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Finanzas

FINANZAS
FI

Manuales para Usuario


FINANZAS

Tema:

OPERACIONES CONTABLES
2013

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INDICE

Manual Mdulo FI - Operaciones Contables .......................................................................................................3


Introduccin ............................................................................................................................................................3
Cuando finalice el curso estar capacitado para ................................................................................................3
Desarrollo de Contenido ........................................................................................................................................4
Registrar Documento Cuenta de Mayor ......................................................................................................4
Visualizar un Documento Contable .............................................................................................................6
Contabilizacin General ...............................................................................................................................9
Modificar Documento Contable ................................................................................................................ 13
Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ......................................................... 17
Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ........................................................ 19
Anular Documento Contable ..................................................................................................................... 24
Anular Documento contable en Masa ....................................................................................................... 27
Datos maestros Claves ....................................................................................................................................... 30
Normativas o procedimientos ............................................................................................................................ 30
Relacin de planos de Negocio al Manual de Usuario .................................................................................... 30
Induccin a SAP .................................................................................................................................................. 30

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Manual Mdulo FI - Operaciones Contables

Introduccin
Este documento est destinado a ayudar a usuarios que requieren informacin sobre los procesos a elaborar
en las operaciones contables que se necesiten realizar en el sistema de SAP implementado por evolucin
SAP.
El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las reas el procedimiento de cmo
se debe crear, modificar, visualizar, los registros elaborados en la contabilidad.
Este documento consta de: a) una explicacin del proceso con imgenes y ejercicios que le permitirn
comprender la funcionalidad de la herramienta, b) un glosario con trminos utilizados en ambiente SAP.

Cuando finalice el curso estar capacitado para


Conocer las ventajas del sistema SAP y poder elaborar cualquier tipo de ajuste en las cuentas de mayor que se
requiera en la contabilidad, de acuerdo a las transacciones que se presentara en el manual. Capacitado para
utilizar operaciones contables en grupo legers, bajo las normas NIF cuando se requiera.
Si no hay una explicacion del campo en las distintas ventanas de las transacciones por favor dejar en blanco.

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Desarrollo de Contenido
Registrar Documento Cuenta de Mayor
Para hacer un registro contable se puede utilizar esta transaccin.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FB50
transaccin
Nombre de
campo

Registrar documento cuenta de mayor

Descripcin

Accin del usuario y valores

Fecha
Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original,


creacin del documento original
haciendo referencia el mes vigente.

Moneda

Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal


el sistema
guatemalteco)

Referencia

Documento
movimiento

Txt.cab.doc.

Texto de cabecera del documento

Cta.mayor

Nmero de cuenta de la cuenta de mayor Se ingresa la cuenta que se desea afectar,


sobre la que se actualizan las cifras de que no sea cuenta asociada
movimiento

D/H

Muestra a qu lado de la cuenta (S = Ubicar posicin de la cuenta.


Debe, H = Haber) se realiza la
actualizacin de las cifras de movimientos.

alguna

referencia

del Se puede ingresar una referencia


movimiento que se est realizando

al

Se puede ingresar una breve explicacin a la


referencia

Importe moneda Importe de la posicin de documento en la Ingresa el monto


doc.
moneda del documento.
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,
o Ce. Beneficio forma univoca
se define un centro de costo que va afectar

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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER para grabar el movimiento.

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Visualizar un Documento Contable


Para visualizar un documento contabilizado se puede utilizar la siguiente transaccin.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FB03
transaccin
Nombre de
campo
No.
Documento

Visualizar Documento

Descripcin
de Es el documento que se desea visualizar

Sociedad

Clave que identifica


sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Accin del usuario y valores


Ingresa el documento que desea visualizar
registrada posteriormente

unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.


Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento

Si no se tiene el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn

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Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.


sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa


principal
registrado.

el

Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn

Periodo donde se encuentra contabilizado el


documento
Ledger

Se va ejecutar la pantalla donde aparecen los registros realizados en la contabilidad.

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del

documento

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Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin del registro.

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Contabilizacin General
Otra forma de contabilizar es con la transaccin F-02, que igual manera que la FB50, hace registro en la
contabilidad.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de F-02
transaccin
Nombre de
campo

Entrar apunte de cuenta mayor

Descripcin

Accin del usuario y valores

Fecha
Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original,


creacin del documento original
haciendo referencia el mes vigente.

Clase

La clase de documento sirve para clasificar Asigna la clasificacin del registro


los documentos o registros realizados en
la contabilidad.
Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT que se necesita hacer el
sociedad.
registro.

Sociedad
Fecha contab.

Periodo
Moneda/T/C

Referencia

Fecha en la cual se va quedar registrada el Asigna la fecha de contabilizacin.


documento o registro en la contabilidad
financiera o contabilidad de costes.
Periodo en la cual se quedara registrado el Asigna el periodo de la contabilizacin.
documento o registro
Clave de la moneda que se gestionaron en Asigna la moneda del registro, si fuera
el sistema
moneda USD se puede asignar un tipo de
cambio, de lo contrario se utilizara el del da.
Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al
movimiento
movimiento que se est realizando

Txt.cab.doc.

