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EL PRESUPUESTO DE VENTAS
Mtodo de Factores
Este Mtodo consiste en considerar, en la preparacin del pronostico de ventas, los diferentes factores que han incidido tanto favorable como desfavorablemente
en las ventas del ejercicio anterior, as como aquellos aspectos que puedan incidir en aumento o disminucin de las ventas en el periodo que se este
presupuestando, incluyendo las fuerzas econmicas generales y las polticas y medidas dictadas por la administracin de la empresa. Los factores que integran los
elementos a considerarse en la preparacin del pronstico de ventas, son:
I.
a.2 DESFAVORABLES: Incidieron desfavorablemente en las ventas del ao anterior, tales como
Un incendio que retraso embarques.
Fallas en el abastecimiento de materia prima
Huelgas que atrasan el embarque de pedidos
-Suspensin de pedidos por demandas en contra de la empresa
Suspensin de pedidos del exterior por barreras arancelarias (aumento de impuestos de importacin)
Disminucin de ventas en alguna regin por muerte, renuncia o despido de personal de ventas.
Finazas II
Cambios en los mtodos de venta. Los mtodos de distribucin por medio de distribuidores generales, mayoristas, agentes de fabricantes o mediante ventas
directas a los intermediarios por un lado, y por otro, los detalles de las relaciones con tales agencias en lo relativo a descuentos, bonificaciones y otros aspectos
particulares, constituyen elementos importantes en la estructura de los medios de que dispone la empresa para ponerse en contacto con su clientela. Estos cambios
afectan fuertemente el volumen de ventas.
Forma de remunerar al personal de ventas. Compensaciones a vendedores en trminos de cuentas de las que puedan obtener anticipos, comisiones, salarios,
gastos de viajes, y afectan la magnitud del esfuerzo de ventas y de all que se tomen como factores en la determinacin del volumen de ventas.
c)
II.
1.
Condiciones econmicas generales: La influencia en las ventas se mide a travs de ndices o indicadores econmicos, tales como:
Producto nacional bruto
Ingreso per. cpita
Ventas y produccin por rama de actividad
Ahorro
Mercado potencial y su distribucin geogrfica
Establecimiento de nuevas empresas
Perdida del poder adquisitivo de la moneda
Precios al mayoreo y al menudeo
Nivel de ocupacin y de desempleo
Prestamos otorgados
Compra-venta de ttulos valores
2. Tendencia, modulo o patrn general de las condiciones econmicas generales: Los datos de los indicadores econmicos en forma aislada no tienen ninguna
utilidad, habr que determinar su tendencia y compararla con la de las ventas de la empresa, con el objeto de definir, si para efectos del presupuesto, habr que
ajustar positiva o negativamente las ventas del periodo que se presupuesta.
3. Tendencias y variaciones regionales y locales: Los indicadores econmicos mencionados, se basan en cifras o promedios a nivel nacional, pudindose
comparar, lgicamente, con las ventas locales de un producto que tienen mercado a nivel nacional; pero no pueden usarse inmediatamente para un producto que
tienen un mercado local o regional, pues en muchos casos hay variacin en las condiciones de un pueblo a otro o de un departamento o regin a otro.
4. Variaciones estacinales: Los citados indicadores econmicos, se publican a diversos intervalos regulares durante el ano: trimestralmente, mensualmente,
semestralmente, etc. Naturalmente, mientras mayor sea la frecuencia con que se publiquen, mayor ser la utilidad de los mismos. As, aparecen las variaciones
estacinales, aspectos que pocas empresas podran ignorar. La mayor parte de las empresas desarrollan, en el curso de los aos, mdulos generales de
variaciones estacinales, los que se determinan al establecer el por ciento de las ventas peridicas (mensuales, trimestrales, semanales, etc.) con relacin a las
ventas anuales del periodo.
Al determinar los ndices de variacin estacional, se aplican a las ventas de que se trate, a efecto de determinar el monto de las
ventas estacinales, totales factibles de comparar con los ndices econmicos indicados.
