AUDIT INTERNAL

UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

No. Dokumen
PRM-PCS-21

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
1 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

1.

TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan sistem audit internal supaya setiap audit
dapat dilakukan secara efektif secara berkala dan memberi peluang untuk melakukan
perbaikan.

2.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup penentuan tim auditor internal, penentuan jadwal audit,
proses audit, penyusunan laporan hasil audit, tindak lanjut hasil audit dan verifikasi
tindak lanjut hasil audit.

3.

DEFINISI
Permintaan Tindakan Perbaikan adalah laporan yang memuat temuan audit internal
dan rekomendasi pemecahan permasalahan

4.

URAIAN UMUM
4.1. Audit internal dilakukan oleh auditor yang independen dan telah lulus pelatihan
sebagai auditor
4.2. Audit internal dilakukan untuk memastikan keefektifan penerapan Sistem
Manajemen Mutu dan mengidentifikasi serta memperbaiki ketidaksesuaian yang
timbul dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu.
4.3. Audit internal dilaksanakan secara periodik minimal setiap 6 (enam) bulan sekali
4.4. Audit internal tidak terjadwal dapat dilakukan apabila dibutuhkan, sesuai
kebijakan Kepala Puskesmas.
4.5. Audit internal dilakukan juga dengan melihat hasil verifikasi audit internal
sebelumnya.
4.6. Metode audit menggunakan pendekatan proses atau bagian.
4.7. Bagian atau unit yang diaudit adalah Top Manajemen, MR, Pendaftaran, Poli
Umum, Poli Gigi, Poli KIA, Poli KIA-KB, Poli KIA-Imunisasi, Pengelolaan
Imunisasi, Kamar Obat, Laboratorium, Pemeliharaan Lingkungan, Pengadaan
Barang, Pengelolaan Barang, Tata Usaha dan UPM
4.8. Lead Auditor adalah seorang yang ditunjuk untuk memimpin audit internal
dengan kualifikasi : Sudah bekerja minimal selama 1 tahun di Puskesmas dan
lulus pelatihan .
4.9. Kategori temuan ada 3, yaitu
4.9.1. Major
4.9.1.1.Sistem yang dimiliki organisasi tidak memenuhi persyaratan
standar yang bersifat wajib. Sebagian atau semua Sistem
Manajemen sama sekali tidak diterapkan
4.9.1.2.Terjadi pelanggaran atau ketidaksesuaian yang berdampak
luas dan menyangkut kinerja Sistem Manajemen organisasi
4.9.1.3.Terjadi ketidaksesuaian yang menyebabkan ketidakpuasan
pelanggan dan kejadian tersebut berulang tanpa tindakan
korektif
4.9.1.4.Terjadi temuan Minor yang sama di berbagai proses.

Rev : 00

Hal : 1 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit

AUDIT INTERNAL
No. Dokumen
PRM-PCS-21

UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
2 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

4.9.2. Minor
4.9.2.1.Terjadi ketidaksesuaian yang terlokalisasi di suatu tempat
4.9.2.2.Terjadi ketidaksesuaian yang dampaknya terhadap kinerja
Sistem Manajemen dan atau kepuasan pelanggan tidak
signifikan.
4.9.3. Observasi/Rekomendasi:
3.8.3.1 Ditemukan potensi ketidaksesuaian
3.8.3.1 Ditemukan praktek yang kurang efektif namun tidak diatur
oleh standar dan atau Sistem Manajemen organisasi.
3.8.3.1 Peluang perbaikan yang ditemukan oleh auditor.
4.10.Penomoran LKP hasil audit diatur sbb:
LKP/AI/TT/DD/NN
o
LKP menyatakan
Laporan
Ketidaksesuaian
dan
Penyelesaiannya
o
AI
menyatakan Audit Internal
o
TT
menyatakan Tahun dilakukan audit
o
DD
menyatakan inisial bidang/bagian terkait yang menerima
LKP
o NN
menyatakan nomor urut LKP
5.

ISI PROSEDUR
Menetapkan Tim Auditor dan Menentukan Jadwal Audit
5.1. Lead Auditor (LA) dan MR
5.1.1. Menetapkan tim auditor, yang utamanya sesuai dengan kompetensi yang
telah ditetapkan.
5.1.2. Menyusun jadwal audit internal
5.1.3. Mengajukan jadwal kepada Kepala Puskesmas.
5.2. Kepala Puskesmas.
5.2.1. Menerima usulan tim serta jadwal audit internal yang telah dibuat oleh
MR atau LA.
5.2.2. Jika tidak setuju maka kembali ke 5.1.1
5.2.3. Jika setuju, memberikan pengesahan dengan menandatangani jadwal
audit internal
5.2.4. Memberikan Pengarahan
5.3. LA/MR
5.3.1. Memberikan pengarahan kepada tim auditor sebelum audit dilaksanakan.
5.4. Auditor
5.4.1. Membuat checklist audit pada formulir checklist audit.
5.4.2. Menyerahkan checklist audit kepada Lead Auditor untuk diketahui.

