Oleh :

Biro Organisasi

PROGRAM DAN LATAR BELAKANG KONDISI

PROGRAM UTAMA BIDANG SDM APARATUR
REFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

PENATAAN PEGAWAI
KONDISI PENYEBAB

Kinerja PNS
rendah dan
kurang disiplin

Kompetensi jabatan
belum digunakan
sebagai dasar
penempatan pegawai

Pegawai non
struktural belum
jelas jabatannya
2

LANGKAH-LANGKAH STRATEGIS YG PERLU

DILAKUKAN DIBIDANG PENATAAN SDM

1. Menghitung kembali secara cermat perkiraan

kebutuhan PNS (gambaran tepat mengenai jumlah
dan jenis yg dibutuhkan.
2. Melakukan fit & proper test untuk memperoleh
aparatur yg tepat untuk jabatan yg tepat (The right
man in the right position).
3. Analisis dan pengembangan jabatan fungsional.
4. Pengembangan SDM melalui studi lanjut dan diklat
teknis fungsional.
5. Membangun sistem informasi manajemen aparatur.
3

KONDISI YANG DIHARAPKAN

MELALUI PENATAAN APARATUR

Setiap PNS punya peran yang jelas dalam

menjalankan modal SOTK SKPD;
Antara
jabatan
dan
pegawai
sesuai
kompetensinya;
Penilaian kinerja obyektif;
Penghargaan dan sanksi adil;
PNS jelas kariernya.

LANDASAN YURIDIS
UU No. 43 Tahun 1999
Tentang Perubahan Atas UU No. 8 Tahun 1974

Pasal 17 ayat (1):

PNS diangkat dalam
jabatan dan pangkat
tertentu

Pasal 17 ayat (2):

Pengangkatan berdasarkan
prinsip profesionalisme
tertentu sesuai kompetensi

Seseorang duduk dalam

jabatan tertentu.
Seseorang didayagunakan
untuk tugas jabatan yang
didudukinya.
Seseorang ditetapkan
untuk memperoleh hasil
kerja tertentu.

Dasar pembentukan PNS

profesional dengan
pengangkatan dalam jabatan
berdasarkan kompetensi.
5

JABATAN
STRUKTURAL
(Manajerial)

Memimpin unit kerja/nomenklatur jabatan

dengan tugas manajerial
Fungsional Umum (Non Struktural)/
Non Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial
tanpa jenjang, kenaikan reguler, ditetapkan
oleh pejabat pembina kepegawaian setempat.

FUNGSIONAL
Fungsional Tertentu/
Angka Kredit
Pengelompokan tugas teknis non manajerial,
berjenjang berdasarkan tingkat kesulitan,
ditetapkan oleh Menpan.
6

Memperbaiki
keadaan

Pegawai tidak jelas

apa pekerjaannya dan
kapan
mengerjakannya

Menuju kondisi

DUKUNGAN KETERLIBATAN
SEMUA PIMPINAN UNIT

Semua pegawai memiliki

kejelasan kedudukan, peran,
tugas, tanggung jawabnya
7

PERAN PIMPINAN
SETIAP PIMPINAN UNIT ADALAH
MANAJER YANG MELAKUKAN
FUNGSI MANAJEMEN

KETERLIBATAN
PENATAAN PEGAWAI
MENGHITUNG BEBAN KERJA UNITNYA UNTUK
PERENCANAAN KEPEGAWAIAN
MENDAYAGUNAKAN PEGAWAI UNTUK
PENGEMBANGAN KARIER DAN PEMBENTUKAN
PROFESIONALISME
8

P R O F E S I O NALI S M E
PNS MENJADI AHLI DI BIDANGNYA KARENA KOMPETENSI YANG DISYARATKAN
OLEH JABATAN SESUAI DENGAN YANG DIMILIKINYA

bentuknya

dengan kecakapan yang dimiliki dapat bekerja

mandiri.
mampu memecahkan masalah organisasi terutama
yang berkaitan dengan substansi pekerjaannya.
kecakapan kerja diaktualisasikan menjadi hasil
kerja sebagai karya pribadi.
9

ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

Penyempurnaan dan Pendayagunaan Aparatur Negara
Langkah Utama dan Pertama
ANALISIS JABATAN

Pondasi Kokoh: -

penataan kelembagaan
penataan kepegawaian
penataan ketatalaksanaan

ANALISIS BEBAN KERJA

Merupakan validitas reliabilitas Anjab
Menghitung waktu dan kapasitas pegawai
dalam melaksanakan tugas
10

PENGERTIAN ANALISIS BEBAN KERJA

1. Suatu teknik untuk mengukur dan menghitung beban
kerja dari suatu unit kerja atau jabatan sebagai
perbandingan antara jumlah tenaga kerja yang
dipergunakan dengan hasil yang diperoleh.
2. Teknik untuk mengurai jumlah tugas, waktu yang
diperlukan/setiap tugas dan tenaga kerja yang
diperlukan agar tugas tersebut dapat dilaksanakan.
3. Proses yang dilakukan secara logik, teratur dan
berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan
kualitas pegawai yang diperlukan.
11

MAKSUD ABK
Menghitung beban kerja unit atau jabatan sehingga
diketahui beban kerja setiap unit dan jabatan,
sehingga ada kejelasan kebutuhan pegawai.

TUJUAN
Untuk menghitung kebutuhan pegawai agar pegawai
memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara
nyata
terlihat
sumbangan
tenaganya
terhadap
misi/tupksi organisasi atau program/kegiatan yang telah
ditetapkan.
12

PERSIAPAN PENYELENGGARAAN ABK

1. Pembentukan Tim ABK;
2. Pengumpulan bahan awal/data awal;
3. Penyusunan isntrumen pengumpulan data;
4. Pemberitahuan kepada instansi yang akan dianalisis;
5. Training bagi calon Analis beban kerja.

13

METHODE/TEKNIK PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

A. Methode Historis
Methode analisis beban kerja dengan cara
menghitung catatan pekerjaan masa lampau yaitu
mencari dan menghitung hubungan data yang
diperoleh dengan pelaksanaan pekerjaan dalam
kurun waktu tertentu.
B. Methode Pelaporan Pegawai
Methode menghitung beban kerja berdasarkan
catatan harian pegawai dalam periode yang sedang
berjalan.
14

Methode .. (lanjutan)

C. Methode Penelaahan Waktu

Methode menghitung beban kerja berdasarkan waktu
yang dipergunakan dalam menyelesaikan pekerjaan
atau tugas.

D. Methode Penggunaan Waktu Yang Ditetapkan

Methode analisis beban kerja dengan menggunakan standar
waktu yang telah ditetapkan terlebih dahulu standarnya dan
telah teruji dan diakui secara umum atau nasional.

15

Methode .. (lanjutan)

E. Methode Sampling Tugas

Methode menghitung beban kerja dengan melalui observasi
atau pengamatan yang sungguh-sungguh tentang sampel
atau contoh tugas atau kegiatan yang diteliti yang nantinya
dapat dipergunakan untuk menghitung beban kerja sejenis,
semakin banyak sampel semakin baik dan akurat.

16

Methode .. (lanjutan)
F.

Methode Praktis Komparatif

1.

Methode perbandingan tugas, maksudnya analisis

beban kerja dengan membandingkan satu jenis tugas
dengan tugas yang sejenis dalam beberapa lembaga
atau unit organisasi sehingga dapat dipakai sebagai
pengukur beban kerja.

2.

Job Ticket Methode adalah metode analisis beban kerja

dengan mencatat waktu dan hasil tugas yang
dilampirkan dalam bahan kerja (tugas).

3.

