1.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAPRO

5.1 DEFINICIN
El manual de procedimientos administrativos es una herramienta tcnica que coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los
procedimientos administrativos de las instituciones o empresas.
Son documentos descriptivos y de sistematizacin normativa de gestin que describe todos los procedimientos administrativos de la
entidad, con la descripcin entre otros cada paso secuencial, rea donde se realiza, cargo que acta en cada paso, forma en que se
realizan y los tiempos de ejecucin, los que se representan grficamente en el diagrama de bloques y/o flujo gramas. 1
Llamados tambin manual de operaciones o de prcticas standard, son documentos de gestin de uso diario que presentan en forma
ordenada y sistemtica los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a mtodos previstos.
5.2 CARCTERSTICAS

Tiene carcter instructivo o informativo

Contiene en forma detallada las acciones que se rigen en la ejecucin de los procesos y generados para el cumplimiento de las
funciones.

Normalmente elaborado por la oficina de Planeamiento y Presupuesto

Las actividades reguladas por el MAPRO son de carcter temporal por los cambios tecnolgicos y la legislacin variante que obliga a
muchas entidades a redisear sus procedimientos administrativos

Otorga solidez y sustento tcnico al TUPA.

Por efecto de la retroalimentacin a la que debe ser sometido temporalmente el procedimiento puede ser modificado cuantas veces
sea necesario.

5.3 OBJETIVOS

Presentar una visin integral de cmo opera la institucin.

Precisar una secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento.

Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad.

Proporcionar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

5.4 FINALIDAD

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones

arbitrarias.

Facilitar las labores de inspeccin.

Simplificar la determinacin de responsabilidades.

Ensear el trabajo a los nuevos empleados.

Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.

Facilitar la elaboracin de las guas de servicio al ciudadano.

Construir una base para el anlisis.

5.5 TIPOS
5.5.1
5.5.2

Procedimientos Adjetivos
Los referidos al funcionamiento administrativo de la institucin, ubicados en las reas de apoyo, asesora y direccin.
Procedimientos Sustantivos
Los referidos a la produccin de bienes o servicios de la entidad, constituye el TUPA (Texto nico de procedimientos
administrativos).

5.6 ELABORACIN
Para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos es necesario tener en cuenta los siguientes criterios.
Dividir la elaboracin del MAPRO en etapas definidas o en tramos cortos de tiempo.
Determinar la secuencia lgica de dichas etapas.
Estructurar en forma de flujo de secuencia
Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, as como la unidad de medida a utilizar (hora, da, es, etc.).
5.7 ETAPAS
5.7.1
5.7.2

5.7.3
5.7.4
5.7.5

Planeamiento del mbito de estudio

Inventario de procedimientos
Es el detalle del procedimiento para fines de anlisis, mejora y simplificacin; que se formaliza en un formato especfico en el
cual se anota sus caractersticas referidas a la identificacin del mismo.
Al rea o reas en las que se desarrolla.
Pasos o fases en los que se desarrolla el Procedimiento.
Cargos que participan en el Procesamiento de cada paso o fase.
Tiempo que le ocupa a cada cargo en cada paso o fase.
Materiales que se insumen en el desarrollo del Procedimiento.
Equipos y enseres que se utilizan en el desarrollo del Procesamiento.
Acciones, decisiones, controles, demoras que forman parte del Procesamiento.
Costo que genera a la entidad el Procedimiento.
Frecuencia de demanda del Procedimiento.
Normas Legales que sustentan el Procedimiento.

Simplificacin de pasos, recorridos, requisitos, formatos, mtodos, etc.

Diseo del nuevo procedimiento simplificado
Validacin del procedimiento simplificado

1 Bravo Jorge. Sistema Nacional de racionalizacin. Sistema Nacional de Racionalizacin [Diapositiva]. Lima: CEFIC; 2012. 83 diapositivas.

5.8 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

5.8.1

CARTULA O PORTADA
Es la identificacin del documento, debe consignarse el nombre de la entidad, denominacin del manual, cdigo del
manual, lugar y fecha de aprobacin, nmero de la correspondiente revisin o actualizacin cuando fuera el caso.
5.8.2
NDICE
Es la estructura del contenido en forma organizada y la localizacin por el nmero de pginas.
5.8.3
INTRODUCCIN
Es una breve descripcin del panorama general del contenido del manual.
5.8.4
DATOS GENERALES
5.8.4.1
Objetivo
Asegurar la rpida orientacin del personal reduciendo al mnimo su periodo de adaptacin, rapidez, uniformidad y
precisin en el trabajo, determinndose como premisa los niveles de produccin organizacional.
Determinar los lineamientos bsicos para la de gestin interna que uniforma, reduce, simplifica y unifica el trmite
de procedimientos administrativos.

5.8.4.2

Alcance
Las regulaciones contenidas en cada uno de los procedimientos son de uso y observancia obligatoria en todas las
unidades de la organizacin, especialmente en aquellas responsables de realizar las actividades o pasos del
procedimiento especfico.
5.8.4.3
Aprobacin de actualizacin
El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia
de una accin correctiva, o por poltica cuando menos una vez al ao.
La modificacin o creacin de nuevos procedimientos podr realizarse inmediatamente.
Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseo de todos los procedimientos,
procesos y servicios administrativos.
5.8.5
BASE LEGAL
Son los dispositivos legales y/o normas administrativas que regulan el procedimiento.
5.8.6

ORGANIGRAMA
Representa grficamente la estructura de organizaciones, describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus
relaciones, niveles jerrquicos, canales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.

5.8.7

PROCEDIMIENTOS
Es la descripcin de la secuencia lgica de los procedimientos correspondientes a una entidad administrativa (Diagrama de
Bloques), as como su representacin grfica a travs de diagramas de flujo.

5.8.8

DATOS DEL PROCEDIMIENTO

Nombre del procedimiento
Finalidad base legal
Requisitos
Etapas del procedimiento
Instrucciones
Duracin diagramacin
Formularios
Glosarios de trminos
Validacin del procedimiento simplificado
GLOSARIO DE TRMINOS
DIAGRAMA DE BLOQUES

5.8.9
5.8.10

UNIDAD ORGNICA: _______________________________

CDIGO

5.8.11

PROCEDI-MIENTO

BASE
LEGAL

REQUISITOS

SIMBOLOGA BSICA PARA EL FLUJOGRAMA

ETAPAS
DEL
PROCEDIMIENTO

TIEMPO
(min)

5.8.12

FORMATO DE SIMPLIFICACIN
IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Facultad/Oficina/Otro
Proceso
Sujeto
Principio
Final

Paso
N

Descripcin
Del paso

U.
orgnica

Cargo

Tiem
po
m/d/h

Operac
in

Trans
p.

Inspe
c.

Esper
a

Almac
n

5.9 RESPONSABLE
La elaboracin y actualizacin del MAPRO es responsabilidad de la Oficina de Racionalizacin en cada una de las entidades del
sector pblico.
5.10 APROBACIN
Para su aprobacin es necesaria la opinin tcnica de la Oficina de Racionalizacin.
Es aprobado por los Directores Generales y Regionales, cuando los procedimientos recorran nicamente por su respectiva
jurisdiccin, y por el Director Superior o autoridad equivalente, cuando los procedimientos fluyan por dos o ms dependencias
administrativas que tienen nivel de Direccin o equivalente.
5.11 BASE LEGAL
Jurdicamente se sustenta en documentos de gestin de orden superior tales como: el ROF, el CAP, el PAP, el MOF.

5.12 IMPORTANCIA
Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por cuanto permite una adecuada ejecucin del trabajo, con el
menor costo y en el menor tiempo posible.