Tugas modul how to connecting ms.

Access to Visual Basic

Connecting
Microsoft Office Access to visual basic

Kelompok 4
1.
2.
3.
4.

Ilikmah Sanjaya
Miftakhul Imam
Mutia Rosmawanti
Widia Julianti

DATABASE
1

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara
sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian
basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasanbatasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat
penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang
penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting
karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas,
organisasi data, dan juga update yang rumit.
Proses memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data
memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis
data (database management system | DBMS). DBMS merupakan sistem
perangkat lunak yang memungkinkan user untuk memelihara, mengontrol, dan
mengakses data secara praktis dan efisien. Dengan kata lain semua akses ke
basis data akan ditangani oleh DBMS. Ada beberapa fungsi yang harus ditangani
DBMS yaitu mengolah pendefinisian data, dapat menangani permintaan pemakai
untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data yang didefinisikan
oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam pengaksesan
data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun disk, dan menangani unjuk
kerja semua fungsi secara efisien.
Tujuan utama dari DBMS adalah untuk memberikan tinjauan abstrak data kepada
user (pengguna). Jadi sistem menyembunyikan informasi tentang bagaimana
data disimpan, dipelihara, dan tetap dapat diambil (akses) secara efisien.
Pertimbangan efisien di sini adalah bagaimana merancang struktur data yang
kompleks tetapi masih tetap bisa digunakan oleh pengguna awam tanpa
mengetahui kompleksitas strukturnya.

Pembagian database menurut jenisnya:

Basis data flat-file. Basis data flat-file ideal untuk data berukuran kecil dan dapat
dirubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari sekumpulan string
dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi yang
disimpan. Basis data flat-file baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data
yang sederhana dan dalam jumlah kecil. Basis data flat-file akan menjadi sangat
rumit apabila digunakan untuk menyimpan data dengan struktur kompleks
walaupun dimungkinkan pula untuk menyimpan data semacam itu. Salah satu
masalah menggunakan basis data jenis ini adalah rentan pada korupsi data
karena tidak adanya penguncian yang melekat ketika data digunakan atau
dimodifikasi.
Basis data relasional. Basis data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait
cara penyimpanan. Kata "relasional" berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel
yang berada di basis data dapat dihubungkan satu dengan lainnya. Basis data
relasional menggunakan sekumpulan tabel dua dimensi yang masing-masing
tabel tersusun atas baris (tupel) dan kolom (atribut). Untuk membuat hubungan
antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di
salah satu tabel dan foreign key di tabel yang lain. Saat ini, basis data relasional
menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa kelemahan yang mungkin
dirasakan untuk basis data jenis ini adalah implementasi yang lebih sulit untuk
2

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

data dalam jumlah besar dengan tingkat kompleksitasnya yang tinggi dan proses
pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu menghubungkan tabel-tabel
terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel.

Microsoft Office Access

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data
Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang
intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format
Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle
Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC.
Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik
pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam
perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang
saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu : Table, Query,
Form, Report, Macro, dan Module.

Komponen Database :
a. Tables
: merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam
database.
b. Queries : berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang
dikehendaki.
c. Forms
: berfungsi memasukkan data, menampilkan data serta mengedit
data dari suatu tabel dengan tampilan formulir yang telah kita rancang sendiri.
d. Reports : berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
e. Pages
: berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.
f. Macros : berfungsi mengotomatiskan perintah-perintah yang kita kehendaki
dalam mengolah data.
g. Modules : berfungsi untuk merancang bermacam-macam modul aplikasi
dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
3

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

Tipe Data pada Ms. Access

a. Text
Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang
maksimaltype field adalah 255 karakter yang merupakan type default.
b. Memo
Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang
maksimaltype field adalah 65.535 karakter.
c. Number
Merupakan tipe data yamg digunakan untuk menampung type data angka.
d. Date/Time
Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar
memory 8 byte.
e. Currency
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam
format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
f. Auto Number
Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis
(penambahan angka otomatis)
g. Yes/No
Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
h. OLE Object
Tipe data ini dapat memuat gambar, grafik, viideo, dan suara dengan
ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk)
i. Hyperlink
Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang
maksimal64.000 karakter.
j. Lookup Wizard
Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar
memori penyimpanan umumnya 4 byte.

