OBJETIVOS

A. OBJETIVOS GENERALES:

Presentar a los lectores de este tema monogrfico un amplio desarrollo de la

redaccin de documentos tcnicos sencillos en el mbito empresarial.

B. OBJETIVOS ESPECFICOS:

Explicar el concepto, caractersticas e importancia de los documentos tcnicos

sencillos

Describir las tcnicas para la redaccin de los documentos tcnicos sencillos.

Presentar modelos de documentos tcnicos usualmente utilizados en el mbito

empresarial.

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INTRODUCCIN

El presente trabajo tiene como objetivo facilitar el aprendizaje de la redaccin de

documentos tcnicos sencillos con una adecuada preparacin.

La redaccin de documentos tcnicos sencillos es medio de comunicacin ms

utilizado el mundo laboral.
Al mismo tiempo sirve para comprender y analizar mejor la expresin escrita de lo
que quiere expresar la otra persona.
Este trabajo presenta informacin relevante, obtenida de la prctica investigativa,
en la que nos apoyamos de documentacin mediante la seleccin bibliogrfica, folletos,
apuntes de clases recibidos durante la preparacin de la carrera. As mismo hemos tenido
en cuenta su nivel de actualizacin en el mundo laboral e importancia en la escritura.

Nuestro trabajo consiste en explicar la definicin e importancia de documentos

tcnicos que se utilizan a diario en el campo laboral.
Entre los que estudiaremos los siguientes:

El Pagar
La Letra de Cambio
El Endoso
El Recibo
El Vale
El Cheque
Notas de Dbito

Notas de Crdito
El Comprobante de Pago
La Nmina o Planilla
El Anuncio
El Aviso
Los Marbete o Etiquetas

Esperamos que sea de su entera satisfaccin y para mayor documentacin que

requieran, consulten la bibliografa del tema.

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CAPITULO I
DOCUMENTOS TCNICOS DE ORDEN LEGAL
En nuestro primer captulo estudiaremos los documentos tcnicos de orden legal,
es decir, estos documentos requieren la intervencin de una instancia notarial (abogado),
para que su validez sea integra.
A. EL PAGAR
1. Definicin
El pagar, es un ttulo de crdito o ttulo valor que contiene la promesa
incondicional de una persona a la cual se le denomina suscriptora, de que pagar a una
segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero.

2. Requisitos del Pagar

Al ser un instrumento de pago formal, el pagar debe poseer ciertos requisitos
llamados de validez.
a. Mencin de ser "Pagar"
Se debe indicar que el instrumento es un "Pagar", siendo expresado en el idioma
que se firme el convenio de pago. Al ser impreso el documento, el ttulo del pagar debe
ser escrito totalmente en el mismo idioma. ste requisito obedece a la formalidad de los
ttulos de crdito.

b. La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

El pagar, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa de pagar una
suma incondicional en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe
expresar en nmero(s) y en palabras, junto en la moneda en que se efectuar el pago. Si se
paga en moneda extranjera, se debe indicar el da de pago el equivalente entre las
monedas. Este requisito es lo que la distingue de los otros ttulos de crdito.
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c. Nombre del Beneficiario

Se debe identificar la persona a quien debe pagarse el pagar. Puede ser a favor de
una persona fsica o moral.
d. Fecha y lugar del pago
La fecha de vencimiento corresponde al da en que el ttulo ser pagado. El
vencimiento debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de vencimientos:

Pagar con vencimiento a da fijo: vencen en esa fecha.

Pagar con vencimiento a la vista: vencen en el acto de su presentacin al pago.

Pagar con vencimiento a un plazo desde la fecha: vencen el da que se cumpla el

plazo sealado.

Pagar con vencimiento a un plazo desde la vista: su vencimiento se determinar

por la fecha de la presentacin o, en su defecto, por la del protesto o declaracin

equivalente.
El pagar debe indicar el lugar en que se debe presentar para su pago.
e. Fecha y lugar en que se suscribe
La fecha se usa para indicar el da exacto de pago y para registros contables para
adquirirse

d. Firma del Suscriptor

No se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma, y no admite otro
medio para sustituirla, sino la firma de otra persona, que suscriba a ruego o en nombre del
girador. No se admitir el uso de marcas o huellas digitales.

