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GABARITO
CESPE
COMENTRIO
Item II correto. O mtodo Variadex
nada mais do que o mtodo
alfabtico, convencionando cores
para os diversos grupos de letras.
Item II O mtodo rneo nem sequer
mais utilizado.
IV
Uma
das
vantagens
apresentadas
pelo
mtodo
de
arquivamento duplex
a
possibilidade
de
criao
de
classes
ilimitadas.
V - O arquivamento de
documentos
constitui
uma etapa posterior
classificao atribuda
aos documentos.
A quantidade de itens
certos igual a
A- 1
B- 2
C- 3
D- 4
E- 5
20. Assinale a opo
correta
acerca
dos
procedimentos
operacionais relativos
ao ciclo vital dos
documentos.
A - De acordo com a
terminologia
arquivstica, os arquivos
correntes
equivalem
aos arquivos centrais.
B Uma das vantagens
reveladas pela segunda
idade a racionalizao
da
guarda
dos
documentos
arquivsticos.
C Os descartes
efetuados na terceira
idade justificam-se para
os
documentos
destitudos de valor.
D O arranjo dos
documentos uma
atividade tpica dos
arquivos correntes.
E A gesto de
documentos
compreende
as
atividades atinentes a
todo ciclo vital dos
documentos.
RESPOSTA
COMENTRIO
Arquivos e Bibliotecas tm
finalidades diferentes.
Enquanto o arquivo criado
para servir administrao
(com o tempo pode servir
tambm histria), as
bibliotecas tm finalidade
cultural. Este item j havia
cado no concurso do
Ministrio do Meio Ambiente
de 2003 (item 2 da questo 3
de nossa lista de exerccios
vista em sala de aula).
O arquivo criado para servir
administrao. Contudo,
com o decorrer do tempo,
alguns de seus documentos
podem adquirir valor histrico
e, assim, o mesmo passa a
servir de base para a histria.
Este item tambm j havia
sido cobrado no concurso do
Min Meio Ambiente de 2003
(item 4 da questo 3 de nossa
lista de exerccios vista em
sala de aula).
O problema est somente no
podem ser solicitados, pois
esta definio da fase
intermediria, onde os
permanente em
funo da idade dos
documentos
mantidos sob sua
guarda. No arquivo
permanente, so
guardados os
documentos que
deixaram de ser
consultados com
freqncia, mas que
podem ser
solicitados pelas
unidades ou rgos
que os produziram,
para a busca de
soluo de assuntos
similares ou para
retomar um problema
que se pensava
resolvido.
54. Tabela de
temporalidade o
documento que
especifica os prazos
de permanncia dos
documentos nos
arquivos corrente e
intermedirio.
A tabela de temporalidade o
instrumento que define os
prazos de guarda (prazo em
que documento ficar nas
fases corrente e intermediria)
e o destino final (eliminao
ou guarda permanente).
Portanto, o item est correto.
Questo j cobrada nos
seguintes concursos:
- TRF 6a Regio 2002
(questo 25 de nossa
lista de exerccios)
- TJDF 2000 (questo
32 de nossa lista de
exerccios).
descentralizao dos
servios de arquivo.
No arquivo
centralizado, tem-se
a reunio dos
documentos sob
guarda em apenas
um local, e a
atribuio da
responsabilidade
pelas atividades de
controle do arquivo
cabe a apenas uma
unidade
organizacional.
58. Para que os
arquivos
descentralizados
sejam acessados
com rapidez e
segurana,
importante que a
organizao
mantenha tambm
descentralizadas as
atividades
normativas, bem
como as de controle
e de orientao.
59. Os elementos do
plano arquivstico
incluem: definio da
unidade de arquivo
na estrutura
organizacional;
estabelecimento do
manual de normas e
procedimentos;
as atividades de arquivo
corrente em apenas um local).
No caso da centralizao, a
responsabilidade pelo controle
caber apenas ao Arquivo
Central (tambm chamado de
Arquivo Geral).
A descentralizao implicar
na existncia dos Arquivos
Setoriais (presentes em cada
setor da instituio). Ocorre
que as normas e atividades
de controle devem ser
centralizadas, a fim de
uniformizar e padronizar a
forma como os arquivos
atuaro dentro da instituio.
Questo baseada em
Marilena Leite Paes, que, em
seu livro, diz:
E
definio dos
recursos humanos
necessrios; escolha
das instalaes; e
anlise dos gneros
e espcies dos
documentos da
instituio.
