Professional Documents
Culture Documents
CONTROL FINANCIAR
I EXPERTIZA
Iai
2003
CAPITOLUL I
Mircea Boulescu, Marcel Ghi: Controlul financiar, Editura Eficient Bucureti, 1977
Toate aceste funcii au fost recunoscute de literatura de specialitate i iau ocupat un loc important n nomenclatorul funciilor controlului financiar.
1.2.2. Formele controlului financiar
Dup criteriul sferei de cuprindere, controlul activitii economico-sociale
este structurat pe forme diferite de control, dup cum urmeaz:
-
controlul economic;
controlul financiar;
controlul comercial;
controlul jurisdicional.
aprrii patrimoniului
creterii eficienei
controlul financiar complet are loc atunci cnd sunt controlate toate
sectoarele de activitate i toate operaiunile;
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Tipologia controlului
- control economic
- control financiar
Orizontul de timp avut n vedere la - control prospectiv
control
- control strategic
- control preventiv
- control concomitent (operativ-curent)
- control postfaptic (ulterior, postoperaional)
Baza de referin a controlului
- controlul conceperii strategiilor i programelor firmei
- controlul execuiei strategiilor i programelor firmei
Obiectivul final global al
- analiza-diagnostic
controlului
- control de gestiune
Cuprinderea n control a
- control total
obiectivelor urmrite
- control selectiv (prin sondaj)
Scopul controlului
- control de conformitate
- control de pilotaj
- control de nvare
- control de adaptare
- control compensator
- control de ndreptare i recuperare a pagubelor
Apartenena organului de control
- control propriu (cu toate formele sale)
- control exterior:
- al structurilor sistemului din care
face parte firm
- al statului
- al bncilor etc.
Executanii controlului
- autocontrol
- control de specialitate
Modul de execuie
- control direct
- control indirect
- control ncruciat
Baza legal de referin
- control normativ
- control practic
- control teoretic
Interesul firmei
- control pentru sine
- control pentru alii
Orientarea controlului
- control tematic
- control nedirijat
Activitatea economic i financiar a unitilor economice i a instituiilor
macroeconomice
microeconomie,
conducerea,
organizarea
analiza
Nendeplinirea unuia sau a mai multor obiective din cele de mai sus
constituie un element prin lipsa cruia documentele i pierd fora juridic
(probatorie).
Controlul exactitii ntocmirii i valabilitii documentelor se
realizeaz n funcie de momentul i de condiiile producerii operaiilor economice
9
nregistrri;
conturi;
situaii contabile;
registre de contabilitate;
corelaii bilaniere.
12
CAPITOLUL II
Metodologia de exercitare a controlului financiar
2.1. Cercetarea
Deoarece constituie o form eficient a controlului financiar faptic,
recomandat a se utiliza ori de cte ori este posibil, cercetarea const n
examinarea i observarea nemijlocit, direct pe teren, a fenomenelor sau
operaiilor economice supuse controlului, cu scopul de a stabili modul cum se
desfoar, cauzele care au generat unele deficiene, msurile ce se impun pentru
13
15
unei formule contabile corecte, dar cu alt sum, mai mare sau mai mic, att pe
debit, ct i pe credit. Aceste erori, care nu influeneaz egalitile, se pot
descoperi cu balana de control ah, care, pe lng seriile de egaliti, cuprinde i
corespondena conturilor. Prin aceasta, balana de control ah ofer posibilitatea
identificrii necorelaiilor n conturi, a erorilor de compensaie i a celor de
imputaie.
Indicatorii bilanului se sprijin pe datele contabilitii curente a cror
baz o constituie documentele justificative. Respectarea acestei condiii nu
garanteaz pe deplin exactitatea indicatorilor bilanului, chiar dac toate
operaiile economice i financiare, fr excepie, s-au consemnat la timp i n bune
condiii n document.
n cazul cnd se impune o aprofundare a cunoaterii obiectivului controlat,
se poate recurge i la documente i evidene neoficiale, iar pentru a constata
lipsuri i abateri i a argumenta concluzii n legtur cu fapte nenregistrate sau
nregistrate eronat n documente i evidene se pot utiliza modaliti specifice de
control, sunt:
-
controlul intergestionat.
18
inventarierea;
observarea direct;
inspecia fizic.
19
20
n alte cazuri, se verific valoarea dat unei mulimi sau unei mase;
acestea sunt sondaje
asupra valorilor.
Alegerea naturii mulimii sau a masei este foarte important: aceasta
trebuie s fie compatibil cu obiectivul urmrit.
De exemplu, pentru a verifica dac toate recepiile au condus la
contabilizarea facturilor respective, masa de baz (mulimea) trebuie s o
constituie bonurile (notele) de recepie, i nu facturile contabilizate.
