PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE NECESIDADES

ENCUBIERTAS1
Lic. Neftal Gmez Zapata
Docente de la Universidad Alfa y Omega
Villahermosa, Tabasco, Mxico (2011)

Las necesidades de capacitacin no previsibles son individualmente las que

mayores dificultades presentan, en cuanto a su determinacin. La razn de ello es
muy simple, dado que se encuentran inmersas dentro de innumerables variables,
muchas de las cuales son difciles de tipificar tales como:

Actitudes del personal.

Estilos de Liderazgo.

Clima de la empresa.

Factores motivacionales.

Costumbres

Perjuicios y cultura de los trabajadores y directivos.

Por otro lado conviene recordar que uno de los criterios que ms ampliamente se
emplean como punto de referencia para definir las necesidades cambia con el
tiempo y est expuesto a fuerzas ajenas a la empresa y al propio trabajador en
muchas ocasiones: el desempeo.
Conviene recordar que los procesos de reclutamiento y seleccin juegan
inicialmente un papel para lograr acercarse al ideal de las caractersticas
establecidas por la especificacin del puesto, pero que de all en adelante, falta
combinar convenientemente mltiples factores.
Ahora bien como dos principios valiosos conviene establecer que la determinacin
de necesidades se vuelve ms compleja a medida que:
1. El desempeo del puesto esta influido en gran medida por variables ajenas al
mismo; esto es, cuando existe una fuerte interdependencia respecto a otras
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Mendoza Nez, Alejandro, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 52

personas o a las caractersticas que puede tener el material, el componente del

proceso, etc. que se reciben.
2. Se asciende la escala jerrquica del puesto, con lo cual el nivel de
responsabilidades, la importancia de las decisiones y la complejidad de las tareas
aumentan necesariamente.
Cuando el resultado del puesto depende casi exclusivamente del trabajador y la
labor es sencilla la determinacin de necesidades es relativamente simple.
En cuanto al procedimiento para detectar este tipo de necesidades es preciso
introducir un concepto de gran valor, que significa la conceptualizacin de la labor
que se va a realizar: el nivel organizacional en el que se inicia.
La duracin y costo de la determinacin de necesidades encubiertas resultan
completamente diferentes si se parte de la empresa como un todo y si se investiga
exhaustivamente, que si se toma nada mas una situacin critica de la misma.
As se sugiere diferenciar cuatro niveles de iniciacin de la determinacin de
necesidades encubiertas:

La empresa completa.

Un rea crtica.

Un puesto.

Una situacin.

Es evidente que una

investigacin de toda

la empresa desembocar

necesariamente en el estudio de puestos y situaciones; la inversin no resulta

necesariamente lo mismo.
Se sabe que la Deteccin de Necesidades de Capacitacin no recibe toda la
atencin que se merece y los recursos destinados a ella son escasos. De all la
importancia de preguntarse:

A qu nivel conviene iniciar la determinacin de necesidades encubiertas?

Qu razones organizacionales y de presupuesto apoyan esto?
Esta claro que lo ideal es realizar el trabajo en toda la empresa y de manera
permanente pero algunas consideraciones o sealamiento especficos pueden ser
fructferos y oportunos para la capacitacin.
Procedimientos para detectar las necesidades encubiertas 2
Inicio

La empresa
completa

La empresa
completa

Seleccin de
rea crtica

Inicio

rea Crtica

Especificacin
de evidencias
Seleccin de
puestos
prioritarios

Inicio

Puestos
prioritarios

Inicio

Obtencin de
descripcin de
puesto o lista
de tareas

Definicin de
Estndares

Situacin
Crtica

Seleccin de
tcnicas y
elaboracin de
instrumentos
Aplicacin de
tcnicas
Anlisis de
informacin

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DETECCCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN EN LA EMPRESA

COMPLETA3
Primera Etapa: Bsqueda de Evidencias Generales.
Esta es la parte de la parte de la determinacin en la que el especialista en
capacitacin suele enfrentar mayores problemas; la cantidad de hechos e
informacin que sea posible recabar as como la interpretacin de los mismos
suele ser abundante y poco clara.
Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons sugiere que se considere la lista de datos
tpicos en el entendido de que el interpretar un solo hecho resulta, por lo general,
insuficiente para justificar que se recomiende determinada capacitacin:

Poltica de la empresa y objetivos.

Desempeo de la empresa.

Clima de la firma y estilo Gerencial.

Desempeo de la Supervisin.

Desempeo del operador.

Movimiento del personal.

Quejas de los clientes.

Estructura de edad.

Relacin entre los trabajadores directos e indirectos.

Frecuencias de conflictos que implican relaciones industriales.

Utilizacin de material.

Revisin de ventas.

