Intelegerea Nevoilor de dezvoltare

Ajuta-ti echipa sa atinga performanta de top

Cum iti poti ajuta oamenii sa creasca?

Noi oferim patru moduri diferite de evaluare a nevoilor de dezvoltare ale membrilor echipei. Acestea sunt
Observatia directa, Colectarea de informatii, Discutii libere individuale si Utilizarea de misiuni de evaluare a
aptitudinilor.

Modul de utilizare al instrumentelor:

Observatia:
Dragul meu Watson, tu vezi multe dar observi foarte putine
Sherlock Holmes nu poate fi considerat ca un coach deosebit, dar cu siguranta are un talent deosebit in a pune
solutiile in perspectiva. Asa cum evident stia si Holmes, observatia ajuta mult in intelegerea punctelor tari ale unei
persoane precum si a ariilor ce trebuie imbunatatite, atat la nivel personal cat si profesional.
Liderii de success nu pierd niciodata oportunitatea de a observa modul in care membrii echipelor lor muncesc
sau se comporta in timpul activitatilor lor obisnuite. Aceasta observatie nu reprezinta un scop in sine ci este un
mijloc obiectiv de colectare a informatiilor pentu evaluare.
Aminteste-ti urmatoarele aspecte atunci cand observi pe membrii echipei tale:

Vezi rolul tau ca pe un inregistrator fidel al faptelor;

Evita sa le sufli oamenilor in ceafa;

Nu te lansa in judecati pana cand nu simti ca ai o imagine completa a modului in care lucrurile
functioneaza;

Nu permite ca stereotipurile sau zvonurile sa iti afecteze observatiile.

Colectarea de informatii
Se pot aduna, de asemenea, o multime de informatii de la alte persoane care colaboreaza indeaproape cu
oamenii din echipa ta. In funcie de cultura organizationala si de circumstante, aceste surse de informatii pot
include clienti interni sau externi, fosti sefi sau chiar colegi si colaboratori. Poti obtine de asemenea informatii de
pe inregistrari de comentarii mai vechi sau formularele de feedback 360 grade.
Aminteste-ti urmatoarele aspecte atunci cand apelezi la canale alternative de obtinere de informatii:

Asigura-te ca nu subminezi demnitatea persoanei si ca respecti contextul. De exemplu, in unele culturi

poate fi acceptabil sa discuti cu colaboratorii. In multe altele, acest lucru trebuie facut cu maxima
sensibiliate sau deloc.
Ai grija ca intrebarile tale sa nu trezeasca ranchiuni mai vechi, care altfel ar fi fost uitate.

Evit generalizarile: Cere-le oamenilor sa sustina observatiile si comentariile lor cu exemple specifice.

Observatia si Obtinerea de informatii te vor ajuta sa-ti formezi o parte din imagine, totusi este putin probabil ca ele
sa iti spuna ce gandesc oamenii in mod individual.

Discutii libere individuale

Aici este nevoie sa ai discutii despre anumite lucruri cu membrii echipei tale. Doar discutatnd poti intelege ce
anume vor si cum anume vad ei, ca indivizi, Lumea. Si numai in cazul in care ai inteles acest lucru, poti ajuta cel
mai bine pe membrii echipei tale sa-si dezvolte modul de lucru.
Cel mai placut mod de a realize acest lucru este acela de a avea un chat informal cu membrii echipei tale
individual. Din nefericire, acest lucru cere de multe ori mai mult decat doar construirea increderii membrii
echipei vor dori in mod firesc sa iti faca o impresie pozitiva si tu vei reusi rareori sa obtii mai mult decat niste
zgarieturi de suprafata a oricaror probleme care vor trebui abordate.
Aici, utilizarea unui instrument ca DIFSWOT te poate ajuta sa definesti o discutie mult mai profunda;
DIFSWOT vine de la:

Dificil sau Exigent: Care este activitatea cea mai provocatoare pe care o fac membrii echipei? Este
acea activitate dificila in mod intrinsec? Exista procese si tehnologii greoaie in mod inutil?Sau poate
membrii echipei au nevoie sa isi dezvolte abilitatile?
Interesant/Important: Ce parte din job-ul lor agreeaza in mod deosebit si o considera cu adevarat
placuta? Este din cauza ca munca este usoara sau pentru ca ei au abilitati speciale in acest domeniu?
Simt membrii echipei ca au nevoie de alte abilitati si resurse pentru a-si face treaba bine?

