Universidad Estatal a Distancia

Vicerrectora Acadmica
Escuela de Ciencias Sociales y Humanidades
Carrera de Bibliotecologa
Ctedra Tratamiento de la Informacin
Asignatura Lenguajes Documentales y Sistemas de Gestin
Documental

Gestin de informacin y
del conocimiento en las
Organizaciones

Jorge A Meneses Hernndez

Miguel ngel Palacios Rodrguez
Tercer cuatrimestre
Septiembre 2014

Principios de la gestin de informacin

Proceso mediante el cual se obtiene, despliegan o utilizan
recursos bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiales)
para manejar informacin dentro y para la sociedad a la que
sirve.
Se rige por dos principios: la teora de sistemas y la teora
del ciclo de la vida.
La teora de sistemas: Un sistema de informacin est
integrado por un conjunto de componentes que almacenan,
procesan y distribuyen informacin. Cuando mencionamos la
gestin de informacin nos referimos a la gestin que se
desarrolla en un sistema de informacin.

La teora del ciclo de la vida de la informacin : el ciclo de

vida evidencia el transito dialctico de un estado a otro en una
actividad. En los principios de la gestin documental se define
la vida media para cada documento y los plazos de retencin de
los mismos en cada nivel de la organizacin. As como el
momento que puede ser descartado o conservado por tener un
Nacimiento: surge de la necesidad
valor permanente.
de un requerimiento por parte del
usuario.

Nacimiento
Muerte
Mantenimiento
Desarrollo
Operacin

Desarrollo: se analizan los

requerimientos y se elabora un
diseo que servir de base para el
desarrollo.
Operacin: usuario trabaja
introduciendo datos y obteniendo
informacin y reportes que
soporten la operacin de la
empresa.
Mantenimiento: corregir los
errores que se detectan en los

La gestin de informacin de una organizacin obliga a tener

un dominio de:
a) Los diferentes tipos de informaciones que se manejan en la
organizacin.
b) La dinmica de sus flujos (representados en los diferentes
procesos por los que transita cada informacin),
c) El ciclo de vida de cada informacin (incluida la gestin de la
generacin de informacin, donde quiera que ocurra) y
d) El conocimiento de las personas a cerca del manejo de la
informacin, o sea, su cultura informacional.

Algunas fuentes de informacin tpicas de cualquier organizacin

son las siguientes:
Las fuentes documentales
Las fuentes personales
Las fuentes institucionales

Ejemplos:

Las fuentes de informacin pueden ser internas o externas.

Son internas se generan y fluyen dentro del sistema, son
externas las que se captan del ambiente y entran al sistema
para ser procesadas y/o utilizadas por este.
Si la fuente es externa tambin es importante conocer donde se
genera, quien la distribuye, quien la procesa y que elementos
pueden caracterizar el valor de esta fuente.
Criterios de calidad para fuentes de informacin impresas:

Autor
Fecha de publicacin
Edicin
Editor
Audiencia
Nivel de objetividad
Alcance
Estilo y lenguaje
Tratamiento por otras publicaciones

Criterios de calidad para sitios Web:

Contenido y evaluacin
Fuente y fecha
Estructura
Otros

Los recursos de informacin de las organizaciones la ocupan los

sistemas, los cuales constituyen configuraciones bien definidas
que agrupan procesos sistemticos para el manejo de datos e
informaciones. Son estructuras, procesos y tecnologas que se
emplean para generar y transmitir mensajes formales o apoyar
servicios. Ejemplos de sistemas son;

Sistemas
Sistemas
Sistemas
Sistemas
Sistemas
Sistemas
Sistemas

de registros administrativos
para la gestin bibliotecaria
de informacin para la direccin
de inteligencia organizacional
de recuperacin de informacin
para el procesamiento de textos
para el anlisis y procesamiento de datos

Un control de los flujos permitir conocer, entre otros:

Tipos y volmenes de informacin que fluyen en el sistema y

en cada subsistema, sus caractersticas y niveles de
agregacin de valor.
Momento en que se emite una informacin por el emisor y se
recibe por el receptor.
Distorsiones fundamentales en la cadena de cada proceso.
Rol de cada departamento o divisin funcional en el manejo
de informacin y la carga especfica de cada uno.
Almacenes de datos transitorios y permanentes de la
organizacin.
A nivel organizacional la gestin de informacin se vincula con
elementos internos como son: la infraestructura, la cultura
organizacional, la comunicacin organizacional, las polticas, las
personas y las tecnologas disponibles.

