Integritas

Peduli
Profesionalitas
Inovatif
i

BUKU PRAKTIS
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINSITRASI PEMERINTAHAN

Tim Penulis :
Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany,
Antonius Galih Prasetyo, Dedi Cahyadi

Editor :
Haris Faozan

ii

BUKU PRAKTIS : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINSITRASI PEMERINTAHAN

vii + 49 + 35;
ISBN: 978-602-71859-3-7
Tim Penyusun
Editor
Tim Pendukung

Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany, Antonius Galih

Prasetyo, Dedi Cahyadi
Haris Faozan
Niken Andonrani, Sainem Indrawati, Irma Dewi Sofia

Hak Cipta @ 2014 pada Pusat Inovasi Tata Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara
Cetakan Pertama: April 2014
Cetakan Kedua : Mei 2015
Diterbitkan dan dipublikasikan
PUSAT INOVASI TATA PEMERINTAHAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Jl. Veteran No. 10 Jakarta Pusat (10110) DKI Jakarta
Telp. 021-3868201 7 ext. 149 151 Website : www.inovasi.lan.go.id

iii

Penyelenggaraan pelayanan pulbik yang efektif, efisien dan

akan memberikan impact pada kualitas mutu dan kepuasan

bebas dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)

masyarakat pengguna jasa layanan pemerintah.

merupakan idaman seluruh masyarakat. Hal tersebut hanya

dapat diwujudkan apabila penyelengggara pelayanan publik
yang

professional.

penyelenggara

Pemerintah

pelayanan

sebagai
publik

salah
juga

satu
wajib

menyelenggarakan pelayanan secara professional. Sikap

professionalitas pelayananantara lain ditunjukankejelasan
dalam setiap aktivitas kegiatan, waktu dan pelayanan.Untuk
mendapatkan hal tersebut dibutuhkan Standar Operasional
Prosedur pelayanan (SOP). Pentingnya SOP pelayanan
bergunauntukmeminimalisir atau bahkan menghilangkan
terjadinya

mal

administrasi

dalam

penyelengaraan

administasi pemerintahan. Apabila masih tetap terjadi

penyimpangan penyelenggaraan, maka aktor (unit tersebut)

Guna

memudahkan

standard

operasinal

prosedur (SOP) bagi instansi pemerintah sebagaimana telah

diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Apatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun
2012 sebagai tindak lanjut

Undang-Undang Pelayanan

Publik, maka Buku Praktis Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan sangat berguna bagi para praktisi
pemerintahan.
Terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan
sumbang pemikiran dalam penyusunan buku ini dan semoga
buku ini memberikan manfaat yang nyata bagi tumbuh
kembang pelayanan birokrasi di Indonensia.

atau stakeholder dapat ditemukan penyebabnya dan

Jakarta, April 2015

diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga demikian

Pusat INTAN

iv

penyusunan

Kata Pengantar

iv

Daftar Isi

Glossary

vii

Pendahuluan

Latar Belakang

Metode Coaching

Tujuan

Kompetensi

Konsep dan Kebijakan

Pengertian

Manfaat SOP

Prinsip-Prinsip

Jenis SOP

11

Kebijakan

13

Bisnis Proses dalam SOP

15

Konsep analisis Bisnis Proses

15

Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses

17

Analisis Bisnis Proses dalam SOP

19

Anatomi SOP

22

Simbol SOP

32

Langkah Praktis SOP

43

Referensi
Lampiran

vi

Identifikasi Kebutuhan SOP

43

Penilaian Prioritas

45

Identifikasi Aktivitas SOP

46

Menentukan Format

47

Menyusun dan Pendokumentasian SOP

48

Pengesahan SOP

49

Standar
Operasional
Prosedur (SOP)

Administrasi
Pemerintahan (AP)

Standar
Operasional
Prosedur
Administrasi

vii

serangkaian instruksi tertulis

yang dibakukan mengenai
berbagai
proses
penyelenggaraan
aktivitas
organisasi, bagaimana dan
kapan
harus
dilakukan,
dimana dan oleh siapa
dilakukan
pengelolaan
proses
pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan
yang
dijalankan oleh organisasi
pemerintah
standar operasional prosedur
dari
berbagai proses
penyelenggaraan
administrasi pemerintahan

Pemerintahan
(SOP-AP)

yang
sesuai
dengan
peraturan
perundangundangan yang berlaku

SOP administratif

prosedur
standar
yang
bersifat umum dan tidak rinci
dari kegiatan yang dilakukan
oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana
dengan lebih dari satu peran
atau jabatan

SOP teknis

prosedur standar yang sangat

rinci
dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang
aparatur atau pelaksana
dengan
satu peran atau
jabatan

Latar Belakang
Birokrasi professional adalah birokrasi yang mampu
memberikan pelayanansesuai standar peraturan yang
telah ditetapkan. Dalam lingkungan birokrasi kita saat ini,
semangat mewujudkan birokrasi professional tersebut
tercermin dalamdokumen road map reformasi birokrasi
periode 2010-2014, yang antara lain dijabarkan dengan
Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan

Standar

Administrasi
mengamanatkan

Operasional

Pemerintahan.
setiap

Prosedur

(SOP)

Peraturan

ini

unit

dalam

. memberikan kepastian
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang lebih efektif
dan efisien dalam waktu dan
pekerjaan
Penyusunan dan penerapan SOP yang baik semakin
memberikan

peluang

instansi

persebut

semakin

kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian /

professional. Hal ini akan memberikan kepastian

Pemerintah Daerah untuk menyusun dan menerapkan

penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih

SOP.

efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Selain

itu,SOP

juga

dapatmeminimalisir

atau

bahkan

menghilangkan terjadinya mal administrasi dalam

penyelengaraan

administasi

pemerintahan.