5. Clasificacin de productos de acuerdo con su sensibilidad econmica: La mayora de empresas producen varios artculos. Entre mayor sea el numero de
artculos que produzcan, mayor ser la dificultad para determinar la influencia que tienen las fuerzas econmicas generales sobre las ventas. Para solucionar este
problema, se hace una clasificacin de los productos con base en su sensibilidad econmica, con lo cual se proporciona un marco general dentro del cual pueden
prepararse las previsiones de ventas, seleccionando una tendencia de referencia para cada grupo de productos.
La p0rimera fase consiste generalmente en
clasificar los productos sobre la base de sus caractersticas generales: artculos de consumo o industriales, duraderos o no duraderos, de uso corriente o suntuario,
etc. Despus de verificar la tendencia de venta de cada producto en el curso de un cierto numero de aos.
Finazas II
III INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACION (A)
El xito o fracaso de una empresa esta determinado en forma importante por las polticas que adopte la administracin de la misma y por los programas que se
preparen para hacer efectivas tales polticas. Respecto de las ventas, principalmente en esta poca de cambios econmicos, la influencia administrativa es necesaria
y decisiva. Los cambios en la economa del pas y consecuentemente en el mercado de nuestros productos, exigen ajustes importantes en las polticas y
programas de ventas y son los administradores de las empresas quienes tienen que formular la estrategia principal de las campaas de ventas, en tanto los
funcionarios ejecutivos deben asumir la responsabilidad de establecer los procedimientos para cumplir tales estrategias.
Las reas dentro de las cuales influye la administracin, son:
1.
Cambios en el tipo de productos: Algunos productos son sustituidos por otros con mayor tecnologa, mejor calidad o con mas usos, por lo que es necesario
considerar cambios en los tipos de mercancas que se producen.
2.
3.
Cambio en el diseo del producto: En muchos casos se cambia el diseo del producto para adaptarlo a una zona de precios inferiores o mercado en particular.
Polticas de mercado: La expansin del mercado de la empresa en cuanto a territorio o productos, es una influencia administrativa que tienen implicaciones
importantes en los presupuestos de ventas. Asimismo, la restriccin o ampliacin de ofertas.
4.
Polticas de publicidad: Una importante decisin que debe ser tomada por los directores de la empresa, es la que se refiere a la amplitud, a los medios y al
campo que ha de cubrir la publicidad: si ha de realizarse a nivel nacional, local o regional; a travs de radio, televisin, peridicos, revistas, panfletos, etc. As
tambin, lo relativo a recursos financieros que se pretenden utilizar en total y peridicamente.
5.
Poltica de precios: La poltica de precios se relaciona con dos asuntos importantes: las ventas (en dinero y en cantidad) y los mrgenes de utilidad bruta.
Se utiliza para el efecto, la combinacin de ventas.
No obstante que para el pronstico de ventas a travs de este mtodo, es mejor utilizar una estructura lgica en su desarrollo, tambin existe la formula siguiente:
Pv
Pv
Pv
Vp
F
E
A
[ (Vp + - F) E ] A
=
[ (Vp + - a + - b + - c ) E ] A
En donde:
= Pronostico de ventas
= Ventas pasadas
= Factores especficos de venta
a = Factores de ajuste
b = Factores de cambio
c = Factores corrientes de crecimiento
= Fuerzas econmicas generales
= Influencia de la administracin
Ejemplo: La empresa Los Recurrentes, S.A., que fabrica prendas de vestir, presenta la informacin siguiente, con la cual usted deber preparar el pronostico de
ventas de dicha empresa, en unidades, para el ao 1995, aplicando para el efecto, el Mtodo de Factores.
1)
En los 5 aos anteriores, las ventas en promedio y en trminos relativos, presentaron el comportamiento que se indica a continuacin: semestre de enero a
junio = 60% y semestre de julio a diciembre =
40%
2)
A partir de 1995, los productos se vendern con precios mas bajos, debido a que se utilizaran telas con fibra sinttica y diseos mas atractivos, con lo que se
espera incrementar las ventas ajustadas de 1994, en un 15%.