60. Considerando as
hipteses de
arquivamento a
seguir, correto
afirmar que o mtodo
principal empregado
foi por assunto, mas
foram empregados
tambm os mtodos
secundrios
geogrficos,
alfabtico e
cronolgico.
VECULOS
- Gois
centralizao ou
descentralizao e
coordenao dos servios de
arquivo, escolha dos mtodos
de arquivamento adequados,
estabelecimento das normas
de funcionamento, recursos
humanos, escolha das
instalaes e do equipamento,
constituio de arquivos
intermedirio e permanente,
recursos financeiros.
- Minas Gerais
- So
Paulo/Capital
- So
Paulo/Interior
PESSOAL
ADMISSO E
DEMISSO
- de Abro,
Antonio at
Carvalho, Paulo
A.
- de Castro,
Maria S. at Dias,
Paulo, R.
PAGAMENTOS
- antes de
1980
- de 1981 a
1985
- de 1986 a
1989
61. Simples e dgitoterminal so mtodos
numricos de
arquivamento.
organizao de
arquivos por adequar
o arquivo s
necessidades de
recuperao das
informaes.
63. Na organizao de
arquivos, o exame
das normas e da
estrutura da
instituio ocorre na
fase de anlise dos
dados coletados.
64. A seqncia
alfabtica a seguir
no est de acordo
com as regras de
alfabetao para
arquivamento de
nomes.
- Filho, Manoel
Arantes
- Jnior, Pedro
Pereira
- Sobrinho,
Jos Vieira
65. A estrutura
hipottica de arquivo
descrita a seguir est
de acordo com as
regras de
alfabetao.
- Arajo,
Professor Jos de
- Jnior,
Coordenador
Afonso
- Lima, Diretor
Pedro de
- Menezes,
Paulo Csar de
66. Quanto natureza
dos documentos, a
unidade que tem sob
sua guarda
documentos
referentes s
decises de tribunais
superiores
chamada de arquivo
especial.
67. A escolha do local
adequado para o
arquivo deve
considerar vrios
fatores ambientais. A
esse respeito, est
correta a instalao
do arquivo em
ambientes que
recebam a luz direta
do Sol para evitar a
formao e a
proliferao de
fungos.
68. Quanto s
instalaes fsicas da
unidade de arquivo,
devem ser evitados
locais com umidade
e com ar seco.
reservados os
documentos cuja
revelao noautorizada possa
comprometer os
objetivos neles
previstos.
73. A tramitao de
documento sigiloso
pode ocorrer desde
que o documento
esteja em envelope
lacrado, com
indicao do
destinatrio e do
grau de sigilo do
documento.
74. Considere a
seguinte situao
hipottica.
Henrique, chefe do
arquivo de
determinado rgo
pblico, recebeu
solicitao judicial de
reproduo de
documento sigiloso
que se encontrava
em pssimo estado
de conservao a
venda ou doao. A
incinerao processo
condenado -, quer pelo
aumento do ndice de
poluio que provoca, quer
pela impossibilidade de
reciclagem do papel, no
deve ser adotada.
98. A teoria arquivstica
preconiza que a
forma de
classificao das
correspondncias e
dos demais
documentos da
PRG/DF deve
obedecer a um plano
de classificao.
99. A permuta de
documentos
utilizada pelas
instituies
arquivsticas como
forma de suprir as
lacunas existentes
nos acervos.
100. Os documentos
da PRG/DF que
integram a fase
intermediria sero
recolhidos para a
guarda permanente
sem que haja
descartes.
O plano de classificao a
listagem de todos os assuntos
referentes aos documentos da
instituio. Este plano de
classificao servir de base
para a elaborao da Tabela
de Temporalidade, que
definir prazos de guarda e
destinao final a cada
classificao.
O arquivo no utiliza permuta
para a obteno de
documentos. A instituio, a
partir de suas atividades,
produz ou recebe os
documentos. Permuta
atividade desenvolvida pelas
bibliotecas, na constituio de
sua coleo.
Parte dos documentos da fase
intermediria ser recolhido
para a guarda permanente
(aqueles que possurem valor
histrico). Ocorre que outra
parte ser descartada
(aqueles desprovidos de valor
administrativo e histrico). O
item diz que TODOS os
101. Os estgios de
vida dos documentos
arquivsticos
cumprem um ciclo de
3 fases.