Texto de cabecera del documento

ClvCT

Clave de contabilizacin con la que ha de Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber


entrarse de la posicin del documento

Cuenta

Cuenta que se ha
documento o registro

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contabilizar

Se puede ingresar una breve explicacin a la


referencia

el Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente informacin.


Nombre de
campo
Importe
Asignacin
Texto
ClvCT
Cuenta

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Descripcin
Importe de la posicin de documento en la
moneda del documento.
Es una informacin adicional que se le
puede agregar al documento o registro.
Texto explicativo para la posicin del
documento
Clave de contabilizacin con la que ha de
entrarse de la posicin del documento
Cuenta que se ha contabilizar el
documento o registro

Accin del usuario y valores


Ingresa el monto
Ingresa una informacin adicional
Ingresa una explicacin de lo realizado
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Finanzas

Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la informacin complementaria para la siguiente posicin
del documento.
Nombre de
campo
Importe

Descripcin

Accin del usuario y valores

Importe de la posicin de documento en la Ingresa el monto


moneda del documento.

Asignacin

Es una informacin adicional que se le Ingresa una informacin adicional


puede agregar al documento o registro.

Texto

Texto explicativo para la posicin del Ingresa una explicacin de lo realizado


documento

Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botn

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Si la informacin es la correcta se graba el registro con el botn

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, y el movimiento fue grabado con xito.

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Modificar Documento Contable


Existe una transaccin FB02, la cual deja modificar Asignacin y Texto en cualquiera de las posiciones del
documento.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de FB02
transaccin

Modificar Documento

Nombre de
Descripcin
Accin del usuario y valores
campo
No.
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar
Documento
cual se accede a un documento contable.
registrada posteriormente
Sociedad
Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.
sociedad.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento

Si no se sabe el documento a modificar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn

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Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.


sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa


principal
registrado.

el

Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn

Periodo donde se encuentra contabilizado el


documento
Ledger

Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin

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del

documento

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En la informacin aparece el registro grabado, al dar doble CLICK en una de las posiciones se puede ingresar a
los campos de Asignacin y Texto los cuales se pueden modificar.

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Para pasar de una posicin a otra se pueden utilizar los botones de Posicin Anterior

Cuando se hayan realizado las modificaciones se presiona el botn

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o Posicin Siguiente

, para grabar los cambios realizados.

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Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers


Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone de la
transaccin FB50L para poder realizar los registros necesarios.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de
transaccin
Nombre de
campo
Fecha
Documento
Moneda
Fecha contab.

Gr.ledgers

FB50L

Registrar documento cuenta mayor para


grupo ledgers
Descripcin

Accin del usuario y valores

La fecha de documento es la fecha de


creacin del documento original
Clave de la moneda que se gestionaron en
el sistema
Fecha en la cual se va quedar registrada el
documento o registro en la contabilidad
financiera o contabilidad de costes.
Designa unvocamente un grupo de ledgers.

Se ingresa la fecha del documento original,


haciendo referencia el mes vigente.
Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal
guatemalteco)
Asigna la fecha de contabilizacin.

Se asigna el grupo de ledgers que necesita


AF=Ledger para Activos Fijos IFRS
0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS
Referencia
Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al
movimiento
movimiento que se est realizando
Txt.cab.doc.
Texto de cabecera del documento
Se puede ingresar una breve explicacin a
la referencia
Cta.mayor
Nmero de cuenta de la cuenta de mayor Se ingresa la cuenta que se desea afectar,
sobre la que se actualizan las cifras de que no sea cuenta asociada
movimiento
D/H
Muestra a qu lado de la cuenta (S = Debe, Ubicar posicin de la cuenta.
H = Haber) se realiza la actualizacin de las
cifras de movimientos.
Importe moneda Importe de la posicin de documento en la Ingresa el monto
doc.
moneda del documento.
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,
o Ce. Beneficio forma univoca
se define un centro de costo que va afectar

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Al consignar los datos se graba la informacin con el botn

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Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers


Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone aparte de la
transaccin FB50L existe la FB01L para poder realizar los registros necesarios.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de
transaccin
Nombre de
campo
Fecha
Documento
Clase

Sociedad
Fecha contab.

Periodo
Moneda/T/C

Gr.ledgers

Referencia
Txt.cab.doc.
ClvCT
Cuenta

FB01L

Contabilizacin general para grupo ledgers

Descripcin

Accin del usuario y valores

La fecha de documento es la fecha de


creacin del documento original
La clase de documento sirve para clasificar
los documentos o registros realizados en la
contabilidad.
Clave que identifica unvocamente la
sociedad.
Fecha en la cual se va quedar registrada el
documento o registro en la contabilidad
financiera o contabilidad de costes.
Periodo en la cual se quedara registrado el
documento o registro
Clave de la moneda que se gestionaron en
el sistema

Se ingresa la fecha del documento original,


haciendo referencia el mes vigente.
Asigna la clasificacin del registro

Sociedad GT que se necesita hacer el


registro.
Asignar la fecha de contabilizacin.

