Professional Documents
Culture Documents
- 15 iunie 2015 -
Rezumat
Cuprins
1. Contextul consultanei.................................................................................................................4
2. Lista de termeni cu definiii.........................................................................................................5
3. Descrierea organizaiei................................................................................................................6
3.1. Istoric....................................................................................................................................6
3.2. Procesul general....................................................................................................................6
3.3. Organigram..........................................................................................................................7
3.4. Structura de personal.............................................................................................................7
3.5. Cultur i climat organizaional............................................................................................7
3.6. Probleme care justific nevoia de schimbare........................................................................8
4. Metodologie.................................................................................................................................8
4.1. Modelul de diagnoz.............................................................................................................8
4.2. Metode..................................................................................................................................8
4.3. Echipa de consultan............................................................................................................8
4.4. Lista cu informaii / ntrebri de cercetat..............................................................................9
4.5. Listarea activitilor............................................................................................................10
4.6. Cmpul investigaiei...........................................................................................................10
5. Rezultate....................................................................................................................................11
5.1. Managementul resurselor umane........................................................................................11
5.2. Strategie/ politici/ proceduri................................................................................................12
5.3. Probleme specifice..............................................................................................................13
5.4. Indicatori generali...............................................................................................................15
6. Analiza SWOT...........................................................................................................................18
7. Recomandri..............................................................................................................................18
8. Anexe.........................................................................................................................................20
Anexa 1 - Chestionar..................................................................................................................20
Anexa 2 - Interviu semi-structurat.............................................................................................22
1. Contextul consultanei
La firma Expenser, bugetul a fost definit pe departamente, linii de bussiness, luni
calendaristice i tip de cheltuial. Documentele au fost completate dup formulare tip, listate i
trimise la aprobare, fiecare dintre ele ateptnd s fie semnate de ctre mai multe persoane, n
funcie de lanul de aprobare. Dup aprobarea aprobarea solicitrilor demara procesul de
achiziie iar angajaii de la controlling verificau sumele, ataau documentele necesare i ncepeau
un alt flux de aprobare cu toat documentaia. ntre timp, comunicarea se fcea prin e-mail cu un
timp ndelungat de reacie la comentarii sau consiliere. La sfrit de lun, angajaii din
controlling au fost nevoii s revizuiasc bugetul manual, cu probabilitate mare de eroare, pentru
a extrage rapoartele necesare. Procesul era mare consumator de timp, managerii sau responsabilii
participani la flux lipseau fizic de la birou, echipa de controlling era sub presiune constant din
cauza fluxului mare de informaie, aprnd erori. Ca urmare a unui audit privind stresul, s-a
evideniat un numr mare de absene datorate stresului n mai multe departamente, neexistnd o
strategie a managementului stresului. Au fost raportate i cteva cazuri de bullying att pe la
nivel orizontal ct i vertical n departamentele de vnzri i achiziii.
Consultantul extern a fost solictat pentru a analiza si restructura fluxul de aprobare al
documentaiei legate de cheltuieli, implementarea unei strategii de management al stresului i
intervenia pentru mbuntirea relaiilor ntre angajai i ntre angajai si manageri. Dintre
forele externe ale schimbrii se pot enumera: mediul organizaional, competitivitatea
companiilor concurente. Condiia adaptrii la forele externe este permanenta schimbare a
organizaiei, astfel nct structura i funcionarea ei s reflecte capacitatea de a face fa mediului
n care opereaz. Forele interne ale schimbrii date de nevoia de continuitate, nevoia de profit
prin restructurarea procesului de aprobare al cheltuielilor, nevoia unei strategii eficiente de
management al stresului i mbuntirea relaiilor dintre anangajai.
Fezabilitate
1. Se analizeaz dac problemele relatate de client sunt reale.
2. Se analizeaz dac clientul are potenial de implicare n rezolvarea problemelor.
3. Se verific dac clientul coopereaz n realizarea proiectului.
4. Se asigur punerea la dispoziie a materialelor i slilor necesare pentru derularea
diagnozei, implicaea angajailor n procesul de schimbare pentru implementarea soluiilor
posibile.