Apabila

Dengan menyadari peran pentingnya SOP dalam

masih tetap terjadi penyimpangan penyelenggaraan,

penyelenggaraan administrasi pemerintahan tersebut,

maka aktor (unit tersebut) atau stakeholder dapat

maka buku ini disusun sebagai practical hand book bagi

ditemukan penyebabnya dan diselesaikan dengan cepat

para praktisi instansi pemerintah dalam menciptakan

dan tepat. Sehingga demikian akan memberikan impact

penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih

pada kualitas mutu dan kepuasan masyarakat pengguna

efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan.

jasa layanan pemerintah.

Metode Coaching
1. Metode Coaching diselenggarakan dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
2. Prinsip , yaitu bahwa selama pelatihan
peserta

berhak

untuk

didengarkan,

dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide

. peserta berhak untuk didengarkan,

dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide
dan pendapatnya

dan pendapatnya, sejauh berada di dalam

konteks pelatihan.
3. Berorientasi kepada peserta, di mana peserta berhak
untuk:

Mendapatkan practical hand bookSOP dan

mendapatkan
profesional.

pengajar/widyaiswara

Melakukan refleksi dan memberikan umpan

dan sikap langkah demi langkah dalam memperoleh

balik secara terbuka, serta melakukan evaluasi

kompetensi yang diharapkan.

dan dievaluasi.

5. Learning by doing yang memungkinkan peserta untuk

4. Berbasis kompetensi, yang memungkinkan peserta

untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan,

berkesempatan melakukan practical baik secara

individu maupun kelompok.

Tujuan
Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan memiliki

1. memahami konsep dan kebijakan SOP,

pengetahuan, keterampilan dalam menyusun Standar

2. mampu menganalisa bisnis proses sesuai tingkatan

Operasional

Prosedur

secara

benar

Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 dengan :

sesuai

unit organisasinya,
3. memahami anatomi SOP,
4. memahami simbol-simbol SOP,
5. memahami

Mampu menyusun Standar Operasional Prosedur

secara praktis dan benar

menyusun SOP

langkah

praktis

Kompetensi
Peserta diharapkan mempunyai kompetensi dalam:
1. memahami

konsepsi

SOP

dengan

mempertimbangkan berbagai kebijakan sektoral

sesuai dengan urusan kewenangannya

2. mampu membuat

analisis bisnis proses sesuai

dengan tingkatan level organisasi / unit kerjanya

3. Memahami anatomi dalam penyusunan SOP
4. Memahami dan mampu menggunakan symbolsimbol SOP secara benar
5. Mampu menyusun SOP secara praktis

Pengertian
SOP atau Standar Operasional
Prosedur

menurut

pengertian

dalam Permenpan No 35 Tahun

2012

adalah

serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan

mengenai

berbagai

penyelenggaraan

.setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai

dengan kebutuhan dan tujuan organisasi&SOP
tidak memiliki format yang baku / sama ..

proses
aktivitas

organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,

sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Secara

dimana dan oleh siapa dilakukan;. Seiring dengan definisi

umum format SOP tidak memiliki format yang baku /

tersebut,

Conference:2007

sama, sehingga sangat mungkin terjadi berbeda

menyatakan bahwa SOPs should be organized to ensure

organisasi akan berbeda juga format SOP-nya. Dengan

ease and efficiency in use and to be specific to the

kondisi

organization which develops it..Dengan pengertian

Standardization dapat memberikan sertifikasi ISO pada

tersebut, maka setiap organisasi dapat menyusun SOP

format SOP yang berbeda-beda. Sedangkan untuk

ENA

State

Leaders

tersebut,

International

Organization

for

lingkungan instansi pemerintah merujuk pada Peraturan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

1. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu

tindakan baku;

Birokrasi (PerMenPan) no. 35 tahun 2012 tentang

2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas

Administrasi Pemerintahan, yang kemudian dijadikan

dalam

sebagai

mereka;

acuan

bagi Kementerian,

Lembaga

dan

Pemerintah Daerah.

3. Secara

Intinya, pada Hakekat SOP disusun dan dilaksanakan

untuk

menghindari

melakukan/menyelenggarakan

miskomunikasi,

konflik,

dan

permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah

organisasi. Untuk itu, SOP memiliki karakteristik sebagai

menyeluruh

satuan

menggambarkan secara

pekerjaan

SOP

akan

detail cara organisasi

beroperasi mengenai apa yang harus dilakukan,

kapan, dimana, dan oleh siapa.
4. SOP

Administrasi

melakukan

tidak

pekerjaan

menggambarkan

(technical

skills),

menggambarkan

SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari

miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi

organisasi

untuk

cara
tetapi

peraturan
melakukan

pekerjaan (procedural guidance).

