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DEP
Secrtariat
460-162
GESTION DU TEMPS
AIDE-MMOIRE
TUTEUR
NOM :
____________________________________________________
____________________________________________________
DISPONIBILIT :
____________________________________________________
DEVOIRS
1
2
J
J
DATE DENVOI
NOTE OBTENUE
REMARQUE
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
OBJET DE LA COMMUNICATION
COMMENTAIRES
_______________
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Gestion du temps
460-162
Guide dapprentissage
Gestion du temps
SOFAD
iii
Guide dapprentissage
iv
SOFAD
Aperu
Table des matires
Gestion du temps
Introduction
et chapitre 1
Message llve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
viii
Votre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ix
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Objectifs du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentation et matriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marche suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conseils pratiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dure du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
x
xii
xii
xii
xiii
xiii
xiv
1.3
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.7
1.8
2.3
2.2 Diagnostic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5
2.5
2.7
SOFAD
3.3
3.4
3.4
3.7
Guide dapprentissage
4.3
4.7
4.8
4.11
4.13
4.15
4.16
4.16
4.17
4.17
4.17
4.17
4.17
4.20
4.21
4.22
4.23
5.3
5.4
5.7
vi
5.18
5.19
5.20
5.21
5.22
5.22
SOFAD
Gestion du temps
5.26
5.26
5.27
5.28
6.3
6.3
6.5
6.8
6.8
6.25
6.25
6.25
6.26
SOFAD
7.1
Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Webographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fiche de rtroaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
chancier de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
vii
Guide dapprentissage
Message llve
Au fil des annes, plusieurs mthodes de gestion du temps ont t utilises.
La plus rudimentaire consistait en des notes et des listes parses, ce qui, somme toute, se
soldait souvent par une perte de contrle et un sentiment dinefficacit. Ensuite est venue
la gnration des calendriers et des agendas, un grand pas vers la mmorisation des
vnements venir. On se sentait un peu plus en contrle. Cest alors quon a song des
mthodes efficaces de planification quotidienne, hebdomadaire, mensuelle... Un grand pas,
cette fois, vers lanticipation des vnements venir. Avec la planification, les objectifs sont
ainsi fixs au quotidien et cela facilite la priorisation.
quilibre dans sa gestion du temps
Navons-nous pas, dans ce cheminement, mis en retrait des choses qui, elles aussi,
pouvaient tre essentielles? Atteindre un quilibre dans tout ce qui meuble notre quotidien,
soit le travail, la famille et notre vie personnelle, nest pas une mince tche... Il faut donc
avoir une vision largie, avoir de la perspective et mettre laccent sur limportance.
Ce module, nous le souhaitons, vous aidera rflchir sur les avantages que peut vous
procurer une bonne gestion de votre temps.
Remerciements
Un grand nombre de gens ont contribu llaboration de ce guide : la Socit de formation
distance des commissions scolaires du Qubec (SOFAD), le ministre de lducation, du
Loisir et du Sport, des gens du monde des affaires,... sans oublier les auteures prcdentes,
madame Cline Renaud (CEMEQ) ainsi que madame Marie-Andre Sabourin. Cette mise
jour leur rend hommage et se veut dans le respect de leurs principes. Seule lvolution
(eh oui! tout volue sans cesse!) a impos certains rajustements que madame Monique
Ranger a eu le mrite de rdiger et de lier au texte.
Fiche de rtroaction
Cest en gardant lesprit ce dsir dvoluer que nous vous prions de nous retourner la
fiche de rtroaction dment remplie. Ainsi, nous pourrons connatre votre degr de
satisfaction lgard du module, puis continuer lamliorer.
Rinvestissement des acquis
Sachez dvelopper les techniques que les diffrents auteurs vous ont transmises pour
GRER la carrire vers laquelle vous vous destinez. Sachez galement les rinvestir dans
votre vie personnelle.
Lquipe de la Socit de formation distance des commissions scolaires du Qubec vous
souhaite beaucoup de plaisir dans ce module et un franc succs dans vos tudes et votre
nouvelle carrire.
Nicole Daigneault, charge de projets
viii
SOFAD
Gestion du temps
Votre formation
Ce module fait partie du programme menant lobtention du diplme dtudes professionnelles en secrtariat, lequel comporte 1 485 heures. Ce programme se subdivise en
26 modules.