102. O valor primrio
atribudo aos
documentos
ultimados.
103. Os documentos
produzidos no mbito
da instituio,
mesmo que no
estejam em suporte
papel, so
considerados
documentos de
arquivo.
104. A funo principal
dos arquivos
facultar o acesso aos
documentos.
105. Todos os
documentos da
terceira idade
possuem valor
secundrio.
106. As rotinas
adotadas nesse setor
documentos do arquivo
intermedirio sero
recolhidos, o que incorreto.
Brincandeira, n?
CORRENTE,
INTERMEDIRIA E
PERMANENTE.
Por ultimados entende-se
documentos que j cumpriram
seus objetivos, ou seja, j
perderam o valor
administrativo (primrio).
Os arquivos guardam
documentos de diversos
suportes (papel, CD, disquete,
VHS etc.)
Questo cobrada
anteriormente e comentada
em sala:
Cespe-UnB Min Meio Ambiente
2003
A funo principal do arquivo
tornar
disponveis
as
informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.
(Protocolo), no que
se refere a registro e
movimentao,
incluem o
recebimento e o
encaminhamento de
documentos.
est Correto.
Gabarito: E
Correta: C
ser protocolados.
so da empresa, e sim de
funcionrios das mesmas, no
havendo a necessidade de se
autuar (protocolizar) os
mesmos.
Pginas de processos no
devem ser desmembradas
dos mesmos. Para isso, h a
numerao das mesmas, de
forma a evitar sua retirada.
Cabe ao Protocolo realizar as
seguintes atividades:
Recebimento, Registro e
Autuao, Classificao,
Expedio ou Distribuio e
Controle da Movimentao. O
Protocolo no EMPRESTA,
avalia ou elimina documentos.
RESPOSTA
COMENTRIO
No recomendvel o uso de
objetos metlicos, pois os
mesmos tendem a enferrujar
e, desta forma, danificar os
documentos. Em caso de
necessidade, deve optar-se
pelo uso de clipes e grampos
plsticos.
O processo de microfilmagem
aplicado aos documentos
originais, permitindo que a
instituio ganhe espao, pois
passa a guardar documentos
microfilmados no lugar dos
documentos serem
originais.
Concludo o processo
de microfilmagem, o
filme original e o filmecpia sero
armazenados no
mesmo local, devido
classificao que
recebem.
A luz e a temperatura
so alguns dos
principais agentes de
deteriorao dos
documentos de cunho
arquivstico.
Os processos
ultimatos de
procedncia externa,
sero transferidos ao
arquivo de carter
permanente
Um dos critrios
estabelecidos nos
processos de
avaliao documental
indicar o descarte
Por suas
caractersticas de
produo, todos os
processos
constitudos no TRT
so de guarda
permanente.
atribuda a guarda
permanente aos atos
normativos.
PROVA DA TERRACAP
Aplicada em 12/12/2004
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA
N
Item
63 A
gesto
de
documentos
compreende
fundamentalmente as
atividades
tpicas
desenvolvidas
nos
arquivos correntes.
Resposta
64 O mtodo decimal
possibilita a expanso
ilimitada
de
subdivises. Portanto,
esse o mtodo mais
indicado
para
o
arquivamento
de
processos
administrativos.
65 O
profissional
responsvel
pelo
encaminhamento
de
documentos contendo
caractersticas
de
ostensivo pode interarse do teor informativo
deste
documento
antes
de
sua
distribuio.
66 O arquivamento uma
etapa
posterior
classificao
de
Comentrio
A gesto de documentos
compreende as medidas
adotadas visando o controle
de
todo
o
fluxo
de
documentos desde a sua
criao at sua destinao
final, ou seja, compreende as
trs
fases:
corrente,
intermediria e permanente.
Os mtodos de arquivamento
mais
utilizados
so:
alfabtico,
numrico,
geogrfico e ideogrfico. No
existe o mtodo decimal.
documentos, mediante
a adoo de um plano
de classificao.
67 As pastas suspensas
so
unidades
de
acondicionamento
adotadas,
fundamentalmente,
para o arquivamento
de documentos na
fase corrente.
68 A
solicitao
de
emprstimos
de
documentos
ao
Arquivo Central poder
ser efetivada mediante
a
identificao
do
solicitante,
do
respectivo setor de
trabalho e da data do
emprstimo.