Frecventa/ Folosirea timpului: Cu ce tip de activitati isi petrec cea mai mare parte din timp? Sunt ei
tinuti in loc de la alte activitati datorita unei lipse de incredere sau de abilitati? Sau pot ei munci mai
eficient facand lucruri cu mai putin ajutor sau investitie?

Puncte tari: Ce anume simt ei ca fac bine? Cum simt ei ca aceste puncte tari pot contribui la rezultatul
echipei?

Puncte slabe: Unde simt ei ca ar trebui sa se dezvolte? Ce anume fac ei pentru a aborda aceste
sectoare sau ce anume ar trebui facut pentru a aborda aceste domenii?

Oportunitati: Cum vor ei sa se dezvolte in viitor? Cum vad ei acet lucru aliniat cu misiunea echipei?

Amenintari: Ce parte a muncii nu le place? De ce nu le place acel lucru?

Nota: DIFSWOT poate fi folosit ca un mnemonic, dar e posibil ca tu sa nu vrei sa folosesti aceasta ordine a
intrebarilor. Cel mai bine ca sa dai un ton pozitiv discutiei este sa pui la inceputul si la sfarsitul discutiei intrebari
positive.

Misiuni de evaluare a aptitudinilor

Odata ce ai inceput sa tragi o concluzie despre unde se afla punctele tari ale oamenilor, este util uneori sa
confirmi evaluarea ta prin setarea unor misiuni specifice, limitate in timp, care sa dea membrilor echipei tale
oportunitatea de a-si arata abilitatile.

De asemenea, utilizeaza misiuni pentru a testa concluziile despre unde se afla ariile de dezvoltare individuala.
Evita setarea oamenilor pentru esec si fixeaza termene flexibile de finalizare, astfel incat, cu suficient timp ei sa
poata finaliza sarcina muncind din greu, chiar daca aparent au putine abilitati naturale.

Schiteaza concluziile
Folosind aceste abordari, iti poti forma o parere despre nivelul la care se afla abilitatile si ariile de dezvoltare ale
membrilor echipei tale. Ar trebui, de asemenea, sa simti cat de dispus este individul sa accepte coaching de la
tine.

Cat de bune sunt abilitatile tale de Manager de proiect?

Instructiuni:
Te rog raspunde la intrebari asa cum esti acum (si nu asa cum crezi ca ar trebui sa fii) si nu te ingrijora daca la
unele intrebari se pare ca scorurile merg intr-o directie gresita.
Nr.
crt.

AFIRMATIE

1.

Am comunicat ceea ce trebuie facut si termenele

limita si ma astept ca oamenii carora le-am
atribuit lucrarile sa fie responsabili pentru
descompunerea sarcinilor in fractiuni mai mici si
mai usor de gestionat.

2.

Cand imi aleg furnizorii, imi bazez decizia mea

atat pe capacitatea lor de a livra la timp cat si
pe pret.

3.

Imi pregatesc un calendar specific si o

succesiune de activitati si folosesc acest
program pentru a gestiona in ansamblu
proiectul, asigurand astfel finalizarea lui la timp

4.

Atunci cand incep un proiect, lucrez cu

sponsorul acestuia pentru a negocia si a fi de
acord asupra rezultatelor specifice.

5.

Echipele de proiect sunt doar temporare, asa ca

nu imi fac prea multe griji asupra personalitatii
lor. Selectez membrii echipei doar pe baza
abilitatilor tehnice de care am nevoie.

6.

La inceputul unui proiect subliniez in mod oficial

ce anume trebuie facut, de ce, de catre cine,
cum si cand intr-un Document de incepere a
proiectului astfel incat toata lumea sa poata
intelege cum toate elementele proiectului se
potrivesc impreuna.

7.

Am in vedere o varietate de alternative de cost,

atunci cand imi dezvolt planul initial de buget.

8.

Am formulat asteptari clare pentru echipa de

proiect si gestionez performanta lor individuala
si colectiva, ca parte a procesului general de
evaluare a proiectului.

9.

Cand un proiect ramane in urma fata de

programul stabilit, lucrez cu echipa mea pentru
a gasi o solutie si nu pentru a cauta vinovatii.