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B. LA LETRA DE CAMBIO
1. Definicin.
La letra de cambio es un ttulo de crdito que contiene la promesa incondicional
que una persona llamada librador da a otra llamada girado (o librado), de pagar una suma
de dinero a un tercero denominado beneficiario, en poca y lugar determinados.
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una
determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un
tercero (beneficiario).
Las personas que intervienen son:
a. El Girador: Da la orden de pago y elabora el documento.
b. El Girado: Acepta la orden de pago firmando el documento. Comprometindose a
pagar.
c. El Beneficiario: Recibe la suma de dinero en el tiempo sealado.

2. Requisitos de la Letra de Cambio.

a. Mandato puro y simple:
La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en moneda nacional o
su equivalente internacional. La suma se debe expresar en nmeros y en palabras, junto
en la moneda en que se efectuar el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe
indicar el da de pago el equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la
distingue de los otros ttulos de crdito.
b. Nombre del Girado
El documento debe contener los nombres y apellidos de la persona fsica o razn
social que deber pagar la obligacin estipulada (girado). Si se posee algn error en el
nombre, la letra de cambio queda nula.
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Si son varias las personas que deben pagar la misma letra, sta se gira contra
cualquiera de ellos. El girado no es obligado, sino hasta que acepte la letra.
c. Nombre del Beneficiario
Se debe identificar la persona a quien debe pagarse la letra firmada. Puede ser
identificada como una persona fsica o una sociedad.
d. Fecha del vencimiento
El vencimiento corresponde al da en que la letra debe ser pagada. El vencimiento
debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de vencimientos:

Letras giradas a da fijo: vencen en esa fecha.

Letras libradas a la vista: vencen en el acto de su presentacin al pago.

Letras giradas a un plazo desde la fecha: vencen el da que se cumpla el plazo

sealado.

Letras libradas a un plazo desde la vista: su vencimiento se determinar por la

fecha de la aceptacin o, en su defecto, por la del protesto o declaracin equivalente y, a

falta de protesto, la aceptacin que no lleve fecha se considerar, siempre frente al
aceptante, que ha sido puesta el ltimo da del plazo sealado para su presentacin a la
aceptacin.
En la actualidad las Letras de cambio o Efectos se libran generalmente a una fecha
concreta (da fijo).
e. Lugar de pago
La letra debe indicar el lugar en que se debe presentar la letra para pagar, pero si
ste falta, la letra podr pagarse en el lugar pactado con anterioridad con el receptor del
pago. Actualmente las Letras se domicilian para su cobro en las entidades bancarias, por
lo que el lugar de pago es por domiciliacin bancaria en la mayora de las veces.
Firmas en la Letra de Cambio.

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La firma de aceptacin es obligatoria, ya que se presenta como prueba que la

persona que acepta el cobro, por lo cual no se acepta la firma por estampado o mecnicos.
Tambin la firma quien libra la letra (girador) y puede estar avalada en cuyo caso tambin
la firma detrs con la mencin "por aval del..." (Generalmente "por aval del librado").

3. Principales diferencias entre la letra de cambio y el pagar

Las diferencias principales entre uno y otros ttulos pueden concretarse a los
elementos personales y al contenido bsico de cada uno de los ttulos.
a. Elementos personales:
En la letra de cambio los elementos personales son el girador, el girado y el
tomador o beneficiario; en el pagar son dos: el suscriptor y el tomador. El suscriptor
equivale al aceptante en una letra de cambio.
b. Contenido:
En la letra de cambio se trata de una orden de pago, y en el pagar es una promesa
de pago.
c. Intereses:
Una diferencia ms es que al pagar se le pueden estipular intereses y a la letra de
cambio no.

C. EL ENDOSO
1. Definicin:
El endoso es la forma de transmisin de los ttulos valores a la orden y debe
constar en el reverso del ttulo respectivo o en hoja adherida a el.

