MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASRAMA

KALI PERTAMA 2015

TARIKH
MASA
TEMPAT
KEHADIRAN
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)

: 14 JULAI 2014
: 2.20 petang
: Bilik Mesyuarat Guru SMK Selama
:

Mat Isa bin Ibrahim

Phea Chung Weng
Abd Ghani Asri
Zainol Abidin b. Md. Hashim
Kamal Baharin b. Daud
Mohd Zaki bin Yusof@Salleh
Ahmad Hawari b. Abdul Rahim
Shaiful Annuar b. Mohamad Salleh
Mohd Maznizam b. Abdul Mutalib
Abdul Aziz b. Sulaiman
Ismail b. Ali
Syahir b. Mohd Yusof
Ahmad Romzi b. Hamid
Sulaiman b.
Syahril b.
Nor Shahmiza bt Razak
Nor Fazilah bt Zainul
Syazwani bt Muhamad Nor
Zuaida bt Abdul Aziz
Noraini bt Ahmad Yudin
Norsusilawati bt Abd. Rahman
Aspur bt Adumi
Suhaila bt Ahmad

AGENDA:
I.

Aluan Pengerusi(Pengetua SMK Selama)

1.

II.

Pengerusi memulakan mesyuarat dengan Ummul Kitab, Al-fatihah dan

seterusnya mengalu-alukan kehadiran semua AJK asrama ke mesyuarat
pengurusan asrama kali pertama tahun 2015 serta mengucapkan terima
kasih kepada semua yang hadir.

Pembekalan makanan di asrama

2.

En. Sulaiman yang mewakili pembekal makanan meminta AJK asrama

mengutarakan sebarang aduan atau komen berkaitan pembekalan dan
penyediaan makanan di asrama.

3.

En. Phea mengemukakan beberapa komen iaitu:

a)
ukuran makanan, kuantiti, saiz potongan ikan dan ayam tidak
mengikut standard yang ditetapkan

b)
c)
d)
e)

4.

jenama perlu mengikut pilihan jenama yang diberikan sahaja

pihak pembekal perlu akur dengan menu mingguan
bahan mentah mestilah sentiasa diletakkan di tempat yang tinggi
kebersihan :
i) dapur dan dewan makan perlu diselia setiap hari
ii) pekerja perlu mengambil suntikan dan sijil perlu
dipaparkan

En. Kamal(Ketua Warden) memaklumkan beberapa aduan daripada

penghuni asrama :
a)
100% pelajar tidak makan soto
b)
menu coco crunch tidak mendapat sambutan kerana jenama yang
digunakan telah ditukar kepada jenama yang kurang berkualiti
Oleh itu, En. Kamal mencadangkan supaya menu soto diubah sekiranya
dipersetujui oleh penyelia asrama, pengetua dan kontraktor. Jenama coco
crunch juga perlu ditukar semula kepada pilihan pertama.

III.

5.

Pn. Norsusilawati(penyelia asrama) turut memaklumkan kepada pembekal

makanan bahawa kumpulan ikan A perlu dibuang sisik, ekor dan kepala.
Selain itu, beliau meminta supaya ikan dan kuah bagi masak kicap ikan
kerisi diasingkan supaya ikan tidak lembik. Seterusnya, beliau meminta
supaya sukatan/kuantiti makanan yang dibekalkan mestilah selepas bahan
tersebut diproses. Beliau juga meminta pembekal makanan mencari
ayam/ikan yang lebih besar dan memastikan timbangan memenuhi
spesifikasi.
Beliau
memaklumkan
bahawa
salinan
tentang
timbangan/kuantiti bahan telah diberikan kepada pekerja dewan makan.

6.

Pengetua berharap supaya ada perubahan yang dilakukan selepas ini.

Kawalan Keselamatan Sekolah

7.

Pengerusi mempersilakan En. Syahril bagi membicangkan kawalan

keselamatan sekolah.

8.

En. Syahril meminta pihak sekolah dan asrama mengutarakan sebarang

aduan berkaitan kawalan keselamatan sekolah.

9.

En. Phea memaklumkan bahawa mengikut perjanjian, 8 orang pengawal

keselamatan ditugaskan untuk mengawal iaitu 2 orang pengawal bagi satu
pondok. En. Phea menyatakan beberapa aduan iaitu:
a)
pada pukul 11 pagi pukul 2.00 petang, pengawal kerap tidur dan
tidak bertugas sebagaimana yang sepatutnya
b)
ketepatan masa bekerja tidak dipatuhi-pengawal keluar terlalu
kerap/lama melebihi 30 minit
c)
sekiranya seorang pengawal perlu menyelesaikan sesuatu urusan,
maka sekurang-kurangnya seorang pengawal perlu ada untuk
mengawal
d)
masa rehat perlu mengikur prosedur iaitu 1 jam sahaja
e)
pintu masuk perlu ditutup selepas 8.30 pagi
f)
waris hanya dibenarkan mengambil anak di luar kawasan asrama
g)
penampilan perlu sentiasa kemas(pakai uniform)

f)

pengawal perlu membuat rondaan dan pastikan pelajar tidak

berkeliaran

En. Phea berharap supaya integriti pengawal asrama ditingkatkan serta

lebih berdisiplin. Beliau juga meminta En. Syahril membuat teguran
kepada pekerja-pekerjanya.

