Propuesta de Manual de Adquisiciones y Otorgamiento

de Subvenciones de la Secretara General de la

Comunidad Andina.

Noviembre 2009
0

TABLA DE CONTENIDO
i. Introduccin

4
ii. Propsito

..
.4
iii. Lecciones
Aprendidas

..5
iv. Cundo
debes
aplicar
el
Reglamento?.............
.................................
.................................
...5

CAPTULO PRIMERO
ADQUISICIN DE OBRAS, BIENES y SERVICIOS
1.

Qu
es
una
adquisicin?...................................................................
.................6
2.
Qu principios rigen las adquisiciones de la
SGCA?..................................6
2.1. Libre
Competencia.
.6

2.2. Economa
y
eficiencia.
.6
2.3. Trato igualitario..
.6
2.4. Transparencia
..7
2.5. Confidencialidad.
.7
2.6. Conservacin de documentos, archivos y unidad del
expediente
...7
2.7. Uso
obligatorio
de
los
formatos
estndar..7
2.8. Responsabilidad
de
Gestin8
2.9. Fomento
de
la
Participacin
Subregional
Andina...............................8
3.
FASE
PRECONTRACTUAL...
..8
3.1. Planificacin de las adquisiciones.
..
....8
3.2. Evaluacin
de
las
necesidades.9
3.3. Trminos de Referencia y Especificaciones
Tcnicas..............
.......9
3.3.1. Trminos
de
Referencia....10
3.3.2. Especificaciones
Tcnicas..10
3.4. Investigacin de mercados. ....
..11
3.4.1.
Identificacin
de
potenciales
contratistas......11
3.4.2.
Estimacin
de
costos.13
3.5.
Determinacin
del
procedimiento
de
adquisicin........13

3.5.1.
Tipos
de
procedimientos
de
adquisicin...13
3.5.1.1.
Cundo
procede
la
Licitacin
Abierta?..............................................14
3.5.1.2.
Cundo
procede
la
Licitacin
Cerrada?.............................................15
3.5.1.3.
Cundo
procede
la
Adjudicacin
Directa?........................................18
3.5.1.4. Cundo se entiende fraccionada una
adquisicin?...........................................................................
....................................19
3.6.
Autorizacin
del
Inicio
del
Procedimiento...20
3.7.
Comit
de
Contratacin..21
3.7.1. Cuando NO se constituye el Comit de
Contratacin?.........................................................................
..................................21
3.8. Lista Corta..
..21
3.9. Instrucciones para la presentacin de ofertas...
..22
3.9.1.
Qu
son
los
criterios
de
evaluacin?..............................24
3.10. Publicidad de las Instrucciones para la presentacin
de ofertas..
25
3.11. Modificaciones, aclaraciones, correcciones de errores
o informacin adicional en las Instrucciones para la
presentacin
de
ofertas..
26
3.12.
Recepcin
de
ofertas..27
3.13.
Apertura
de
ofertas....27
3.14.
Proceso
de
evaluacin....28

3.15.
Evaluacin
de
Oferta
nica....30
3.16. Verificacin de antecedentes.
30
3.17.
Informe
de
Evaluacin..
...31
3.18.
Nulidad
del
procedimiento.....32
3.19.
Abandono
de
la
adjudicacin.32
4.
FASE
CONTRACTUAL.
.33
4.1.
Qu
es
un
contrato?................................................................................
......33
4.2. Cundo se elabora un contrato?.............................
...33
4.3.
Quines
firman
el
contrato?........................................................................33
4.4.
Modificaciones
al
contrato..
.34
4.5. Tipos de contratos (Condiciones Particulares de
Contratacin)
..34
CAPTULO SEGUNDO
SUBVENCIONES
1.
Qu
es
una
subvencin?.......................................................................
......36
2.
Qu
principios
rigen
el
otorgamiento
de
subvenciones?....................................................................
.................................36
2.1.
Principio
de
Participacin....36
2.2.
Principio
de
Publicidad.
....36
2.3.
Principio
de
Visibilidad36

2.4.
Principio
de
Finalidad
y
Compromiso.36
2.5.
Otros
principios
que
le
son
aplicables37
3. FASE PRECONTRACTUAL. ....
..37
3.1. Planificacin de las subvenciones. ...
37
3.2. Seleccin del procedimiento para el otorgamiento de
subvenciones
...37
3.2.1.
Modalidades
de
otorgamiento.........................37
3.2.1.1.
Cundo
procede
el
Concurso
Abierto?.......................................38
3.2.1.2.
Cundo
procede
el
Otorgamiento
Directo?...............................38
3.3. Elaboracin de las Instrucciones para la presentacin
de
solicitudes..
.39
3.3.1.
Qu
son
los
criterios
de
evaluacin?................................................40
3.4.
Autorizacin
del
Inicio
del
Procedimiento......41
3.5.
Comit
de
Evaluacin...
...42
3.5.1. Cuando NO se constituye el Comit de
Evaluacin?........................................................................
...................................42
3.6. Publicacin de la Convocatoria Pblica de
Subvencin.
.42
3.7.
Recepcin
de
solicitudes........
..43
3.8. Apertura de solicitudes...
....43
3.9.
Proceso
de
evaluacin.44

3.10.
Verificacin
de
antecedentes...
.45
3.11. Informe de Evaluacin...
....45
3.12.
Nulidad
del
procedimiento...
46
3.13. Abandono de la subvencin...
...47
4.
FASE
CONTRACTUAL.47
4.1.
Qu
es
un
contrato?............................................................................
....47
4.2.
Cundo
se
elabora
un
contrato?
...47
4.3.
Quines
firman
el
contrato?..................................................................48
4.4.
Modificaciones
al
contrato.
.48
4.5. Tipos de contratos (Condiciones Particulares de
Contratacin)...
...48
ANEXO
I....50
ANEXO
II...55

1. Introduccin.

Hoy da, la mayor parte de las contrataciones adelantadas por

organismos internacionales se encuentran ntimamente
ligadas a actividades de cooperacin para favorecer el
desarrollo, es por ello que existen toda una serie de
instituciones y fondos multilaterales y bilaterales, que
disponen de instrumentos dedicados a la cooperacin
internacional.
Dentro de este contexto, cada vez con mayor frecuencia, la
Secretara General de la Comunidad Andina (en lo adelante,
SGCA) se ve obligada a relacionarse con terceras personas, ya
sea, para contratar bienes y servicios colocndola en el
dilema de cmo seleccionar al vendedor ms idneo para
celebrar el contrato que resulte en las mejores condiciones
tcnicas y econmicas; o para otorgar subvenciones 1, como
un medio para mejorar e incentivar actividades relacionadas
al desarrollo, a la innovacin o a la investigacin,
asegurndose que los fondos otorgados sean ejecutados con
la debida atencin a factores de economa y eficiencia.
En tal sentido, se ha diseado el presente Manual, por la
importancia que reviste una adecuada aplicacin de las
normas reglamentarias que establecen los principios y
procedimientos que rigen las actividades de compras en
general y de otorgamiento de subvenciones, las cuales son
fundamentales para el uso transparente y eficiente de los
recursos pblicos.
II. Propsito.
El propsito de este Manual es servir de gua, brindar
asistencia y orientar a todos los responsables de gerenciar los
procedimientos de adquisicin y de subvenciones, en todas
sus fases, de manera que se asegure el correcto cumplimiento
del Reglamento de las Normas Internas de Contratacin para
la Seleccin y Adjudicacin de Contratos de Obras, Bienes y
Servicios, y para el otorgamiento de subvenciones de la
Secretara General de la Comunidad Andina (en lo adelante, el
Reglamento).

El Manual, tambin se propone explicar cmo las normas

contenidas en el Reglamento permiten realizar procedimientos
exitosos en los diferentes tipos de contratos que se adjudican.
Esperamos que el lector encuentre este Manual de fcil
comprensin y aplicacin, y constituya una herramienta til
para la planificacin, ejecucin y participacin en los
procedimientos
de
adquisicin
y
otorgamiento
de
subvenciones.
III. Lecciones Aprendidas.
Entre los objetivos del presente Manual, se estima que su
contenido sea actualizado y mejorado regularmente, de
manera que sea idneo en su funcionamiento y aplicacin.
Si tienes comentarios y sugerencias para cumplir con este
propsito, por favor contacta a la Unidad de Compras y
Contrataciones de la Coordinacin de Administracin de la
SGCA.
IV. Cundo debes aplicar el Reglamento?
Cada vez que tienes la responsabilidad de comprar, alquilar,
adquirir o contratar una obra, bien o servicio debes seguir los
procedimientos establecidos en el Reglamento.
Quedan comprendidas las acciones que conlleven a una
adquisicin o al otorgamiento de subvenciones 2 como
consecuencia de la celebracin de memorandos de
entendimiento o de cualquier otro tipo de convenio bajo
cualquier denominacin o naturaleza similar.
Hay cinco (5) casos en los cuales excepcionalmente NO aplica
el Reglamento, a saber:
a) Cuando ests realizando adquisiciones u otorgando
subvenciones en ejecucin de un Acuerdo de

Cooperacin o similar, y el Acuerdo seala expresamente

en una de sus clusulas que debes regirte por otro
procedimiento que no es el de la SGCA;
b) Cuando te propones contratar funcionarios 3;
c) Cuando te propones contratar servicios bancarios o
financieros;
d) Cuando recibes un bien o un servicio a consecuencia de
una donacin4, o;
e) Cuando suscribes un convenio con una entidad pblica,
salvo que dicho convenio tenga por objeto la adquisicin
de obras, bienes o servicios.

CAPTULO PRIMERO
ADQUISICIN DE OBRAS, BIENES y SERVICIOS
1. Qu es una Adquisicin?
A los efectos del presente Manual, la adquisicin es un
proceso que comprende todas las actividades necesarias para
la compra o alquiler de bienes, obras y servicios, incluyendo la
planificacin, preparacin, adjudicacin, administracin del
contrato, entrega de bienes hasta el cierre del contrato.
2. Qu principios rigen las adquisiciones de la SGCA?
2.1. Libre Competencia:
Este es uno de los principios fundamentales de los
procedimientos de adquisicin, piensa en el diseo de un
procedimiento en el que puedan participar el mayor nmero
de competidores, sin restricciones ni exclusiones, de modo
que puedas tener la ms amplia variedad de ofertas y tengas
la opcin de adjudicar el contrato a los vendedores ms aptos
y calificados.
2.2. Economa y eficiencia:

Se refiere a asegurar la compra de bienes y servicios de la

calidad, en la cantidad y en el momento correctos,
asegurando precios razonables. As mismo, se pretende que
planifiques y programes las adquisiciones. Este principio te
indica que debes minimizar los costos totales de gestin del
proceso interno en inters del presupuesto general de la
SGCA.
2.3. Trato igualitario:
Hay que actuar de modo imparcial y debes tratar a todos los
competidores de la misma manera. Los criterios de seleccin
y evaluacin deben elaborarse de forma objetiva y no
discriminatoria. Sin embargo, hay situaciones en las que
existen aparentes excepciones a este principio, donde el
objeto de la contratacin reviste particularidades especficas y
solo cierto tipo de personas pueden realizar el trabajo, en esos
casos no ests vulnerando la igualdad, ya que se trata de
Igualdad entre iguales.
2.4. Transparencia:
Este principio se refiere a que las condiciones, las normas y
las reglas de adquisicin son claramente conocidas,
comprendidas y de fcil acceso por parte de todos los
participantes. Un sistema transparente reduce la ocurrencia
de desviaciones en el procedimiento impidiendo que alguno
de los competidores disponga de informacin privilegiada.
2.5. Confidencialidad:
La
discrecionalidad
y
las
polticas
de
privacidad
implementadas por la SGCA exigen la obligacin de mantener
una conducta tica en relacin a la administracin de la
informacin y datos personales a los que tienes acceso en
razn de tu cargo y funciones; lo que restringe la divulgacin
pblica de documentos y discusiones internas, especialmente
de aquellos documentos que sean declarados de carcter
reservado.

10

2.6. Conservacin de documentos, archivos y unidad

del expediente:
Todas las actividades y pasos que realices para llevar a cabo
un procedimiento de adquisicin debes documentarlo y
mantenerlo en archivos, fsicos o digitales. De acuerdo a los
principios de transparencia y responsabilidad de gestin
debes llevar un expediente nico que contenga todos los
documentos de la licitacin, formato completado de la
autorizacin de inicio del procedimiento firmado, informacin
sobre las fuentes para la identificacin de posibles
proveedores, trminos de referencia, especificaciones
tcnicas,
cartas,
convocatorias,
instrucciones,
correspondencias, comunicaciones, memorandos, correos
electrnicos, comunicaciones telefnicas, actas, listas cortas,
ofertas y solicitudes recibidas, notas, recibos de fax, informes,
disposiciones administrativas, notificaciones, aceptacin de la
adjudicacin, ordenes de compra, contratos originales,
apndices, pruebas de pagos, facturas, y dems actos que se
reciban o generen con ocasin de la aplicacin del
procedimiento sealado en el Reglamento.
El expediente y los documentos en l contenidos se
mantendrn en los archivos de la SGCA, por lo menos durante
un lapso de cinco (5) aos.
2.7. Uso obligatorio de los formatos estndar:
Se refiere a que todos los documentos, formatos y plantillas
estndar sealados en el Reglamento son de uso obligatorio.
2.8. Responsabilidad de Gestin:
Se relaciona con aspectos del comportamiento institucional y
personal que ayude a sostener la imagen y reputacin de la
SGCA. Significa que debes actuar con diligencia asegurando la
implementacin de las normas del procedimiento en las
actividades que lleves a cabo durante la adquisicin de obras,

11

bienes y servicios. Si tienes algn inters personal o comercial

no debes participar de ninguna manera en el procedimiento
de adquisicin, los conflictos de inters 5 deben revelarse
inmediatamente. No olvides que ests utilizando fondos
pblicos por lo que debes mantener especial cuidado en las
acciones emprendidas y en los compromisos que planeas
adquirir. Es por ello, que debes actuar con integridad en todas
las relaciones de negocios, tanto fuera como dentro de la
SGCA en todas las relaciones con los cooperantes, gobiernos,
donantes, asociados y pblico en general.
2.9. Fomento de la Participacin Subregional Andina:
Habr procedimientos de adquisicin en los cuales podrs
propiciar la participacin de personas naturales y jurdicas
procedentes de los Pases Miembros de la Comunidad Andina
mediante el diseo de criterios de evaluacin basados en
origen o nacionalidad.
Todos estos principios se pueden resumir as:
No debes establecer obstculos a la participacin, hay
que apuntar a la obtencin de la mxima eficiencia
econmica, brindar transparencia absoluta y reducir la
discrecionalidad de manera que los contratos se
adjudiquen
en
base
a
procedimientos
claros
y
preestablecidos.

