Diagnostico de Necesidades de Capacitación DNC

Lic.
Javier Lozano Alarcn

Secretario del Ramo
Dr. lvaro Castro Estrada
Subsecretario del Trabajo, Seguridad y Previsin Social
Lic. Patricia Espinosa Torres
Subsecretaria de Inclusin Laboral
Dr. Jaime Domingo Lpez Buitrn
Subsecretario de Empleo y Poltica Laboral
Lic. Lorenzo Martnez Garza
Oficial Mayor
Lic. Luz Argelia Paniagua Figueroa
Directora General de Capacitacin
Lic. Beatriz Pulido Campos
Directora de Capacitacin Tcnica
Lic. Mara Guadalupe Garca Mercado
Lic. Betzi Narah Morales Martnez
Investigacin, escritura y diseo pedaggico
Lic. Beatriz Pulido Campos
Ing. Rafael Escalante Martnez
Revisin tcnica
Lic. Diana Oliva Lpez
Diseo Grfico
Gua de capacitacin Diagnstico de necesidades de capacitacin
2008.
ISBN en trmite
Este programa est financiado con
recursos pblicos aprobados por la
Cmara y queda prohibido su uso para
fines partidistas, electorales o de
promocin
personal
de
los
funcionarios
Queda rigurosamente prohibida, sin
autorizacin escrita de los titulares de
Copyright
bajo
las
sanciones
establecidas
en
las
leyes,
la
reproduccin parcial o total de esta
obra
por
cualquier
medio
o
procedimiento,
comprendidos
la
reprografa
y
el
tratamiento
informtico.
SECRETARA DEL
PREVISIN SOCIAL
TRABAJO
Direccin General de Capacitacin

Paseo de la Reforma No. 93,
Col. Tabacalera. C.P. 06030
Mxico, D.F.
Tel. (55) 20 00 51 00
www.stps.gob.mx
Impreso en Mxico D.F.
SUBSECRETARA
DE INCLUSIN LABORAL
Diagnostico de necesidades
de capacitacin
Gua de capacitacin
Gua de capacitacin
ndice
Presentacin
Objetivo
1. Ejercicio de auto evaluacin (inicial)
11
2. Consideraciones previas
15
3. Definicin y clasificacin
23
4. Planeacin del diagnstico de necesidades
27
5. Metodologa
28
6. Mtodos y tcnicas auxiliares
42
Consideraciones finales
49
Anexos
50
Bibliografa
59
Gua de
Capacitacin
Diagnstico de necesidades de capacitacin
Gua de
Capacitacin
Presentacin
La Direccin General de Capacitacin y Productividad ha
elaborado la gua
tcnica Diagnstico de necesidades de
capacitacin, con la finalidad de proporcionar una metodologa
que facilite la identificacin de las necesidades que en materia
de capacitacin existen en las empresas.
El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factor
orientador que permite principalmente:
La estructuracin y desarrollo de planes y programas.
El establecimiento de las acciones de seguimiento y

evaluacin del proceso capacitador.
Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias para

que el usuario pueda llevar su auto-aprendizaje en forma
simple y clara. El documento incluye informacin sobre: la
definicin de necesidades de capacitacin, actividades previas,
tipos de necesidades, metodologa, tcnicas y herramientas
auxiliares. Con la informacin anterior el usuario podr aplicar
la deteccin de necesidades de capacitacin en su empresa.
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
Objetivo
Proporcionar los elementos tcnicos

necesarios para la aplicacin de la
metodologa e instrumentos utilizados en el
diagnstico de necesidades de capacitacin.
10
Gua de
Capacitacin
11
Gua de
Capacitacin
Ejercicio de autoevaluacin (inicial)
INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste en

forma clara, precisa y breve. Al concluir,
revise la hoja de respuestas.
1. Cundo se puede hablar de la existencia de necesidades de

capacitacin en una organizacin?
2. Cul es el propsito
capacitacin?
del diagnstico de necesidades de
3. Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin

sobre necesidades de capacitacin?
4. Por qu es
caractersticas
capacitacin?
12
importante determinar el nmero y

de
los
trabajadores
que
requieren
Gua de
Capacitacin
Respuestas
Autoevaluacin inicial
1. El punto de partida para la determinacin de necesidades

de capacitacin es la existencia de problemas presentes y
futuros en la empresa, que se suscitan por la modificacin
de estrategias, procedimientos y tecnologas, inadecuada
administracin, polticas inoperantes, o cuando los
problemas se deben a deficiencias en los conocimientos, en
las destrezas manuales o actitudes inadecuadas del
personal.
2. Conocer con exactitud tanto las deficiencias actuales del

personal como sus necesidades futuras .
3. Nmero exacto de trabajadores que necesitan capacitacin.