Proses Pembuatan
Office Accsess

Database

menggunkan

Microsoft

1. Buka progam microsoft acces 2007, lalu klik Blank Database, tentukan
lokasi penyimpanan dan nama database, klik Create.

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

2.

Setelah itu klik ikon View lalu pilih Desain View dan berilah nama untuk
tabel yang akan dibuat, contoh MKVBNET. Klik OK

3. Masukan Field data yang inginkan, misal seperti ini.

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

4. klik kembali ikon View lalu pilih Datasheet View. Kemudian isilah kolom
MKVBNET yang telah dibuat tadi.

5. langkah selanjutnya adalah membuat Query dengan cara klik tab

Create lalu pilih Query Design, maka akan muncul tampilan kotak dialog
lalu add semua tabel yang telah dibuat tadi.

6. Pada kolom bagian bawah gambar, isilah kolom Field dan Table seperti
berikut.
6

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

7. Sekarang kita akan membuat rumus untuk menampilkan secara otomatis

keterangan untuk nilai rata-rata, nilai angkat dan keterang Lulus atau
Tidak Lulus pada setiap kolom,

JURUSAN:IIF([KODE JURUSAN]="A";"SISTEM INFORMASI";IIF([KODE

JURUSAN]="S";"SISTEM KOMPUTER";"TEKNIK INFORMASI"))
RATA-RATA NILAI: ([NILAI TEORI]+[NILAI PRAKTEK])/2
NILAI
HURUF:
IIf([RATA-RATA
NILAI]>=80;"A";IIf([RATA-RATA
NILAI]>=71;"B";IIf([RATA-RATA
NILAI]>=61;"C";IIf([RATA-RATA
NILAI]>=51;"D";IIf([RATA-RATA NILAI]>=30;"E")))))
KETERANGAN:
IIf([NILAI
HURUF]="A";"LULUS";IIf([NILAI
HURUF]="B";"LULUS";IIf([NILAI
HURUF]="C";"LULUS";IIF([NILAI
HURUF]="D";"REMEDI";IIf([NILAI HURUF]="E";"TIDAK LULUS")))))
8. Lalu klik Run (!) Maka muncul tampilan seperti berikut.

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

9. Selesai

Microsoft Visual Basic

Pengertian Visual Basic
visual basic adalah bahasa pemrograman yang paling mudah
dimengerti dan banyak digunakan. Visual basic adalah pemrograman
berbasis Windows, dimana dalam tingkat dasar untuk melakukan
pemrograman visual basic cukup sederhana yaitu dengan mengatur
menu, dan menggunakan bahasa Inggris sederhana sebagai bahasa
pemrogramannya.

Fungsi Visual Basic

Kegunaan Visual Basic adalah untuk membuat program berbasis
Windows mulai yang sederhana sampai pemrograman yang lebih
kompleks. Contohnya adalah pembuatan aplikasi kasir atau
perpustakaan.
Untuk membuat aplikasi sederhana dengan visual basic maka kita
harus menguasai bahasa pemrograman C++. Visual Basic yang paling
banyak digunakan adalah Microsoft Visual Basic.

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

ODBC dan OLE DB Provider

ODBC merupakan antarmuka Microsoft yang strategis untuk
mengakses data yang beraneka ragam dalam standar relasional
maupun non Relasional Database Management System (RDBMS).
ODBC berbasiskan pada Call Level Interface yang dispesifikasikan
pada SQL Access Group. Pada umumnya ODBC standart API berjalan
pada Windows 9x, dan mampu mengakses sumber data baik local
maupun jarak jauh (remote) dengan menggunakan driver ODBC.
Cukup banyak konsep utama dalam ODBC yang aktif
computer yang memberikan antarmuka produk yang
diketahui ODBC adalah spesifikasi standar API (Aplication
Interface) yang berdiri sendiri pada suatu database
operasi.