Trebuie, de asemenea, s se defineasc limita de timp (perioada), care va
servi ca baz a seleciei din ntreaga mas (mulime).
O caracteristic a masei (mulimii) care servete ca baz controalelor este
c acestea sunt foarte rar omogene; de aceea, analiza masei (mulimii) este
necesar, ea permind decuparea, mprirea n submase cu caracteristici suficient
de omogene pentru a nu denatura rezultatele sondajului.
La alegerea masei, aceasta trebuie bine identificat: numr de elemente sau
valoare cumulat n funcie de natura sondajului care trebuie fcut, identificarea
criteriilor care vor permite s se decid n timpul efecturii sondajului dac
elementul este corect sau nu, cifrarea ratei de anomalii i erori maxim acceptabile.
Din moment ce se procedeaz la sondaje, ne supunem unui risc: acela de a
ajunge la concluzii diferite de cele la care s-ar fi ajuns printr-un control exhaustiv;
acesta este riscul practicrii controlului prin sondaj, i el exist ntotdeauna.
Acest risc poate fi ns redus printr-o organizare riguroas a aciunii de
control i prin alegerea celor mai adecvate tehnici de lucru.
Elementele-cheie dintr-o mulime sunt elementele care, fie datorit naturii
lor (exemplu: conturi intitulate greit sau neintitulate), fie datorit valorii lor
(exemplu: elemente care exced pragului de semnificaie fixat), prezint riscuri i,
ca atare, se poate decide verificarea integral a acestora.
Dac verificarea elementelor-cheie nu este considerat suficient , restul
mulimii poate face obiectul unor sondaje.
Dup ce s-au definit obiectivele sondajului i s-a ales masa (mulimea),
se trece la executarea sondajului, parcurgndu-se mai multe etape, i anume:
22
23
24
27
CAPITOLUL III
Programarea, desfurarea i finalizarea activitii
de control financiar
Scopul aciunii;
Caracterul aciunii;
29
este semnat de
sesizrile;
notele explicative;
notele de constatare;
situaii de control;
31
documentele originale;
rspunderea disciplinar;
rspunderea material;
rspunderea penal.
32
creterea eficienei;
protecia patrimoniului;
mustrare;
avertisment;
retrogradarea n funcie;
34
persoan (so, printe etc.) i are efecte numai ntre unitate i emitent.
Angajamentul de plat trebuie semnat de datornic n termen de 60 de zile de la
cunoaterea pagubei de ctre managerul unitii, deoarece, n cazul n care el
refuz s-i asume angajamentul de plat, unitatea trebuie s aib posibilitatea de
a emite n timp util decizia de imputare. Dac ulterior persoana n cauz constat
c nu datoreaz numai n parte suma pentru care i-a luat angajamentul, poate face
cerere de desfiinare a angajamentului la organul de jurisdicie competent, n
termen de 30 de zile de la data cnd s-a cunoscut aceast mprejurare.
- Decizia de imputare se emite de managerul unitii pgubite, n cazul
n care de producerea pagubei se fac vinovate i persoane numite n funcii de
acesta (director, contabil-ef etc.), singure sau mpreun cu alte persoane.
Emiterea deciziei de imputare este obligatorie dac unitatea a primit dispoziie
obligatorie de la organele de control ale Ministerului Finanelor.
Decizia de imputare se emite n termen de cel mult 60 de zile de la data
cnd cel n drept s emit decizia a luat cunotin de existena pagubei,
rspunderea material neputnd fi stabilit dac de la data producerii pagubei au
trecut mai mult de 3 ani. Termenul de 60 de zile se calculeaz din ziua n care s-a
primit la registratura general a unitii raportul organelor care au stabilit paguba
conform procesului-verbal sau nota de constatare. In cazul cnd constatarea
pagubei a avut loc n ultima zi a termenului de 3 ani, respectiv de 1 an, decizia de
imputare se emite n termen de 60 de zile, chiar dac acest termen se plaseaz
peste termenele menionate. In cazul cnd, prin hotrrea definitiv a unui organ
de jurisdicie, se constat c paguba ce urmeaz a se recupera este mai mare dect
cea imputat ori c nu a fost produs de persoana creia i s-a imputat, organul
competent ia msuri de recuperare a pagubei reale de la persoana care a propus-o,
prin emiterea unei decizii de imputare, n termen de 60 de zile de la data cnd a
luat cunotin de hotrrea definitiv, dar nu mai trziu de 6 luni de la data la
care hotrrea a rmas definitiv. Pentru pierderea termenului de emitere a
deciziei de imputare de cel mult 60 de zile de la data cnd managerul unitii a
luat cunotin de paguba suferit de unitate, prin faptele inculpabile ale
personalului propriu, acesta rspunde material fa de unitate pentru pagubele
produse.
