MANUAL

MUTU
PUSKESMAS
PIYUNGAN

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 1- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI..............................................................................................................
1 - 27
1.

PENDAHULUAN................................................................................................

2.

PROFIL PUSKESMAS......................................................................................
2.1

Visi - Misi Puskesmas.............................................................................

2.2.

Budaya Puskesmas................................................................................

2.3

Peta Proses Di Puskesmas....................................................................

3.

LINGKUP APLIKASI..........................................................................................

4.

SISTEM MANAJEMEN MUTU ...................................................................... 8 - 36

4.1

Persyaratan Umum ................................................................................

4.2

Persyaratan Dokumen............................................................................
4.2.1 Umum............................................................................................
4.2.2 Manual Mutu..................................................................................
4.2.3 Sistem Pengendalian Dokumen..................................................10 - 36
4.2.4 Pengendalian Catatan.................................................................10 - 36

5.

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN................................................................

5.1

Komitmen Top Manajemen...................................................................11 - 36

5.2

Fokus Pelanggan..................................................................................12 - 36

5.3

Kebijakan Mutu.....................................................................................12 - 36

5.4

Perencanaan........................................................................................13 - 36
5.4.1 Sasaran Mutu..............................................................................13 - 36
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu......................................14 - 36

5.5

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang............................................14 - 36

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang...............................................14 - 36
5.5.2 Wakil Manajemen........................................................................15 - 36
5.5.3 Komunikasi Internal.....................................................................16 - 36

5.6

Tinjauan Manajemen............................................................................17 - 36
5.6.1 Umum..........................................................................................17 - 36
5.6.2 Review In Put...............................................................................17 - 36
5.6.3 Review Out Put............................................................................18 - 36

MANUAL
MUTU
PUSKESMAS
PIYUNGAN

6.

7.

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 2- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. G. Anung
Trihadi

Disahkan
Ka Puskesmas

drg. Dyak
Widoyoko

PENGELOLAAN SUMBER DAYA...................................................................18 - 36

6.1

Penyediaan Sumber Daya....................................................................18 - 36

6.2

Sumber Daya Manusia.........................................................................18 - 36

6.3

Sarana Kerja.........................................................................................19 36

6.4

Lingkungan Kerja..................................................................................20 - 36

REALISASI PELAYANAN................................................................................21 - 36
7.1.

Perencanaan Pelayanan Rawat Jalan.................................................21 - 36

7.2.

Proses Yang Berubungan Dengan Pelanggan.....................................22 - 36

7.2.1 Menentukan persyaratan Yang Berhubungan Dengan
Pelayanan...................................................................................22 - 36
7.2.2 Meninjau Ulang Persyaratan Yang Berhubungan Dengan
Pelayanan....................................................................................23 - 36
7.2.3 Komunikasi Pelanggan................................................................23 - 36

7.3

Desain Dan Pengembangan................................................................24 - 36

7.4

Pembelian.............................................................................................24 - 36
7.4.1 Proses Pembelian.......................................................................24 - 36
7.4.2 Informasi Pembelian....................................................................24 - 36
7.4.3 Verifikasi Barang Yang Dibeli......................................................25 - 36

7.5

Proses Pelayanan Dan Penyediaan Jasa............................................25 - 36

7.5.1 Pengendalian Proses Pelayanan Dan Penyediaan Jasa............25 - 36
7.5.2 Validasi Proses Pelayanan Rawat Jalan.....................................26 - 36
7.5.3 Identifikasi Dan Ketelusuran........................................................26 - 36
7.5.4 Barang Milik Pelanggan...............................................................27 - 36
7.5.5 Penyimpanan Barang/Produk.....................................................27 - 36

7.6
8.

Pengendalian Peralatan Pengukuran/Pemantauan.............................28 - 36

PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN................................................29 - 36

8.1.

Umum ................................................................................................29 - 36

8.2.

Pengukuran Dan Pemantauan.............................................................29 - 36

8.2.1 Kepuasan Pelanggan..................................................................29 - 36
8.2.2 Audit Internal................................................................................30 - 36
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses Pelayanan......................31 - 36
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Hasil Pelayanan.........................31 - 36

8.3.

Pengendalian Proses Pelayanan Yang Tidak Sesuai..........................32 - 36

MANUAL
MUTU
PUSKESMAS
PIYUNGAN

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 3- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. G. Anung
Trihadi

Disahkan
Ka Puskesmas

drg. Dyak
Widoyoko

8.4.

Analisa Data.........................................................................................32 - 36

8.5.

Perbaikan..............................................................................................33 - 36
8.5.1 Perbaikan Terus Menerus............................................................33 - 36
8.5.2 Tindakan Koreksi Dan Prevensi..................................................34 - 36

PENUTUP

................................................................................................35 - 36

10 REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN.............................................................36 - 36

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 4- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

1. PENDAHULUAN
Manual

ini menjelaskan

secara garis besar sistem manajemen mutu

Puskesmas Piyungan. Semua ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang

tertuang dalam manual ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan
operasional puskesmas. Sistem manajemen mutu ini mulai berlaku 1 April
2005.