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2. Clases de Endoso:
El endoso puede hacerse en propiedad, en fideicomiso, en procuracin o en
garanta.
a. Endoso en Propiedad:
El endoso en propiedad transfiere la propiedad del ttulo valor y todos los
derechos inherentes a l, en forma absoluta. Salvo clusula o disposicin legal en
contrario, el endoso en propiedad obliga a quien lo hace, solidariamente con los obligados
anteriores.
b. Endoso en Fideicomiso:
El endoso en fideicomiso, confiere el dominio fiduciario del ttulo valor a favor
del fiduciario, a quien corresponde ejercitar todos los derechos derivados de ste que
correspondan al Fideicomitente endosante. El endosatario en fideicomiso slo puede ser
una persona autorizada por la ley de la materia para actuar como fiduciario.
c. Endoso en Procuracin o Cobranza:
El endoso que contenga la clusula "en procuracin" " en cobranza", "en Canje" u
otra equivalente, no transfiere la propiedad del ttulo valor, pero faculta al endosatario
para actuar en nombre de su endosante, estando autorizado a presentar el ttulo valor a su
aceptacin, solicitar su reconocimiento, cobrarlo judicialmente o extrajudicialmente,
endosarlo slo en procuracin y protestarlo u obtener la constancia de su incumplimiento,
de ser el caso.
d. Endoso en Garanta:
Si el endoso contiene la clusula en "garanta " u otra equivalente, el endosatario
puede ejercitar todos los derechos inherentes al ttulo valor y a su calidad de acreedor
garantizado; pero el endoso que a su vez hiciera ste slo vale como endoso en
procuracin, aun cuando no se sealara tal condicin.

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3. Requisitos bsicos del endoso

Nombre del endosatario

Clase de endoso

Fecha del Endoso

Nombre, documento oficial de identidad y firma del endosante.

En el caso de omitirse el nombre del endosatario, se entender que se trata de un

endoso en blanco.
Si en cambio se omite la clase de endoso, salvo prueba o disposicin legal en
contrario se presumir que se trata de un ttulo valor transmitido en propiedad, Para el
caso de que se omitiera la fecha del endoso, se presumir que ha sido efectuado posterior
a la fecha del endoso anterior. Finalmente la ausencia u omisin del nombre, documento
oficial y la firma del endosante requisitos esenciales del endoso, conllevar la ineficacia
del endoso. El error en consignar el documento oficial no invalida al documento como
ttulo valor.
El endoso parcial, se tiene por no realizado. Adems para el caso del endoso en
blanco, cualquier tenedor podr llenarlo con su nombre o de un tercero, o transmitir el
ttulo valor por tradicin sin llenar el endoso. El endosatario que ejercite sus derechos
derivados de un ttulo valor endosado en blanco, debe consignar su nombre y el nmero
de documento oficial de identidad.

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CAPITULO II
DOCUMENTOS TCNICOS DE ORDEN CONTABLE
En nuestro segundo captulo abordamos los principales documentos tcnicos que
se relacin con la actividad contable.
A. EL RECIBO
1. Definicin
El recibo es un documento al cual se le considera como un justificante fiscal que
refleja la entrega de un producto, provisin de un servicio, o la cancelacin de una
factura.
2. Contenido
En general los recibos contienen:
a. Fecha
b. Nmero de recibo.
c. Cantidad entregada de producto o dinero (Nmero y letra).
d. Especificacin clara sobre el concepto.
e. Rubrica de autorizacin.
f. Firma de la persona que recibe.
g. Firma de la persona que entrega.

B. EL VALE
1. Definicin
Un Vale es una forma de pago de un bien o servicio. Puede suponer un pago total
o parcial (descuento). Es habitual en establecimientos comerciales, dar vales a los clientes
habituales para fidelizarlos. Tambin sirve para darse a conocer a clientes nuevos,
ofrecindoles un servicio ms barato o gratis. En otros casos sirve para permitir cambiar

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un producto o servicio adquirido por otro en un tiempo futuro, en las devoluciones a