5. Se identific atitudinea fa de schimbare, a direciei schimbrii sau a problemelor
vizate de schimbare, a problemei i a condiiilor de realizare a schimbrii.
Dificulti i rezistene
1. Perceperea interveniei ca fiind consumatoare de timp, fr un final benefic, avnd n
vedere faptul c oamenii se plng c au un volum ridicat de munc. n aceast situa ie li se
explic faptul c la sfritul inerveniei poate exista oportunitatea s se eficientizeze timpul i
munca, c se vor cuta soluii la problemele relatate de ei.
2. Temeri legate de pierderea locului de munc. n aceast situaie li se explic faptul c
obiectivul interveniei nu urmrete restructurarea forei de munc.
3. Comoditatea personal, unii angajai pot fi multumii cu ceea ce au i cum
procedeaz, dar nu n folosul firmei. Li se explic faptul c naintea nevoilor lor, sunt nevoile
organizaiei.
4. Teama de necunoscut, de posibilele schimbri, de noile sarcini pe care le pot avea,
ori anxietatea care poate s apar creznd c nu au capacitatea de a realiza noile sarcini. Sunt
asigurai c nu vor fi suprasolicitai i c li se va cere parerea.
5. Lipsa interesului angajailor n a participa la interviu, ori completarea chestionarelor
fr sim de rspundere, bifnd comportamente nereale. n aceast situaie se cere sprijinul
managerului s aprobe programul i s ndrume angajaii.
Relaia cu clientul
1. ntlnirea cu persoana care ne-a solicitat, stabilirea unor obiective i definirea strii
viitoare, diagnosticarea situaiei din prezent, n legtur cu aceste obiective.
2. ntlnirea cu managerii de departamente pentru discutarea situaiei i stabilirea datei de
prezentare n faa angajailor din cadrul departamentului. Li se va expune att scopul schimbrii,
ct i planul interveniei i mecanismele folosite. Explicarea faptului c n urma diagnozei poate
fi solicitat schimbarea comportamentului angajailor, a metodelor de lucru, posibil s trebuiasc
s se schimbe i mediul n care i desfoar activitatea i s-i convingem c un nou
comportament e un lucru pe care este posibil s-l adopte n urma diagnozei, ce va conduce la un
rezultat de valoare pentru ei.
3. Stabilirea ntlnirilor periodice cu managerul pentru informarea sa n legtur cu
progresul diagnozei.
3. Descrierea organizaiei
3.1. Istoric
Firma Expenser este o companie multinaional care i desfoar activitile de retail n
Europa, America Central i de Nord, Orientul mijlociu i Asia-Pacific. Filiala din Romnia are
aproximativ 200 de angajai, distribuii pe diferite departamente. Expenser are afaceri derulate
n domenii precum imobiliare, servicii financiare, servicii de transport aerian de tip VIP Charter,
import, distribuie i service auto, servicii de producie i ntreinere ascensoare, servicii de paz
i protecie etc
Adresa: os. Bucureti-Ploieti, nr. 107A, Sector 1, Bucureti
Telefon: 021 321 455
E-mail: suport@expenser.ro
3.3. Organigram
4. Metodologie
4.1. Modelul de diagnoz
Diagnoz cu scop de intervenie se definete starea prezent a organizaiei, se planific
schimbarea i paii de implementare a acesteia, modificarea procesului de flux al cheltuielilor,
strategia de management al stresului i de mbuntire a relaiilor de munc.
4.2. Metode
Chestionar cu 18 itemi ce msoar satisfacia n munc (2 itemi), motivaia pentru munc
(4 itemi), clarificarea obiectivelor (2 itemi), relaiile cu colegii (2 itemi), relaiile cu superiorii (2
itemi), potenialul de dezvoltare (2 itemi) i stresul profesional (4 itemi). Indicii Cronbach alpha
au valori ntre .78 i .94 pentru dimensiunile msurate. (Anexa 1)
Interviu semi-structurat privind fluxul decizional (Anexa 2)
Focus grup privind cauzele stresului. Focus group-ul va fi inut de un consultant, pe grupe
de cte 10 angajai. Se vor discuta principalele cauze ale stresului, efecte i posibile soluii.
