MANUAL DE ORGANIZACIN

A) CONCEPTO
Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de
funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas
especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un
manual de organizacin complementa con mas detalles la informacin que
bosqueja el organigrama.
Objetivos:
*Presentar una visin de conjunto de la organizacin
* Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para
destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
* Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.en la ejecucin del trabajo,
evitando la repeticin de instrucciones.
* Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.
* Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas unidades orgnicas.
* Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
matriciales.
B) CLASIFICACIN SEGN SU REA DE APLICACIN
Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea de
ampliacin, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido,
etc.
De acuerdo al rea de ampliacin se puede dividir en manuales generales
de organizacin (abarcan toda la empresa. Se incluye una parte de
antecedentes histricos de la empresa) y manuales especficos de
organizacin (se ocupan de una funcin operacional, un departamento en
particular o una seccin).
C) CONTENIDO DEL MANUAL
El contenido varia de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se
desea detallar, las variantes para manuales mas especficos son:
* Identificacin
* ndice
* Introduccin
-Objetivo del manual
-mbito de aplicacin
-Autoridad

-Como usar el manual

* Directorio
* Antecedentes
* Base legal ( en caso de organismo publico )
* Organigrama
* Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgnica

D) ETAPAS PARA SU ELABORACIN

Para ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe
hacer las siguientes preguntas:
+ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual ?
+ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios ?
+ Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual ?
Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido.
8. PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL ANTEPROYECTO
Se solicitan mas proyectos de los que en realidad pueden llevarse a cabo,
hay cinco criterios para la seleccin del proyecto que son: que el proyecto
este respaldado por la directiva, que su programacin sea congruente con la
disponibilidad de recursos, que dirija a la empresa hacia el logro de las
metas, que sea practico y muy importante como para ser considerado entre
los otros posibles proyectos y se procede a la discusin del que quedara. 9.
AUTORIZACIN Y ACEPTACIN DEL PROYECTO
Despus que se selecciono el proyecto de los anteproyectos se realiza un
estudio de factibilidad sobre sus mritos operativos, tcnicos y
socioeconmicos.
Mediante el estudio de factibilidad, se recopila la informacin que permitir
a los directivos decidir si procede o no un estudio formal del proyecto.

LA IMPORTANCIA
FUNCIONES

DEL

MANUAL

DE

ORGANIZACIN

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento
formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han
adoptado,
y
que
sirve
como
gua
para
todo
el
personal.
El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y
la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la
descripcin
de
cada
puesto
el
perfil
y
los
indicadores
de
evaluacin.
Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario,
minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden,
etc.

Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como:
evaluacin
de
desempeo,
escalas
salariales,
desarrollo
de
carrera
y
otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe
cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este proceso:
Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de los
lderes
como
promotores.
Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la
decisiones
referentes
a
estos
temas.
Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y
puede
ser
interno
o
externo
a
la
organizacin.
Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr
realizar
el
MOF.
Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del organigrama y para
que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro Metodologas para implantar la
estrategia: Diseo organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas metodologas.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los
cambios
fuertes.
Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la
intranet
institucional.
En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las empresas al inicio,
no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el
manual, tambin se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenan y que en algunos
casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio
(descoordinaciones
con
el
cliente,
fallas
en
las
operaciones,
demoras,
etc.).
Hay que anotar que para que la organizacin funcione eficientemente, se hace preciso
complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado
(MAPRO). *