3. FASE PRECONTRACTUAL.
3.1. Planificacin de las adquisiciones.
La planificacin de las adquisiciones abarca varios niveles de
planeamiento dependiendo de la estructura de la
organizacin, cada nivel se encuentra ntimamente vinculado
al otro, y entre todos, generan la informacin necesaria de
planificacin brindando una proyeccin de las necesidades de
adquisicin de toda la organizacin.

12

Como ejemplo, se puede mencionar la planificacin en el nivel

ms bajo, el de las actividades individuales, este proceso
depende de una evaluacin del requerimiento que se ha
identificado para contratar, se determina cul es el objetivo
de la actividad y se establece un lapso de tiempo para lograr
la meta propuesta, definiendo cada paso del proceso para
alcanzar el resultado deseado, a tiempo, a bajo costo y de
manera efectiva.
La Lista de Conformidad Administrativa en el Anexo 1 del
presente Manual, puede facilitar las labores de planificacin
de una actividad de contratacin.
3.2. Evaluacin de las necesidades.
El primer paso en la planificacin es la evaluacin de las
necesidades para definir los requisitos, en paralelo con una
investigacin de mercados6 que comprende, la identificacin
de potenciales proveedores o contratistas y la estimacin de
costos7, de tal manera que, la informacin obtenida ser
empleada para la elaboracin de los Trminos de Referencia o
Especificaciones Tcnicas.
Durante la investigacin de mercados se obtiene informacin
que ayuda a definir los requisitos contenidos en los Trminos
de Referencia o Especificaciones Tcnicas al determinar las
funciones y caractersticas de las obras, bienes o servicios que
se desean adquirir; este anlisis del producto permite definir
los requisitos especficos de acuerdo a las necesidades reales.
3.3. Trminos de Referencia y Especificaciones Tcnicas.
Aqu, se define claramente la necesidad real a ser cubierta por
el producto o servicio que se va a adquirir.
Los Trminos de Referencia y las Especificaciones Tcnicas son
la base para solicitar las ofertas y evaluarlas de forma
adecuada, ya que ningn otro parmetro salvo los
especificados en ellos ser considerado durante la evaluacin.

13

El objetivo al definir los requisitos es abrir el procedimiento a

la competencia, es por ello que las definiciones deben ser
genricas; por lo tanto, si vas a utilizar un nombre o marca
comercial para definir requisitos por ejemplo, de tipo tcnico,
debes sealar que esto es solo a modo de Referencia, y dar
a entender a los potenciales competidores que ests
definiendo un producto por el cual podrn ofrecer un
equivalente o similar que cubra los estndares requeridos del
producto deseado, es por ello que, adicionalmente, debes
describir los requisitos mnimos del producto o servicio que
vas a adquirir.
Recuerda,
Los trminos de referencia y las especificaciones tcnicas
forman parte del contrato, y son de tal importancia, que
ayudan a su administracin y control, al establecer las
condiciones de cumplimiento oportuno por parte del
contratista.

Los distintos tipos de documentos que definen los requisitos

son:
3.3.1. Trminos de Referencia: Se utilizan principalmente para
contratar servicios incluidos los de consultora.
El propsito de preparar los trminos de referencia es exponer
en forma clara y detallada una descripcin del trabajo que se
espera para cubrir una necesidad especfica. Unos buenos
Trminos de Referencia permiten a los oferentes comprender
lo que se espera de ellos, de manera que puedan elaborar una
propuesta u oferta adecuada que satisfaga plenamente los
requerimientos.
Los Trminos de Referencia deben ser flexibles 8 de tal forma
que permitan considerar sugerencias de los competidores
para obtener mejores formas de satisfacer los requerimientos.

14

Los Trminos de Referencia se incluyen en el expediente y se

convertirn
en
un
anexo
del
contrato
celebrado
posteriormente, a raz de la adjudicacin.
Para informacin adicional sobre Trminos de Referencia
utiliza el formato A1.
3.3.2. Especificaciones Tcnicas:
adquisicin de obras y bienes.

Se

utilizan

para

la

Las especificaciones tcnicas pueden ser simples o complejas

dependiendo de la necesidad y contienen una descripcin de
lo que deseas adquirir; por lo tanto, debes detallar qu
necesitas por parte del vendedor. Las especificaciones
tcnicas forman parte de la Convocatoria Pblica a Licitar,
Solicitud de Propuestas, Carta de Invitacin o de la Invitacin
a Cotizar.
Hay tres (3) formas de definir los requisitos y necesidades en
unas especificaciones tcnicas (se pueden combinar):
Especificaciones funcionales, definen qu deben hacer
los bienes;
Especificaciones de desempeo, definen qu se desea
lograr con el bien, y;
Especificaciones tcnicas, definen las caractersticas
fsicas y dimensiones de los bienes.
Las Especificaciones Tcnicas se incluyen en el expediente.
En los casos de obras, adems de las especificaciones
tcnicas describiendo el listado de los componentes
principales del proyecto, se debe incluir un listado de
cantidades estimadas y toda la informacin que contenga los
requisitos aplicables al proveedor. Puedes incluir como un
anexo dibujos, diseos o planos9.
Para informacin adicional sobre Especificaciones Tcnicas
utiliza el formato A2.

15

3.4. Investigacin de mercados.

Este proceso proporciona informacin sobre los productos y
sus especificaciones, lo que contribuye a determinar el
procedimiento de adquisicin que vas a emplear; de igual
modo, en este proceso identificas a potenciales vendedores
elegibles, estimas los costos y te actualizas con las
condiciones de la oferta existentes en el mercado a nivel local
o internacional.
3.4.1. Identificacin de potenciales contratistas.
Se recomienda para la bsqueda de potenciales proveedores
o contratistas utilices varias de las herramientas que se
mencionan a continuacin:
Base de Datos Comn de la Secretara General de la
Comunidad Andina;
Expresiones de Inters10, que se utiliza cuando existe
necesidad de recabar informacin, por lo general cuando
el producto o servicio requerido no ha sido adquirido con
anterioridad por la SGCA, o estos son novedosos;
Fuentes internas de informacin11, o;
Fuentes externas de informacin12.

Qu es?

16

Base de
Invitacin
Datos
solicitando
Comn de la
Expresiones
SGCA
de Inters
Es la base de Es un aviso
datos principal que
de la SGCA.
proporciona
informacin de
carcter
general
a
cualquier
interesado
sobre
los
requisitos
de
obras, bienes y
servicios
de

Fuentes
internas de
informacin

Fuentes
externas de
informacin

Son las listas

cortas
anteriores,
contratos
anteriores, o
informacin
obtenida
en
una consulta
con
otros
colegas.

Son las bases

de datos de
otras
organizaciones,
datos
contenidos en
revistas
comerciales,
referencias
obtenidas
de
Internet,
catlogos,

Para
qu
sirve?

Publicid
ad?

Te
ofrece
informacin
actualizada de
contratistas y
proveedores;
as como de
productos,
equipos,
materiales
y
servicios
ofrecidos por
stos.

futuras
adquisiciones
de la SGCA.
Te
ayuda
a
obtener
informacin
sobre
capacidades y
disponibilidad
de potenciales
oferentes
y
sobre
obras,
bienes
o
servicios
que
stos proveen.
Ayudan
a
mantener
actualizada la
Base de Datos.
Quienes
expresen
inters podrn
ser
considerados
para
listas
cortas.
Se anuncia en
el sitio Web de
la SGCA por un
lapso mnimo
de 10 das
continuos.
Dependiendo
de
la
necesidad
puede
publicarse en
otros
sitios
Web,
radio
local, prensa o
revistas
especializadas.

Cmaras
Comercio.
Te
ofrece
informacin
para
identificar
potenciales
proveedores o
contratistas.

de

Te
ofrece
informacin
valiosa para la
bsqueda
de
potenciales
proveedores o
contratistas.

Toda la informacin que obtengas durante este proceso tienes

que documentarla en el expediente, esto permitir conocer
las razones por las cuales se seleccion un tipo de
procedimiento en lugar de otro.

17

Para informacin adicional sobre Invitacin

Expresiones de Inters utiliza el formato A3.

solicitando

3.4.2. Estimacin de costos.

Consiste en realizar una aproximacin o prediccin basada en
informacin disponible en un momento dado, se puede
expresar en unidades monetarias (nuevos soles, dlares,
euros, etc.), y en algunos casos podrs emplear otras
unidades de medida, como las horas de trabajo.
En resumen la estimacin de costos es una evaluacin
cuantitativa de los costos probables de los recursos
necesarios
para
completar
una
actividad,
ten
en
consideracin que las condiciones del mercado y las
publicaciones comerciales disponibles (por ejemplo listas de
precios), son fuentes de informacin importantes para la
estimacin de costos.
3.5. Determinacin del procedimiento de adquisicin.
Este paso est influenciado por varios factores, tales como
qu ests adquiriendo (obras, bienes o servicios), las
condiciones del mercado, la complejidad de los requisitos, el
valor monetario estimado de la adquisicin, el lugar de
ejecucin y la urgencia.
Con independencia del procedimiento de adquisicin
seleccionado debes garantizar el respeto a los principios
bsicos arriba sealados, salvo algunas circunstancias
excepcionales que se explican ms adelante.
3.5.1. Tipos de procedimientos de adquisicin.
Tipos de
Procedimientos
Licitacin
Abierta

18

Mtodos de
solicitud de
ofertas
Convocatoria
Pblica a Licitar
Solicitud de
Propuestas

Tipos de
adquisicin

Umbrales
monetarios

Obras, Bienes y
Servicios
Obras y Servicios

70,000 USD

Licitacin
Cerrada

Adjudicacin
Directa

Carta de
Invitacin

Obras, Bienes y
Servicios

Solicitud de
Propuestas
Invitacin a
Cotizar
Carta de
Invitacin

Obras y Servicios
Obras, bienes y
servicios
Obras, bienes y
servicios

< 70,000 USD

Salvo
excepciones ver
3.5.1.2.

2,500 USD
Slo en casos
excepcionales.

Al analizar los procedimientos de adquisicin debes considerar

que la Licitacin Cerrada y la Adjudicacin Directa son
mecanismos excepcionales, y an cuando no se desaconseja
su uso, por ser excepcionales, es preciso que identifiques con
claridad cundo y en qu circunstancias procede su
aplicacin.
3.5.1.1. Cundo procede la Licitacin Abierta?
Cuando el precio estimado del contrato a adjudicar es igual o
superior a los USD 70,000, debes iniciar un procedimiento de
Licitacin Abierta, con este procedimiento se pretende
proporcionar a todos los interesados informacin adecuada y
oportuna sobre los requisitos de la SGCA para adquirir obras,
bienes o servicios, promoviendo la ms amplia y abierta
competencia, sin restricciones.
Despus que determinas el valor estimado de la contratacin,
tienes que identificar cul es el mtodo que emplears para
solicitar las ofertas en una Licitacin Abierta, para ello debes
saber:

Publicidad

Lapso de publicacin

19

Convocatoria Pblica
a Licitar
A disposicin de todos
los interesados en el
sitio Web de la SGCA,
puede ser anunciado en
otros sitios Web, radio o
prensa.
Mnimo
30
das
continuos, contados a
partir del da siguiente a
su publicacin.

Solicitud de
Propuestas
A disposicin de todos
los interesados en el
sitio Web de la SGCA,
puede ser anunciado en
otros sitios Web, radio o
prensa.
Mnimo
30
das
continuos, contados a
partir del da siguiente
de su publicacin.

Contenido

Descripcin
de
los
requisitos de manera
cualitativa
y
cuantitativa.

Anexos

Instrucciones para la
presentacin de ofertas
Obras, Bienes y
Servicios
Siempre
que
se
garantice la distribucin
igualitaria, en trminos
de
su
contenido
y
oportunidad de entrega.