Costos directos del trabajo.

Es evidente que la lista puede ampliarse pero los autores Arthur J. Coldrick y
Thomas P. Lyons han clasificado evidencias generales de problemas y sntomas

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en cuatro categoras: Produccin, organizacin, conducta de los grupos de trabajo

y la moral, se presentan varios problemas subyacentes en su investigacin:
1. Dificultad para conseguir las cifras y los hechos sealados, ya sea porque
se desconfa del uso que podra drseles, o simplemente en muchas
empresas no existen. Mucha de esa informacin solo es manejada por la
alta gerencia y se ve con desconfianza a quien desea obtenerla, aun
cuando tenga una sana y slida razn para conocerla.
1. La necesidad de poseer una adecuada preparacin administrativa y tcnica
para comprender los indicadores. Muchos de ellos deben interpretarse con
ayuda de especialistas y debe recordarse que es muy aventurado formular
hiptesis respecto a las causas de alguna anomala, toda vez que cada
indicador esta rodeado de varios y a veces complejos subsistemas, entre
ellos el humano.
Es indudable que las evidencias y sntomas generales de problemas son ms
fciles de recopilar en empresas bien organizadas y que dispongan de adecuados
sistemas de informacin (archivos de produccin, ventas, contables, de personal,
de control de calidad, etc.); pero hay que evaluar cuidadosamente el balance entre
el valor de los datos recopilados y el costo implicado.
Difcilmente una empresa aprobara una auditoria administrativa solo para cubrir
una etapa de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
Hay que considerar mucha precaucin, a la luz de los recursos de que se
disponga y del papel que juega la capacitacin en la empresa, la sugerencia de
algunos autores respecto a la definicin de objetivos organizacionales.
Donaldson y Scanell incluyen como primera etapa de la deteccin de necesidades
la exploracin de varios indicadores y partir de ellos la comparacin del
rendimiento actual con los estndares existentes; en caso de que estos no existan,
recomendar establecerlos. Por su parte Nava Corchado plantea las siguientes

interrogantes dentro del diagrama para determinar las

necesidades de

capacitacin y entrenamiento:

Se

sienten

definidos

operacionalmente

los

objetivos

de

los

departamentos?

Se sienten definidos operacionalmente los objetivos seccionales?

Si la respuesta es afirmativa, el paso siguiente es medir el desempeo de los

departamentos y las secciones, para posteriormente definir si este es menor que
el planteado por los objetivos. Se indica que es necesario elaborarlos.
La segunda fase de este procedimiento consiste en determinar la situacin real, lo
cual proporciona el segundo parmetro de comparacin.
Se entiende que es sano para toda empresa y para cada una de sus reas contar
con los objetivos claramente definidos- de ser posible de manera operacional
(son susceptibles de ser cuantificados). En esta etapa la deteccin de
necesidades de capacitacin al punto que se corren tres riesgos: producir un
enfrentamiento con los directivos por la profundidad y duracin del trabajo,
ahogarse en un conjunto de informacin de cuestionable valor para los efectos
que se desean y comprometerse en una labor de la que ser difcil salir con xito.
En este punto es conveniente recordar que la etapa de la DNC que se esta
tratando consiste en la bsqueda de evidencias generales, que den las pautas
para profundizar la investigacin en un rea determinada y que una vez cubierta
esta fase pase a la siguiente prioridad, as sucesivamente hasta concluir, de
momento, con toda la empresa.
En esas circunstancias se da por hecho que el conocimiento de tal o cual
problema significa nicamente recabar un sntoma de que algo no funciona de
manera adecuada y no de que automticamente debe administrarse capacitacin.
As que resulta muy aventurado y poco fructfero para esos fines elaborar en
colaboracin con los directivos y siempre que sea factible, los objetivos para as

posteriormente proceder a su comparacin con el desempeo real que tambin

resulta problemtico de cuantificar, de la empresa o de una de sus partes. En esta
ultima instancia, la determinacin de necesidades encubiertas culmina en un a
nivel individual y solo all cobra sentido hablar de justificacin de la capacitacin en
trminos de problemas particulares de produccin, organizacin, etc.
Segunda Etapa: Seleccin de reas Crticas.
A partir de las evidencias generales y del anlisis que se haga de las mismas se
detectan y jerarquizan las reas crticas de la empresa. Estas pueden ser desde
gerencias, direcciones, departamentos, secciones u oficinas.
El anlisis de las evidencias generales que se efectu, deber proponer algunas
hiptesis sobre el origen de los problemas, la siguiente clasificacin puede ser
suficiente:

Falta de conocimiento, actitudes y habilidades del personal.

Otras causas organizacionales: Materia prima fuera de especificaciones,

equipo obsoleto, descomposturas frecuentes, falta de programacin.