Workshop-uri la care iau parte cte 20 de manageri i angajai. n cadrul acestora se vor
prezenta metode de mbuntire a relaiilor de munc, strategii de reducere a stresului precum i
metode de tratare i combatere a fenomenului bullying i hruirii la locul de munc. Membrii
interesai vor putea participa la trainguri pentru a deveni consilieri n problemele discutate i de a
gestiona eventualele situaii ce vor aprea pe parcurs.
Training. Persoanele doritoare vor fi antrenate n gestionarea situaiilor de bullying i
hruire i n managementul stresului la locul de munc.
Interviu nestructurat pentru evaluarea post-hoc a indicatorilor msurai, a atitudinilor i
strategiilor implementate.
echip format din 2 consultani s-a ocupat de analiza fluxului decizional i de management al
cheltuielilor i implementarea soluiei. A treia echip format din 3 consultan i s-a ocupat de
workshop-uri i training managementul relaiilor. Toate cele 3 echipe i-au desfurat activitatea
sub supravegherea unui coordonator.
Activita
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
9
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
r.
tea/
c lucratoare
zile
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
rt.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
Consult
area
cu
managerul
Informa
rea personalului
Interviu
semistructurat
Aplicare
a chestionarelor
Focus
grup
Centrali
zarea si analiza
datelor
Worksh
op-uri
Training
stres
Training
relaii
Implem
entarea ETS
Interviu
nestructurat
Realizar
ea i prezentarea
raportului final
10
5. Rezultate
5.1. Managementul resurselor umane
Ca orice companie, indiferent de structura, marime sau potential, Expenser cauta, in
primul rand, angajati performanti. Pe langa acest criteriu de baza, cerintele cele mai importante
ale multinationalelor sunt legate de doua aspecte majore: experienta anterioara a candidatului si
abilitatile interpersonale, care pot sa difere in functie de pozitia ce urmeaza a fi acoperita.
Indicatorii cutai sunt performanta, competentele tehnice pe care trebuie sa le detina
ocupantul postului, competentele legate de soft-skills, tipul de experienta anterioara, tipul de
activitate desfasurata, vestimentatie si comportamente dezirabile.
11
12
Cauze
Efecte
Soluii
Pierderea
timpului
cu
Solicitarea
Creterea eficienei
Durata mare
necesarul
de unui numr mare de procesului prin utilizarea
a fluxului de decizie
documente
ce angajai
unui software
trebuie semnate
Alocarea
Slaba
Timp pierdut
Fluctuaia
responsabilitilor n mod
motivare
i cu pregtirea noilor
personalului
egal, mbuntirea relaiilor
stresul, bullying
angajai
de munc
Motivarea
Oboseala
Suprasolicita
angajatului s pstreze
Volum
angajailor cauzat de
rea
echipei
de
locul de munc,
mare de lucru
orele suplimentare,
controlling
planificarea eficient a forei
apar erori
de munc
Lipsa fizic
Cerine
de la birou a mereu
Creterea eficienei
ntrzierea
persoanelor
schimbtoare,
procesului prin utilizarea
procesului decizional
participante la fluxul volum mare de
unui software
decizional
lucru
Probleme de stategie / obiective
Problema
Cauze
Efecte
Soluii
constatat
Top
Lipsa
Bugetele nu
managementul
nu evideniei n timp
sunt aprobate la timp,
Un sistem decizional
are o viziune clar i real
a
apar erori, se fac eficient
control
asupra indicatorilor
cheltuieli
cheltuielilor
financiari
Volum
Nu
se mare de cereri,
Neatingerea
Evidena n timp real
cunotea starea unei durata mare a obiectivelor,
prin utilizarea unui software
cereri
procesului
de incertitudine
