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Auxiliares
Administrativos de la
Junta de Andaluca
Volumen 2
Edicin julio 2014
TEMA
21
Sistemas Ofimticos
ESQUEMA INICIAL
CAPTULO 1. Sistemas Ofimticos: procesadores de texto: principales funciones
y uti-lidades. Creacin y estructuracin de documentos y plantillas. Manejo e
impresin de ficheros
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales del programa de tratamiento de textos
1.1. Caractersticas fundamentales de Word 2003
1.2. Entrada y salida del programa
1.3. Interfaz de Word 2003
1.4. Ventana de documento
1.6. Ayuda de la aplicacin de tratamiento de textos
1.7. Barra de Herramientas Estndar
2. Introduccin, desplazamiento del cursor, seleccin y operaciones con el texto
del documento
2.1. Generalidades
2.2. Modo Insertar texto
2.3. Modo de sobrescribir
2.4. Borrado de un carcter
2.5. Desplazamiento del cursor
2.6. Diferentes modos de seleccionar texto
2.7. Opciones de copiar y pegar
2.8. Uso y particularidades del portapapeles
2.9. Insercin de caracteres especiales (smbolos)
2.10. Insercin de fecha y hora
2.11. Deshacer y rehacer los ltimos cambios
3. Archivos de la aplicacin de tratamiento de textos, ubicacin, tipo y operaciones con ellos
3.1. Creacin de un nuevo documento
3.2. Apertura de un documento ya existente
3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento
3.4. Cierre de un documento
3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones, gestin
de ficheros y copias de seguridad
3.6. Men de ventana. Manejo de varios documentos
4. Utilizacin de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos
para mejorar el aspecto del texto
4.1. Introduccin
4.2. Fuente
4.3. Formato de prrafo
Sistemas Ofimticos
5. Configuracin de pgina en funcin del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicacin. Visualizacin del resultado antes de la
impresin
5.1. Introduccin
5.2. Configuracin de pgina
5.2.1. Mrgenes
5.2.2. Orientacin de pgina
5.2.3. Tamao de papel
5.3. Visualizacin del documento
5.3.1. Modos de visualizar un documento
5.3.2. Zoom
5.3.3. Vista Preliminar
5.4. Encabezados y Pies de pgina
5.4.1. Creacin, eliminacin y modificacin de encabezados y pies de pgi-na
5.5. Numeracin de pginas
5.5.1. Numeracin automtica de las pginas de un determinado documento.
Eliminacin de la numeracin
5.5.2. Cambiando el formato del nmero de pginas
5.6. Bordes de pgina
5.7. Insercin de saltos de pgina y de seccin
5.8. Insercin de columnas periodsticas
5.8.1. Creacin de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento
5.9. Insercin de notas al pie y al final
6. Impresin de documentos. Creacin de sobres y etiquetas
6.1. Impresin de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes
como sobres y etiquetas
6.1.1. Impresin (opciones al imprimir)
6.1.2. Configuracin de la impresora
6.2. Creacin de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos
modelo para creacin y envo masivo
6.2.1. Introduccin
6.2.2. Creacin del documento modelo para envo masivo: cartas, sobres, etiquetas o men-sajes de correo electrnico
6.2.3. Seleccin de destinatarios mediante creacin o utilizacin de archivos
de datos
6.2.4. Creacin de sobres y etiquetas, opciones de configuracin
6.2.5. Combinacin de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrnico
7. Estilos de automatizacin, plantillas y asistentes
7.1. Creacin de estilos que automatizan tareas de formato en prrafos con estilo
repetitivo y para la creacin de ndices y plantillas
Sistemas Ofimticos
7.1.1. Estilos estndar
7.1.2. Asignacin, creacin, modificacin y borrado de estilos
7.2. Utilizacin de plantillas y asistentes que incorpora la aplicacin y creacin de
plantillas propias basndose en estas o de nueva creacin
7.2.1. Utilizacin de plantillas y asistentes del men Archivo nuevo
7.2.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos
CAPITULO 2. Hojas de clculo: Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y
cel-das. Introduccin y edicin de datos. Frmulas y funciones. Grficos
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales de la aplicacin de
hoja de clculo
1.1. Introduccin
1.2. Instalacin e inicio de la aplicacin
1.3. Configuracin de la aplicacin
1.4. Entrada y salida del programa
1.5. Descripcin de la pantalla de la aplicacin de hoja de clculo
1.6. Ayuda de la aplicacin de hoja de clculo
1.7. Opciones de visualizacin (zoom, vistas, inmovilizacin de zonas de la hoja de
clculo, etc.)
2. Desplazamiento, introduccin de datos, edicin y modificacin en la hoja de
clculo
2.1. Desplazamiento por la hoja de clculo
2.2. Introduccin de datos en la hoja de clculo
2.3. Edicin y modificacin de la hoja de clculo
3. Almacenamiento y recuperacin de un libro. Operaciones con rangos. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo
3.1. Almacenamiento y recuperacin de un libro
3.2. Operaciones con rangos
3.3. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo
4.
Captulo 1
Sistemas Ofimticos: procesadores
de texto: principales funciones y
utilidades. Creacin y estructuracin
de documentos y plantillas. Manejo e
impresin de ficheros
Sistemas Ofimticos
Ayuda interactiva.
Sistemas Ofimticos
El bloque de la derecha le aparecer mientras edita su documento y le permitir ir gestionando las tareas necesarias para darle el formato y estilo deseado.
1
2
Barra Interface
Grupo Desplegado
Sistemas Ofimticos
Ventana de documento
En la parte inferior observar la barra de estado, que le mostrar las pginas, el idioma y la
vista en la que est trabajando. Esta la estudiar con ms detenimiento en el siguiente apartado.