Observez le tableau synthse suivant pour vous situer dans votre dmarche dapprentissage.
Synthse du programme de secrtariat (5212)
Code
No
460-011
460-025
Titre du module
Dure
Units*
Mtier et formation
15
Mthode de doigt
75
460-036
90
460-044
Gestion de l'information
60
460-056
90
460-066
Rdaction en franais
90
460-078
120
460-082
Base de donnes
30
460-091
Approche qualit
15
460-104
10
60
460-112
11
Communication
30
460-122
12
Outils de tlcommunication
30
460-135
13
Communication bilingue
75
460-146
14
Correspondance en franais
90
460-154
15
Tableur
60
460-162
16
Gestion du temps
30
460-176
17
Correspondance en anglais
90
460-182
18
Lois du travail
30
460-194
19
Traduction en anglais
60
460-204
20
60
460-214
21
ditique
60
460-225
22
Production de documents
75
460-232
23
Runions d'affaires
30
460-241
24
15
460-252
25
Recherche d'emploi
30
460-265
26
Intgration au travail
75
SOFAD
ix
Guide dapprentissage
Introduction
Le module Gestion du temps vous donnera la possibilit dacqurir les connaissances
ncessaires pour organiser, planifier et contrler votre emploi du temps.
Le premier chapitre dresse un bref historique de la gestion du temps. Il vous fera donc
dcouvrir quelques grands noms qui ont marqu ce domaine, le nouveau vocabulaire qui
lentoure, ses diverses maladies et, finalement, les lois et principes qui le rgissent.
Dans le deuxime chapitre, vous constaterez la valeur du temps, vous poserez un diagnostic
sur votre faon de grer votre temps et vous dtecterez votre courbe dnergie. Vous dcouvrirez galement les comptences ncessaires et les avantages dune bonne gestion de son
temps.
Le troisime chapitre vous apprendra distinguer un but dun objectif. Vous saurez ainsi
formuler des objectifs prcis qui vous permettront datteindre des rsultats en ce qui a trait
vos activits et la priorit que vous leur accordez. Vous dvelopperez une technique pour
dterminer les priorits, planifier vos travaux et calculer le temps requis pour les excuter.
Dans le quatrime chapitre, vous dcouvrirez le principe de la planification, son processus
et ses outils. Vous apprendrez utiliser le graphique de Gantt. Vous apprendrez galement
dlguer et exercer un suivi.
Le cinquime chapitre vous aidera reconnatre et grer les chronophages , ces
obstacles la gestion du temps. Ils sont parfois nombreux, souvent subtils, mais on peut
toujours diminuer leur porte, voire sen dbarrasser.
Le sixime chapitre vous montrera comment utiliser efficacement des outils de gestion du
temps, tels lagenda, lagenda lectronique et diffrents modles et mthodes de planification.
Vous ferez galement la distinction entre les outils de planification court, moyen et long
terme. Vous reconnatrez les urgences. Vous lverez le voile sur la technologie mise votre
disposition pour faciliter votre gestion du temps (logiciels, Internet, intranet, portails,...)
Enfin, dans le septime et dernier chapitre, vous ferez une activit synthse portant sur les
points essentiels de ce module. Cette activit vous permettra surtout de vrifier si vous avez
acquis la comptence pour grer votre temps dans votre vie personnelle et professionnelle.
Cette dernire activit sera donc de premire importance pour vrifier ltat de vos connaissances au regard des objectifs du module. Ainsi, elle vous permettra de cerner vos points
forts, didentifier et de corriger vos points faibles dans une perspective dacquisition de la
comptence exige.
SOFAD
Gestion du temps
Tout au long de votre formation, si vous nen tes pas votre premier module, vos
enseignants vous ont remis des chanciers pour chacun des modules que vous avez
complts. Nous allons donc vous demander, dans ce module, daccorder une attention
encore plus spciale votre chancier, de prendre les moyens pour le respecter et
danalyser le temps accord chacun de vos exercices.
Lisez bien attentivement les consignes de chacun des exercices et prvoyez le temps
que vous allez prendre pour le faire.
Indiquez lheure du dbut de lexercice et, lorsquil est termin, lheure de la fin, avant
mme de consulter votre corrig.
Corrigez-vous, puis prenez quelques minutes pour analyser votre grille de temps.
Vous avez fait lexercice en prenant moins de temps que prvu et il est trs bien fait?