IV.

10.

Pengetua meminta supaya memastikan pagar ditutup dan kawalan di pintu

masuk perlu ada. Beliau memaklumkan bahawa borang pemantauan pihak
sekolah akan digunakan dan catatan/komen akan dibuat. Salinan akan
diberikan kepada penyelia untuk tindakan.

11.

En. Phea memaklumkan bahawa CCTV telah rosak dan En. Syahril telah
memaklumkan hal tersebut kepada pihak yang berkenaan untuk diperbaiki.

12.

En.Kamal meminta supaya pengawal keselamatan tidak menulis sebarang

notis sekiranya ke luar kemana-mana dan mesti ada seorang pengawal
yang mengawal pada setiap masa.

Kebersihan Kawasan
13.

En. Phea menyatakan bahawa tahap kebersihan kawasan sekolah semakin

merosot. Beliau membuat aduan bahawa rumput masih panjang pada
minggu ke-2 bulan Januari dan longgokan sampah tidak diuruskan dengan
baik. Keadaan ini dikhuatiri akan manjadi tempat pembiakan ular/binatang
buas. Beliau juga menegur tentang masa bekerja dan rehat yang perlu
dipatuhi iaitu 15 minit untuk masa rehat yang pertama dan 1 jam untuk
masa rehat kedua.
Beliau mengingatkan sekiranya ada pekerja yang ingin berhenti, tindakan
segera perlu diambil supaya ada pengganti dan mengelakkan sampah tidak
terurus. T-shirt pekerja perlu dipakai supaya seragam dan rumput padang
perlu dipotong 2 kali sebulan.
Beliau mencadangkan supaya kontraktor membeli 2 buah tong sampah
dilabelkan, tisu gelung besar dan racun rumpai disegerakan.
Tindakan: En. Romzi

14.

En. Kamal meminta supaya pekerja menyapu rumput yang dimesin supaya
tidak mengotorkan jalan tar di sekitar asrama.

15.

Pengetua menyatakan bahawa borang pemantauan/ catatan perlu diisi

untuk memastikan bekalan mencukupi. Pengesahan dan rekod perlu dibuat
setiap kali bekalan dibeli. Beliau juga meminta supaya semaian benih
dibuat menggunakan pasu sekolah.
Tindakan: En. Romzi

VI.

Pengesahan Minit Mesyuarat

16.

V.

Perkara berbangkit
17.

VII.

Pengerusi membentangkan minit mesyuarat yang lalu. En. Kamal

mencadangkan supaya minit mesyuarat disahkan dan disokong oleh Pn.
Norsusilawati.

Tiada perkara berbangkit

Transformasi Asrama
17.

En. Phea memaklumkan bahawa Asrama SMK Selama kini berada di Band
4. Sekolah mensasarkan band 3 untuk tahun 2015 dan band akan disusun
semula apabila keputusan SPM dikeluarkan.

18.

En. Phea membentangkan SKPA yang terdiri daripada 5 standard. Standard

3-5 telah dijalankan manakala standard 1-2 perlu diagihkan tugas kepada
AJK asrama.

19.

En. Phea memaklumkan bahawa setiap program/aktiviti haruslah

mempunyai kertas kerja yang merangkumi :
a)
Tajuk/Program/ Aktiviti
b)
Objektif
c)
Tarikh pelaksanaan
d)
Tempat aktiviti diadakan
e)
Peruntukan yang diperlukan
f)
AJK yang terlibat

20.

En. Phea menerangkan agihan tugas-tugas mengikut standard yang

ditetapkan .
* sila rujuk lampiran untuk agihan tugas
Tindakan : Semua AJK

VIII. Program Hafazan

21.

En. Phea memaklumkan bahawa program hafazan akan dilaksanakan

sepanjang tahun dan meminta Ustaz Aziz mengaturkan jadual.
Tindakan : En. Aziz

X.

Kewangan Asrama
22.

Penyelia asrama untuk membentangkan laporan kewangan seperti di

lampiran.

23.

Pengetua mengarahkan supaya duit baki tahun 2014 digunakan untuk

menaiktaraf asrama. AJK asrama bersetuju menggunakan duit baki tahun
2014 untuk menaiktaraf asrama.
Tindakan: Penyelia asrama

XI.

Hal-hal lain
24.

En. Kamal memaklumkan persoalan yang akan ditimbulkan oleh para

waris iaitu : Apakah penambahbaikan yang diberikan kepada pelajar yang
berada di asrama?
Oleh itu, beliau mencadangkan supaya kemudahan di asrama dipertingkat
seperti menyediakan tuisyen, kemudahan mesin fotostat/printer dan
membeli LCD projector.

25.

En. Zaki mencadangkan supaya diberi intensif kepada guru yang membuat
kelas tambahan.

26.

En. Ghani mencadangkan supaya asrama mengambil pelajar yang

mempunyai latar belakang kokurikulum yang baik.

27.

En. Phea memaklumkan bahawa wajaran kokurikulum terlalu kecil dan

tumpuan perlu diberikan kepada SPM.
Tindakan : Pengurusan asrama

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.45 petang.

Disediakan oleh:

Disemak oleh,

(Nor Fazilah Bt Zainul)

AJK Asrama
SMK Selama,
09810 Serdang, Kedah.

Disahkan oleh,