Niciodata

Rareori

Uneori

Frecvent

Intotdeauna

10

Caut sa identific cat mai multe riscuri posibile

pentru proiectul meu si dezvolt un plan de
gestionare si minimizare pentru fiecare dintre
ele, indiferent daca sunt mari sau mici.

11

Deoarece proiectele implica atat de multe

variabile care se schimba atat de des, las planul
sa se dezvolte de la sine, pe masura ce trece
timpul, pentru o flexibilitate maxima.

12

Folosesc cerintele clientilor/actionarilor ca

principala masura pentru calitatea proiectelor pe
care le gestionez.

13

Monitorizez in mod curent si reevaluez riscurile

semnificative, astfel incat proiectul sa continue.

14

Dau oamenilor un termen limita pentru a finaliza

lucrarile lor la proiect si apoi ma astept ca ei sa
se coordoneze cu ceilalti, atunci cand au nevoie.

15

Informez toate partile interesate de proiect cu

date actualizate in intalniri periodice si prin
distributia de rapoarte cu date de performanta,
schimbari de stare si alte documente de proiect.

16

Definesc exact ceea ce partile interesate au

nevoie si se asteapta de la proiect si folosesc
aceste asteptari pentru a defini si a gestiona
intindere proiectului.

17

Previzionarea costurilor este mai mult arta dacat

stiinta, asa ca includ fonduri suplimentare in
buget si sper ca la sfarsitul proiectului sa ies sub
cost.

18

Prezint informatii despre starea proiectului intrun format usor de utilizat si usor de accesat
pentru a raspunde nevoilor de informare ale
partilor interesate.

19

Livrarea proiectului la timp si in cadrul bugetului

estimat sunt cele mai importante lucruri pentru
mine.

20

Cand contractez bunuri si servicii, aleg de multe

ori furnizorii pe baza cunoasterii si a relatiilor din
trecut cu organizatia mea.

Pentru a calcula scorul, foloseste urmatorul tabel. In functie de raspunsul bifat, aduna punctajele corespunzatoare
fiecarei casute.
Tip
raspuns

Nr.
intrebare

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Interpretarea scorurilor - Cat de bune sunt abilitatile tale de Manager de proiect?

Scorul

Interpretare

20-46

Oh, Doamne. Chiar acum, esti focusat mai degraba pe activitatile de zi cu zi decat pe imaginea de
ansamblu. Daca ai petrece mai mult timp in planificare si pregatire, vei vedea o imbunatatire
importanta in rezultatele proiectului tau. Si vei avea mai mult timp sa petreci cu activitati productive
decat sa gestionezi surprizele de ultim minut. Ca parte a imbunatatirii planificarii pentru proiectele
tale, fa-ti timp pentru crearea unui plan de dezvoltare a abilitatilor specifice la care scorurile tale au
fost cele mai mici. (asa cum vei vedea mai jos)

47-74

Abilitatile tale in managementul de proiet sunt OK si atunci cand proiectele sunt relativ simple,
rezultatele tale sunt adesea bune. Totusi, cu cat este mai complex proiectul pe care il conduci, cu
atat mai putin control vei avea si cu atat mai probabil este ca sa livrezi proiectul sub asteptari. Fa-ti
timp sa-ti imbunatatesti abilitatile de planificare si sa te pregatesti pentru lucruri neasteptate. Cu cat
mai mult timp vei petrece pentru planificarea in avans, cu atat mai bune vor fi rezultatele proiectului
tau.

75-100

Esti un manager de proiect implinit. Putine lucruri care se pot intampla te vor supara sau iti vor rani
increderea in abilitatile tale de a conduce proiectul catre un final de succes. Foloseste-ti maiestria
pentru a ajuta si alti membri ai echipei sa-si dezvolte abilitatile de manager de proiect. Condu prin
puterea exemplului si furnizeaza oportunitati pentru alti membri ai echipei pentru a conduce parti
din proiect. De asemenea, fii constient de propriile puncte forte si puncte slabe. Asa cum iti
revizuiesti un proiect la finalizarea acestuia, asigura-te ca iti vei analiza si propria performanta si vei
identifica ceea ce poti face mai bine data viitoare.