2. PROFIL PUSKESMAS
Nama Puskesmas

: PUSKESMAS PIYUNGAN

Alamat

: Jl. Yogya - Wonosari Km 12 Piyungan Kab. Bantul

Daerah Istimewa Yogyakarta - Indonesia

Produk

: Jasa pelayanan kesehatan dasar

Fasilitas Pelayanan :
a)

Puskesmas memiliki fasilitas fisik bangunan terdiri dari :

Gedung Rawat Jalan: Ruang Pendaftaran, Ruang periksa BP
Umum, Ruang periksa BP Gigi, Ruang periksa KIA, Ruang
Farmasi, Ruang Laboratorium, Aula, Ruang Kepala Puskesmas,
Ruang Rontgen.
Gedung Rawat Inap: Ruang UGD, Ruang Bersalin, Ruang
Bangsal, Ruang Post Partum, Dapur,

Ruang Jaga Perawat,

Ruang Jaga Dokter, Ruang Farmasi, Gudang Obat, Ruang Klinik

Konsultasi.
Gedung Administrasi.
Gedung Incenerator.
b) Fasilitas Puskesmas pembantu: 3 gedung

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 5- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

c) Fasilitas alat berupa: set gigi, unit radiologi, set puskesmas keliling,
set balai pengobatan, set kamar bersalin, set gawat darurat, set EKG,
set Incenerator,
d) SDM terdiri atas: dokter umum 3 orang, dokter gigi 2 orang, bidan 10
orang, perawat 6 orang, perawat gigi 3 orang, sanitarian 2 orang,
nutrisionis 1 orang, assisten apoteker 1 orang, penata rontgen 1
orang, analis 2 orang, pekarya 2 orang, TU 3 orang, sopir 1 orang,
juru masak 2 orang, petugas kebersihan 4 orang, petugas jaga malam
2 orang
e)

Fasilitas kendaraan terdiri atas : Pusling 1 mobil, sepeda motor 5

buah

2.1. VISI MISI PUSKESMAS

PUSKESMAS PIYUNGAN
VISI
Menjadi puskesmas pilihan
bagi masyarakat Piyungan dan sekitarnya

MISI

Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang berorientasi

kepada kepuasan pelanggan

Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang terjangkau

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 6- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

Memberikan pelayanan kesehatan dasar yang komprehensif

(pelayanan dasar yang lengkap sesuai standar puskesmas)

2.2. BUDAYA PUSKESMAS

PROFESIONAL

memahami tuntutan pekerjaan dan

meningkatkan

pengetahuan

dan

keterampilan secara dinamis

TANGGUNG JAWAB

menjalankan

pekerjaan

secara

konsekuen dengan sepenuh hati

SADAR BIAYA

efisien dalam setiap tindakan kerja

SADAR MUTU

sejak

awal

mencegah

terjadinya

ketidaksesuaian
SADAR WAKTU

melaksanakan setiap tindakan sesuai

komitmen

waktu

yang

telah

direncanakan.
INISIATIF

Melakukan

tindakan

pencegahan,

pengendalian dan perbaikan secara

terus

menerus

perintah.

tanpa

menunggu

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 7- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

2.3 PETA PROSES DI PUSKESMAS

Kegiatan operasional dan interaksi fungsi-fungsi dalam menjalankan
kegiatannya dipetakan sebagaimana tampak dalam PETA PROSES DI
PUSKESMAS sbb:

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 8- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

3. LINGKUP APLIKASI
Manual Sistem Manajemen Mutu ini digunakan pada PROSES PELAYANAN
RAWAT JALAN Puskesmas Piyungan, yaitu Pendaftaran, BP Umum, BP
Gigi, KIA-KB, Klinik Konsultasi, Laboratorium, Farmasi, Logistik Kasir.
Puskesmas mengecualikan klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan,
karena Puskesmas tidak melakukan desain dan pengembangan. Meskipun
demikian pengecualian ini tidak mempengaruhi kemampuan, dan tanggung
jawab untuk menyediakan pelayanan sesuai dengan persyaratan pelanggan
dan peraturan yang berlaku

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umum
a) Sistem

Manajemen

Mutu

Puskesmas

dibuat

berdasarkan

persyaratan standar ISO-9001:2000.

b) Seluruh fungsi/kegiatan termasuk kegiatan yang dikontrakkan pada
pihak luar dikendalikan sesuai sistem manajemen mutu ini.
c) Sumberdaya/informasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem
manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumberdaya untuk
mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang ingin dicapai.
d) Manajemen memantau / mengukur / menganalisa setiap proses /
kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan.
e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen:
PlanDoCheckAction dan pengendalian proses dilakukan sejak
awal.

4.2

Persyaratan Dokumen

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 9- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

4.2.1 Umum
Sistem manajemen mutu Puskesmas didokumentasikan dalam bentuk
dan terdiri dari:
a) Manual Mutu
b) Prosedur kerja
c) Sasaran mutu
d) Instruksi kerja
e) Program pendukung
f) Struktur organisasi .
g) Dokumen eksternal terkait
h) Sistem kearsipan
4.2.2 Manual Mutu
Manual ini disiapkan oleh Tim Mutu
Puskesmas serta

dan disahkan oleh Kepala

didelegasikan kepada Koordinator Rawat Jalan

selaku Wakil Manajemen (Management Representative).

