ACTAS COMIT DE COORDINACION DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Versin: 01

Fecha de aprobacin:
Febrero 02 de 2009

Cdigo:
CG - IS-01

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ACTA No. 01
Diciembre 18 DE 2014
REUNIN DEL COMIT DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL IMDER
Jueves 18 de Diciembre de 2014
Instalaciones del Imder Tulu- Cra 26 No. 28-12
Hora 9:00 A.M
ORDEN DEL DA:
1.
2.

Llamado a lista de los miembros de la Comit y verificacin del Qurum.

Aprobacin del orden del da e Instalacin de la reunin para deliberar y tomas
decisiones vlidas.
3. Temas a tratar.
Evaluacin de cada uno de los mdulos, Eje transversal, componentes y los elementos que
conforman el sistema de control interno de la Entidad, para determinar su estado de
desarrollo y direccin las acciones y actividades a seguir para su implementacin permanente
a la Entidad.
4.

Proposiciones y Varios.

1. LLAMADO A LISTA DE LOS MIEMBROS DEL COMIT E INSTALACIN DE LA REUNIN.

Al llamado a lista por parte del secretario del Comit.
1. Jefe o responsable del rea de presupuesto.
2. Contadora o responsable de dicha rea.
3. Coordinador deportivo
4. Responsable del rea de contratacin.
5. Contratista de proyectos.
6. Contratista Metodlogo.
7. rea de comunicaciones y difusin eventos deportivos

INVITADOS:
. El jefe de la oficina de Coordinacin del Control Interno, quien tendr derecho a voz, pero no
tendr derecho a voto y actuar como Secretario Tcnico del Comit.

INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIN DE TULUA

Carrera 26 Nmero 28-12 TEL- 2243535 FAX- 2244151
www.tulua.gov.co e-mail: imder@tulua.gov.co imdertulua@hotmail.com

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2. VERIFICACIN DEL QUORUM :

