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A) GESTO DO TEMPO

Por vezes, o problema no ter


muitas tarefas para realizar, mas a
forma como utilizamos o tempo.
Gerir o tempo significa definir e
cumprir tarefas nas datas
estabelecidas.

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Gerir o tempo implica:

Saber quais os nossos objetivos e


prioridades.
Saber o que queremos no futuro e o
que devemos fazer para o alcanar.
Pensar a longo prazo. No pense
apenas no dia de hoje.
Autoconhecimento: conhecer o modo
como funcionamos melhor!
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O que faz para garantir que


cumpre prazos?
Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil
para fazer. Qual a tarefa que faz
primeiro?
Estabelece um plano para cada dia ou
para um perodo mais longo?
Estabelece prioridades?
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Desenvolvimento
Usar o tempo de forma eficiente e
organizar o trabalho so fatores
essenciais para que consiga atingir
objetivos e ter sucesso.
Assim, apresentamos-lhe algumas
estratgias para que tire o melhor
partido do seu tempo e da organizao
do seu trabalho.
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Agora DESENVOLVA a sua


competncia para gerir o tempo e
a organizao de trabalho:

1.O que o tempo e como geri-lo


2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organizao pessoal
5.Organizao do trabalho

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O Tempo
O que o tempo? O tempo um
elemento que se gasta e no se
recupera.
Apesar de pensarmos que temos todo o
tempo do mundo, tudo o que fazemos
requer tempo e mesmo que no o
usemos ele permanece limitado. algo
que tem significados diferentes ao longo
da vida e que no adaptvel.
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IMPOSSVEL GERIRMOS O
TEMPO
POSSVEL GERIRMO-NOS A
NS PRPRIOS
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AGORA REFLITA:
SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA
NADA?
QUE O TEMPO NO LHE CHEGA PARA
TUDO?

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SERO APRESENTADAS ALGUMAS


ESTRATGIAS PARA QUE CONSIGA
RENTABILIZAR O MAIS POSSVEL O
SEU TEMPO.

No entanto, no se
esquea que o tempo
LIMITADO a 24h dirias.

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Apesar de ser muito importante saber gerir o


tempo, muitos so os impedimentos a uma
gesto de tempo eficaz.

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Algumas das causas mais


frequentes para a perda de
tempo

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BARREIRAS
HUMANAS AO
TEMPO

Esforar-se
demais;
Desorganizao
pessoal;
Incapacidade de
dizer no;
Falta de
autodisciplina;
Procrastinao,
indeciso;
Deixar tarefas
inacabadas;
Socializar.

BARREIRAS
ADMINISTRATIVAS
AO TEMPO

BARREIRAS
AMBIENTAIS AO
TEMPO

Falta de objetivos,
prioridades e
planeamento;
Delegao
ineficiente;
Pessoas no
treinadas ou
inadequadas;
Falta de
comunicao;
Responsabilidade
ou autoridade
confusa;
Falta de padres,
controlo e
relatrios dos
progressos;
No saber escutar.

Interrupes pelo
telefone;
Visitantes
ocasionais;
Encontros;
Informao
atrasada ou
incompleta;
Papelada,
formalidades,
leitura;
Falta de pessoal
ou excesso de
pessoal;
Barulho,
distraes visuais.
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IMPORTANTE

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O que significa gesto do


tempo?
1. Estabelecer objetivos e prioridades
2. Planear atividades e tarefas
3. Organizao pessoal

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1. Estabelecer objetivos e
prioridades
Estabelecer objetivos

Tem a certeza que


distingue facilmente
objetivos?

De seguida, realizar um exerccio onde poder


responder a esta questo.
Exerccio N 1

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Mas porque importante


criar objetivos?
Mensurvel: algo que possa ser medido, no pode ser
algo abstrato;
Atingvel: no ser impossvel de conseguir;
Realista: no ser algo demasiado difcil nem demasiado
fcil;
Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e que no
v contra o que voc realmente quer;
Prazo: definir prazos limite;
Especfico: no ser algo geral, mas algo concreto;
Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e
no a outra pessoa;
Escrito: dever escrev-lo para que no se esquea.
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Dever ter em conta a


hierarquia dos objetivos

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Realize agora uma reflexo


com vista a definir os seus
objetivos

Demore o tempo que for necessrio


mas tenha em conta as
caractersticas dos objetivos
referidas anteriormente
Aps preencher a tabela guarde-a
consigo para que se v recordando e
atualizando os seus objetivos.

Exerccio N 2

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J lhe demos algumas formas de


organizao a partir dos seus
objetivos, no entanto, muitas so as
vezes em que tem de estabelecer
prioridades sobre esses mesmos
objetivos:

QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?!

Reflita um pouco:
Quais so normalmente os seus critrios para estabelecer
prioridades?