69 Com o objetivo de
racionalizar o espao
fsico nos setores de
trabalho,
aconselhvel
que,
finalizado o trmite, os
documentos
arquivsticos
que
devem
ser
preservados por um
perodo de dois anos
ou
mais
sejam
transferidos ao Arquivo
para isso o
Classificao.
C
Plano
de
Na
fase
corrente,
os
documentos so guardados
nos prprios setores, onde
comum a utilizao de
arquivos de ao ou armrios,
que
acondicionam
seus
documentos
em
pastas
suspensas.
Nas
fases
intermediria e permanente,
os
documentos
so
acondicionados em caixas de
papelo.
Os documentos do Arquivo
Central s podero ser
emprestados ao setores que
os remeteram. Para tanto,
dever ser efetivada a
identificao do solicitante.
O perodo de permanncia
dos documentos na fase
corrente definido na Tabela
de
Temporalidade.
Este
perodo poder ser cumprido
tanto nos arquivos setoriais
quanto no arquivo central.
Central.
70 Aos
documentos
arquivsticos
de
produo interna ser
atribudo
uma
codificao
complementar
como
elemento diferenciador
dos documentos de
origem externa.
RESPOSTA
C
COMENTRIO
O Plano de classificao adotado
para classificar os documentos de
acordo com o assunto e, ainda,
serve para organizar os documentos
nos arquivos setoriais utilizando o
mtodo ideogrfico.
A tabela de temporalidade
utilizada em todas as fases do ciclo
vital, at porque ela que determina
o prazo de guarda do documento
nas duas primeiras e seu
recolhimento ou no para a fase
permanente (destinao final).
Unidades de acondicionamento =
caixas, pastas ou qualquer outro
material que sirva para guardar
documentos.
corrente
permanecem
inalteradas quando
ocorre o processo
de transferncia
dos conjuntos
documentais do
acervo arquivstico.
104 Na fase
intermediria, uma
parcela dos
documentos ser
recolhida para a
guarda
permanente, sem
que ocorra
descarte.
105 Um dos
objetivos da gesto
de documentos na
fase corrente
aumentar a eficcia
administrativa.
106 Segundo as
normas adotadas
nos arquivos
institucionais, o
emprstimo de
documentos ser
Transferncia = Passagem de
documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
O documento da fase corrente ser
armazenado de forma diferenciada
aps sua transferncia. Na fase
corrente, os documentos so
acondicionados, normalmente, em
arquivos de ao, pastas suspensas
ou fichrios. J na fase
intermediria, devido a serem
menos consultados, os arquivos so
acondicionados em caixas de
papelo.
A documentao da fase
intermediria aguarda sua
destinao final: eliminao ou
guarda permanente, ou seja, parte
dela ser recolhida sem que ocorra
descarte (parcela que ir para a
guarda permanente).
Gesto de documentos = controle
de todo o fluxo de documentos da
instituio.
Logo, ao se controlar os
documentos correntes (tramitao,
emprstimo, arquivamento),
melhora-se o desempenho da
atividade administrativa da
instituio.
O emprstimo de documentos nos
arquivos intermedirios ou centrais
se dar apenas aos setores que os
produziram ou receberam, que
mantm sobre eles a propriedade.
Esta questo no havia sido
facultado a
qualquer setor
solicitante, desde
que cumpridos os
prazos definidos
para sua
devoluo.
107 A
composio do
conceito de arquivo
adotado pela
arquivstica inclui
os documentos que
possuam um
mesmo tipo de
suporte fsico.
108 A
composio do
conceito de arquivo
adotado pela
arquivstica inclui
os documentos que
devem ser
preservados em
funo de seu
valor.
109 A
composio do
conceito de arquivo
adotado pela
arquivstica inclui
os documentos que
sejam acumulados
por pessoas fsicas
e jurdicas, pblicas
ou privadas.
110 A composio
do conceito de
arquivo adotado
pela arquivstica
inclui os
documentos que
constituam
colees temticas
111 A composio
do conceito de
arquivo adotado
pela arquivstica
inclui os
documentos que
obedeam a um
mtodo de
arquivamento
nico.
112 O mtodo
alfabtico de
arquivamento adota
a primeira letra do
nome como o
principal elemento
a ser considerado
na recuperao da
informao.
113 O assunto
o elemento
preponderante para
a recuperao da
informao nos
arquivos que
utilizam o mtodo
onomstico.