Caractersticas de los trabajadores que necesitan ser
capacitados.
Descripcin precisa y completa de las actividades en
que necesitan ser capacitados.
Estos datos constituyen los antecedentes indispensables para

la elaboracin de cualquier programa de capacitacin y su
importancia radica en que slo partiendo de ellos se puede
planear, elaborar y aplicar con xito un programa.
13
Gua de
Capacitacin
4. Porque brinda criterios para decidir la forma de impartir la

capacitacin, como base para estimar el costo posible de la
capacitacin por el tiempo y cantidad de personal, permite
tomar decisiones en cuanto a la amplitud del contenido del
programa, la seleccin de tcnicas de instruccin y de
materiales didcticos. Adems, permite planear la
organizacin de los eventos en cuanto a ritmo de trabajo.
Algunas de las caractersticas importantes que se deben

conocer son: edad, escolaridad, experiencia laboral.
14
Gua de
Capacitacin
15
Gua de
Capacitacin
I. Consideraciones previas
La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se

enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos
humanos y por lo tanto al logro de los objetivos de la
empresa.
La tarea del especialista en capacitacin es analizar y

enfrentar la problemtica de su entorno, determinar
alternativas de solucin, as como adelantarse y orientar sus
esfuerzos a las necesidades presentes y futuras.
Los responsables de capacitacin actan como agentes de

cambio, ya que al contar con los medios adecuados moldean
la conducta de los trabajadores, con el propsito de
incrementar sus conocimientos, habilidades y actitudes; de
esta manera se busca la excelencia de las organizaciones para
contribuir al crecimiento del pas.
A fin de dirigir el proceso de capacitacin con efectividad,

oportunidad y calidad, se hace imprescindible satisfacer las
necesidades existentes en la empresa que contribuya al logro
de los objetivos establecidos.
Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se

considera la parte medular del proceso. La informacin que
brinda constituir los antecedentes indispensables para
planear, elaborar y aplicar con xito los programas
correspondientes.
17
Gua de
Capacitacin
Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la

capacitacin y el adecuado desempeo de las funciones que se
realizan en una empresa, y en este sentido es importante
destacar que la capacitacin es una inversin y no un gasto de
operacin, ello se debe a que sus efectos son de larga
duracin.
El DNC, como de ahora en adelante se referir al diagnstico

de necesidades de capacitacin, forma parte fundamental del
proceso tcnico de la capacitacin, el cual es secuencial y
cclico compuesto por diferentes fases. Cada fase a su vez
est compuesta por procesos, metodologas y caractersticas
particulares.
Proceso de la capacitacin
Anlisis situacional de la organizacin
Objetivos empresariales
Proceso productivo
Estructura organizacional
Estrategias
Recursos disponibles
Clientes y proveedores
Fuerzas y debilidades
18
Gua de
Capacitacin
Organizacionales.
Ocupacionales.
Individuales.
Mtodos y tcnicas.
Procedimientos e instrumentos.
Elaboracin de planes y programas
Objetivos de aprendizaje.
Seleccin de contenidos.
Evaluacin de aprendizaje.
Material de apoyo didctico.
Tcnicas de enseanza.
Tcnicas grupales.
Evaluacin del aprendizaje.
19
Gua de
Capacitacin
Ejecucin de planes y programas
Organizacin y logstica
Coordinacin y supervisin
Seleccin de instrumentos de evaluacin
Seleccin y formacin de instructores
Evaluacin y seguimiento
Aplicacin de instrumentos de evaluacin
Evaluacin de los resultados de capacitacin
Anlisis e informe
Propuestas
Anlisis situacional de la organizacin
La clave del xito de una buena administracin empresarial lo

constituye una adecuada planeacin operante y efectiva, para
ello se tendr que partir del conocimiento pleno y
sistematizado de la realidad interna y externa; esto es,
reconocer problemas y necesidades, recursos disponibles y
caractersticas del medio que favorecen acciones o que
entorpecen y frustran objetivos.
20
Gua de
Capacitacin
El realizar un anlisis situacional de la empresa implica una

investigacin sobre la productividad de la misma, a travs de
sta se analizan problemas, carencias o limitaciones, as como
las causas que las originan, para estar en posibilidad de
subsanarlas.
Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligente

de los recursos disponibles para producir un bien o un servicio
determinado, a travs de un proceso ordenado y sistemtico
de trabajo. 1
Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida

por tres factores fundamentales: ambientales, humanos y
tecnolgicos, permite determinar el tipo de problemas y
deficiencias que las limitan, con base en ello realizar un
anlisis comparativo de las metas planteadas y los resultados
obtenidos por la organizacin.
El anlisis situacional debe ser realizado por personal

especializado que analice a la organizacin en conjunto, tome
decisiones, evale objetivos y establezca estrategias de
atencin.
Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e

instrumentos elaborados para ese fin, como son: entrevistas,
cuestionarios, anlisis de informes y expedientes, observacin
que busque identificar la situacin de productividad, procesos
de calidad, clima organizacional, forma de impacto de
cualquier cambio estructural, y analizar la planeacin
estratgica planteada por la empresa.
Secretaria del Trabajo y Previsin Social. Programa Nacional de Capacitacin y

Productividad. 1991.
21
Gua de
Capacitacin
Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el anlisis

situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la relacin
causa - efecto de problemas denominado modelo Ishikawa.
Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se usan en
combinacin con otras como son: lluvia de ideas, corrillos,
encuestas, etc.
El anlisis situacional permite determinar si cada uno de los
problemas que se detectan son posibles de ser resueltos con
capacitacin, y entonces realizar un anlisis ms detallado
para su clasificacin, priorizacin y tratamiento.
A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o puestos
ocupacionales de atencin prioritaria y los aspectos
(contenidos) que apoyen las estrategias corporativas para el
logro de los objetivos propuestos.
Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir
una necesidad de capacitacin
Indicador
22
Problema
Baja o decreciente
Produccin,
normas
rendimiento, utilizacin
mquinas y equipo.
Alta o creciente
Tasa de accidentes, rotacin

de
personal,
ausentismo,
desperdicio.
Excesivo o en
aumento
Demoras, disputas, quejas de

