formare mai ample
desfurate la nivel local, al promovrii unor practici uniforme sau
chiar al unor modificri substaniale ale unor procese operaionale
urmate n prezent.
Instrumentele i tehnicile prezentate n manualul de fa servesc
aadar drept un punct de pornire pentru abordarea problemelor
comune de management i nu constituie o surs ultim pentru un
rspuns final la astfel de probleme. Este bine tiut c managementul
adecvat al timpului personal reprezint, n cele din urm,
responsabilitatea fiecruia dintre noi. Conceptele prezentate n ghidul
de fa sunt aadar menite s fie adaptate i prelucrate pentru uzul
individual al fiecrui grefier. nelegnd n acest sens c dezvoltarea
abilitilor personale de management al timpului necesit un timp
ndelungat i o consecven n practic, prezentul manual i propune
s vin n ntmpinarea celor care doresc s iniieze sau s consolideze
un astfel de proces de nvare, n ceea ce i privete.
Ar trebui s subliniem de la bun nceput faptul c managementul
timpului este deosebit de important n sectorul judiciar. Dup cum
spune un dicton folosit frecvent n sistemul de drept anglo-saxon, o
justiie tardiv nu poate fi considerat justiie deloc (engl. Justice
delayed is justice denied). Acesta este motivul pentru care este
esenial pentru cei ce lucreaz n cadrul sistemului judiciar s tie cum
s-i gestioneze timpul i s fac tot ce le st n putin pentru a
rspunde rapid, eficient i n mod corect la multiplele solicitri cu care
se confrunt n timpul activitii pe care o desfoar zi de zi. De
exemplu, cnd telefonul sun fr ncetare, preedintele instanei
1
CUPRINS
INTRODUCERE .........................................................................5
CAPITOLUL 1: CE ESTE MANAGEMENTUL TIMPULUI? ..............8
CAPITOLUL 2: DE CE AR TREBUI CA GREFIERII S I
GESTIONEZE MAI BINE TIMPUL? ........................................... 11
2.A. JUSTIIA TARDIV NU ESTE JUSTIIE: DE CE MANAGEMENTUL TIMPULUI ESTE ATT DE
IMPORTANT PENTRU SECTORUL JUSTIIEI?................................................................................11
2.B. MANAGEMENTUL TIMPULUI PENTRU GREFIERII DIN ROMNIA: CTEVA CONSIDERAII SPECIALE .13
2.C. DE CE MANAGEMENTUL TIMPULUI ESTE IMPORTANT PENTRU DUMNEAVOASTR PERSONAL? .....14
CAPITOLUL 3: CE ESTE PRODUCTIVITATEA REAL? .............. 18
3.A. CUM S OBINEM UN ECHILIBRU NTRE EFICACITATE I EFICIEN ..........................................18
3.B. VIZIUNEA I APLICAREA: PIRAMIDA GESTIONRII TIMPULUI ...................................................20
CAPITOLUL 4: DE CE NTMPINM DIFICULTI N CEEA CE
PRIVETE MANAGEMENTUL PROPRIULUI NOSTRU TIMP? ..... 26
4.A. CUNOATEM MOTIVELE CARE NE MPIEDIC S NE UTILIZM TIMPUL N MOD CORESPUNZTOR? 26
4.B. PATRU IDEI PRECONCEPUTE MAJORE REFERITOARE LA MANAGEMENTUL TIMPULUI I MOTIVELE
PENTRU CARE ACESTEA SUNT ERONATE ....................................................................................30
4.C. ASUMAREA RESPONSABILITII PERSONALE PENTRU PROPRIUL TIMP ......................................32
4.D. NCADRAREA SUB INCIDENA EXCLUSIV A UNEI ABORDRI STRUCTURATE SAU NESTRUCTURATE .36
4.E. DEPENDENA DE SITUAIILE DE URGEN ..........................................................................40
4.F. COMBATEREA PERTURBRILOR I A MOTIVELOR ZILNICE DE DEVIERE A ATENIEI .......................44
CAPITOLUL 5: INSTRUMENTE PENTRU PERFECIONAREA
ABILITILOR PERSONALE DE MANAGEMENT AL TIMPULUI . 54
5.A. CUM S NTOCMIM I S UTILIZM O LIST DE SARCINI EFICACE ............................................55
5.B. STABILIREA PRIORITILOR .............................................................................................60
5.C. PRIORITI ZILNICE I SPTMNALE: CUM DECID CE AR TREBUI S FAC CHIAR ACUM? ..............66
5.D. PLANIFICAREA ZILEI SAU SPTMNII IDEALE .....................................................................68
5.E. STABILIREA DE TERMENE I STANDARDE REALISTE ...............................................................80
5.F. IDENTIFICAREA CAUZELOR CARE STAU LA BAZA NTRERUPERILOR I REDUCEREA ACESTORA .........82
5.G. TENDINA DE TERGIVERSARE (PROCRASTINAREA) I MODALITATEA DE ABORDARE A ACESTEIA
ACUM! ............................................................................................................................95
INTRODUCERE
Ne bucurm c ai ales s citii acest manual referitor la modalitatea n
care v gestionai timpul n calitate de grefier n cadrul sectorului
judiciar din Romnia. Ai fcut aceast alegere probabil pentru c
suntei grefier i, prin urmare, o persoan important n cadrul unei
organizaii care joac un rol esenial pentru nfptuirea justiiei din
Romnia. n acest sens, modul n care v administrai timpul nu v
afecteaz doar activitatea proprie, ci i pe cea a magistrailor, a
colegilor dumneavoastr grefieri i, nu n ultimul rnd, activitatea
sectorului judiciar nsui. n cazul n care suntei grefier ntr-o funcie
de conducere, modul n care v utilizai timpul are un impact cu att
mai mare asupra colegilor i a sistemului de justiie n general.
