Actividad 3

Reflexin:
Me pareci muy completa la informacin del video del acuerdo 060 por que nos da un
claro ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones
como son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de
las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he
familiarizado un poco ms la gestin documental en su ejecucin.
Archivo general de la nacin- acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es
necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que
rigen la administracin pblica.
Que la ley 80 de 1989, seala las funciones del archivo general de la nacin, entre ellas
la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su acuerdo 07 de 29 de
junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos, como norma reguladora del
quehacer archivstico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del estado, por intermedio del archivo general de la nacin.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades de
certificacin.
Que el gobierno nacional ha diseado la agenda de conectividad, como una poltica de
estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin en colombia y con
ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones pblicas
y socializar el acceso a la informacin, dndole carcter legal mediante la directiva
presidencial no. 02 del 2000. Que el decreto 2150 de 1995, suprime y reforma
regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la administracin
pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las entidades, se
logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en
consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como
parte integral de la gestin documental.

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios

para el aprendizaje
El acuerdo 060 / 2001 seala las funciones del archivo general de la nacin, entre ellas la
de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del
quehacer archivstico.
Tambin este acuerdo nos ensea los diferentes conceptos de la actividad archivstica
Procedimiento para la gestin de la correspondencia:
El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy completo y
muy importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los procedimientos
como lo son:

El orden documental.

Foliacin documental

Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.

Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.

Serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.

Almacenamiento y ubicacin de la documentacin

Ubicacin de cajas en estantera fija

La sealizacin de la estantera.

Pasos para la organizacin de archivos

Archivador de estantera fija.

Archivadores verticales de gavetas

Entrega de documentos a los archivos de gestin

Entrega y recibo de documentos por novedades de personal

Actualizacin de las tablas de retencin documental

Transferencias documentales

Disposicin final de documentos

Conservacin total

Servicios en archivos de gestin

Servicio de prstamo de documentos

Servicio de consulta de documentos

Servicio de consulta en base de datos

Servicio de reprografa

Organizacin de fondos documentales acumulados

3.3. Actividades
Teorizacin).

de

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de

estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los
siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?
Recepcin: La informacin antes de convertirse en documento se recepciones va
telefnica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: nmero de
autorizacin, nombre del asegurado, direccin del inmueble, situacin en el inmueble,
fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a un tcnico especializado en el
problema que afecta al asegurado, el asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del
problema, retorna el documento con la informacin del problema solucionado. Se reporta
a la central del seguro que ya quedo solucionado el caso, el informe tambin se enva va
correo electrnico.
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la informacin es de forma externa por que la informacin la genera un
tercero.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
El tipo de comunicacin en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carcter oficial de las entidades pblicas o
privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al tcnico para que realice el procedimiento,
luego de que el tcnico all realizado el procedimiento nos devuelve el documento. Al

finalizar todo el procedimiento se enva la copia de informe completo a la central de

seguro y se archiva para la disposicin en la empresa.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en
esta actividad.

MAPA CONCEPTUAL
EL DOCUMENTO

Tiene una

Recepcin de la
informacin

La informacin puede ser interna o externa

Clasificacin
del
documento y verificacin
de la informaion

Registro
de
la
informacin con los datos
mar relevantes

Apertura del contenido

o informacin.

Revisin de documentos
para
su
respectiva
radicacin

Reparto
de
la
informacin,
dar
a
conocer la comunicacin

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento Descripcin:

En el foro temtico correspondiente al cuarto contenido de estudio, responda de forma
clara y argumentada las siguientes preguntas
Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones
internas y externas?
R. la importancia de la comunicacin interna y externa es muy relevante pues, la
comunicacin interna permite definir y realizar controles y procedimientos
establecidos dentro de una empresa y la comunicacin externa tiene importancia
porque esta comunicacin permite realizar un cruce de comunicacin entre
entidades.
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas
sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que
claramente no se cumplan en la empresa que seleccion en la actividad de
apropiacin?.
R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia por lo
tanto tiende a que la informacin de la misma se desorganice.
A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento, nombre
de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se sigue el correcto
registro de la radicacin ni la fecha para poder organizar la documentacin de
forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun
cuando la experiencia terica demuestra lo contrario, es decir cuando se realiz la
investigacin el conocimiento terico funciona muy distinto al funcionamiento real
del da a da referente al manejo de la documentacin.

