ASSEMBLING

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Tempat meneliti kelengkapan isi dan perakitan berkas rekam
medis sebelum disimpan.

TUJUAN

Meningkatkan kinerja tenaga assembling guna menunjang

mutu atau kelengkapan berkas rekam medis dibagian
assembling yang lebih baik.

KEBIJAKAN

Pada setiap berkas rekam medis yang akan disimpan di rak

penyimpanan.

PROSEDUR

1. Menerima pengembalian berkas rekam medis dari

unit pelayanan rawat jalan dan rawat inap dengan
menandatangani buku ekspedisi.
2. Mencocokkan jumlah berkas rekam medis dengan
jumlah pasien yang tertulis pada sensus harian.
Jumlah berkas rekam medis yang diterima harus
sesuai dengan jumlah yang dicatat.
3. Meneliti
sekaligus

isi

kelengkapan

berkas

rekam

medis

formulir-formulir

rekam

medis

diatur

kembali sehingga sejarah dan riwayat pasien mudah

ditelusuri.

ASSEMBLING

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PROSEDUR

_______________________
_
4. Bila berkas rekam medis belum lengkap, tulis ketidak
lengkapannya pada secarik kertas yang ditempelkan
di berkas rekam medik, kemudian dikembalikan ke
unit pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapi
oleh petugas yang bertanggung jawab dengan
menggunakan buku ekspedisi.
5. Bila sudah lengkap berkas rekam medik diserahkan

ke fungsi pengkode.
UNIT TERKAIT

1. Unit Rawat Jalan

2. Unit Rawat Inap
3. Administrasi Rawat Inap
4. Fungsi Koding
5. Tim Akreditasi
6. Tim Pengendali Mutu

PENGAMBILAN BERKAS DARI RAK PENYIMPANAN

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
1/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan
berdasarkan permintaan pasien yang datang berobat atau
untuk mendapatkan pelayanan lainnya.

TUJUAN

Untuk mempermudah dalam pengambilan berkas rekam

medis dalam rak penyimpanan.

KEBIJAKAN

Setiap berkas rekam medis yang dibutuhkan baik untuk

rawat jalan, rawat inap dan kasus tertentu.

PROSEDUR

1. Menerima tracer dari unit pengguna atau peminjam.

2. Menyimpan tracer di depan berkas rekam medis
yang akan diambil, selanjutnya berkas rekam medis
dapat diambil.
3. Bila dijumpai berkas rekam medis yang diperlukan
tidak ditemukan di rak penyimpanan, melacaknya
dengan buku ekspedisi.
4. Menyerahkan

berkas

rekam

medis

dengan

menggunakan buku ekspedisi kepada peminjam.

PENGAMBILAN BERKAS DARI RAK PENYIMPANAN

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

_______________________
_
UNIT TERKAIT

1. Rekam Medik
2. Pendaftaran
3. Unit Rawat Jalan
4. Unit Rawat Inap
5. Entry Data
6. Administrasi Rawat Inap
7. Tim Akreditasi
8. Tim Pengendali Mutu

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Cara pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap
yang telah selesai menjalani perawatan.

TUJUAN

Agar pengolahan data pasien rawat inap dapat segera diolah

untuk mendukung pelaporan data intern dan ekstern.

KEBIJAKAN

Pada berkas rekam medis pasien yang pulang dan sudah

disetujui oleh dokter.

PROSEDUR

1. Pasien

yang

telah

selesai

mendapat

perawatan/pulang, baik sembuh maupun meninggal,

maka berkas rekam medis diserahkan ke petugas
administrasi

rawat

inap

setelah

diisi

resume

mediknya.
2. Petugas administrasi rawat inap memilah berkas
rekam medik pasien BPJS/JKN dan asuransi lainnya
untuk digandakan guna kepentingan klaim.
3. Berkas rekam medik rawat inap harus dikembalikan
ke unit rekam medik dalam waktu 2X24 jam setelah
pasien pulang.
4. Berkas

rekam

medik

dikembalikan

dengan

menggunakan buku ekspedisi pengembalian yang

ditanda tangani oleh petugas rekam medik.

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

_______________________
_
UNIT TERKAIT

1. Unit Rawat Inap

2. Administrasi Rawat Inap
3. Tim Akreditasi
4. Tim Pengendali Mutu

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT

JALAN

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Cara pengembalian berkas rekam medik rawat jalan dari
poliklinikmaupun IGD dalam waktu 24 jam.

TUJUAN

Agar supaya bagian penyimpanan dapat memantau berapa

jumlah

berkas

yang

keluar

dan

masuk

dari

ruang

penyimpanan.
KEBIJAKAN

Pada berkas rekam medis pasien yang telah selesai

pelayanan rawat jalan.