3.
El Asesor Economista de la empresa, estableci que el Tratado de Libre Comercio (TLC), las polticas econmicas adoptadas por el Gobierno de Guatemala
y el resto de fuerzas econmicas generales, afectaran negativamente las ventas, estimndose un decremento del 8%.
4.
5.
En los ltimos 6 meses de 1994, las ventas de la empresa Los Recurrentes, S.A., ascendieron a 50,000 unidades.
Debido a un incremento en los precios del producto, originado por aumento en los precios de la materia prima, se dejo de vender en 1994, el 10% de las
ventas del ultimo semestre. Esta situacin fue solucionada con la nueva poltica de precios para 1995 (numeral numero 2)
6.
Nuestro cliente, La Mexicana, S.A. de C.V., por razones de baja en los aranceles de su pas, Mxico, aumento, en un 10% sus pedidos a partir de julio de
1994. Las compras de La Mexicana han sido, durante el ao 1994, de Q.600.000.00 anuales, distribuidos uniformemente en todos los meses del ao.
7.
La Gremial de Exportadores de Productos no Tradicionales, Comisin del Vestuario, de la cual es miembro la empresa Los Recurrentes, S.A.,m en la regin
fronteriza con Mxico, efectu una profunda campaa publicitaria. Debido al impacto positivo que causo para los productores guatemaltecos, las ventas para 1995
se incrementaran en un 10% en relacin con las ventas de 1994.
8.
La administracin de la empresa Los Recurrentes, S.A., para atenuar la baja de las ventas nacionales de 1994, adoptara una nueva poltica publicitaria. El
efecto de esta poltica se espera sea un incremento del 10.8%.
9.
El distribuidor de la ciudad de Coatepeque, debido al bloqueo de la carretera de la zona, en junio de 1994, no pudo satisfacer pedidos de clientes de
Tapachula, equivalentes al 10% de las ventas del semestre enero/junio de 1994.
10. Para el ao 1995 entrara a funcionar una distribuidora en la ciudad de Tecun Uman, en donde se espera obtener ventas por Q.300.000.00 anuales.
11. La empresa Monte Limn, para conmemorar su aniversario, en el ao 1993, nos compro producto publicitario por un total de Q.150,000.00.
12. El precio de venta de nuestro producto para 1995, ser de Q.20.00 por unidad, precio igual al de 1994.
COLECTIVO RESCATE ESTUDIANTIL FACULTAD DE C.C.E.E.
Ingresa a sitio Web www. Rescate-estudiantil.com
Finazas II
Solucin:
Unidades
125,000
Ventas Pasadas
FACTORES ESPECIFICOS DE VENTA
Factores de ajuste
Unidades
5)
Debido a un incremento
6)Nuestro cliente La Mexicana
5,000
1,500
9)
El Distribuidor de la ciudad
Ventas Ajustadas
Factores de Cambio
7,500
2)
3)
20,850
15,000
35,850
7)
La Gremial de Exportadores.