Tipo de adquisicin
Divulgacin
electrnica (optativo)

No se pueden definir ni
cualitativa
ni
cuantitativamente
los
requisitos. Los productos
requeridos se pueden
alcanzar
en
una
variedad de maneras.
Hay libertad para ofrecer
soluciones al problema
que se pretende resolver
con la contratacin.
Instrucciones para la
presentacin de ofertas
Obras y Servicios
Siempre
que
se
garantice la distribucin
igualitaria, en trminos
de
su
contenido
y
oportunidad de entrega.

a) Convocatoria Pblica a Licitar: Es un anuncio en el que se

describen las especificaciones estndar donde los requisitos
se pueden expresar de manera cualitativa y cuantitativa, se
utiliza para la adquisicin de obras, bienes o servicios, en este
caso se definen los requisitos en trminos de requisitos
mnimos.
b) Solicitud de Propuestas: La Solicitud de Propuestas se
utiliza para la adquisicin de obras o servicios, cuando no se
pueden definir ni cualitativa ni cuantitativamente en los
trminos de referencia, por ejemplo, servicios de consultora
donde los requisitos exigidos se pueden alcanzar de diferentes
maneras o existen diferentes soluciones para un mismo
problema.
Para informacin adicional sobre Convocatoria Pblica a Licitar
y Solicitud de Propuestas utiliza el formato A9 y A10,
respectivamente.
3.5.1.2. Cundo procede la Licitacin Cerrada?
Este procedimiento de adquisicin slo procede en tres (3)
supuestos:
20

 Supuesto 1: Cuando el precio estimado del contrato es

menor de USD 70,000.
Supuesto 2: Cuando la oferta o la disponibilidad de las
obras, bienes o servicios que deseas adquirir es limitada,
condicin que ya has determinado luego de la
investigacin de mercados, en este supuesto no importa
el monto de la contratacin.
Supuesto 3: Cuando solicitas expresiones de inters,
caso en el cual la adquisicin se realiza mediante el
procedimiento
de
Licitacin
Cerrada,
independientemente
del
valor
estimado
de
la
contratacin.
En los tres casos anteriores, los mtodos de solicitud de
ofertas son la Carta de Invitacin o la Solicitud de Propuestas,
donde slo participarn los oferentes preseleccionados
incluidos en una lista corta.
Adicionalmente, debes saber que cuando el precio estimado
del contrato es igual o menor a USD 2,500, el procedimiento
es el siguiente:
Inicia un procedimiento de Licitacin Cerrada.
Solicita cotizaciones mediante Invitacin a Cotizar.
No se convoca al Comit de Contratacin, ya que t
sers el responsable de la evaluacin de las ofertas.
Solicita como mnimo tres (3) cotizaciones a diferentes
proveedores o vendedores a fin de obtener precios
competitivos.
El criterio de adjudicacin ser el precio ms bajo entre
las cotizaciones tcnicamente aceptables.
Una vez que determinas el valor estimado de la contratacin,
o la concurrencia de alguno de los supuestos de excepcin,
tienes que identificar cul es el mtodo que emplears para

21

solicitar las ofertas en el procedimiento de Licitacin Cerrada,

para ello debes saber:

Publicidad

Lapso de
recepcin de
ofertas

Contenido

Anexos

Tipo de
adquisicin
Divulgacin
electrnica

22

Carta de
Invitacin
Se
entregar
solamente a los
oferentes
preseleccionados
en la lista corta y
podr
ser
distribuida
por
cualquier
medio
seguro e idneo
que
deje
constancia de su
recepcin.
Mximo 20 das
hbiles, mnimo 07
das
hbiles
contados a partir
del da siguiente
del recibo de la
Carta.
Descripcin de los
requisitos
de
manera cualitativa
y cuantitativa.

Solicitud de
Propuestas
Se
entregar
solamente a los
oferentes
preseleccionados
en la lista corta y
podr
ser
distribuida
por
cualquier medio
seguro e idneo
que
deje
constancia de su
recepcin.
Mnimo 15 das
hbiles, contado
a partir del da
del recibo de la
Solicitud.

Invitacin a
Cotizar
Se envan las
invitaciones a
tres
(3)
oferentes
preseleccionad
os puede ser de
forma
verbal,
por
telfono,
por fax, por
escrito, o por
correo
electrnico.
Mximo 07 das
hbiles, mnimo
03 das hbiles
contados
a
partir del da
siguiente
del
recibo de la
Invitacin.
Descripcin de
los
requisitos
de
manera
clara y precisa,
sealando las
condiciones
y
forma de pago,
la
cantidad
requerida,
el
lapso y lugar de
entrega.

No se pueden
definir de manera
cualitativa
y
cuantitativa
los
requisitos.
Los
productos
requeridos
se
pueden alcanzar
en una variedad
de maneras. Hay
libertad
para
ofrecer soluciones
al problema que
se
pretende
solucionar con la
contratacin.
Instrucciones para Instrucciones
Slo
la
la presentacin de para
la invitacin.
ofertas.
presentacin de
ofertas.
Obras, Bienes y Obras y Servicios. Obras, Bienes y
Servicios.
Servicios.
Se debe evitar la Se debe evitar la Siempre que se
divulgacin de las divulgacin de las garantice
la

(optativo)

listas cortas entre

los competidores,
por lo que se
enviarn los datos
de forma individual
a cada uno de
ellos.

listas cortas entre

los competidores,
por lo que se
enviarn
los
datos de forma
individual a cada
uno de ellos.

distribucin
igualitaria, en
trminos de su
contenido
y
oportunidad de
entrega.

a) Carta de Invitacin: Como su nombre lo seala es una

invitacin dirigida a cada uno de los participantes
previamente seleccionados en una lista corta donde se
describen las especificaciones estndar de lo que se requiere
de manera cualitativa y cuantitativa, se utiliza para la
adquisicin de obras, bienes o servicios, en este caso se
definen los requisitos en trminos de requisitos mnimos.
b) Solicitud de Propuestas: La Solicitud de Propuestas se
utiliza para la adquisicin de obras o servicios, cuando no se
pueden definir ni cualitativa ni cuantitativamente en los
trminos de referencia, por ejemplo, servicios de consultora
donde los requisitos exigidos se pueden alcanzar de diferentes
maneras o existen diferentes soluciones para un mismo
problema.
c) Invitacin a Cotizar: Es un mtodo de solicitar ofertas que
se utiliza cuando el precio del contrato es igual o menor a USD
2,500. La idea es que se adjudiquen los contratos a la
cotizacin de precio ms bajo considerando las ofertas
tcnicamente aceptables.
Con este mtodo puedes solicitar las cotizaciones de forma
oral o escrita no hay formalidades en cuanto a este mtodo de
solicitud de ofertas lo importante es que comuniques con
claridad a los vendedores los requisitos y las condiciones
bsicas de cotizacin.
No obstante lo anterior, las cotizaciones sern recibidas de
forma escrita para tener constancia del precio ofrecido en el
archivo correspondiente, de igual manera, es importante que
justifiques en forma escrita la seleccin del proveedor.

23

Ahora bien, si has proyectado que el requerimiento pueda

aumentar su valor acumulativo a futuro, por el mismo
propsito y con el mismo proveedor, debes considerar otros
mtodos de solicitud de ofertas.
Para informacin adicional sobre Carta de Invitacin, Solicitud
de Propuestas e Invitacin a Cotizar utiliza los formatos A10,
A11 y A12, respectivamente.
3.5.1.3. Cundo procede la Adjudicacin Directa?
Este procedimiento de adquisicin es una excepcin a la
competencia, en l podrs realizar negociaciones con el nico
oferente, pero slo en los siguientes casos:
Supuestos
Cuando
existan
situaciones
de
emergencia o de fuerza mayor que
puedan afectar la ejecucin oportuna
de una accin, proyecto, programa o
el funcionamiento de la institucin.

Justificacin
Esta excepcin est ntimamente
vinculada al factor tiempo. Requiere
una justificacin de cmo la compra
con otro procedimiento de adquisicin
conducir a una demora que puede
producir un impacto adverso sobre el
cronograma preestablecido. Tambin
se justifica por la ocurrencia de un
hecho que escapa del control de la
SGCA.

Cuando se ejecuten tareas que

constituyan una continuacin natural
de labores o trabajos realizados
anteriormente por personas naturales
o jurdicas, pblicas o privadas.

Esta excepcin se justifica cuando el

contrato
original
deba
seguirse
ejecutando, continuacin que a su vez
debe estar motivada. En estos casos,
la prrroga del contrato es negociable,
y no podr superar ni el lapso ni el
precio del contrato original.
Esta excepcin se justifica por una
modificacin en el alcance del
contrato original, la cual a su vez debe
ser razonada, ya que implicar un
aumento en los costos previamente
estimados. En estos casos, la prrroga
del contrato es negociable, y no podr
superar ni el lapso ni el precio del
contrato original.
Esta excepcin se justifica explicando
porqu este individuo o entidad en
particular es la ms idnea y satisface

Cuando se ejecuten tareas que no

estaban contempladas en el contrato
original, pero debido a circunstancias
imprevistas
se
convierten
en
necesarias para la ejecucin del
contrato.

Cuando una persona natural o

jurdica, pblica o privada es la nica
capacitada para ejecutar el contrato.

24

Cuando la existencia previa de un

contrato implica la adquisicin de
bienes o servicios complementarios
de una fuente nica de suministro.

Cuando se requiera la contratacin de

servicios
bsicos
indispensables,
siempre que no exista la posibilidad
de contratar con ms de un oferente.

la necesidad subyacente dentro de

cualquier alternativa posible.
Esta excepcin se justifica explicando
porqu otra fuente no tiene la
capacidad de cubrir la necesidad
especfica de la SGCA, lo cual puede
estar motivado por restricciones de
carcter legal (derechos de autor o
patentes) o en razn de que slo
existe un proveedor con derechos
exclusivos sobre la obra o el bien, y no
hay sustituto ni alternativas.
Esta excepcin se justifica sealando
la existencia de un monopolio, o
precios y tarifas reguladas por la
legislacin
que
impiden
la
competencia entre oferentes.

El mtodo para solicitar oferta nica en un procedimiento de

adjudicacin directa es la Carta de Invitacin que como su
nombre lo seala es una invitacin dirigida al nico
participante donde se describen las especificaciones estndar
de lo que se requiere de manera cualitativa y cuantitativa,
sealando los requisitos mnimos.
Para informacin adicional sobre Carta de Invitacin utiliza el
formato A11.
No olvides que,
Est prohibido fraccionar o dividir una adquisicin en varios
contratos con la intencin de evadir los umbrales monetarios,
evitar la competencia y omitir las normas, principios,
procedimientos o requisitos establecidos en el Reglamento.

3.5.1.4. Cundo se entiende fraccionada una adquisicin?

El fraccionamiento ocurre cuando ya conoces de antemano la
cantidad de un bien o de un servicio que requieres, entonces
decides realizar mltiples compras a un mismo proveedor
evadiendo intencionalmente los umbrales monetarios
sealados en el Reglamento, impidiendo la competencia y
perjudicando las buenas prcticas de la SGCA; por ejemplo,
una compra repetitiva por un valor de USD 2,500 del mismo

25

producto y al mismo proveedor, durante seis meses continuos

o no de un ejercicio presupuestario, cuando ya sabes de
antemano que el valor total real de esta adquisicin es de
USD 15,000.
El mismo ejemplo aplica cuando realizas una compra a un
mismo proveedor que finalmente ser por ms de USD 2,500,
pero la fraccionas en mltiples contratos con el propsito de
evadir los lmites o umbrales monetarios y evitar la
competencia.
Sin embargo, no se considera fraccionamiento cuando se
adjudica un contrato por etapas, tramos, paquetes o lotes, en
funcin a la naturaleza del objeto de la contratacin, si ests
considerando esta posibilidad lo debes advertir de antemano
en las Instrucciones para la presentacin de ofertas.
3.6. Autorizacin del Inicio del Procedimiento.
Quien elabora la Autorizacin del Inicio del Procedimiento es
el responsable de definir el procedimiento de adquisicin que
ser empleado y de elaborar los Trminos de Referencia o
Especificaciones Tcnicas.
La Autorizacin del Inicio del Procedimiento contiene los
requerimientos para la compra de un producto o servicio en
particular, en ella vas a incluir una justificacin de porqu vas
a llevar a cabo un procedimiento de adquisicin para ese
producto o servicio especfico, describes brevemente los
bienes, los trabajos o los servicios que necesitas adquirir,
indicas la cantidad, la fecha de inicio de la entrega o
prestacin y la fecha de finalizacin, sealas el lugar en el que
se cumplir el contrato, el precio estimado y te aseguras de la
existencia de previsin presupuestaria para garantizar el pago
de las obligaciones que asumir la SGCA mediante el contrato.
Aqu debes postular a las personas que desempearn
funciones evaluadoras en el seno del Comit de Contratacin.
Este Comit estar integrado al menos por tres (3) miembros
(pueden ser ms pero siempre en nmeros impares) quienes
26

debern poseer los conocimientos tcnicos necesarios para

pronunciarse sobre la evaluacin de las ofertas.
El Secretario del Comit siempre ser un representante de la
Unidad de Compras y Contrataciones y no desempea labores
evaluadoras sino de apoyo administrativo.
En un lapso de tres (3) das hbiles deberas tener respuesta a
tu solicitud.
Para informacin adicional sobre la Autorizacin de Inicio del
Procedimiento utiliza el formato A4.
3.7. Comit de Contratacin.
A los tres (3) das hbiles siguientes a la emisin de la
Autorizacin del Inicio del Procedimiento 13, la Unidad de
Compras y Contrataciones ser la responsable de constituir
los Comits de Contratacin.
Antes de que el Comit de Contratacin se rena todos sus
integrantes estn obligados a suscribir la Declaracin Jurada
de Imparcialidad y Confidencialidad utilizando el formato A5.
3.7.1. Cuando NO se constituye el Comit de Contratacin?
En las licitaciones cerradas cuando el monto de la contratacin
es menor o igual a USD 2,500, caso en el cual el rea
responsable de la adquisicin evaluar como mnimo tres (3)
cotizaciones.