Slotting Technique Methode adalah analisis beban kerja

yang digunakan untuk bidang pekerjaan yang sangat
variatif.

17

Methode .. (lanjutan)

4.

Methode estimasi teknis, suatu methode analisis beban

kerja yang mengandalkan wawancara terhadap orang
yang pengalaman terhadap penyelesaian suatu tugas.

5.

Methode prosentase rata-rata waktu kerja yaitu dengan

memperhitungkan jumlah pegawai yang masuk, hari
kerja resmi dan cuti pegawai diperhitungkan untuk
beban kerja.

6.

Best Judment Technique adalah analisis beban kerja

dengan
mengandalkan
ukuran
kemampuan
perorangan pegawai dan penjelasan dari orang yang
sangat mengetahui tentang beban kerja dari jabatan
atau lembaga yang dianalisis.

18

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

A.

Berdasarkan hasil kerja

Dengan cara menghitung jumlah beban kerja dibagi prosentase waktu

kerja efektif dan prestasi kerja pegawai.
Contoh:
Hasil kerja
Waktu penyelesaian
Prestasi kerja pegawai
Waktu kerja efektif

:
:
:
:

2.400 eksemplar
20 menit
20 eksemplar
70%/5 jam 36 menit/hari

5.36 x 60 Menit
Beban Kerja =

x 20 eksemplar = 322 eksemplar

20 menit
2.400

Kebutuhan Pegawai =

= 7,45

322
Untuk menghasilkan 2.400 eksemplar produk dalam 1 hari kerja efektif
dibutuhkan 7 orang

19

Analisis Kebutuhan Pegawai . (lanjutan)

B. Berdasarkan perangkat kerja atau alat kerja

Harus ditelusuri perangkatnya, tentukan nama
jabatan yang akan mengoperasikan alat atau
perangkat kemudian tentukan berapa pemangku
jabatannya, baru dihitung secara menyeluruh
kebutuhan pegawainya.
C. Berdasarkan obyek kerja
Menentukan berapa jumlah beban kerja dalam satu
hari, menentukan standar kemampuan pegawai
perhari, menetapkan jumlah waktu kerja sehari,
menentukan
standar
obyek
perhari,
baru
menentukan jumlah kebutuhan pegawai.
20

Analisis Kebutuhan Pegawai . (lanjutan)

D. Berdasarkan jabatan
Sebenarnya analisis kebutuhan pegawai dapat
disusun berdasarkan jabatan yang ada, karena
dalam jabatan terkandung hasil kerja, alat yang
digunakan dan obyek kerja atau tugas.
Namun untuk ketepatan berapa pegawai yang harus
menduduki setiap jabatan dalam satu unit atau
lembaga perlu dikaji mengenai jumlah waktu, jenis
kegiatan dan frekwensi pelaksanaan tugas.

21

menghitung jumlah beban suatu pekerjaan

(volume) dalam suatu unit kerja atau unit
organisasi sehingga diketahui berapa jumlah
pegawai yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut

ORGANISASI BERISI JABATANJABATAN

INSTRUMEN DASAR
YANG HARUS
DIMILIKI
22

Tujuan utamanya menjawab:

1)
2)
3)
4)

Penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan

efisien;
Tuntutan profesional
ketidaksesuaian antara
kompetensi pegawai dengan jabatan;
Pendistribusian belum mengacu pada kebutuhan;
Komposisi
keahlian
atau
ketrampilan
belum
proporsional.
KUNCI SUKSES MEMBANGUN SISTEM
Butuh pola yang jelas dan berkesinambungan
23

ASPEK-ASPEK DALAM PERHITUNGAN

1. Beban Kerja
2. Standar Kemampuan Rata-rata
3. Waktu Kerja
Ad. 1.

Beban kerja perlu ditetapkan melalui

program-program
unit
kerja
yang
selanjutnya dijabarkan melalui targettarget kerja.
24

Ad. 2.