comercios.
Tambin se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando
un empleado necesita dinero para comprar algn material o artculos que no haya en
existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su sueldo, se llena un vale de
caja.
2. Contenido del Vale
El vale contiene:
a. Fecha
b. Cantidad (Nmero y letra)
c. Especificacin clara sobre el concepto
e. Rubrica de autorizacin
f. Firma de la persona que recibe el dinero
C. EL CHEQUE
1. Definicin
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para
extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, sin que sea
necesaria su presencia.
Jurdicamente el cheque es un ttulo de crdito en virtud del cual una persona,
llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito, que es librado,
el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
2. Requisitos del Cheque.
a. Mencin de ser cheque inserta en el texto del documento
b. Lugar y fecha en que se expide
c. La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero
e. El nombre del librado. (una institucin de crdito)
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f. El lugar de pago.
g. La firma del librador
3. Caractersticas
Las caractersticas del cheque son:
a. Literalidad
Significa que vale nica y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de
manera especfica.
b. Valor per se
Otra caracterstica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por s
mismo. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y
cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicacin al banco de por qu lo
est cobrando. Esta caracterstica hace que un cheque sea como un billete, que tiene un
valor por s mismo.
c. A la vista
Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cuando deben
ser pagados. La fecha que se plasma en el cheque slo cumple la funcin de dejar
constancia de cuando el emisor tena la intencin de que ese cheque se cobrase. No
obstante el banco est obligado a hacer efectivo un cheque el da en que se presenta al
cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en ste an no haya llegado. Hay
cheques pos-fechados.

d. Otras caractersticas
Otra caracterstica del cheque como ttulo valor es que la ley le da una calidad tal,
que un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos ms cortos, esto
jurdicamente se conoce como que los ttulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que
conllevan aparejada ejecucin.

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4. Tipos de Cheques.
Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominales o al portador. En
el primer caso, solo la persona o empresa indicada en el cheque puede cobrarlo. En el
segundo, lo puede cobrar cualquiera. En algunos pases la legislacin contempla
nicamente cheques nominales, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de
una persona especfica.
La cantidad a pagar se escribe dos veces (una en nmeros y otra en letras) para
mayor seguridad, y en los dos casos se rodea con smbolos (por ejemplo # C$50,000.00 #
en vez de C$ 50,000.00) para que no se puedan aadir cifras adicionales (y cobrar
C$150,000, por ejemplo). Para imposibilitar todava ms el cambio de cifras se pueden
tapar con celo adhesivo.
Hay cheques que tienen lmites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado;
dgase, 180 das.
a. Cheque cruzado:
Si un cheque est cruzado diagonalmente en el anverso por dos lneas paralelas, el
dinero no se podr retirar en efectivo, sino que tendr que ser ingresado en una cuenta
bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
Cheque para abono en cuenta: Insertando la clusula para abono en cuenta
produce la consecuencia de que no poder ser cobrado en efectivo, sino que deber ser
abonado en la cuenta del tenedor.
b. Cheque certificado:
El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su
poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como acepto
visto o bueno escritas por el librado.

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c. Cheque de caja:
Es un cheque expedido por una institucin de crdito a sus propias dependencias.
d. Cheques de viajero:
Son los expedidos por instituciones de crdito a su propio cargo y son pagaderos
por otro de sus establecimientos dentro del pas o en el extranjero.

D. NOTAS DE DBITO Y NOTAS DE CRDITO

1. Nota de Dbito
En general es un documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error
en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.
Ejemplo de casos en que se utiliza la Nota de Dbito:
a. Bancos:
Cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un cheque
depositado y girado sobre una plaza del interior.
b. Comercio:
Cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses,
sellados y comisiones sobre documentos, etc.

2. Nota de Crdito
Lo contrario que la Nota de Debito, en este documento el comerciante enva a su
cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad,
por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea:
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Roturas de mercaderas vendidas.

Rebajas de precios,

Devoluciones o descuentos especiales

Corregir errores por exceso de facturacin.

E. EL COMPROBANTE DE PAGO
1. Definicin
El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes,
la entrega en uso o la prestacin de servicios.
La principal importancia de emisin y entrega de Comprobantes de Pago, es evitar
una accin ilegal que nos afecta a todos.
Ejemplo: Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y se registra en
el comprobante de pago dicha operacin.
2. Sistema de Comprobantes
El sistema de comprobantes propiamente dicho se compone de varios
procedimientos, que en general los administra el departamento de contabilidad.
El primero de los cuales es el de la preparacin de un formato. Las empresas que
realizan gran cantidad de operaciones requieren un sistema computarizados para registrar
operaciones; como son: compra de mercancas, materiales, muebles y equipos de oficina,
seguros, etc.
F. LA NMINA O PLANILLA
1. Definicin

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La nmina es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relacin

nominal de cada uno de los individuos que en una oficina deben percibir haberes (pagos).