Wakil Manajemen bertanggung jawab

untuk menjamin sistem

manajemen mutu dengan semua kebijakan/persyaratan yang tertuang

di dalamnya dipahami oleh karyawan dan pimpinan serta dilaksanakan
secara konsisten dan konsekuen.

DOKUMEN TERKAIT
1. SK Tim Mutu
2. SK Wakil Manajemen

4.2.3 Sistem Pengendalian Dokumen

Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali.

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 10- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang

memuat

informasi

yang

digunakan

sebagai

acuan

untuk

melaksanakan sistem manajemen mutu.

b) Pengendalian

dokumen

dimaksudkan

agar

dokumen

sistem

manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat

dan benar.
c) Cara pengendalain dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami
oleh semua pihak terkait.
d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb:
Cara pembuatan dokumen
Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan
Peninjauan ulang & revisi dokumen
Penempatan /penggunaan dokumen
Identifikasi dan ketelusuran dokumen
Penanganan dokumen eksternal
Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku
d) Manual Mutu dan prosedur mutu serta dokumen-dokumen eksternal
dikendalikan oleh Wakil Manajemen sedangkan Instruksi kerja dan
dokumen pendukung lainnya seperti uraian tugas, rencana inspeksi
dikendalikan oleh masing-masing sub unit.
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Pengendalian Dokumen

4.2.4 Pengendalian catatan

Semua catatan/arsip dikelola dengan baik .
a) Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari
kegiatan yang telah dilaksanakan.
b) Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data
kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 11- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

c) Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas dan ditata

dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
d) Arsip yang ada pada sub unit dikendalikan oleh masing-masing sub
unit.

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Pengendalian Arsip

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Top Manajemen
Manajemen

bertekad untuk

menjalankan Sistem Manajemen Mutu

secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian

sasaran-sasaran

yang

diinginkan.

Untuk

itu

maka

puskesmas

mewajibkan semua koordinator sub unit untuk:

a) Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara
konsisten.
b) Mengkomunikasikan

kepada

karyawan

(pelaksana)

tentang

pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan.

c) Mensosialisasikan Kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin
dicapai
d) Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen
mutu.
e) Memastikan

tersedianya

sumberdaya

untuk

mendukung

pelaksanaan sistem
f) Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek
kegiatan .

5.2 Fokus Pelanggan

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 12- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

Karyawan dan pimpinan khususnya sub unit- sub unit terkait dengan
pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang
persyaratan pelanggan puskesmas. Tim mutu bertanggung jawab
untuk :
a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh
setiap pelanggan.
b)

Menginformasikan persyaratan pelanggan tersebut kepada sub unitsub unit terkait secara tercatat dan tiap sub unit bertanggung jawab
untuk :
1. Mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali.
2. Mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai targettarget/persyaratan pelanggan dan memastikan semua terpenuhi.

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas yang memuat
komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan.
b) Isi kebijakan mutu

sejalan

dengan visi - misi atau tujuan

puskesmas.
c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu,
mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan.
d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh
seluruh personil puskesmas.
e) Kebijakan

mutu

kesesuaiannya.

ditinjau

secara

berkala

untuk

menjamin

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 13- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

PUSKESMAS PIYUNGAN
KEBIJAKAN MUTU
Memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan
Pelayanan terhadap pelanggan dilakukan oleh tenaga
yang profesional.
Peningkatan kompetensi karyawan melalui pelatihan.
Semua

karyawan

wajib

memperhatikan

masalah

lingkungan dan keselamatan kerja

Inovasi karyawan untuk perbaikan dihargai dan ditindak
lanjuti.

5.4. Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
a) Setiap sub unit menetapkan sasaran-sasaran secara spesifik dan
terukur termasuk sasaran mutu layanan yang dihasilkan oleh sub
unit tersebut.
b) Koordinator sub unit bertanggung jawab untuk memastikan sub unit
yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk memastikan
sasaran-sasaran sub unit kerjanya tercapai.

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 14- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

c) Sasaran mutu harus dibuat secara spesifik dan terukur dan sesuai
dengan kebijakan mutu
d) Sasaran-sasaran setiap sub unit dipastikan terdokumentasi.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Setiap Koordinator sub unit berkewajiban membuat perencanaan kerja
untuk sub unit kerjanya termasuk :
a) Merencanakan sistem manajemen mutu untuk sub unit kerjanya.
b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan
secara efektif .
c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
dicapai
d) Memelihara/mempertahankan

sistem manajemen mutu pada sub

unitnya
c) Melakukan perbaikan /penyempurnaan sistem manajemen mutu
d) Merencanakan peningkatan hasil kerja (objectives & targets)
5.5 Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang
5.5.1 Tanggung Jawab dan wewenang
Tugas, tanggung jawab & wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan
jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan
pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan
a) Setiap karyawan /pimpinan dipastikan memahami tugas, tanggung
jawab dan wewenangnya.
b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh atasan
karyawan

yang

bersangkutan

dibantu

oleh

pelaksana

unit

administrasi dan kerumahtanggaan.

c) Kepala Puskesmas menentukan karyawan mana saja yang
disyaratkan memiliki uraian tugas.