Asigna el periodo de la contabilizacin.

Asigna la moneda del registro, si fuera


moneda USD se puede asignar un tipo de
cambio, de lo contrario se utilizara el del da.
Designa unvocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita
AF=Ledger para Activos Fijos IFRS
0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS
Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al
movimiento
movimiento que se est realizando
Texto de cabecera del documento
Se puede ingresar una breve explicacin a
la referencia
Clave de contabilizacin con la que ha de Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
entrarse de la posicin del documento
Cuenta que se ha contabilizar el documento Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
o registro

Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente informacin.

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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la informacin complementaria para la siguiente posicin
del documento.
Nombre de
campo
Importe
Asignacin
Texto
ClvCT
Cuenta

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Descripcin
Importe de la posicin de documento en la
moneda del documento.
Es una informacin adicional que se le
puede agregar al documento o registro.
Texto explicativo para la posicin del
documento
Clave de contabilizacin con la que ha de
entrarse de la posicin del documento
Cuenta que se ha contabilizar el documento
o registro

Accin del usuario y valores


Ingresa el monto
Ingresa una informacin adicional
Ingresa una explicacin de lo realizado
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Finanzas

Cuando se registren los datos se presiona ENTER para la siguiente posicin.


Nombre de
campo
Importe

Descripcin

Importe de la posicin de documento en la


moneda del documento.
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de
o Ce. Beneficio forma univoca
Asignacin
Es una informacin adicional que se le
puede agregar al documento o registro.
Texto
Texto explicativo para la posicin del
documento

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Accin del usuario y valores


Ingresa el monto
Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,
se define un centro de costo que va afectar
Ingresa una informacin adicional
Ingresa una explicacin de lo realizado

Mdulo FI
Finanzas

Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botn

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Mdulo FI
Finanzas

Si la informacin es la correcta se graba el registro con el botn

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, y el movimiento fue grabado con xito

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Anular Documento Contable


Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el
movimiento con la transaccin FB08.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de
transaccin

FB08

Anular Documento

Nombre de
Descripcin
Accin del usuario y valores
campo
No.
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar,
Documento
cual se accede a un documento contable.
registrada posteriormente, para luego
anularla
Sociedad
Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.
sociedad.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento
Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilizacin Motivo de la cual se va anular el registro;
inversa o la anulacin.
01 Anulacin en perodo actual
02 Anulacin en perodo cerrado
03 Contabil.negativa en perodo actual
04 Contabil.negativa en perodo cerrado
05 Asiento por ajuste de personificacin

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Si no se sabe el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn

Nombre de
campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.


sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa el Ledger del documento


principal
registrado o se deja en blanco para ver todos
los registros.

Periodo donde se encuentra contabilizado el


documento

Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn

Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin.

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Al estar seguro que es el documento que se desea anular se presiona el botn


crea un nuevo registro, con la reversin del documento original.

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, para concluir la anulacin, y

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Anular Documento contable en Masa


Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el
movimiento con la transaccin FB08, pero si son varios movimientos que se necesitan anular existe la
transaccin F.80, la cual anula en masa.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo de
transaccin
Nombre de
campo
Sociedad

F.80

Anulacin de documentos en masa

Descripcin

Accin del usuario y valores

Clave que identifica unvocamente la Sociedad GT a consultar el documento.


sociedad.
No.
de El nmero de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar,
Documento
cual se accede a un documento contable.
registrada posteriormente, para luego
anularla del, al.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento
Designa unvocamente un grupo de ledgers. Se ingresa el Ledger del documento
Ledger
registrado.
Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilizacin Motivo de la cual se va anular el registro;
inversa o la anulacin.
01 Anulacin en perodo actual
02 Anulacin en perodo cerrado
03 Contabil.negativa en perodo actual
04 Contabil.negativa en perodo cerrado
05 Asiento por ajuste de personificacin
Test
Controla si una ejecucin de test tiene lugar Puede utilizarse la opcin de test para
o no.
visualizar antes la ejecucin final.

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Para ejecutar el proceso se presiona el botn

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Finanzas

Si es correcta la anulacin que se necesita realizar se presiona el botn


anterior con el botn
y desmarcar la opcin Test, para anular en definitiva.

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, o regresar a la pantalla

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Datos maestros Claves


Los datos maestros que se requiera para las operaciones contables son;

Sociedad

Posicin

Transaccin

GT01
GT02
GT03
GT04
GT05
GT06
GT07
GT08
GT09
S= Debe
H= Haber
40= Debe
50= Haber
FB50 Registrar cuenta de mayor
FB50L Registrar cuenta mayor grupo de ledgers
F-02 Contabilizacin general
FB01L Registrar contabilizacin grupo de ledgers
FB09 Modificar Posicin documento deudor
FB02 Modificar documento contable
FB03 Visualizar documento contable
FB08 Anular documento contable
F.80 Anular documentos en masa

Normativas o procedimientos
Relacin de planos de Negocio al Manual de Usuario
BBP Operaciones Contables

Induccin a SAP
Ver presentacin CAP-SAP FI OPERACIONES CONTABLES

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