You are on page 1of 6

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02

HALAMAN
1/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

1.

DIBUAT OLEH

DISAHKAN OLEH

KASUBBAG MANAJEMEN MUTU

KA LSP

AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H.

Drs. SUROTO, M.Si.

AKBP NRP 72070520

KOMBES POL. NRP.65040678

Tujuan
Untuk memastikan sistem manajemen mutu LSP Polri telah diterapkan secara
efektif dan dapat terus-menerus ditingkatkan efektifitasnya sesuai PBNSP 201
tahun 2014 dan Pedoman Standart Internasional ISO 9001-2008.

2.

Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP ini mulai dari menyusun program audit hingga melaporkan
hasil audit beserta tindak lanjutnya.

3.

Pedoman
3.1. Undang-undang No. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik
Indonesia.
3.2. Peraturan Kapolri No. 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.
3.3. Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan
Umum Lembaga Sertifikasi Profesi.
3.4. Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi
Profesi.
3.5. Panduan Mutu LSP Polri.
3.6. Standar Internasional ISO 9001:2008.

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI


LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02

HALAMAN
2/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

4.

Pengertian
4.1. Audit Mutu Internal adalah suatu kegiatan pemeriksaan secara terencana dan
sistematis terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan pada LSP Polri.
4.2. Wakil manajemen adalah pejabat yang ditunjuk Ka LSP Polri untuk
mengawasi,

mengendalikan

dan

mengevaluasi

pelaksanaan

sistem

manajemen mutu yang diterapkan pada LSP Polri.


5.

Alat
5.1. Komputer.
5.2. Mesin scanner, printer dan foto copy.
5.3. Berbagai alat tulis untuk mendukung terlaksananya audit mutu internal.

6.

Prosedur
6.1. Perencanaan Audit
6.1.1. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen membuat
program audit 6 bulan dengan menggunakan Formulir Program Audit.
Saat pembuatan program harus diingat: status dan pentingnya suatu
kegiatan yang akan diaudit.
6.1.2. Membuat/merevisi Jadual Audit sesuai dengan Program Audit yang
telah dibuat dan jumlah auditor yang tersedia minimum satu bulan
sebelum pelaksanaan audit. Catatan : auditor tidak boleh mengaudit
bagian/dept. sendiri, auditor yang dipilih harus sudah
mengikuti dan lulus pelatihan audit mutu internal, tugas audit yang
diberikan kepada auditor harus sesuai dengan keahlian/ kemampuan
yang dimiliki auditor.

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI


LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02

HALAMAN
3/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

6.1.3. Membuat memo kepada masing-masing auditor disertai dengan:


a.

Jadual Audit;

b.

Fotocopy hasil dua audit yang lalu, jika ada, sesuai dengan tugas
yang diberikan;

c.

Fotocopy ceklis audit, jika ada;

d.

Formulir Laporan Ketidaksesuaian

e.

Formulir Tindakan Koreksi dan Pencegahan

6.1.4. Auditor melakukan persiapan audit sesuai dengan jadual yang diterima :
a.

Membuat janji dengan auditan minimum dua minggu sebelumnya.

b.

Meminta dokumen yang diperlukan ke pihak ISO Sekretariat.

c.

Membuat Ceklis Audit (sumber data untuk pertanyaan dapat


berupa: pasal ISO 9001, penemuan audit yang lalu, dokumen
yang diterima, ceklis yang lalu). Copy ceklis harus diserahkan ke
ISO Sekretariat sebagai bahan untuk ceklis audit yang akan
datang.

6.1.5. Setiap

tim

auditor

melakukan

pertemuan

pembukaan

dengan

head/manajer bagian ybs sebelum audit dimulai.


6.2. Pelaksanaan Audit
6.2.1. Melaksanakan Audit. Auditor harus mengkonfirmasikan penemuan, jika
ada, dengan auditan sebelum mengakhiri audit. Jika audit lebih dari
dua hari, melakukan pertemuan untuk membahas masalah yang
ditemukan pada saat audit diakhir hari (selain hari terakhir).
Semua penemuan audit harus disertai dengan bukti objektif. Auditor
dapat juga memberikan rekomendasi mengenai perbaikan yang bisa
dilakukan.

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI


LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02

HALAMAN
4/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

6.2.2. Melakukan pertemuan penutup dengan pihak Kepala Unit/Bagian yang


bersangkutan.
6.3. Pelaporan Audit
6.3.1. Auditor melaporkan hasil temuannya ke dalam Formulir Laporan
Ketidaksesuaian
6.3.2. Menyerahkan laporan audit kepada Kasubbag Manajemen Mutu selaku
Wakil Manajemen.
6.4. Tindak Lanjut Audit
6.4.1. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen dan para
Kasubbag (Manajer bagian) yang diaudit harus mengidentifikasi
tindakan koreksi yang diperlukan sesuai dengan SOP Laporan
Ketidaksesuaian.
6.4.2. Kasubbag Manajemen Mutu selaku Wakil manajemen menentukan
kapan tindak lanjut audit harus dilakukan. Tindak lanjut bisa dilakukan
saat audit berikutnya sesuai program audit atau adannya audit tambahan
di luar program audit.
6.4.3. Auditor melakukan tindak lanjut audit sesuai dengan SOP Tindakan
Koreksi dan Pencegahan.
7.

Pemeliharaan Alat
Tidak ada

8.

Unit Terkait
Wakil Manajemen, ISO Sekretariat, Semua Unit

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI


LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

HALAMAN
5/5

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI


LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
AUDIT MUTU INTERNAL
NO. DOKUMEN
SOP-LSP-011

NO. REVISI
02

HALAMAN
6/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

9.

Mekanisme

RENCANA AUDIT MUTU INTERNAL


1. Kasubbag Jemen Mutu membuat
Program Audit
2. Kasubbag Jemen Mutu Membuat
Sprin penunjukan Auditor
3. Kasubbag Jemen Mutu membuat
ceklis dan dokumen audit
4. Kasubbag
Jemen
Mutu
mendistribusiakan
jadwal
pelaksanaan audit

TINDAK LANJUT AUDIT MUTU


INTERNAL
1. Kasubbag Jemen Mutu dan
Kasubbag bagian yang diaudit harus
mengidentifikasi temuan yang
diperlukan sesuai dengan SOP
Laporan Ketidaksesuaian.
2. Kasubbag Jemen Mutu menentukan
kapan tindak lanjut perbaikan
temuan audit harus dilakukan.
3. Jika temuan belum sesuai, Auditor
melakukan tindak lanjut audit
sesuai dengan SOP Tindakan
Koreksi dan Pencegahan.

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL


1. Kasubbag Jemen Mutu membuat
pertemuan dengan Auditor dan
Kasubbag yang diaudit
2. Auditor melaksanakan Audit sesuai
dengan jadwal yang ada
3. Jika
ada
temuan,
Auditor
memasukan kedalam formulir
Laporan Ketidaksesuaian
4. Semua temuan harus disertai bukti
yang obyektif

PELAPORAN AUDIT MUTU


INTERNAL
1. Auditor

melaporkan hasil
temuannya ke dalam Formulir
Laporan Ketidaksesuaian
2. Menyerahkan laporan audit
kepada Kasubbag Jemen Mutu
3. Kasubbag
Jemen
Mutu
Membuat
janji
dengan
Kasubbag yang diaudit untuk
pelaksanaan pebaikan temuan

You might also like