clientes,
problemas
de
reclutamiento.
Prolongado
Tiempo para ejecutar los

trabajos o para la utilizacin
de maquinas y equipo.
de
de
Gua de
Capacitacin
La capacitacin que surja de los problemas anteriores se

reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de
hechos y dificultades presentes.
Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten

flexibilidad en su aplicacin, ya que se puede realizar como
una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la
calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales
dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.
Factores que provocan necesidades de capacitacin.
Expansin de la empresa e ingreso de nuevos

empleados.
Trabajadores transferidos o ascendidos.
Implantacin o modificacin de mtodos y
procesos de trabajo.
Actualizacin
de
tecnologa,
equipos,
instalaciones y materiales de la empresa.
Produccin y comercializacin
productos o servicios.
de
nuevos
Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras

necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como
capacitacin proactiva, ya que se adelanta a los problemas y
trata de prever los resultados que fortalecern a la
organizacin.
23
24
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
2.
DEFINICIN Y CLASIFICACIN
Definicin
Es un estudio especfico que se realiza en cada
puesto de trabajo para establecer la diferencia entre
los niveles preestablecidos de ejecucin y el
desempeo real del trabajador, siempre y cuando tal
discrepancia sea de conocimientos, habilidades,
destrezas y actitudes.
El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del proceso

de capacitacin, en verdad no es tarea fcil investigar cules
son las necesidades reales y prioritarias de capacitacin que
se requieren satisfacer.
Es claro que el punto de partida para la determinacin de

necesidades de capacitacin es la existencia de problemas
presentes y prever necesidades futuras. Ello permite
determinar las necesidades a resolver en un corto, mediano y
largo plazo.
Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es

necesario que su personal realice al nivel de eficiencia
requerida las tareas que le son encomendadas.
Las
necesidades
de
capacitacin
se
traducen
en
conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser
adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la
calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo, (ver
anexo 1).
25
Gua de
Capacitacin
Una necesidad de capacitacin es la diferencia

cuantificable o medible que existe entre los objetivos de
un puesto de trabajo y el desempeo de la persona que
lo ocupa.
El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado en
que se encuentra el personal respecto a sus habilidades,
actitudes y conocimientos, lo que permite establecer objetivos
y acciones concretas en el plan de capacitacin.
Los productos que arrojan el DNC son:
En qu capacitar: Objetivos generales y contenidos.

A quin:
Identificacin clara y precisa del

universo
a
capacitar
y
sus
caractersticas.
Cunto:
Con qu cantidad y profundidad se

darn los conocimientos.
Cundo:
Con qu urgencia/ prioridad

necesaria la capacitacin.
es
Es importante enfatizar que la efectividad de un programa de

capacitacin no depende exclusivamente de la calidad de los
cursos, sino tambin de la forma en que se satisfacen las
necesidades de capacitacin determinadas con anterioridad.
En general, una necesidad de capacitacin se representa:
Exigencia
del cargo
26
Menos
Desempeo
del
ocupante
Igual a
Necesidades
de
capacitacin
Gua de
Capacitacin
Clasificacin de necesidades de capacitacin

Por su origen
Organizacional
Anlisis
situacional
de la
empresa.
Debilidades generales,
se identifica en dnde
es ms necesaria la
capacitacin.
Ocupacional
anlisis del
puesto
Individual
evaluacin
del
trabajador
Lo que es necesario
en
trminos
de
capacidad,
conocimiento,
habilidades
y
actitudes.
La
persona
que
necesita capacitacin
y en qu la necesita.
Por la forma en que se presentan
Manifiestas
Surgen
de
problemas
evidentes porque se dan de
un
proceso
de
cambio:
mtodos, tcnicas, etc., y con
personal de nuevo ingreso.
Encubiertas
Los problemas y necesidades

que surgen de stos no se
observan fcilmente, pueden
ser
de
carcter
moral,
organizacional
y
de
procedimientos.
27
Gua de
Capacitacin
Por su circunstancia
Presentes
Problemticas
en
torno
a
elementos que componen la
organizacin en el momento en
que se efecta el diagnstico de
necesidades de capacitacin.
Futuras
Todo cambio que decide realizar

la organizacin a corto, mediano
y
largo
plazo
provocar
necesidades futuras pues las
transformaciones
provocan
modificacin en las habilidades y
conductas de los trabajadores.
28
Gua de
Capacitacin
3. Planeacin del diagnstico de necesidades

Con la finalidad de llevar a cabo sistemticamente el DNC, se
requiere organizar un plan de trabajo bsico que tome en
cuenta los siguientes elementos:
Necesidades de capacitacin
Identifica
problemas a resolver por medio de

capacitacin.
Localiza
Prioriza
reas, personas.
las necesidades
urgencia.
por
orden
de
Plan de accin
1. Determinar el objetivo del DNC: todas las
reas crticas localizadas, algunas de ellas o
una sola.
2. Hacer el inventario de los puestos - personas
que abarcar el DNC.
3. Precisar los recursos humanos, materiales,
financieros y tiempo con que se cuenta para la
investigacin.
4. Definir la metodologa y tcnicas para
recopilar informacin.
5. Elaborar el programa de actividades y
responsables de su cumplimiento.
6. Elaborar instrumentos de control - formatos,
para: registrar las actividades, los recursos y
la duracin prevista.
7. Capacitar a los recursos humanos que
fungirn como investigadores.
8. Sensibilizar y comprometer a los jefes en el
proyecto.
29
30
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
4.
Metodologa
El diagnstico de necesidades de capacitacin es una