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 15- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

d) Dokumen Uraian tugas dipegang oleh karyawan yang bersangkutan

dan copy disimpan oleh sub unit kepegawaian pada unit administrasi
dan kerumahtanggaan.
e) Dokumen Uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila
terjadi perubahan pekerjaan.
f) Uraian tugas dibuat berdasarkan nama nama posisi yang ada dalam
struktur organisasi pada masing-masing unit
g) Penggunaan nama posisi/job title dikoordinasikan oleh Koordinator
Administrasi.

DOKUMEN TERKAIT :
1. Struktur Organisasi Puskesmas
2. Job Description karyawan
3. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi)

5.5.2 Wakil Manajemen

Wakil manajemen seorang anggota puskesmas yang ditunjuk oleh
kepala

puskesmas

dan

bertanggung

jawab

untuk

menjamin

kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan
tugas dan tanggung jawabnya sbb :
a) Mengembangkan sistem manajemen mutu

sesuai persyaratan

standar.
b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.
c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan
d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.
e) Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada kepala
Puskesmas

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 16- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

f)

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

Mengupayakan peningkatan kesadaran /pemahaman karyawan

dalam sistem manajemen mutu

g) Membina hubungan dengan pihak eksternal

untuk hal-hal yang

berkaitan dengan sistem manajemen mutu.

h) Menyelenggarakan program pendukung untuk
kesadaran

membudayakan

mutu (mutu-biaya dan ketepatan waktu ) kepada

seluruh karyawan
i)

Menyelenggarakan

pelatihan-pelatihan

yang

diperlukan

oleh

karyawan berkerjasama dengan unit terkait.

j)

Memberikan penghargaan kepada koordinator unit/karyawan yang

berprestasi dalam kegiatan sistem manajemen mutu

k) Melakukan sosialisasi dan komunikasi kepada seluruh karyawan

l)

Mengkoordinasikan kegiatan internal audit

DOKUMEN TERKAIT
1. Uraian tugas dan tanggung jawab MR
2. Prosedur tinjauan manajemen

5.5.3 Komunikasi Internal

Komunikasi internal antar pimpinan/karyawan merupakan kegiatan
yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya
sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan halhal sbb:
a) Kepala Puskesmas mengupayakan agar komunikasi dengan
bawahannya dipastikan berjalan lancar.
b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahannya
mengenai sistem manajemen mutu.
e) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target
pekerjaan yang ingin dicapai .

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 17- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

f) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah

ditetapkan dipenuhi.
g) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.
h) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu
kepada karyawan
i) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan
pelanggan
j) Penyelenggaraan rapat koordinasi diatur dengan baik.
k) Koordinator sub unit mengadakan briefing harian limabelas menit
sebelum mulai dan mengakhiri pekerjaan.
l) Briefing ditekankan untuk merapikan tempat kerja/ evaluasi hasil
kerja/koordinasi.
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam
rangka pengendalian suatu pelayanan termasuk evaluasi dalam
implementasi Sistem Manajemen Mutu.

5.6.2 Review In put

a)

Wakil manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen

minimal 6 bulan sekali.

b) Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi/dinotulenkan

d) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi
dilaksanakan.
e) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb:
hasil audit internal
umpan balik /keluhan pelanggan
kinerja proses/hasilpelayanan
Hasil tindakan koreksi/pencegahan

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 18- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya

Rencana perubahan/perbaikan Sistem manajemen Mutu

5.6.3 Review out put

a) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak

yang

berkepentingan
b) Hasil

tinjauan

keputusan/kesimpulan

manajemen

memuat

mengenai tindakan tindakan

keputusanyang perlu

diambil.
c) Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam
prosedur tinjauan manajemen

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Tinjauan Manajemen

6. PENGELOLAAN SUMBERDAYA
6.1. Penyediaan Sumberdaya
a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta
untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.
b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh koordinator sub unit
dan disampaikan kepada kepala Puskesmas melalui mekanisme
yang telah diatur /dibahas dalam tinjauan manajemen
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Pembelian Barang Sub Unit Logistik
2. Prosedur Pembelian Obat Sub unit Logistik

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 19- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

3. Prosedur Usulan Permintaan Sumber Daya

6.2. Sumber Daya Manusia

Kompetensi

yang

diperlukan

oleh

setiap

karyawan

agar

dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar

sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus
dipastikan dipenuhi.
Seluruh koordinator sub unit bertanggung jawab untuk :
a) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya
b) Memastikan pelatihan dilaksanakan
c) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan

yang sesuai dengan

permasalahan
d) Mengevaluasi efektif/tidaknya tindakan yang telah diambil
e) Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan
setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran
mutu dan kepuasan pelanggan
Pengelolaan data base karyawan yang memuat informasi mengenai
pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja karyawan dilakukan oleh
sub unit kepegawaian pada unit administrasi dan kerumahtanggaan.

DOKUMEN TERKAIT
1.

