1.

Berkenalan dengan bukukerja ( workbook)

Apabila anda membuka Excel akan terpapar kolum, baris, dan sel (Columns, rows,
and cells).
Nota:
Satu hamparan grid kosong akan terpapar apabila anda membuka Excel. Terdapat
huruf melintang di bahagian atas dan nombor menegak di bahagian kiri ke bawah.
Terdapat juga tabs di bahagian bawah bernama sheet1, sheet2 dan seterusnya.

2.

Ribbon

Kedudukan Ribbon merintangi bahagian atas Excel.

Setiap arahan yang berkaitan di atas Ribbon diletakkan di bawah satu
kumpulan.

Nota:
Ribbon terletak di baris atas Excel 2007. Ribbon terdiri daripada beberapa tabs
yang berbeza. Setiap tab berfungsi mengikut sesuatu kerja yang khusus mengikut
kerja yang dilakukan dalam Excel. Anda boleh meneroka dengan klik tabs yang
berada di atas Ribbon untuk melihat arahan yang berbeza-beza pada setiap tabs.
Menu Home tab yang berada di sebelah kiri merupakan arahan tabs yang sering
digunakan oleh pengguna Excel.
Ribbons terbahagi kepada beberapa Tab yang deretannya ialah Home, Insert,
Page Layout, Formulas, Data, Review, View, dan Format.
1. Paparan Tab Home

2. Paparan Tab Insert

3. Paparan Tab Page Layout

4. Paparan Tab References

5. Paparan Tab Mailings

6. Paparan Tab Review

7. Paparan Tab View

8. Paparan Tab Format

3.

Buku kerja dan Helaian kerja (Workbooks and worksheets)

Helaian kerja dalam buku kerja baru

Buku kerja yang mula-mula anda buka disebut sebagai Book1. Tajuk baru
akan muncul di bar tajuk di bahagian atas apabila anda simpan (save) buku
kerja itu dengan satu nama yang lain.
Manakala Sheet tabs terletak di bahagian bawah permukaan buku kerja.
Setiap helaian kerja ada nama tersendiri di bahagian bawah buku kerja:
Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Anda boleh memaparkan helaian kerja dengan
klik tab sheet.

Nota:
Adalah lebih baik sekiranya menamakan tab sheet dengan nama yang lain supaya
mudah untuk mencari maklumat. Contohnya Januari, Februari, Mac untuk maklumat
ujian bulanan pelajar. Anda juga boleh menambah helaian kerja sekiranya anda
memerlukan

lebih

atau

helaian

dua

daripada
kerja

tiga. Malah anda boleh memadamkan satu

sekiranya perlu.

bagaimana untuk membukaa buku kerja yang baru.

Anda mungkin tercari-cari

Anda hanya perlu klik

Microsoft Office Button di bahagian kiri atas. Kemudian klik New dan di dalam
New Workbook window klik Blank workbook.
4.

Kedudukan kolum, baris dan sel dalam helaian kerja

Lihatrajah: Selepas 26 kolum yang pertama (A hingga Z), diikuti 26 kolum adalah AA
hingga AZ. Kolum seterusnya disambung sehingga XFD, yang berjumlah 16,384
kolum kesemuanya. Manakala baris pula diberi nombor dari 1 hingga 1,048,576.
Bahagian atas kolum ditandakan dengan huruf.
Bahagian baris ditandakan dengan nombor.
Nota:
Helaian kerja terbahagi kepada kolum, baris, dan sel. Dengan itu terbentuklah
garisan grid apabila anda membuka buku kerja.

Kolum dalam helaian kerja

bermula dari atas ke bawah secara menegak (vertically). Manakala baris bermula
dari kiri ke kanan dalam helaian kerja secara melintang (horizontally). Sel ialah
ruang yang mana satu kolum dan satu baris bertemu.

5. Memasukkan data ke dalam Sel

Sel yang aktif

Name box

Apabila anda membuka buku kerja yang baru, sel yang pertama ialah sel yang aktif.
Sel yang aktif dikelilingi garisan hitam. Gambar kedua, C5 adalah sel yang aktif.
Kolum C dipancarkan.
Baris lima dipancarkan.
Sel C5 yang aktif dipaparkan di Name Box yang terletak di sebelah atas di
sudut kiri helaian kerja.
Nota:
Sel adalah tempat anda memasukkan data semasa bekerja dalam helaian kerja.
Apabila anda membuka buku kerja yang baru, sel pertama yang anda lihat akan
berkotak hitam, menunjukkan data akan dimasukkan ke dalam sel yang aktif.
Kedudukan sel yang aktif juga boleh diketahui dengan melihat Name Box.

6. Mulakan latihan dengan menamakan kolum dengan tajuk

Helaian kerja dengan kolum dan tajuk baris.

Tajuk kolum dinamakan January hingga September.
Tajuk untuk baris adalah nama-nama tingkatan yang terlibat.

7. Mula memasukkan data.

1. Tekan TAB untuk ke kolum sel sebelah kanan dan tekan ENTER to ke kolum
sel di bawah.

8.

Masukkan Jumlah.

LATIHAN MENGGUNAKAN EXCEL

1.

MEMFORMATKAN HAMPARAN

Setelah anda memformatkan hamparan kerja anda, masukkan markah pelajarpelajar ke dalam hamparan kerja yang telah dibina.

2.

MENGIRA JUMLAH MARKAH

Untuk mengira jumlah markah, lihat rajah di bawah.

Nota: Formula =SUM (C5:J5) bererti mengira markah dari sel C5 hingga sel J5.
Formula yang anda hasilkan itu boleh disalin ke sel yang dikehendaki.