Pasaremos ahora a clasificar las distintas formas que tiene de ver un documento para ver las
diferentes ventanas que pueden aparecer.
Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el mismo al mximo espacio posible.
Vista Diseo web: muestra el documento tal y como sera de convertirse en una
pgina Web.
Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con l.
Sistemas Ofimticos
Barra de estados
Le permite elegir la vista en la que quiere visionar el documento cuando est trabajando
en l.
Sistemas Ofimticos
UNIDAD FORMATIVA 2
APLICACIONES INFORMTICAS DE TRATAMIENTO DE TEXTOS
Barra Herramientas
2.ModoInsertartexto
Palabras insertadas
Insertar
texto
Figura 11.
Insertar texto
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Sistemas Ofimticos
Supr
Usar el ratn y la posibilidad de cortar con su botn derecho una vez seleccionado el
carcter o caracteres a borrar.
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Sistemas Ofimticos
A travs del ratn, dejando pulsado el botn izquierdo mientras lo arrastra por el texto a
seleccionar.
Maysculas + Inicio
Maysculas + Fin
Control + E
Copiar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles sin que desaparezca del
documento.
Cortar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles haciendo que S DESAPAREZCA del documento.
Sistemas Ofimticos
TRUCO:
Al igual que en otras ocasiones puede serle til el acceso por teclado a estas
opciones.
Copiar: CTRL + c
Cortar: CTRL + x
Pegar: CTRL + v
Podr ver que en cada elemento aparece un icono a la izquierda que indica de qu programa
procede el elemento, ya que el portapapeles permite guardar en l elementos de diversos programas distintos del Sistema Operativo.
Una vez abierta la ventana del portapapeles, podr seleccionar si quiere pegar todo lo que hay
en su documento, eliminarlo todo, o elegir el elemento que necesite y trasladarlo a su documento
o eliminarlo.
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Sistemas Ofimticos
Tambin dispondr de una serie de opciones referentes al portapapeles que podr seleccionar como guste.
Insertar smbolos
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Sistemas Ofimticos
Deshacer y rehacer
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Sistemas Ofimticos
Una vez abierto el documento, observar que puede escribir lo que desee. Por defecto aparece un tipo de letra Times New Roman con tamao de fuente 12, que luego podr cambiar (lo
veremos en el apartado de Formato) para que su documento tenga un aspecto ms profesional.
La otra forma de abrir un nuevo documento es con Word en uso. Para ello nos iremos al grupo
Archivo que vimos anteriormente y sealaremos Nuevo.
Podr elegir entre algn tipo de plantilla o un documento en blanco. De momento elija un
documento en blanco para empezar a trabajar y le aparecer el mismo formato que cuando abri
Word directamente.
El documento inicial presenta formato por defecto para empezar a trabajar directamente. Utilice las posibilidades del programa para dar a sus trabajos un aspecto ms
profesional.
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Utilizar el grupo Archivo para buscar el documento desde el apartado Abrir. Le saldr un
cuadro de dilogo donde tendr que buscar la ubicacin del archivo. Tambin puede usar
CTRL+A
Sistemas Ofimticos
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Sistemas Ofimticos
Sistemas Ofimticos
TRUCO:
Para realizar las tareas antes expuestas, puede utilizar combinaciones de teclas para
ganar rapidez:
Abrir fichero: CTRL + A
Cerrar: CTRL + F4
Podemos personalizar varias opciones a la hora de trabajar con ficheros, como la carpeta
donde se guardarn por defecto, la extensin que usar por defecto y donde guardaremos los
archivos temporales que se usarn en caso de prdida de la informacin, para recuperar una
copia de seguridad.
Para acceder a estos parmetros, deber hacerlo desde el grupo Herramientas Opciones,
y nos iremos a la pestaa Guardar, donde podr configurar a su antojo todas las opciones en
funcin de sus necesidades.
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Sistemas Ofimticos
Word 2003 realiza copias de seguridad de su documento cada 10 minutos por defecto, este
tiempo lo puede modificar en las opciones de gestin de ficheros vistas anteriormente. Si necesita
recuperar uno de los archivos temporales llevados a cabo por el programa, deber ir al directorio
que se indique como Autorrecuperacin en el cuadro de dilogo anterior, en la pestaa ubicacin
de archivos.
Men ventanas
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Sistemas Ofimticos
4.2. Fuente
En este apartado podr ver cmo modificar las fuentes para darle diversos matices a sus documentos. Podr cambiar el tipo, el tamao, el color, enfatizar, subrayar, tachar, etc.; en el interfaz
de Word 2003, podr encontrar los elementos ms utilizados en la parte de comandos rpidos.
Tambin podr modificarlo todo desde el grupo Formato, entrando en Fuente.
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Sistemas Ofimticos
Si observa el cuadro de dilogo del apartado Fuente, podr realizar cambios ms precisos en
el tipo de fuente, adems de los ofrecidos en los botones rpidos
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Sistemas Ofimticos
Podr ver ahora una tabla con las teclas rpidas asociadas a los cambios de formato ms
usuales.
Operacin deseada de cambio formato
Negrita
Control + N
Cursiva
Control + K
Subrayado
Control + S
Subndice
Control + tecla =
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Sistemas Ofimticos
Superndice
Control + tecla +
Control + Maysculas + F
Formato de Prrafo
En relacin a la figura anterior podr ver en ella los siguientes elementos, que le permitirn
gestionar el formato de los prrafos en su documento (recomendable haber puesto antes todos
los botones de acceso rpido en dos filas, para tener la mayora en la barra).
1. Alineacin de prrafos: cada uno de estos botones de comando le permitir alinear el
texto en el prrafo segn elija.
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1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Sistemas Ofimticos
2. Interlineado: le permitir elegir el espacio existente entre las lneas de texto y la distancia
entre el final de un prrafo y el siguiente.
