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PROCESOS
CONGRESO DE ESTUDIANTES DE LA
FACULTAD DE INGENIERIA Y
ARQUITECTURA
CEFIA
Contenido
INTRODUCCION.............................................................................................. 3
ANTECEDENTES.............................................................................................. 4
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.........................................................................5
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE
LAS DIFERENTES REAS................................................................................. 7
COMIT DE PROTOCOLO............................................................................. 7
COMIT DE LOGISTICA................................................................................ 9
INTRODUCCION
ANTECEDENTES.
Los congresos estudiantiles son de suma importancia para la contribucin al
fortalecimiento del proceso de formacin de muchos estudiantes que
participan como organizadores o como asistentes ya que generan espacios
de intercambio entre estudiantes de los diferentes niveles, profesionales,
empresas, funcionarios pblicos, etc.
En los ltimos aos hemos sido testigo de cmo han ido mejorando el nivel
de estos tanto en su organizacin como en su fin acadmico, pero estos
cambios no han sido de la noche a la maana, cada uno de estos congresos
es producto de una trayectoria que ha sido marcada muchas veces por
algunas dificultades y retos del mismo sector estudiantil que si bien es
cierto no han sido un impedimento para llevar a cabo dichos congresos
pero que han significado un proceso desgastante para los organizadores.
Los congresos estudiantiles de la FIA siguen siendo hasta hoy una de las
actividades ms emblemticas de las asociaciones estudiantiles a travs de
las cuales se logra una buena y numerosa participacin estudiantil,
posicionando estos magnos eventos no solo en la UES si no a nivel nacional,
entre estos retos y dificultades podemos mencionar:
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
La estructura organizativa plantea una idea general de la fluidez de la
informacin en el proyecto como de la magnitud del mismo, por ello se
recomienda la creacin de una estructura funcional, que en este caso es
una estructura de proyecto puro ya que no depende ni est contenida en
otra organizacin, sino que ha sido creada especficamente para la
ejecucin del congreso, como parte de la iniciativa de los estudiantes de la
facultad de ingeniera y arquitectura en la bsqueda de ampliar los tpicos y
competencias de las diferentes carreras.
A continuacin se presenta la estructura planeada:
Estructura organizativa:
Convocar edecanes.
Asignar personas para los talleres a desarrollarse durante el evento.
Recibir a las personas (y entregar su respectivo programa a cada una)
para llevar el control respectivo en las listas de asistencia.
Asignar los maestros de ceremonia para el congreso.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Coordinacin de Comit:
Esta persona es la encargada de administrar tanto la parte de logstica como la
de protocolo del comit, puede delegar tareas pero no responsabilidades,
presenta informes a Presidencia de CEFIA y recibe instrucciones de la misma.
Debe de sostener comunicacin directa con todos los integrantes del comit y
otros comits. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo que hace falta
para la buena ejecucin de la tarea.
Coordinacin de Protocolo:
Esta persona est encargada de administrar la parte de protocolo del comit,
puede delegar tareas pero no responsabilidades, da informes a coordinacin de
comit y recibe instrucciones de ste. Debe de sostener comunicacin directa
con los integrantes de su rea. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo
que hace falta para la buena ejecucin de la tarea.
Administracin de Edecanes:
Esta persona es la encargada de planificar los horarios de participacin de
edecanes, organizar los das de participacin de los edecanes respetando sus
hrs clase, dirigir al grupo de edecanes en los das del congreso (indicndoles el
que, como, donde y cuando hacer la tarea), ejecutar el reclutamiento de
edecanes, controlar las asistencias de edecanes en todos los das del congreso
(elaborando planes de contingencia para evitar contratiempos). Llevando un
control minucioso de lo hecho y lo que hace falta para la buena ejecucin de la
tarea.
Atencin a ponentes:
Esta rea est encargada de recibir al ponente, ubicarlo, brindarle su refrigerio
y ayudarle a sustentar todas las dudas que este tenga acerca de su
participacin en el evento.
Entre las funciones que realizan las personas involucradas en la ejecucin del
congreso y se sugiere un nmero de personas entre parntesis, esto se
presenta a continuacin:
PROTOCOLO: Funciones.
COMIT DE LOGISTICA.
Objetivos del comit de logstica:
Coordinacin de Logstica:
Esta persona est encargada de administrar la parte de logstica del comit,
puede delegar tareas pero no responsabilidades, da informes a coordinacin de
comit y recibe instrucciones de ste. Debe de sostener comunicacin directa
con los integrantes de su rea. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo
que hace falta para la buena ejecucin de la tarea.
Decoracin:
Esta rea est encargada de realizar la decoracin del lugar donde se realizan
las actividades, principalmente la inauguracin y la clausura del evento como
tal, adems tiene la facultad de hacer requisiciones de materia prima e
insumos para dicho objetivo (Decorar).
Equipo e instalaciones:
Esta rea es la encargada de ejecutar los prstamos artculos (utilera ej:
manteles, mesas, sillas, etc.), reservaciones (cineteatro, Salon Espino o
Auditorium mrmol, puestos de parqueo, etc.), coordina con el comit cultural
para la presentacin de actos en la inauguracin y clausura (actos culturales,
bandas, shows, etc.) entablando relacin directa con personal administrativo y
otros para tal fin. Llevando un control minucioso de lo hecho y lo que hace falta
para la buena ejecucin de la tarea.
Programacin de Actividades:
Esta rea es la encargada de elaborar la programacin de las horas de las
ponencias (estar en constante comunicacin con el comit de ponencias para
efectuar cambios), programacin de los refrigerios y coctel de inauguracin y
clausura, controles y administracin de colaboradores (llevar un control
Maestros de ceremonia:
Maestros de ceremonia:
Mircoles
Jueves
Viernes
Mujeres:
Das del congreso:
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Maestros de ceremonia:
Blusa blanca
Pantaln formal (No leggins) o falda
negra
Zapatos cerrados
Pelo recogido estilizado.
Maquillaje discreto (Tipo coctel de
tarde).
Aritos discretos
Uas naturales.
No utilizar ropa ajustada
Formatos:
Esta rea es la encargada de proporcionar a todo el comit de logstica y
protocolo los formatos a usar para las gestiones, disea las propuestas de
Reconocimientos (Empresas patrocinadoras, personajes especiales, etc), disea
las propuestas de los Diplomas de Reconocimiento a los Ponentes (En
coordinacin con el comit de ponencias), el diseo de los tickets para los
refrigerios y coctel de inauguracin y clausura as como tambin el de rifas y
sorteos (en comunicacin con el comit de stand).
Mesas de Proyectos.