Dari uraian penjelasan tersebut,
maka dapat disimpulkan bahwa

berikut:

SOP adalah serangkain instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

menjadi

jembatan

komunikasi

antara

organisasi.

penyelenggaraan aktivitas orgnisasi, bagamana dan

Informasi sebagai hasil proses adalah dasar bagi anggota

kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

organisasi untuk mengambil keputusan dan melakukan

SOP yang disusun harus menghasilkan informasi yang

tindakan.

Manfaat SOP
Penyusunan

dan

penerapan

SOP

pada

setiap

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

penyelenggaraan aktivitas organisasi khususnya dalam

tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan

administasi pemerintahan memberikan manfaat sebagai

organisasi secara keseluruhan;

berikut :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau
pelaksana dalam melaksanakan tugas;

4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak

tergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan aparatur cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan;

7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan

12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur

pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai

dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan

situasi;

melakukan penyimpangan;

8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada

masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan
prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur
dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan
tugasnya;

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahankesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga
sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.

Prinsip-Prinsip

Write what you do, do what you write

Pada hakekatnya SOP sangat sederhana, dimana jika kita

7. Kepatuhan hukum.

merujuk prinsipWrite what you do, do what you write .

8. Kepastian hukum.

Sebelum

menyusun

SOP

ada

beberapa

prinsip

penyusunan SOP yang perlu diperhatikan yaitu:

berikut :

1. Kemudahan dan kejelasan.

1. Konsisten

2. Efisiensi dan efektifitas.

2. Komitmen.

3. Keselarasan.

3. Perbaikan berkelanjutan.

4. Keterukuran.

4. Peningkatan Kualitas

5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna
dilayani.

10

Sedangkan prinsip dalam pelaksanaan SOP sebagai

atau

pihak

yang

5. Seluruh unsur memiliki peran penting.

6. Terdokumentasi dengan balk.

Jenis SOP
SOPdalam

kegiatan

penyelenggaraan

administrasi

pemerintahan umumnya di bedakan menjadi dua jenis

yaitu:
1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
a)

SOP teknis adalah standar prosedur

yang sangat rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau
jabatan.

Setiap

prosedur

4 Jenis SOP:
Berdasarkan Sifat
Kegiatan,Menurut Cakupan dan
Besaran Kegiatan,Menurut
Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan,Menurut Cakupan dan
Jenis Kegiatan

diuraikan

dengan sangat teliti sehingga tidak ada

kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
Contoh SOP teknis dapat diterapkan
pada

bidang-bidang

antara

lain:

pemeliharaan sarana dan prasarana,

pemeriksaan

keuangan

(auditing),

kearsipan, korespondensi, dokumentasi,

11

Pelayanan-pelayanan

kepada

masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

b) SOP

administratif

adalah

standar

prosedur yang diperuntukkan bagi jenisjenis

pekerjaan

yang

bersifat

administratif. Contoh lingkup makro, SOP

administratif dapat digunakan untuk

kegiatan yang sesungguhnya dilakukan

proses-proses

oleh

perencanaan,

pelaksanaanya,

Contoh:

SOP

pengganggaran, dan lainnya, atau secara

Pengelolaan Surat yang merupakan SOP

garis besar proses-proses dalam siklus

makro dari SOP Penanganan Surat

penyelenggaraan

Masuk,

pemerintahan.
administratif

administrasi
Lingkup

disusun

mikro,
untuk

SOP

proses-

SOP

Pemberian

Tanggapan

terhadap Surat Masuk

b) SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan

proses administratif dalam operasional

cakupan

dan

besaran

kegiatannya

seluruh instansi pemerintah,

merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP

makro) atau SOP yang kegiatannya

2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

a) SOP Makro adalah SOP berdasarkan
cakupan

dan

besaran

makro) yang lebih besar cakupannya.

kegiatannya

Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk,

mencakup beberapa SOP (SOP mikro)

SOP Pemberian Tanggapan terhadap

yang mencerminkan bagian dari kegiatan

Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat

tersebut atau SOP yang merupakan

SOP merupakan SOP mikro dari SOP

integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro)

Pengelolaan

yg membentuk serangkaian kegiatan

Bimbingan Teknis

dalam SOP tersebut tidak mencerminkan

12

menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP

Surat.

SOP

Persiapan

3. SOP

Menurut

Cakupan

dan

Kelengkapan

Kegiatan

berdasarkan sifat dan muatan

a) SOP Final adalah SOP yang berdasarkan

kegiatannya relative memiliki kesamaan

cakupan kegiatan telah menghasilkan

baik dari kegiatan yang di SOP-kan

produk utama yang paling akhir atau

maupun dari tahapan kegiatan dan

final, Contoh: SOP Penyusunan Pedoman

pelaksanaannya.Variasi SOP yang ada

Merupakan

hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP

SOP

final

dari

SOP

Penyiapan Bahan Penyusunan Program

b) SOP

Parsial

berdasarkan

adalah
cakupan

SOP

yang

kegiatannya

itu diterapkan
b) SOP Spesifik (khusus) SOP berdasarkan
sifat dan muatan kegiatannya relative

belum menghasilkan produk utama yang

memiliki perbedaan dari kegiatan yang di

paling akhir dan final,sehingga masih

SOP-kan, tahapan kegiatan,actor,dan

memiliki rangkaian kegiatan lanjutan

tempat SOP tersebut diterapkan.SOP ini

yang

tidak dapat diterapkan ditempat lain

mencerminkan

produk

akhirya
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

13

a) SOP Generic (Umum) adalah SOP

utama

karena sifatnya yang spesifik tersebut

Kebijakan
Sebagaimana
sebelumnya,

telah
salah

dijelaskan
satu

prinsip

penyusunan SOP adalah kepatuhan

hukum. Dalam kontek penyusunan
SOP

Administasi

pemerintahan

PermenPAN dan RB No. 35 tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan

bebebrapa kebiajakn yang menjadi

rujukan antara lain :

3. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Tentang

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara

Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 tahun
tentang

Pedoman

Penyusunan

4. Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman

Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;

Pedoman Umum Reformasi Birokrasi;

2012

Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);

Standar

Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

5. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di

Lingkungan Pemerintah Daerah.
6. Permen PAN Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan

14

Konsep Analisis Bisnis Proses

Bisnis

proses

merupakan

sekumpulan

aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait

yang

menghasilkan

keluaran

sesuai

kebutuhan pengguna (PermenPANRB No.

12

Tahun

memberikan
bisnis

2011).Disisi
pengertian

adalah

suatu

lain,

bahwa

LAN
proses

Bisnis Proses merupakan sekumpulan

aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait
yang menghasilkan keluaran sesuai
kebutuhan pengguna

pendekatan

manajemen untuk meningkatkan efektivitas

dan efisiensi proses organisasi dengan memaksimalkan
nilai tambah sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan

1. Model Quick Hits

masyarakat (LAN, 2011). Beberapa pendekatan dalam

penyusunan bisnis proses sebagai berikut :

Pendekatan ini merupakan modifikasi dari Model

Business

Process

Management

(BPM)

yang

befungsiuntuk memperbaiki bagian tertentu dari

15

keseluruhan proses bisnisyang sudah ada dan sudah

puncak , namun cukup berarti dalam hasil (business

berjalan dalam organisasi. Untuk itu, modelquick hits

results. Sehingga model ini sangat tepat untuk

dilakukan dengan membuang proses atau kegiatan

perbaikan bisnis proses yang berpengaruh langsung

dalam suatu bisnis proses yang tidak memberikan

terhadap kinerja organisasi.

kontribusi secara signifikan terhadap peningkatan

kualitas

produk

dan

atau

kepuasan

pelanggan.Sehingga, Model Quick Hitsini merupakan

BPR merupakan metode merancang bisnis proses

tindakan dengan resiko yang relatif rendah, mudah

secara radikal fundamental dengan menfokuskan

dengan hasil yang cepat dalam memerbaiki bisnis

proses apa seharusnya dan nilai tambah outputnya.

proses.

Penerapan Model BPR memberikan manfaat, antara

lain : (1) meningkatkan efektivitas; (2) meningkatkan

2. Model Business Process Management (BPM)

Model

BPMmerupakan

mengembangkan

bisnis

pendekatan
proses

efisiensi; (3) mengurangi biaya; (4) memberikan

dengan
secara

berkesinambungan (incremental).BPM ini lebih tepat

untuk dilakukan dalam lingkup kecil (minor), tujuan
perbaikan skala kecil, dan keterlibatan pimpinan

16

3. Model Business Process Reengineering (BPR)

pekerjaan

yang

berarti

bagi

karyawan;

(5)

peningkatan dalam pendekatan organisasi; dan (6)

mengembangkan usaha.

Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses

Bisnis

Proses

mempunyai

peranan

penting

dalamefektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Dengan

melihat strategisnya peran tersebut, maka perlu
dilakukan

manajemen

bisnis

proses

secara

benar.Merujuk pada LAN, 2011 terdapat delapan

Standar Operasional Prosedur (SOP).

2. Membuat

Rancangan Awal

Bisnis Proses Baru

(Modeling)

langkah dalam manejemen bisnis proses sebagai berikut

Tahap

rancangan awal bisnis proses yang baru atau

1. Analisis Kebutuhan dan Identifikasi Leveling Bisnis

Proses
Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk
menentukan hal-hal yang mempengaruhi dalam
menata tata laksana di instansi pemerintah. Aspek-

17

leveling bisnis proses, yang akan mementukan

modeling

mendesain

dilakukan

ulang

dengan

proses

bisnis,

membuat
dengan

mengidentifikasi berbagai faktor penting dan atau

hambatan yang berhubungan dengan proses serta
spesifikasi proses.
3. Ujicoba Rancangan Awal Bisnis Proses

aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis

Uji

kebutuhan tata laksana instansi pemerintah antara

jalannya

lain: nilai-nilai (values), kebijakan, situasi sosial baru

hambatan yang mungkin terjadi, sehingga pada saat

dan paradigma baru. Selain itu juga perlu dibuat

bisnis

rancang

awalmerupakan

proses
proses

bisnis

untuk

langkahsimulasi
mengidentifikasi

diimplementasikan

dapat

menghasilkan proses yang optimal dan memiliki

diminimalisir,

kinerja yang cukup tinggi.

diimplementasikan dapat menunjukkan kinerja yang

ketika

bisnis

proses

optimal.