Prosedur usulan permintaan sumberdaya

2.

Prosedur usulan pelatihan

3.

Prosedur Pelatihan Internal

5. Data base karyawan

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 20- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

6.3. Sarana Kerja

a) Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan
mencapai sasaran dan proses pelayanan dipastikan terpenuhi.
b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat-alat kesehatan
maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik
dan siap digunakan untuk pelayanan
c) Sarana kerja

baru

yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan

ditindak-lanjuti sesuai prosedur yang berlaku.

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Pengelolaan Barang Inventaris Sub Unit Logistik
2. Prosedur Perawatan
3. Prosedur Kalibrasi

6.4. Lingkungan Kerja

a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan
b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja
senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.
c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin
agar lingkungan kerjanya terkendali.
d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung
komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai
kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah
ditetapkan.
e) Kepala puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan
program tata graha (5R= Ringkas-Rapi-Resik -Rawat Rajin)

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 21- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

f) Setiap koordinator sub unit

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

bertanggung jawab untuk memastikan

program 5 R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada

setiap sub unit kerjanya.
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Kegiatan 5R

7. REALISASI PELAYANAN
7.1 Perencanaan Pelayanan Rawat Jalan
a) Proses

pelayanan

rawat

pelanggan mengacu

jalan

untuk

memenuhi

kebutuhan

buku Pedoman Puskesmas, memperhatikan

hasil survei persyaratan pelanggan dan dibahas dalam Loka Karya

Mini Puskesmas yang dilakukan oleh Tim Mutu. Untuk pelayanan
baru mekanisme diawali dari permintaan/kebutuhan pelanggan
dan/atau Dinas Kesehatan.
b) Berdasarkan

SK

kepala

Puskesmas

dibentuk

merencanakan proses pelayanan rawat jalan

tim

untuk

dengan membuat

POA rawat jalan.

c) Proses

perencanaan

pelayanan,

mencakup

persyaratan

perencanaan

material/bahan

jumlah,

kebutuhan

jenis

volume

material/bahan, pengalokasian fasilitas pelayanan dan pengaturan

waktu dan urutan prioritas penyelesaian pelayanan.
d) Berdasarkan POA tim perencana melakukan koordinasi dan
persiapan untuk merealisasikan proses pelayanan. Tim perencana
meminta kebutuhan

material/bahan dan semua komponen lain

yang diperlukan untuk realisasi proses pelayanan pada sub unit

logistik.

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 22- 37

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

e) Perencanaan dilaksanakan sesuai sistem manajemen mutu dan

persyaratan kendali mutu yang ditentukan oleh Tim.
f) Pelayanan rawat jalan dimulai di bagian pendaftaran, kemudian
menuju ke pelayanan yang diinginkan dan di akhir pelayanan
pelanggan diwajibkan menyelesaikan pembayaran di bagian kasir,
sebelum pulang atau memperoleh obat.
g) Pengendalian proses pelayanan dilakukan dalam dua lapis. Pada
lapis pertama proses pelayanan dikendalikan sesuai persyaratan
dari Koordinator Unit, Pada lapis kedua pengendalian proses
pelayanan dilakukan oleh wakil manajemen.
h) Tim

Mutu

menyediakan

rencana

monitoring

dan

instrumen

monitoring untuk pelayanan rawat jalan (daftar tilik).

i) Prosedur Kerja dan Instruksi kerja disiapkan oleh sub unit
pelayanan yang bersangkutan dan diperiksa

minimal oleh

koordinator unit dan disahkan oleh kepala Puskesmas sebelum

digunakan oleh pelaksana.
j) Catatan-catatan mengenai hasil pelayanan, kondisi pelayanan
/kejadian selama pelayanan disimpan oleh masing-masing sub unit
pelayanan.
k) Catatan-catatan dimaksudkan untuk
untuk

membuktikan

bahwa

pengendalian proses dan

proses

dan

dihasilkannya memenuhi persyaratan.

DOKUMEN TERKAIT
1.SK Kepala Puskesmas
2.POA
3.Alur Pelayanan Rawat Jalan

7.2 Proses yang berhubungan dengan Pelanggan

pelayanan

yang

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 23- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

7.2.1 Menentukan persyaratan yang berhubungan dengan

pelayanan
Sebelum merealisasikan proses pelayanan, koordinator sub unit
pelayanan harus lebih dahulu:
a) Memahami

secara jelas semua persyaratan

yang diminta

pelanggan
b) Melakukan koordinasi dengan sub unit terkait untuk pembahasan
semua persyaratan pelanggan.
c) Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia.
d) Bilamana ada
permintaan

perubahan persyaratan pelayanan baik atas

pelanggan

maupun

atas

inisiatif

fungsi

intern

puskesmas, maka harus ada persetujuan dari kepala Puskesmas

sebelum perubahan dilaksanakan.
e) Bila

perubahan

disetujui

maka

fungsi-fungsi

yang

terkait

diberitahukan mengenai perubahan persyaratan tersebut.

f) Setiap perubahan

mengenai persyaratan pelanggan/pelayanan

dipastikan dicatat.