3.8. Lista Corta.

Cuando se ha autorizado el inicio de un procedimiento de
Licitacin Cerrada, se debe elaborar una lista corta utilizando
la lista de proveedores o potenciales oferentes identificados
en la investigacin de mercados, el objetivo es asegurar una
competencia costo-efectiva con competidores elegibles o
habilitados para participar en el procedimiento de que se
trate.

27

Se recomienda que cada vez que se adquiera de manera

regular un determinado bien o servicio, la lista corta se
actualice cada vez que se elabore, a fin de considerar nuevos
potenciales oferentes para mejorar la calidad de lo adquirido y
permitir una mayor participacin en los procedimientos de
adquisicin.
Reglas bsicas:
Solamente incluirs en la lista a aquellos potenciales
contratistas que cumplan con los requisitos que los
habilite a participar en el procedimiento de adquisicin
de que se trate.
La lista corta no est limitada a las expresiones de
inters recibidas, ya que stas, son slo una de varias
herramientas
de
identificacin
de
potenciales
contratistas o proveedores.
Para adquisiciones USD 20,000 mnimo 3 competidores
conforman la lista.
Para adquisiciones > USD 20,000 mnimo 5 competidores
conforman la lista.
Recuerda,
No podrn ser incluidos en ninguna lista corta quienes estn
registrados en el Sistema de Alerta de la Secretara General de
la Comunidad Andina

Para informacin adicional sobre elaboracin de listas cortas

utiliza el formato A7.
3.9. Instrucciones para la presentacin de ofertas.
Siempre debes utilizar los formatos y plantillas estndar, no se
pueden hacer cambios ni modificaciones a los documentos

28

estndar sin la aprobacin previa dada por escrito del Servicio

Jurdico.
Las Instrucciones para la presentacin de ofertas deben incluir
toda la informacin relevante con respecto al procedimiento
de adquisicin de que se trate y las condiciones de la
contratacin, ya que ningn requisito adicional podr ser
incluido despus de que se d por concluido el proceso de
recepcin de ofertas.
Hay que ser muy cuidadoso en la preparacin de las
Instrucciones para la presentacin de ofertas indicando los
documentos necesarios para la elaboracin de una oferta
completa por parte de los potenciales participantes, es decir,
se debe proporcionar la informacin detallada para que las
ofertas recibidas estn conformes con todos los trminos,
condiciones y especificaciones indicados en las Instrucciones.
Las Instrucciones
comprenden:

para

la

presentacin

de

ofertas

Los Trminos de Referencia o Especificaciones Tcnicas.

Los formatos para la presentacin de ofertas, incluyendo
el formato de garantas exigidas, formulario de
informacin bsica, formato de declaracin jurada, entre
otros.
Las Condiciones Generales de Contratacin (puedes
colocar una referencia al sitio Web de la SGCA donde se
acceda a estas condiciones contractuales).
Los criterios de evaluacin.
Un modelo de las Condiciones Particulares de
Contratacin, indicando si el contrato que ser
adjudicado es de precio fijo, de costos reembolsables o a
precio unitario.
Lapsos a considerar:

29

 Para recibir consultas y solicitudes de aclaracin mximo

siete (7) das continuos y mnimo tres (3) das continuos
contados desde la publicacin de las Instrucciones.
Para dar respuesta a las consultas y solicitudes de
aclaracin mximo cinco (5) das hbiles.
Se solicitar a los oferentes que mantengan la validez de
sus ofertas mnimo sesenta (60) das continuos y
mximo noventa (90) das continuos.
Ten presente la importancia de la coherencia que debe existir
entre los criterios de evaluacin especificados en las
instrucciones para la presentacin de ofertas, y el mtodo de
evaluacin que utilizars para seleccionar a un proveedor o
contratista; por lo tanto, es crucial incluir los criterios
apropiados para asegurarse que el procedimiento de
adquisicin sea exitoso.
3.9.1. Qu son los criterios de evaluacin?
Son las unidades de medida que nos permiten evaluar y con
ello adjudicar, las ofertas enviadas por los proveedores o
contratistas.
Estos criterios se establecen considerando la naturaleza de los
bienes o servicios a adquirir, la idoneidad y calificacin de los
oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para
la adjudicacin.
Los criterios de evaluacin determinan los elementos que
servirn de gua para evaluar las ofertas, compararlas y
adjudicar el contrato a la mejor oferta.
Ejemplos de criterios de evaluacin:
Experiencia (aos de la empresa, experiencia en la
regin, experiencia profesional, experiencia en reas
similares)
30

 Caractersticas tcnicas (potencia, consumo de energa,

medidas, color, capacidad disponible, equipo requerido
para emprender la tarea)
Calidad (tipo de materiales, certificaciones, ttulos)
Disponibilidad de servicio tcnico (horarios, cantidad de
agentes en el pas)
Costo de mantenimiento (costos del ciclo de vida del
producto, costo operacional)
Tiempo de entrega (Distancia, tiempo de respuesta)
Recuerda,
El precio no es el nico criterio de evaluacin.

Ejemplo de tablas de evaluacin:

TABLA 1
Criterios
Experiencia profesional en la materia
objeto de contratacin.
Porcentaje de profesionales titulados
o certificados.
Precio.

Ponderacin
30%
30%
40%

TABLA 2
Evaluacin Tcnica
Criterio 1 Experiencia profesional en la materia objeto de
contratacin 30%
Categoras
De 01 a 03 aos
De 03 a 06 aos
De 06 a 09 aos
Ms de 09 aos

Puntos
35
50
70
100

Criterio 2 Porcentaje de profesionales titulados o certificados

30%
Categoras
De 0 a 19 %
De 20 a 49 %
De 50 a 79 %

31

Puntos
10
40
80

De 80 a 100 %

100

Evaluacin Econmica
Criterio 1 Precio 40%
Precio
Precio mnimo ofertado
Segundo precio mnimo ofertado
Resto de precios mnimos ofertados

Puntos
100
80
20

Para informacin adicional sobre las Instrucciones para la

presentacin de ofertas utiliza el formato A8.
3.10. Publicidad de las Instrucciones para la presentacin de
ofertas.
Antes de divulgar las Instrucciones, el Comit de Contratacin
debe verificar la adecuacin de su contenido con la
Autorizacin que dio inicio al procedimiento de adquisicin y
los Trminos de Referencia o Especificaciones Tcnicas.
En los procedimientos de Licitacin Abierta las Instrucciones
para la presentacin de ofertas estarn a disposicin de todos
los interesados en el sitio Web de la SGCA, tambin pueden
ser anunciados en los sitios Web de otras organizaciones, en
la radio local, entidades pblicas o privadas, prensa local o
revistas especializadas, para que los interesados puedan
acceder y consultar la informacin sobre las condiciones del
procedimiento.
En los procedimientos de Licitacin Cerrada las Instrucciones
para la presentacin de ofertas se entregarn nicamente a
los oferentes incluidos en las listas cortas y sern distribuidas
por cualquier medio que sea seguro e idneo y deje
constancia de su recepcin.
En los procedimientos de Adjudicacin Directa las
Instrucciones slo sern distribuidas al nico oferente elegible
identificado.

32

Si las Instrucciones para la presentacin de ofertas son

divulgadas por cualquier medio electrnico, debes procurar
que exista un tratamiento igualitario a todos los competidores
y que la informacin sea recibida por todos al mismo tiempo;
no obstante, en los procedimientos de Licitacin Cerrada
debes asegurarte que los datos personales de los oferentes
preseleccionados incluidos en la lista corta no sea divulgado a
los dems competidores.
3.11. Modificaciones, aclaraciones, correcciones de errores o
informacin adicional en las Instrucciones para la
presentacin de ofertas.
Las modificaciones son posibles siempre y cuando sucedan
antes de que venza el lapso para la presentacin de ofertas,
de manera que todos los participantes tengan suficiente
tiempo para incluir los cambios correspondientes a sus
ofertas.
Licitacin Abierta
Las
modificaciones
aclaraciones, correcciones
de
errores
o
informaciones adicionales
se colocan en el sitio Web
de la SGCA.

Licitacin Cerrada
Las
modificaciones
aclaraciones,
correcciones
de
errores
o
informaciones
adicionales
se
notificarn a cada uno
de los oferentes por
igual.

Adjudicacin Directa
Las
modificaciones
aclaraciones, correcciones
de errores o informaciones
adicionales se notificarn
al nico oferente.
Para mayor informacin
utiliza el formato A13.

Para
mayor
informacin utiliza el
formato A13.

Si la modificacin implica un cambio sustantivo del contenido

de las Instrucciones, esto dar lugar a la nulidad del
procedimiento14.
3.12. Recepcin de ofertas.

33

El Secretario del Comit de Contratacin

cronolgicamente las ofertas recibidas, las
custodiar y registrar conforme al formato A14.

ordenar
revisar,

Las ofertas rechazadas en esta etapa de recepcin no sern

abiertas.
Las modificaciones realizadas por los oferentes a sus ofertas
despus de vencido el lapso para la presentacin de ofertas
sern rechazadas.
3.13. Apertura de ofertas.
Para la apertura de las ofertas deben estar reunidos todos los
miembros del Comit de Contratacin a fin de verificar que
todas las formalidades indicadas en las Instrucciones para la
presentacin de ofertas sean cumplidas, esto se refiere a:
Que los oferentes sean elegibles, es decir, que no estn
impedidos de participar, revisa el artculo 10 del
Reglamento para mayor informacin.
Que los oferentes no estn incluidos en el Sistema de
Alerta.
Que la oferta sea presentada de forma correcta, por
ejemplo, si solicitas las ofertas tcnica y econmica
separadas, pero las recibes juntas la oferta ha sido
presentada de forma incorrecta.
Que la oferta contenga toda la informacin requerida en
las Instrucciones para la presentacin de ofertas.
Si la oferta presenta errores materiales, se entendern
subsanados de la siguiente manera:
Si la oferta presenta errores en la suma del precio total,
prevalecern los precios unitarios cuando existan errores
de suma;
Si la oferta presenta errores de tipeo que generen
discrepancias entre las cantidades expresadas en
nmeros y en palabras, prevalecern las palabras, y;
34

 La ausencia u omisin de la firma del representante legal

en el documento contentivo de la oferta, se asumir que
es un error involuntario cuando el representante legal
aparece firmando otro documento adjunto, o una carta
de envo.
Las ofertas rechazadas en esta etapa no sern consideradas
para una evaluacin ms detallada.
Para informacin adicional sobre apertura de ofertas consulta
el formato A15.
3.14. Proceso de evaluacin.
La evaluacin es el proceso de valoracin y comparacin de
ofertas de acuerdo con la metodologa indicada en las
Instrucciones para la presentacin de ofertas para establecer
qu oferta satisface mejor tales criterios.
El procedimiento de adquisicin no ser exitoso si la
evaluacin no es objetiva y justa, es por ello que la evaluacin
es un paso fundamental ya que produce una recomendacin
que pudiera conducir a la adjudicacin de un contrato.
Las metodologas de evaluacin dependiendo del mtodo de
solicitud de ofertas son:
Convocatoria
Pblica a Licitar
Evaluacin
por
mritos
o
en
funcin
de
la
oferta tcnica.
Solamente
las
ofertas
que
alcanzan
o
exceden
los
requisitos
establecidos
en
los trminos de
referencia o en
las
especificaciones

35

Solicitud de
Carta de
Propuestas
Invitacin
Ponderacin
de Evaluacin
por
ofertas.
mritos
o
en
funcin
de
la
oferta tcnica.
Este mtodo se Las ofertas que
utiliza
no cumplen con
tpicamente
todos
los
cuando
la requisitos
importancia
exigidos
se
relativa de cada rechazan.
criterio
de Solamente
las
evaluacin
ofertas
que
necesita
ser alcanzan
o
ponderada. Este exceden
los

Invitacin a
Cotizar
Oferta de precio
ms
bajo,
tcnicamente
aceptable.
El precio es el
criterio primordial
en base al cual se
adjudica
el
contrato;
sin
embargo,
las
ventajas tcnicas
ofrecidas por una
cotizacin pueden
justificar
la

tcnicas
son
consideradas
satisfactorias.
Cuando
los
requisitos
son
complejos
se
puede establecer
un sistema de
puntajes
en
donde las ofertas
que no superan el
puntaje
mnimo
requerido no se
consideran
satisfactorias, en
este ltimo caso
las
ofertas
se
solicitan
por
separado.