Integrarea proiectului
(Afirmatiile 6, 11)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4

2-3
La inceputul oricarui proiect este important sa intelegi obiectivele acestuia si cum diverse elemente se vor imbina
impreuna pentru ca rezultatul sa fie un succes.
Incepe prin a realiza Analiza cerintelor de business si apoi intocmeste un Document initial al proiectului cat mai
cuprinzator, care sa cuprinda nevoile de baza ale proiectului si rezultatele ce trebuie obtinute, astfel incat oricine
sa inteleaga obiectivele proiectului.
Pentru a intocmi acest document de o importanta la cel mai inalt nivel, trebuie sa intelegi fazele si procesele
managementului de proiect. Aceasta privire de ansamblu te va ajuta sa fii mai pregatit pentru ceea ce va urma.
Intelegerea intregului ciclu de planificare este la fel de important, deoarece te va ajuta sa apreciezi cat de
important este planul tau de proiect pentru reusita acestuia.

Managementul sferei de actiune

(Afirmatiile 14, 16)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
2-3

Proiectele au obicei gresit de a se extinde pe masura ce se inainteaza in timp, facand astfel aproape imposibila
atingerea termenelor limita. Pentru a controla aceasta intindere furisata este esential sa definesti sfera de
actiune chiar de la inceputul proiectului tau, folosind Analiza cerintelor de business si apoi gestionand atent acest
indicator.

Managementul planului
(Afirmatiile 1, 3, 9, 14)
(Punctajul maxim este 20

18 - 20
15 - 17
11 - 14
8 - 10
4- 7

Sfera de actiune a unui proiect poate creste cu usurinta si atunci este nevoie de timp suplimentar pentru a-l
termina. Pentru ca un proiect sa fie un succes deplin, in ciuda tuturor necunoscutelor, este important sa definesti
cu claritate secventele fiecarei activitati, sa estimezi timpul necesar pentru fiecare si sa aloci un timp de urgenta
suficient pentru a permite aparitia aspectelor neasteptate. Este de asemenea important sa monitorizezi finalizarea
completa a fiecarei activitati este socant uneori sa constati cat de mult timp este necesar pentru o activitate sa
treaca de la 80% complet la 100% complet!
Cu aceste informatii poti construi Planul proiectului si apoi il poti imparti in activitati foarte specifice, folosind
Structura de lucru defalcata. Un plan, de multe ori nu este suficient, mai ales cand oameni diferiti fac activitati
diferite si cand rezultatul muncii lor devine punct de pornire pentru alte activitati. Pentru a tine evidenta diferitelor
activitati, Graficele Gantt si Analiza drumului critic sunt adesea de ajutor. Aceste instrumente iti permit sa
pregatesti si sa gestionezi planul cu maxima eficienta.

Managementul costului
(Afirmatiile 7, 17)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
2-3

Pentru a determina cat va costa un proiect, trebuie sa ai o abordare metodica asupra estimarilor tale, bugetului si
controlului.
De asemenea, trebuie sa fii constient ca multe dintre deciziile de proiect vor avea un impact asupra costurilor. De
aceea, este important sa intelegi ceea ce determina costurile tale si sa-ti dezvolti un sistem de monitorizare a
perfornantelor financiare ale proiectului. Gestionarea finantarii proiectului cere multe instrumente si strategii si
este foarte important sa se instituie un sistem de control de incredere, pentru a tine evidenta costurilor si a
schimbarilor necesare.

Managementul calitatii
(Afirmatiile 4, 12, 19)
(Punctajul maxim este 15

14 - 15
11 - 13
8 - 10
6- 7
3- 5

Proiectele trebuie livrate nu doar la timp si in bugetul acordat, dar si conform caietului de sarcini (asta este ceea
ce presupune calitatea in managementul de proiect). Ca parte a acestui domeniu, asigura-te ca vei gestiona in
mod activ beneficiile proiectului. Referindu-te in mod continuu la beneficiile pe care proiectul le va oferi, vei
pastra calitatea clientului in prim plan si nu vei risipi nici timp pretios si nici resurse incercand sa atingi un nivel
neadecvat de calitate.
Un manager de proiect eficient cunoaste importanta verificarii ca rezultatele proiectului sa fie in concordanta cu
nevoile. Ciclul Deming (Planifica-Executa-Verifica-Actioneaza) si Testele de afaceri sunt instrumente importante
in acest domeniu, deoarece ambele te obliga sa iei in consideratie nevoile utilizatorilor finali.