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Atividades importantes
versus urgentes
IMPORTANTE

URGENTES

NO
URGENTES

Exerccio N 3

NO IMPORTANTE

A
(resoluo de
problemas
com clientes. Resoluo
de
questes estratgicas
para
a empresa).

C
(atendimento de
telefonemas.
Receo de visitantes
ocasionais).
Gastam normalmente 50%
a 70% do dia.

B
(planear, desenvolver,
formar...).

D
(atividades acessrias que
pouco contribuem para os
objetivos centrais da
empresa).
Gastam normalmente 10%
a 40% do dia.
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Soluo

1 - Pedras Grandes
2 - Pedras Mdias
3 - Areia
4 - gua
Imagine, agora, que o frasco com gua representa a
quantidade total de tempo que tem disponvel (num dia, ou
numa semana), que as pedras grandes representam as
tarefas mais importantes ou difceis, que as pedras mdias
representam as tarefas rotineiras, que os gros de areia
representam as tarefas triviais, sem importncia e que a
gua representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.
Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano
semanal ou dirio?
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O planeamento do tempo dicas para a


elaborao dos
seus planos
Regras a observar na elaborao de um plano:
Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como
conjuntos.
Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de
respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de
presso.
Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto,
mdio e longo prazo.
Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e
para o trabalho solitrio.
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam
uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores.
Exerccio N 4

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2. Planear atividades e
tarefas
O segundo ponto da gesto do
tempo aps o estabelecer objetivos e
prioridades o planear as atividades
e tarefas e assim dever ter em
conta:
Plano de
trabalho
Objetivos/ resultados
Atividades
Prioridades

Plano de
tempo
Estimativa de durao
Horrios
Flexibilidade

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2. Planear atividades e
tarefas

Mas ento agora coloca-se a questo: QUAIS


AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?!
Obriga a pensar no futuro
Ajuda a evitar problemas
Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho
Fornece mais tempo til
Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
Ajuda a gerir o tempo dos outros
Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
Ajuda a dizer no mais vezes
Ajuda a trabalhar com mais calma
Ajuda a fazer mais coisas

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2. Planear atividades e
tarefas
Como fazer um Plano semanal?
Defina objetivos
Estabelea prioridades para todas as atividades
Seja realista quanto ao tempo
Divida os trabalhos quando complexos
Desenhe o seu plano em funo do tempo
Escolha a melhor sequncia de atividades
Defina os locais para realizar as tarefas
Deixe um tempo para os imprevistos
Transforme o ato de planear num hbito
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Como planear uma atividade? De seguida,


ilustraremos uma forma de como poder
realizar um projeto de forma planeada

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2. Planear atividades e
tarefas- Planeamento para o
sucesso!
uma profunda mas importante
questo, se desejar sentir-se
preenchido! Gaste, por isso, uns
minutos a refletir sobre isto e, depois,
tente estabelecer para si mesmo
objetivos especficos.

Estabelea Prioridades
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2. Planear atividades e
tarefas- Planeamento para o
sucesso!
A gesto do tempo o cerne do
planeamento da sua vida e da sua gesto
do stress.
O seu alcance maior do que o das listas
tenho que fazer: ... e diz respeito ao que
pretende da vida e a como planeia atingi-lo.
Para muitas pessoas, o primeiro desafio
O que que eu pretendo da vida?...
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Planeamento
para o eSucesso
2.
Planear atividades
tarefasPlaneamento para o sucesso!
Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Preparar a reunio de sexta-feira tarde


Mdia
Amanh s 09:00 horas
Sexta-feira de manh

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2. Planear atividades e tarefasPlaneamento para o sucesso!


Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Enviar o relatrio para o cliente por correio


Elevada
Imediatamente
Amanh de manh

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2. Planear atividades e tarefasPlaneamento para o sucesso!


Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Verificar o economato
Baixa
ltima semana do ms
Fim do ms

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3. ORGANIZAO PESSOAL
Aps termos abordado temticas
como o estabelecimento de objetivos
e prioridades e o planeamento de
atividades e tarefas, passamos para o
terceiro e ltimo ponto: organizao
pessoal a partir de vrias atividades
que lhe apresentamos a seguir
poder organizar melhor o seu tempo
e torn-lo mais rentvel.
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Construa um horrio para que se organize
no seu dia a dia
Junte os itens semelhantes
Utilize os tempinhos
Faa do tempo de transio um tempo produtivo
Seja fiel ao seu horrio
Comece cedo
Faa o horrio em torno das atividades

chave
Avalie os seus horrios
Calendarize todas as suas atividades
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Minimize as interrupes:
Analise as interrupes
Seja breve
Reorganize-se
Defina 1 prazo
Escreva
Desloque-se
Levante-se
Conjugue os assuntos
Aprenda a comunicar melhor
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Telefonemas, como se organizar:

Agrupe os telefonemas
a fazer e faa de 1 vez
Deixe mensagens
completas
Atualize o voicemail
diariamente
Mantenha a rea do
telefone arrumada
Programe os nmeros
que utiliza mais
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Planeamento
Telefonemas, como os fazer:
Prepare a abertura
Escolha a melhor altura para
ligar/pergunte
Fale devagar
Fornea informaes
detalhadas
Se tiver de pedir para aguardar,
explique porqu e agradea
quando regressar
Antes de desligar queria ainda
colocar-lhe esta questo...
Deixe mensagens com
significado
Procure formas de contacto
alternativas

3. ORGANIZAO PESSOAL
Telefonemas,
O que no fazer ao telefone:
Ter longas mensagens no voicemail, ou
saudaes pouco profissionais;
Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
Falar com outras pessoas
Autorizar interrupes
Teclar no computador
Ler o email
Deixar mensagens num ritmo elevado
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Emails:

Ver a caixa de correio


regularmente
Ler de acordo com o assunto
e o remetente
Responder rapidamente
Ser educado
Gravar quando necessitar
Ser breve
Quando responder verificar
quem vai receber o seu email
Limpar a caixa de correio
regularmente

Cuidados a ter:

NO
Escrever tudo em maisculas
ou sinais de exclamao
Ser abrupto
Dar ordens
Assumir que o seu email lido
Enviar mensagens
confidenciais
Gravar a menos que necessite
para documentao
Reenviar anedotas, a menos
que saiba que o outro quer
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Procrastinao:
O que a Procrastinao?
a arte de adiar.
Qual a razo que leva as
pessoas a adiar as coisas?
De seguida, apresentamos uma
pequena lista com possveis razes, leia
e reflita sobre aquelas com que se
identifica mais.
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3. ORGANIZAO PESSOAL
Qual a razo que leva as pessoas a adiar as
coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?
Desorganizao
Desejo de evitar tarefas desagradveis
Medo de falhar
Medo do sucesso e suas implicaes
No saber por onde comear
Perfecionismo
Falta de confiana e dilogos internos negativos
Medo da mudana
Medo da rejeio
A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo
No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho

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3. ORGANIZAO PESSOAL
IMPORTANTE: NO ADIE!!
Tente arranjar solues:
Como por exemplo,
para tornar o seu trabalho
menos intimidante, divida-o
em partes pequenas:
Os grandes projetos so
assustadores
Os pequenos projetos parecem mais fceis
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PRINCPIOS DA GESTO DO
TEMPO
Estando neste momento informado sobre as regras e
procedimentos bsicos que podem ajud-lo a melhor
organizar o seu trabalho e o dos seus colaboradores,
damos-lhe agora a conhecer um conjunto de princpios
sobre a Gesto do Tempo, recomendando-lhe que, tanto
quanto possvel, os tenha em devida conta no
planeamento das suas atividades pessoais e
profissionais.
Querer remar contra a mar quase sempre d mau
resultado!
Na medida em que estes princpios so incontornveis,
e que, como tal, merecem uma aceitao generalizada,
vulgarmente so apresentados como leis. Ei-las:
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Lei dos 20/80 (Pareto)


20% dos nossos esforos geram 80%
dos nossos resultados.
O essencial leva pouco tempo, o
acessrio muito!

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Lei das sequncias homogneas


de trabalho
Todo o trabalho interrompido ser
menos eficaz e levar mais tempo do
que se for executado de modo
contnuo.

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Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho
varia em funo do tempo disponvel
e no do necessrio.

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Lei da contraprodutividade
Para alm de um certo limite, a
produtividade do tempo investido
decresce e torna-se negativa.

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Lei da alternncia
H um tempo para tudo e um tempo
para cada coisa; no fazer mais do que
uma coisa de cada vez e faz-la bem!

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Lei dos ritmos biolgicos


Cada ser humano atravessado por
mltiplos ritmos biolgicos.

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Lei da dimenso subjectiva do


tempo
O tempo tem uma dimenso objetiva
e uma dimenso subjetiva, que
funo do interesse pela atividade
exercida.

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SNTESE FINAL:
SEIS FACTORES PARA MELHOR GERIR O
TEMPO
1. Definir claramente os objetivos prioritrios a atingir e os
resultados a alcanar, de forma a adequar o tempo atividade
a realizar.
2. Ter uma boa agenda, onde so escritas as tarefas a realizar e
os compromissos, de modo a libertar memria para outros
assuntos da vida.
3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num
gabinete, feche a porta e isole-se. Se desenvolve a tividade
em espao aberto, a soluo poder passar, se possvel, por
mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, pea
para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer
no com amabilidade).

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4. Delegar tarefas. Tal permitir que


fique com mais tempo e se preocupe
menos com as questes
operacionais, aumentando
simultaneamente as competncias
dos seus colaboradores.
5. Definir prioridades. Distinguir
entre essencial e o acessrio, entre o
urgente e o importante.
6. Preparar as reunies para que
estas sejam curtas e eficazes.
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