DOKUMEN TERKAIT
1. Hasil Survei Identifikasi Persyaratan Pelanggan

7.2.2 Meninjau ulang persyaratan yang berhubungan dengan

pelayanan
Puskesmas melakukan peninjauan terlebih dahulu untuk memastikan
kemampuannya dalam memenuhi permintaan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 24- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

a) Sub unit Promkes dan Wakil Manajemen melakukan komunikasi

dengan pelanggan / calon pelanggan.

Setiap kali melakukan

komunikasi harus selalu dicatat .

b) Komunikasi

dengan

pelanggan

diarahkan

untuk

memahami

kebutuhan/persyaratan pelanggan antara lain untuk :

Mendapatkan konfirmasi persyaratan pelayanan rawat jalan

yangdi inginkan pelanggan

Menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan,

Mengklarifikasi ketidak jelasan mengenai persyaratan pelanggan
Membahas masukan/usul/saran/keluhan pelanggan
c) Catatan hasil komunikasi dengan pelanggan disimpan.

7.3 Desain dan Pengembangan

Klausul ini dikecualikan dalam penerapan sistem manajemen ISO
9001:2000 di Puskesmas Piyungan

7.4. PEMBELIAN
7.4.1

Proses Pembelian

a) Sub unit Logistik bertanggung jawab untuk memastikan fungsi

pembelian dilaksanakan secara terkendali.
b) Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian harus memahami
prosedur pembelian.
c) Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur pembelian yang telah
ditetapkan.
7.4.2

Informasi Pembelian

a) Sebelum melaksanakan pembelian, informasi tentang berbagai

persyaratan dan spesifikasi yang

diperlukan oleh sub unit

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 25- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

pelayanan

harus

dibuat

secara

jelas

untuk

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

menghindari

kesalahan /ketidak-sesuaian dengan kebutuhan.

b) Dokumen

pembelian

harus

dipastikan

memuat

penjelasan

mengenai semua persyaratan bahan/barangyang akan dibeli

termasuk :
Kejelasan mengenai jumlah barang yang akan dibeli
persyaratan spesifikasi /mutu barang yang akan dibeli
Persyaratan waktu pengiriman
Persyaratan pembayaran
7.4.3

Verifikasi Barang yang Dibeli

a) Sub unit Logistik dan sub unit terkait bertanggung jawab melakukan
verifikasi terhadap barang yang masuk.
b) Sub unit Logistik dan sub unit terkait memiliki kewenangan untuk
memutuskan apakah barang yang datang memenuhi persyaratan
mutu atau tidak.
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Pembelian Sub Unit Logistik
2. Blangko Verifikasi Barang Masuk Sub Unit Logistik
3. Prosedur Pembelian Darurat Sub Unit Logistik

7.5 Proses pelayanan dan penyediaan jasa

7.5.1 Pengendalian Proses Pelayanan dan Penyediaan Jasa
a) Proses Pelayanan rawat jalan dipastikan

dijalankan

secara

terkendali.
b) Pengendalian proses pelayanan rawat jalan dilaksanakan sesuai
perencanaan

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 26- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

c) Sub Unit Pelayanan menyediakan instruksi kerja untuk setiap

tindakan yang dilaksanakan dan alat yang digunakan.
d) Instruksi kerja dibuat untuk membimbing pelaksana

agar dapat

melaksanakan proses pelayanan sesuai yang direncanakan.

e) Peralatan

yang diperlukan untuk

proses pelayanan dipastikan

tersedia dan memenuhi persyaratan.

DOKUMEN TERKAIT:
1.Prosedur Kerja setiap sub unit
2.Instruksi kerja setiap sub unit

7.5.2

Validasi Proses Pelayanan Rawat Jalan

a) Proses

pelayanan

rawat

jalan

dipastikan

divalidasi

melalui

monitoring dan evaluasi tk koordiantor sub unit tiap bulan

b) Monitoring dan evaluasi

diarahkan untuk memastikan bahwa

proses pelayanan yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk

mencapai hasil yang diisyaratkan
c) Monitoring

dan

evalusi

dilaksanakan

oleh

masing-masing

koordinator sub unit

d) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi melibatkan seluruh karyawan
puskesmas
7.5.3
a)

Identifikasi dan Ketelusuran

Semua catatan medis pasien, spesimen dan catatan lain yang
terkait dengan pelayanan pasien rawat jalan harus dipastikan
diberikan identifikasi secara jelas.

b) Cara identifikasi/pelabelan harus dituangkan dalam prosedur

identifikasi dan pelabelan.