3. Bordes y sombreados: le permitir realizar sombreados en los prrafos que desee con
diversos colores y posibilidades, as como definir bordes y recuadros para el mismo.
Se podr elegir tambin algn tipo de efecto, y distintos tipos de lneas para confeccionar
el borde.
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Sistemas Ofimticos
Vietas
4.2. Listas numeradas: similar a la vieta, le permitir hacer una lista por orden
numrico en lugar de con smbolos. Formato Numeracin y Vietas. El botn de
acceso rpido ejecutar la orden predefinida en el anterior apartado.
Listas numeradas
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Sistemas Ofimticos
4.3. Esquema numerado: Inicia una lista con varios niveles y automatiza la numeracin de los mismos para facilitar esta tarea al usuario.
Esquema numerado
5. Sangras: ante todo deber saber qu es una sangra verdad? La sangra establece la
distancia entre el margen izquierdo del documento y el prrafo.
Con los botones de comando Aumentar y Disminuir sangra, puede hacer que el prrafo
que est editando se encuentra a ms o menos distancia del margen izquierdo del documento.
Desde el cuadro de dilogo tambin puede definir la sangra del prrafo de un modo ms
exacto.
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Sistemas Ofimticos
Tambin puede utilizar la regla de Word para definir la sangra del prrafo. Veamos primero
cmo hacer que esta aparezca a la hora de editar el documento.
Una vez que ha visto las sangras, veremos cmo trabajar con las tabulaciones. Las tabulaciones son los puntos de referencia que toma Word 2003 para hacer las sangras y para alinear
los textos. Se pueden fijar manualmente desde la regla y hay varios tipos que veremos a continuacin.
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Sistemas Ofimticos
Haciendo clic sobre el elemento que nos permite elegir el tipo de tabulacin a colocar, ir
pasando por las diversas tabulaciones existentes:
Tabulacin izquierda. Alinea a la izquierda el prrafo con su referencia.
Tabulacin centrada. Centra el prrafo en base a ella donde est situada.
Tabulacin derecha. Alinea a la derecha el prrafo con su referencia.
Tabulacin decimal. Centra respecto a la coma decimal de los nmeros.
Barra de tabulaciones. Coloca una barra vertical de separacin.
Sangra de primera lnea. Sirve para indicar dnde empieza el prrafo.
Sangra Francesa. Gestiona la sangra francesa.
Solo tendr que hacer clic sobre la regla en el lugar en el que quiera insertar la tabulacin
seleccionada y se aplicar al prrafo seleccionado en ese momento. Para modificar su posicin
solo debe arrastrar la tabulacin donde desee y para eliminarla arrstrela fuera de la regla.
Ver ahora un ejemplo prctico de uso de las tabulaciones, para hacer un cuadro.
Tambin puede editar las distintas tabulaciones desde el cuadro de dilogo del grupo Prrafo,
logrando el mismo efecto que desde la regla.
AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II
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Sistemas Ofimticos
Para terminar con el formato de prrafos, veremos una tabla con las teclas de acceso rpido
ms usuales.
CTRL + Q
Centrar el prrafo
CTRL + T
CTRL + D
CTRL + J
Sistemas Ofimticos
5.2.1. Mrgenes
Aqu podr ver cmo configurar los mrgenes de su documento.
Los mrgenes, tal y como pudo ver anteriormente con las tabulaciones, tambin pueden ser
modificados desde la regla de Word, desplazando los selectores de los extremos de la misma. El
rea efectiva de escritura ser aquella que se muestra en blanco en la regla.
AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II
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Sistemas Ofimticos
Sistemas Ofimticos
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Sistemas Ofimticos
Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herramientas para trabajar con l.
Ahora le mostraremos algunos ejemplos de cada una de las vistas para que pueda identificarlas adecuadamente.
5.3.2. Zoom
Una vez ha seleccionado la vista que desee, puede adems utilizar el zoom para alejarse o
acercarse al documento, de manera que le resulte lo ms cmodo posible trabajar con l.
Sistemas Ofimticos
Podr observar que adems del cuadro de dilogo existen botones de comando para acceder
directamente a las funciones ms usuales.
Tambin se puede usar durante la elaboracin del mismo para comprobar que los formatos
aplicados quedan tal y como se desea.
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Sistemas Ofimticos
Creacin de encabezado
Una vez elija el tipo de encabezado, solo tendr que editarlo para que muestre lo que usted
desee.
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Sistemas Ofimticos
Para editar el encabezado solo tiene que seleccionar la opcin en el men de Ver encabezado visto anteriormente o clicar dos veces en el mismo con el ratn.
Editado de encabezado
Le aparecer una barra de herramientas contextual exclusiva para el trabajo con encabezados
y pie de pgina, que le facilitar las labores ms usuales.
En esta barra de herramientas aparecen facilidades para insertar elementos habituales como
imgenes o la fecha o/y hora. As como algunas opciones para mostrar el encabezado y la posicin
que este ocupar dentro del documento.
Para eliminar el encabezado deber editarlo y borrar su contenido.
En lo que respecta a los pies de pgina es aplicable todo lo visto para los encabezados, aunque lgicamente deber dirigirse a la parte inferior de la pgina.
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Sistemas Ofimticos
Nmero de pgina
Para modificar el formato de los nmeros de pgina, nicamente debe entrar en el men
correspondiente y realizar los cambios que necesite para su documento, tal y como se muestra
en la figura.
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Sistemas Ofimticos
Color de fondo.
Marca de agua.
Bordes de pgina. Ver que el cuadro es igual al de los bordes para el prrafo pero se
aplicar a todo el documento a nivel de pgina.