investigacin sistemtica, que se realiza a travs de una
metodologa especfica que permite obtener e integrar la
informacin necesaria para guiar la elaboracin de los
programas de capacitacin y establecer el tipo de acciones a
seguir.
Una vez que el anlisis situacional de la empresa indica el
lugar y el momento de efectuar un DNC, entonces se aplica la
metodologa de investigacin correspondiente.
El DNC se realiza en 5 fases fundamentales:
Establecimiento de la situacin ideal. Situacin de las
necesidades ocupacionales.
Definicin de la situacin real, tambin conocidas como
necesidades individuales y evaluacin individual.
Anlisis comparativo de la situacin ideal y real.
Establecimiento de estrategias.
Informe de resultados.
Metodologa
Situacin
ideal
Situacin
real
Anlisis
comparativo
Estrategias
Informe
Elaboracin de
programas
Plan
instruccional
Tcnicas
grupales y de
enseanza
Recursos
didcticos
31
Gua de
Capacitacin
Situacin ideal
- Descripcin del puesto -
Es aquella en la que los recursos materiales son los adecuados

y suficientes, optimizados en su utilizacin y las actividades
laborales se desarrollan de manera eficiente para obtener el
mximo de productividad.
Situacin ideal.
Recopilacin de informacin documental.
Tcnicas e instrumentos de investigacin.
Descripcin del puesto.
Requerimientos
puesto.
de
capacitacin
del
Durante el DNC es fundamental observar las discrepancias

entre lo que se espera que haga el trabajador, situacin
ideal, y lo que hace, situacin real, las desviaciones
resultantes se denominan necesidades de capacitacin.
Para hacer esta comparacin primero se define la situacin

ideal, esto es: (ver anexo 2).
32
Especificar las funciones que debe desempear un

trabajador y los requerimientos de capacitacin
(conocimientos, habilidades y actitudes) que se
requieren para poder desarrollarlas eficientemente.
Gua de
Capacitacin
La especificacin del puesto se realiza considerando las

mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de la
empresa respecto a sus recursos humanos, materiales e
instalaciones, entre otros.
Existen dos procedimientos para recopilar la informacin que

define la situacin ideal. Es recomendable aplicar ambos a fin
de contar con la mayor cantidad de datos acerca del puesto.
a) Revisin de la documentacin administrativa, en relacin a:

-
Descripcin de puestos.
Manuales de procedimientos y de organizacin.
Planes de expansin de la empresa.
Registro de contratacin.
Necesidades de produccin (planes).
b) Recopilar informacin correspondiente del puesto por

parte del jefe inmediato, supervisores y personal
involucrado estratgicamente con el puesto. Estas
personas debern aportar datos actualizados y de
relevancia acerca de la situacin ms deseada que
esperan del puesto, deben ser datos verdicos y viables.
En el primer procedimiento se realiza una revisin

documental y resulta sencillo obtener anotaciones,
conclusiones e informacin que defina el puesto o aporte
datos complementarios para ste.
33
Gua de
Capacitacin
El segundo procedimiento es un poco ms complicado,

por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas
apropiadas segn las circunstancias que existan y los
recursos con que se cuente.
Asimismo, es indispensable contar con instrumentos

(formatos) donde se vace la informacin recopilada que
permita una mayor organizacin, clasificacin y
homogenizacin de la definicin del puesto.
Tcnicas e instrumentos de investigacin para

determinar la situacin ideal.
Tcnicas
Instrumentos
Entrevista
Gua de la entrevista.
Encuesta
Cuestionario.
Anlisis por discusin de

grupos
Lluvia de ideas.
Binas (2 personas).
Corrillos (4).
Grupos pequeos (5).
Phillips 66 (6).
Observacin y anlisis de
tareas
Escala estimativa.
Registro anecdtico.
Lista de cotejo.
Formato para descripcin del perfil ideal (ver anexo 2)
34
Gua de
Capacitacin
Cualquiera de las tcnicas e instrumentos seleccionados, o

bien, la combinacin de stos debern permitir revisar y
analizar la siguiente informacin:
Actividades fundamentales y secundarias.
Contenidos de capacitacin requeridos, en trminos
de: conocimientos, habilidades y actitudes.
Recursos materiales.
Condiciones de equipo de higiene y seguridad.
Requisitos generales del perfil que ha de cubrir el
aspirante: idioma, escolaridad y experiencia.
Situacin real
- Evaluacin del individuo implica investigar lo que es y se hace en la empresa
actualmente, esto es, definir a cada trabajador en su puesto. Una
vez que se han determinado las necesidades organizacionales y
ocupacionales, se determina qu persona necesita qu
capacitacin. 2
Situacin real
Revisin de informacin.
Tcnicas e instrumentos de evaluacin
Evaluacin individual.
Identificacin del personal para capacitacin.
Formacin de grupos con necesidades similares
de capacitacin.
Pinto Villatoro, Roberto. Proceso de capacitacin. Mxico. 1992. pp. 26
35
Gua de
Capacitacin
La identificacin de necesidades individuales se le conoce