3.5. Actividades de evaluacin

ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

JACKELINE AVILA FONSECA

TUTOR
TATIANA ALEXANDRA AVILA BARBOSA

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Tabla de contenido

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la
Actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de
trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
4. Los aportes realizados en el foro temtico.

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

Reflexin:
Me pareci muy completa la informacin del video del acuerdo 060 por que nos da
un claro ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes
estaciones como son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento,
conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior
consulta. De esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental
en su ejecucin.
Archivo general de la nacin- acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la administracin pblica.
Que la ley 80 de 1989, seala las funciones del archivo general de la nacin,
entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos,
como norma reguladora del quehacer archivstico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del estado, por intermedio del archivo
general de la nacin.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades
de certificacin.
Que el gobierno nacional ha diseado la agenda de conectividad, como una
poltica de estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin
en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo,

modernizar las instituciones pblicas y socializar el acceso a la informacin,

dndole carcter legal mediante la directiva presidencial no. 02 del 2000. Que el
decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios existentes en la administracin pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestin documental.
3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje
El acuerdo 060 / 2001 seala las funciones del archivo general de la nacin, entre
ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios como norma
reguladora del quehacer archivstico.
Tambin este acuerdo
actividad archivstica

nos

ensea

los

diferentes

conceptos

de

la

Procedimiento para la gestin de la correspondencia:

El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy
completo y muy importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los
procedimientos como lo son:

El orden documental.

Foliacin documental

Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.

Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.

Serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.

Almacenamiento y ubicacin de la documentacin

Ubicacin de cajas en estantera fija

La sealizacin de la estantera.

Pasos para la organizacin de archivos

Archivador de estantera fija.

Archivadores verticales de gavetas

Entrega de documentos a los archivos de gestin

Entrega y recibo de documentos por novedades de personal

Actualizacin de las tablas de retencin documental

Transferencias documentales

Disposicin final de documentos

Conservacin total

Servicios en archivos de gestin

Servicio de prstamo de documentos

Servicio de consulta de documentos

Servicio de consulta en base de datos

Servicio de reprografa

Organizacin de fondos documentales acumulados

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualizacin.
1. Es muy importante clasificar la documentacin ya sean: correspondencia,
documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales.
2. Es importante mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la
correspondencia.
4. Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el

material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
Recepcin: La informacin antes de convertirse en documento se recepciones va
telefnica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: nmero de
autorizacin, nombre del asegurado, direccin del inmueble, situacin en el
inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a
un tcnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado
asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la
informacin del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya
quedo solucionado el caso, el informe tambin se enva va correo electrnico.
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la informacin es de forma externa por que la informacin la
genera un tercero.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
El tipo de comunicacin en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carcter oficial de las entidades pblicas o
privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al tcnico para que realice el
procedimiento, luego de que el tcnico all realizado el procedimiento nos
devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se enva la copia de
informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposicin en la
empresa.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida
en esta actividad.

MAPA CONCEPTUAL

EL DOCUMENTO

Tiene una

Recepcin de la
informacin

La informacin puede ser interna o externa

Clasificacin
del
documento y verificacin
de la informaion

Registro
de
la
informacin con los datos
mar relevantes

4.

Reparto
de
la
informacin,
dar
a
conocer la comunicacin

Apertura del contenido

o informacin.

Revisin de documentos
para
su
respectiva
radicacin

Los aportes realizados en el foro

temtico.

En el foro temtico correspondiente al

cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las
siguientes preguntas
Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones
internas y externas?
R. la importancia de la comunicacin interna y externa es muy relevante pues, la
comunicacin interna permite definir y realizar controles y procedimientos
establecidos dentro de una empresa y la comunicacin externa tiene importancia
porque esta comunicacin permite realizar un cruce de comunicacin entre
entidades.
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas
sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que
claramente no se cumplan en la empresa que seleccion en la actividad de
apropiacin?.

R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia por lo

tanto tiende a que la informacin de la misma se desorganice.
A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento, nombre
de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se sigue el correcto
registro de la radicacin ni la fecha para poder organizar la documentacin de
forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun
cuando la experiencia terica demuestra lo contrario, es decir cuando se realiz la
investigacin el conocimiento terico funciona muy distinto al funcionamiento real
del da a da referente al manejo de la documentacin.