3.

MENGIRA PERATUS MARKAH

Lihat formula di dalam rajah di bawah untuk mengira peratus markah.

Nota: Formula K5/800*100 adalah formula untuk mengira jumlah peratus markah
K5 merujuk kepada sel C5. Simbol / bermaksud bahagi dan * bermaksud darab.
Formula ini boleh disalin ke sel yang dikehendaki.

4.

MENDAPATKAN NILAI GRED MARKAH

Lihat formula di dalam rajah di bawah untuk mendapatkan nilai gred markah.
Sebelum itu, anda perlu menyediakan jadual VLOOKUP terlebih dahulu.

Jadual
VLOOKUP

MEMBINA VLOOKUP
Penggunaan VLOOKUP amat perlu bagi mempercepatkan dan memudahkan kerja
anda dalam membina jadual pemarkahan ujian bulanan atau sebagainya.

Ia

membantu anda mendapatkan nilai gred dan pangkat bagi markah yang anda
masukkan.

Anda hanya perlu menaip markah sahaja manakala nilai gred dan

pangkat akan terpapar dengan sendirinya.

Untuk melaksanakan tugas itu anda

dikehendaki menyediakan jadual VLOOKUP seperti contoh di atas. Nilai gred dan
pangkat boleh diubah mengikut kesesuaian sekolah.

4
1

1. Sediakan jadual VLOOKUP dengan nilai gred berikut 0,F,Gagal; 40,E,Lulus;

55,D,Sederhana; 65,C,Baik; 75,B, Kepujian; 85,A. Cemerlang.
2. Highlight jadual VLOOKUP dan pilih tab formulas.
3. Klik Define Name.
4. Dialog box akan muncul dan beri nama jadual VLOOKUP sebagai gred
Setelah anda menamakan (Define Name)

Jadual VLOOKUP dengan Gred,

gunakan formula berikut untuk mencari nilai gred markah.

Nota: Formula =VLOOKUP(L5,Gred,2) adalah formula untuk mencari nilai GRED
markah. Formula ini boleh disalin ke sel yang dikehendaki.

10

5.

MENCARI NILAI PANGKAT

Langkah-langkah mencari nilai pangkat pula ulangi langkah yang sama mencari nilai
gred.

Setelah anda menamakan (Define Name)

Jadual VLOOKUP dengan

Pangkat, gunakan formula berikut untuk mencari nilai gred markah.

Nota:
Formula =VLOOKUP(L5,Pangkat,3) adalah formula untuk mencari nilai Pangkat
markah. Formula ini boleh disalin ke sel yang dikehendaki.

11

6.

MENCARI KEDUDUKAN

Formula digunakan untuk menentukan kedudukan dalam tingkatan berdasarkan

peratus.

1. Untuk mencari kedudukan klik tab formulas dan pilih Insert Function dalam
ribbon. Pilih formula RANK.
2. Di kotak Insert Function masukkan spesifikasi berikut:
Number:
Ref:

L5 (kolum peratus)
L5:L14 (tekan f4

untuk

$L$5:$L$14

merujuk kepada

renjetan yang akan dikira)

Nota:

Formula = RANK(L5,$L$5:$L$14) merupakan formula untuk menetapkan

kedudukan pelajar berdasarkan kepada peratus. Pada kedudukan di sel O5 klik dan
masukkan formula seperti di atas, di mana RANK bermaksud mencari kedudukan,
L5 merujuk kepada lajur peratus dan $L$5:$L$14 merujuk kepada renj yang akan
dikira.

12

Nota: Kedudukan bilangan Gred pelajar akan menggunakan formula COUNTIF

Formula =COUNTIF adalah formula untuk arahan mengira A di lajur D5 hingga D14.
Untuk mengira berapa bilangan B atau C dan seterusnya bolehlah anda tukarkan
arahan formula seperti contoh:
=COUNTIF(D2:D11,B) untuk mengira bilangan B
=COUNTIF(D2:D11,C) untuk mengira bilangan C
=COUNTIF(D2:D11,D) untuk mengira bilangan D
=COUNTIF(D2:D11,E) untuk mengira bilangan E
=COUNTIF(D2:D11,G) untuk mengira bilangan G

7.

ANALISA

Analisa untuk mengetahui bilangan pelajar yang mendapat Gred dalam sesuatu
mata pelajaran. Sila lihat contoh formula untuk mengetahui analisa seperti rajah di
bawah.
1. Untuk mengetahui bilangan gred mata pelajaran, klik tab formulas.
2. Pilih Insert Function dalam ribbon.
3. Pilih formula COUNTIF.
4. Di kotak Insert Function masukkan spesifikasi berikut:
Range

Criteria :

D5:D14
A

Formula ini boleh disalin ke sel yang dikehendaki.

13

8.

PENGHASILAN CARTA

14

Setelah dibuat analisa, anda boleh memaparkan keputusan pelajar-pelajar melalui

carta mengikut jumlah kumpulan pelajar-pelajar yang mendapat A, B, C, D, E dan
gagal. Gunakan CHART WIZARD untuk menyempurnakan graf anda.

Setelah dibuat analisa, kenal pastikan renj jumlah pelajar sebagai paksi X dan
bilangan gred pelajar sebagai paksi Y. Contoh dari D16:D21 untuk menunjukkan
bilangan pelajar dan jumlah gred untuk Bahasa Melayu. Kemudian klik Chart Wizard
dan respon kepada Kotak Dialog untuk menghasilkan graf anda.

15