Managementului

Proiectelor

Importana Managementului
Proiectelor
Odat cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informaiei i mijloacelor de
comunicare, un loc tot mai important ncepe s-l ocupe desfurarea activitii unei
firme/asociaii/instituii pe baz de proiecte. n prezent, se consider c 50 % dintre activitile
companiilor mari sunt conduse dup principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea,
instituiile publice sau private, ca i organizaiile non-guvernamentale au nceput diverse proiecte att
la nivel naional, ct i internaional. Se pot realiza proiecte n orice domeniu de activitate (sntate,
economie, politic, informatic, drept etc.)
Managementul proiectelor poate fi perceput ca o tiin, ca o art sau ca o tehnic, prin care se
realizeaz un anumit scop. Odat cu revenirea Romniei la economia de pia, s-a simit tot mai mult
necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza ct mai structurat i de a justifica cererile
pentru schimbare, pentru mbuntire sau finanare a ceva deja existent sau propus a se nfiina. De
multe ori ns, proiectele nseamn pentru unele persoane doar o cerere pentru finanare, n special
de la o surs extern, pe ct posibil nerambursabil. Aceasta este i o prim greeal n nelegerea
managementului proiectelor i de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la nceput.

Definiii - termeni
Deseori se nregistreaz unele confuzii n definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentm, n
continuare, cteva din definiiile date acestor termeni.

Proiect ceea ce intenionm s facem. (Larousse)

scopul pe care l urmrim, imaginea pe care ne-o formm despre ceea ce vom ntreprinde i mijloacele pe care le vom folosi
(Le Robert)

un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou (Institutul de Managementul Proiectelor)

un set de activiti integrate, menite s ating un obiectiv prestabilit, ntr-o perioad de timp determinat i urmnd un
plan de aciune stabilit (OECD)
Proiectele sunt aadar activiti unice, complexe, care au anumite obiective, avnd un grad ridicat de noutate, o limit de timp pentru
realizarea lui i care necesit structuri organizatorice i metode speciale. Obiectivul urmrit l reprezint crearea unui valori noi
(produs/structur/serviciu/idee etc.)

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei. Este
necesar ca obiectivele s fie cuantificabile i s se stabileasc limite de timp pentru atingerea lor.

Scop rezultatul favorabil ce se ateapt de la un proiect, nefiind necesar ca acesta s fie cuantificabil.
Operaie o activitate primar cu caracter de rutin

Definiii termeni
Plan de afaceri
Are rolul de a scoate n eviden situaia organizaiei la un moment dat, precum i a
mediului concurenial n care i desfoar activitatea.

Studiu de fezabilitate
Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii n practic a unei idei sau
a continurii ei, lundu-se n calcul o mare diversitate a formelor sale de
implementare i a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

Program grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obine beneficii care nu ar

rezulta dac ele ar fi conduse separat.

Elementele proiectului
Managementul proiectelor (project management) cuprinde structurile organizatorice necesare
derulrii proiectelor la nivelul organizaiei, organizarea intern a proiectului i corelaiile dintre
acestea. Este n acelai timp i un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor
presupune aplicarea contient a unui set coerent de principii, reguli, cunotine, metode,
tehnici, instrumente utilizate n planificarea, organizarea, conducerea i controlul unui proiect.
Concepia integrat asupra managementului proiectelor ia n considerare 4 elemente de baz ale
unui proiect:
Timpul
Bugetul (resurse) oameni, tehnologii, bani
Calitatea (o anumit tehnologie, performan, anumite caracteristici ale unui produs)
Ateptrile participanilor (finanatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect,
beneficiari, stakeholderii - cei implicai n realizarea proiectelor angajai, acionari, furnizori,
organisme de interes public etc.)

Diferene ntre program i

proiect

Caracteristici

Program

Proiect

Amplasarea spaiului

Mare (naional/internaional)

Punctual/Local

Poziionarea

ansamblul Instrumente de amplasare a strategiei

investiiilor

Componente
programelor/Iniiative

Buget

Global i ajustabil

Fix

Durat

Nedefinit, ani

Luni, ani

Rolul echipei

Planificare, coordonare, supervizare

Implementare direct

ale

Evoluie
i n rile mai dezvoltate, managementul proiectelor a cunoscut o
evoluie rapid, odat cu schimbrile care au aprut n cadrul unei
instituii. Dintre aceste noi abordri, amintim:
Globalizarea
Creterea accentuat a informatizrii i a reelelor informatice tot mai
ample, apariia magistralelor informatice
Renunarea la structuri ierarhice foarte complexe i trecerea la forme
liniare prin ncurajarea muncii n echip, formarea angajailor astfel
nct s fie specialiti n mai multe domenii i creterea rolului fiecruia
dintre acetia la realizarea unui proiect