Bordes Pgina
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Sistemas Ofimticos
Para terminar con la configuracin de la pgina, podr ver cmo insertar saltos de pgina y
de seccin.
Gracias a los saltos de seccin, podremos por ejemplo elaborar un documento con dos columnas, intercalar un salto continuo y seguir escribiendo a una columna. Sirven por lo tanto para
otorgar de formatos algo ms complejos a los documentos. Los saltos de pgina nos permitirn
movernos por las distintas secciones del documento con ms facilidad.
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Sistemas Ofimticos
Columnas
Notas de pgina
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Sistemas Ofimticos
Qu son las notas? Son comentarios sobre partes del documento que usted desea que
consten en l. Por ejemplo, en obras literarias se usan para aclarar ciertos aspectos que se deben
a la traduccin literal de la palabra o algn comentario del autor.
Se pueden insertar al pie de pgina, Word las ir enumerando ordenadamente, o bien se irn
acumulando todas al final del documento .
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Sistemas Ofimticos
6.2.2. Creacin del documento modelo para envo masivo: cartas, sobres,
etiquetas o mensajes de correo electrnico
Lo primero que tendremos que hacer para llevar a cabo un documento de envo masivo, ser
generar el modelo base sobre el que trasladaremos los distintos datos a modificar.
Para ello nos iremos al grupo Herramientas y dentro de cartas y correspondencia, elegiremos
lo que deseemos llevar a cabo: carta, sobre, etiqueta o email. Todos se harn de la misma forma,
cambiando simplemente el formato de los mismos.
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Sistemas Ofimticos
Combinar correspondencia 1 y 2
Tras elegir el formato adecuado, deber escribir el cuerpo del mensaje, es decir, la parte del
mensaje que se mantendr invariable para todos los destinatarios del documento.
Una vez creado el cuerpo del documento, deber pasar al punto siguiente para ver cmo
crear la lista de destinatarios para asociarlos al escrito.
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Sistemas Ofimticos
Tendr que ir rellenando las distintas entradas con los nombres y datos de los destinatarios,
aadiendo en cada caso una Nueva entrada. Como podr observar, hay muchas columnas de
datos. Si usted lo desea puede Personalizar columnas para quedarse con los datos que vaya a
necesitar.
Una vez haya terminado de editar la lista, la guardar para futuras ocasiones. Se guarda por
defecto en la carpeta de orgenes de datos en formato Access.
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SiStemaS OfimticOS
Bien, ya tiene su lista de datos generada y lista para su uso, ya solo le queda insertarlos en
el documento para terminar.
Para ello deber ir a la barra de herramientas y deber seleccionar Insertar campo combinado
en el lugar que desee del documento. Le aparecern como opciones todas las columnas que tena
en la lista de datos que cre anteriormente.
Una vez haya insertado todos los campos que necesite para su documento, puede generar
una vista previa para ver cmo queda antes de generar el resultado final.
En nuestro documento hemos usado nicamente tres campos: tratamiento, nombre y direccin. Como observamos que ha quedado tal y como deseamos, procederemos a generar las
cartas en un nuevo documento Word, aunque podremos imprimir o mandar email directamente.
Sistemas Ofimticos
A) Sobres
Al comenzar la correspondencia tendr que elegir el formato Sobres para crearlos. Una vez
hecho esto el proceso es idntico al de crear una carta. Deber elegir el formato de sobre que
desee as como la direccin del texto y el formato de la fuente. Podr ver todo el proceso en la
figura siguiente.
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Sistemas Ofimticos
Sobres
Sistemas Ofimticos
B) Etiquetas
Para generar etiquetas, como habr podido imaginar, el proceso ser similar al del sobre,
pero eligiendo esta vez Etiqueta. Se abrirn tambin una serie de opciones para dar formato a las
etiquetas y se generar una tabla para rellenarlas. Para ver el resultado de la insercin de campos
en la generacin de etiquetas, no olvide actualizar las etiquetas. Podr ver tambin el proceso en
la siguiente figura.
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Sistemas Ofimticos
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Sistemas Ofimticos
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Sistemas Ofimticos
Mediante este grupo podr elegir el estilo predefinido deseado para el texto seleccionado.
Posteriormente podremos usar estos estilos para generar ndices y plantillas, puesto que Word los
identifica separadamente.
Dispondr de una gran multitud de estilos a seleccionar para diversas opciones de trabajo en
el documento. Dentro de los estilos a usar, podremos cambiar de grupo de estilos.. Vemos que
podremos elegir entre formatos de fuente atendiendo a criterios generales, color, etc. Mediante
los temas predefinidos podremos elegir entre una gran variedad de estilos combinados.
Temas
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Sistemas Ofimticos
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Sistemas Ofimticos
Cuando abrimos un documento nuevo, Word nos permite seleccionar si queremos trabajar
con alguna plantilla en particular.
Una vez elegida la plantilla deseada podr trabajar sobre ella tal y como desee.
Sistemas Ofimticos
Posteriormente desde el grupo archivos solo tendr que seleccionar Guardar como plantilla
para obtener la plantilla deseada.
Por supuesto podr modificar la plantilla como desee y guardarla para futuros usos.
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Captulo 2
Hojas de clculo: principales funciones
y utilidades. Libros, hojas y celdas.
Introduccin y edicin de datos.
Frmulas y funciones. Grficos
1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales
de la aplicacin de hoja de clculo
1.1. Introduccin
Las aplicaciones informticas de hojas de clculo son aquellas que nos permitirn trabajar
con frmulas, cuentas y gestionar datos numricos para realizar operaciones de todo tipo con
ellos, as como para organizarlos para una mejor comprensin de los mismos.
Entre las diversas opciones que se encuentran en el mercado, elegiremos Excel, que se encuentra dentro del paquete Office 2003, para estudiarlo en este captulo.