Norma Waktu: satu satuan waktu yang

dipergunakan untuk mengukur berapa
hasil yang diperoleh
Norma Waktu =

Orang x Waktu
Hasil

Contoh:
Pengkatalog dalam waktu 15 menit menghasilkan berapa
judul buku? (3 judul buku)
1 Orang Pengkatalog x 15 menit
Norma Waktu =
3 judul buku
Dapat ditetapkan SKR seorang Pengkatalog adalah 15
menit menghasilkan 3 judul buku.
25

Norma Hasil: satu satuan hasil dapat diperoleh

dalam waktu berapa lama
Norma Hasil =

Hasil
Orang x Waktu

Contoh:
Penganalisis Jabatan untuk menghasilkan Uraian Jabatan
diperlukan waktu berapa lama? (120 menit)
1 Uraian Jabatan
Norma Hasil =
1 Penganalis Jabatan x 120 menit
SKR = seorang Penganalis Jabatan untuk menghasilkan
satu uraian jabatan diperlukan waktu 120 menit.
26

Ad. 3. Waktu Kerja

Waktu Kerja Efektif
Waktu yang secara efektif digunakan untuk bekerja, terdiri:
HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF

Hari Kerja Efektif

Jumlah hari dalam kalender yang dikurangi hari libur
dan cuti.
Jumlah hari menurut kalender
:
....... hari
Jumlah hari minggu dlm 1 Thn
: ...... hari
Jumlah hari libur dlm 1 Thn
: ...... hari
Jumlah hari cuti dlm 1 Thn
: ...... hari
Jumlah Libur + Cuti
:
...... hari

Hari Kerja Efektif

...... hari
27

Jam Kerja Efektif (JE)

Jam kerja formal (JF) dikurangi waktu kerja hilang
tidak bekerja (buang air, melepas lelah, istirahat
makan, dsb + 30% (A).
Jumlah jam kerja formal 1 minggu dihirung 8 jam per
hari = 5 hari kerja
JF = 5 hari x 8 jam x 60 menit = 2.400 menit/40 jam
A = 30% x 2.400
= 720 menit/12 jam
JE = JF - A
= 1.680 menit/28 jam

28

TAHAPAN MENGHITUNG FORMASI PEGAWAI

I. ANALISIS JABATAN
II. PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI
III. MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAI
III. MENGHITUNG KESEIMBANGAN KEBUTUHAN
DAN PERSEDIAAN
29

HAL YANG DIPERLUKAN DALAM

MENGHITUNG FORMASI
1. Memperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung
jawab pimpinan unit yang menangani kepegawaian;
2. Memperkirakan kebutuhan pegawai dibantu dengan
masukan para pimpinan teknis;
3. Memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan
perkiraan program-program yang terdapat pada
pelaksanaan tugas;
4. Memperkirakan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam
jabatan dan syarat-syarat;
5. Memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan data
kepegawaian minimal 3 tahun yang lalu;
6. Pencatatan berkesinambungan (Simpeg).
30

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI

A. Perhitungan dengan metode umum
Pendekatan hasil;
Pendekatan obyek kerja;
Pendekatan peralatan;
Pendekatan tugas petugas jabatan.
B. Perhitungan pegawai dengan dengan standar
kebutuhan minimal yang telah ditetapkan oleh
instansi pembina

Tenaga Kesehatan;
Tenaga Pendidikan.
31

CONTOH PENDEKATAN

32

A. PENDEKATAN HASIL KERJA

Hasil kerja adalah produk/output jabatan

Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi
dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/
bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.
Metoda ini efetif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya hanya saru jenis.