36

mtodo requiere
de un sistema de
doble
sobre
donde
las
propuestas
tcnica
y
financiera
se
evalan
por
separado.
La
evaluacin de las
ofertas
tcnicas
se realiza antes
de la apertura de
las
ofertas
financieras.
Los
puntos
totales
asignados a la
oferta tcnica son
por lo general
ms altos a los
puntos asignados
a la propuesta
financiera,
lo
tpico es que la
puntuacin
mnima para la
evaluacin
tcnica sea de 60
puntos. La oferta
financiera se abre
solamente
cuando la oferta
tcnica se ubica
por encima del
puntaje
mnimo
que se seale. El
nmero mximo
de
puntos
se
asigna a la oferta
financiera
de
precio ms bajo.
El resto de las
ofertas
financieras
reciben puntos en
la
proporcin
inversa segn la
frmula siguiente:
X= Y * u/z
Donde:

requisitos
establecidos
en
los trminos de
referencia o en
las
especificaciones
tcnicas
son
consideradas
satisfactorias;
luego
se
selecciona
la
oferta
de
precio/costo ms
bajo
entre
las
satisfactorias.
Cuando
los
requisitos
son
complejos
se
puede establecer
un sistema de
puntajes
en
donde las ofertas
que no superan el
puntaje
mnimo
requerido no se
consideran
satisfactorias, en
este ltimo caso
las
ofertas
se
solicitan
por
separado.

seleccin de una
oferta distinta a la
de precio ms
bajo. Adems esta
modalidad
te
permite aceptar la
oferta
lo
ms
tcnicamente
aceptable en caso
de que ninguna
cotizacin
satisfaga
completamente
los
requisitos
exigidos.

X=
puntaje
asignado
a
la
oferta financiera
que
ests
evaluando.
Y=
puntaje
mximo asignado.
U= precio de la
oferta
con
el
precio ms bajo.
Z= Precio de la
oferta tcnica que
ests evaluando.
La
oferta
que
obtenga
el
puntaje total ms
alto despus de
combinar
los
puntajes tcnico y
financiero es la
oferta ganadora.

Cuando las Instrucciones para la presentacin de ofertas lo

sealen expresamente se podrn convocar entrevistas con el
propsito de constatar la experiencia o cualidades sealadas
por los oferentes en sus ofertas tcnicas.
Slo podrn ser convocados a una entrevista los oferentes
que hayan obtenido el puntaje mnimo requerido.
La informacin obtenida en las entrevistas es de carcter
confidencial.
Las entrevistas podrn llevarse a cabo en persona, por
telfono o por otros medios no presenciales.
Para informacin adicional sobre entrevistas consulta el
formato A15.
3.15. Evaluacin de Oferta nica.
En los procedimientos de Adjudicacin Directa una vez
completada la evaluacin general, se pueden conducir
negociaciones con el oferente nico, para asegurar precios
37

justos y razonables, aclarar cualquier ambigedad, corregir

errores materiales y buscar mejoras en la oferta.
En estas reuniones de negociacin se le informa al oferente
que un aumento en los precios ofrecidos no ser aceptado,
pero se aceptan mejoras en la oferta tcnica.
3.16. Verificacin de antecedentes.
Antes
de
la
adjudicacin,
se
deben
comprobar
cuidadosamente los antecedentes del adjudicatario para
asegurarse que est calificado para cumplir con el contrato,
es decir, contrastar la realidad con los documentos que haya
consignado, por ejemplo pedir la presentacin de documentos
originales para confrontarlos con las copias.
Si luego de la verificacin, compruebas que el estatus legal y
financiero del oferente no est acorde a los requerimientos de
la SGCA, se descalificar y se adjudicar el contrato al
siguiente mejor oferente.
Recuerda,
Los contratos deben adjudicarse antes de la fecha de
vencimiento de la validez de la oferta seleccionada, de no ser
posible se solicitar una prrroga de la misma.

3.17. Informe de Evaluacin.

El Informe de Evaluacin contiene las recomendaciones del
Comit de Contratacin, las cuales pueden ser:

Supuestos

38

Procedimiento
desierto
1. Cuando ninguna
oferta haya sido
presentada.
2. Cuando todas las
ofertas
resulten
rechazadas o los
oferentes
sean
descalificados
de

Nulidad del
Procedimiento
1. Cuando se hayan
efectuado cambios
sustantivos a las
Instrucciones para
la presentacin de
ofertas.

Adjudicacin
1. Luego de la
evaluacin
y
verificacin
de
antecedentes, se
obtiene una oferta
ganadora
conforme
a
la
metodologa

Cmo
declara?
Efectos

acuerdo
a
lo
contemplado en las
Instrucciones para
la presentacin de
ofertas.
se Disposicin
Administrativa
Se puede iniciar un
nuevo
procedimiento,
siempre y cuando
sea ms idneo
que el anterior.

preestablecida.

Disposicin
Administrativa
Se entiende como
si no se hubiera
realizado ninguna
actuacin,
el
procedimiento
de
que
se
trate
desaparece
del
mundo
jurdico.
Comprende
la
posibilidad
de
iniciar un nuevo
procedimiento.

Disposicin
Administrativa
La suscripcin de
un contrato. La
Unidad
de
Compras
y
Contrataciones es
responsable
de
publicar en el sitio
Web de la SGCA
una
breve
descripcin de las
adjudicaciones
cuyo
valor
sea
igual o superior a
los USD 25,000.

Para informacin adicional sobre el Informe de Evaluacin y la

Disposicin Administrativa utiliza los formatos A15 y A28.
El Informe de Evaluacin se remite junto a la Disposicin
Administrativa a quien le corresponda tomar la decisin final.
Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes de firmada la
Disposicin Administrativa puedes notificar al adjudicatario de
la decisin de la SGCA.
A los oferentes no seleccionados los notificas dentro de los
siete (7) das siguientes contados desde la fecha en que
conste la notificacin al adjudicatario.
Recuerda,
Los resultados del Informe de Evaluacin SLO pueden ser
revelados despus de la firma de la Disposicin Administrativa

3.18. Nulidad del procedimiento.

39

Si bien es cierto que antes de la adjudicacin el Comit puede

acordar la nulidad del procedimiento en virtud de que se
hayan efectuado cambios sustantivos a las Instrucciones para
la presentacin de ofertas, es decir, que la variacin sea de tal
naturaleza que el procedimiento se ha desvirtuado por una
modificacin en sus requisitos, condiciones o criterios de
evaluacin; no es menos cierto que, la nulidad del
procedimiento se puede declarar tambin despus de la
adjudicacin, por la comprobacin de irregularidades en el
procedimiento tales como fraude, corrupcin o actividades no
ticas o ilegales.
Supuestos
Cmo
declara?
Efectos

Nulidad del Procedimiento

1. Si se comprueban irregularidades en el procedimiento,
fraude, corrupcin o actividades no ticas o ilegales.
se Disposicin Administrativa
Se entiende como si no se hubiera realizado ninguna
actuacin, el procedimiento de que se trate desaparece del
mundo jurdico. Sin embargo, existe la posibilidad de iniciar
un nuevo procedimiento.

3.19. Abandono de la adjudicacin.

Despus de la adjudicacin, puede suceder lo siguiente:
Supuestos

Cmo
declara?
Efectos

Abandono de la adjudicacin
1. Que los oferentes seleccionados se nieguen a firmar el
contrato.
2. Que los oferentes seleccionados no mantengan sus
ofertas.
se Disposicin Administrativa
Se acuerda la anulacin de la Disposicin Administrativa de
adjudicacin, se produce una nueva adjudicacin a favor
del siguiente mejor oferente que figure en el Informe de
Evaluacin, si lo hubiere. En caso contrario, se declara
desierto el procedimiento y se podr iniciar uno nuevo.

4. FASE CONTRACTUAL.
4.1. Qu es un contrato?

40

Es el instrumento jurdico que delimita las responsabilidades

de la SGCA, del contratista o del proveedor; regula las
condiciones de la ejecucin de una obra, del suministro de
bienes, de la prestacin de un servicio, e incluye las
Condiciones Generales de Contratacin15, las Condiciones
Particulares de Contratacin y cualquier anexo 16 mencionado
en las Condiciones Particulares de Contratacin.
Para informacin adicional sobre Condiciones Generales de
Contratacin y Condiciones Particulares de Contratacin
(segn el tipo de contrato) utiliza los formatos A20 y A21.
4.2. Cundo se elabora un contrato?
Todas las adquisiciones de la SGCA se formalizarn mediante
un contrato escrito con arreglo a los formatos estndar.
Ahora bien, en aquellos casos que el contrato sea por un valor
igual o inferior a los USD 2,500, o cuando el trabajo objeto de
la contratacin se ejecute con una sola prestacin y se cumpla
con una sola entrega debes utilizar el formato estndar de
una orden de compra17.
Todos los contratos se firman por duplicado, un original para el
proveedor o contratista y otro para el expediente de la SGCA.
No obstante, lo anterior, los contratos adjudicados en el marco
del cumplimiento de convenios de cooperacin, acuerdos u
otro instrumento anlogo o de similar finalidad se elaborarn
por triplicado, en donde uno de los originales se remitir al
ente cooperante.
4.3. Quines firman el contrato?
Por la SGCA le corresponde al Secretario General o a la
persona que ste designe o delegue.
En el caso del proveedor o contratista el contrato se firma as:

41

La persona natural que resulte adjudicataria,

presentacin de su documento de identidad.

con

la

Las personas jurdicas, los apoderados o representantes que

demuestren tener la suficiente capacidad o autoridad legal
para obligar a su representado.
4.4. Modificaciones al contrato.
Los contratos podrn ser modificados slo cuando las
Condiciones Particulares de Contratacin as lo establezcan
expresamente, en todo caso, cualquier modificacin o adicin
al contrato debe responder a motivos justificados y sern
consultados previamente con el Servicio Jurdico.
Para que las modificaciones se consideren vlidas deben
constar por escrito en un apndice.
Si la modificacin del contrato conduce a su prrroga, se
entiende que estas llevando a cabo un procedimiento de
adjudicacin directa negociado.
Recuerda,
Las modificaciones al contrato no surtirn efectos retroactivos.
Por lo tanto, no se podrn modificar de manera sustancial los
Trminos de Referencia o las Especificaciones Tcnicas vigentes
a la fecha de la modificacin.

4.5. Tipos de
Contratacin).

contratos

(Condiciones

Particulares

de

La SGCA utiliza los siguientes formatos estndar de contratos:

Orden de
Compra

Supuestos

42

Cuando
adquieres

De precio
fijo o de
suma global

Cuando
determinas

De
A precios
honorarios
unitarios o
fijos o de
por tiempo y
costos
materiales
reembolsable
s
Cuando
el Cuando
los
contratista
o trabajos
o

bienes
o
servicios por
un valor igual
o inferior a
USD 2,500 o
cuando
el
trabajo objeto
de
la
adquisicin se
ejecuta
en
una
sola
prestacin y
se
cumple
con una sola
entrega
sin
importar
el
monto.

Precio

Modificaci
ones

43

proveedor
pone toda su
capacidad
administrativa
y
tcnica
y
recibe
un
reembolso para
asumir
los
costos directos.
Evita
la
tendencia
a
elevar
costos
ya
que
los
honorarios son
fijos y no son
pactados
porcentualmen
te al valor del
contrato.

labores estn
plenamente
definidos,
pero
la
cantidad
de
trabajo
requerido
para
completar el
contrato
puede variar.
La
SGCA
mantiene
el
control
del
trabajo,
aprueba
las
compras
y
vigila
todas
las fases del
proyecto.

total Precio total fijo Se reembolsan

para
la los
costos
ejecucin
de autorizados al
todo
el proveedor
o
contrato.
contratista
para
la
ejecucin
del
contrato tales
como
viajes,
viticos
o
equipos.
Se
garantiza
el
pago
de
honorarios fijos
por
trabajo
completado sin
exceder
el
precio
total
acordado. Los
honorarios no
varan
en
funcin
del
desempeo del
proveedor.
No
est Puede
haber El monto de los
contemplada
lugar
a honorarios no
esa
cambios en el cambia,
a
posibilidad,
alcance, pero menos que se
salvo que sea generalmente
modifique
el

El precio total
es
variable,
puede ser fijo
o escalonado,
depender de
las
caractersticas
y cantidad de
las labores o
trabajos
contratados.

Precio
fijo.

con precisin
la cantidad de
obra, bien o
servicio
requerido
y
defines
muy
bien
el
producto
o
servicio objeto
de
la
adquisicin.

Es flexible.

para corregir estn

alcance
del
errores
acompaados
contrato
materiales.
de
un (prrrogas).
aumento en el
precio
del
contrato
(prrrogas).

Para informacin adicional sobre tipos de contrato

(Condiciones Particulares de Contratacin) utiliza el formato
A21.
CAPTULO SEGUNDO
SUBVENCIONES
1. Qu es una subvencin?
A los efectos de este Manual, una subvencin es cualquier
recurso o fondo, en dinero o en especie, no reembolsable,
otorgado por la SGCA con el objeto de contribuir con la
ejecucin de una actividad, accin o proyecto determinado
que sea de inters para la SGCA, cuyo uso est sujeto a
control.
2. Qu principios rigen el otorgamiento de subvenciones?
2.1. Principio de Participacin:
El propsito de este principio es que las convocatorias de los
procedimientos de otorgamiento de subvencin favorezcan la
participacin de la mayor cantidad de solicitantes.
2.2. Principio de Publicidad:
Dada la naturaleza participativa y de libre concurrencia de los
procedimientos de otorgamiento de subvenciones, este
principio abarca la nocin de transparencia, lo cual conlleva el
empleo de los medios de comunicacin ms idneos que
permitan la oportuna divulgacin de las Instrucciones para la
presentacin de solicitudes de subvencin.

