ENTITATEA PUBLIC

Serviciul Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditata: 01.01- 31.12.2014
ntocmit:

Data:

Avizat:

Data:

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

Obiectivul I.

Proiectul planului de ocupare a functiilor publice:

obiectivele nou preluate au influentat fundamentarea

planului?

obiectivele
planului?

planul se ncadreaza n politicile si obiectivele curente si de

perspectiva ale entitatii?

exista o fundamentare detaliata a planului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

au

influentat

OBS.
1-17

ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

transferate

NU

fundamentarea

exista persoana responsabila cu elaborarea planului?

va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si

pregatirea profesionala necesare postului?

planul contine toate avizele si aprobarile persoanelor

autorizate?

Fundamentarea
proiectului

Atributiile
postului; ROF

ACTIVITATEA DE AUDIT
-

exista lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

realizarea operatiunilor de control intern prin proceduri:

-

DA

NU

operatiunile de control intern sunt nsotite de liste de

verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt
formalizate prin acte de control, datate si semnate

operatiunile de control intern sunt nsotite de liste de

verificare (check-list), care nu respecta n totalitate
prevederile legale si nici nu sunt formalizate prin acte
de control, datate si semnate

operatiunile de control intern nu sunt nsotite de liste

de verificare (check-list), se efectueaza n virtutea unor
atributii din fisa postului si nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate si semnate

- examinarea procedurilor:
- exista proceduri de lucru scrise, aprobate si actualizate si
se aplica?

Nu exista lista
activitatilor

operatiunile de control intern sunt nsotite de liste de

verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost
formalizate prin acte de control, datate si semnate

se realizeaza operatiuni de control intern prin

proceduri?

OBS.

Nu se
elaboreazachecklist-uri

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

- exista proceduri de lucru scrise, aprobate si actualizate,

sunt cunoscute, dar nu se aplic 10410v217k 59;?

- exista proceduri de lucru scrise, aprobate si actualizate,

dar nu sunt cunoscute?

- exista proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate si

actualizate si nu sunt cunoscute?

exista proceduri de lucru

daca "da", va rog sa ni le furnizati.

Organizarea concursurilor
X

- aveti proceduri scrise si formalizate privind organizarea

concursurilor?

- daca "da", va rog sa ni le furnizati.

Exista, dar nu
sunt formalizate
X

- procedurile asigura atribuirea responsabilitatilor, delegarea

competentelor, separarea sarcinilor si corespund cu
atributiile din fisele postului
- procedurile asigura atribuirea responsabilitatilor, delegarea
competentelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu
atributiile din fisele postului
- procedurile nu asigura atribuirea responsabilitatilor,
delegarea competentelor si separarea sarcinilor, dar

Nu exista
proceduri
2-9

- exista un sistem procedural privind organizarea concursurilor?

- atribuirea responsabilitatilor, delegarea competentelor, separarea

sarcinilor prin proceduri si compararea acestora cu cele prevazute n
fisa postului:

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

corespund cu atributiile din fisele postului, care la rndul lor

sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigura atribuirea responsabilitatilor,
delegarea competentelor si separarea sarcinilor si nici nu
corespund cu atributiile din fisele postului;
- exista proceduri?/ (nu exista proceduri?)
-

daca "da", va rugam sa ne naintati fisa postului.

va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea

profesionala necesare postului?

persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara?

statul de functii este actualizat n functie de rezultatele

procesului de recrutare?

daca "da", va rog sa ne furnizati statul de functii actualizat dupa

ultimul concurs

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

Fisa postului

Statul de functii

Lista activitatilor

Sustinerea concursurilor

10-15

exista un sistem privind sustinerea concursurilor?

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

Exista, dar nu
sunt formalizate

obiectivului/

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Deciziile de numire

OBS.

16-17

aveti proceduri scrise si formalizate privind emiterea si

comunicarea deciziilor de numire?

daca "da", va rugam sa ni le furnizati.

exista stabilita persoana responsabila?

respectati principiul dublei semnaturi?

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

Lista activitati

Obiectivul II.
18-32

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE

PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salariala

18-26

exista un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natura salariala?

daca "da", va rugam sa ne furnizati un exemplar.

exista stabilita persoana responsabila pentru elaborarea si

actualizarea procedurilor?

exista lista activitatilor

subobiectivului?

pentru

realizarea

Exista dar nu sunt

formalizate

obiectivului/

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea

profesionala necesare postului?

daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

NU

OBS.

Fisa postului

Modificarea drepturilor salariale

27-28

exista un sistem procedural de organizare al activitatii privind

modificarea si comunicarea drepturilor salariale?

exista stabilita persoana responsabila?

va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea

profesionala necesare postului?

exista responsabil cu actualizarea sistematica a procedurilor?

daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

Exista, dar nu este

formalizat

X
X

obiectivului/

Fisa postului

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

-

exista
un
sistem
procedural
peste programul normal de lucru?

se tine un registru special?

privind timpul

29-32
lucrat

Exista dar nu este

formalizat

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

aveti stabilit un responsabil pentru analiza si aprobarea

fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru?

daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

aveti stabilit un responsabil privind aprobarea efectuarii muncii

peste programul normal de lucru?

daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea

profesionala necesare postului?

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

NU

OBS.

Fisa postului

Obiectivul III.
33-37

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,

CONCEDIILOR SI RECUPERRILOR
-

exista un sistem general de norme si proceduri referitoare la

modul de evidenta a prezentei, nvoirilor, concediilor si
recuperarilor?

