TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

PABLO VALLEJO T.
INGENIERO QUMICO MSc.

SISTEMAS DE GESTIN

Rev. 2014

TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

OBJETIVOS

1. Desarrollar destrezas para el tratamiento de hallazgos

a travs de los principios Kaizen.
2. Implementar un proceso para la prevencin de
ocurrencia de hallazgos.
3. Aplicar metodologas para el anlisis de causa raz.
4. Definir un plan de accin donde se diferencien las
actividades reactivas de las proactivas.

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CONTENIDO

1. Anlisis de evidencia objetiva

2. Identificacin, clasificacin y comunicacin de hallazgos
3. Anlisis de notas de auditora
4. Fundamentos de Kaizen: Cinco pasos
5. Anlisis de causa raz: diagrama de relaciones, Pareto
6. Plan de accin: seguimiento, verificacin y eficacia
7. Indicadores relacionados a hallazgos
8. Examen

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HORARIO

2 das
08h30 16h30
Receso:

10h30 10h50

Almuerzo: 13h00 14h00

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INTRODUCCIN
AUDITORA
Tipo
Muestreo

Tamao
Perodo
Evidencia Objetiva
Percepcin
(Infraestructura, actitud)
Documentacin

Requisitos

Ensayo

Legal
ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
Interno

Hallazgos

Buena Prctica

Conformidad
No Conformidad

Tratamiento

Correccin
Causa raz
Plan de accin
Eficacia

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CINCO PASOS

1.

IDENTIFICAR EL HALLAZGO / PROBLEMA / NO CONFORMIDAD

1.NC

2.

CORRECCIN / ACCIN INMEDIATA / MITIGACIN

2.C

3.

ANLISIS DE CAUSA RAZ

3.CR

4.

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS

4.ACP

5.

EFICACIA

5.E

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TRATAMIENTO DE HALLAZGOS
Resolucin de No Conformidades
5 PASOS

INCUMPLIMIENTO DE
UN REQUISITO

Necesidad de
acciones correctivas?

3
NO CONFORMIDAD

ANLISIS DE CAUSA

CORRECCIN

ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS

2
NO

IMPLANTACIN

ISO

SEGUIMIENTO DE EFICACIA

5
Correcciones
NO

Acciones Inmediatas

?
Se eliminan
causa y efecto?

FIN

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SI
VERIFICACIN

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Paso 1 : Identificacin del HALLAZGO

EL PROBLEMA

El problema genrico, breve,

preciso y aceptado por el auditado.

LA EVIDENCIA

Detalle del tipo, cantidad, lugar,

temporalidad, etc., de la muestra
que presenta el hallazgo.

EL REQUISITO

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PROCEDIMIENTO

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Puede ser legal, de la norma y/o

procedimiento interno. Uno solo, el
ms aplicable y cercano

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Conformidad

NO Conformidad

Pistas

Juicio de valor

1. PROBLEMA

Principal
Secundario

2 . DETALLE EVIDENCIA
3. REQUISITO NO
CUMPLIDO

Legal
Norma

Nota incompleta

Interno

Nota 1: No se debera tratar un hallazgo de No

Conformidad si este est incompleto, no es objetivo o no
est basado en hechos, evidencias y con el requisito
incumplido identificado.

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Paso 2 : Accin inmediata, mitigacin, correccin

Depender del tipo de hallazgo

Elimina los sntomas, ms no la causa raz del problema.
Si el problema no es relevante y/o no es recurrente este paso puede ser
suficiente

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Paso 3 : Anlisis de Causa Raz

Mejoramiento continuo

Grupos de Anlisis

Mejoramiento continuado

Equipos de Accin correctiva

Evaluacin de riesgos
Focus Group
Crculos de Calidad
Equipos Kaizen
SEIS SIGMA

Herramientas de Anlisis

Diagrama causa y efecto

Pareto
Lluvia de ideas
Los cinco por qu?
Ishikawa
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Diagrama de campo de fuerzas

Benchmarking
Diagrama de Flujo
Diagrama de relaciones
Diagrama de rbol
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Paso 4: Plan de Accin ( Acciones correctivas y preventivas)

Dependen del tipo de hallazgo (relevantes y/o recurrentes)
Se deben eliminar las causas del problema.
Evitan volver a tener problemas
Ayudan prevenir potenciales hallazgos similares en otras reas

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Paso 5: Eficacia de las acciones

Eliminar tanto la causa cuanto el efecto.