Important: Decizia de imputare se comunic celui obligat la plat n
termen de 15 zile de la emitere.
37
urmririi unor debitori, care, dei sunt solvabili, n realitate sunt nregistrai n
evidena separat a unitii ca insolvabili;
- ntocmirea neconform cu realitatea a documentelor pentru
scderea din contabilitate a lipsurilor constatate la inventariere: recuperarea
pagubei se urmrete n primul rnd de la persoanele care au produs-o prin fapta
lor direct. Dac eroarea din documentele de eviden se descoper n termenul de
prescripie, unitatea procedeaz mai nti la recuperarea pagubei de la persoana
care a produs-o, i numai subsidiar stabilete rspunderea material a persoanei
care a ntocmit neconform documentele pentru scderea din contabilitate a
lipsurilor constatate la inventariere i numai n cazul cnd autorul pagubei a
devenit insolvabil;
- ntocmirea neconform cu realitatea a documentelor pentru
scderea din contabilitate a altor pagube: operaiunea de scdere din
contabilitate a pagubelor care nu se datoresc vinei cuiva este nelegal atunci cnd:
se ntocmesc, n acest scop, documente neconforme cu realitatea; trecerea pe
pierderi este aprobat de un organ sau de o persoan fr competen;
- nregistrarea eronat a operaiilor generatoare de pli nelegale i a
stimulentelor materiale: n aceast categorie se includ toate nregistrrile
contabile eronate datorit crora unitatea face pli necuvenite la care, n realitate,
nu era obligat;
- nregistrarea n contabilitate a operaiilor ce genereaz n alt mod
pgubirea unitii: autorii erorii nregistrrii contabile rspuns subsidiar numai n
cazul n care paguba nu se poate recupera de la persoanele care au produs-o direct,
din cauz c acestea au devenit insolvabile sau a fost depit termenul de
constatare a pagubei.
n legtur cu activitatea financiar, rspunderea material se poate
stabili pentru fapte cum sunt:
- plata unor sume nedatorate (drepturi de personal, alte pli fcute
persoanelor fizice sau juridice etc.);
- neplata unor sume datorate (penaliti pentru ntrzierea plilor ctre
furnizori, dobnzi, cheltuieli de judecat etc.).
Activitatea gestionar poate genera pagube i atrage rspunderea material
prin:
- n cazul gestiunilor individuale, gestionarul rspunde integral n cazurile
n care: se constat lipsa efectiv a bunurilor sau a valorilor n gestiune, risipirea,
39
40
Rspunderea penal
44
CONSTATATOR
Numele i prenumele
Semntura
MARTOR
Numele i prenumele
Semntura
45
.............................................
(Unitatea)
DECLARAIE DE INVENTAR
Gestionar
(Nume, prenume, funcia)
46
NOTA EXPLICATIV
Subsemnatul ............................................. avnd funcia de ........................................................ la
unitatea............................................ cu sediul n localitatea .........................................................
strada ............................ nr.................., la ntrebrile puse de organul de control (nume, prenume,
funcia i unitatea de care aparine) dau urmtoarele rspunsuri:
ntrebare:
Rspuns:
1....................................................
1............................................................
2....................................................
2............................................................
3....................................................
3............................................................
4. Dac avei ceva de adugat n legtur
4. ..........................................................
cu ntrebrile de mai sus
ORGANELE DE CONTROL
PERSOANA N CAUZ
(numele, prenume, funcia)
(nume, prenume, funcia)
NOTA DE CONSTATARE
ncheiat azi (luna, ziua, anul) ...........................................................
Subsemnaii (nume, prenumele, funcia) ..................................................... n urma controlului
efectuat la unitate (secie, atelier, antier, depozit etc) .....................................................................
am constatat urmtoarea situaie de fapt: .........................................................................................
(se descrie situaia de fapt constatat) ...........................................................................................
Prezenta not de constatare, s-a ncheiat n ............. exemplare, din care ........ exemplare ..........
Au fost luate de organele de control, iar ....... exemplare au fost lsate domnului ..........................
..................... avnd funcia de ...............................................
ORGANE DE CONTROL
DOMNUL .............................
(nume, prenume i funcia)
avnd funcia de ....................
ANGAJAMENT DE PLAT
Subsemnatul ....................................... domiciliat n ........................ str........................................
Nr..... posesor al B.I. seria ..... nr................... emis de .................... la data de ................................
avnd funcia de........................... la ...................... lund cunotin de faptul c prin ...................
s-a constatat c din vina mea am produs unitii (instituiei) ...........................................................
cu sediul n ............................. str. ..................................... nr. ...................... o pagub de
.................... lei provenit din .................................................. mi iau angajamentul s restitui
aceast sum unitii pgubite n modul urmtor: ............................................................................