dalam dunia
netral. Perlu
Programming
atau Sistem

ODBC merupakan protocol standar atau penghubung yang

dikembangkan oleh Microsoft untuk mengakses SQL database dan
sangat mendukung driver database yang sifatnya independent
terhadap produk-produk database lainnya. Prinsipnya ODBC diperlukan
sebagai penghubung atau jembatan dengan berbagai database server
untuk dapat melakukan komunikasi. Developer khususnya ODBC
mengembangkan dan mengimplementasikan driver pada fungsifungsi
driver untuk data access di dalam DBMS independent, dan dapat
melakukan koneksi ke back end database manapun. Namun hal ini
juga bergantung pada vendor pembuatnya, sepanjang database yang
digunakan masih sama. (Riyanto,2003)
ODBC bagaimanapun juga mengurangi kebutuhan software vendor
independent dan perusahaan-perusahaan yang mempelajari multiple
aplikasi program interface.
ODBC mengingat perannya yang cukup penting, dituntut untuk
bersifat universal dalam melakukan pengolahan data. Salah satu
tujuannya adalah agar pengembang aplikasi dapat menggunakan
aplikasi untuk melakukan perintahperintah query seperti mengakses
dan menampilkan data, memodifikasi beberapa data serta perintahperintah lainnya.
ODBC merupakan bagian dari arsitektur Microsoft Windows Open
Service. Dukungan terhadap ODBC merupakan syarat memungkinkan
teknologi pada masa mendatang, dalam waktu yang relative singkat,
ODBC mempunyai kedudukan yang sangat penting di dunia industri.
Seiring dengan perkembangannya saat ini, ODBC sudah mampu
berjalan dalam membangun aplikasi di atas protocol pada LAN (Local
Area Network). Meski hal ini sudah biasa dilakukan, yang utama
9

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

sekarang adalah bagaimana hendak memanipulasi database yang

diselesaikan
dengan
menggunakan
ODBC,
Penyelesaian
itu
menggunakan Three-tier ODBC, yang mana dalam hal ini mampu
menjadikan Gateway seolah-olah merupakan satu layanan database.
b.

Arsitektur ODBC

Database open-source yang digunakan adalah MySQL, seperti pada

Gambar 5. Arsitektur ODBC pada database MySQL berikut ini.

Gambar 5. Arsitektur ODBC pada Database MySQL

a.

Aplication (Aplikasi)

Aplikasi adalah suatu program untuk memanggil ODBC API dalam

mengakses suatu data dari MySQL server. Dalam komunikasi, Aplikasi
dengan Driver Manager menggunakan standar ODBC. Aplikasi tidak
menggunakan pemeliharaan dimana data disimpan akan
tetapi dengan cara mengkonfigurasikan sistem untuk mengakses data.
Mekanisme dalam hubungan ini hanya membutuhkan DSN. Beberapa
fungsi pada semua aplikasi umumnya tidak semua persoalan bisa
dikerjakan
dengan
menggunakan
ODBC.
Tugas-tugas
yang
dikerjakannya antara lain:
1)
Menyeleksi atau menampilkan pada MySQL menghubungkan
dengan MySQL.
2)

Mengirim perintah-perintah SQL untuk dijalankan.

3)

Mendapatkan hasil kembali.

4)

Hasil yag diminta sesuai dengan pernyataan SQLyang dibuat.

10

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

5)

Proses peringatan (error), jika tidak ditemukan data.

6)
Melakukan atau mengulang kembali transaksi menyertakan
perintah SQL.
7)

Memutuskan koneksi dengan MySQL Server.

Fungsi utama pada aplikasi digunakan oleh ODBC untuk mengirim

perintah SQL atau persoalan untuk mendapatkan hasil (result) sesuai
(perintah) statement.
b.

Driver Manager

Driver Manager adalah library untuk mengatur komunikasi antara

aplikasi dan driver yang mengatur driver database ODBC. Proses yang
terjadi pada driver-driver antara lain:
1)

Memecahkan Data Source Name

2)
Menunggu proses atau menghentikan proses (Loading atau
Unloading) pada driver.
3)

Proses ODBC fungsi memanggil fungsi untuk DBMS pada driver.

c.

My ODBC Driver

MyODBC Driver merupakan library dalam menjalankan suatu fungsi

ODBC API. Dalam proses ODBC, fungsi yang utama adalah mengirim
perintah SQL ke MySQL.
d.

ODBC

ODBC ini merupakan file konfigurasi ODBC, yang mana penyimpanan

driver dan informasi database diperlukan pada server. Driver manager
digunakan untuk menentukan driver mana yang menggunakan DSN.
e.

