MDULO TICA EMPRESARIAL

PROYECTO GRUPAL ENTREGA FINAL

TICA, EMPRESA Y ECONOMA

PRESENTADO POR
CLAUDIA FERNANDA CONSUEGRA CAIAFFA CDIGO: 1111110111
SANDRA PATRICIA SANTACRUZ HOYOS CDIGO: 1111110148
VIVIANA ALONSO SALAMANCA CDIGO: 1111110104
OFIR VALDERRAMA REYES CDIGO: 1111110197

PROFESOR:
EDWIN GRABIEL CLAVIJO MARTIN

CALI, JUNIO 7 DE 2013

CONTENIDO

PGINA

PERFIL DE LA EMPRESA

OBJETIVOS

MISION

VISION

NUESTROS VALORES

SLOGAN

LOGO

CDIGO DE ETICA

RESPONSABILIDAD SOCIAL

NUESTRA FILOSOFA

SERVICIOS Y SOLUCIONES

10

NUESTRO EQUIPO

11

ORGANIGRAMA

11

CONCLUSIONES

12

ARCOL S.A.
GESTION DOCUMENTAL

PERFIL DE LA EMPRESA
Pioneros en soluciones empresariales bajo la consigna de calidad total y
satisfaccin al 100% de nuestros clientes. Nuestra empresa presta los servicios de
consultora que van desde el anlisis preliminar del flujo de documentos, hasta el
diseo integral, la implementacin y el mantenimiento de los procesos de gestin
documental de cualquier organizacin.
Brindamos soluciones de almacenamiento de forma fsica y virtual, abordando
todo el ciclo de vida de la documentacin, desde su creacin hasta su destruccin,
pasando por la clasificacin, la digitalizacin, la custodia fsica y la consulta;
protegiendo as la informacin en los diferentes tipos de conservacin documental,
Carpetas, Cajas, etc, respetando las normas de gestin documental pactadas por
el Archivo General de la Nacin.
La administracin de los archivos se da in-house (en las oficinas del cliente) o outhouse (desde las instalaciones de ARCOL S.A.). Este es un sistema de gestin
documental que contribuye con la operacin diaria y consiste en delegar la
administracin del archivo a tcnicos especializados para manejar toda la
documentacin por medio de un software va internet que permite que pueda ser
consultada desde cualquier lugar del mundo, facilitando as la bsqueda de la
documentacin por parte del cliente.
Los documentos como facturas, correspondencia, historias laborales y otros; usted
los puede consultar de forma gil y segura por medio de un sistema de

digitalizacin que es migrado al software en internet y permite ser visto solo por
personal autorizado por el cliente.
La asesora jurdica, la auditora y consultora hacen parte de la compaa ARCOL
S.A., el cliente cuenta con estos servicios al momento de contratar el proceso de
gestin documental con la compaa, reduciendo as costos y protegiendo los
datos.
La destruccin tcnica de la informacin es un proceso que se da contando con
las normas tcnicas del cuidado de conservacin documental, con forme a lo
establecido por la ley general de archvio siguiendo los tiempos establecidos por
las tablas de retencin documental.
OBJETIVOS
Nuestro principal objetivo es ayudar a las empresas en la organizacin y
digitacin de documentos.
Establecer procedimientos con el fin de ejecutar rpidamente los trmites
de los documentos que se procesan.
Llevar control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Facilitar la organizacin y mantenimiento de los archivos.
Establecer un estricto control racional y ordenado de los documentos que
se manejan.
Proporcionar informacin inmediata de los documentos que se requiera.
Aumentar la capacidad operativa de nuestra empresa con el fin de alcanzar
una mayor cobertura de los servicios prestados a nuestros clientes.
Medir y controlar la calidad de nuestros procesos a travs del uso de
indicadores de gestin con el fin de garantizar la mejora continua y
aumentar la satisfaccin de nuestros clientes.

MISION
Prestamos servicios integrales y especializados para la administracin de la
Gestin Documental, adaptndonos a las necesidades y expectativas de nuestros
clientes. Mantenemos la privacidad de su documentacin y protegemos el medio
ambiente mediante, un compromiso con el papel, el ser humano y el planeta,
fomentando un balance social, econmico y humano entre nuestros colaboradores
y funcionarios.
VISION
Nuestra visin es ser una empresa lder, reconocida por su tecnologa de punta,
innovacin, calidad, comercializacin de software a nivel mundial y servicios
asociados para soluciones integrales en el archivo, con personas competentes,
comprometidas con la mejora continua, colaborando con la comunidad y el medio
ambiente.
NUESTROS VALORES

Servicio al cliente

Administramos fsica y electrnicamente los documentos e integramos cada etapa

de su ciclo de vida en una nica plataforma tecnolgica. Reducimos costes
operativos y unificamos criterios documentales.