tambin como evaluacin.
Es importante que en esta identificacin se determinen
caractersticas individuales como:
Edad.
Escolaridad.
Experiencia laboral.
Cualquier otro elemento importante para elaborar un
programa de capacitacin.
Para determinar las necesidades de cada trabajador, se
requiere evaluar su actuacin en los aspectos descritos en la
situacin ideal o descripcin del puesto.
Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o
actividad de su puesto, o no cuenta con los conocimientos,
habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere no
solamente especificar las deficiencias sino precisar en qu
medida no los cumple.
(Ver anexo 3)
La evaluacin del desempeo del trabajador se lleva a cabo a
partir de la revisin de procedimientos y de usar algunas de
las tcnicas e instrumentos que se aplican para definir la
situacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten ms
convenientes de acuerdo a:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo,
gerencia media, administrativo, operativo.
Cantidad de
instrumentos.
36
personal
al
que
se
aplicarn
los
Gua de
Capacitacin
Recursos con los que cuenta el administrador de la

capacitacin: materiales, financieros y humanos.
Se puede agregar a la lista de tcnicas e instrumentos los
siguientes:
En cuanto a la documentacin administrativa:
Evaluacin de desempeo
Anlisis de expedientes.
En cuanto a la recopilacin directa:
Exmenes de conocimientos y habilidades.
Autoanlisis.
Centro de evaluacin.
Inventario de habilidades.
Los resultados que deben obtenerse en esta etapa son:
Nmero
de
capacitacin.
trabajadores
Caractersticas
capacitados.
de
los
que
trabajadores
requieren
a
ser
Descripcin
de
actividades:
conocimientos,
habilidades y actitudes en que se capacitarn.
37
Gua de
Capacitacin
Tcnicas e instrumentos de investigacin para determinar la

situacin real.
Seleccionar
Elaborar
Tcnicas
Instrumentos de evaluacin
Entrevista
Gua de entrevista
Encuesta
Cuestionario
Anlisis/evaluacin por Binas (2).

discusin de grupos
Corrillos (4).
Grupos pequeos (6).
Observacin y anlisis
y evaluacin de tareas
Escala estimativa.
Registro anecdtico o carta
descriptiva.
Lista de cotejo o de
verificacin.
Autoanlisis
Inventario de habilidades.
Cuestionario, gua de
autoanlisis.
Evaluacin de
conocimientos y
habilidades
38
Examen terico y/o prctico.
Gua de
Capacitacin
Anlisis comparativo
Situacin ideal
- puesto -
Situacin real
individuo -
El anlisis comparativo es el procedimiento para realizar una

confrontacin entre la situacin ideal y la real. Se compara lo
que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el individuo.
Sus procedimientos son:

Situacin ideal
Situacin real
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del perfil del puesto
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del trabajador en su
puesto
Relacionar la informacin de cada uno de los

elementos del perfil del puesto con los perfiles
de los trabajadores que lo ocupan.
Establecer las diferencias por cada trabajador
Centrar en una matriz los resultados
de las necesidades de todos los
trabajadores de un mismo puesto.
39
Gua de
Capacitacin
Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son ms

importantes que otras de acuerdo a su impacto en la
productividad del rea o de la empresa, as como de otros
factores igualmente importantes como:
Influencia en el logro de los objetivos de la empresa.

Imagen de la empresa.
Apoyo a otras reas o puestos por cargas de trabajo, etc.
Por ello, se estudian las diversas funciones por separado.

Se recomienda determinar la prioridad que tiene la funcin
para el puesto a travs de smbolos alfabticos o numricos
que resalten su importancia; por ejemplo A, B y C o 1,2 y 3.
Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren
capacitacin y en qu medida.
Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas comprende
otro aspecto importante, ya que determina la secuencia
adecuada
de
la
capacitacin.
Desarrollar
programas
estratgicos y/o intensivos en reas crticas o prioritarias.
Concentrar la informacin en el anexo 4.
Establecimiento de estrategias
Los resultados del DNC permiten conocer con objetividad:
40
Quin requiere capacitacin.

En qu se capacitar y
Cundo se debe capacitar a los trabajadores: prioridad
y orden.
Gua de
Capacitacin
La especificacin de las acciones clave que se desprenden del

DNC y la coordinacin de las mismas constituyen las
estrategias:
Establecer las prioridades de capacitacin, de lo ms a

lo menos urgente.
Definir los contenidos de capacitacin.
Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las
necesidades de capacitacin detectadas.
Los contenidos junto con las caractersticas de los
participantes se desprenden aspectos tan importantes
como la duracin del evento y la determinacin de las
tcnicas de enseanza y grupales que se aplicarn.
Determinar las tareas y actividades que se realizarn
para llevar a cabo la capacitacin.
Establecer los recursos humanos (perfil y funciones) y
financieros (presupuesto) que se necesitan para
desarrollar las acciones de capacitacin.
(ver anexo 5).
Informe
El informe es el documento que presenta el resultado de la
investigacin. Sirve de gua para tomar las decisiones que ms
convengan.
41
Gua de
Capacitacin
Apartados a considerar en el informe de DNC:
42
Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin del

departamento o seccin de la empresa.
Elabor: Nombre de la persona (s) que lo realiz, el

puesto que ocupa dentro de la empresa y fecha de la
investigacin.
ndice: Lista de contenidos o captulos del informe,

incluyendo la paginacin de cada uno.
Introduccin o antecedentes: Permite una comprensin

global de lo que va a exponer. Es importante que se
incluya una justificacin de los motivos que dieron
origen a la investigacin, en l tambin se deben
especificar las tcnicas y mtodos de investigacin
aplicados, el universo que cubri el diagnstico
(puestos y/o niveles ocupacionales) y el proceso
estadstico manejado (global, muestreo, control de
variables, etc.).
Resumen o sumario: Proporciona una rpida y sinttica

visin del resultado de la investigacin. Abarca una
explicacin breve de la investigacin efectuada y su
resultado.
Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe):