Acest manual v va oferi idei i informaii valoroase cu privire la
utilizarea timpului dumneavoastr cu eficacitate i eficien. Chiar dac
manualul este conceput pentru a v ajuta pe dumneavoastr personal
n activitatea pe care o desfurai, acesta v va oferi n acelai timp i
posibilitatea de a-i ajuta pe colegii din instana sau parchetul n care
lucrai s-i gestioneze mai bine timpul, avnd ca rezultat generalizat
un mediu de lucru mai productiv. Totodat, faptul c suntei un bun
manager al timpului dumneavoastr v poate determina s lucrai cu
mai mult plcere, s avei satisfacii profesionale mai mari i v poate
ajuta la gsirea unui echilibru mai bun ntre activitatea profesional i
viaa personal. Urmrind etapele propuse n acest manual, putei
dezvolta un sistem de management al timpului adaptat uzului
dumneavoastr personal care v va ajuta s obinei performane
crescute, evitnd, pe ct posibil, ct mai mult, confuziile sau stresul.
Manualul de fa este alctuit din urmtoarele capitole:
Capitolul 1:
Ce este managementul timpului? Acest capitol
prezint o definiie a ceea ce este i ceea ce nu este managementul
timpului.
Capitolul 2: De ce ar trebui grefierii s-i gestioneze mai bine
timpul? Acest capitol descrie modul n care managementul timpului
afecteaz sectorul judiciar, n condiiile n care grefierii, att cei cu
funcii de conducere ct i cei cu funcii de execuie, au un rol esenial
n asigurarea performanei instituiilor n care i desfoar
5
Dup cum este bine tiut, instituiile care fac parte din sistemul de
justiie, cum sunt instanele judectoreti i parchetele de pe lng
acestea, au caracteristici generale similare cu ale oricror alte
organizaii, principiile managementului organizaional aplicndu-se n
egal msur i acestora. Totui, n virtutea unor alte caracteristici i
scopuri suplimentare foarte specifice, unice, aceste instituii trebuie s
respecte prevederile legale care guverneaz sistemul judiciar din
Romnia i s adere la obiectivul general al acestuia: un serviciu public
modern, credibil i previzibil.1
Principalele cinci componente eseniale necesare oricrei organizaii
pentru ca aceasta s-i poat ndeplini misiunea pentru care a fost
creat sunt:
1. Bugetul - fonduri disponibile pentru finanarea activitii
organizaiei.
2. Bunuri materiale - echipament tehnic, cldiri, mobilier i
necesarul de birou.
3. Informaii - date semnificative care sunt uor de identificat i
care sunt necesare pentru desfurarea cu succes a activitii
organizaiei.
4. Resurse umane fora de munc ce trebuie recrutat,
angajat, instruit i utilizat.
5. Timp o perioad determinat ce poate fi msurat, estimat
i utilizat.
Primele patru categorii pot fi controlate ntr-o anumit msur. ns
cea de a cincea categorie, timpul, nu poate fi controlat. Timpul nu
poate fi accelerat sau ncetinit i nu poate fi economisit pentru a fi
folosit mai trziu. Timpul trebuie s fie folosit n momentul n care este
primit i ntr-un ritm fix: 60 de secunde pe minut, 60 de minute pe
or. Noi nu putem alege dac s l folosim, ci doar cum s facem
acest lucru.2
12
14
16
EXERCIIU
___
_______________
_______________
2.
___
_______________
_______________
3.
___
_______________
_______________
4.
___
_______________
_______________
5.
___
_______________
_______________
17
DEFINIIE
Productivitatea provine din stabilirea unui echilibru ntre eficien
i eficacitate.
IMPORTANT DE REINUT
Eficiena reprezint utilizarea resurselor pentru a realiza ct mai
mult posibil.
Eficacitatea nseamn a face ceea ce trebuie pentru ndeplinirea
misiunii ncredinate.
DEFINIIE
Un proiect sau o activitate major reprezint un rezultat care
este urmrit pe parcursul mai multor etape.
O sarcin reprezint o aciune sau etap asociat unui proiect, care
este ndeplinit n cadrul derulrii proiectului respectiv. Sarcina
poate fi, aadar, ceva ce trebuie ndeplinit imediat sau ceva ce
poate fi fcut mai trziu, conform planificrii i cerinelor de
respectare a unor termene aferente proiectului respectiv.
pentru
managementul
productiv
al
timpului
este
IMPORTANT DE REINUT
Utilizarea valoroas a timpului = Viziune x Execuie
R. Constandse, Effective Time Management: How to Take Control of Your Time and Get
Things Done! (Managementul eficient al timpului: cum s prelum controlul asupra timpului
i s ducem lucrurile la bun sfrit!), Effexis Software, LLC, 2009.