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 27- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

c) Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau

ketidaksesuaian yang tidak diinginkan.
d) Identifikasi

juga

diberikan

berdasarkan

hasil

pemeriksaan/

pengukuran dan pemantauan terhadap proses pelayanan.

e) Cara identifikasi diatur dalam prosedur identifikasi dan labelisasi

7.5.4 Barang Milik Pelanggan

a) Barang milik pelanggan adalah barang-barang milik pasien yang
berada di wilayah tanggung jawab Puskesmas, yang termasuk
barang milik pasien adalah spesimen pasien, catatan medik dan
catatan lain yang berkait dengan pemeriksaan pasien.
b) Barang milik pelanggan harus ditangani

dengan hati- hati untuk

mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.

c) Semua fungsi/pihak yang secara langsung atau tidak langsung
terlibat dengan penggunaan, penyimpanan,pemeriksaan barang
milik pelanggan harus melakukan identifikasi, verifikasi, melindungi
dan mengamankan barang-barang milik pelanggan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan.
d) Bilamana

diketahui

ketidaksesuaian

maka

adanya

kehilangan,

kerusakan

harus dipastikan dicatat dan dilaporkan

kepada Kepala Puskesmas.

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Identifikasi Barang Milik Pelanggan

7.5.5 Penyimpanan barang/produk

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 28- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

a). Yang dimaksud dengan produk adalah barang yang digunakan oleh
puskesmas untuk memberikan pelayanan dan hasil dari pelayanan.
b) Hasil pemeriksaan pasien, rekam medis
semua

tahapan

dijaga

dan catatan lain pada

kondisinya

dan

dipertahankan

kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses pelayanan.

c) Hasil pelayanan tersebut ditangani secara internal, harus dilengkap
identifikasi secara jelas.
d) Penyimpanan produk yang digunakan untuk memberikan pelayanan
dilakukan berdasarkan FEFO (first ED first out) yaitu barang yang
masa kadaluawarsanya paling dekat menjadi barang yang terlebih
dahulu keluar.
7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran / Pemantauan
a) Peralatan

yang

dipergunakan

pemantauan/pengukuran/pengujian

proses

untuk

pelayanan

harus

dikendalikan.
b) Pengendalian
dipergunakan

diarahkan

untuk

memastikan

peralatan

yang

berada dalam kondisi laik pakai.

c) Peralatan pemantauan/pengukuran/pengujian diinventarisasikan

d) Prosedur pemantauan /pengukuran/pengujian harus dibuat .
e) Peralatan

pengukuran

pemantauan

harus

dikalibrasi

atau

diverifikasi pada interval waktu yang telah ditentukan.

f) Bila dipandang perlu kalibrasi harus dilakukan setiap kali peralatan
akan dipergunakan/dioperasikan.
g) Kalibrasi dilakukan dengan cara membandingkan alat kerja/standar
kerja terhadap alat standard.
h) Bila kalibrasi dilakukan, maka catatan kalibrasi harus dapat
ditelusuri ke standard nasional / internasional

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 29- 37

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

i) Bilamana puskesmas/lembaga kalibrasi

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

tidak memiliki

drg. Dyak
Widoyoko

standard

yang lebih tinggi dan sesuai, maka cara pengecekan ketepatan

peralatan harus ditentukan dalam prosedur.
j) Peralatan pengukuran/pemantauan harus dilindungi dari kerusaka
selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan.
k) Bila terjadi penyimpangan terhadap akurasi peralatan, maka harus
diambil tindakan terhadap peralatan tersebut dan terhadap produk
yang mungkin telah terkena akibatnya.
l) Bilamana

software

komputer

dipergunakan

dalam

pemantauan dan pengukuran, maka kemampuan

kegiatan
komputer

tersebut diverifikasi sebelum digunakan.

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Kalibrasi

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

8.1 Umum
a) Semua

sub

unit

pelayanan

melakukan

pengukuran

dan

pemantauan terhadap kegiatannya.

b) Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan
c) Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa .
d) Hasil pengukuran,pemantauan, dan analisa dipakai untuk :
Membuktikan kesesuaian proses pelayanan
Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu
Melakukan perbaikan secara terus-menerus
Memastikan tercapainya sasaran mutu
e) Metoda

pengukuran,

pemantauan,

analisa,

dan

perbaikan

dipastikan sesuai dengan tujuan.

f) Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan
kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam prosedur.

mengikuti

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 30- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Analisa Data
2. Prosedur Pengendalian Arsip

8.2 Pengukuran dan Pemantauan

8.2.1 Kepuasan Pelanggan
a) Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap proses pelayanan
dan pelayanan yang diberikan

puskesmas harus dipantau

secara berkala.
b) Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja
sistem manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan
pelanggan telah dipenuhi.
c) Metoda

untuk

memperoleh

informasi

dan

pemanfaatan

informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur.

DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Audit Internal
a) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu
diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan
yang telah direncanakan
b) Tim audit dibentuk oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh
Kepala Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum
melaksanakan audit.
c) Program audit direncanakan oleh Ketua Tim Audit
mempertimbangkan
yang akan diaudit

dengan

tingkat kepentingan dan kekritisan

unit

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 31- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

d) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan

terdokumentasi

serta

mengedepankan

integritas

dan

independensi.
e) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah
ditetapkan.
f) Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan
hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.
g) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan
digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal.
h) Pelaksanaan audit

dilakukan secara objektif dan mengikuti

ketentuan persyaratan audit.

i) Koordinator sub unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk
menindak-lanjuti temuan audit pada sub unit-nya.
j) Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi
ketidak-sesuaian yang telah ditemukan
k) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap
tindakan tindakan yang telah diambil.
l) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Wakil
Manajemen
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Audit Internal
2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan

8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan

a) Metoda pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk
mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan proses
pelayanan harus dipastikan keabsahannya.