Rev : 00

Hal : 2 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit

AUDIT INTERNAL
UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

No. Dokumen
PRM-PCS-21

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
3 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

Proses Audit
5.5. Auditor
5.5.1. Melaksanakan audit sesuai jadwal dan pengarahan dari LA/MR.
5.5.2. Mencatat hasil temuan audit ke dalam form Laporan Ketidaksesuaian dan
Penyelesaiannya (LKP), serta jika diperlukan mendiskusikan dengan
Lead Auditor/ MR mengenai kategori temuannya.
5.5.3. Melaporkan penemuan ketidaksesuaian yang ada kepada LA/MR.
5.6. LA/MR
5.6.1. Menerima laporan hasil audit yang berupa LKP dari auditor.
5.6.2. Menandatangani form LKP tersebut, serta mendistribusikan LKP asli ke
auditee serta copy ke auditor.
Tindakan Perbaikan
5.7. Auditee
5.7.1. Menerima LKP dari Lead Auditor/ MR sebagai masukan untuk proses
tindakan perbaikan.
5.7.2. Menentukan rekomendasi tindakan perbaikan atas temuan audit tersebut.
5.7.3. Melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi perbaikan
yang telah ditetapkan bersama-sama.
5.7.4. Jika sudah selesai, meminta Auditor dan MR/ lead auditor untuk
memverifikasi.
Verifikasi
5.8. Auditor dan LA/MR
5.8.1. Memverifikasi hasil tindakan perbaikan temuan audit.
5.8.2. Jika tidak efektif, maka kembali ke 5.2.2.
5.8.3. Jika efektif, maka menutup permintaan tindak perbaikan dengan
menandatangani form LKP.
5.9. MR/LA
5.9.1. Membuat resume hasil audit internal untuk dibawa ke rapat tinjauan
manajemen, termasuk status tindakan perbaikannya.
6.

FORMULIR YANG DIGUNAKAN

6.1. Jadwal Audit Internal
6.2. Checklist Audit
6.3. Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)
6.4. Log Book LKP
6.5. Kesimpulan Hasil Audit Internal

Rev : 00

Hal : 3 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit

AUDIT INTERNAL
UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

CATATAN MUTU

Rev : 00

No. Dokumen
PRM-PCS-21

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
4 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

ALUR PROSES

PENANGGUNG
JAWAB

Hal : 4 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit

AUDIT INTERNAL
UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

No. Dokumen
PRM-PCS-21

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
5 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

Mulai

Daftar Auditor, jadwal

audit

Jadwal auditor

Menetapkan Tim Audit dan

menyusun Jadwal Audit Internal

Mengajukan Jadwal kepada Kepala

Puskesmas

Lead Auditor dan

MR

LA/ MR

T
Setuju
?
Y

Daftar Auditor, Jadwal

Audit
Daftar Auditor, Jadwal
Audit

Memberi Pengesahan Jadwal Audit

Memberikan pengarahan kepada tim

auditor sebelum audit

Kepala Puskesmas
Kepala Puskesmas
Lead Auditor/
Management
Representative

Membuat checklist audit pada

formulir checklist

Auditor

Melaksanakan Audit

Auditor

Checklist Audit
Laporan Ketidaksesuaian
dan Penyelesaiannya
(LKP)

Mencatat hasil audit ke dalam form

Laporan Ketidaksesuaian &
Penyelesaiannya ( LKP )

Auditor

Laporan Ketidaksesuaian
dan Penyelesaiannya
(LKP)

Melaporkan penemuan
ketidaksesuaian yang ada kepada
lead auditor

Daftar Auditor, Jadwal

Audit
Checklist Audit

Auditor

CATATAN MUTU
Rev : 00

ALUR PROSES

PENANGGUNG
JAWAB
Hal : 5 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit

AUDIT INTERNAL
UPTD
PUSKESMAS
PUCANGSAWIT
KOTA SURAKARTA

PROSEDUR MUTU

No. Dokumen
PRM-PCS-21

Revisi.
00

Tanggal Terbit
2 JUNI 2014

Hal :
6 dari 5

Dibuat

Disetujui

Disahkan

dr. Eny RS
Lead Auditor

dr. Monica Peni P

Management Representative

drg. Bintang Setya Nusantara

Kepala Puskesmas
Pucangsawit

LKP

Menerima laporan dari Auditor

berupa LKP

Lead Auditor

LKP

Mendistribusikan LKP kepada

Auditee dan Auditor

LKP

Menetapkan tindakan perbaikan

Auditee

LKP

Melaksanakan tindakan perbaikan

Auditee

LKP

Memverifikasi hasil tindakan

perbaikan dan temuan audit

Lead Auditor

Auditor/ Lead
Auditor/
Management
Representative

T
Efekt
if?
Y

LKP

Menandatangani form LKP

LKP

Mengkaji efektifitas Tindakan

Perbaikan

Lead Auditor/
Management
Representative
Lead Auditor/
Management
Representative

Selesai

Rev : 00

Hal : 6 dari 5

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan
Kepala Puskesmas Pucangsawit