(www.GoalsToAction.com).
20
Viziune/
(Nivel ridicat)
nelepciune
(Nivel ridicat)
Execuie/
Fr scop
Realizri
nesemnificative
Rezultate
semnificative, n
termenele stabilite
Aplicare
Nicio realizare
(Nivel sczut)
Intenii bune
Niciun rezultat
21
Viziune/
nelepciune
Scop
Principii
Obiective
Strategii
Proiecte
Execuie/
Aplicare
Sarcini
Piramida gestionrii timpului
24
25
EXERCIIU
Evaluarea managementului timpului pentru grefieri
Puncte
Practic
Puncte
28
29
Practica 1.
Ideea 1
Ideea 2
Ideea 3
Practica 2.
Ideea 1
Ideea 2
Ideea 3
Practica 3.
Ideea 1
Ideea 2
Ideea 3
- n
30
Vezi DEX: PROCRASTIN, procrastinez, vb. I. Tranz. (Liv.) A amna n mod nejustificat
nceperea unei aciuni, n special din cauza neglijenei habituale sau a lenei; a temporiza, a
trgna, a tergiversa. [ < engl. procrastinate cca. 1548 < lat. prcrastintum: pro(pentru) i crastinus (ce ine de ziua de mine), cf. it. procrastinare, port. procrastinar,
sued. prokrastinera].
34
IMPORTANT DE REINUT
Un instrument pentru a reflecta asupra modului de gestionare a
propriului timp const n a stabili dac suntei o persoan
preponderent structurat sau preponderent nestructurat.
36
Persoanele
structurate
planific.
Persoanele
nestructurate
procedeaz exact
invers.
37
38
EXERCIIU
39
IMPORTANT DE REINUT
nelegerea diferenei dintre ceea ce este URGENT i ceea ce
este IMPORTANT
Adesea se face confuzie ntre aceti doi termeni (urgen i
importan), de aceea este important s respectm distincia dintre
acetia.
DEFINIIE
Activitile importante au legtur direct cu obiectivele majore
legate de misiunea instanei, parchetului sau seciei n care lucrai
sau de misiunea dumneavoastr personal. Acestea sunt acele
proiecte sau sarcini de care v vei reaminti la sfritul anului (sau
la ncheierea carierei), contientiznd faptul c ai investit timp,
eforturi i suflet n ele, pe bun dreptate.
Activitile urgente sunt urgenele sau activitile cu termene de
ndeplinire foarte scurte, care prezint importan pentru unele
dintre prile implicate ns nu pentru toate. Sarcinile urgente
sunt acelea despre care cineva consider c trebuie ndeplinite fr
ntrziere nu neaprat dumneavoastr i, uneori, nici chiar
superiorii dumneavoastr direci.
Adesea sarcinile devin urgente pentru c nu au fost gestionate n
timp util de altcineva, iar apoi acea persoan se ateapt ca
dumneavoastr s v ndeplinii imediat partea care v revine.
Bineneles, dac o situaie de urgen amenin n vreun fel
scopul n sine al justiiei, aceasta este important pentru toi cei
implicai i, n consecin, i dumneavoastr vei reaciona rapid.
Trebuie ns reinut c n acest caz importana, nu caracterul
urgent al situaiei respective, este cea care determin reacia
dumneavoastr adecvat. Dac singura trstur care face ca o
activitate sau sarcin s ias n eviden este termenul scurt de
ndeplinire al acesteia, trebuie s o plasai pe ultima poziie a
prioritilor, n urma activitilor sau sarcinilor mult mai serioase
care concureaz pentru intervalul de timp respectiv. Este aadar
important s protejai prioritile astfel stabilite, indiferent ct de
mult protesteaz un solicitant, oricine ar fi acesta.
40
M. Suster, Do you suffer from the urgency addiction? Its more common than you think.
(Suferii de dependena de situaiile de urgen? Acest lucru este mai comun dect v
imaginai), 18 august, 2010, disponibil la adresa:
http://www.bothsidesofthetable.com/2010/08/18/do-you-suffer-from-the-urgencyaddiction-its-more-common-than-you-think/
41
(Nivel ridicat)
(Nivel sczut)
Importana
(Mic)
Urgena
(Mare)
Zona
Dependena de
de eficacitate
situaiile de urgen
Timp pierdut
DEFINIIE
Responsabilitate: ndatorire sau obligaie
Autoritate: puterea de a aciona
46
EXERCIIU
Datorit faptului c delegarea este un subiect amplu care nu poate fi acoperit n acest
manual, trimiteri la articole pe aceast tem sunt incluse la sfritul Manualului, n
seciunea Lecturi recomandate.
49
IMPORTANT DE REINUT
Atunci cnd furnizai informaii, precizai cu claritate, cu un limbaj
lipsit de ambiguiti, ceea ce vrei s spunei.