Informasi yang diperlukan:

1. Wujud hasil kerja dan satuannya;
2. Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus
dicapai;
3. Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

Beban Kerja
x 1 orang
Rumus =
Standar kemampuan rata-rata
33

Contoh: Pendekatan Hasil Kerja

Jabatan
Hasil Kerja
Beban Kerja/Target Hasil
Standar Kemampuan Pengentrian

:
:
:
:

Pengentri Data
Data entrian
200 data entrian setiap hari
30 data per hari

Perhitungannya adalah:

200 data entrian

x 1 orang = 6,67 orang
30 data entrian
Dibulatkan menjadi 7 orang

34

B. PENDEKATAN OBYEK KERJA

Obyek kerja adalah obyek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan

Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari jumlah obyek yang harus dilayani.
Sebagai contoh, dokter melayani pasien, maka obyek kerja jabatan
dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut
dipengaruhi oleh banyaknya pasien.

Informasi yang diperlukan:

1. Wujud obyek kerja dan satuannya;
2. Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang
harus dilayani;
3. Standar kemampuan rata-rata untuk melayani obyek kerja.

Obyek Kerja
x 1 orang
Rumus =
Standar kemampuan rata-rata
35

Contoh: Pendekatan Obyek Kerja

Jabatan
Obyek Kerja
Beban Kerja
Standar Kemampuan Pemeriksaan

:
:
:
:

Dokter
Pasien
80 pasien per hari
25 pasien per hari

Perhitungannya adalah:

80 pasien
x 1 dokter = 3,2 orang dokter
25 pasien
Dibulatkan menjadi 3 orang

36

C. PENDEKATAN PERALATAN KERJA

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.

Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari peralatan kerjanya.
Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada
kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Informasi yang diperlukan:

1. Satuan alat kerja;
2. Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
3. Jumlah alat kerja yang dioperasikan;
4. Rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).

Peralatan Kerja
x 1 orang
Rumus =
Rasio Penggunaan Alat Kerja
37

Contoh: Pendekatan Peralatan Kerja

Bis Angkutan Pegawai
Satuan alat kerja

: Bis

Jabatan yang diperlukan untuk

pengoperasian alat kerja

: - Pengemudi Bis
- Kernet Bis
- Montir Bis

Jumlah alat kerja yang dioperasikan

: 20 bis

Rasio Pengoperasian Alat Kerja

: - 1 pengemudi 1 Bis
- 1 Kernet 1 Bis
- 1 Montir 1 Bis

38

Jumlah pegawai yang diperlukan:

Pengemudi Bis:
20 Bis
x 1 pengemudi = 20 pengemudi
1 Bis

Kernet Bis:
20 Bis
x 1 kernet = 20 kernet Bis
1 Bis

Montir Bis:
20 Bis
x 1 montir = 20 montir Bis
1 Bis

39

D. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN

Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam.
Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak.
Informasi yang diperlukan:
1. Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;
2. Waktu penyelesaian tugas;
3. Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata;

Waktu Penyelesaian Tugas

Rumus =
Waktu Kerja Efektif
Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT. Sedangkat Waktu Kerja
Efektif disingkat WKE

40

Contoh: Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan

Jabatan: Pengadministrasi Umum
NO

URAIAN TUGAS

BEBAN TUGAS

SKR

WPT

5 (3X4)

1.

Mengetik surat

70 lb/hari

12 menit/lb

840 menit

2.

Mengagenda surat

24 surat/hari

6 menit/surat

144 menit

3.

Mengarsip surat

24 surat/hari

5 menit/surat

120 menit

4.

Melayani tamu

4 tamu/hari

6 menit/tamu

24 menit

5.

Menyusun laporan Daftar

Hadir

1 laporan/hari

30 menit/lap

30 menit

6.

Mengadministrasikan
kepegawaian

16 data/hari

90 menit/data

1.440 menit

7.

Dan seterusnya

n menit

WPTsebagai
2.598 +waktu
n menit
Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yg ditetapkan
kerja efektif adalah 270 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan
untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah:

2.598 + n menit
x 1 orang = .9,62 orang
270 menit
41

TERIMA KASIH

- WASSALAM42