12,500
12,500
14,000
139,000
3)
El asesor economista
(14,988)
172,362
Sub- Total
INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACION
8)
La Administracin de la empresa
Ventas esperadas para 1995
18,615
190,977
=
=
=
=
=
[(Vp+a+b+c)E]A
[125,000+14,000+35,850+12,500).92]1.108
(187,350*.92)1.108
172,362*1.108
190,977 {Ventas esperadas para 1995}
125,000
80,500
78,500
132,000
416,500
160,000
105,000
95,000
170,000
530,000
175,000
120,000
110,000
201,000
606,000
460,000 153,333
305,500 101,833
283,500 94,500
503,000 167,667
1,552,000 517,333
1.18
0.79
0.73
1.30
4.00
170,000
170,000
170,000
170,000
680,000
200,600
134,300
124,100
221,000
680,000
Finazas II
Clculos:
Promedio de Promedios
Promedio ventas estimadas
Determinacin del IVE:
1er. Trimestre
153,333 / 129,333=
2. Trimestre
101,833 / 129,333=
3er. Trimestre
94,500 / 129,333=
4. Trimestre
167,667 / 129,333=
517,333 / 4
680,000 / 4
1.185567=
0.787371=
0.730670=
1.296392=
=
=
129,333
170,000
1.18 (redondeado)
0.79 (redondeado)
0.73 (redondeado)
1.30 (redondeado)
4.00
=
=
=
=
200,600
134,300
124,100
221,000
680,000
Regionalizacin de las ventas: Generalmente, adems de que las ventas de las empresas se distribuyen estacionalmente, tambin se efectan por regiones o
zonas, por lo cual, para efectos del presupuesto de ventas, es necesario distribuir las ventas no solo por estacin, sino por regin o zona, para lo cual puede seguirse
un procedimiento sencillo, as:
1. Se obtiene informacin estadstica porcentual de las ventas por regin.
2. Se establecen totales de los porcentajes peridicos.
3. Se obtienen promedios peridicos de los porcentajes.
4. El promedio obtenido se aplica al total de las ventas por cada periodo que corresponda (mensual, trimestral, semestral).
Ejemplo: Por regin, las ventas de la empresa Los Avispados, S.A. durante los aos citados, han tenido el comportamiento siguiente:
Regin
Norte
Sur
Oriente
Occidente
1992
18
30
25
27
100
% de ventas
1993
1994
22
21
28
29
24
25
26
25
100
100
Con base en la informacin porcentual indicada, se distribuiran las mismas ventas de 680,000 unidades trimestralmente, por cada regin.
Solucin:
% de las ventas
Regin 1992 1993 1994 TOTAL X
Norte
18 22
21
61
20.33
Sur
30 28
29
87
29.00
Oriente
25 24
25
74
24.67
Occidente 27 26
25
78
26.00
100 100
100
300
100
EN/MZ
40,782
58,174
49,488
52,156
200,600
A/J
27,303
38,947
33,132
34,918
134,300
J/SP
25,230
35,989
30,615
32,266
124,100
OC/D
44,929
64,090
54,521
57,460
221,000
TOTAL
138,244
197,200
167,756
176,800
180,600
El PRESUPUESTO DE PRODUCCIN
El presupuesto de produccin se fundamenta en dos puntos bsicos:
Las Ventas estimadas
Los inventarios (reales) de productos terminados
El presupuesto de produccin puede clasificarse en:
a) Presupuesto de volumen de produccin; Se refiere a las cantidades que deber producirse, tomando en consideracin el volumen o cantidad que se espera
vender.
b) Presupuesto de costo de Produccin: Indica cual es el volumen de costos de las unidades a producir; proporciona los elementos que sirven de enlace entre el
estado presupuestado de resultados y los presupuestos de operacin y el de caja.
El presupuesto de produccin tiene como principal finalidad:
1. Planteamiento de la propia produccin: Que deber producirse; Cuanto deber producirse; Cuando deber producirse
2. Revisin de la capacidad de produccin de la fabrica
3. Programar necesidades de materia prima.
4. Programar necesidades de mano de obra; (Los anteriores incisos de relacionan directamente con el presupuesto de volumen de produccin).
5. Determinar el costo de produccin.
6. Calcular las necesidades de financiamiento (Los dos ltimos incisos se relacionan directamente con el presupuesto de costo de produccin).
Finazas II
El presupuesto de produccin ofrece, para la empresa, las ventajas siguientes:
a)
b)
c)
d)
Permite tener inventarios bajos que a travs de un aumento de la rotacin, presenta un estado de mayor liquidez en la empresa.
La programacin de las necesidades de materia prima permite obtener mejores precios en entregas normales.
La produccin se concentra en aquellos artculos que tienen ms movimiento.
