Professional Documents
Culture Documents
FRONTEX
Ministerului Administraiei i Internelor din Romnia
Academiei partenere din Romnia
Nr. 5.537/01.04.2014
V rugm s facei referire la acest numr atunci cnd rspundei.
Varovia, 1 aprilie 2014
Stimat() domn/doamn,
Aa cum a fost anunat n cadrul ntlnirii organizate n data de 30 ianuarie 2014 la sediul
Ageniei Frontex, Frontex va alinia actualul acord-cadru pe linie de pregtire (FTA) la noile
reguli financiare ale Uniunii Europene i ale Frontex, aa cum au fost ele recent modificate.
Mai mult dect o provocare, acest demers trebuie considerat ca fiind o oportunitate unic de a
micora ntreaga ncrctur administrativ prin introducerea unor forme de finanare mult
mai eficiente.
Ataate la prezenta scrisoare vei gsi toate informaiile de fond necesare relevante n Nota
explicativ cu privire la amendamentele la Acordul-cadru pe linie de pregtire (anexa I).
V-a fi recunosctoare dac ai putea s confirmai, n numele academiei partenere pe care o
reprezentai, acceptul dumneavoastr cu privire la aceste amendamente ale prevederilor
respectivului FTA, aa cum sunt prezentate n ataament (anexa II).
Scrisoarea dumneavoastr de confirmare va constitui un acord suplimentar scris la FTA-ul
dintre Frontex i Ministerul Administraiei i Internelor din Romnia, n conformitate cu
articolul 18 (1) al acestuia din urm i va intra n vigoare la data la care vei transmite
scrisoarea dumneavoastr de rspuns.
(semnat)
Beatrice Comby
Director al Diviziei pentru
(...)
21.2 Plata soldului
Plata soldului se realizeaz dup ncheierea activitilor de pregtire.
Plata poate fi efectuat sub forma unui ordin de recuperare, dac plile n avans anterioare
depesc suma costurilor finale ale activitii de pregtire n conformitate cu Acordul specific
de pregtire.
Pentru plata soldului trebuie s fie naintate urmtoarele rapoarte i urmtoarea
documentaie, n termen de 60 de zile dup ncheierea activitii, cel mai trziu atunci cnd
toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:
- solicitare de plat final;
- o declaraie financiar final, urmnd structura bugetului estimat;
- documente justificative relevante, care s ateste toate costurile suportate;
- raport de ncheiere a activitilor de pregtire, dac e solicitat astfel de Acordul specific de
pregtire.
Documentele care nsoesc solicitarea de plat trebuie ntocmite n conformitate cu
prevederile relevante ale Acordului-cadru pe linie de pregtire i ale Acordului specific de
pregtire, incluznd, unde este necesar, anexele acestora. Academia partener certific faptul
c informaiile furnizate n solicitarea sa de plat sunt complete, sigure i exacte. Aceasta
certific, de asemenea, faptul c pot fi considerate eligibile costurile suportate conform
Acordului-cadru pe linie de pregtire i Acordului specific de pregtire, c toate chitanele au
fost declarate i c solicitarea sa de plat este fundamentat de documente justificative
adecvate care pot fi verificate.
n funcie de forma de finanare, academia partener nainteaz:
- n cazul rambursrii costurilor eligibile efectiv suportate - documente justificative care s
demonstreze costurile declarate, cum ar fi contracte, facturi, chitane i evidene contabile;
- n cazul rambursrii n baza costurilor unitare - documente justificative care s
demonstreze numrul de uniti declarate;
- n cazul sumelor forfetare - documente justificative care s demonstreze implementarea
corespunztoare.
Articolul 22
Prevederi generale privind plile
(...)
22.1 Plile se efectueaz de ctre Frontex n euro. Academia partener trimite solicitrile
de plat, inclusiv declaraiile financiare aflate la baza acestora, n euro. Orice conversie a
costurilor efective n euro se efectueaz de ctre academia partener la rata de schimb lunar
stabilit de Comisie i publicat pe site-ul acesteia, aplicabil n ziua realizrii cheltuielii.
Articolul 25
Controale i audituri
(...)
25.2 Academia partener trimite ctre Frontex toate documentele relevante justificative
mpreun cu raportul de ncheiere, n special evidenele contabile i fiscale, legate de Acordulcadru pe linie de pregtire i Acordul specific de pregtire.
MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Academia partener din Romnia
Bucureti,
Nr. 447.610/23.09.2014
*) Traducere
Acord suplimentar scris sub forma schimbului de scrisori, pentru amendarea Acorduluicadru pe linie de pregtire dintre Ministerul Administraiei i Internelor al Romniei i
Agenia European pentru Gestionarea Cooperrii Operative la Frontierele Externe ale
Statelor Membre ale Uniunii Europene (FRONTEX)
Amendamente la Acordul-cadru pe linie de pregtire
Articolul 20
Costuri eligibile
(...)
20.2 Finanarea costurilor eligibile poate lua urmtoarele forme, n conformitate cu
categoriile de costuri i n conformitate cu prevederile menionate n Acordul specific de
pregtire:
- rambursarea unui procentaj specificat al costurilor eligibile suportate efectiv;
- rambursarea n baza costurilor unitare;
- sume forfetare;
- finanare global.
20.3 Lista detaliat a costurilor directe eligibile trebuie inclus n fiecare acord de pregtire
specific.
20.4 n plus fa de costurile eligibile directe aa cum sunt definite n articolul 20.3,
costurile instituionale (efectuate pentru a pregti, desfura i finaliza activitatea) pot fi
eligibile ca i costuri indirecte. Costurile instituionale sunt acele costuri care, lund n
considerare condiiile de eligibilitate descrise n articolul 20.1, nu sunt identificabile drept
costuri specifice legate n mod direct de desfurarea activitii i care ar putea fi asociate n
mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate i justificate de academia partener folosind
sistemul su contabil ca fiind efectuate n legtur cu costurile eligibile directe pentru
activitate. Acestea nu pot include niciun fel de costuri eligibile directe.
Costurile indirecte realizate n desfurarea activitii pot fi eligibile pentru finanarea la o
rat fix nu mai mare de 7% din costurile eligibile directe. Dac totalul costurilor eligibile
directe depete suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie redus la
nivelul stabilit ntre pri. Nivelul stabilit al costurilor indirecte trebuie specificat n Acordul
specific de pregtire. Dac n Acordul specific de pregtire se prevede finanarea la o rat fix
cu privire la costurile indirecte, acestea nu trebuie s fie sprijinite de documente contabile.
20.5 Urmtoarele costuri nu sunt considerate eligibile:
- TVA.
Articolul 21
Solicitri de plat
(...)
21.2 Plata soldului
Plata soldului se realizeaz dup ncheierea activitilor de pregtire.
Plata poate fi efectuat sub forma unui ordin de recuperare, dac plile n avans anterioare
depesc suma costurilor finale ale activitii de pregtire n conformitate cu Acordul specific
de pregtire.
Pentru plata soldului trebuie s fie naintate urmtoarele rapoarte i urmtoarea
documentaie, n termen de 60 de zile dup ncheierea activitii, cel mai trziu atunci cnd
toate facturile au fost primite de la companiile desemnate:
- solicitare de plat final;
- o declaraie financiar final, urmnd structura bugetului estimat;
- documente justificative relevante, care s ateste toate costurile suportate;
- raport de ncheiere a activitilor de pregtire, dac e solicitat astfel de Acordul specific de
pregtire.
Documentele care nsoesc solicitarea de plat trebuie ntocmite n conformitate cu
prevederile relevante ale Acordului-cadru pe linie de pregtire i ale Acordului specific de
pregtire, incluznd, unde este necesar, anexele acestora. Academia partener certific faptul
c informaiile furnizate n solicitarea sa de plat sunt complete, sigure i exacte. Aceasta
certific, de asemenea, faptul c pot fi considerate eligibile costurile suportate conform
Acordului-cadru pe linie de pregtire i Acordului specific de pregtire, c toate chitanele au
fost declarate i c solicitarea sa de plat este fundamentat de documente justificative
adecvate care pot fi verificate.
n funcie de forma de finanare, academia partener nainteaz:
- n cazul rambursrii costurilor eligibile efectiv suportate - documente justificative care s
demonstreze costurile declarate, cum ar fi contracte, facturi, chitane i evidene contabile;
- n cazul rambursrii n baza costurilor unitare - documente justificative care s
demonstreze numrul de uniti declarate;
- n cazul sumelor forfetare - documente justificative care s demonstreze implementarea
corespunztoare.
Articolul 22
Prevederi generale privind plile
(...)
22.1 Plile se efectueaz de ctre Frontex n euro. Academia partener trimite solicitrile
de plat, inclusiv declaraiile financiare aflate la baza acestora, n euro. Orice conversie a
costurilor efective n euro se efectueaz de ctre academia partener la rata de schimb lunar