Aparecer la investigacin clasificada por materias o
puntos analizados, los ttulos de stos deben ser
seleccionados de acuerdo con el tema contenido. Se
recomienda que los captulos o puntos contenidos sean
los siguientes:
Gua de
Capacitacin
Datos generales: es conveniente partir de

informacin general del departamento, seccin o
rea donde se realiz el D.N.C., como son:
a) Nmero de empleados por nivel y puesto
ocupacional.
b) Escolaridad; clasificacin por nivel.
c) Antigedad en el puesto (promedio).
d) Poblacin masculina y femenina.
Evaluacin de los objetivos presentes del

departamento y de la organizacin, los puntos a
analizar y a evaluar pueden ser: causas del
incumplimiento de los objetivos organizacionales
y de los puestos (problemas presentes).
a) Repercusin del incumplimiento de objetivos
presentes.
del
sistema
para
alcanzar
b) Previsiones
objetivos futuros (causas de problemas
futuros y estimacin del incumplimiento de
stos).
c) Clasificacin y jerarquizacin de las causas.
Evaluacin de los individuos respecto a su
puesto: Es la
poblacin objetivo para
capacitacin, de la cual se definirn las
actividades o funciones requeridas y prioridades.
Los puntos que deben especificarse son:
43
Gua de
Capacitacin
del
personal
que
presenta
a) Definicin
necesidades
de
capacitacin,
datos
administrativos y caractersticas.
b) Descripcin de los conocimientos, habilidades
y actitudes para efectuar eficientemente las
actividades del puesto.
c) Presentacin de las evidencias que justifiquen
las necesidades (exmenes, evaluacin del
desempeo, cuestionarios, etc.).
d) Jerarquizacin
de las necesidades por
prioridad de atencin al puesto y a los
objetivos organizacionales, segn sea el caso.
Conclusiones y recomendaciones: Se
incluyen
deducciones
desprendidas
de
la
investigacin
efectuada, descubrimientos logrados, polticas a seguir
en el futuro. Supone:
Propuestas de cambio o modificacin a la situacin

administrativa y de proceso de la empresa,
departamento o seccin estudiada.
Definir el plazo en que se llevar a

cabo la
capacitacin y las estrategias a seguir en el
desarrollo de las acciones.
Enlistar las causas de los problemas que no se

solucionan mediante capacitacin y encauzarlos a las
reas responsables para su solucin.
44
Gua de
Capacitacin
5.
Mtodos y tcnicas auxiliares
Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es

necesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos que
permitan recopilar informacin durante la deteccin de
necesidades de capacitacin.
Mtodos para
capacitacin.
la
deteccin
de
necesidades
de
Anlisis de una actividad

Una actividad es un conjunto de operaciones o tareas
productivas,
educativas,
recreativas,
etc.
que
desarrolla una persona, grupo de personas, empresas
e instituciones de acuerdo a un plan de trabajo
preestablecido. De ah que una forma para
incrementar la productividad, es establecer un mnimo
de pasos que deban realizar para producir un artculo
de servicio, llevar a cabo una funcin o efectuar un
proceso
determinado
entre
otros,
procurando
minimizar tiempo y esfuerzo.
Anlisis de un equipo utilizado

La renovacin, actualizacin o mantenimiento del
equipo trae consigo la necesidad de desarrollar una
nueva capacidad manual o adquirir tambin nuevos
conocimientos por parte del supervisor y de los
trabajadores, por lo que se debe considerar:
Caractersticas del nuevo equipo.
Capacidad o conocimientos a desarrollar.
Actitudes ante el cambio.
45
Gua de
Capacitacin
Anlisis de problemas
La deteccin de necesidades puede surgir del anlisis
de un problema operacional; es decir, que no se tenga
la informacin suficiente y necesaria para manejar una
situacin imprevista; por lo que se requiere preguntar:
Cul es exactamente el problema? y Quines estn
implicados?
Anlisis del comportamiento
Consiste en analizar conductas no tpicas del individuo o del

grupo, tales como:
Baja eficiencia y produccin.
Elevado nmero de accidentes.
Alto grado de ausentismo.
Desperdicio de material.
Falta de cooperacin.
Resistencia a la direccin e instruccin.
Anlisis de la organizacin
Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin del
individuo y de los grupos cuando:
Existe falta de planeacin adecuada.
Delegacin de autoridad confusa.
Vaguedad de objetivos.
46
Gua de
Capacitacin
Evaluacin del trabajo

Se sugiere realizar una evaluacin formal y peridica
de la actuacin individual en el trabajo, con base en
procedimientos especficos y determinando los puntos
ptimos de la realizacin de las tareas que sern
usadas como puntos de comparacin.
Anlisis grupales o participativos
Se precisa para su realizacin:

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos, superiores,
ingenieros, oficinistas, obreros calificados).
Escribir en el pizarrn una pregunta de inters comn.
Pedir a los miembros del grupo
cualquier cosa que se les ocurra.
que
contesten
Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el orden

que surjan.
Establecer un tiempo lmite.
Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la lista
e identificar los puestos que requieren nuevos
conocimientos.
47
Gua de
Capacitacin
Lista de verificacin
Consiste en descomponer una tarea, proceso,
programa, actividad o rea responsable, efectundose
una lista detallada de sus partes o pasos lgicos.
Anlisis y descripcin de puestos
El anlisis de puestos es el procedimiento que permite

obtener,
ordenar
y
analizar
sistemticamente
informacin de un puesto determinado.
La descripcin de puestos es una exposicin detallada

que
describe
el
trabajo
desarrollado,
las
responsabilidades
involucradas,
la
habilidad
y
capacitacin requerida, las condiciones bajo las cuales
se lleva a cabo el trabajo, las relaciones con otros
puestos y los requisitos personales del mismo.
Elementos
puestos:
que
debe
contener
la
descripcin
Identificacin del puesto.