Tecnologa propia y confianza

La herramienta informtica desarrollada por la Direccin Tecnologica, permite

realizar consultas a travs de Internet con unos niveles de seguridad
extraordinarios mediante conexin segura SSL. La excelente cadena logstica
creada con nuestros proveedores y las exigencias impuestas en el uso de
materiales, junto con la absoluta reserva y transparencia en el uso de la
informacin, sustentan la confianza de nuestros clientes.

Transparencia y trabajo en equipo

Contamos con un equipo de ms de 150 profesionales especializados en la

gestin de documentos que actualizan permanentemente sus conocimientos
adecundolos a las innovaciones tecnolgicas.

Seguridad fsica y control

Disponemos de las ms modernas Instalaciones, con la mxima seguridad fsica y

con sistemas de control de ltima generacin. Nuestras rigurosas normas de
seguridad generan un marco ptimo para la preservacin de los Fondos
Documentales de nuestros clientes a la vez que nuestras extremas medidas de
seguridad lgica garantizan la custodia de la informacin.

SLOGAN:
DAMOS VIDA A TUS ARCHIVOS
Esperamos que el slogan sea nuestra primera carta de presentacin de fcil
identificacin siendo lo primero que nuestros clientes vean.
LOGO
La descripcin iconogrfica de nuestro logotipo, empieza por el crculo el cual
reconoce nuestro constante movimiento en aras de avanzar y ser cada da una
empresa innovadora en el mercado global tanto en la
parte de servicios como de responsabilidad social. En el
Centro

de

nuestro

logo

mostramos

la

parte

representativa de un archivo con el cual queremos

demostrar

la

proteccin

que

tendrn

todos

los

documentos en nuestras manos. Presenta la dinmica

que requiere el manejo de la gestin documental,
reconociendo su importancia, dado que es la prueba
fsica de las actividades que se realizan de manera

eficiente, y se da inicio a los cambios que se requieren en los procesos y

procedimientos del manejo de los archivos de la compaa.
Pretendemos con el logo que ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL tenga el
valor agregado de reconocimiento en el mercado, de ejemplo de responsabilidad,
eficacia y cumplimiento.
CDIGO DE ETICA
Trabajamos en el componente tico estudiando diariamente a travs del
comit, las conductas habituales de los integrantes de la empresa con
respecto a los diferentes grupos de inters (proveedores, distribuidores,
clientes, superintendencia de industria y comercio y otros organismos de
control) que intervienen en su actividad interna y externamente. En el
mismo comit nos ocupamos de la realizacin de mapas de relaciones y
afectaciones de los grupos de inters externos relacionados con el ejercicio
empresarial de la organizacin, y los emprendimientos que tienen relacin
con el cuidado del medio ambiente y la ecologa.
Desde la Gerencia General se incentiva y motiva el buen manejo de los
documentos, impulsando una cultura del manejo de la informacin,
buscando las metas de competitividad y el xito de la misin de la
compaa, contribuyendo a la sociedad en el buen sentido y manejo de los
recursos.
Comparte los valores y el respeto de acuerdo a lo establecido en el Cdigo
de tica.
Propende entre los usuarios y empleados esquemas de liderazgo en
funcin de la gestin documental, con participacin, solidaridad y respecto a
los derechos y deberes, actuando en base a un cdigo de tica.
Proporciona condiciones laborales que favorezcan el desarrollo adecuado
de las actividades propias de la gestin documental (empleados, familiares,

accionistas y proveedores).
Acta de manera responsable para con el entorno natural en todos los
procesos, practicando los conocimientos de reciclaje

preservacin del

medio ambiente.
Establece las necesidades que presenta el entorno en que se mueve
nuestras actividades laborales y como estas impactan la calidad de vida.
Colabora con las necesidades sociales como parte de la estrategia de
accin empresarial.
Participa mediante los convenios con otras instituciones en la lluvia de
ideas que permitan mejorar tus actividades dentro de la compaa.
Tiene en cuenta a cada uno de los colaboradores de la compaa y los
involucra en las mejoras que se pueden optar para crecer.
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Se adopt la escuelita ms cercana, se ayuda con textos escolares,
mejoramiento de la planta fsica, y todo aquello que

necesita para su

desarrollo educativo en el plantel.