Componentes del ambiente

informacin con sus relaciones.

individual

de

gestin

de

La infraestructura
crea nociones que
favorecen o no, la
gestin
de
informacin en la
organizacin.

Algunas habilidades propias del manejo de la informacin

pueden ser:

Definicin de la tarea.
Creacin de estrategias para la bsqueda de
informacin.
Localizacin y acceso de la informacin.
Anlisis de la informacin.

Componentes del ambiente organizacional de gestin de

informacin con sus relaciones:

Las fuerzas que rigen el ambiente externo de la organizacin,

ejercen notables influencias en muchas de las prioridades
nacionales, regionales y mundiales.

Alcance del ambiente externo de gestin de

informacin

Los procesos de la gestin de informacin

Entre los componentes de cualquier sistema se encuentran los

procesos. Sin procesos no existe transformacin y en un sistema,
las entradas sufren determinadas modificaciones que originan un
resultado o salida que difiere de la entrada.
Los procesos tienen dos caractersticas.
Tienen consumidores (internos o externos)
Cruzan
fronteras
organizacionales;
por
ejemplo,
ocurren a travs o entre subunidades de la
organizacin.
Harrington (1993) define un proceso como: cualquier actividad o
grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a
ste y suministre un producto a un cliente externo o interno.

Procesos
Procesos
Procesos
Procesos

principales
de apoyo
de la red de negocios
de Gestin

Ejemplos de procesos de gestin de informacin en cualquier

organizacin son:
La formulacin de estrategias.
La planificacin.
La formulacin de presupuestos y asignacin de
recursos.
El comportamiento organizacional y el control de su
marcha.
Los recursos humanos.
La infraestructura.
La comunicacin con los clientes, proveedores,
financistas y todos los que respaldan a la organizacin.

Entradas y salidas del sistema y su gestin

Un sistema se basa en principios holsticos que explican que un

cambio en una parte afecta el resto del sistema.
Todo sistema de informacin existe y tiene como meta entregar
un resultado a un usuario. Como plantea Buckland (1999), la
misin de una biblioteca (organizacin de informacin por
extensin) es facilitar el acceso a los documentos (o a la
informacin) y apoyar la misin de la institucin y sus intereses.

El proceso de integracin del usuario con la oferta informacional y sus

etapas reflejan en la Figura 13.
Este ciclo general que tiene lugar en la dimensin del usuario puede
tener diferentes manifestaciones y comportamiento en funcin del
contexto en el que el usuario se desempee

La Gestin de informacin y las salidas, se da cuando las

unidades de informacin trabajan con salidas soportadas en
papel y tambin con salidas electrnicas. Cada una de ellas es
resultado de un proceso particular con caractersticas propias.
Por tanto su tratamiento y valoracin ser diferente segn el
caso.

En cuanto a la Gestin de informacin en las entradas, los

proveedores forman parte del sistema y de su cadena de
suministros. Juegan un papel importante, pues en buena medida
lo que la industria de la informacin pueda hacer depende de su
materia prima, no solo en trminos de calidad sino de
oportunidad.

La infraestructura organizacional y la gestin de

informacin
Se asume la existencia de
tres grandes reas
estratgicas:

La estrategia de los
sistemas de
informacin.
La estrategia de la
tecnologa de
informacin.
La estrategia de la
gestin de informacin.
Todo sistema de informacin cuenta entre sus componentes
con tecnologas y funciona a partir de una gestin, por lo
que la triada informacin, tecnologa y gestin, constituye
una unidad a tener en cuenta en el diseo y operacin de
estos sistemas.

La informacin relativa a la dimensin organizacional puede verse

en seis conjuntos:

Procesos
Tcnicas
Estructura
Implementacin
Filosofa
Contexto

La gestin de informacin tambin se da a travs de bibliotecas

digitales. Uno de los componentes ms importantes del
tratamiento de informacin tiene que ver con la seguridad de los
datos e informacin y su conservacin.
Los sistemas de recuperacin empleaban, tradicionalmente,
metadatos para describir fsicamente a los recursos. La tendencia
muestra una orientacin hacia las bibliotecas digitales de texto
completo y con metadatos asociados.
Las mayores dificultades de un programa de gestin del
conocimiento proceden de lograr que todos estos elementos

Espacio de
preguntas!