El nivel ptimo de los inventarios se obtiene a travs del ndice de rotacin de los mismos. El ndice de rotacin de inventarios, son las veces que el inventario se
consume (o se renueva) durante el periodo contable. Puede determinarse utilizando informacin en unidades y valores as:
a)
b)
Informacin en unidades:
Informacin en valores:
Ejemplo: Con los datos que a continuacin se incluyen, determinar la rotacin de inventarios con base en informacin en valores y en unidades.
Unidades vendidas:
120,000
Costo por unidad:
Q. 4.50
Inventario inicial:
30,000 unidades
Inventario final:
50,000 unidades
Solucin:
1.
Se establecen inventarios promedio y costo de ventas
Inventario promedio en unidades:
(30,000 + 50,000)/2
= 40,000 unidades
Inventario promedio en valores:
40,000 unidades x Q.4.50 = Q.180,000
Costo de lo vendido:
120,000 unidades x Q.4.50 =
540,000
2.
Con base en unidades:
Con base en valores:
=
=
3 {ndice de Rotacin}
3 {ndice de Rotacin}
150,000 / 3
Q.675, 000 / 3
=
50,000 unidades
Q.225,000 (50,000 x Q.4.50)
Finazas II
1.
a)
b)
(22,000 + 26,000) / 2
= 24,000 unidades
Rotacin:
60,000 / 24,000
= 2.5
2.
Determinar Inventario final deseado
Ventas estimadas / rotacin = 70,000 / 2.5
3.
a)
Aplicacin de formula:
Pp
=
Vp + If - Ii
Pp
Vp
If
Ii
Pp95
c)
28,000 unidades
Relacin lgica:
b)
=
=
=
=
=
=
Presupuesto de produccin
Ventas presupuestadas
Inventario final
Inventario inicial
70,000 + 28,000 - 26,000
72,000 <Presupuesto produccin 1995>
Programa (presupuesto) de produccin estacional Al igual que las ventas, la produccin tambin debe programarse estacionalmente, con base en los
procedimientos que ms adelante se indican y de acuerdo con la poltica y necesidades de la empresa que se trate. La distribucin estacional de la produccin
puede hacerse en forma estabilizada y en forma variable.
ESTABILIZADA: La produccin se distribuye uniformemente entre todos y cada uno de los periodos que correspondan. Simplemente se divide la produccin
presupuestada entre el nmero de periodos.
VARIABLE: En este caso, la produccin es deferente para cada periodo y la distribucin puede hacerse aplicando cualquiera de los procedimientos que se
indican a continuacin:
A. Tomando como base la rotacin del inventario: Para este procedimiento, se asume que se va a producir solamente para cubrir las ventas del periodo siguiente,
de modo que el inventario final de un periodo (trimestre por ejemplo) ser igual a las ventas del periodo siguiente (trimestre siguiente en nuestro caso).
B. Tomando como base la estacionalidad de las ventas:
En este caso, se obtiene el por ciento (% ) que representa las ventas de cada periodo con relacin al
total de las mismas y este porcentaje se aplica al total de la produccin presupuestada, para cada periodo.
c)
1.
Produccin estabilizada:
Ventas
Periodo
Unidades
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
Produccin
Unidades
Inicial
Inventarios
Final
18,000
18,000
18,000
18,000
72,000
26,000
32,000
36,000
44,000
--------
32,000
36,000
44.000
28,000
---------
Finazas II
2.
Produccin variable:
a)
Rotacin de inventarios
Ventas
Periodo
Unidades
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
b)
Periodo
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
c)
17.14
20.00
14.29
48.57
100.00
Produccin
Unidades
Inventarios
Inicial
Final
------10,000
34,000
28,000
72,000
26,000
14,000
10,000
34,000
--------
14,000
10,000
34.000
28,000
---------
Produccin
Unidades
Inventarios
Inicial
Final
12,341
14,400
10,289
34,970
72,000
26,000
26,341
26,741
27,030
--------
26,341
26,741
27,030
28,000
---------
Periodo
EN/MZ
AB/JN
JL/SP
OC/DC
Ventas
Unid.
