MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que

apoya el quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente
tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar
a cabo las funciones generales de la empresa. Adems, con los
manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en orden lgico y en un
tiempo definido.
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Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y
secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la
manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del
personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de
trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos
pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de
rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs
de un flujo eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las
fallas, omisiones y desempeos de los empleados
involucrados en un determinado procedimiento.
Son guas del trabajo a ejecutar.

Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboracin

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes

pasos:
1. Definir el contenido:

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6.
7.
8.
9.

Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.

Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.

Observacin directa.
Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que

considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte
sustancial del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin
y actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las
hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y
secciones del manual.

Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que
la informacin est completa, que sea veraz y no tenga
contradicciones.
El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido
para su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados
que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al
personal encargado de realizar las actividades.
Actualizacin

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.

mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad
de la operacin.