Datos sobre su elaboracin.
Descripcin genrica de las actividades.
Descripcin especifica de las actividades
puesto.
48
de
del
Gua de
Capacitacin
Tcnicas para la deteccin de necesidades

Entrevista
Conversacin cara a cara con un propsito definido que

involucra un continuo intercambio de informacin.
Sus objetivos son obtener informacin, investigar y
diagnosticar; abordar un problema, motivos y conciliar. La
entrevista puede ser dirigida y no dirigida.
La entrevista dirigida: en ella el entrevistador elabora
preguntas previamente, para las cuales se esperan
respuestas firmes del entrevistado.
En la entrevista no dirigida, se exige un mayor dominio,
ya que el entrevistador no elabora preguntas cerradas
y, por tanto, el entrevistado puede proporcionar
informacin ms amplia que deber estructurarse
posteriormente.
Corrillos
Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de cuatro

o cinco personas. Se nombra a un moderador y a un
secretario y se le entrega por escrito las instrucciones de
la tarea a realizar por el grupo, esto tambin puede
hacerse verbalmente y en algunos casos auxiliarse de
documentos que proporcionen informacin sobre el tema a
tratar.
Se establece un tiempo determinado para la realizacin de
la tarea, se recomienda de 10 a 50 minutos.
49
Gua de
Capacitacin
Los secretarios tomarn nota de las conclusiones.

Terminado el tiempo establecido, cada grupo se
reintegrar y cada moderador presentar sus resultados.
El conductor anotar las conclusiones obtenidas, las
clasificar, ordenar y proceder a darlas a conocer al
grupo.
Tormenta de ideas
Esta tcnica permite la expresin libre de ideas

posibilitando que un tema y/o problemas se analicen
desde diferentes puntos de vista.
Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de rescatar
los aspectos ms importantes del problema en cuestin.
Inventario de habilidades
Es la presentacin ordenada de una serie de actitudes en

extrema conexin que permite determinar la secuencia
en la cual se desarrollan.
El observador coloca el orden de las acciones conforme
las ejecuta el trabajador en el desempeo de su puesto.
La sntesis de las acciones o caractersticas registradas
servirn de base para corregir al trabajador en los
procedimientos realizados por ste.
Para su elaboracin
situaciones:
50
se debern tomar en cuenta dos
Gua de
Capacitacin
Incluir el desglose general, con la probable

secuencia de las actividades que se quieren
observar.
Anotar acciones que se consideren como negativas
ya que esto permitir informar de lo correcto o
incorrecto de las acciones ejecutadas por el
observador.
Observaciones y anlisis de tareas
Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestar

atencin a la forma como se realiza un trabajo, para ello
se utiliza una gua de observacin o lista de verificacin.
Cuestionario
Esta tcnica es la ms utilizada para determinar

necesidades, su diseo y aplicacin requiere experiencia.
Las preguntas deben formularse de tal manera que
puedan dirigirse a los puntos que se desean conocer; se
requiere de claridad y precisin en los conceptos. Se
debe contar con criterios de medicin que le den validez.
Autoanlisis
Debe dirigirse al personal que por su formacin