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Hojas de clculo
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Hojas de clculo
En el panel representado en la figura podr configurar el trabajo con Excel a su gusto. Para
configurar los comandos ms utilizados y que aparezcan en la barra de botones rpidos, lo mejor
es utilizar la vista de herramientas en dos filas. Tambin podemos personalizar las herramientas.
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Hojas de clculo
Hojas de clculo
Iremos viendo con qu se corresponde cada una de las partes del Interfaz de EXCEL. Para
mayor claridad, dividiremos la pantalla en tres partes que pasaremos a estudiar a continuacin.
1. Cinta de comandos y herramientas: desde esta parte de la pantalla podr realizar sus
operaciones con Excel. Ampliaremos la vista de la misma y veremos sus partes.
c
d
g
f
a) Grupos: los comandos se agrupan segn su funcionalidad
b) Barras de acceso rpido: situaremos aqu, mediante las opciones de configuracin
vistas anteriormente, los botones de comando ms usados, para tener un acceso
ms rpido a los mismos.
c) Ttulo: muestra el ttulo del documento editado.
d) Ayuda: desde aqu podr acceder a la ayuda de Excel.
e) Barra de referencia: le muestra siempre sobre qu celda de la hoja nos encontramos.
f) Barra de frmulas: le permitir introducir las frmulas que debern ser posteriormente ejecutadas por el programa.
2. Hoja de trabajo: en este bloque de la pantalla, aparecern las celdas, los encabezados y
los libros. Bsicamente es donde se desarrollar todo nuestro trabajo con Word. Equivale
a la pgina en blanco de un documento de texto.
a) Indica el documento sobre el que estamos trabajando.
b) Botn para seleccionar todo: selecciona todas las celdas del documento.
c) Encabezados de fila: le indican el nmero de fila.
d) Pestaas de Hoja: dentro de un mismo documento puede tener varias hojas, por
ejemplo, para unas cuentas anuales podemos tener una hoja por mes. Con esta parte
de la pantalla podr moverse por las distintas hojas que conforman su documento.
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Hojas de clculo
Barra
Ayuda
Hojas de clculo
VISTAS
Vista normal: es la que aparece por defecto para trabajar y muestra la pantalla estudiada. Aparecern tantas celdas como sea necesario para llevar a cabo sus necesidades.
Vista previa de salto de pgina: muestra una vista preliminar a la impresin donde se
interrumpen las pginas en los saltos de pgina indicados.
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Hojas de clculo
Excel inmovilizar los paneles situados arriba y a la izquierda de la celda activa. Pruebe sus
efectos en un ejercicio prctico.
AvPg
RePg
Celda A1
CTRL + Inicio
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Hojas de clculo
Pulsar INTRO: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que est debajo.
Pulsar Flecha a la derecha: valida el dato y la celda activa pasa a ser la que est a la
derecha.
Pulsar con el ratn el botn de confirmacin de la barra de frmulas. Validara los datos
y no se movera la celda activa.
Si no desease que los datos fuesen validados, puede pulsar el botn Rechazar de la barra de frmulas o bien pulsar ESC en el teclado. As la celda volver a tener los valores
que tuviera antes de comenzar a introducir los nuevos datos.
En el siguiente apartado estudiaremos la tipologa de los datos que podr introducir en cada
una de las celdas de la hoja de clculo.
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Hojas de clculo
A) Numricos
Los valores numricos son nmeros que pueden ser introducidos mediante los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 as como por separadores del tipo + - ( ) / % E e . .
Hay que tener en cuenta que Excel, al igual que ocurre en contabilidad, tomar un nmero
nico entre parntesis como negativo.
Para introducir una fraccin, deber escribir un 0 primero, y dejar un espacio. De no ser as
Excel tomar el valor como una fecha.
El nmero E o e, ser tenido en cuenta como una anotacin cientfica. Es decir, multiplicar
el nmero que vaya situado antes por 10 elevado al nmero tras E.
El porcentaje tras un nmero, le indicar al Excel que debe tomar ese nmero como un tanto
por ciento.
El smbolo del Euro, har que esa celda tome el formato moneda, aunque no aparezca como
tal en la barra de frmulas.
Cuando un nmero no cabe en la celda, Excel lo pasa automticamente a notacin cientfica.
En cuanto al formato numrico hay poco ms que aadir, pasaremos al siguiente tipo.
B) Alfanumricos
Este tipo de formato est compuesto por caracteres numricos y letras, as como diversos
smbolos. Cuando no quepa en la celda, tomar las celdas adyacentes en blanco para visualizarlo,
aunque quedar guardado en la celda en la que es escrito.
Excel tomar este tipo de datos como etiquetas o nombres.
C) Fecha/Hora
Podemos introducir en las celdas valores de fecha u hora. Para ello solo debemos introducirla
tal y como queramos que aparezca. Existen varios formatos para ello.
Si introduces como ao nicamente los dos ltimos dgitos, Excel tomar la fecha que se
corresponda con los mismos comprendida entre 1929 y 2029.
D) Frmulas
Las frmulas en Excel deben ir precedidas de un =. Pueden estar formadas por constantes,
referencias a celdas, operaciones, nombres y funciones.
Las distintas operaciones que pueden utilizarse en una frmula pueden agruparse en cuatro
tipos:
Operadores de referencia: se usan para indicar que en la frmula intervienen varias celdas.
La prioridad a la hora de resolver las operaciones sigue el mismo criterio que en las matemticas, como no poda ser menos.
Una vez introducida la frmula, si Excel verifica que es incorrecta, nos avisar para que la
modifiquemos. Lgicamente solo podr verificar la estructura de la misma y no los resultados que
nosotros esperemos de ella.
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Hojas de clculo
E) Funciones
Una funcin es una frmula especial predefinida en Excel que admite uno o varios valores en
su argumento y que nos devuelve un resultado.