MP implic abordarea integrat a urmtoarelor

tipuri de management:
managementul timpului (va rspunde la urmtoarele ntrebri: Care sunt activitile care trebuie realizate

n cadrul proiectului i ct dureaz fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?)
managementul costului planificarea i estimarea resurselor ce urmeaz a fi utilizate, realizarea
bugetului, controlul costurilor
managementul calitii planificarea atingerii unui anumit nivel al calitii, controlul calitii
managementul resurselor umane formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect i a
celorlalte persoane implicate n proiect, delegarea sarcinilor
managementul comunicrii cuprinde distribuirea informaiilor ntre diferite persoane participante la
proiect, managementul conflictelor, modalitile de comunicare
managementul riscului (va rspunde la urmtoarele ntrebri: care sunt riscurile care pot aprea i cum
pot fi acestea diminuate? Care vor fi activitile care trebuie ntreprinse n cazul apariiei acestora?)
managementul integrrii proiectelor se refer att la integrarea proiectului n strategia programului sau a
instituiei care l lanseaz, ct i la integrarea scopului proiectului n misiunea instituiei care realizeaz
proiectul, a integrrii scopului proiectului cu obiectivele sale.

Caracteristicile unui proiect

Nu orice efort ntreprins este echivalent cu un proiect. Caracteristicile unui proiect sunt aadar:
Limit de timp (dat de nceput i de sfrit bine stabilite) i localizare bine delimitat n spaiu
Are anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite ca rspuns la o problem pe

care ne-am propus s o rezolvm.

Are prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se ncadreze
Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)
Consum resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la nceputul activitilor)
Este o activitate complex, care implic riscuri specifice
Are un responsabil leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din echipa care particip la
proiect sunt bine definite
Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze n
continuare
Creeaz o valoare nou produs/serviciu/idee/structur unic i cu un grad ridicat de noutate

 Necesit o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri organizatorice speciale.

Proiectele pot dura cteva zile/luni/ani n funcie de complexitatea lor. n cazul proiectelor

mari, de anvergur, aceste vor fi divizate n componenete mai uor de coordonat, numite
subproiecte.
Un obiectiv se definete complet prin patru componente obligatorii:
atributul, coninutul obiectivului: pre, calitate, fiabilitate etc.;
scar de msur: obiectivul trebuie s fie raportat unui palier de valori cunoscut i utilizat
de conductor: nivel (calitativ), grad (de absenteism) etc.;
norm: valoarea exact care trebuie obinut pe scara definit anterior;
un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat ntr-o perioad de timp care trebuie
determinat i datat. Modificnd orizontul de timp obinem un alt obiectiv care impune,
la rndul su, o alt strategie.

Obiective SMART
Stabilirea obiectivelor este o etap de baz n elaborarea unui proiect i cuprinde un ansamblu de activiti prin

realizarea crora trebuie s gsim o soluie real la ntrebarea unde dorim s ajungem la sfritul proiectului?.
Aceasta presupune o anticipare i o evaluare a unei situaii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea
urmtoarele caracteristici SMART:
Specific: claritatea obiectivului ce, cine, cum, pentru cine, cnd, unde facem?
Msurabil: n orice moment este bine s tim nivelul la care am ajuns;
Abordabil/aprobat (attainable): se refer la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;
Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem i cu cele care vor fi acceptate din partea
finanatorului i este necesar ntr-un anumit context, oferind o soluie la o problem care trebuie rezolvat;
ncadrare n Timp (timely) proiectul are o anumit limit de timp pentru realizarea lui.
Alturi de aceste 5 caracteristici pe care trebuie s le ndeplineasc un obiectiv, mai sunt necesare nc 3 condiii
pentru ca el s poat fi realizat:
s fie nelese i acceptate de toi membrii echipei care lucreaz la proiect
s fie bine definite responsabilitatea i autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect)
s corespund misiunii i celorlalte obiective ale instituiei care realizeaz proiectul

Exemple de obiective
depistarea precoce a cancerului mamar n judeul Braov prin
realizarea unui screening n toate localitile judeului pn la
data de 31 decembrie 2003 la femeile de peste 30 de ani;
realizarea unei baze de date necesare pentru raportrile
provenite de la medicii de familie i de specialitate la CAS Cluj
pn la data de 1 octombrie 2004;
construirea unui centru de plasament pentru copiii orfani din
judeul Arge pe o suprafa de 4 000 m2 , avnd un cost total
de 500.000 euro pn la data de 1 februarie 2004.