Embellecimiento de parques con bancas con logo y marca de la empresa,
tambin con pintura y arborizacin, los juegos se reconstruirn o en su
defecto se cambiarn.
Se realizar campeonato con la comunidad de ftbol para mejor
integracin, con premios e imagen publicitaria de la empresa.
Responsabilidad con los compromisos adquiridos con la comunidad.
Arborizar los parques ms cercanos y adoptar el mantenimiento de los
arboles.
Disminuir el impacto negativo sobre la comunidad de las diferentes
actividades con el constante dialogo con la misma, y a su vez se crea lazo
de amistad y entendimiento con conciencia social.

 Mantener el equilibrio entre empresa y comunidad, generando un desarrollo

sustentable para la empresa como para el bien comn en este caso la
comunidad.
NUESTRA FILOSOFA
La filosofa de trabajo de ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL le permite
desarrollar su actividad empresarial manteniendo el mximo respeto por el equipo
humano que la integra y al mismo tiempo obtener unos buenos rendimientos
econmicos. Los buenos rendimientos econmicos se obtienen realizando
servicios de calidad y ofreciendo a nuestros clientes la mxima confianza a la hora
de custodiar y gestionar sus fondos documentales, as como ofreciendo soluciones
a cualquier tipo de problema que pueda surgir.

ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL cuenta con una serie de colaboradores

con los que mantiene una relacin empresarial basada en la calidad y el precio
razonable. Nuestros colaboradores deben garantizarnos la mxima calidad en los
productos y servicios prestados de acuerdo a un precio ajustado y la empresa se
compromete a responder con seriedad.

En ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL fomentamos tener un equipo de

profesionales que establezcan un compromiso personal en el proyecto de la
empresa y con una clara vocacin de servicio. El equipo humano que integra.

ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL es el gran valor de la empresa. As pues,

la actividad de ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL se desarrolla siempre sin
perder de vista los valores fundamentales que son respetados por todas y cada
una de las personas que forman parte de la empresa. Este tipo de gestin permite
que se establezca un compromiso real y recproco entre empresa, trabajadores,

clientes y colaboradores.

SERVICIOS Y SOLUCIONES
Las Organizaciones crecen en diferentes formas y una de ellas es la cantidad de
Informacin que se ven obligados a manejar.
En .ARCOL S.A. -GESTION DOCUMENTAL, ofrecemos los siguientes servicio y
soluciones:
1.

Consultora. Sobre la mejor forma de archivar sus documentos (en papel o

en formato electrnico), flujo de trabajo, seguridad en el manejo
Evidentemente estas empresas deben estar dirigidas por expertos en la
materia: documentalistas o archiveros.

2.

Seguridad de los documentos (electrnicos), en forma de implementacin

de firma digital, manejo de permisos y niveles de acceso.

3.

Custodia de la documentacin en papel, clasificacin de los documentos y,

con frecuencia, un servicio de entrega de cualquier documento solicitado.

4.

Destruccin de la documentacin en papel y dems soportes fsicos.

Habitualmente de una forma segura, es decir, garantizando que nadie ha
accedido a los documentos y que la destruccin es irrecuperable. se expide
un certificado que es necesario en determinadas empresas para
documentos muy delicados (como historiales clnicos de pacientes de
hospitales).

5.

Copias de seguridad de los archivos electrnicos. Normalmente como

complemento de algn otro servicio, habitualmente el de digitalizacin.

NUESTRO EQUIPO
Contamos con profesionales altamente calificados en las distintas reas que
conforman nuestra empresa, para que el servicio prestado sea integral y de
calidad.
ORGANIGRAMA

CONCLUSIONES

El objetivo principal de ste trabajo es la creacin de una empresa

prestadora de servicios integrales en el manejo de la informacin
empresarial. Esta empresa deber lograr la integracin y el engranaje de
los aspectos ticos de las prcticas empresariales que intervienen en sus
actividades interna y externa.

Con el desarrollo e investigacin pudimos observar que las empresas que

se ajustan a los cdigos ticos logran que sus proyectos pervivan en el
tiempo. Una mala cultura empresarial, la vulneracin de los cdigos ticos
acaban volvindose en contra de la propia empresa, y la llevan al
descrdito.

Con el desarrollo de proyecto grupal documentamos e investigamos sobre

el aspecto tico de las prcticas empresariales, la responsabilidad social de
las empresas y a pensar como empresarios, sin olvidar el componente

tico.

En el desarrollo de este trabajo, concluimos que definitivamente el

componente tico de la empresa est relacionado con la misin que la
empresa desempea dentro del mercado y la sociedad.