...........................................................................................................................................................
Astzi......................
(Semntura celui care se angajeaz)
.................................
Vizat organul de control
(Numele, prenumele, funcia)
47
DCFS ..................................
NOTA DE PREZENTARE
Subsemnatul(a) ........................ organ de control financiar n cadrul
.........................., n baza procesului-verbal nr. ....... din ................ ncheiat ca
urmare a controlului efectuat la ............ (denumirea agentului economic controlat)
........................................, avnd la baz constatrile fcute prin acesta, propun
urmtoarele:
- aprobarea i nregistrarea pe cheltuieli a sumei de ................ lei,
perisabiliti de marf, calculate conform ...................................;
- imputarea n sarcina gestionarului ............................. a sumei de
......................... lei, reprezentnd prejudiciul constatat (se va reine din salariul su
n cuantumul prevzut de lege);
- nregistrarea n evidena contabil a sumei de ............................ lei,
reprezentnd plus constatat la ambalaje;
- scderea gestiunii cu suma de ........................ lei, reprezentnd
contravaloarea mrfurilor deteriorate, inutilizabile, pe baza procesului-verbal
ntocmit de compartimentul comercial, innd cont, dac este cazul, i de gradul
de vinovie al gestionarului.
Alte propuneri:
- atenionarea comisiei de recepie pentru a-i pune semntura i a verifica
att cantitativ, ct i calitativ mrfurile care intr n gestiune, precum i
documentele care se ntocmesc la primirea acestora;
- completarea documentelor primare cu toate elementele prevzute de
acestea (numr, dat, document, nsoitor, furnizor etc.);
- luarea msuri necesare pentru scoaterea la vnzare n vaduri comerciale
favorabile a tuturor mrfurilor cu micare lent sau cu termenul de garanie
aproape de limita expirrii;
- luarea msurilor necesare pentru depunerea zilnic de ctre gestionar a
numrului ncasat din vnzrile de mrfuri;
- asigurarea tuturor spaiilor de depozitare i vnzare a mrfurilor cu
ncuietori de siguran care s previn crearea de pagube de ctre autori
neidentificai.
Pentru suma imputat gestionarului (lor)................................, ct i pentru
mrfurile deteriorate din gestiune nu se dau explicaii concludente, motiv pentru
care se propun:
- diminuarea salariului gestuionarului-ef cu 10 % pe trei luni;
- repartizarea pe gestionari (dac este cazul) a minusului imputabil
proporional cu
salariul tarifar i timpul efectiv lucrat din perioada de gestiune controlat.
Localitatea .............................
Data........................................
Organul de control
...............................
48
PROCES-VERBAL
ncheiat azi (ziua, luna, anul)
Subsemnaii (nume, prenume)....................................... avnd funcia de
..................................
Din cadrul (denumirea unitii) .............................. n baza (temeiul legal)
.....................................
i a delegaiei nr. ...... din ............. emis de ................................ am procedat la verificarea
unitii .................................. pe urmtoarele obiective:
1......................................................................................................
2......................................................................................................
3. ....................................................................................................
Perioada supus controlului este ...................................................
Conducerea unitii, n perioada supus controlului, a fost asigurat de.
Director (tehnic, economic, financiar)...........................................
Contabil-ef ...................................................................................
Constatrile fcute n urma controlului sunt urmtoarele:
I.1. Descrierea constatrii .............................................................
2. mprejurrile n care a avut loc abaterea i cauzele acesteia
..................................................................................................
3. Textul legal nclcat sau nerespectat ....................................
4. Consecinele abaterii ............................................................
5. Persoanele vinovate .............................................................
6. Punctul de vedere al persoanelor vinovate, exprimate n notele explicative, anexate
..................................................................................................................................................
7. Punctul de vedere al organelor de control, asupra celor artate n notele explicative ale
persoanelor vinovate ...................................................................
................................................................................................................................................
8. n timpul i ca urmare a controlului, unitatea a luat urmtoarele msuri:
..............................................................................................
II. O alt constatare, cu menionarea pct. 1-8 de mai sus:
.............................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
n ncheiere:
1. Documentele prezentate la control au fost restituite unitii.
2. Prezentul proces-verbal, nregistrat la unitate, sub nr. ............, s-a ncheiat n
................
Exemplare, din care ............... exemplare au fost lsate unitii, iar ..... exemplare au fost
luate de organele de control.
CONDUCEREA UNITII
Director (manager)
Contabil-ef
(nume, prenume)
ORGANE DE CONTROL:
- nume, prenume
- funcia
49
BIBLIOGRAFIE
50
51