Exista, dar nu este

formalizat

daca da, va rugam ni-l furnizati?

aveti un responsabil pentru supravegherea si actualizarea acestui

sistem?

daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

Fisa postului

ACTIVITATEA DE AUDIT
-

DA

exista personal responsabil pentru completarea foilor colective

de prezenta si pentru evidenta concediilor de odihna, concediilor
medicale si a concediilor de studii?

daca "da", va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si fisele

posturilor respective.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

NU

OBS.

Obiectivul IV.

38-39

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

-

exista o procedura scrisa si formalizata?

daca da, va rugam sa ne furnizati un exemplar.

este asigurata concordanta ntre obiectivele

capacitatea profesionala a personalului?

exista un responsabil cu mbunatatirea/actualizarea acesteia?

daca "da", va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa

postului.

exista planuri de actiune pentru realizarea concordantei?

daca da, va rugam sa ni le furnizati.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

pentru

realizarea

Exista, dar nu este

formalizata

X
entitatii

si

obiectivului/

Plan de actiune

ACTIVITATEA DE AUDIT
-

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

DA

NU

OBS.

Obiectivul V.

40-43

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

exista proceduri scrise si formalizate?

Exista, dar nu
sunt formalizate

daca "da", va rugam sa ne furnizati un exemplar.

modificarea politicilor/obiectivelor au influentat fundamentarea

planurilor de pregatire profesionala?

planurile individuale sunt adaptate la cerintele de pregatire

profesionala ale fiecarui salariat?

exista o fundamentare detaliata a planurilor?

aveti persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice si

anuale de pregatire profesionala?

exista persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale

de pregatire profesionala?

aveti persoane responsabile cu realizarea programelor de

pregatire profesionala?

va rugam sa ne prezentati atributiile specifice acestor functii.

exista un sistem de indicatori de performanta privind pregatirea

profesionala?

daca da, va rugam sa ne furnizati sistemul de indicatori.

exista persoana responsabila cu urmarirea realizarii indicatorilor

de performanta?

Fisa postului

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa

postului.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

NU

Lista de activitati

Obiectivul VI.

44-47

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

exista norme pentru gestionarea dosarelor profesionale?

aveti stabilit responsabil cu gestionarea si actualizarea dosarelor

profesionale?

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa

postului.

sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele

profesionale?

daca da, va rugam sa ne prezentati situatia persoanelor care au

primit acces la dosarele profesionale.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

exista proceduri scrise si formalizate?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

Obiectivul VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

OBS.

realizarea

obiectivului/

Fisa postului

Lista persoanelor
care au acces

X
Exista, dar nu
sunt formalizate

X
48-51

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

exista un sistem pentru gestionarea carnetelor de munca?

daca da, va rugam sa ne furnizati competentele necesare.

aveti personal responsabil?

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si fisa

postului.

sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de

munca?

daca da, va rugam sa ne prezentati situatia cu persoanele care au

acces.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

exista proceduri scrise si formalizate?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

pentru

realizarea

obiectivului/

NU

OBS.

Fisa postului

Lista persoane

X
Exista, dar nu
sunt formalizate

Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT
PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

52-64

Evaluarea sistemului informatic

52-58

subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat

n sistemul informatic general?

va rugam sa ne prezentati cerintele utilizatorilor?

asigura prelucrarea tranzactiilor autorizate si corecte?

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

va rugam, sa ne prezentati competentele pe care trebuie sa le

detina personalul de specialitate.

personalul responsabil are experienta necesara?

exista pregatire profesionala continua pentru personalul de

specialitate?

daca "da", va rugam sa ne furnizati programele de pregatire

aprobate.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

aveti proceduri scrise si formalizate pentru utilizarea

subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?

daca "da", va rugam sa ni le furnizati.

pentru

realizarea

NU

OBS.

obiectivului/

Programe
pregatire

X
Exista, dar nu
sunt formalizate

Siguranta in exploatare a sistemului informatic

59-60

sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a

fluctuatiilor sau ntreruperilor curentului electric?

exista personal responsabil pentru aceasta activitate?

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si fisele

posturilor.

va rugam, sa ne prezentati competentele pe care trebuie sa le

detina personalul de specialitate.

Lista persoane

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

personalul responsabil beneficiaza de pregatirea profesionala

continua?

daca "da", va rugam sa ne furnizati programele de pregatire

aprobate.

exista lista activitatilor

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

aveti proceduri scrise si formalizate?

pentru

realizarea

obiectivului/

daca "da", va rugam sa ni le furnizati.

OBS.

Programe
pregatire

NU

Manual de
instructiuni
neactualizat

Securitatea bazelor de date

61-64

exista un sistem pentru prevenirea si detectarea accesarilor si

modificarilor neautorizate n sistem?

aveti personal responsabil de specialitate?

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa

postului.

personalul responsabil beneficiaza de pregatirea profesionala

continua?

daca "da", va rugam sa ne furnizati programele de pregatire

aprobate.

utilizati programe antivirus, antispyware si firewall?

aceste programe sunt actualizate sistematic?

Fisa postului

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

completati lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ni le furnizati.

aveti proceduri scrise si formalizate?

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.

Exista, dar nu
sunt formalizate

Obiectivul IX.

65-68

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
-

aveti un sistem privind organizarea arhivarii documentelor?

exista persoana desemnata pentru activitatea de arhivare a

dosarelor aferente activitatii de gestiune a resurselor umane?

daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa

postului.

persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara?

va rugam sa ne furnizati atributiile postului.

spatiul destinat arhivarii documentelor corespunde cerintelor?

completati lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?

daca "da", va rog sa ni le furnizati.

aveti proceduri
documentelor?

scrise

si

OBS.

formalizate

privind

arhivarea

Fisa postului

Exista, dar nu

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.
sunt formalizate

daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.