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 32- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

b) Metoda-metoda yang digunakan harus dapat dibuktikan

kemampuannya

untuk

mencapai

hasil

yang

telah

direncanakan.
a) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan
koreksi

dan

pencegahannya

harus

dilakukan

untuk

memastikan kesesuaian terhadapproses pelayanan.

8.2.4

Pemantauan dan Pengukuran Hasil Pelayanan

a) Pemantauan

dan pengukuran hasil pelayanan rawat jalan

dilakukan sesuai prosedur.

b) Tujuan pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan untuk
memastikan semua persyaratan hasil pelayanan terpenuhi.
c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang
telah ditentukan.
d) Pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan dilaksanakan
berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yang tertuang dalam
perencanaan pengendalian yang dibuat oleh Tim Mutu.
e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran harus dicatat
termasuk personil yang melaksanakan.
8.3 Pengendalian Proses Pelayanan yang Tidak Sesuai
a) Proses pelayanan yang tidak sesuai adalah proses pelayanan yang
dijalankan tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
b) Proses pelayanan yang

tidak sesuai dikendalikan serta dicegah

agar tidak terjadi lagi.

c) Pengendalian

dan

tanggung

jawab

serta

wewenang

untuk

menangani proses pelayanan tidak sesuai harus ditetapkan dalam

prosedur .
b) Proses yang tidak sesuai harus dilakukan tindakan koreksi
c) Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi yang diambil harus dicatat

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 33- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

drg. Dyak
Widoyoko

f) Bilamana Puskesmas harus mengambil langkah-langkah yang

sesuai untuk menanggulangi akibat /potensi akibatnya dan proses
pelayanan yang tidak sesuai.
DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Pengendalian Pelayanan yang tidak sesuai.
2. Prosedur Pengendalian hasil pelayanan yang tidak sesuai.
8.4 Analisa Data
a) Data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus
dikelola dengan baik
b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai,
misalnya menggunakan teknik statistik.
c) Analisa data dilakukan oleh setiap koordinator sub unit dibantu
oelh tim yang dibentuk oleh MR dan tim mutu, untuk mengetahui
tingkat

kinerja

kesenjangan

masing-masing

yang

ada

sehingga

proses/melihat
dapat

kesenjangan-

dilakukan

tindakan

perbaikan.
d) Prosedur analisa data dibuat oleh Tim Mutu dan menjadi acuan
bagi semua fungsi lainnya.
e) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian
ketidaksesuaian ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan
yang diperlukan.
d) Data dianalisa antara lain untuk memantau :
Kepuasan pelanggan
Kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan
Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan
Kinerja pelayanan
Sebagai

dasar

diperlukan.

untuk

mengambil

langkah-langkah

yang

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 34- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

DOKUMEN TERKAIT
1.

Prosedur Analisa Data

8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan Terus Menerus
a) Seluruh karyawan dan pimpinan wajib melakukan perbaikan
secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen
mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang
dalam kebijakan mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data
tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Perbaikan Berkesinambungan.

8.5.2. Tindakan Koreksi dan Prevensi

a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidaksesuaian dipastikan
dieliminasi/ dihilangkan dan dicegah tidak terjadi lagi.
b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi

adalah

mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk

meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.
c) Upaya tindakan koreksi /prevensi dipastikan sesuai dengan
skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.
d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya
efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang
mencakup:
Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan.
Menentukan penyebab-penyebab masalah

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 35- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. Erni
Rochmawati

Disahkan
Ka Puskesmas

dr. G. Anung
Trihadi

Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi

Menyimpan arsip tindakan koreksi
Meninjau efektivitas tindakan koreksi
e) Koordinator sub unit bertanggung-jawab memastikan tindakan
koreksi/ prevensi yang telah dilaksanakan efektif
f) Tindakan koreksi/ prevensi harus sesuai dengan dampak dari
masalah
g) Prosedur tindakan koreksi/ prevensi dipastikan dibuat

DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan

9. PENUTUP
Demikian manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala
Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil
keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas,
tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang
yang telah diberikan.
Selamat bekerja, seluruh karyawan mendukung sepenuhnya pelaksanaan
sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen yang tidak dapat ditawartawar.

drg. Dyak
Widoyoko

MANUAL
MUTU

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 36- 37

PUSKESMAS
PIYUNGAN

10.
No.

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. G. Anung
Trihadi

Disahkan
Ka Puskesmas

drg. Dyak
Widoyoko

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

Isi Perubahan

Tanggal mulai berlaku

MANUAL
MUTU
PUSKESMAS
PIYUNGAN

Judul
: MANUAL MUTU
No.
: MM/PYG/001
No Revisi
:0
Tanggal Mulai Berlaku : 1 April 2005
Halaman
: 37- 37

Disiapkan
Ketua Tim Mutu

dr. Erni
Rochmawati

Penanggungn Jawab
Diperiksa
MR

dr. G. Anung
Trihadi

Disahkan
Ka Puskesmas

drg. Dyak
Widoyoko