Hay que respetar la sintaxis de la misma para que Excel no nos indique error. Bsicamente
hay que saber que los argumentos SIEMPRE van entre parntesis y cuando hay ms de uno se
separan por; Como argumentos podremos utilizar valores constantes, referencias a celdas, frmulas u otras funciones.
A) Rangos
Cmo seleccionar un rango de celdas? Para ello deber pulsar el botn izquierdo del ratn
en la primera celda que desee seleccionar y arrastrar el mismo sin soltarlo hasta la ltima. Al
soltar el botn del ratn observar que las celdas quedan marcadas y podr llevar a cabo la operacin que desee.
Observe que cuando estamos seleccionando celdas, el cursor adquiere la forma de una pequea cruz blanca.
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Hojas de clculo
Si quisiera aadir alguna celda no adyacente a la seleccin, deber situarse sobre ella y pulsar CTRL a la vez que la selecciona con un clic.
B) Columnas
Tambin podremos seleccionar columnas completas. Para ello deber situarse sobre el identificativo superior de la misma y pulsar el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de columnas
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Hojas de clculo
Para seleccionar varias columnas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada
una de ellas.
C) Filas
Al igual que ocurra con las columnas, podr seleccionar una fila situndose sobre el identificativo de la misma y pulsando el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de Filas
Para seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona cada una
de ellas.
D) Hojas
Para seleccionar una hoja completa, deber hacerlo desde el botn Seleccionar hoja visto
anteriormente.
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Hojas de clculo
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Hojas de clculo
Borrar Todo: tal y como era de esperar elimina el contenido, el formato y los comentarios
de la celda.
Borrar Formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas, que pasa a ser el estndar,
no borra el contenido ni los comentarios de las mismas.
Borrar Contenido: borra el contenido de las celdas manteniendo el formato y los comentarios en las mismas.
Borrar Comentarios: elimina los comentarios de las celdas, dejando intacto todo lo dems.
Recuerde que: Para borrar rpidamente el contenido de una celda, sitese sobre
ella y pulse el botn SUPR.
Error de escritura
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Hojas de clculo
Buscar y reemplazar
Podr ver las distintas opciones que le ofrece la herramienta Buscar, lo mejor ser que vaya
probando cada una de ellas para familiarizarse con su utilizacin.
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Hojas de clculo
Para eliminar una celda de la hoja de clculo deber acceder al comando Eliminar. Veamos
en la figura adjunta su uso.
Eliminar celda
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Hojas de clculo
Hojas de clculo
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Hojas de clculo
Usando el ratn: si no desea hacer uso del portapapeles o de la opcin Copiar y Pegar,
podemos utilizar el ratn para copiar las celdas seleccionadas a un lugar adyacente en la
hoja, o extenderlas a un rango. Para ello deber seleccionar las celdas e ir hacia la esquina
inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra. Una vez hecho esto deber pulsar CTRL
y el botn izquierdo del ratn para posteriormente elegir el rea en que pegar las celdas
seleccionadas.
La tercera opcin es utilizar lo que veremos posteriormente como extensin de rangos.
Al igual que antes, nos posicionamos hasta que aparezca la cruz negra, pulsamos el botn
izquierdo del ratn y nos desplazamos hasta que deseemos. Posteriormente usaremos el icono de
opciones de autorrelleno para elegir Copiar celdas.
Cmo podemos mover las celdas de sitio? Al igual que para copiar, existen varias opciones.
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Cortar y Pegar: se har igual que el copiar y pegar visto anteriormente pero ahora deber
cortar, por lo que desaparecer el primer grupo de celdas. Esta opcin hace uso del
portapapeles para dejar los datos mientras que se pegan en la hoja de nuevo.
Hojas de clculo
Mover usando el ratn: ahora deber posicionarse en la seleccin realizada hasta que
aparezca una cruz como la de la figura.
Una vez aparezca, pulsar el botn izquierdo del ratn y desplazar las celdas seleccionadas hasta la nueva posicin elegida.
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Hojas de clculo
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Hojas de clculo
Guardar como
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Hojas de clculo
Rango en Excel
A continuacin veremos cmo realizar operaciones con rangos que agilicen nuestro trabajo.
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Hojas de clculo
Mediante este relleno rpido de rangos, podr usar fechas, das de la semana y series numricas.
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Hojas de clculo
Para ello deber seleccionar primero las hojas en las que el rango ser efectivo mediante
el botn CTRL y pinchando en las hojas que vaya a utilizar. A continuacin seleccione el rango
deseado y la seleccin se llevar a cabo en todas las hojas indicadas.
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Hojas de clculo
A) Nmero
A un nmero dentro de una celda podr aplicarle diversos formatos en funcin de cmo desee visionar el mismo. Vamos a ver cmo elegir entre las opciones que Excel presenta.
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Hojas de clculo
Para modificar el formato del visionado del nmero en una celda disponemos de dos posibilidades, desde el ratn una vez seleccionadas las celdas cuyo formato desea modificar, usando la
opcin Formato de Celdas, o bien, desde el men de herramientas principal situndose sobre el
grupo Formato y seleccionando celdas.
Una vez haya accedido a la pantalla de configuracin del formato de Nmeros, se le mostrarn diversas opciones que pasaremos a comentar a continuacin.
Formatos de Nmero
Ahora veremos el significado de cada una de las opciones que aparecen en la figura:
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General: sin formato especfico. Admite todo tipo de nmero y si este no cabe en la celda
lo pasa automticamente a notacin cientfica.
Fecha: permite elegir entre distintas formas de expresar las fechas contenidas en esas
celdas.
Hora: permite elegir entre distintas formas de expresar las horas contenidas en esas
celdas.