De no ser eficaces, se deber realizar un nuevo diagnstico y
tratamiento. Posiblemente haya ms causas ocultas.
La eficacia puede verificarse despus de algn tiempo de tomadas las
acciones.

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ERRORES MS COMUNES
1.

Identificar hallazgos que en realidad no lo son o son triviales.

2.

Tratar todos los hallazgos con causa raz y acciones correctivas

3.

Ser reactivos, aplicar solo correcciones en lugar de acciones correctivas

para problemas recurrentes o importantes.

4.

Colocar como causa raz el mismo problema, pero en otras palabras.

5.

Incongruencia del plan de accin con la causa raz.

6.

Confundir eficacia con cumplimiento del plan de accin.

Nota 2: Para que el tratamiento de un hallazgo sea
eficaz y se prevenga su recurrencia se deber aplicar
los cinco pasos, sin caer en los errores comunes.

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Ejemplos para anlisis

CASO

No.

Paso

NC

Dolor de cabeza
Anlisis

Propuesta

Dolor de cabeza

NA

Tomar aspirina

NA

CR

Exmenes mdicos, colesterol elevado

NA

ACP

Pastillas para colesterol, dieta, ejercicio

NA

Chequeo mdico, niveles de colesterol

normales y ausencia de dolor de cabeza

NA

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Ejemplos para anlisis

CASO

No.

Paso

NC

CR

ACP

Accidente de trabajo
Anlisis

Propuesta

Operador cae de altura

NA

Llevarlo a la enfermera para curarlo

NA

Se cay porque se fue al suelo (No es causa, es el

mismo problema en otras palabras)

Estructura no asegurada, no dispona de permiso de

trabajo

Indemnizarlo y cambiarlo de puesto (No ataca causa Revisin total de estructuras, mantenimiento de las
raz)
mismas y emisin de permisos de trabajo

Ya se le pag el seguro (No verifica eliminacin de la Reduccin de accidentes y verificacin del estado de
causa)
estructuras.

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ANLISIS DE CAUSA RAZ

Nota 3: El paso ms importante del tratamiento y la solucin
de un problema es identificar plenamente la(s) causa(s) raz
del mismo.

Cualitativos: diagrama de relaciones

Cuantitativos: Pareto

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DIAGRAMA DE ISHIKAWA

MANO OBRA

OPERADOR

MTODO

MQUINA
OBSOLETAS

DESACTUALIZADOS

CALIFICADO

DESCONOCIDOS

CATEGORAS

NIVELES
DAADAS

ENTREGAS
RETRASADAS

PROVEEDOR
FALTA CALIDAD

NO HAY STOCK

MATERIAL

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MAL TIEMPO

MEDIO

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DIAGRAMA DE RELACIONES

1.

Lluvia de ideas de las causas probables.

2.

Agrupar las ideas hasta en 8 categoras afines. Se

puede complementar con el mtodo de Ishikawa.

3.

Colocar las categoras en crculos y armar un

esquema como el de la figura.

4.

Relacionar con flechas cada categora con el resto,

analizando por parejas cul es causa y cul
efecto.

5.

En los crculos de causa se inicia la flecha (punto)

y en los de efecto termina (cabeza).

4.

Causa raz = ms puntos

5.

Efecto recurrente = ms cabezas de flecha

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RESUMEN
El proceso de tratamiento hallazgos inicia en la identificacin del problema y
termina cuando se demuestra la eficacia del plan de accin (cierre del hallazgo).
Formar equipos de trabajo y elegir una metodologa de anlisis.
Definir si el hallazgo requiere tratarse con los 5 pasos
Los mtodos para causa raz pueden ser distintos en cada caso y tambin

combinarse
Invertir el tiempo que sea necesario para el anlisis de causa.
Realizar seguimientos de las acciones propuestas, se puede usar el proceso

de autoevaluacin.
Cumplir con las fechas establecidas para el cierre y posteriores seguimientos.
Un hallazgo no necesariamente se debe cerrar inmediatamente.

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