4. Review Hasil Uji Coba

Review dilakukan untuk mengevaluasi hasil ujicoba,

6. Penetapan

sehingga akhirnya rancangan proses bisnis tersebut

Penetapan bisnis proses dilakukan setelah tahapan

benar-benar valid dan reliabel. Valid artinya bahwa

analisis kebutuhan, identifikasi leveling, modeling,

bisnis proses benar-benar dibutuhkan secara tepat

ujicoba rancangan dan penyempurnaan bisnis

oleh pengguna dalam penyelenggaraan pelayanan

proses. Penetapan ini dilakukan ketika bisnis proses

dalam organisasi. Sedangkan reliabel memiliki arti

yang telah dibuat diyakini sudah bisa dilaksanakan,

bahwa bisnis proses yang dirumuskan akan bersifat

sehingga akan dihasilkan produk kebijakan sebagai

konsisten selama tidak terjadi perubahan-perubahan

dasar pelaksanaan bisnis proses.

pada lingkungan organisasi yang mengharuskan

dilakukannya perumusan ulang.

Penyempurnaan

bisnis

proses

7. Implementasi
Implementasi merupakan proses untuk memastikan

5. Penyempurnaan Bisnis Proses

bahwa penyusunan atau perubahan tata laksana

dilakukan

agar

berbagai hambatan yang mungkin terjadi bisa

18

sehingga

dapat terlaksana dan tercapai dalam rangka

meningkatkan

efisiensi

dan

efektifitas

penyelenggaraan

administrasi

pemerintahan.

Langkah-langkah

penataan

bisnis

proses

yang

Implementasi bermuara pada aktivitas, aksi dan

dikemukakan diatas, secara umum menganut cara

tindakan nyata yang terencana dan dilakukan secara

pendekatan dari Business Process Improvement (BPI),

sungguh-sungguh

sesuai

dengan

tujuan

dari

penyusunan atau perbaikan tata laksana.

8. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dilakukan untuk melihat hal-hal yang
menghambat

atau

menjadi

masalah

dalam

dimulai dengan pemahaman visi

dan misi yang dapat dilihat dari
pemahaman rumusan tugas dan
fungsi organisasi

pelaksanaan bisnis proses. Sedangkan evaluasi

bisnis proses merupakan suatu kegiatan untuk

karena langkah-langkah tersebut memungkinkan untuk

menilai tingkat pelaksanaan bisnis proses.

diimplementasikan di instansi pemerintah.

Analisis Bisnis Proses dalam SOP

19

Analisis bisnis proses dimulai dengan memahami

organisasi tersebut. Identifikasi tugas dan fungsi suatu

kembali visi dan misi organisasi.Pemahanan Visi dan misi

organisasi, perlu ditetapkan kegiatan utama yang akan

ini dapat dilihat dari rumusan tugas dan fungsi unit-unit

dilakukan,

selanjutnya

diidentifikasi

pula

sub-sub

kegiatan atau aktivitas dari kegiatan-kegiatan yang telah

Karena dengan menyusun sampai SOP, nantinya

teridentifikasi, sampai dimana kegiatan sudah sangat

penataan kelembagaan yang dilakukan akan lebih rinci

rinci dan tidak dapat diuraikan lagi maka disusun Standar

sehingga setiap struktur organisasi mengetahui dan

Operasional Prosedur (SOP).

memahami pelaksanaan tugas sampai yang terperinci.

SOP juga dapat berperan dalam proses penataan

Melihat berbagai penjelasan yang telah dikemukakan

kelembagaan suatu instansi pemerintah, karena SOP

diatas, bahwa dalam penyusunan SOP harus melakukan

merupakan perincian akhir dari tugas dan fungsi

analisis proses bisnis terlebih dahulu. Saat ini banyak

organisasi yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan

instansi

pekerjaan. Melalui penyusunan SOP yang terperinci, akan

melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu,

memudahkan bagi setiap organisasi untuk menilai

penyusunan SOP yang dilakukan hanya berdasarkan

kebutuhan apa aja yang diperlukan dalam melaksanakan

pada aktivitas rutin yang dilakukan tanpa melakukan

setiap tahapan dalam kegiatan. Oleh karena itu langkah

identifikasi tugas dan fungsi yang ada. Hal tersebut harus

awal penataan kelembagaan instansi pemerintah dengan

segera dibenahi, karena tanpa melakukan analisis

menggunakan analisis bisnis proses akan lebih terperinci

proses bisnis dalam penyusunan SOP, aktivitas yang ada

dalam merumuskan tugas dan fungsi, karena dengan

belum terperinci secara detail dan SOP yang disusun

menggunakan analisis bisnis proses, perumusan tugas

belum menggambarkan secara penuh tugas dan fungsi

dan fungsi akan diidentifikasi sampai kegiatan, sub

yang akan dilakukan oleh instansi pemerintah.

kegiatan, aktivitas dan sampai pada penyusunan SOP.