Porcentaje: las celdas con este formato multiplican el valor de la misma por 100 y muestran el smbolo del porcentaje tras el nmero (%). Permite elegir el nmero de decimales
a mostrar.
Fraccin: permite escoger entre varios formatos para expresar los nmeros contenidos
en las celdas en forma de fraccin.
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Hojas de clculo
Cientfica: permite elegir el nmero de decimales que podrn ser visualizados. Para conseguirlo Excel pasar a notacin cientfica en lugar de cortarlos.
Texto: usando este formato la celda ser tratada como un texto aunque haya nmeros
presentes en ella.
Personalizada: le permitir crear un formato tomando como partida uno de los presentados en el desplegable.
Ya hemos visto cmo presentar los nmeros en las celdas, seguiremos dndole formato a las
mismas en otras opciones no menos interesantes.
B) Alineacin
Si estudi anteriormente el captulo de Word recordar que en las tablas tenamos la posibilidad de alinear los datos dentro de las celdas en funcin de nuestras necesidades. Bien, Excel en
ese sentido no deja de ser una tabla con celdas rellenas de datos, por lo que parece lgico que
tambin nos permita esa posibilidad. Pasaremos ahora a ver cmo acceder a ella. Lo haremos
desde la tabla principal de herramientas, en el grupo Alineacin.
Alineacin de celdas
Observar que le permite escoger entre diversos posicionamientos de los datos dentro de la
celda con los botones de comando que se presentan, permitiendo los justificados centrado, a la
izquierda y a la derecha.
Combinar
Permite combinar varias celdas en diversas formas para poder mostrar los datos contenidos
en ellas.
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Hojas de clculo
Tambin puede abrir el cuadro de dilogo de ese grupo y modificar el formato de las celdas
de una manera ms exacta.
C) Fuente
Como era de esperar, tambin le permitir modificar el tipo de fuente aplicada a los datos
dentro de una celda.
Para ello puede hacer uso de los botones de comando de acceso rpido dedicados a la Fuente situados en la barra de herramientas principal.
Formatos de fuente
Excel le permitir elegir el tipo de fuente, su tamao, su color y cambiar su formato pasndolo a negrita, cursiva o subrayndolo. Abriendo el cuadro de dilogo podr ver algunas opciones
ms a la hora de configurar las opciones de visualizacin de la fuente con la que se mostrarn
los datos.
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Hojas de clculo
D) Bordes
Dentro de las posibilidades de formato de las celdas, se encuentra la de dotar a las mismas de bordes. Cuando elija un conjunto de celdas y seleccione esta opcin podr elegir entre
distintas maneras de dotar de bordes a la seleccin realizada, segn le convenga ms para la
presentacin de sus datos.
Podremos acceder desde el botn del ratn eligiendo Formato de celdas y luego la pestaa
Bordes o situndonos en el botn de comando rpido correspondiente.
Bordes
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Hojas de clculo
E) Relleno
Para dar una apariencia ms interesante a nuestro documento Excel podemos usar el relleno
de celdas para dar a stas diversos colores o tramas. Podr acceder a estas opciones, al igual que
ocurri con la configuracin de bordes, desde el ratn o desde el botn de comando del Grupo
Formato, eligiendo celdas y luego situndose en la pestaa Tramas.
Tramas
F) Proteccin
Tambin podr decidir si una celda o conjunto de celdas quedan bloqueadas para que su
contenido no pueda ser modificado, u ocultas, para realizar operaciones con ellas pero que no
resulten visibles.
Acceder a estas opciones desde el ratn y Formato de celdas o desde el grupo Formato.
Hay que tener en cuenta que para que una celda pueda ser protegida, lo debe estar antes la
hoja de clculo, ya que se deben habilitar los derechos de acceso en la misma.
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Hojas de clculo
Tambin hay una forma ms rpida de ajustar el ancho de las columnas usando el ratn en
la propia hoja de trabajo.
Para ello deber situarse en el filo de la cabecera de la columna a modificar y pulsando el
botn izquierdo del ratn deber arrastrar dicho borde hasta la anchura deseada.
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Hojas de clculo
Opcin autoajustar columna aadir lo otro que haba para que se vea como es.
Por ltimo, en lo que respecta al ancho de una columna, podr predeterminar el ancho de
las columnas de Excel predeterminado. Por defecto las columnas tienen un ancho de 10,71 que
podr modificar hasta el que desee. Se cambiarn todas las columnas que no tuvieran ya asignado un ancho especial.
Hojas de clculo
Todos los mtodos vistos para modificar el ancho de columna, a excepcin del Ancho predeterminado, son aplicables al ajuste de Alto de una fila. La aplicacin es idntica a la del ancho
de columna con la salvedad de que ahora elegiremos Alto de fila a la hora de las modificaciones.
Desde el ratn tambin se ajusta igual, pero situndonos en las cabeceras de fila en lugar de las
de columna.
Para volver a mostrar los elementos deseados, seleccionamos el rea en la que se encuentran los elementos que queremos hacer visibles y elegimos la opcin Mostrar.
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Hojas de clculo
Con respecto a la hoja de clculo tambin podemos realizar algn que otro cambio que mejore la lectura a posteriori del documento.
Podr modificar el nombre asignado a su etiqueta, as como el color de esta. Para ello puede
ir al botn comando Formato y elegir la opcin deseada, o una vez seleccionada la hoja pulsar el
botn derecho del ratn y buscar ah la opcin que necesite.
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Hojas de clculo
Formato condicional
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Hojas de clculo
Podremos desplegar varias opciones para regular las condiciones de aplicacin de formato
que veremos a continuacin, pudiendo aadir hasta 3 condiciones con el botn agregar.
