Introducerea programului pentru managementul

documentelor WinArhi
in compania NewPlastConsult IASI

Scurta prezentare
NewPlast Consult Iasi lucreaza si monteaza
tamplarie PVC(termopan)din 1998 in judetul IASI
Eficientizarea activitatii administrative si de montaj
a facut necesara implementarea unui sistem
informatic performant, specializat in managementul
documentelor si al fluxurilor de lucru
Sistemul optim pentru firma s-a dovedit a fi unul
dezvoltat de DualSoft Timisoara
Acest sistem inregistreaza, stocheaza si reutilizeaza
electronic ofertele si comenzile companiei

Nevoia de schimbare
Informatizare redusa
Miscarea greoaie a informatiei
Intarzierea procesului tehnologic,prin lentea
miscarii informatiei la utilizatorii implicati in
procesul tehnologic

Analiza S.W.O.T.
Puncte tari:

Existenta resurselor

Acordul topmanagementului

Implementarea cu ajutorul unei echipe duble interna si externa

Puncte slabe :

Unele probleme in administrarea postvanzare si in relationarea cu DualSoft firma producatoare a softulu

Rezistenta la schimbare a persoanelor de o anumita varsta datorita asa zisei comlexitate a lucrarii implementate

Analiza S.W.O.T.
Oportunitati:

Posibilitatea integrarii a noi programe cu Win Arhi

Crearea de legaturi intre Win arhi si IFS(program de gestiune a materialelor)

Amenintari:

Subdimensionarea proiectului

Neintelegeri intre echipe (interna si externa) la implementare

Cost crescut datorita unor factori neprevazuti ( ex:echipamente stocare date)

Diagnosticul Schimbarii

Diagnosticul Schimbarii
In prezent :
Tehnologiile de lucru sunt elaborate manual
Fisele tehnologice(date identificare client, comanda) sunt
elaborate manual de catre responsabilul de lansare
Ingreunarea obtinerii unei statistici privind consumul de
materiale si al manoperii pe lucrare
Contabilitatea- aplicatiile sunt proiectate sa functioneze
separat confruntarea ducand mereu la strecurarea de erori
Aprovizionarea necunoasterea in orice moment a stocului
de materiale atat in ceea ce priveste consumabilelelcat si a
celor achizitionate in diferite stadii ale productiei

Diagnosticul Schimbarii
Factorii de mediu favorabili:
Informatizarea redusa
Circulatia greoaie a informatiei
Dificultati
in
upgradarea
proiectului
in
desfasurare
Numarul scazut al utilizatorilor
Mediul
extern
este
concentrat
pentru
implementarea unor tehnologii de ultima
generatie generatoare de scaderi importante ale
costurilor

Planificarea Schimbarii

Planificarea Schimbarii - Obiective

existenta unei evidente mult mai clare n ceea ce
priveste consumul de manopera si materiale;
o mai buna disciplina n procesul de montaj;
punerea la dispoztia tuturor celor interesati a
situatiei stocurilor de materiale n timp real;
mbunatatirea
corelarii
activitatii
de
aprovizionare cu cea de montaj.

Planificarea Schimbarii Etapele implementrii

Organizarea proiectului
03.01.2011
Analiz
02.02.2011
Adaptare, instalare i configurare sistem 17.03.2011
Instruire utilizatori
14.04.2011
Acceptan final
13.05.2011
Suport Tehnic
20.05.2011
Final 20.06.2011

Factori PRO si CONTRA schimbarii

Managementul tranzitiei
Implementarea proiectului a durat 6 luni
Au fost organizate cursuri pentru top manageri;
S-a observat faptul ca serverul nu suporta numarul de utilizatori
estimati la inceputul proiectarii;
S-a achizitionat un nou procesor care a upgradat serverul ;
La departamentul Contabilitate rezistenta implementarii a fost ridicata
deoarece persoanele angajate in departament erau in virsta si s-au
adaptat
mai
greu
la
situatie.
Cel mai bine s-a integrat departamentul Tehnic ce include Proiectarea si
Productia
asigurind
un flux al documentelor rapid, comunicare optima si realizare la termen
a proiectelor.