acadmica y nivel jerrquico en la organizacin posea la
capacidad de analizar sus propios recursos y necesidades
laborales.
51
52
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
CONSIDERACIONES FINALES
Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado
diagnstico de necesidades de capacitacin:
Enfocar todos los esfuerzos en reas crticas, en donde se
puedan obtener resultados efectivos y un fuerte impacto en
funcin de los objetivos de la empresa.
Evaluar los recursos, esto permitir medir el alcance y las
posibilidades de accin.
Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se
aplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategias
factibles y concretas de aplicar.
La participacin directa de supervisores y jefes, quienes
debern diagnosticar y determinar las necesidades de
capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen los
requerimientos y problemas de las reas de trabajo.
Establecer y preparar reuniones con las ms altas
autoridades de la organizacin para efectuar una ardua
labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los
beneficios redituables que les aportar la capacitacin.
Estas reuniones debern arrojar el consenso general sobre
la orientacin y alcance del plan de capacitacin.
Invertir suficiente tiempo en el plan de accin, en definir la
metodologa que servir de gua, as como en la elaboracin
de instrumentos, esto evitar errores, confusiones y
desperdicio de recursos. Si es posible, es recomendable
realizar una prueba piloto con los instrumentos que se
utilizarn en el DNC.
53
Gua de
Capacitacin
ANEXOS
No. 1
REAS O DOMINIOS DEL APRENDIZAJE
54
HABILIDADES
PSICOMOTRIZ
CONCIMIENTOS
COGNOSCITIVOS
ACTITUDES
AFECTIVO
Para desarrollar
habilidades
Para incrementar
conocimientos
Para modificar
actividades
Prctico
Conceptual
Sentimental
Poder hacer
Saber hacer
Sentimental
Manual
Intelectual
Actitud
ACTIVIDADES Y OPERACIONES QUE REALIZA:
DESCRIPCIN GENRICA:
PUESTO DE TRABAJO:
AREA OCUPACIONAL:
PERFIL DEL PUESTO
No.2
Gua de
Capacitacin
55
56
ACTITUDES: (SER)
HABILIDADES: (HACER)
CONOCIMIENTOS: (SABER)
Gua de
Capacitacin
OTROS:
EXPERIENCIA:
CONDICIONES FSICAS:
EDAD RECOMENDABLE:
REQUISITOS:
SEXO RECOMENDABLE:
CONDICIONES Y EQUIPO DE HIGIENE Y SEGURIDAD:
ESCOLARIDAD:
RECURSOS MATERIALES: (MAQUINARIA, HERRAMIENTA, MATERIA PRIMA, ETC.)
Gua de
Capacitacin
57
58
ACTIVIDADES Y OPERACIONES QUE REALIZA:
DESCRIPCIN GENRICA:
PUESTO DE TARBAJO:
AREA OCUPACIONAL:
PERFIL DEL TRABAJADOR EN EL PUESTO
No. 3
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
ACTITUDES: (SER)
HABILIDADES: (HACER)
CONOCIMIENTOS: (SABER)
59
60
OTROS:
EXPERIENCIA:
CONDICIONES FSICAS:
EDAD RECOMENDABLE:
REQUISITOS:
SEXO RECOMENDABLE:
CONDICIONES Y EQUIPO DE HIGIENE Y SEGURIDAD:
ESCOLARIDAD:
RECURSOS MATERIALES:( MAQUINARIA, HERRAMIENTA, MATERIA PRIMA, ETC.).
Gua de
Capacitacin
Trabajador
Actividades
rea o puesto:
Conocimientos
Habilidades
Actitudes
Recursos
materiales
Condiciones
de higiene y
seguridad
MATRIZ DE RESULTADOS DE NECESIDADES
No. 4
Requisitos
Principales
necesidades
Gua de
Capacitacin
61
62
Trabajador
rea o puesto:
Necesidad detectada
Accin de
capacitacin
ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS
No. 5
Recursos humanos
Gua de
Capacitacin
Gua de
Capacitacin
Bibliografa
Cinterfor. Proyecto 130. Determinacin de necesidades de

formacin profesional. Montevideo. Ed. Mc. Gehec.
1980. 223 pp.
Coleccin Ejecutiva Expansin. Compilacin. Cmo disear y
aplicar un programa interno de capacitacin. Mxico.
Ed. Expansin. 1993. 217 pp.
Chiavenato, Idalberto. Iniciacin a la administracin de
personal. Mxico. Ed. McGraw Hill - Iberoamericana.
1993. 152 pp.
Ince, Venezuela. Desarrollo de programas de adiestramiento:
identificacin de necesidades de adiestramiento.
Caracas sf 15 pp.
Pinto
Siliceo,
Villatoro, Roberto. Proceso de capacitacin. Mxico.

2. ed. Diana. 1992. 199 pp.
Alfonso.
Capacitacin y desarrollo de personal.
Mxico. 1991. 52 pp.
63
64
Gua de
Capacitacin

Diagnostico de Necesidades de Capacitación DNC

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Diagnostico de Necesidades de Capacitación DNC

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Lic.

Javier Lozano Alarcn

Direccin General de Capacitacin

Direccin General de Capacitacin

1. Ejercicio de auto evaluacin (inicial)

4. Planeacin del diagnstico de necesidades

6. Mtodos y tcnicas auxiliares

La estructuracin y desarrollo de planes y programas.

El establecimiento de las acciones de seguimiento y

Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias para

Proporcionar los elementos tcnicos

Ejercicio de autoevaluacin (inicial)

INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste en

1. Cundo se puede hablar de la existencia de necesidades de

del diagnstico de necesidades de

3. Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin

importante determinar el nmero y

1. El punto de partida para la determinacin de necesidades

2. Conocer con exactitud tanto las deficiencias actuales del

3. Nmero exacto de trabajadores que necesitan capacitacin.

Estos datos constituyen los antecedentes indispensables para

4. Porque brinda criterios para decidir la forma de impartir la

Algunas de las caractersticas importantes que se deben

La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se

La tarea del especialista en capacitacin es analizar y

Los responsables de capacitacin actan como agentes de

A fin de dirigir el proceso de capacitacin con efectividad,

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se

Diagnstico de necesidades de capacitacin

Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la

El DNC, como de ahora en adelante se referir al diagnstico

Anlisis situacional de la organizacin

Diagnstico de necesidades de capacitacin

Elaboracin de planes y programas

Diagnstico de necesidades de capacitacin

Ejecucin de planes y programas

Anlisis situacional de la organizacin

La clave del xito de una buena administracin empresarial lo

El realizar un anlisis situacional de la empresa implica una

Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligente

Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida

El anlisis situacional debe ser realizado por personal

Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e

Secretaria del Trabajo y Previsin Social. Programa Nacional de Capacitacin y

Diagnstico de necesidades de capacitacin

Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el anlisis

Tasa de accidentes, rotacin

Demoras, disputas, quejas de

Tiempo para ejecutar los

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten

Factores que provocan necesidades de capacitacin.

Expansin de la empresa e ingreso de nuevos

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras

Diagnstico de necesidades de capacitacin

El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del proceso

Es claro que el punto de partida para la determinacin de

Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es

Diagnstico de necesidades de capacitacin

Una necesidad de capacitacin es la diferencia

En qu capacitar: Objetivos generales y contenidos.

Identificacin clara y precisa del

Con qu cantidad y profundidad se

Con qu urgencia/ prioridad