Formato condicional
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Si elige por ejemplo Resaltar celdas cuando sea mayor que deber indicar el valor de
referencia y mostrar tal y como le haya indicado las celdas que cumplan la condicin.
Hojas de clculo
As mismo podr aadir nuevas reglas o borrar las existentes tanto en las celdas seleccionadas, como en la hoja entera.
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Hojas de clculo
Iremos viendo varios aspectos de las frmulas, para llegar a comprender y manejar correctamente la utilizacin de estas en el documento.
De Referencia: nos permiten relacionar los datos con otras celdas de la hoja.
En lo que respecta a la prioridad a la hora de llevar a cabo las operaciones indicadas en las
frmulas, las agruparemos por grupos. Debe tener en cuenta que con el uso del parntesis ( )
puede modificar a su antojo el orden de ejecucin de las operaciones.
GRUPO DE
OPERADORES
Ejemplo
de operadores
ORDEN DE PRIORIDAD
Aritmticos
^,*,/,+,-
De Texto
Tras Aritmticos
&
Relacionales
Lgicos
Hojas de clculo
Copia de frmulas
Hay varios tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, que pasaremos a ver a continuacin.
Referencias Relativas: es la opcin que toma Excel por defecto. Toma los contenidos de
las celdas indicadas. Cuando la frmula se copia a otra celda, las casillas referenciadas
cambian, ya que las toma en funcin de la distancia a la celda en la que se encuentra la
frmula.
Referencias Absolutas: se indican mediante el smbolo $ tanto en la fila como en la columna de la celda referenciada. Se mantendr esa celda aunque se copie la frmula a
otro lugar de la hoja de clculo.
Referencias Mixtas: mediante el uso de las dos anteriores formas de referenciar, podemos dejar fija una fila o columna y que el resto sea relativo.
Veamos algunos ejemplos de uso de los tipos de referencias vistos anteriormente.
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Hojas de clculo
Hojas de clculo
A) Tipos de errores
Puede cometer errores al introducir la frmula en la barra de frmulas. En casos en los que
Excel detecte que el formato es inapropiado, directamente le mostrar un cuadro de dilogo indicndole cul es bajo su criterio la forma correcta de escribirla. Usted puede elegir esa correccin
o no.
En otros casos el error puede surgir al terminar de escribir la frmula y no aparecer el resultado deseado en la casilla. Veamos los mensajes que puede escribir Excel en dicha casilla.
Aparte de estas muestras de error, podr ver en otros casos un pequeo tringulo verde en la
parte superior izquierda de la celda. Esto quiere decir que al Excel no le cuadra mucho la frmula
de esa casilla en relacin a las adyacentes.
Para poder establecer las reglas que seguir Excel para detectar los errores, nos iremos a las
opciones de Excel en su apartado Comprobacin de Errores, accediendo a stas desde el Grupo
Herramientas Opciones.
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Hojas de clculo
4.2. Funciones
Las funciones no son sino frmulas que Excel tiene predefinidas para facilitar su utilizacin.
Es una de las caractersticas ms importantes de la hoja de clculo y supone que se faciliten
enormemente los clculos para los que estn pensadas.
En este apartado aprender a manejar las funciones e introducirlas dentro de frmulas para
obtener los resultados deseados.
Hojas de clculo
SUMA(nmero1;nmero2;;nmeroN)
Suma los nmeros del argumento. Para restar deber poner en negativo el nmero que desee
PRODUCTO(nmero1;nmero2;;nmeroN)
COCIENTE(numerador;denominador)
RESIDUO(nmero;divisor)
POTENCIA(nmero;exponente)
EXP(nmero)
RAIZ(nmero)
ABS(nmero)
ENTERO(nmero)
FACT(Nmero)
SEN(nmero)
COS(nmero)
ALEATORIO()
PI()
M.C.M(Nmero1;nmero2;;nmero N)
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Hojas de clculo
A) Suma
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
SUMA(arg1;arg2;;argN)
Como argumento podemos incluir cualquier elemento de la hoja Excel que nos devuelva un
nmero, es decir, podemos incluir nmeros, referencias a otras celdas, funciones o nmeros con
operaciones.
Comenzaremos por lo ms usual, que es realizar la suma de varias casillas adyacentes.
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Hojas de clculo
B) Productos
La sintaxis es prcticamente idntica a la suma,
PRODUCTO(num1; num2;;numN)
Una vez hecho esto le aparecer una ventana donde puede introducir una breve descripcin
de la operacin que desea realizar o bien introducir directamente la funcin deseada.
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Hojas de clculo
Tras elegir la funcin deseada, en este caso optaremos por la SUMA, le pedir los argumentos
de la funcin para poder realizar la operacin deseada.
Seleccin de argumentos
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Hojas de clculo
Marca de datos: es el objeto usado para representar los datos (columnas, sectores,
etc.).
Lneas de divisin: aparecen en el fondo para apreciar mejor donde llega cada elemento.
Ejes: son la referencia sobre la cual se traza el grfico. Suele haber dos ejes, uno horizontal X y otro vertical Y.
Series de datos: son el conjunto de datos que se utiliza para la realizacin del grfico.
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Grfico de Excel
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Hojas de clculo
Modificacin de grfico
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4.4.1. Imgenes
Podr insertar imgenes desde un fichero o prediseadas. Para hacerlo solo tendr que dirigirse al apartado Insertar imagen dentro del grupo Insertar de la barra de herramientas.
Insercin de imgenes
4.4.2. Autoformas
Las autoformas sirven para dibujar elementos que sirvan para entender mejor el documento flechas, cuadros, globos de texto, etc.
Para insertar una autoforma deber ir tambin al men Insertar y elegir en este caso el apartado Imgenes Autoformas le aparecer una seleccin de las posibles autoformas a insertar
en su documento.
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Insercin de WordArt
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