aprobare
Probleme de leadership/ relaii de munc
Problema
Cauze
Efecte
Soluii
constatat
Top
Lipsa
Bugetele nu
Evidena n timp real
managementul
evideniei n timp sunt aprobate la timp, prin utilizarea unui software
13
control
cheltuielilor
asupra
real
a
indicatorilor
financiari
Bullying,
stres,
lipsa
interesului
Angajaii nu
Comunicare
comunic problemele
Workshop-uri
de
ineficient
superioarilor,
comunicare
incertitudine
Relaii
Lipsa
disfuncionale
ncrederii
Cazuri
de
mbuntirea
ntre
colegi, subordonailor,
bullying
relaiilor de munc
abuzuri din partea absenteism,
stres,
superiorilor
ineficien
Colegii i
Strategia de lucru s
Cooperarea
exprim prerile
fie adoptat
deficitar
ntre n
lipsa coeziunii
de ctre toi din
colegi
contradict
departament
oriu
Probleme de resurse / suport organizaional
Problema
Cauze
Efecte
Soluii
constatat
mbuntirea
Stres,
ncrcarea cu
relaiilor
de
munc,
Absenteism
suprasolicitare,
sarcini a angajailor
organizarea
eficient
a
bullying
rmai, ineficien
sarcinilor
Timp pierdut
Proces
Eficientizarea
n luarea deciziilor,
depit la nivel
Birocraia
fluxului decizional prin
teancuri de dosare
decizional
utilizarea unui software
nesemnate
Nivel sczut
Lipsa
de
de cunotine n
Training-uri
i
Lipsa
instruire
a
managementul
workshop-uri
de
interesului
personalului
stresului
i
al contientizare
relaiilor de munc
Nu s-au
O echip dedicat
Lipsa
facut la timp, nu
Imposibilitate pentru crearea
materialelor
de se cunosc
a interveniei
unor
training-uri
training
proceduril
eseniale
e
14
La nivelul companiei Expenser, climatul organizaional este considerat deficitar, crenduse premisele unei activiti disfuncionale. Angaja ii evalueaz pozitiv relaiile cu clienii,
sigurana postului i ncrederea n organizaie. Relaiile cu superiorii, stresul ocupaional, relaiile
cu superiorii, satisfacia n munc , comunicarea apar la un nivel deficitar n timp ce
suprasolicitarea indic o situaie disfuncional.
ntr-o ierarhie a principalelor cauze ale stresului, pe primul loc se afl volumul mare i
organizarea muncii, care duce la suprasolicitare, urmat de lipsa clarificrii obiectivelor i a unei
strategii eficiente de management al stresului, pentru ca pe ultimele locuri s se claseze
fenomenul de bullying i comunicarea ineficient ntre departamente.
6. Analiza SWOT
17
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
PUNCTE TARI
Locaie i organizare modern
Numeroase departamente
Angajai cu experien
Nivel nalt de performan
Munc n echip
PUNCTE SLABE
Organizare deficitar procesului de luare a
deciziilor i aprobri
Suprasolicitarea angajailor i stres
Relaii deficitare n anumite departamente
Comunicare deficitar ntre departamente
Lipsa unui control adecvat asupra cheltuielilor
Birocraie
OPORTUNITATI
AMENINTARI
Specializarea pe departamente
Cresterea volumului de munc
Tendina spre dezvoltare
Deteriorarea
relaiilor
ntre
membrii
Dotare tehnic
departamentelor
Posibiliti de eficientizare a procesului muncii Fluctuaie de personal
Blocarea activitii
Scderea eficienei muncii
Neluarea msurilor necesare pentru rezolvarea
situaiei
7. Recomandri
8. Anexe
Anexa 1 - Chestionar
Gen:
Vrst:
Data angajrii:
19
Afirmaii
n mic
msur
Foarte
mic
msur
2
1
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
8
8
9
9
1
10
1
11
1
12
1
13
1
14
1
15
1
Mediu
3
n mare
msur
4
n foarte
mare msur
5
16
1
6.
Care considerai c sunt principalele aspecte de mbuntit n ceea ce
privete fluxul de aprobare al cheltuielilor?
7.
Exist o strategie de management al stresului? Detaliai.
22