44

2.3. Principio de Visibilidad18:

Este principio propicia que se den a conocer las acciones,
actividades, proyectos o programas ejecutados con la
asistencia de la SGCA. Adems, el principio desarrolla una
herramienta de carcter informativo para sensibilizar a la
sociedad sobre las iniciativas, planes y proyectos
subvencionados por la SGCA.
2.4. Principio de Finalidad y Compromiso:
Este principio refuerza la obligacin que tienen todos los
beneficiarios de cumplir con el fin o el objetivo especfico por
el cual se les otorga la subvencin. Por lo tanto, est
terminantemente prohibido darle a los recursos de subvencin
un uso distinto al sealado en el contrato correspondiente. El
no cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato
dar lugar al reintegro de la subvencin por parte del
beneficiario.
2.5. Otros principios que le son aplicables19:
Trato
igualitario,
Transparencia,
Confidencialidad,
Conservacin de documentos, archivos y unidad del
expediente, Uso obligatorio de los formatos estndar,
Responsabilidad de Gestin, Fomento de la Participacin
Subregional Andina.
3. FASE PRECONTRACTUAL.
3.1. Planificacin de las subvenciones.
Planificar la subvencin para determinar sus destinatarios,
finalidad, requisitos, tipo, cuanta y documentacin requerida
depender de las polticas que sobre otorgamiento de
subvenciones aplique la SGCA tomando en consideracin las
iniciativas que sern objeto de financiamiento, definiendo
prioridades geogrficas o sectoriales para el desarrollo de

45

estrategias y acciones concretas de intervencin de acuerdo a

lo que se decida para cada ejercicio presupuestario.
La Lista de Conformidad Administrativa en el Anexo I1 del
presente Manual, puede facilitar las labores de planificacin
para el otorgamiento de subvenciones.
3.2. Seleccin del procedimiento para el otorgamiento de
subvenciones.
Para determinar la modalidad de otorgamiento de
subvenciones debes tomar en cuenta la naturaleza, el
carcter tcnico y los objetivos de la actividad, accin o
proyecto a subvencionar, el presupuesto disponible y el
volumen de solicitudes que se espera recibir.
3.2.1. Modalidades de otorgamiento.
Tipos de
modalidades
Concurso
Abierto

46

Supuestos

Publicidad

1.
Cuando
el Convocatoria
interesado
Pblica
cumple con todos Subvencin.
los
requisitos
especficos
sealados en la
Instrucciones
para
la
presentacin de
solicitudes.

Caractersticas
1. Son la regla
de general.
2. Requieren la
elaboracin
de
Instrucciones para
la presentacin de
solicitudes.
3. Requieren de la
conformacin de
un
Comit
de
Evaluacin.
4. Se otorgan slo
a aquellos que
han presentado la
correspondiente
Solicitud
cumpliendo
con
los
requisitos
especficos
sealados en las
Instrucciones.
5.
Su
otorgamiento se
declara mediante
Disposicin

Otorgamiento
Directo

1. Emergencias.
No requiere
2.
Catstrofes publicacin
Naturales.
convocatoria.
3. Situaciones de
Riesgo Social.

Administrativa.
la 1. Es excepcional,
de por lo que se
debe
justificar
siempre.
2. No requiere
elaboracin
de
instrucciones.
3. No requiere
conformacin de
Comit
de
Evaluacin. 4. El
uso
de
la
subvencin
se
supervisa
mediante Comits
Ad-hoc.
5.
Su
otorgamiento se
declara mediante
Disposicin
Administrativa.

3.2.1.1. Cundo procede el Concurso Abierto?

Siempre, salvo las excepciones contempladas en el artculo
128 del Reglamento, es decir, en los casos que proceda el
Otorgamiento Directo.
3.2.1.2. Cundo procede el Otorgamiento Directo?
Solamente en casos excepcionales y comprobables de
emergencia, catstrofes naturales o situaciones de riesgo
social.
Cuando la modalidad de otorgamiento de subvenciones sea el
Otorgamiento Directo, debes justificar en la Autorizacin del
Inicio del Procedimiento los motivos de dicha decisin.
Adems, cuando la modalidad de otorgamiento de
subvenciones es el Otorgamiento Directo no se requieren
Instrucciones para la presentacin de solicitudes, ni la
publicacin de una convocatoria, ni tampoco de la
conformacin de un Comit de Evaluacin.
47

Pero siempre considera que se pueden conformar Comits Adhoc para supervisar el uso de la subvencin.
3.3. Elaboracin de las Instrucciones para la presentacin de
solicitudes.
Son las bases o condiciones que regulan los procedimientos
de Concurso Abierto se denominan Instrucciones para la
presentacin de solicitudes, las cuales contienen toda la
informacin relevante que permitir a los potenciales
solicitantes
conocer
los
requisitos
de
participacin,
condiciones de otorgamiento y criterios de evaluacin para la
adecuada presentacin de las solicitudes de subvencin.
Hay que ser muy cuidadoso en la preparacin de las
Instrucciones para la presentacin de solicitudes indicando los
documentos necesarios para la elaboracin de las solicitudes
completas por parte de los potenciales solicitantes, es decir,
se debe proporcionar la informacin detallada para que las
solicitudes recibidas estn conformes con todos los trminos,
condiciones y especificaciones indicados en las Instrucciones.
Las Instrucciones
comprenden:

para

la

presentacin

de

solicitudes

El formato para la presentacin de solicitudes,

incluyendo el formato de garantas cuando corresponda,
formulario de informacin bsica, formato de declaracin
jurada, entre otros.
Las Condiciones Generales de Contratacin (puedes
colocar una referencia al sitio Web de la SGCA donde se
acceda a estas condiciones contractuales).
Los criterios de evaluacin.
El modelo del Contrato de Subvencin.
3.3.1. Qu son los criterios de evaluacin?

48

Son las unidades de medida que nos permiten evaluar la

idoneidad de las solicitudes de subvencin y con ello
determinar la conveniencia del financiamiento.
Estos criterios se establecen considerando la naturaleza de las
acciones, actividades, proyectos o programas que sern
subvencionados, el riesgo que implica la implementacin de
esas iniciativas, la capacidad tcnica y financiera de los
solicitantes, sus socios20 y cualquier otro antecedente que sea
relevante para el otorgamiento de la subvencin.
As mismo, los criterios de evaluacin se basan en la situacin
jurdica y administrativa de los solicitantes, en las
competencias acadmicas y profesionales, en la capacidad
financiera y operativa; y en aspectos relevantes tales como
las actividades, sectores o temas a financiar y en las zonas
geogrficas cubiertas por la Convocatoria Pblica.
Tambin considera que los criterios de evaluacin se derivan
de la calidad de la solicitud, el impacto previsto, la
sostenibilidad de la accin y la relacin costo-beneficio.
Recuerda,
Los criterios de evaluacin determinan los elementos que
servirn de gua para evaluar las solicitudes.

Los criterios de evaluacin no podrn ser modificados durante

el procedimiento de otorgamiento de subvencin.
Lapsos a considerar:
Para recibir consultas, preguntas y solicitudes de
aclaracin mximo quince (15) das continuos antes de
que finalice el lapso de presentacin de solicitudes.
Para dar respuesta a las consultas, preguntas y
solicitudes de aclaracin mximo siete (7) das continuos
antes de que finalice el lapso de presentacin de
solicitudes.
49

Recuerda que,
La informacin adicional o complementaria elaborada a
consecuencia de las consultas, preguntas o solicitudes de
aclaracin se comunicarn a todos los solicitantes a travs del
sitio Web de la SGCA

Para presentacin de solicitudes mnimo treinta (30) das

continuos, contado desde el da siguiente a la fecha de
publicacin de la Convocatoria Pblica de Subvencin.
Para garantizar la calidad de las solicitudes recibidas se
recomienda considerar en la Convocatoria un lapso
razonable para su presentacin.
En las Instrucciones debe sealarse que todos los
beneficiarios tienen la obligacin de seguir las polticas y
procedimientos de la SGCA para la adquisicin de obras,
bienes o servicios, es decir, les sern aplicables las normas
contenidas en el Reglamento21.
Para informacin adicional sobre Instrucciones
presentacin de solicitudes utiliza el formato B1.

para

la

3.4. Autorizacin del Inicio del Procedimiento.

Quien elabora la Autorizacin del Inicio del Procedimiento es
el responsable de seleccionar el procedimiento para el
otorgamiento de la subvencin y cuando corresponda elabora
las Instrucciones para la presentacin de solicitudes.
La Autorizacin del Inicio del Procedimiento contiene la
verificacin de la previsin presupuestaria y la indicacin del
procedimiento a seguir.
Cuando la modalidad de otorgamiento de subvenciones sea el
Otorgamiento Directo, la debes justificar en el formato de
Autorizacin del Inicio del Procedimiento, sealando los
motivos de la decisin, identificando al beneficiario o los
beneficiarios, el monto de la subvencin, cronograma de los

50

desembolsos y los mecanismos de control que regularn el

uso del financiamiento.
Aqu debes postular a las personas que desempearn
funciones evaluadoras en el seno del Comit de Evaluacin.
Este Comit estar integrado al menos por cinco (5) miembros
(pueden ser ms pero siempre en nmeros impares) quienes
debern poseer los conocimientos tcnicos necesarios para
pronunciarse sobre la evaluacin de las solicitudes.
No olvides que,
En cada Comit debe estar representada el rea tcnica del
mbito de la actividad o accin a subvencionar, y cuando
corresponda, habr una representacin proporcional de las
regiones o pases miembros donde se implementar la
subvencin.

El Secretario del Comit siempre ser un representante de la

Unidad de Compras y Contrataciones y no desempea labores
evaluadoras sino de apoyo administrativo.
En un lapso de tres (3) das hbiles deberas tener respuesta a
tu solicitud.
Para informacin adicional sobre la Autorizacin de Inicio del
Procedimiento utiliza el formato B2.
3.5. Comit de Evaluacin.
A los tres (3) das hbiles siguientes a la emisin de la
Autorizacin del Inicio del Procedimiento 22, la Unidad de
Compras y Contrataciones ser la responsable de constituir
los Comits de Evaluacin utilizando el formato B3.
Antes de que el Comit de Evaluacin se rena todos sus
integrantes estn obligados a suscribir la Declaracin Jurada
de Imparcialidad y Confidencialidad utilizando el formato B4.
3.5.1. Cuando NO se constituye el Comit de Evaluacin?

51

En los procedimientos de Otorgamiento Directo, pero se

podrn crear Comits Ad-hoc para la supervisin de uso de la
subvencin.
3.6. Publicacin de la Convocatoria Pblica de Subvencin.
Es un anuncio en el que se indica el objeto, las condiciones de
participacin en un procedimiento de Concurso Abierto y la
finalidad de la subvencin.
La convocatoria contiene las Instrucciones para la
presentacin de solicitudes, las cuales estarn a disposicin
de todos los interesados en el sitio Web de la SGCA,
dependiendo de la complejidad y la naturaleza de la
subvencin podrs anunciar el Concurso Abierto en los sitios
Web de otras organizaciones o de entidades pblicas o
privadas; as como en diversos medios de comunicacin.
Podrs indicar en la Convocatoria Pblica a Subvencionar una
fecha y un lugar en donde se llevarn a cabo una o ms
sesiones informativas para aclarar dudas sobre el contenido
de las Instrucciones para la presentacin de solicitudes.
Para informacin adicional sobre la Convocatoria Pblica a
Subvencionar utiliza el formato B5.
3.7. Recepcin de solicitudes.
El Secretario del Comit de Contratacin ordenar
cronolgicamente las solicitudes recibidas y las registrar
conforme al formato B7.
Las solicitudes que no cumplan con los requisitos sealados
no se considerarn presentadas y puedes devolverlas sin
abrir, a solicitud del interesado.
3.8. Apertura de solicitudes.

52

Para la apertura de las solicitudes debern estar reunidos

todos los miembros del Comit de Evaluacin.
La apertura de las solicitudes tendr lugar dentro de los tres
(3) das hbiles siguientes de la fecha lmite establecida para
su recepcin.
En esta etapa preliminar se excluyen las solicitudes que no
estn conformes con los criterios formales de evaluacin
establecidos en las Instrucciones para la presentacin de
solicitudes.
Para informacin adicional sobre apertura de solicitudes
consulta el formato B8.
3.9. Proceso de evaluacin.
La evaluacin de cada una de las solicitudes o proyectos es un
proceso individual y especfico, razn por la que los tiempos
de evaluacin pueden variar entre una iniciativa a otra.
Para la evaluacin se har uso de una herramienta conocida
como Anlisis de Riesgo del Beneficiario, que tiene como
objeto revelar las caractersticas, experiencia y capacidades
del solicitante de una subvencin e identificar los posibles
riesgos de implementacin de la actividad, accin, proyecto o
programa a subvencionar.
El Anlisis de Riesgo del Beneficiario contiene tres (3)
Secciones:
Seccin I: Perfil del Solicitante, que permite determinar la
situacin legal, la capacidad de aporte de contrapartida 23
y otros aspectos del Beneficiario;
Seccin II: Evaluacin de la experiencia y capacidades
del solicitante, que permite destacar las fortalezas y
debilidades para llevar a cabo la ejecucin de la accin
actividad, proyecto o programa, y;

53

 Seccin III: Identificacin de riesgos de implementacin y

sectoriales de la accin, actividad, proyecto o programa
y si contempla medidas de mitigacin a ser realizadas
durante su ejecucin.
El puntaje en cada criterio de evaluacin ser el promedio
simple de los puntajes otorgados por cada miembro del
Comit de Evaluacin, y el puntaje total de la solicitud ser la
suma simple de los puntajes obtenidos en cada criterio de
evaluacin.
En base al presupuesto asignado para el procedimiento de
otorgamiento de que se trate y de la valoracin obtenida por
las solicitudes presentadas, se eligen las de mayor puntaje
hasta que sea distribuido en su totalidad el presupuesto
asignado.
Las Instrucciones indicarn los porcentajes del monto total de
la subvencin que ser distribuido entre los solicitantes
seleccionados.
Para informacin adicional sobre el Anlisis de Riesgo del
Beneficiario consulta el formato B8.
3.10. Verificacin de antecedentes.
Antes del otorgamiento de la subvencin el Comit de
Evaluacin verificar que el solicitante seleccionado es capaz
de ejecutar el contrato; y que cuenta con las calificaciones
legales y operativas suficientes para ello.
Si luego de la verificacin, el Comit de Evaluacin
comprueba que los documentos o justificativos obtenidos no
satisfacen los requerimientos exigidos descalificar al
solicitante seleccionado.
3.11. Informe de Evaluacin.