Resurse necesare

achizitionarea a 1 buc. server

~ 12.000 EUR
achizitionarea sistemului de operare n retea ~ 4.250 EUR
achizitionarea de licente de sistem de operare ~ 10.000 EUR
achizitionarea sistemului de baze de date
~ 600 EUR
scolarizarea inginerilor de sistem
~ 700 EUR
achizitionarea a 19 buc. PC-uri
~ 21.500 EUR
achizitionarea conecticii de retea
~ 5.000 EUR
achizitionarea placilor de retea (31 buc.)
~ 1.550 EUR
achizitionarea a 4 buc. imprimante
~ 5.400 EUR
TOTAL ~ 61.500 EUR

Durata implementrii
Faza initiala: achizitia serverului, a staiilor de
lucru, a plcilor de reea, a produselor software
i a licenelor etc.
Durata implementrii propriu-zis: 45 zile pn
n momentul n care serverul si staiile au fost
funcionale, cu toate programele instalate.
Suport tehnic:
22 zile - acomodarea
personalului cu utilizarea programului

Echipele care particip la proiect

Echipele care particip la proiect

Echipa DualSoft Timioara

Coordonat de managerul de proiect care are urmatoarele ndatoriri:

s aib disponibile resursele de care este nevoie (personal suport tehnnic, programatori, materiale, etc)
sarcinile (aciunile) echipei s decurg conform planificrii i s nu sufere ntrzieri.
n aceasta echip mai intr i:
implementatorii asisteni
personal suport tehnic (preluri de baze de date, testri, etc.)
programatori - lucreaz la modificrile necesare

Echipa NewPlastConsult Iai

condus de responsabilul de implementare care are in vedere:

alocarea resurselor, disponibilitatea i realocarea lor
rezolvarea eventualelor conflicte care pot apare
Din aceasta echipa fac parte:
efii departamentelor care sunt implicate n operaiunea de informatizare
sefii departamentelor care sunt afectate (chiar n mic msur) de aceast informatizare
specialitii pe domenii, precum i utilizatorii implicai direct n operarea software-ului

Managementul riscurilor
Lipsa
implicrii
managementului
organizaiei
NewPlastConsult Iai
Lipsa de interes din partea angajailor organizaiei
NewPlastConsult Iai (efort suplimentar, noi atribuiuni
pentru angajai)
Lipsa unui flux clar de informaii i a unor proceduri
clare de lucru n cadrul organizaiei NewPlastConsult
Iai
Sprijinul logistic inadecvat, prin lipsa unor echipamente
conform specificaiilor DualSoft Timioara

nvarea din schimbare

Obstacole:
personalul de execuie
mentalitile angajailor
jocurile interne

Erori

Complexitate nejustificat
Insuficient training pentru utilizatori
Delegarea deciziilor importante personalului neavizat
Bazarea excesiva pe consultani
Baze de date / date iniiale neadecvate / incorecte / amestecate

Capcane
Capcana flexibilitii (cu ct un program software este mai flexibil cu att este mai
mare riscul de a dori adaptarea lui n cele mai mici detalii la procesul de business)
Subestimarea timpului i a efortului implicat n implementare

Rezultatele propuse
introducerea fisele tehnologice pe calculator
motivul pentru care a fost elaborata respectiva fisa
Fisierul cu aceste informatii va fi la dispozitia Serviciilor Urmarirea
Productiei care vor putea decide lansarea tehnologiei
La lansarea tehnologiei se va realiza si defalcarea automata a fiselor
tehnologice n bonuri de materiale si manopera si tiparirea acestora
Bonurile de materiale vor merge la magazii de unde vor fi transmise la
contabilitate unde se actualizeaza stocurile de materiale si de asemenea se
completeaza din stoc pretul materialelor
bonurile de materiale sa fie operate n calculator direct de catre
gestionarii de la magazii ceea ce va permite ca stocul de materiale
raportat de sistem sa corespunda in orice moment cu cel real din magazie,
putnd fi consultat cu ncredere de catre proiectanti, tehnologi, personal
din Serviciul Aprovizionare.

Concluzii
Am analizat modul de implementare a programului de gestionare a
documentelor WinArhi de catre firma DualSoft pentru firma NewPlast
Consult
WinArhi permite controlul, organizarea, accesul i publicarea
documentelor i informaiilor vitale din cadrul firmei NewPlastConsult
ntr-un mod rapid, uor i precis.
Investitia necesara a fost estimata la 13.500 EUR
Implementarea a condus la o crestere a cifrei de afaceri si a profitul cu
10% fata de anul precedent
Scaderea timpilor necesari pentru circulatia informatiilor in
intreprindere
Reducerea timpului necesar regsirii documentelor, gestionarea
centralizat a documentelor i fluxurilor de lucru, mbuntirea
colaborrii angajailor

Finish Line