52
EXERCIIU
care
cauzeaz
53
DEFINIIE
Un proiect reprezint un rezultat pe care urmrii s l obinei,
constnd de obicei din suma mai multor aciuni. Acesta mai poate fi
considerat ca o activitate complex/major.
O sarcin reprezint o aciune sau etap asociat unui proiect, care
poate fi ndeplinit n cadrul derulrii proiectului respectiv. Sarcina
este, aadar, ceva ce trebuie ndeplinit imediat sau ceva ce poate fi
fcut mai trziu, dac avei timp.
proiect,
printre
56
sarcini
s-ar
putea
numra
este
repartizat
propunerii
finale
de
planificare
preedintelui
cu
privire
la
evidena
EXERCIIU
Reanalizai listele.
Credei c unele dintre sarcini sunt prea mari i c ar trebui
mprite n aciuni mai mici?
Exist unele sarcini de complexitate foarte redus care ar
putea fi combinate n mod rezonabil ntr-o singur sarcin?
1. _____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
59
3. ________________________________________________________ _____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
60
IMPORTANT DE REINUT
De fiecare dat cnd ncepei s v ocupai de o anumit
sarcin, renunai n mod automat la orice altceva ai fi putut
face n acelai timp.
Aceasta nseamn c este deosebit de important ca dumneavoastr
s fii cel care face alegerile, n loc s permitei circumstanelor sau
altor persoane s fac alegeri n locul dumneavoastr, chiar dac,
dup cum am discutat mai devreme, exist i momente cnd trebuie
s rspundei n primul rnd la solicitrile altora. Persoanele care i
gestioneaz timpul n mod eficient aleg s aloce mai mult timp
aspectelor importante i mai puin timp sarcinilor de rutin. n aceasta
const de cele mai multe ori esena capacitii de a stabili prioriti.
Eficacitatea este cel mai important factor care contribuie la stabilirea
prioritilor dumneavoastr.
IMPORTANT DE REINUT
Un principiu binecunoscut n domeniul managementului,
principiul lui Pareto sau Legea 80/20, stabilete c:
80% din valoarea total a oricrui lucru este coninut
n mod obinuit n 20% dintre componentele acestuia
(puinul vital).
80% dintre componentele unui lucru contribuie cu 20%
la valoarea total (multitudinea de rutin; de
exemplu, convorbirile telefonice inutile, sau solicitarea
repetat de informaii pe care le-ai primit deja).
61
Da
Nu
Asigur soluionarea
cauzelor n termenul
prevzut
Este o component a
unui proiect mai amplu
Este necesar altora
pentru a-i ndeplini, la
rndul lor, sarcinile
Este cerut de o
persoan important,
pe linie ierarhic
62
Da
Nu
Da
Nu
Matricea prioritilor
Odat ce decidei care sunt activitile pe care trebuie s le realizai n
perioada imediat urmtoare, trebuie s decidei i care sunt cele
crora le vei da prioritate. n munca de grefier, de cele mai multe ori,
totul pare s aib prioritate. Cu toate acestea, nu tot ce avei de fcut
are n realitate aceeai importan. n capitolul 4 am discutat
diferenele dintre activitile urgente i cele importante i am vzut
cum caracterul urgent i importana variaz ca nivel de intensitate.
Unele lucruri sunt doar puin urgente, n timp ce altele sunt de o
importan moderat. Matricea prioritilor este un instrument pentru
sortarea activitilor pe care le avei de ndeplinit, atribuind niveluri de
urgen i importan acestora, n vederea stabilirii prioritii n care
vor fi abordate. Utilizarea matricei ncepe bineneles cu ntocmirea
unei liste a activitilor pe care trebuie s le realizai. De exemplu, s-ar
putea s v fi fost repartizate urmtoarele activiti complexe:
Elaborarea unui curs de formare n domeniul relaiilor publice
pentru personalul birourilor de registratur i arhiv, n vederea
mbuntirii relaiilor instanei cu publicul (justiiabili, avocai,
mass-media i publicul larg);
Coordonarea instalrii unei noi versiuni a sistemului automat de
urmrire a cauzelor (de exemplu, ECRIS v. 4).
Elaborarea unei noi propuneri de re-alocare a grefierilor de
edin, n funcie de planificarea edinelor de judecat pentru
unele complete suprancrcate;
Pentru stabilirea ordinii de prioritate pentru aceste trei activiti din
exemplul de mai sus, este nevoie s le analizai pe fiecare dintre ele i
s acordai de la 1 la 3 puncte n ceea ce privete caracterul urgent i
importana fiecreia (de la 1 punct, pentru cel mai ridicat nivel de
urgen sau importan, la 3 puncte, pentru cel mai sczut nivel de
urgen sau importan).
Ulterior, adunai punctele acordate Urgenei cu punctele acordate
Importanei i vei obine un punctaj final ponderat. n final,
activitatea care are cel mai mic punctaj final ponderat va avea
nivelul cel mai ridicat de prioritate.