54

El Informe de Evaluacin contiene las recomendaciones del

Comit de Evaluacin, las cuales pueden ser:
Procedimiento
desierto
Supuestos
1. Cuando ninguna
solicitud haya sido
presentada.
2. Cuando todas las
solicitudes resulten
rechazadas o los
solicitantes
sean
descalificados
de
acuerdo
a
lo
contemplado en las
Instrucciones para
la presentacin de
solicitudes.
Cmo
se Disposicin
declara?
Administrativa
Efectos
Se puede iniciar un
nuevo
procedimiento.

Nulidad del
Procedimiento
1. Cuando se hayan
efectuado cambios
sustantivos a las
Instrucciones para
la presentacin de
solicitudes; ya sea
por modificaciones
o
cambios
efectuados
despus
de
su
divulgacin.
Disposicin
Administrativa
Se entiende como
si no se hubiera
realizado ninguna
actuacin, todo el
procedimiento
es
nulo.
Se
puede
determinar
la
posibilidad
de
iniciar un nuevo
procedimiento.

Otorgamiento
1. Luego de la
evaluacin
y
verificacin
de
antecedentes, se
determinan
las
solicitudes
que
sern
subvencionadas.

Disposicin
Administrativa
La suscripcin de
un contrato. Los
fondos otorgados
no
sern
necesariamente
iguales
a
los
montos solicitados,
lo cual depender
de
la
consideracin
y
aprobacin
por
parte del Comit
de Evaluacin y
del anlisis de la
solicitud.
La
Unidad
de
Compras
y
Contrataciones es
responsable
de
publicar en el sitio
Web de la SGCA
una
breve
descripcin de las
subvenciones
otorgadas.

Para informacin adicional sobre el Informe de Evaluacin y la

Disposicin Administrativa utiliza los formatos B8 y B15.

55

El Informe de Evaluacin se remite junto a la Disposicin

Administrativa a quien le corresponda tomar la decisin final.
Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes de firmada la
Disposicin Administrativa puedes notificar al adjudicatario de
la decisin de la SGCA.
A los oferentes no seleccionados los notificas dentro de los
siete (7) das siguientes contados desde la fecha en que
conste la notificacin al adjudicatario.
Recuerda,
Los resultados del Informe de Evaluacin SLO pueden ser
revelados despus de la firma de la Disposicin Administrativa

3.12. Nulidad del procedimiento.

Si bien es cierto que antes de la adjudicacin el Comit puede
acordar la nulidad del procedimiento en virtud de que se
hayan efectuado cambios sustantivos a las Instrucciones para
la presentacin de solicitudes; no es menos cierto que, la
nulidad del procedimiento se puede declarar tambin despus
del otorgamiento de la subvencin, por la comprobacin de
irregularidades en el procedimiento tales como fraude,
corrupcin o actividades no ticas o ilegales.
Nulidad del Procedimiento
Supuestos
1. Si se comprueban irregularidades en el procedimiento,
fraude, corrupcin o actividades no ticas o ilegales.
Cmo
se Disposicin Administrativa
declara?
Efectos
Se entiende como si no se hubiera realizado ninguna
actuacin, el procedimiento de que se trate desaparece del
mundo jurdico. Sin embargo, existe la posibilidad de iniciar
un nuevo procedimiento.

3.13. Abandono de la subvencin.

Despus del otorgamiento, puede suceder lo siguiente:

56

Supuestos

Cmo
declara?
Efectos

Abandono de la subvencin
1. Que los solicitantes seleccionados se nieguen a firmar el
contrato.
2. Que los solicitantes seleccionados modifiquen
sustancialmente los trminos y condiciones de sus
solicitudes.
se Disposicin Administrativa
Se declara la anulacin de la Disposicin Administrativa
que acord el otorgamiento de la subvencin.

4. FASE CONTRACTUAL.
4.1. Qu es un contrato?
Es el instrumento jurdico que delimita las responsabilidades
de la SGCA y del beneficiario; regula las condiciones de
ejecucin de las actividades, acciones, proyectos o programas
objeto de la subvencin, e incluye las Condiciones Generales
de
Contratacin24,
las
Condiciones
Particulares
de
25
Contratacin y cualquier anexo
mencionado en las
Condiciones Particulares de Contratacin.
Para informacin adicional sobre Condiciones Generales de
Contratacin y Condiciones Particulares de Contratacin
(segn el tipo de contrato) utiliza los formatos B9 y B10.
4.2. Cundo se elabora un contrato?
Todas las subvenciones otorgadas por la SGCA se formalizarn
mediante un contrato escrito con arreglo a los formatos
estndar.
Todos los contratos se firman por duplicado, un original para el
beneficiario y otro para el expediente de la SGCA.
No obstante, lo anterior, los contratos adjudicados en el marco
del cumplimiento de convenios de cooperacin, acuerdos u
otro instrumento anlogo o de similar finalidad se elaborarn
por triplicado, en donde uno de los originales se remitir al
ente cooperante.

57

4.3. Quines firman el contrato?

Por la SGCA le corresponde al Secretario General o a la
persona que ste designe o delegue.
En el caso del beneficiario el contrato se firma as:
La persona natural que resulte beneficiada con la subvencin,
con la presentacin de su documento de identidad.
Las personas jurdicas, los apoderados o representantes que
demuestren tener la suficiente capacidad o autoridad legal
para obligar a su representado.
4.4. Modificaciones al contrato.
Los contratos podrn ser modificados slo cuando las
Condiciones Particulares de Contratacin as lo establezcan
expresamente, en todo caso, cualquier modificacin o adicin
al contrato debe responder a motivos justificados y sern
consultados previamente con el Servicio Jurdico.
Para que las modificaciones se consideren vlidas deben
constar por escrito en un apndice.
Recuerda,
Bajo ninguna circunstancia las correcciones o clarificaciones
podrn representar un incremento del monto de la subvencin
ni de los porcentajes de las contrapartidas.

4.5. Tipos de
Contratacin).

contratos

(Condiciones

Particulares

de

La SGCA contrata utilizando los siguientes formatos estndar

de contratos:
Convenio de Donacin
Son el resultado de un procedimiento
de Otorgamiento Directo.

58

Contrato de Subvencin
Son el resultado de un procedimiento
de Concurso Abierto.

La
SGCA,
individualmente
o
conjuntamente con otro organismo
internacional o entidad pblica, otorga
a favor de un individuo, entidad
pblica
o
privada,
nacional
o
internacional una subvencin.

La
SGCA,
individualmente
o
conjuntamente con otro organismo
internacional o entidad pblica, otorga
a favor de un individuo, entidad
pblica
o
privada,
nacional
o
internacional una subvencin.

Para informacin adicional sobre tipos de contrato

(Condiciones Particulares de Contratacin) utiliza el formato
B10.

59

ANEXO I
Tarea

Responsabl
e

Lapso

Formato

Evaluacin de rea tcnica

la necesidad. que requiere
o solicita la
obra, el bien
o el servicio.

Preparacin
de
los
Trminos de
Referencia o
Especificacio
nes Tcnicas.

rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el
servicio.

A1
A2

Investigacin
de mercados.

rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el
servicio, con
apoyo de la
Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.
rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el

A3

Estimacin
de costos.

60

Observacio
nes
Definicin de
necesidades
implica
describir los
requisitos
que
debe
cumplir
la
obra, bien o
servicio que
se
va
a
adquirir.
Trminos de
Referencia:
Contratacin
de servicios
incluidos los
de
Consultora.
Especificacio
nes Tcnicas:
Adquisicin
de obras y
bienes.
Base
de
Datos
Comn de la
SGCA,
Expresiones
de
Inters,
Fuentes
internas
y
externas de
informacin.
Evaluacin
cuantitativa
de los costos
probables de

Che
ck
()

servicio, con
apoyo de la
Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.
Determinaci rea tcnica
n
del que requiere
procedimient la obra, el
o
de bien
o
el
adquisicin.
servicio.

A4

Verificacin
de
disponibilidad
presupuestari
a.

rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el
servicio.

A4

Postulacin
de
los
miembros
evaluadores
del Comit de
Contratacin.
Elaboracin
de
la
Autorizacin
de Inicio del
Procedimient
o.

rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el
servicio.

A4

rea tcnica
que requiere
la obra, el
bien
o
el
servicio.

A4

Firma de la Funcionario
Autorizacin
competente.
de Inicio del
Procedimient
o.

3
das
hbiles
siguientes a
su
recepcin.

A4

Constitucin
Unidad
de
del Comit de Compras
y
Contratacin. Contratacion
es.

3
das
hbiles
siguientes a
la emisin
de
la
Autorizacin
de Inicio del

A5

61

los recursos
necesarios
para
completar
una
actividad.
Tipos
de
procedimient
os: Licitacin
Abierta,
Licitacin
Cerrada
y
Adjudicacin
Directa.
Que
garantice el
pago de las
obligaciones
que asumir
la
SGCA
mediante
contrato.
Mnimo tres
(3) miembros
evaluadores.

Definir
los
requerimient
os
de
la
compra
o
adquisicin,
justifica
el
procedimient
o.
Si
no
se
autoriza
termina
el
procedimient
o
y
se
archiva
el
expediente.
Salvo
compras
iguales
o
menores
a
$2,500, rea
responsable
evala

Procedimien
to.

Suscripcin
de
la
Declaracin
Jurada
de
Imparcialidad
u
Confidenciali
dad.
Elaboracin
de la Lista
Corta.

Secretario
del
Comit
(Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es)

Antes
de
cualquier
reunin del
Comit.

A6

Todos
los
integrantes
del
Comit
estn
obligados a
firmarla.

Comit
de Antes
de
Contratacin elaborar las
.
Instruccione
s para la
presentaci
n
de
ofertas.

A7

Solamente
en
procedimient
os
de
Licitacin
Cerrada,
basado en el
estudio
de
investigacin
de
mercados.
Debe existir
coherencia
entre
los
criterios de
evaluacin y
el mtodo de
evaluacin
para
seleccionar
al contratista
o proveedor.

Preparacin
Comit
de Plan
de
de
las Contratacin Adquisicion
Instrucciones .
es.
para
la
presentacin
de ofertas.

Publicacin
de
las
Instrucciones
para
la
presentacin
de ofertas.

62

mnimo tres
(3)
cotizaciones
(Licitacin
CerradaInvitacin a
Cotizar).

Secretario
Plan
de
del
Comit Adquisicion
de
es.
Contratacin
(Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es).

A8
A16
A17
A18
A19
A20
A21
A22
A23
A24
A25
A26
A27
A9
A10
A11
A12

Licitacin
Abierta:
Convocatoria
Pblica
a
Licitar
o
Solicitud de
Propuestas.
Licitacin
Cerrada:
Carta
de

Invitacin,
Solicitud de
Propuestas o
Invitacin a
Cotizar.
Adjudicacin
Directa:
Carta
de
Invitacin.
Recepcin de Comit
de
consultas
o Contratacin
solicitudes de .
aclaracin.

Mx. 7 das
mn. 3
das
continuos
desde
la
publicacin
de
las
Instruccione
s.

Respuesta a Comit
de
las consultas Contratacin
o solicitudes .
de aclaracin.

Mx. 5 das
hbiles
despus de
vencido el
lapso para
recibir
las
consultas.

A13

Segn
lo
estipulado
en
las
Instruccione
s.
Apertura de Comit
de 3
das
ofertas.
Contratacin hbiles
.
siguientes
al
vencimiento
del
lapso
para
la
recepcin
de ofertas.
Proceso
de Comit
de Antes
de
evaluacin.
Contratacin que venza

A14

Recepcin de Secretario
ofertas.
Comit
de
Contratacin
.

63

Cualquier
modificacin
que
se
realice a las
Instrucciones
debe
ser
distribuida a
todos
los
competidore
s por igual,
antes de que
venza
el
lapso para la
presentacin
de ofertas.
Guardar las
ofertas
en
lugar seguro
hasta
la
apertura.

A15

A15

Segn
metodologa

Entrevistas.

el lapso de
validez de
las ofertas.

Comit
de Segn
Contratacin cronograma
.
establecido
en
las
Instruccione
s.

A15

Comit
de Antes
de
Contratacin que venza
.
el lapso de
validez de
las ofertas.
Elaboracin y Comit
de Antes
de
firma
del Contratacin que venza
Informe
de .
el lapso de
Evaluacin.
validez de
las ofertas.

A15

Proyecto de
Disposicin
Administrativ
a.

A28

Verificacin
de
antecedentes
.

Antes
de
que venza
el lapso de
validez de
las ofertas.
Firma de la Funcionario
Antes
de
Disposicin
competente. que venza
Administrativ
el lapso de
a.
validez de
las ofertas.
Notificacin
Unidad
de Dentro
de
de
la Compras
y los 3 das
adjudicacin
Contratacion hbiles
o
decisin es.
siguientes a
final.
la firma de
la
Disposicin
Administrati
va.