Bravo! Vous avez fait lexercice plus rapidement que prvu, mais il y a beaucoup
derreurs? Il faudrait penser prendre le temps de bien faire; apprendre travailler
rapidement, cest bien, mais apprendre bien travailler, cest encore mieux. Vous avez
dpass le temps prvu? Demandez-vous pourquoi : bavardage, tlphones, pauses
trop longues, explications donnes des collgues, autres lectures, distraction, manque
de concentration, mauvaise valuation du temps requis, etc. Faites-vous un code
personnel et indiquez toujours dans votre grille la raison de la diffrence.
Vous pouvez dterminer vous-mme vos propre codes, ou utiliser ceux que nous vous
suggrons. Par exemple :
Aide ou explications donnes une autre personne (A)
Bavardage, tlphones (B)
Difficult dexcution (D)
Malaises, fatigue (M)
Pause trop longue (P)
...
Apprenez vous connatre : cest une des cls de la bonne gestion du temps.
Prenez note que les exercices prcds de ce pictogramme
, ce qui signifie quils
requirent lutilisation dun ordinateur, ne sont pas obligatoires pour latteinte des objectifs
de ce module. Puisque beaucoup dentreprises utilisent maintenant les outils informatiques
dans la gestion du temps de travail, ils vous permettront cependant damorcer ce virage et
de vous familiariser quelque peu avec ces aides lectroniques. La prsente mise jour vous
y prpare galement en vous permettant laccs trois exercices interactifs disponibles sur
le site des apprenants de la SOFAD.
SOFAD
xi
Guide dapprentissage
Objectifs du module
Le module Gestion du temps vous permettra dacqurir la comptence permettant de grer
votre temps.
Premier objectif
Documentation et matriel
Guide dapprentissage Gestion du temps
Corrig des exercices
chancier de travail
Exercices interactifs disponibles sur le site de la SOFAD,
http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html
Annexe : Rsum des procdures Outlook, disponible sur le site de la SOFAD,
http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html
Deux devoirs (pour les lves inscrits la formation distance), qui seront utiliss pour
votre valuation sommative de participation
Ou
valuation sommative de participation SOFAD
Marche suivre
Le guide dapprentissage comprend les lments suivants :
1. Notions assimiler;
2. Exercices portant sur la ou les notions apprises;
3. Questions portant sur lvaluation sommative de participation;
4. Corrig des exercices.
Il est noter que la correction doit se faire aprs chaque exercice, et ce, pour vrifier si la
notion a t assimile ou si une rvision simpose.
xii
SOFAD
Gestion du temps
Conseils pratiques
1. Fixez-vous un chancier de travail
II est important dtablir un calendrier de travail ds le dbut, selon vos disponibilits, et
de travailler ensuite de faon rgulire. Lexprience le prouve : les lves russissent
beaucoup mieux quand ils commencent sans dlai leur apprentissage et restent ensuite
fidles leur horaire.
Vous pouvez, ds maintenant, remplir lchancier de travail que nous vous proposons.
Celui-ci schelonne sur cinq blocs de six heures. Essayez de respecter votre chancier
le plus possible; votre succs en dpend!
2. Consultez votre formateur ou votre tuteur
Si des points demeurent obscurs aprs avoir travaill de votre mieux, vous pouvez
demander conseil votre formateur ou votre tuteur qui se fera un plaisir de vous aider.
Pictogrammes
Familiarisez-vous avec les pictogrammes du guide, qui indiquent :
que le corrig des exercices doit tre consult;
que les lves doivent faire un devoir ou une valuation formative;
un exercice faire sur l'ordinateur;
un exercice thorique;
les objectifs atteindre dans l'apprentissage du chapitre;
un arrt obligatoire pour lire attentivement l'information qui l'accompagne;
le temps consacrer un chapitre;
l'valuation du temps consacr un exercice;
qu'un site WEB peut tre consult aux fins d'enrichissement ou d'excution d'un exercice.