Astfel, vei putea atribui un nivel de prioritate pentru fiecare activitate
listat.
n baza punctajului acordat conform criteriilor de importan (pe
termen lung) i urgen (pe termen scurt), sarcinile exemplificate mai
63
ACTIVITATE
Elaborarea
cursului de
formare n
domeniul
comunicrii
pentru grefierii
arhivari i
registratori
Coordonarea
instalrii
ECRIS v. 4
Elaborarea unei
noi propuneri
de alocare a
grefierilor de
edin
IMPORTANA pe
termen lung
URGENA
pe termen
scurt
PUNCTAJ
Ordinea
prioritilor
64
EXERCIIU
Exersai utilizarea unei matrice a prioritilor!
Selectai
trei
dintre
proiectele
sau
activitile
principale/complexe pe care le-ai enumerat n exerciiul
anterior i apoi acordai-le puncte de la 1 la 3, conform
importanei i caracterului urgent al fiecreia, calculnd la
final punctajul care indic ordinea prioritii n care vor fi
efectuate.
Reinei c nu este un fapt ieit din comun ca mai multe activiti
s aib acelai punctaj n ceea ce privete importana sau urgena.
Se poate de asemenea ntmpla ca dou proiecte s ocupe acelai
loc n ordinea prioritilor sau ca un proiect pe care dumneavoastr
l considerai n mod intuitiv ca fiind cel mai important s se
claseze pe locul al 2-lea. n astfel de situaii, este esenial s
verificai dac ai aplicat punctajele privind importana i caracterul
urgent n mod corect/obiectiv. Dac da, s-ar putea s fie nevoie s
discutai cu persoana sau persoanele care v-au repartizat cele
dou activiti care s-au dovedit a fi concurente i s stabilii
mpreun cum pot fi i acestea prioritizate, la rndul lor.
Proiectul / Activitatea
IMPORTANA
pe termen
lung
URGENA
pe termen
scurt
Punctaj
Ordinea
prioritilor
65
Mackenzie, A. i Nickerson, P., The Time Trap (Capcana timpului) (ed. 4), 2009, Asociaia
American de Management: New York.
68
69
IMPORTANT DE REINUT
Un bloc de timp este un segment de timp rezervat pentru a v
concentra n mod exclusiv asupra unei activiti specifice.
IMPORTANT DE REINUT
Pe parcursul lunii urmtoare, ntrebai-v n fiecare diminea i n
timpul zilei:
1. Care sunt cele mai importante trei proiecte sau activiti majore
i sarcini pe care le am de ndeplinit astzi? Care sunt prioritile
mele pentru astzi?
2. Cum mi pot utiliza timpul meu n acest moment pentru a crea o
valoare adugat mare? Ce altceva a putea face n loc de ceea
ce fac n prezent care s m ajute s mi rezolv prioritile?
3. Ceea ce fac n momentul de fa m ajut s m apropii n mod
msurabil de obiectivele pe care mi le-am propus?
4. Sunt productiv n momentul de fa sau doar ocupat?
5. Exist o modalitate mai bun, mai rapid sau mai uoar de a
face acest lucru? Exist, de exemplu, soluii informatice pe care
le pot implementa n activitatea mea i care s m ajute s mi
9
pentru majoritatea activitilor mai mult sau mai puin complexe, este
de aproximativ o or. Acest lucru v va ajuta s nu ajungei ntr-o
stare de oboseal sau epuizare, care de obicei conduce la erori, timpi
neproductivi, neatenie etc. Totodat, s-ar putea s v ajute i simplul
fapt c tii c nu putei fi antrenat n acea activitate dect un interval
de timp fix respectiv, c activitatea respectiv nu va dura ore n ir,
la nesfrit. n acest scop, este recomandat de asemenea s luai n
considerare faptul c sarcinile necesit uneori mai mult timp dect
putem noi s prevedem/s estimm, astfel nct va fi necesar s
adugai timp suplimentar pentru a evita s v confruntai cu un
termen care nu mai poate fi prelungit.
Pentru ca aceast metod a lucrului n intervalul unui bloc de timp s
funcioneze, poate fi util s folosii o un cronometru cu alarm, astfel
nct s nu v uitai mereu la ceas pentru a vedea dac timpul alocat a
expirat. De asemenea, este la fel de important ca celelalte persoane
mpreun cu care lucrai s cunoasc i s respecte intervalele de timp
pe care le-ai rezervat pentru a lucra fr ntreruperi. Prin urmare, i
dumneavoastr niv trebuie s fii consecvent n ceea ce privete
decizia de a nu rspunde la apeluri telefonice i/sau mesaje de e-mail
pe
perioada
blocului
respectiv
de
timp
alocat
activitii
dumneavoastr.
Dac ceilali sunt convini c dumneavoastr nu v folosii de acel bloc
de timp din alte motive, cum ar fi pentru a evita s rspundei la
solicitrile lor din motive subiective, i dac le dobndii ncrederea c
le vei rspunde i lor, n timp util, dar ulterior, probabilitatea ca
acetia s respecte solicitarea dumneavoastr de a nu fi ntrerupi o
anumit perioad, va fi mai mare.