20

pemerintah

yang

menyusun

SOP

tanpa

21

Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan

Flowchart berisikan gambar alur arah kegitan dan

format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang

berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang
baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah
tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka
apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format

Anatomi SOP berisi Identitas

SOP, Prosedur SOP dan
Flowchart

SOPnya pun akan berbeda.

aktornya.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki
3 (tiga) unsur utama, yaitu: Identitas SOP, Prosedur SOP
dan Flowchart. Identitas SOP berisi data-data yang
menyangkut identitas SOP. Prosedur SOP berisi kegiatan,
pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sedangkan

22

Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada

hakekatnya merupakan dokumen yang berisi prosedurprosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan
membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi
yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur
Dokumentasi dan Unsur Prosedur.
1. Unsur Dokumentasi
Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen
SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses
pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen.
Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain
mencakup:
a. Halaman Judul (Cover)
Judul SOP AP;

23

Halaman judul merupakan halaman pertama

Instansi/Satuan Kerja;

sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP.

Tahun pembuatan;

Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

Informasi lain yang diperlukan.

Berikut adalah contoh halaman judul sebuah

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu

dokumen SOP AP, halaman judul ini dapat

mempercepat pencarian informasi dan menulis

disesuaikan dengan kepentingan instansi.

perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/

Pemda

tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada

umumnya, karena prosedur-prosedur yang di
SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh

Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman

unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP

setiap

akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini

pegawai

fungsional,

atau

(baik
yang

pejabat

struktural,

ditunjuk

untuk

melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab

tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan
hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah

dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang

masing-masing memiliki daftar isi).
d. Penjelasan singkat penggunaan

halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual,

Induk

maka dokumen SOP AP hendaknya memuat

Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP ini.

c. Daftar isi dokumen SOP AP

penjelasan

membaca

dan

menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian

ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup,
menjelaskan
kebutuhan

24

bagaimana

tujuan
organisasi;

prosedur

dibuat

Ringkasan,

dan

memuat

ringkasan singkat mengenai prosedur yang

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen

dibuat;

SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu

dan

Definisi/Pengertian-pengertian

umum, memuat beberapa definisi yang terkait

dengan prosedur yang distandarkan.
2. Unsur Prosedur

Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP
AP sebagai berikut:

Urian

25

Penjelasan

Logo
dan
Nama
Instansi/Satuan Kerja/Unit
Kerja

nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat

Nomor SOP AP

nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

Tanggal Pembuatan

tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal
dimulainya pembuatannya

Tanggal Revisi

tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP yang bersangkutan

Tanggal Efektif

tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen
SOP AP

Pengesahan

Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan
NIP serta stempel/cap instansi

Judul SOP AP

judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi
yang dimiliki

Dasar Hukum

berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta

aturan pelaksanaannya

Keterkaitan

memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur

lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan
kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut

Peringatan

memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur

dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan

Kualifikasi Pelaksana

memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan

perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian
dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang
diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal

memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang
dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan

Peralatan
Perlengkapan

26

dan

Pencatatan dan Pendataan

memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu
dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam
proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen
pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah
sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan
dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan
memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi
penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar

b. BagianFlowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai
langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta
mutu baku dan keterangan yang diperlukan.
Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara
berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
Nomor kegiatan;

Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah

(prosedur);
Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor)
kegiatan;
Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu,
output dan keterangan. Agar SOP AP ini
terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas
hendaknya mengidentifikasikan mutu baku
tertentu, seperti: waktu yang diperlukan
untuk

menyelesaikan

persyaratan/kelengkapan yang diperlukan

(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini

27

akan menjadi alat kendali mutu sehingga

muatan dari unsur tersebut akan berbeda

produk akhirnya (end product) dari sebuah

sesuai dengan kebutuhan instansi masing-

proses benar-benar memenuhi kualitas yang

masing.

diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam

standar pelayanan. Untuk memudahkan
dalam

pendokumentasian

dan

implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki

kesamaan dalam unsur prosedur meskipun

28

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini disajikan

anatomi format SOP secara keseluruhan baik
yang menyangkut

bagian identitas maupun

bagian flowchart. (seperti contoh)

Agar dapat lebih mempermudah dalam pemahamannya, di bawah ini disajikan contoh anatomi bagian identitas
dan bagian flowchart SOP yang telah terisi, sebagai berikut.

29

Nomor SOP

PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu

DASAR HUKUM
Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 6 Tahun 2001 tentang Retribusi
Izin Trayek (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2001 Nomor 72)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim
Nomor 12 Tahun 2009 (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009
Nomor 5 Seri B)

KETERKAITAN
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu

PERINGATAN

30

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi

Nama SOP

Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan

Terpadu

IZIN TRAYEK

KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Formulir permohonan
2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar

Mutu Baku
No

Rincian Kegiatan

Memverifikasi dan memberikan

catatan keabsahan dokumen
berkas pemohon
Mendaftarkan berkas
permohonan yang sudah lengkap
ke dalam aplikasi perizinan

Memberikan pertimbangan
hukum dan menyusun draft
surat tugas tim teknis

Memeriksa dan menandatangani

draft surat tugas tim teknis
peninjauan lapangan

Kasubbid
Pertimbangan
Hukum

Kepala
Badan

Tim
Teknis

Menerima dan memeriksa

kelengkapan berkas
permohonan pengajuan Izin HO
secara normatif

Kasubbid
Petugas
Administrasi
Loket
Perizinan

Kasubbid
Pelayanan

Keterangan
Bupati

Petugas Loket
Pengambilan

Kelengkapan/input

Waktu

Output

Photo copy Kartu Tanda

Penduduk (KTP) Pemohon,
Dokumen Pengelolaan
Lingkungan Hidup, Photo copy
Surat Izin Tempat Usaha, Photo
Berwarna ukuran 3x4 cm = 4
lembar, Photo copy Tanda Lunas
PBB Tahun Terakhir, Surat
Kuasa di atas materai Rp 6.000,-

