CONCEITOS E DEFINIES

AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que

caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo
devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou
requeira anlises, informaes, despachos e decises de
diversas unidades organizacionais de uma instituio.
DESAPENSAO - a separao fsica de processos
apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de peas de
um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da
Administrao ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO - a separao de parte da
documentao de um ou mais processos para formao de
novo processo; o desmembramento de processo depender
de autorizao e instrues especficas do rgo interessado.

DESPACHO - Deciso proferida pela autoridade administrativa

em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser
favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.
DILIGNCIA - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado
de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir
alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO - a remessa do processo s unidades que
decidiro sobre a matria nele tratada.
DOCUMENTOS URGENTES: So os documentos cuja tramitao
requer maior celeridade que a rotineira (preferencial). Exs.:
Pedidos de informao oriundos dos trs Poderes: Executivo,
Legislativo e Judicirio; mandados de segurana; licitaes;
pedidos de exonerao; auxlio-funeral; dirias para afastamento
da Instituio; folhas de pagamento.

FOLHA DO PROCESSO - So as duas faces de uma pgina do

processo.
INTERESSADO - Pessoa fsica ou instituio que ser objeto de
anlise do processo.
JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um
documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao.
JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de
01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro
processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um ou mais
processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e
uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.

NUMERAO DE PEAS - a numerao atribuda s partes

integrantes do processo.
PGINA DO PROCESSO - cada uma das faces de uma folha
de
papel do processo.
PEA DO PROCESSO - o documento que, sob diversas
formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talo de
cheque, passagem area, brochura, termo de convnio,
contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros.
PROCEDNCIA - A instituio que originou o documento.
PROCESSO - o documento ou o conjunto de documentos
que exige um estudo mais detalhado, bem como
procedimentos expressados por despachos, pareceres
tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de
despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.

 PROCESSO ACESSRIO - o processo que apresenta

matria
indispensvel instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL - o processo que, pela natureza de
sua
matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos
como complemento sua deciso.
PROTOCOLO CENTRAL - a unidade junto ao rgo ou
entidade, encarregada dos procedimentos com relao s
rotinas de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL - a unidade localizada junto aos
setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de
dar suporte s atividades de recebimento e expedio de
documentos no mbito da rea qual se vincula; tem a
finalidade de descentralizar as atividades do protocolo
central.

 REGISTRO - a reproduo dos dados do documento,

feita em
sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da
correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais aos interessados.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS - uma nota
utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO - uma nota utilizada para
registrar a separao fsica de dois ou mais processos
apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO - uma nota utilizada para
registrar o encerramento do processo; pode ser por
intermdio de carimbo especfico.

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA - uma nota

utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA - uma nota
utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do
processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA - uma nota utilizada para
informar que
uma pea foi retirada do processo quando do ato da
anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo
especfico.
TRAMITAO - a movimentao do processo de uma
unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema
prprio.