2. Funcin de la Nmina
El procedimiento de nmina consiste en determinar el valor bruto devengado por
cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los
cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado.
Adems de esto, la compaa necesita un resumen de nmina para cada periodo y
generalmente una distribucin de los costos de nmina por departamento, por producto o
por clasificacin en funcin de los diferentes procesos productivos.
3. Contenido de la Nmina
La preparacin de la nmina constituye una funcin que debe incluyen lo
siguiente:
a. Encabezado:

Nombre de la Empresa:

Perodo de pago.

Departamento de la Empresa
b. Cuerpo

Nombre del trabajador

Nmero de Identificacin o INSS

Cargo

Salario Bruto

Otros devengados u otros ingresos

Deducciones

Salario Neto

Firma de recibo del trabajador

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c. Firmas

Elaborado

Revisado

Autorizado

CAPITULO III
OTROS DOCUMENTOS TCNICOS
Este captulo est dedicado al estudio de documentos tcnicos que se utilizan
como medio de comunicacin como son el anuncio y el aviso.
A. EL ANUNCIO
1. Definicin:
Un anuncio son todos los mensajes destinados a dar a conocer un producto, suceso
o similar al pblico. Actualmente los anuncios estn relacionados con un propsito
persuasivo y estn encauzados a la promocin de ciertos artculos, productos y servicios.
El mayor mbito de actuacin de los anuncios son los medios de comunicacin,
especialmente los audiovisuales por tener un efecto ms fuerte sobre el espectador.
2. Caractersticas:
Las caractersticas de los anuncios varan segn los medios:
a. Televisin:
Es el medio ideal para la difusin de estos mensajes, ya que, puede combinar
imgenes en movimiento con sonidos y msicas atractivas para el espectador.
b. Radio:
Los anuncios en algunos casos llamados cuas, son ms persuasivos que
seductores ya que al no disponer de soporte visual tienen que basarse ms en la
argumentacin.
c. Pieza grfica:

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En lo que respecta a la prensa escrita o en revistas, al carecer del poder seductor

del anuncio televisivo y del poder de argumentacin que da la voz en una cua, suelen
explotar ms la imagen de marca del producto a vender, de igual modo en la va pblica
donde tiene el fuerte en que se pueden confeccionar anuncios con relieve para atraer ms
atencin en el mensaje.
B. EL AVISO
1. Definicin
Se denomina aviso a las gacetas manuscritas o informes que expresar una noticia, una
indicio, una advertencia o consejo de forma escrita.
Entre los tipos de anuncios podemos mencionar

Aviso de Empleo

Aviso de Venta

Aviso de Aclaracin

C. EL MARBETE O ETIQUETA
1. Definicin
Es un rtulo que se pega a mercancas u objetos donde va escrita la marca, el
fabricante, el contenido, el precio, la fecha de envasado etc.
Su uso en el comercio es muy importante sirve para identificar paquetes,
encomiendas, el equipaje de una persona cuando viaje al exterior:
Ejemplo de su uso en los aeropuertos:
Esta etiqueta se pega en los bultos de equipaje con el punto de destino y el
nmero del registro: la azafata mete los datos en un ordenador, del cual sale un marbete
autoadhesivo que se pega en la maleta.

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CONCLUSIONES

Los documentos tcnicos son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las transacciones realizadas por una entidad comercial, que se
redactan de acuerdo en la naturaleza y disposiciones segn las leyes de comercio.
En conclusin hacemos referencia la importancia que cumplen los documentos
estudiados:

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las

partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y
obligaciones.
Constituyen un medio de prueba para demostrar la
realizacin

de

los

actos

de

comercio.

Constituyen tambin el elemento fundamental para

la

contabilizacin

de

dichas

operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas

por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.

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BIBLIGRAFA

Comas Dolores, Domnguez Matilde, Introduccin Literaria III, 4ta. Edicin. Buenos
Aires. 1984.
Organizacin del Comercio de la empresa Editorial Ciordia, S.R.L. Mxico. 1979,
LAROUSE. Diccionario Enciclopdico. Editorial Cumbre, S.A. Mxico. 1990.
DIDACTA 2. Enciclopedia Multimedia. Emblem Interactive Inc. 1997.

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