Nu ar trebui ca ntreaga dumneavoastr zi s fie programat pe blocuri
de timp destinate proiectelor. Este posibil ca dimineaa la prima or s
nu fie momentul ideal pentru a v rezerva astfel de timp, pentru c n
general n activitatea unui grefier, dimineaa este cea mai haotic
parte a zilei, cu colegi grefieri, magistrai i justiiabili care au nevoie
fiecare de atenia dumneavoastr.
Este important s selectai mai curnd un interval de timp cnd
puterea dumneavoastr de concentrare este de obicei mai mare i
cnd tindei s avei un nivel de energie mai ridicat acestea sunt
intervalele propice pentru programarea unor blocuri de timp pentru
realizarea unor proiecte sau activiti complexe. Dac nc nu suntei
72
sigur care sunt momentele zilei care rspund acestor cerine, n cazul
dumneavoastr, ncercai s v rezervai dou ore dimineaa pentru un
astfel de bloc de timp i respectai acest program timp de cteva
sptmni, apoi evaluai cum au decurs lucrurile i facei
schimbrile/adaptrile necesare.
Este important s inei cont c, n general, ntre blocurile de timp
destinate proiectelor, este util s facei lucruri complet diferite de
activitatea pe care ai desfurat-o anterior. De exemplu, dac v-ai
programat ca ntr-un bloc de timp destinat unui proiect s introducei
anumite date n sistemul ECRIS, nu utilizai timpul din afara blocului
respectiv pentru a realiza tot o activitate legat de calculator.
Programai-v mcar o scurt perioad n care s ndeplinii un alt tip
de sarcin. Un interval de zece minute departe de sarcina principal
este de obicei suficient pentru acest lucru i nu v va diminua
productivitatea, dimpotriv. Putei, de exemplu, chiar s v ridicai i
s v plimbai prin ncpere sau s v programai s v deplasai
pentru a rezolva o problem ntr-un alt compartiment/birou al instanei
sau parchetului. Dac este posibil, ncercai s luai o pauz departe de
biroul dumneavoastr cam de dou ori pe zi. Dac nu v putei
desprinde de birou sub nicio form, astfel de pauze scurte pot fi
potrivite pentru a v ocupa de sarcini care nu necesit prea mult
concentrare intens. De exemplu, putei face ordine n hrtiile de pe
birou, n csua dumneavoastr de e-mail, putei face o trecere n
revist/o reevaluare a sarcinilor pe care le mai avei de ndeplinit n
ziua respectiv etc.
Exerciiul de mai jos prezint dou posibile variante de planificare a
unei zile ideale i a unei sptmni ideale, conform celor enumerate
mai sus.
EXERCIIU
73
Ora
08.00-08.15
Activitatea
Pregtirea pentru nceperea activitii
(ex.: revizuirea planificrii zilnice/listei de
verificarea potei electronice - dac este cazul)
08.15-09.00
09.00-12.00
prioriti;
Pauz de prnz
13.00-14.15
14.15-14.30
Pauz
14.30-15.30
15.30-16.45
16.45-17.00
Ziua
Perioada
Activitatea
Dimineaa
Luni
Dup-amiaza
Dimineaa
Mari
Dup-amiaza
Miercuri
Dimineaa
edin de judecat
Dup-amiaza
Dimineaa
Joi
Dup-amiaza
Dimineaa
Vineri
Dup-amiaza
75
sptmn, pentru a putea s inei evidena cel puin a unei pri din
timpul pe care l petrecei la birou n fiecare zi. Dup ce ai completat
un astfel de jurnal timp de o sptmn (a se vedea exemplul i
formularul de mai jos), revenii la manual i rspundei la ntrebrile
din cadrul exerciiului, dup care putei continua s lecturai partea
care a mai rmas din acesta.
EXERCIIU
13.00 13.45
Elaborarea raportului
ntreruperi
10.10 telefon prin care am fost anunat c
datele statistice pentru raportarea lunar
sunt necesare abia sptmna viitoare (10
min.);
10.40 al doilea telefon privind detalii
despre colectarea datelor statistice (15
min.).
13.05 am efectuat verificarea n ECRIS a
unei informaii de care aveam nevoie cu
privire la un anumit dosar (10 min.);
13.30 am mncat o gustare i am vorbit cu
un coleg (10 min.).
78
MODEL DE COMPLETAT
Jurnal/registru de monitorizare privind utilizarea timpului
[data]
Bloc de timp
ntreruperi
79
81
82
85
90
Employaid, Inc. Eight Tips for Dealing with Interruptions (Opt sfaturi pentru gestionarea
ntreruperilor), 2011.
http://employaid.com/articles/articles.asp?id=296
93
11
DEFINIIE
Tergiversarea
(procrastinarea)
reprezint
amnarea
intenionat i repetat a momentului n care s facei un lucru
care trebuie fcut de exemplu, s ndeplinii o sarcin anume.
96
IMPORTANT DE REINUT
Dac observai c nu putei cu nici un chip s v ocupai de o
anumit activitate/sarcin, ncercai unele dintre metodele de
mai jos, care v pot ajuta mcar s ncepei.