64

Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.

A15

estipulada
en
las
Instrucciones
, conforme al
tipo
de
procedimient
o y mtodo
de solicitud
de ofertas.
Cuando
se
haya
contemplado
expresament
e
en
las
Instrucciones
.

Se considera
constituido el
Comit
cuando estn
reunidos
todos
los
miembros
evaluadores.
Remite junto
al Informe de
Evaluacin.

A28

A29

Los
resultados
del Informe
de
Evaluacin
slo pueden
ser
difundidos
despus de
la firma de la
Disposicin

Administrativ
a.
Notificacin a
los
no
seleccionados
.

Dentro
de
los 7 das
siguientes
contados
desde
la
fecha
en
que conste
la
notificacin
al
adjudicatari
o.
Elaboracin
Unidad
de Antes
de
del contrato o Compras
y que venza
de la orden Contratacion el lapso de
de compra.
es.
validez de
las ofertas.
Firma
del Secretario
Antes
de
contrato.
General
o que venza
persona
el lapso de
delgada.
validez de
Adjudicatario las ofertas.
.

65

Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.

A29

A20
A21

A21

Por
duplicado o
triplicado,
segn
el
caso.
Solamente
las personas
con
capacidad o
autoridad
legal
para
obligar a las
partes
pueden
firmar
contratos
con la SGCA.

ANEXO II
Tarea

Responsabl
e

Determinaci
n
de
la
modalidad
para
el
otorgamiento
de
la
subvencin.
Verificacin
de
disponibilidad
presupuestari
a.

Formato

Observacion
es

rea tcnica
encargada
del
procedimient
o.

B2

Tipos
de
procedimient
os: Concurso
Abierto
y
Otorgamiento
Directo.

rea tcnica
encargada
del
procedimient
o.

B2

Preparacin
de
las
Instrucciones
para
la
presentacin
de
solicitudes.

rea tcnica
encargada
del
procedimient
o.

B1
B11
B12
B13
B14

De acuerdo a
lo que decida
para
cada
ejercicio
presupuestari
o en materia
de
subvenciones.
El
Otorgamiento
Directo
no
requiere de la
elaboracin
de
Instrucciones.

Postulacin
de
los
miembros
evaluadores
del Comit de
Evaluacin.

rea tcnica
encargada
del
procedimient
o.

B2

66

Lapso

Mnimo cinco
(5) miembros
evaluadores.
Representaci
n del rea
tcnica
del
mbito de la
actividad
o
accin
a
subvencionar,
y
cuando
corresponda,
habr
representaci
n proporcional
de
las
regiones
o
pases
miembros
donde
se
implementar
la

Che
ck
()

Elaboracin
de
la
Autorizacin
de Inicio del
Procedimient
o.

rea tcnica
encargada
del
procedimient
o.

B2

subvencin.
Otorgamiento
Directo:
Justificar los
motivos de la
decisin,
identificar
beneficiario(s)
, monto de la
subvencin,
cronograma
de
desembolsos
y mecanismos
de control.
Si
no
se
autoriza
termina
el
procedimient
o y se archiva
el expediente.
El
Otorgamiento
Directo
no
requiere
constituir
Comit
de
Evaluacin,
en este caso,
se
podrn
crear Comits
Ad-hoc para
supervisar el
uso
de
la
subvencin.

Firma de la Funcionario
Autorizacin
competente.
de Inicio del
Procedimient
o.

3
das
hbiles
siguientes a
su
recepcin.

B2

Constitucin
Unidad
de
del Comit de Compras
y
Evaluacin.
Contratacion
es.

3
das
hbiles
siguientes a
la fecha de
emisin de
la
Autorizacin
de Inicio del
Procedimien
to.

B3

Suscripcin
de
la
Declaracin
Jurada
de
Imparcialidad
u
Confidenciali
dad.
Publicacin
de
las
Instrucciones
para
la
presentacin
de

Antes
de
cualquier
reunin del
Comit.

B4

Todos
los
integrantes
del
Comit
estn
obligados
a
firmarla.

B5

Concurso
Abierto:
Convocatoria
Pblica
de
Subvencin.
Otorgamiento

67

Secretario
del
Comit
de
Evaluacin
(Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es)
Secretario
del
Comit
de
Evaluacin
(Unidad
de
Compras
y

solicitudes.

Contratacion
es).

Sesin
Informativa.

Comit
de Despus de
Evaluacin.
publicada la
Convocatori
a Pblica de
Subvencin.

Directo: No se
requiere
la
publicacin
de
convocatoria.
Se
podr
indicar en la
Convocatoria
la fecha y el
lugar
donde
se llevarn a
cabo.

Recepcin de Comit
de
consultas,
Evaluacin.
preguntas o
solicitudes de
aclaracin.

Mx.
15
das
continuos
antes
de
que finalice
el lapso de
entrega de
solicitudes.

Respuesta a Comit
de
las consultas Evaluacin.
o solicitudes
de aclaracin.

Mx. 7 das
continuos
antes
de
que finalice
el lapso de
entrega de
solicitudes.

B6

Recepcin de Secretario
Segn
lo
solicitudes.
Comit
de estipulado
Evaluacin.
en
las
Instruccione
s.
Apertura de Comit
de 3
das
solicitudes.
Evaluacin.
hbiles
siguientes
de la fecha
lmite para
su
recepcin.
Evaluacin de Comit
de Antes
de
solicitudes.
Evaluacin.
que venza
el
lapso

B7

68

La
informacin
adicional
o
complementa
ria
se
comunicar a
todos
los
solicitantes a
travs
del
sitio Web de
la Secretara
General de la
Comunidad
Andina
Guardar
las
solicitudes en
lugar seguro
hasta
su
apertura.

B8

B8

La
metodologa
para
la

Verificacin
de
antecedentes
.

Comit
de
Evaluacin.

Elaboracin y Comit
de
firma
del Evaluacin.
Informe
de
Evaluacin.

Proyecto de
Disposicin
Administrativ
a.

Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.

Firma de la Funcionario
Disposicin
competente.
Administrativ
a.

Notificacin
Unidad
de
de
la Compras
y
adjudicacin
Contratacion

69

sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.
Antes
de
que venza
el
lapso
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.
Antes
de
que venza
el
lapso
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.
Antes
de
que venza
el
lapso
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.
Antes
de
que venza
el
lapso
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.
Dentro
de
los 3 das
hbiles

seleccin
y
evaluacin de
solicitudes
estar basada
en un Anlisis
de Riesgo del
Beneficiario.
B8

B8

La
SGCA
otorga
subvenciones
en base a las
recomendacio
nes
contenidas en
el Informe de
Evaluacin.

B15

Remite junto
al Informe de
Evaluacin.

B15

B16

Los resultados
del
Informe
de Evaluacin

o
decisin es.
final.

Notificacin a
los
no
seleccionados
.

siguientes a
la firma de
la
Disposicin
Administrati
va.

Dentro
de
los 7 das
siguientes
contados
desde
la
fecha
de
envo
de
notificacin
a
los
beneficiario
s.
Elaboracin
Unidad
de Antes
de
del contrato o Compras
y que venza
convenio.
Contratacion el
lapso
es.
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.

B16

Firma
contrato.

B10

70

Unidad
de
Compras
y
Contratacion
es.

slo pueden
ser difundidos
despus de la
firma de la
Disposicin
Administrativ
a.

del Secretario
General
o
persona
delgada.
Beneficiario.

Antes
de
que venza
el
lapso
sealado en
el
cronograma
contenido
en
las
Instruccione
s.

B9
B10

Por duplicado
o
triplicado,
segn el caso.
Concurso
Abierto:
Contrato
de
Subvencin.
Otorgamiento
Directo:
Convenio de
Donacin.
Solamente las
personas con
capacidad
o
autoridad
legal
para
obligar a las
partes
pueden firmar
contratos con
la SGCA.

71

A los efectos de este Manual, Subvencin significa cualquier recurso o fondo, en dinero o en especie, no
reembolsable, otorgado por la Secretara General de la Comunidad Andina que tiene por objeto contribuir con
la ejecucin de una actividad, accin o proyecto determinado que sea de inters para la Secretara General
de la Comunidad Andina, siguiendo el procedimiento especificado en el Reglamento de Normas Internas de
Contratacin para la Seleccin y Adjudicacin de Contratos de Obras, Bienes y Servicios, y para el
otorgamiento de subvenciones de la Secretara General de la Comunidad Andina; y cuyo uso est sujeto a
control.
2
Las subvenciones otorgadas a Organismos Internacionales o entidades de naturaleza anloga se regirn por
las normas de la Secretara General de la Comunidad Andina en la medida que no contradigan las normas
especiales que al efecto contemplen dichas instituciones, caso en el cual el Convenio de Donacin o el
Contrato de Subvencin determinar las normas aplicables al caso concreto.
3
A los efectos de este Manual, un funcionario es toda persona contratada para el desempeo de una labor en
la Secretara General de la Comunidad Andina bajo las modalidades previstas en el Reglamento Interno de la
Secretara General de la Comunidad Andina.
4
En este caso la donacin significa cualquier transferencia de obras, bienes o servicios o traslado de
recursos a favor de la Secretara General de la Comunidad Andina sin remuneracin alguna, es decir,
gratuitamente.
5
Existe Conflicto de Inters cuando se contraponen los intereses personales a los de la organizacin y se ve
comprometido el ejercicio imparcial y objetivo de las labores institucionales por razones familiares, afectivas,
de afinidad poltica o nacional o por cualquier comunidad de intereses.
6
La investigacin de mercados es la verificacin previa al inicio del procedimiento de adquisicin, sobre la
existencia de bienes o servicios y proveedores de stos, a nivel nacional o internacional, as como el precio
estimado basado en la informacin que puede estar disponible en la propia Secretara General, en otros
organismos pblicos o privados, en diarios, revistas especializadas, catlogos, boletines profesionales,
publicaciones comerciales, Internet o una combinacin de dichas fuentes de informacin.
7
La estimacin de costos responde a la pregunta Cunto costar producir el bien o servicio que se va a
adquirir? Las estimaciones de costos se realizan en base a los gastos programados y ayuda a determinar los
egresos totales que se generan durante un ejercicio presupuestario determinado.
8
Una forma de agregar valor a las adquisiciones es dar cierta libertad a los contratistas o proveedores en la
elaboracin de sus propuestas.
9
En estos casos, se recomienda contratar los servicios de un arquitecto, ingeniero o profesional afn como
consultor para que asista en la tarea de definir los requisitos para los proyectos de obras, as como en los
trabajos de supervisin.
10
Las expresiones de inters son un mtodo costo-efectivo de identificacin de potenciales vendedores,
proveedores o contratistas que proporciona informacin de carcter general sobre la oferta en el mercado de
obras, bienes o servicios, que sern objeto de futuras contrataciones.
11
Adems de la Base de Datos Comn de la Secretara General de la Comunidad Andina, se refiere a los
contratos adjudicados, expresiones de inters recibidas y listas cortas elaboradas con anterioridad.
12
Se refiere a las bases de datos o registros de proveedores de otras instituciones u organismos
internacionales, Directorios Regionales de Comercio, Cmaras de Comercio, entes cooperantes o donantes,
diarios, revistas especializadas, catlogos, boletines profesionales y publicaciones comerciales.
13
Ver la Seccin 5 de este Manual.
14
Ver la Seccin 3.18 de este Manual.
15
Para cada tipo de adquisicin (obras, bienes y servicios) existen Condiciones Generales de Contratacin las
cuales se consideran parte integrante del contrato.
16
Las especificaciones tcnicas, los trminos de referencia, la descripcin de los trabajos incluyendo planos,
dibujos o diseos, se adjuntarn siempre como un anexo del contrato.
17
La orden de compra es un tipo de contrato.
18
El beneficiario de una subvencin tiene la obligacin de expresar el apoyo recibido por parte de la
Secretara General de la Comunidad Andina en cualquier comunicacin y publicacin que se origine como
producto de las actividades, acciones o proyectos objeto de la subvencin. Los beneficiarios se ajustarn a la
estrategia comunicacional desarrollada a tales efectos por la Secretara General de la Comunidad Andina.
19
Ver Captulo Primero, Seccin 2 de este Manual.
20
Se entiende por socios una o ms Organizaciones que cooperan con el beneficiario de una subvencin en la
ejecucin de una actividad, accin o proyecto subvencionado en los trminos sealados en las Instrucciones
para la presentacin de solicitudes.
21
A los efectos de este Manual se refiere al Reglamento de las Normas Internas de Contratacin para la
Seleccin y Adjudicacin de Contratos de Obras, Bienes y Servicios, y para el otorgamiento de subvenciones
de la Secretara General de la Comunidad Andina.
22
Ver la Seccin 5 de este Manual.

23

A los efectos de este Manual, Contrapartida es entendida como los recursos, en efectivo o en especie, que
aporta la Secretara General de la Comunidad Andina, o una entidad pblica o privada, nacional o
internacional, cuando ejecuta un programa o proyecto con financiamiento de Cooperacin Tcnica. Tambin
es el compromiso expresado en un acuerdo, convenio o similar de proporcionar recursos especficos para
fines concretos en el marco de un programa, proyecto o actividad de desarrollo que recibe financiamiento de
Cooperacin Tcnica.
24
Las Condiciones Generales de Contratacin se consideran parte integrante del contrato.
25
Las solicitudes seleccionadas se adjuntarn siempre como un anexo del contrato.