Managementul oamenilor
(Afirmatiile 5, 8)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
2-3

Oamenii din echipa ta de proiect pot face sau distruge rezultatul final. Aici, obtinerea combinatiei corecte intre
abilitatile interpersonale si politice este la fel de important ca si aptitudinile tehnice potrivite. Pentru a ajuta noua te
echipa sa inceapa munca impreuna cat mai repede posibil, construieste o Carta de echipa si schiteaza
asteptarile de performanta. Executa in buna cunostinta de cauza alocarea pe activitati si abilitati adecvate
ale membrilor echipei, pentru a mentine echipa de proiect pe drumul cel bun si pentru a munci productiv. Fii
pregatit pentru a ajuta oamenii din echipa ta in cazul in care trec prin etapele de Formare, Furtuna, Normare si
Performare, asa cum se intampla cu majoritatea echipelor.

Comunicarea
(Afirmatiile 15, 18)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
23

La fel ca in multe alte situatii, o comunicare eficienta in cazul managementului de proiect presupune sa comunici
cu oamenii potriviti, la momentul potrivit si in maniera potrivita. Pentru a realiza acest lucru, Managementul
partilor interesate este esential. Cand faci analiza partilor interesate, vei identifica cine trebuie informat in

totalitate si cine are nevoie de mai putine date de comunicare. Asta iti poate salva o multime de timp si te va ajuta
sa mentii o buna relationare cu toti oamenii implicati in proiect.
Tablourile de bord de proiect sunt foarte utile pentru prezentarea actualizarilor intr-o maniera pe care oamenii o
pot intelege rapid. Pentru proiecte mai lungi, este nevoie de rapoarte periodice, Rapoartele de reper fiind
eficiente pentru a surprinde statusul exact al proiectului.

Managementul riscului
(Afirmatiile 10, 13)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
23

Managerii de proiect trebuie sa inteleaga care dintre riscurile planului lor are o importanta semnificativa. Un
Grafic Impact/Probabilitate te va ajuta in acest sens.
De aici plecand, dezvolta un plan pentru monitorizarea si controlul riscurilor majore implicate in proiect. Folosind
Analiza riscului, dezvolta optiuni pentru a reduce riscul, pregateste Planuri de urgenta si decide cine este
responsabil pentru fiecare situatie de risc intalnita.

Proiectul de achizitii
(Afirmatiile 2, 20)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
23

Cu exceptia cazului in care proiectul tau este intern, furnizorii externi vor avea in general un impact important
asupra costurilor tale. Ei vor influenta de asemenea si daca proiectul va fi livrat la timp si conform caietului de
sarcini.
Fa-ti timp sa definesti nevoile tale intr-un document Cerere de propunere si utilizeaza un Management de achizitii
potrivit pentru a selecta cei mai buni furnizori.

Abilitatile generale in Managementul de proiect

(Afirmatiile 4, 9)
(Punctajul maxim este 10

9 - 10
7-8
5-6
4
23

Acest test pune in evidenta, de asemenea, unele competente generale, de care ar trebui sa fii constient in timpul
dezvoltarii abilitatilor de management de proiect. Negociere in special Negocierea integrativa este foarte
importanta pentru a face fata furnizorilor si a obtine resurse interne de care ai nevoie, atunci cand ai nevoie.
Solutionarea conflictelor este o alta competenta generala importanta. De la rezolvarea conflictelor in cadrul
echipei de proiect, pana la gestionarea conflictelor care apar in timpul negocierilor, aceasta este o abilitate
fundamentala pentru menagerii de proiect.

Si, in cele din urma, abilitatile tale de rezolvare a problemelor sunt esentiale. Acestea nu vor imbunatati doar
abilitatile tale de negociere si de rezolvare a conflictelor, ci te vor ajuta si in managementul riscului, al timpului si
al calitatii.

Puncte cheie
Managementul de proiect este un proces complex, care necesita o gama larga de abilitati.
Chiar daca gestionezi proiecte in mod regulat, sau o data sau de doua ori pe an, abilitatile invatate in
Managementul proiectelor pot fi aplicate in cele mai multe pozitii de conducere.
Intelegerea nevoilor clientilor si indeplinirea asteptarilor lor in timp util sunt cerinte universale. Foloseste
informatiile de mai sus pentru a-ti imbunatati abilitatile specifice managementului de proiect precum si a
abilitatilor generale necesare la locul tau de munca.