97
IMPORTANT DE REINUT
Exist o modalitate de a elimina riscul unui start lent, urmat de
eecul de a finaliza, i aceasta const n a lucra pe baza unui plan
zilnic, redactat n scris.
ncercai s v creai o rutin zilnic simpl, dar pe care s o
urmai ntr-un mod consecvent, pentru a v ndeplini
prioritile.
Urmtoarele recomandri v pot ajuta n acest sens:
Utilizarea activ a calendarului, a unei agende pentru programarea
edinelor/ntlnirilor de lucru sau a unui planificator electronic; nu v
bazai pe memorie.
1. Enumerai primele trei sarcini prioritare din ziua respectiv:
cele care implic riscuri i recompense mari i care se afl n
consonan cu obiectivele dumneavoastr;
2. Programai-v acele sarcini n momentele cele mai bune ale
zilei, nainte de a aloca timp oricror altor solicitri (nu
neaprat la primele ore ale dimineii i n interiorul blocurilor
de timp destinate proiectelor);
3. Identificai care sunt cele mai bune momente ale zilei pentru
dumneavoastr: acele momente n care tii c lucrai bine,
dispunnd de energie, precizie, acces la date i suficient
linite pentru a v putea menine concentrarea. Ar trebui de
asemenea s v gndii la momentele n care avei nevoie de
un spaiu de intimitate pentru a putea discuta cu altcineva un
subiect sensibil.
4. Nu lsai pe nimeni i nimic s v mpiedice s finalizai cele
20% din sarcinile dumneavoastr care contribuie la realizarea
a 80% din obiectivele dumneavoastr.
Cum s ajutai personalul pe care l avei n subordinea
dumneavoastr s combat tendina de tergiversare
(procrastinare)
Pentru grefierii cu atribuii de conducere, tendina de tergiversare a
personalului din instana/parchetul n care i desfoar activitatea
reprezint o dificultate demn de luat n seam, pentru c poate
genera nerespectarea termenelor de soluionare ale dosarelor.
98
IMPORTANT DE REINUT
Neil Fiore, n lucrarea sa Obiceiul de a aciona ACUM (engl. The
Now Habit), a identificat patru msuri pentru gestionarea
amnrilor n rndul membrilor echipei:
1. Permitei-le celorlali s i stabileasc termenele limit
pentru ei nii. Este posibil ca acest auto-angajament s
nregistreze un mai mare succes dect dac impunei
dumneavoastr termenele respective. (Bineneles, nu este
vorba aici de termenele legale de strict aplicare ce trebuie
respectate pe parcursul procesului de soluionare a cauzelor).
2. Determinai-i s se concentreze mai degrab asupra
demarrii lucrurilor dect asupra finalizrii acestora.
Personalul se poate simi intimidat de dificultatea pe care
consider ei c o ridic o anumit responsabilitate. Ajutai-i
pe cei crora le repartizai o sarcin s neleag care este
termenul pn la care pot realiza o prim parte a ceea ce
trebuie fcut pentru ducerea la bun sfrit a acesteia.
3. Fii fermi atunci cnd stabilii prioritile. Schimbarea
constant a prioritilor poate provoca derut n rndul
personalului, care ar putea fi tentat s amne demararea unei
activiti, cu gndul c prioritatea se va schimba oricum
nainte de a se apropia termenul de finalizare.
4. n cazul n care o persoan rmne n urm i nu i respect
termenele datorit tendinei sale permanente de tergiversare,
ntrebai-l de ce crede c amnnd ndeplinirea acelei sarcini
va reui s o realizeze mai trziu mult mai bine.
EXERCIIU
Cei care au tendina s tergiverseze (procrastineze), de multe ori nu
i dau seama de tiparele lor comportamentale. ncercai s rspundei
cu da sau nu la urmtoarele afirmaii.
1. Cnd sunt tentat() s amn ndeplinirea sarcinilor importante, le
fragmentez, stabilesc termene pentru fiecare n parte, iar apoi
lucrez la finalizarea primei pri.
99
100
Se
impune
aici
o
meniune
important:
tergiversarea
(procrastinarea) se poate uneori deghiza sub forma unui sistem
de management al timpului extrem de detaliat i organizat. Cu
alte cuvinte, fii ateni s v asigurai c gestionarea sistemului
dumneavoastr de management al timpului nu v ia att de mult timp
nct s nu mai dorii sau s nu mai avei cnd s l utilizai.
Este vorba aici despre un mod de organizare exacerbat, compulsiv,
dus la limite, despre care am mai fcut meniune n paginile acestui
manual:
putei s v pierdei n prea multe detalii n ceea ce privete
listele dumneavoastr de sarcini sau s v ocupai de lucruri
lipsite de importan;
putei s v stabilii programe care sunt mprite n prea multe
blocuri de timp mici, cum ar fi alocarea a 10 minute pentru o
anumit sarcin i 15 minute altei sarcini, n loc s tii c vei
lucra o or i vei finaliza o list de sarcini;
de fapt, putei face uz de organizarea exagerat pentru a v
mpiedica s v ndeplinii pur i simplu sarcinile (intervine un
proces de autosabotare).
Cnd v organizai activitatea, ntrebai-v: Planificarea mea
aduce cu adevrat valoare activitilor pe care le desfor?