Es indudable que comnmente que cualquier anomala que se presente en la

empresa es originada por alguna decisin humana, por lo que se puede sealar
que lo que se ha afirmado como otras causas organizacionales, puede implicar
necesidades de capacitacin de los directivos, mandos medios supervisores , etc.
Ahora bien los criterios que se empelan para seleccionar las reas crticas son:

Grado en que obstaculizan el logro de las metas de la empresa.

Monto de las perdidas directas e indirectas que ocasionan.

Entorpecimiento de las labores de otras reas ( cuellos de botella)

Amplitud de las necesidades de capacitacin (macronecesidades) y/o

importancia de las mismas.

Incapacidad para absorber las nuevas metas que se estn planteando.

DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN EN REA CRTICA4

Tercera Etapa: Especificacin de Evidencias en el rea Crtica.
La labor del investigador en esta etapa consiste en precisar, lo mejor posible, la
magnitud de la problemtica del rea. Se puede echar mano, para ello, de
datos y factores similares a los ya sealados as como de entrevistas y
observaciones. De esta informacin se pasa a seleccionar los puestos
prioritarios del rea investigada, que sern estudiados a detalle.
Los mismos criterios seleccionados para determinar las reas crticas pueden
ser tiles para seleccionar y dividir los puestos prioritarios. Cabe destacar que
la informacin que proporcionen los jefes de rea pueden ser resulta de valor
para cubrir esta etapa.
DETECCION

DE

NECESIDADES

DE

CAPACITACIN

EN

PUESTO

CRTICO5
Cuarta Etapa: Obtencin de la Descripcin del Puesto o de la Lista de
Tareas.
Aqu como la etapa anterior, prosigue el procedimiento de DNC o se inicia
cuando por alguna razn se ha escogido el puesto sujeto a investigacin.
La etapa consiste en recabar la descripcin del puesto o hacer un listado de
tareas del mismo. Ello obedece a que es necesario conocer el contenido del
puesto para elaborar los instrumentos de investigacin que impliquen las
tcnicas seleccionadas, lo ideal es determinar las tareas que desconoce el
personal, para lo cual se precisa conocer las labores del puesto.
En virtud del problema y del costo que representa aplicar la tcnica de anlisis
de puesto, se recomienda en caso de que la empresa no cuente con
4
5

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Mendoza Nez Alejandro, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 61

descripciones de puestos elaborar una lista de tareas bsicas. Con esta se

puede pasar a la siguiente etapa evitando un trabajo arduo que pude ser tan
largo y complicado como la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
Cuando existe descripcin de puesto y condiciones que lo permiten, puede
definirse el estndar de desempeo o las normas de actuacin. Este ser un
excelente instrumento para comparar el desempeo de los trabajadores con su
situacin real, lo cual ayudara definir las necesidades de capacitacin; esto es,
que no solo incluya la descripcin convencional y las especificaciones, si no
que tambin el sealamiento de cmo, cuando, para que y con que
precauciones se realiza cada una de las tareas del puesto.
Por otro lado, cualquiera que sea la descripcin de puesto existente, esta ser
de valor incluso si es necesario actualizarla. Si se decide elaborar la
descripcin de puesto es recomendable utilizar un formato con fines de
adiestramiento y capacitacin.
DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN EN SITUACION
CRTICA6
Quinta Etapa: Seleccin de Tcnicas y elaboracin de instrumentos.
Esta etapa contina el procedimiento o es el punto de partida para investigar
alguna situacin determinada, por ejemplo: de seguridad industrial, de
desperdicios de relaciones interpersonales, etc.
Para

seleccionar las tcnicas de

determinacin de

necesidades de

capacitacin es necesario considerar varios factores:

El numero de sujetos a investigar.

El nivel jerrquico de los mismos.

Las caractersticas de los sujetos, en especial de su escolaridad.

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Los puestos que ocupan.

El tiempo y los recursos disponibles.

Los conocimientos y habilidades del investigador.

Las caractersticas de las tcnicas.

A partir de esta informacin se escogen, como mnimo dos tcnicas: Una para
investigar directamente a los trabajadores y la otra para que su jefe inmediato
proporcione su punto de vista sobre las necesidades de sus subordinados. Des
este modo se obtienen resultados por parte del personal involucrado, con lo
cual se recaba informacin de dos fuentes; se aumenta la objetividad y se
introduce un elemento participativo en la determinacin de necesidades de
capacitacin.
El conocimiento y dominio que tenga el investigador de las tcnicas le permitir
aprovecharlas con sus ventajas y desventajas, para aquellas situaciones que
sean ms recomendables.
Sexta Etapa: Aplicacin de Tcnicas de Deteccin de Necesidades de
Capacitacin.
Es en esta etapa cuando se recaba la informacin sobre la necesidades de
capacitacin, en los trminos que se sealaron previamente; tareas en las que
existen diferencias originadas por la falta de conocimientos y habilidades,
problemas que lo justifican nombres y caractersticas de los trabajadores con
necesidades. Es inaudible que con las tcnicas se efecta el acopio de
informacin, la cual tiene que analizarse en la etapa siguiente. El
procedimiento de aplicacin de las tcnicas tambin se describir mas
adelante.