SOFAD
xiii
Guide dapprentissage
Dure du module
Ce module est dune dure de 30 heures, incluant lvaluation sommative de participation
afin dobtenir les units (2) relis ce module. La rpartition du temps que nous vous
proposons est la suivante :
Introduction et Chapitre 1
3 heures
Chapitre 2
3 heures
Chapitre 3
3 heures
Chapitre 4
Importance de la planification
4 heures
Chapitre 5
5 heures
Chapitre 6
Outils de planification
7 heures
Chapitre 7
Activit synthse
5 heures
xiv
SOFAD
Chapitre 1
Objectifs
3h
(incluant lintroduction)
Vous sentez-vous parfois dbord, stress? Avez-vous limpression dtre toujours en retard
ou mal organis? Ressentez-vous souvent le besoin de crier Au secours ? Vous dites-vous
que vous manquez constamment de temps? quune journe de 24 heures ne vous suffit pas?
Arrtez-vous! Prenez LE TEMPS de grer vos impratifs professionnels, familiaux et
personnels. Prenez le temps de grer votre temps! Heureusement, il existe des mthodes
pour gagner du temps et augmenter sa productivit : dautres avant nous ont fait face aux
contraintes temporelles et ils ont su mettre de lavant des principes et des techniques
efficaces. nous, maintenant, den profiter!
Rappelez-vous, cependant, quapprendre grer son temps, cest gagner du temps pour
soi... non pas du temps supplmentaire pour travailler : avez-vous remarqu que le temps
que lon sacrifie est souvent celui que lon devait (ou que lon devrait!) consacrer des
personnes vraiment importantes pour nous?
Contrairement largent, le temps est une denre non renouvelable . Cessez de vous
essouffler et faites des gestes concrets qui vous permettront de mieux grer cette ressource
importante quest le temps.
De grands penseurs
Benjamin Franklin (1706-1790), homme politique amricain, bien
connu pour ses inventions, tels le paratonnerre et le calorifre.
Figure 1.1
Benjamin Franklin
SOFAD
1.3
Gestion du temps
De grands experts
Dautres grands noms nous viennent lesprit quand on pense au temps, des experts en la
matire, des gens qui se sont penchs sur le problme de la gestion du temps et qui nous
ont fait partager leurs dcouvertes.
Franois Gamonnet Lauteur du livre Savoir mieux grer son temps est considr comme
lun des plus grands spcialistes en gestion du temps. Il a dailleurs cr un site Internet
dans lequel il nous parle de sa mthode pour optimiser le temps.
Edward (Ned) Hallowell Lauteur du livre CrazyBusy: Overstretched, Overbooked and
About to Snap! - Strategies for Coping in a World Gone ADD est galement fondateur du
Hallowell Center for Cognitive and Emotional Health, situ Sudbury (Massachusetts). Ce
psychiatre utilise un nouveau vocabulaire (en anglais pour linstant) pour dcrire notre
quotidien surcharg.
Henry L. Gantt Cet ingnieur amricain a conu, en 1917, un diagramme permettant de
reprsenter les besoins dun projet en fonction du temps. Nous lutiliserons dailleurs dans
le chapitre traitant de limportance de la planification.
Vilfredo Pareto Ce sociologue et conomiste italien (1848-1923) a tabli un histogramme
permettant de classer les phnomnes par ordre dimportance. Nous parlerons davantage
de cet outil un peu plus loin dans ce chapitre.
Exercice 1.1
Trouvez sur Internet ou la bibliothque trois citations ou penses relatives au temps. titre
indicatif, nous vous fournissons deux rfrences.
Site ou ouvrage
http://www.pensees-ecrites.net
Pense
Ceux qui emploient mal leur temps, sont les premiers se plaindre
de sa brivet.
Jean de La Bruyre
Site ou ouvrage
Pense
1.4
SOFAD
Site ou ouvrage
Pense
Site ou ouvrage
Pense
Site ou ouvrage
Pense
1. Courriels non sollicits publicisant des produits et des services. Attention! Ils peuvent contenir des vers ou
des virus, ou encore tre frauduleux.
SOFAD
1.5
Gestion du temps
Exercice 1.2
Trouvez sur Internet, ou la bibliothque, les quatre maladies de la gestion du temps. Donnezen une brve dfinition et reprez les symptmes les plus frquents. Voici un indice : Franois
Gamonnet en parle sur son site.
Maladie : Tempsdinite
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
Maladie : Lifophilie
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
Maladie : Chronophagie
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
1.6
SOFAD
Maladie : Oute
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
Loi de Pareto
La loi de Pareto fut formule par Vilfredo
Pareto (1848-1923), sociologue et conomiste
italien, alors quil effectuait des recherches dans
le but dapprofondir le concept doptimum
conomique (le mot optimum signifie ici le
meilleur ).