My SQL Server

MySQL Server merupakan salah satu database open source, yang juga
merupakan:
1)

DMBS

2)

RDBMS

3)

Open Source Software

Fungsi ODBC
11

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

Beberapa fungsi dan kegunaan ODBC adalah sebagai berikut :

1)
ODBC sebagai jembatan yang memudahkan user dalam
pengolahan data serta menghubungkan pengolahan data antar
database sehingga memudahkan user untuk mengakses data.
2)
ODBC sebagai protocol standard yang menghubungkan antar
database, dengan catatan database tersebut menyediakan driver
untuk ODBC.
3)
ODBC dapat mengakses sumber dta, baik local maupun jarak
jauh (remote) dengan menggunakan ODBC.
4)
ODBC mampu mengakses database yang bersifat local maupun
non-local. Sebagai contoh pada client/sever menggunakan Sistem
DSN.

OLE DB
Microsoft pada pertengahan tahun 1990 mengembangkan OLE DB
yang digunakan sebagai interface berorientasi objek OLE DB didesain
tidak hanya untuk database relation tetapi juga digunakan untuk type
yang lainnya seperti Interface COM, OLE DB terakses untuk C ++ dan
pemrograman Java jadi tidak hanya untuk Visual Basic.
OLE DB dapat memanggil server database yang menggunakan DBMS
dengan cara tidak langsung yaitu melalui ODBC seperti terlihat pada
gambar di bawah ini (gambar 6).

12

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

OLE DB juga dapat digunakan untuk interface berorientasi objek

seperti C++. Banyak pengembangan aplikasi database ini seperti VB
Script dan Jscript. (Kroenke, 2002). Seperti pada gambar 6 di bawah
ini.

b.

Pengertian OLE

OLE (Object Linking and Embedding) merupakan teknologi yang

menggunakan link. Namun pada perkembangannya, fasilitas yang
ditawarkan OLE tidak hanya menggabungkan (link) dan melekatkan
(embed) object saja, sehingga Microsoft menyatakan bahwa OLE tidak
hanya sebagai link dan embed.
Aplikasi pada OLE yang menggunakan data disebut dengan objek OLE,
sedangkan aplikasi yang memuat object OLE disebut dengan OLE
container dan menyediakan aplikasi object OLE disebut dengan server
OLE. OLE pada dasarnya mempunyai dua jenis yang dapat digunakan,
yaitu :
1)
Microsoft OLE DB Providers for SQL Server (SQL OLE DB) yang
mempunyai fungsi untuk memmetakkan langsung antarmuka dan
metode-metode OLE DB melewati data source SQL server.
2)
Microsoft OLE DB Providers for ODBC (MSDASQL) yang berfungsi
memetakkan antarmuka dan metode-metode OLE DB ke API atau
antarmuka pemrograman aplikasi milik ODBC. Hubungan antara
sebuah database SQL server ODBC yang sudah ada. OLE DB di dalam
pengaksesan database, mempunyai beberapa kelebihan/keunggulan
dan kekurangan, yaitu :

a)

Kelebihan OLE DB

OLE DB mempunyai kemampuan dalam mengolah database lebih

cepat.

OLE DB lebih mudah dalam pemakaiannya untuk mengakses

suatu data.

b)

OLE DB lebih stabil.

Kekurangan OLE DB
Provider yang tersedia masih sangat terbatas.

OLE DB membutuhkan memory yang cukup banyak, karena

kemampuan yang ada lebih canggih.
13

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

Langkah langkah membuat koneksi Microsoft Office Access ke

Microsoft Visual Basic
1. Buka Microsoft Visual Basic
2. Klik New Project, akan muncul form baru untuk pembuatan
program,

3. Klik project add componet

Setelah di klik akan muncul tampilan seperti dibawah

14

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

4. Pilih 2 componet yang akan digunakan yaitu Microsoft ADO Data

Control 6.0 dan Microsoft datagrid Control 6.0

5. Setelah semua component dipilih maka akan muncul tampilah form

seperti dibawah

15

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

6. Klik kanan pada Adodc1 kemudian pilih Adodc1 property

7. Selanjutnya klik buld pada use connection string,

8. Pilih Microsoft Office Access Database Engine OLE DB pada kolom
Provider, next
9. kemudian pada kolom connecting isikan file database yang akan
digunakan pada data source kemudian test connecting, untuk
mengetahui koneksi database dapat digunakan. Kemudian klik OK

16

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

10.

Maka hasilnya menjadi seperti dibawah ini,

11.

Klik start maka hasilnya akan muncul seperti dibawah ini,

17

Tugas modul how to connecting ms. Access to Visual Basic

12. Langkah terakhir adalah menyimpan file tersebut.

18