5
menit

Berkas yang
lengkap
secara
normatif

10
menit

Berkas
yang telah
diverifikasi

Berkas yang
lengkap secara
normatif

Tidak
Ya

Berkas yang telah diverifikasi

5
menit

Dokumen
terdaftar

Dokumen terdaftar

30
menit

Draft Surat
Tugas Tim
teknis

5
menit

Surat
Tugas Tim
teknis

Surat Tugas Tim teknis

1 hari

BAP

BAP

30
menit

Draft Izin
HO

Draft Izin HO

5
menit

Draft Izin HO
yang telah
diperiksa
Kepala Badan

5
menit

Izin HO

5
menit

Tanda terima
Izin HO

Ya
Tidak

Melaksanakan peninjauan
lapangan

Draft Surat Tugas Tim teknis

Membuat draft Izin HO

Tidak

Memeriksa draft Izin HO

Menandatangani draft Izin

HO

Draft Izin HO yang telah

diperiksa Kepala Badan

10

Mendokumentasikan dan
menyerahkan Izin HO

Izin HO

Ya

31

Draft Surat Tugas Tim Teknis

yang telah diperiksa dan diparaf
oleh Kabid Pelayanan Perizinan
Terpadu dan Sekretaris

Draft Izin HO diperiksa dan

diparaf oleh Kabid Pelayanan
Perizinan Terpadu, Kabid Data
dan Pengelolaan Pengaduan
dan Sekretaris

Salah satu aspek yang peting dalam

penyusunan SOP AP yang efektif dan
efisien

adalah

dengan

ketepatan

penggunaan symbol-simbolnya. Sesuai

dengan permenPANRB, simbol yang
digunakan dalam SOP AP terdiri dari 5
(lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol
dasar flowcharts (Basic Symbol of
Flowcharts)

dan

(satu)

simbol

penghubung ganti halaman (Off-Page

Conector)sebagai berikut:

32

Argumentasi atau dasar mengapa hanya menggunakan

(technical procedures) yang berlaku pada peralatan

5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP antara lain

(mesin);

adalah sebagai berikut :

4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif

1. SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif,

yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih
dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro
maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang
detail baik yang menyangkut urusan administrasi
maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi
pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan
pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena
prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak
rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan
yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah
langsung

33

operasional

tidak

bersifat

teknikal

(menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan

demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan,
simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan
penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa
branching flowcharts dituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenal penyambungan simbol
yang

menghubungkan

antar

halaman

(simbol

segilima/off-page connector) dan tidak mengenal

simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu
halaman.

Simbol Kapsul (terminator) melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish). Dalam
penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk
mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup
arah panah harus dari atas simbol kapsul. Prinsip yang digunakan adalah
kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya
(urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.
Contoh penerapan simbol kapsul dalam flowchart sebagai berikut:

34

Simbol kotak melambangkan kegiatan eksekusi (proses) yaitu proses aktivitas pada setiap tahapan dan aktor. Penulisan anak
panah yang menyertai harus sesuai kaidah. Prinsip yang
digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol
kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara
bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat,
diskusi.
Contoh penggunaan Simbol Kotak dalam flow chart sebagai berikut:

35

36

Simbol belah ketupat melambangkan kegiatan

pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,
lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.). Selanjutnya dalam
penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai
kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol
kotak. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang
dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

37

Contoh dalam penerapan Simbol Belah Ketupat dapat dilhat sebagaimana penggambaran flowchart sebagai berikut:

38

Simbol Keempat (penghubung) melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman. Penulisan
simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak
panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan. Prinsip yang
digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila
menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.
Contoh penggunaan simbol (penghubung) flowcharts yang terputus karena ganti halaman dapat dilihat sebagai berikut:

Page 1

Page 2

39

Page 1
Page 2

Simbol anak panah (Arah Proses) melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya. Selanjutnya
penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan.Prinsip yang digunakan: Pertama,
arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang
tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak
panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda = omega.

40

Contoh penggunaan simbol anak panah pada flowchart 1 anak panah dan 2 anak panah dapat dilihat sebagai berikut:

Page 1
Page 2

41

Bersilangan

42

Pendekatan penyusunan SOP dapat dilakukan dengan berbagai motode / cara. Namun demikian ada beberapa tahap yang
sama untuk dilakukan meliputi : membuat daftar kebutuhan SOP, Identifikasi SOP yang akan dibuat/disusun, Penilaian
terhadap kebutuhan, menetukan Prioritasi, Identifikasi aktivitas, menetapkan format, menyusun SOP, review /Validasi dan
menetapkan / mengesahkan SOP.

Identifikasi Kebutuhan SOP

Identifikasi kebutuhan SOP Adminsitasi Pemerintahan

dalam sub fungsi (rincian uraian tugas), merumuskan

berdasarkan tugas dan fungsi dengan mengidentifikasi

output sub fungsi (rincian uraian tugas), menentukan

output, aspek output dan judul SOP dengan urutan

aspek-aspek dalam mencapai output, menentukan judul

sebagai berikut:

SOP.