Sptima Etapa: Anlisis de informacin

La aplicacin de las tcnicas de deteccin de necesidades de capacitacin
arroja un cmulo de datos que es necesario revisar la organizacin y estructura
de la informacin depender en primera instancia de las tcnicas empleadas.
La parte medular del anlisis de la informacin consiste en comparar, cuando
se trabajo de esta manera, los datos que proporcionaron el jefe de los sujetos
investigados y ellos mismos. Cabria esperar algunas ligeras discrepancias
entre dichas fuentes de informacin, pero si estas son serias es conveniente
plantear una hiptesis sobre su origen y en funcin de ello seleccionar
nuevamente otras tcnicas de investigacin y aplicarlas, a efecto de esclarecer
las cosas. La diferencia ms comn reside en que los trabajadores y sus jefes
tienen una concepcin distinta de las cuales son las necesidades de
capacitacin y de las causas que lo justifican.
Es evidente que el propio trabajador puede estar consiente de sus propias
necesidades de capacitacin, pero esta situacin varia mucho de caso a caso,
en algunas ocasiones los propios trabajadores pueden ocultar informacin que
a su juicio podra ser utilizada para causarles dao.
El investigador debe estar atento a todo este tipo de situaciones y darle crdito
a todo aquello en lo cual este apoyando los hechos, asegurndose de que no
sean simples opiniones o comentarios infundados. Si a determinacin de
necesidades ha partido de un rea o puesto crtico, la especificacin de las
evidencias es un buen punto de partida para no dejarse engaar. El
especialista en capacitacin requiere contar entre sus habilidades la de poder
discriminar diferentes variables que afectan el desempeo de los trabajadores.
Adems de las necesidades de capacitacin existen por lo menos tres grupos
de variables que pueden explicar el mal desempeo de los trabajadores y
consiguientemente ser la causa de problemas:

Problemas Organizacionales: Equipo en malas condiciones, materia

prima fuera de especificaciones, carencia de herramientas apropiadas,
desorganizacin, etc.

Falta de aptitudes del personal: Psicomotrices, intelectuales, de

personalidad, etc. (el trabajador no puede)

Falta de motivacin: Los trabajadores no quieren no se esforzaran por

realizar la labor que se espera de ellos (el trabajador carece de
estmulos para realizar la tarea)

Esto da una idea de la complejidad que involucra el desempeo del personal y

de la atencin requerida para no incurrir en serios errores de apreciacin en la
determinacin de necesidades.

Anlisis de informacin de la determinacin7

Aplicacin de
Tcnicas

Anlisis de
informacin

Elaboracin
del informe

Los trabajadores
presentan pobre
desempeo por
maquinaria, materia
prima, supervisin, etc.
Inadecuados?

Incluya sugerencias de
solucin en el informe

Los trabajadores
carecen de aptitudes,
(no pueden)?

Recomiende estudio
psicolgico

Los trabajadores no
estn motivados para
realizar sus labores (no
quieren)?

Sugiera revisin de
polticas de personal y en
especial del programa de
motivacin

Los trabajadores
carecen de
conocimientos,
habilidades y actitudes
exigidos en su puesto?

Hay necesidades de
capacitacin

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Octava Etapa: Elaboracin del Informe de Deteccin de Necesidades de

Capacitacin.
La ltima etapa de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin es comn
tanto a las de tipo manifiesto como a las encubiertas el informe es importante
porque:

Describe la situacin tal como fue investigada en un lugar y tiempo

determinados, lo cual es la mejor prueba del carcter sistemtico de la
capacitacin constituye un valioso precedente.

Facilita la presentacin de las necesidades localizadas as como de los

procedimientos seguidos.

Incluye el conjunto de datos (deficiencias, evidencias, etc.) que

permitirn efectuar el procedimiento de la capacitacin.

Proporciona antecedentes indispensables para seleccionar y/o elaborar

los cursos de capacitacin que sean requeridos, y para orientar con
exactitud a los instructores sobre las fallas con los grupos con que
trabajan.

Como todos los informes tcnicos, este deber ser claro, preciso y tener buena
organizacin. El inters que pueda despertar esta determinado en parte por
esos factores, los que se recomienda cuidar.