PROSEDUR

1. Pasien yang telah selesai mendapat pelayanan rawat

jalan dari poliklinik, berkas rekam medik diserahkan
ke petugas entry data.
2. Petugas entry data memilah berkas rekam medik
pasien BPJS/JKN dan asuransi kesehatan lainnya
untuk digandakan guna kepentingan klaim.
3. Semua berkas rekam medis rawat jalan harus
kembali dalam waktu 24 jam, diluar ketentuan
tersebut dokter/perawat yang masih membutuhkan
berkas rekam medis wajib memberitahu kepada
petugas rekam medik.

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT

JALAN

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PROSEDUR

_______________________
_
4. Berkas rekam medik dikembalikan oleh petugas entry
data ke bagian rekam medik dengan menggunakan
buku ekspedisi.

UNIT TERKAIT

1. Pendaftaran
2. Unit Rawat jalan
3. Entry Data
4. Rekam Medik
5. Tim Akreditasi
6. Tim Pengendali Mutu

PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Permintaan data rekam medis baik itu dari dalam Rumah
Sakit maupun dari luar Rumah Sakit.

TUJUAN

Agar permintaan data rekam medis dapat dipenuhi sesuai

dengan permintaan.

KEBIJAKAN

Setiap berkas rekam medis yang digunakan oleh petugas

sesuai dengan permintaan.

PROSEDUR

1. Semua berkas rekam medis yang keluar dari

ruangan rekam medik wajib dicatat pada tracer dan
buku peminjam.
2. Bagian/Unit yang memerlukan data rekam medis
dapat langsung meminta ke bagian rekam medik.
3. Pihak luar yang memerlukan data rekam medis dapat
dilayani dengan persetujuan Kepala Unit Rekam
Medik.
4. Peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan
riset, penelitian dilakukan di Unit Rekam Medik.
5. Untuk

permintaan

data

dari

kepolisian

atau

pengadilan, maka harus disetujui oleh Direktur dan

memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

_______________________
_
UNIT TERKAIT

1. Rekam Medik
2. Tim Akreditasi
3. Tim Pengendali Mutu

PEMBUATAN VISUM ET REPERTUM

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Tata cara pembuatan visum et repertum yang diminta oleh
kepolisian.

TUJUAN

Agar supaya pihak yang membutuhkan visum dapat lebih

mudah dalam mendapatkannya sesuai dengan persyaratan
yang telah ditentukan.

KEBIJAKAN
PROSEDUR

Pada setiap yang ada permintaan visum.

1. Permintaan visum diajukan secara resmi dan tertulis
oleh Kepolisian kepada pihak RSU.Permata Madina
Panyabungan.
2. Petugas pelaksana meneliti surat permintaan visum,
setelah meneliti kebenaran surat, petugas meneliti
tanggal, jam penerimaan, nama dan tanda tangan.
3. Apabila penderita/korban sudah masuk ruangan
maka surat permintaan visum ada di IGD/VK.
4. Visum dibuat berdasarkan pemeriksaan penderita
pada saat permintaan visum et repertum.
5. Koordinasi

dengan

dokter

yang

terkait

dalam

penulisan konsep visum et repertum.

6. Konsep visum dibuat oleh petugas dan ditanda
tangani oleh dokter yang memeriksa/menangani
penderita pada saat visum diterima.

PEMBUATAN VISUM ET REPERTUM

No. Revisi

No. Dokumen

RSU PERMATA MADINA

Halaman
2/2

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PROSEDUR

_______________________
_
7. Petugas memintakan nomor visum et repertum ke
bagian kesekretariatan.
8. Visum bisa diambil oleh petugas kepolisian dalam
waktu 2X24 jam.
9. Visum dibuat rangkap 2 (dua), satu untuk kepolisian
dan yang lain untuk arsip.
10. Petugas

menandatangani

laporan/pengambilan hasil visum.

UNIT TERKAIT

1. Komite Medis
2. Dokter
3. Rekam Medik
4. Unit Rawat Jalan
5. Unit Rawat Inap
6. Sekretariat
7. IGD/VK
8. Tim Akreditasi
9. Tim Pengendali Mutu

penerimaan

INDEKSING

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode
yang sudah ditetapkan.

TUJUAN

Meningkatkan kinerja tenaga petugas bagian indeksing.

KEBIJAKAN

Pada setiap berkas rekam medis yang sudah diperiksa dan

dikelompokkan.