Berdasarkan gambar diatas, tugas dijabarkan dalam

fungsi (uraian tugas) dan fungsi tersebut di jabarkan
Tugas

43

Fungsi

Sub Fungsi

Uraian Tugas

Rincian
Uraian Tugas

Output

Aspek

Judul SOP

Adapun langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan

Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-

analisis tugas dan fungsi yang dimiliki organisasi

product)

pemerintah adalah sebagai berikut:

keseluruhan (makro) dan aspek parsial (mikro) yang

1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah

Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci
(mem-break-down)
organisasi
operasional

tugas

terendah

dan

menjadi

yang

fungsi

struktur

kegiatan

mencerminkan

yang
output

sementaranya baik yang berdimensi produk maupun

yang berdimensi proses;
Identifikasi output final (end-product) dari output
organisasi

yang

dihasilkan

pemerintah

struktur

dengan

terendah
melakukan

penelusuran struktur yang menghasilkan output final

tersebut;
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (endproduct)

44

merumuskan

aspek

kegiatan

ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca)

dari (mikro) output final tersebut;
4. Merumuskan judul SOP AP
Rumusan

judul

SOP

AP

dilakukan

dengan

menggabungkan aspek kegiatan dengan output final

(end-product). Penggabungan aspek kegiatan secara
keseluruhan (makro) dengan output final menjadi
judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial

2. Mengidentifikasi output final (end-product)

sementara

dengan

(mikro) menjadi judul SOP mikro;

5. Mengindentifikasi seluruh judul SOP AP
Identifikasi seluruh SOP AP yang telah dihasilkan baik
judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan
sesuai

dengan

Keseluruhan

tingkat

judul

SOP

struktur
AP

organisasinya.

inilah

kebutuhan riil SOP AP yang harus disusun.

merupakan

Penilaian Prioritas
Penilaian prioritas adalah menentukan SOP yang dinilai memiliki peran penting dan strategis, ada bebebrapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menentukan skala prioritas yakni sebagai berikut :
1. Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
2. Keterkaitan dengan prosedur lain
3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan
4. Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan stakeholders
5. Dll.

45

Identifikasi Aktivitas SOP

Mulai

Identifikasi aktivitas SOP dengan melihat siapa yang melakukan,

Aktivitas 1

apa output yang dihasilkan, waktu yang dibutuhkan, dan

kelengkapan yang diperlukan dalam setiap aktifitas proses
aktivitas. Seperti pada gambar.

Aktivitas 2
Proses
dur

Dalam setiap mekanisme kerja sebuah SOP hanya terdiri dari 3

unsur

setiap output dari setiap aktivitas akan menjadi input pada

Aktivitas 3

Selesai

aktivitas

yakni input, proses dan output. Mekanisme kerjanya,

Input

Proses

Output

Input

Proses

Output

Input

Proses

Output

Aktivitas -n

selanjutnya,

dimana

aktivitas

tersebut

akan

dilaksanakan oleh actor (pegawai/pelanggan). Seperti pada

Gambar.

Menentukan Format

46

Dalam menyusun SOP banyak terdapat jenis format

Mudah dipahami secara mandiri

Antara lain Simple Steps Graphic (SS-G), Simple Steps

Flowchart (SS-F), Hierarchical Steps Graphic (HS-G),
Hierarchical Steps Flowchart (HS-F). Dalam Penyusunan
SOP Administasi pemerintahan umumnya menggunakan

SS - G

SS - F

HS - G

HS - F

SS-F dan HS-F.Beberapa keuntungan format ini sebagai

berikut :

Rinci dan detail

Jelas alurnya

Simbul-simbulnya merepresentasikan apa yang

harus dilakukan

47

Hirarkis sesuai urutan proses

Pengenalan symbol SOP dalam Flowchart seperti pada

Bab sebelumnya.

Menyusun dan Pendokumentasian SOP

Melaksanan penyusunan SOP dengan penjelasan-

organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat

penjelan dengan bab-bab sebelumnya. Sedangkan dalam

mengenai

yang

dibuat;

dan

pendokumentasioan SOP berisi Antara lain :

Definisi/Pengertian-pengertian

umum,

memuat

1.

Halaman Judul

beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang

2.

Surat Keputusan Pimpinan K / L / Pemda

distandarkan.

3.

Daftar Isi

4.

Penjelasan

5.
Singkat

berisi

Ruang

Lingkup,

prosedur

Dokumen SOP berisi Identitas SOP dan Prosedur

SOP (Bab Anatomi SOP)

menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan

Mengesahkan SOP
Dokumen SOP disahkan oleh pimpinan organisasi masing seperti kepala bagian, kepala SKPD, kepala daerah, ketua / kepala
lembaga dan lain sebagainya.

48

________ 2012 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi No. 35 tahun 2012 tentang
Standar Opererasional Peosedur Administrasi Pemerintah
Pusat Kajian Pelayanan Publik, 2012 Materi Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Lembaga
Adminsirtasi Negara
Kementerian PANRB, 2012, Konsep, Kebijakan Dan Praktek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan, Kementerian PANRB
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum
Reformasi Birokrasi;
PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);
Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;
Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93