Se realiza la verificacin del qurum para desarrollar la reunin, se comprueba que hay asistencia
suficiente para dar comienzo al tema del da por cuanto hay siete miembros principales y se
requieren cuatro como mnimo, y el presidente del Comit y director del imder, toma la palabra y
declara instalada la reunin, y le da un cordial y respetuoso saludo a todos los asistentes y les
manifiesta la importancia que tiene contar con el apoyo de todos, mas cuando se trata del tema
de control interno de la entidad, que a todos nos debe interesar y preocupar su implementacin y
desarrollo por cuanto es responsabilidad de todos los empleados de la entidad.
3. TEMAS A TRATAR.
Toma la palabra el seor Hernan Gerardo Ros Suarez, Jefe de control interno de la Entidad, quien
acta en este comit con voz, pero sin voto, y cumple la funcin de secretario tcnico del mismo, y
reitera los agradecimientos por la asistencia a esta reunin, y recomiendo o sugiere, que para
procurar ir avanzando en el tema de la implementacin y avance del sistema de control interno de
la Entidad, debemos comenzar por conocer como esta estructurado este sistema, e ir revisado uno
a uno de los elementos que conforman el mismo, para determinar en qu se est cumpliendo el
mismo, y una vez obtenida esta informacin direccionar por parte de este comit, todas las
acciones de mejora y actividades para lograr su total desarrollo, a lo cual todos manifestaron estar
de acuerdo y se procedi a mirar de esta forma los siguientes elementos.
1. Mdulo de Control de Planeacin y Gestin
Dentro de este Mdulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten
asegurar de una manera razonable, que la planeacin y ejecucin de la misma enla entidad
tendrn los controles necesarios para su realizacin.
Uno de sus objetivos principales de este mdulo es introducir en la cultura organizacional el
control a la gestin en los procesos de direccionamiento estratgico, misionales, de apoyo y de
evaluacin.
Este Mdulo se estructura en tres Componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratgico y
Administracin del Riesgo, orientados a generar los estndares que permiten el desarrollo y
afianzamiento de una cultura del control al interior de la entidad.
As mismo, este Mdulo le permite a la entidad ejecutar la planeacin bajo condiciones de control
que logran evidenciar las posibles desviaciones en el cumplimiento de los objetivos, permitiendo
contar con los elementos necesarios para asegurar razonablemente el cumplimiento de la misin
que le ha sido asignada.
Igualmente, a travs de su implementacin y fortalecimiento continuo se permite el diseo de los
lineamientos estratgicos que contribuyen a crear un ambiente favorable al control, la forma de
operacin con base en una gestin orientada a procesos, y el manejo del riesgo del no
cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales y legales.
Los componentes y elementos de este Mdulo brindan los controles necesarios para que la
planeacin y ejecucin de la misma se realicen de manera eficiente, eficaz, efectiva y
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transparente, logrando una adecuada prestacin de los servicios o produccin de bienes que le
son inherentes.
1.1 Componente Talento Humano
Este componente tiene como propsito establecer los elementos que le permiten a la entidad
crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes
al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificacin, gestin de
operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es
aplicable a la entidad.
Su implementacin parte del conocimiento de los fines del Estado, su funcin y objetivos; de las
polticas de Desarrollo Administrativo en materia de talento humano; de los parmetros de la tica
y la moral que deben primar en el ejercicio de la funcin pblica; de los principios y valores de la
mxima autoridad o representante legal, de su nivel directivo y de todos los servidores en general;
de su cultura organizacional; de las expectativas de la ciudadana o de alguna de las partes
interesadas a las cuales sirve, y de las relaciones con otras entidades pblicas.
Con base en estos factores, la entidad realiza una revisin interna que le permite generar una
regulacin propia para vivenciar la tica, contar con unas prcticas efectivas de Desarrollo del
Talento Humano, de acuerdo con su naturaleza, que favorezcan el control y se oriente claramente
hacia la prestacin de un servicio pblico con transparencia, eficacia, eficiencia y un uso
responsable de los recursos pblicos.
1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos ticos.
Elemento que busca establecer un estndar de conducta de los servidores al interior de la entidad
pblica.
Se requiere que su formulacin sea un parmetro del comportamiento que oriente la actuacin de
todos los servidores, genere transparencia en la toma de decisiones y propicie un clima de
confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines del Estado.
Los principios y valores ticos deben estar en concordancia con la misin, la visin y los objetivos
institucionales planteados; con el fin de dar ntegro cumplimiento a los propsitos
constitucionales.
Dado que el control interno se sustenta en los valores ticos, la entidad debe procurar promover,
difundir y monitorear el cumplimiento de los mismos.
Estos valores ticos deben enmarcar el comportamiento de todos los funcionarios de la entidad,
orientando su integridad y compromiso profesional.
La entidad debe buscar instancias de participacin que permita crear una cultura organizacional
frente a los aspectos ticos, garantizando razonablemente que:
Que exista algn documento que recoja los valores y principios ticos que promueve la
Organizacin
Se ha dado a conocer de manera permanente a todos los funcionarios involucrados y se ha
verificado su comprensin.
Los funcionarios se comportan de acuerdo a las reglas de conducta definidas por la entidad .
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ELEMENTO

Acuerdos Compromisos y
Protocolos ticos
Documento

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PRODUCTOS MNIMOS

OBSERVACIONES

Documento
con
los
principios y valores de la
entidad.
Carta

Carta de valores y polticas

ticas de la entidad, declogo
de tica, cdigo de tica, etc.

Acto administrativo que

adopta el documento con
los principios y valores de la
entidad

Decreto, Resolucin, Acta u

otro Acto Administrativo que
permita evidenciar la
adopcin de los principios y
valores de la entidad
Instrumentos, herramientas,
eventos de difusin y/o
dems actividades que
demuestren la socializacin y
difusin de los principios y/o
valores adoptados por la
entidad. (Cartillas, Correos
electrnicos, Cartelera de la
entidad, Concursos,
Actividades entre otros.)