Dac rspunsul este nu, atunci ncetai s mai planificai i
ncepei s acionai!
101
102
IMPORTANT DE REINUT
Pentru a obine rezultate optime de pe urma lecturrii i lucrului cu
manualul de fa, v recomandm s elaborai un plan de
aciune i s-l mprtii cu alte persoane, cum ar fi, de
exemplu, un magistrat cu care colaborai ndeaproape (de exemplu,
preedintele completului de judecat, procurorul cu care lucrai n
mod direct).
Chiar dac putei elabora propriul dumneavoastr format, v
prezentm pe pagina urmtoare un model care ar putea fi util i
care cuprinde dou exemple.
103
Obiceiuri noi
Rezultate dup 30
de zile
mi voi verifica
mesajele e-mail de 3
ori pe zi, la orele
10:00, 13:00 i
16:30.
Trebuie s mi verific
mesajele e-mail i la
nceputul zilei (ora
09:00).
Lucrez la sarcini
importante cteva minute
o dat i nu pot s-mi
menin puterea de
concentrare asupra lor.
Nu am putut s le
dedic timp la ora
09:30 din cauza
ntreruperilor i am
descoperit c nu am
prea mult energie
imediat dup prnz.
n consecin, am
decis c mi voi muta
blocurile de timp
destinate activitilor
la orele 10:30 i
14:30.
104
IMPORTANT DE REINUT
Testai unele dintre tehnicile de mai jos pentru a v ajuta s v
meninei motivarea:
Vorbii altora despre planul dumneavoastr; probabilitatea de a
dori s reuii atunci cnd suntei susinut de alii este mai
mare.
Cerei ajutorul altor persoane; colegii v pot reaminti
obiectivele i poate unii dintre ei vor dori s lucreze mpreun
cu dumneavoastr pentru a-i schimba propriile obiceiuri.
Expunei la vedere n birou afie pentru a v reaminti noile
strategii.
Exersai noile obiceiuri de mai multe ori pe zi.
Nu facei excepii i nu revenii la vechile metode de utilizare a
timpului; excepiile nu vor face dect s ncurajeze regresul.
106
107
BIBLIOGRAFIE
Cri:
Neil Fiore, The Now Habit (Obiceiul de a aciona ACUM), Jeremy P.
Tarcher, Inc., 1989.
A. Mackenzie i P. Nickerson, The Time Trap (Capcana timpului),
ediia a 4-a, Asociaia American de Management: New York, 2009.
Articole:
J. Surowiecki, Later: What Does Procrastination Tell Us About
Ourselves (Mai trziu: ce ne spune procrastinarea despre noi nine),
The New Yorker, 11 octombrie 2010.
Link-uri:
M. Suster, Do you Suffer from the Urgency Addiction? Its More
Common Than you Think (Suferii de dependen de situaii de
urgen? Acest lucru e mult mai des ntlnit dect credei), 18 august
2010.
http://www.bothsidesofthetable.com/2010/08/18/do-you-suffer-fromthe-urgency-addiction-its-more-common-than-you-think/
Link-uri comerciale:
R. Constandse, Effective Time Management: How to Take Control of
Your Time and Get Things Done! (Managementul eficient al timpului:
cum s prelum controlul asupra timpului i s ducem lucrurile la bun
sfrit!), Effexis Software, LLC, 2009.
www.GoalsToAction.com
Procrastinarea Pro, 6 februarie 2010.
http://www.stopprocrastinating.net
108
LECTURI RECOMANDATE
David Allan, Getting Things Done (Ducerea lucrurilor la bun sfrit),
Penguin Books, 2001.
Cristian Crstoiu, 8 greeli n managementul timpului, Ed. Audiosfera
(audio-book), 2008.
Alan Chapman, Delegation (Delegarea), 1995-2009.
http://www.businessballs.com/delegation.htm
Stephen Covey, Managementul timpului sau cum s ne stabilim
prioritile, Ed. All, 2006.
Stephen Covey, Eficiena n 7 trepte, Ed. All, 2003.
Stephen Covey, A 8-a treapt a nelepciuniii. De la eficien la
mreie, Ed. All, 2006.
Helen Coster, How to Say No at Work (Cum s spui NU la serviciu),
2010.
http://www.forbes.com/2010/05/27/say-no-work-leadership-careersresponsibility.html
Employaid, Inc., Eight Tips for Dealing with Interruptions (Opt sfaturi
pentru a gestiona ntreruperile), 2011.
http://employaid.com/articles/articles.asp?id=296
Clare Evans, Time Management for Dummies (Managementul
timpului pentru nceptori), 2008, John Wiley & Sons.
Heinz Hutter, Managementul personal al timpului, 2009.
Ted Johns, Organizarea perfect a timpului. Tot ceea ce i trebuie
pentru a reui de prima dat, Iai, Institutul European, 1997.
Mind Tools, Successful Delegation: Using the Power of Other Peoples
Help (Delegarea cu succes: folosirea puterii ajutorului celorlali).
http://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_98.htm
Fergus OConnell, Gestioneaz-i timpul eficient, Rentrop & Straton,
2010.
109
110