PROSEDUR

1. Menerima berkas dari fungsi koding.

2. Memeriksa berkas rekam medis untuk melihat indeks
apa saja yang terdapat di berkas rekam medis.
3. Mengisi indeks sesuai dengan tabulasi dengan kode
yang sudah ditetapkan.
4. Berkas

rekam

medik

yang

diserahkan ke fungsi penyimpanan.

UNIT TERKAIT

1. Fungsi Assembling
2. Fungsi Koding
3. Fungsi Filling
4. Tim Akreditasi
5. Tim Pengendali Mutu

selesai

diindeks

KODING

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

Koding

adalah

pemberian

_______________________
_
penetapan kode diagnosa

penyakit dan menggunakan huruf atau angka.

TUJUAN

Meningkatkan kinerja tenaga petugas bagian koding guna

menunjang ketepatan kode dengan diagnosisnya sesuai
ICD.

KEBIJAKAN

Pada setiap berkas rekam medis yang sudah diperiksa dan

selesai dikelompokkan.

PROSEDUR

1. Menerima

berkas

rekam

medis

dari

fungsi

assembling.
2. Menganalisa penulisan diagnosa penyakit yang
tertulis oleh dokter agar dapat menetapkan kode
diagnosa tersebut.
3. Berkas rekam medis yang telah diberi kode diagnosa

diserahkan ke fungsi penyimpanan.

UNIT TERKAIT

1. Fungsi Assembling
2. Fungsi Indeksing

3. Fungsi Filling
4. Tim Akreditasi
5. Tim Pengendali Mutu

PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

RSU PERMATA MADINA

Halaman
1

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan

Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Penyimpanan berkas rekam medis yang telah selesai di Unit
Rekam Medik dilakukan dengan sistem nomor langsung
(straight numerical system).

TUJUAN

1. Meningkatkan kinerja tenaga petugas filling guna

menunjang mutu atau penyimpanan berkas rekam
medik yang lebih baik.
2. Untuk mempermudah pencarian kembali berkas

rekam medis.
KEBIJAKAN

Pada setiap berkas rekam medis yang sudah selesai

diproses dan akan disimpan.

PROSEDUR

1. Menyimpan berkas rekam medis yang telah lengkap

dengan sistem nomor langsung.
2. Mengambil tracer dari rak penyimpanan setelah

berkas rekam medik dikembalikan.

UNIT TERKAIT

1. Fungsi Assembling
2. Fungsi Indeksing
3. Fungsi Koding
4. Unit Rawat Jalan
5. Unit Rawat Inap
6. Tim Akreditasi
7. Tim Pengendali Mutu

MENELEPON DAN MENERIMA TELEPON

No. Revisi

No. Dokumen

Halaman
1/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

PENGERTIAN

_______________________
_
Pesawat telepon adalah salah satu media komunikasi dalam
penyampaian pesan atau berita.

TUJUAN

1. Agar proses tata laksana penyampaian pesan/berita

dapat diterima dan dipahami dengan baik.
2. Meminimalkan miskomunikasi dalam penyampaian
informasi.
3. Efisien waktu.

KEBIJAKAN
PROSEDUR

Pada setiap cara menelepon dan menerima telepon.

1. Menelepon :
1.1 Angkat gagang telepon dan pastikan telepon
mempunyai nada sambung.
1.2 Bila ingin menelepon ke nomor ekstension di
dalam area RSU.Permata Madina Panyabungan
(internal) langsung tekan nomor ekstension yang
dituju.
1.3 Bila

ingin

menelepon

keluar

RSU.Permata

Madina Panyabungan (eksternal) tekan password

lalu tekan nomor yang dituju.
1.4 Dalam berbicara ditelepon menggunakan tata

bahasa yang baik dan sopan.

MENELEPON DAN MENERIMA TELEPON

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman
2/2

RSU PERMATA MADINA

Jl. Merdeka No. 155 Panyabungan
Kabupaten Mandailing Natal SUMUT
Telp (0636)-20279 Fax (0636) -20712

Ditetapkan
Direktur RSU Permata
Madina
Tanggal Terbit :
SPO

_______________________
_
PROSEDUR

2. Menerima Telepon :
2.1 Mengangkat telepon tidak boleh lebih dari 3X
dering.
2.2 Didalam menjawab telepon sebutkan salam,
tempat/area

dan

nama

penerima

telepon

kemudian Apakah ada yang bisa dibantu?.

2.3 Dengarkan secara seksama isi/maksud tujuan
pembicaraan dari lawan bicara.
2.4 Dalam berbicara ditelepon menggunakan tata

bahasa yang baik dan sopan.

UNIT TERKAIT

1. All Unit
2. Tim Akreditasi
3. Tim Pengendali Mutu