12,000
14,000
10,000
34,000
70,000
X
Razonamiento:
Coeficiente
1.0285714
1.0285714
Produccin
Unidades
Inventarios
Inicial
Final
12,343
14,400
10,286
34,971
72,000
26,000
26,343
26,743
27,029
--------
26,343
26,743
27,029
28,000
---------
Cantidad
por unidad
3.0
2.5
1.0
1.5
Produccin
unidades
72,000
Total de
unidades
216,000
180,000
72,000
108,000
Finazas II
2.
Consumo peridico: Este consumo anual tambin puede distribuirse peridicamente de acuerdo con las necesidades de la empresa y la produccin
estacional determinada. En nuestro caso, tomaremos como base para establecer el consumo peridico de materia prima, el programa de produccin estacional con
base en un coeficiente fijo.
Materia
prima
A
B
C
D
Produccin peridica
Cantidad
12,343
p/arch
EN/MZ
3.0
2.5
1.0
1.5
37,029
30,858
12,343
18,515
14,400
AB/JN
10,286
JL/SP
34,971
OC/DC
72,000
TOTAL
43,200
36,000
14,400
21,600
30,858
25,715
10,286
15,429
104,913 26,000
87,427 180,000
34,971
72,000
52,456 108,000
Materia prima
A
B
C
D
Inventarios
Inicial
Final deseado
40,000
65,000
26,000
42,000
12,000
16,000
16,000
23,000
Finazas II
Solucin:
2 Ventas pasadas
Factores Especificos de Venta
Factores de Ajuste
3 Costa Rica contrato aos pares
4 Problemas en la planta de procesamiento
5 Por insolvencia no se le vender ms
sub- total
Factores de Cambio
6 Renovacin de equipo de aserrado
sub- total
Factores Corrientes de Crecimiento
8 Construccin de ampliacin de instalacin
Fuerzas Econmicas Generales
7 Se estima las ventas crecern
9 Efectos de inflacin
10 Derivado de protecciones forestales
sub- total
Influencia de la Administracin
11 Iniciativas de mercadeo operacional
Ventas presupuestadas para el 2006
2,006
Pies
2007
Pies
290,000.00
392,900.00
80,000.00
28,000.00
25,000.00
373,000.00
80,000.00
312,900.00
9,000.00
9,000.00
382,000.00
321,900.00
10,000.00
392,000.00
10,000.00
331,900.00
14,500.00
19,600.00
386,900.00
16,595.00
7,200.00
308,105.00
6,000.00
392,900.00
308,105.00
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Calculos
Informacion general
290,000 pies
80,000 pies
28,000 pies
25,000 pies
3,000 * 6 meses * 0,50 =
9,0009000
de Julio
de Jla aDic
Dic2006
2006 y 9000 de En/ Jn 20
9,000 de Enero a Junio 2007
290,000 * 0,05 =
14,500
5,000 *2,5 pies * 0,80 =
10,000
392,000* (- 0,05) =
-19,600
600*12 meses =
7,200 pies
500 pies * 12 =
6,000
Los gastos de mantenimiento o posesin de inventarios se estiman en un 1.5 % del costo de materia prima.
L. E. C.
2 x Rx S
Px I
2 x 40,000 x 23
28 x 0.015
4,380,952.38
L. E. C. = 2,093
b. Numero de pedidos en el ao =
R / LEC
40,000 / 2,093
c. El Punto de pedido
=
Aprovisionamiento x Consum
18 x 180
d. Existencia Mnima
=
Punto de pedido - ( Consumo promedio x Aprovisionamiento)
d.1 El consumo promedio se determina por medio del consumo mximo diario / 2
d.2 Existencia mnima =
3,240 -{ (180 /2) x 18 ]
e. Existencia Mxima
= Existencia Mnima + LEC
1,620 +2,093
=
=
19.11
3,240
=
=
1,620
3,713
10