Estrategias de socializacin
permanente de los
principios y valores de la
entidad

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VERIFICACION SI SE
CUMPLE
Existe el documento,
denominado cdigo de
tica.
Adoptado legalmente por
medio de la resolucin
No.004 de septiembre 8
de 2008.
Existen evidencias de
socializacin, pero se
debe continuar con la
interiorizacin de estos
principios y valores de
manera permanente, a
travs de redes sociales y
carteleras etc.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pblica con el desarrollo de las
competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor pblico, a travs de las polticas y
prcticas de gestin humana que debe aplicar, las cuales deben incorporar los principios de
justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de seleccin, induccin, formacin,
capacitacin y evaluacin del desempeo de los servidores pblicos del Estado.
La gestin del talento humano parte del proceso de planeacin de recursos humanos, a travs del
cual se identifican y cubren las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal; se organiza (y
en lo posible sistematiza) la informacin en la materia; y se definen las acciones a realizar para el
desarrollo de los tres procesos que configuran dicha gestin:
(i) Ingreso, el cual comprende los procesos de vinculacin e induccin; (ii) permanencia, en el que
se inscriben los procesos de capacitacin, evaluacin del desempeo y estmulos; (iii) retiro,
situacin generada por necesidades del servicio o por pensin de los servidores pblicos.
ELEMENTO

PRODUCTOS
MINIMOS

OBSERVACIONES

VERIFICACION SI SE
CUMPLE

RECOMENDACIONES

Manual de funciones y
competencias laborales

Manual de funciones adoptado y

socializado para cada uno de los
cargos de la entidad.

Se debe revisar
integro el
documento y realizar los ajustes de
ley necesarios.

Plan Institucional de
formacin y capacitacin
(anual)

Plan de formacin y capacitacin

formulado de acuerdo a las
necesidades de los servidores
pblicos.

Programa de induccin y
reinduccin

Programa de induccin o
reinduccin establecido, en el
cual se especifica los temas y el
procedimiento de induccin para

Existe
el
documento
debidamente adoptado,
por medio de resolucin
No.010 de abril 24 de
2013
Existe
documentos,
adoptado y actualizado
por medio de la resolucin
No.057 de septiembre 26
de 2014
Existe
documento,
adoptado por resolucin
No.066 de octubre 21 de
2014.

Se le debe hacer seguimiento a su

cumplimiento por parte de la
direccin y oficina de control
interno de gestin.
Se debe revisar su verdadera
aplicabilidad a la entidad.

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Programa de bienestar
(anual).

Plan
de
(anual)

incentivos

Sistema de Evaluacin
del desempeo

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empleados nuevos o reinduccin

en el caso de cambios
organizacionales,
tcnicos
y
Normativos
Establecer un programa de
bienestar social de conformidad
con los artculos 70 y 75 del
Decreto 1227 de 2005
Plan de incentivos adoptado por
medio de un acto administrativo.

Existe
documento,
adoptado legalmente.

Se le debe efectuar seguimiento a

su cumplimiento por parte de la
oficina de control interno

Existe documento.

Formatos de evaluacin del

desempeo de acuerdo a la
normatividad que aplique la
entidad.

Se estn aplicando los

formatos y calificando de
acuerdo a las normas a los
empleados de carrera.

Se debe revisar para determinar la

efectividad y cumplimiento del
mismo, por parte de control
interno.
Ninguna.

Se propone por parte de la contadora, que en consideracin a la hora, se suspendiera all la

revisin de los dems elementos para continuar en una prxima reunin del comit.
Toma la palabra el licenciado Fernando Hurtado y manifiesta que se designaron siguientes
empleados de cada una de las diferentes dependencias para conformar el equipo operativo mec,
y el cual quedo legalmente constituido por resolucin No.056 de septiembre 26 de 2014, as:
NOMBRE
1.
2.
3.
4.
5.

CARGO

Ivn Andrs Sarria

Daniela Posada
Javier Mauricio Moreno Celis
Paola Andrea Agudelo
Rosa Lina Uribe Ziga

Auxiliar Administrativo
Contratistas de informtica y sistemas
Auxiliar Administrativo de archivo
Secretaria del Instituto
Auxiliar administrativo.

No se present objecin alguna con relacin a los integrantes de este grupo, por parte de los
miembros del comit de coordinacin del sistema de control interno.
Agotado el orden del da y No habiendo ms temas que tratar se da por terminada la reunin
siendo las 11:45 AM. Y se le da los agradecimientos a todos los asistentes.
ORIGINAL FIRMADO

FERNANDO HURTADO BONILLA.

Presidente comit

HERNAN GERARDO RIOS SUAREZ

Secretario.

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