114 No mtodo
numrico simples, a
recuperao da
informao
obedecer ao
nmero atribudo
ao documento.
115 No caso de
ser imprescindvel a
juno de anexos
aos documentos,
indicado o uso de
clipe plstico.
116 No caso de
ocorrerem rasgos,
indicado o uso de
fitas adesivas para
as pequenas
restauraes dos
documentos em
suporte papel.
117 Para o
registro do cdigo
de classificao
nos documentos do
STM, deve ser
utilizada caneta
esferogrfica, pois
esta no danifica as
fibras do papel.
118 As
embalagens devem
ser de tamanho
maior que os
documentos em
suporte papel a fim
de se evitar dobras
e rasgos.
119 O uso de
luvas de algodo
recomendvel para
o manuseio das
fotografias e dos
Documentos em papel so
danificados no momento em que
so dobrados, o que pressupe a
adoo de caixas arquivo maiores
do que os documentos, de forma a
no dobr-los em seu
armazenamento.
negativos
existentes no
acervo arquivstico.
120 O piso do
espao reservado
guarda dos
documentos deve
ser lavado
semanalmente com
gua e sabo
neutro a fim de se
evitar as aes de
agentes nocivos.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
Todos os itens esto corretos e se referem terminologia
arquivstica. Algumas questes anteriores, comentadas em
sala de aula, continham tais termos.
44. A atividade de avaliao documental tem por finalidade:
I orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu
interesse.
II permitir a eliminao de documentos destitudos de valor
primrio e secundrio.
III distribuir os documentos de um arquivo conforme sua
classificao.
IV otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos igual a
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
praticamente a mesma questo da Polcia Federal,
comentada em sala de aula (questo 72 de nossa lista de
exerccios. Entende-se por avaliao a definio dos prazos
de guarda e da destinao final dos documentos, ou seja, o
estabelecimento daqueles documentos que podero ser
eliminados, por no terem mais valor. Com isso, a instituio
ganha espao, alm de otimizar (gastar menos) com recursos
humanos e materiais. Portanto, os itens II e IV esto certos e
os itens I e III esto incorretos, ou seja so 2 os itens
corretos.
45. Constituem atividades de protocolo, exceto:
(A) receber a correspondncia e separar a correspondncia
oficial da particular.
(E) 4.
Comentrio:
O nico item incorreto o item III (etiquetas que colam
quando umedecidas, afinal, como sabemos, os documentos
no devem ser acondicionados em locais com umidade muito
alta, o que inviabilizaria a utilizao de tais etiquetas). De
qualquer forma, a questo veio repleta itens nunca cobrados
anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a
maioria.
Comentrio Geral:
Em geral, as questes cobradas acompanharam os assuntos
cobrados pelo Cespe em seus concursos e utilizados em
nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o
que deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando
acima de 7 j uma marca excelente, visto que a grande
maioria dos candidatos no tem qualquer noo dos assuntos
cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NO
DEIXEM DE ENTRAR COM RECURSO NA PRIMEIRA
QUESTO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENA.
Comentrio:
A avaliao realizada para que se possa eliminar
documentos e, assim, a empresa poder economizar em sua
guarda, tanto no que se refere pessoal como a recursos
materiais.
97. A avaliao de documentos permite aumentar o ndice de
recuperao da informao. (C)
Comentrio:
A avaliao, que tem como decorrncia a criao da tabela
de temporalidade, permite organizar os documentos por
assunto, alm de possibilitar a eliminao daqueles
documentos que no tem mais valor administrativo. Com
isso, a quantidade de documentos ser menor e os que forem
conservados estaro organizados, o que facilitar a sua
recuperao (localizao).
98. A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de
espao fsico. (C)
Comentrio:
Aps a avaliao, alguns documentos sero definidos como
passveis de eliminao, o que permitir ganho de espao
fsico no arquivo.
99. Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o
responsvel pela avaliao documental deve conhecer a
estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. (C)
Comentrio:
Os integrantes da Comisso de Avaliao de Documentos,
responsveis pela avaliao, devem ter conhecimento da
estrutura e funcionamento da instituio, assim como as
caractersticas dos documentos avaliados, para que possam
melhor desempenhar sua atividade.
100. A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar
documentos ainda no arquivo corrente. (C)
Comentrio:
No acredito que algum tenha tido dificuldades nesta
questo, afinal, todos saram experts em tabela de