MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK

( SIMA)

Strategi Pengembangan Sistem Informasi dan Manajemen Apotek (SIMA)

untuk Meningkatkan Omset Apotek

Di susun oleh :
SANTIKA RASPATI
3351141461
APOTEKER B

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
CIMAHI
2015

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi semakin pesat, banyak sekali teknologi-teknologi
canggih telah diciptakan yang bertujuan untuk mempermudah manusia dalam
melakukan aktifitas dan pekerjaannya. Seiring dengan perkembangan teknologi
tersebut, kebutuhan akan teknologi pun semakin meningkat, sebagaimana
teknologi dibutuhkan dalam segala aspek kehidupan. Salah satunya dalam
pengelolaan data obat-obatan pada toko obat (apotek), yang antara lain mengelola
data obat-obatan yang ada termasuk stok obat, pembelian obat dari distributor,
penjualan obat kepada konsumen, menentukan kebijakan harga jual obat, serta
laporan dalam bentuk rekapitulasi seluruh aktifitas penjualan dan pembelian obat
yang terjadi pada apotek tersebut.
Era persaingan bebas saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi
memiliki peran yang sangat besar bagi setiap perusahaan, terutama pada
perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki
data yang harus diolah setiap harinya. Banyaknya data maupun informasi yang
harus diolah setiap harinyatidak memungkinkan dilakukan dengan menggunakan
cara-cara yang manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak
memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan
penyampaian data yang tinggi. Alat bantu tersebut berupa perangkat keras
(hardware) serta ditunjang dengan perangkat lunak (software).
Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan
pasien. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh
seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam rangka tugas dan fungsi apotek
yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan
penilaian. Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga
manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab

itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan
data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat
sistem pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis
komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi,
proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan
aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Aplikasi Sistem Informasi Apotek
merupakan suatu sistem informasi yang dibuat untuk memudahkan dalam
penyampaian informasi mengenai apotek secara meluas, menggunakan microsoft
Access yang merupakan perangkat lunak pengolah basis data atau yang disebut
sebagai mesin basis data atau database engine didalam penggunaannya dianggap
paling mudah. Keuntungan yang dapat dirasakan dari aplikasi ini yaitu dapat
memberikan informasi tentang apotek sehingga memudahkan untuk maintenance
dan akan membantu top manajemen untuk mengambil keputusan bagi perusahaan,
mulai dari stok obat, stok bahan racikan, pembelian dan penjualan dan dengan
adanya aplikasi ini efisiensi waktu dapat ditingkatkan. Hal ini dapat tercapai
karena masing-masing peserta yaitu:
1. Manajer, baik perorangan maupun sebuah tim, dapat membuat perencanaan
tentang ketersediaan stock obat dan permintaan pada supplier.
2. Karyawan, dapat memperoleh penugasan pekerjaan dan dapat memeriksa
tugasnya dengan teliti kapan saja, serta dapat melaporkan perkembangan
pekerjaan yang dilakukannya kepada pihak manajer, umumnya adalah berupa
persentase kemajuan (progress)
3.

Stakeholder,

siapapun

baik

perorangan

maupun

organisasi

yang

berkepentingan, dapat membantu dan memperoleh informasi tentang jalannya

apotek.
4. Kerja sama, seperti perusahaan obat-obatan dapat melakukan kebijakan
terhadap pelanggan yang lebih banyak memakai sebagai contoh karena lebih
sering memakai obat (salah satu perusahaan farmasi) diberikan harga yang lebih
murah atau dengan tanda terima kasih berbentuk hadiah dll. Sistem Informasi
Apotek (SIAP), Narotama Collection.

1.2 Rumusan Masalah

Perlunya diberlakukan sistem barcode untuk memudahkan input data.

Penambahan informasi sediaan obat dan cara pakai obat.

1.3 Tujuan

Mempermudah karyawan dalam menginput data guna mempercepat waktu

penginputan data agar tidak membuat pasien menunggu terlalu lama.
Membantu apoteker dalam melakukan pelayanan informasi obat (PIO)

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005) pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur
mendefinisikan sebagai : jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan sasaran tertentu.
Adapun pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2 Definisi Informasi
Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Abdul Kadir (2003) informasi adalah data yang di olah menjadi sebuah
bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau saat mendatang.
2.3 Definisi Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya
Abdul Kadir (2003) mengutip pendapat para ahli, diantaranya :
Menurut Hall sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana
data di kelompokkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan kepada
pemakai.
Menurut Bodnar dan Hopwood sistem Informasi adalah kumpulan perangkat
keras dan perangkat lunak yang di rancang untuk entransformasikan data ke dala
bentuk informasi yang berguna.
Sistem pada umumnya mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem
harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara

elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus

mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa komponen yaitu:
a) batas sistem (boundary)
b) lingkungan luar sistem (environment)
c) penghubung sistem (interface)
d) masukan sistem (input)
e) keluaran sistem (output)
f) pengolah sistem (process)
g) sasaran sistem.
Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya suatu
sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi ketinggalan
zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun
dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermanfaat
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.Jadi, Sistem
informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.4 Informatika Farmasi
Informatika farmasi (Pharmacy informatics) adalah realisasi informatika untuk
farmasi dan kegiatannya agar efektif biaya dalam pemanfaatan sistem informasi
dan perangkat teknologi,. Informatika farmasi bertujuan menyediakan informasi
yang cepat dan handal tentang terapi obat yang mampu membantu pasien dalam
proses penyembuhannya.Kunci Informatika Farmasi adalah memastikan bahwa
komunikasi mudah diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan pasien
sehingga mereka semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien. Dokter,
perawat, pekerja rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus mampu
untuk mengakses catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah,
sementara apoteker perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk
pelanggan dan apakah ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan interaksi

dengan

obat

lain

yang

buruk.

Pasien,

tentu

saja,

harus

dapat

menerima dengan mudah mengikuti petunjuk tentang bagaimana mereka harus

menangani pemulihan mereka dan apa efek samping obat-obatan yang mereka
mungkin alami.
2.5 Manfaat Informatika Farmasi
Teknologi ini akan membantu dalam mendukung, merampingkan, meningkatkan
alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien. Dengan menggunakan
kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer dan perangkat lunak,
informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan yang efektif untuk
apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah dan menciptakan
kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih memenuhi kebutuhan
masyarakat pada umumnya.
Pelaksanaan informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam beberapa
cara. Baik desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan proses
sehingga personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia secara
tepat waktu. Contoh proses tersebut meliputi:
1.

Entry order dan verifikasi

2.

Catatan administrasi obat yang jelas, berguna, dan akurat

3.

Laporan evaluasi penggunaan obat

4.

Menempatkan pesanan pembelian

5.

Pelacakan inventaris

6.

Mengakses informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian

interaksi obat

Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu:
1.

Meningkatkan

komunikasi

antara

apoteker,

dokter

dan tenaga

kesehatanlainnya, dan pasien.

2.

Mampu meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat

mungkin atau alergi sebelum resep diisi,

3.

Informatika farmasi memungkinkan pasien untuk memiliki pemahaman

yang

lebih

baik

dari

obat-obatan

yang

mereka

diberikan

dan

memungkinkan mereka menjadi aset penting dalam pengobatan penyakit

mereka sendiri.
4.

Apoteker juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam
menemukan resep yang tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat
mengurangi kebutuhan untuk beberapa kunjungan ke kantor dokter untuk
menerima diagnosa yang tepat dan pengobatan. Hal ini, dikombinasikan
dengan biaya rendah obat generik, dapat sangat mengurangi biaya bagi
pasien.

2.6 Definisi Apotek

Dalam peraturan pemerintah nomor 25 tahun 1980 yang di maksud apotek adalah
suatu tempat tertentu, tempat dimana pekerjaan kefarmasiaan dan penyaluran
obat kepada masyarakat (Harianto, Nana Khasanah dan Sudibyo Supardi : 2005).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 dalam
UU Kesehatan Tentang Ketentuan dan Tata cara Pemberian izin Apotek,
menjelaskan bahwa pengertian tentang Apotek yaitu suatu tempat tertentu, tempat
dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada
masyarakat.
Adapun tugas dan fungsi apotek adalah sebagai tempat pengabdian pofesi seorang
apotek yang yang telah mengucapkan sumpah jabatan, sarana farmasi yang
melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat
atau bahan obat, dan sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan
obat yang yang di perlukan masyarakat secara meluas atau merata.secara singkat
uraian pekerjaan apotek dalam kesehariannya yang harus dilakukan adalah :
1. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan,
dan penyerahan obat atau bahan obat.
2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi
lainnya.
3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi.

2.7 Sistem Informasi Farmasi

Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk
pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk
pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau
catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan
analisisa Sistem informasi farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk
pengawasan,

menyediakan

data

untuk

memonitoring.

Sistem

informasi

manajemen farmasi yang baik, efektif digunakan untuk pengolahan data, yang
meliputi:
a.

Pengolahan data dengan meringkas data.

b.

Penyajian informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.

c.

Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi kecenderungan dan masalah-

masalah potensial.
d.

Langkah dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.

Berikut adalah kelebihan yang akan kita dapatkan jika apotek mempunyai sistem
informasi menejemen :
Apotek dengan SIM
membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran,
karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis
Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat
obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan
statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati
masyarakat (paling laris).
Dan berikut ini adalah kerugian yangakan kita alami apabila kita tidak mempunyai
sistem informasi menejemen di apotek:
Apotek tanpa SIM
Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena
harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.
Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).

Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan laporan, karena karyawan harus

membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
Kemungkinan adanya data data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu
1. Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
2. Penjualan / Kategori
3. Pembelian,
4. Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
5. Keuntungan,
6. Hutang,
7. Piutang,
8. Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
9. Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi
secara manual saat stok opname),
10. Produk Expired,
11. Data Instansi,
12. Data Dokter,
13. Komisi Per Dokter,
14. Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan
persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan
resep produk tersebut),
15. Pasien Per Dokter,
16. Data Pelanggan,
17. Data Supplier
18. Data Produk
19. Data Racikan
20. Data Obat Sejenis
21. Retur Penjualan
22. Retur Pembelian
23. Data Nilai Produk
24. Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep

25. Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apotek
Merupakan fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan
pada aplikasi atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah :
1. Sekuriti, untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa
menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat
laporan dll),
2. Options, yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice
berikutnya, alat apotik, persentase PPn dll,
3. Aktivitas Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam
pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
4. Histori Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja
yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
5. Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
6. Histori Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk
item barang
7. Histori Penghapusan Transaksi
8. Histori Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke
supplier.
9. Histori Perubahan Harga
10. Stok Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem
dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
11. Stok Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja yang
harus di order ulang.
12. Posisi Stok , yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah
saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok
opname.
13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan
kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok
minimal

BAB III
PEMBAHASAN

Bisnis apotek merupakan suatu jenis bisnis retail yang harus dikelola dengan baik
agar memperoleh keuntungan yang berguna untuk menutup beban biaya
operasional dan menjaga kelanggengan berdirinya apotek tersebut, akan tetapi
bisnis apotek juga tidak boleh melupakan fungsi sosialnya dalam
mendistribusikan obat, sediaan-sediaan farmasi, alat medis habis pakai dan juga
alat kesehatan kepada masyarakat. Sehigga keberadaan apotek sendiri turut
membantu pemerintah dalam memelihara dan menjaga kesehatan masyarakat.
Pada sisi lain apotek perlu mempunyai sistem informasi menejemen yang dapat
membantu dalam pengelolaan apotek. Sistem informasi farmasi adalah sebuah
sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan
penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari
pengumpulan dokumen atau catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan
umpan balik atau laporan analisisa sistem informasi farmasi dapat merupakan alat
yang berguna untuk pengawasan, menyediakan data untuk memonitoring. Dalam
sistem informasi manajemen terdapat banyak bentuk pelaporan, namun di dalam
sistem informasi manajemen apotek perlu ditambahkan bentuk scan barcode guna
mempermudah karyawan dalam menginput data barang yang akan dibeli dan juga
yang alkan mempercepat proses penginputan data apabila apotek sedang ramai
pembeli. Tentunya dengan adanya scan barcode akan meminimalisir pelanggan
dalam hal menunggu dan juga akan memberikan kepuasan tersendiri pada
pelanggan yang nantinya diharapkan akan menaikan omzet apotek itu sendiri.
Disamping hal barcode salah satu inovasinya lagi adalah dengan menambahakan
untuk bentuk sediaan dari produk farmasi tersebut. Dalam sistem informasi
manajemen apotek perlu ditambahkan informasi bentuk sediaan dari produk
farmasi tersebut, sehingga apoteker dapat memberikan informasi obat dengan
tepat sasaran mengenai cara penggunaan obat contohnya perbedaan antara kaplet
dan tablet, cara penggunaan tablet dan suppositoria, sehingga dapat meningkatkan
kepercayaan pasien terhadap apotek dan pasien kembali membeli obat ke apotek
yang kita kelola, dengan demikian omset apotek dapat meningkat.

BAB IV
KESIMPULAN

1. Sistem Informasi farmasi

adalah sebuah sistem

yang diorganisir

untuk pengumpulan,pengolahan, pelaporan dan penggunaan informasi

untuk pengambilan keputusan.
2. Dalam meningkatkan omset apotek maka perlu pengembangan sistem
informasi manajemen apotek dengan dibuat barcode yang akan
mempermudah dalam penginputan data barang saat proses pembelian.
3. Dalam meningkatkan pelayanan informasi obat kepada pasien maka
perlu pengembangan dalam sistem informasi manajemen apotek
berupa penambahan informasi bentuk sediaan.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
Yogyakarta.
Abdul Kadir. 2003. Pengenala Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Jurnal ELKHA Vol.4, No 2,Oktober 2012
Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek Kimia
Farma. Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya.
Farmasi;http://anitaningsih.blogspot.com/2011/12/informatika-farmasi.html
Sistem Informasi Management Apotek. 2012.
http://syifamedika.blogspot.com/2012/05/pengembangan-sistem -informasi.html?
m=1
http://ejournal.narotama.ac.id