Les tudes de Pareto lui ont fait dcouvrir que,
Figure 1.3
dans la majorit des cas, cest une petite partie Loi de Pareto
des activits qui produit la majorit des
rsultats. La loi de Pareto, cest la loi des 20/80,
cest--dire que 20 % des activits produisent
80 % des rsultats.
Par exemple :
80 % des congs de maladie sont pris par 20 % du personnel;
80 % du chiffre daffaires est ralis avec 20 % des clients;
20 % de la clientle fait 80 % des rclamations;
80 % des appels sadressent 20 % des employs;
20 % des activits occupent 80 % du temps.
Notez bien que ce principe est logique lorsquil sagit de chiffres importants. En gestion du
temps, la loi de Pareto fait ressortir quil est prfrable de travailler sur les 20 % des activits
qui rapportent 80 % des rsultats.
SOFAD
1.7
Gestion du temps
En somme, 20 % des efforts des gens produisent 80 % des rsultats; ou encore, 20 % du temps
pass rgler des situations problmatiques donne 80 % des rsultats. Par exemple, quelques
chercheurs (20 %) sont la base de presque toutes les inventions, innovations ou trouvailles
(80 %). Do limportance que vous devez accorder toutes vos activits grand rendement.
Exercice 1.3
Que faut-il prendre en considration dans la loi de Pareto afin de mieux grer son temps?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Autres lois
Il pourrait galement vous tre utile de connatre et de respecter les lois sociologiques
suivantes.
Loi de Carlson (ou Loi des squences homognes de travail) : Les interruptions vous rendent
moins efficace; vous consacrerez ainsi plus de temps votre travail que sil stait effectu
de manire continue.
Loi de Parkinson (ou Loi de la tendance lauto-inflation du temps dpens) : Le temps dont
vous disposez pour faire une tche influence celui que vous investirez dans
laccomplissement de ce travail.
Loi dIllitch (ou Loi de la contre-productivit du temps investi au-del dun seuil ) : Au-del dun
certain seuil horaire, votre productivit dcrot pour devenir ngative.
Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher (ou Loi des rythmes biologiques ) : Vos journes, vos
semaines, vos mois et vos annes sont traverss par plusieurs rythmes biologiques. Votre
horloge interne dterminera vos priodes de productivit. Certains sont plus efficaces le
matin, dautres en milieu de semaine, dautres au dbut du mois, dautres enfin en hiver...
Loi de Fraisse (ou Loi de la dimension subjective du temps) : Priorisez les tches importantes
et accordez-leur plus de temps quaux activits que vous aimez.
Loi de Ct (ou Loi de lutilisation optimale et pratique de son temps) : vitez de prendre cinq
minutes pour dcider de remettre plus tard ce qui peut tre fait immdiatement, en moins de
cinq minutes; excutez plutt ces tches un moment prvu cette fin au cours de la journe.
1.8
SOFAD
Exercice 1.4
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Loi de la contre-productivit du
temps investi au-del dun seuil
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Loi de la tendance
______________________________________________
lauto-inflation du temps dpens
______________________________________________
Loi des rythmes biologiques
______________________________________________
______________________________________________
SOFAD
1.9
Gestion du temps
Exercice 1.5
Relisez attentivement les sept principes prcdents et mettez en surbrillance un ou deux mots
qui en rsument lide principale.
1.10
SOFAD
Conclusion
Si Benjamin Franklin a invent un systme de gestion du temps, cest quil tait conscient
de limportance de cette ressource. Avec de la discipline et de lorganisation, il a su mieux
matriser son temps et, par le fait mme, sa vie.
Dans le prochain chapitre, vous allez prendre conscience de la valeur du temps. Vous vous
demanderez ensuite si vous tes matre de votre temps, et ce, en analysant votre emploi du
temps personnel. Vous apprendrez galement quelles sont les principales tches
accomplir en secrtariat afin de comprendre que le facteur temps doit tre utilis bon
escient. Vous verrez aussi le mode demploi dune bonne gestion du temps. Enfin, vous
dfinirez votre courbe dnergie et appliquerez vos connaissances thoriques un exercice
pratique sur la gestion du temps.
Oui
Non
Si vous avez rpondu ngativement un ou plusieurs de ces noncs, rvisez les notions
correspondantes avant dentreprendre le chapitre 2. Par contre, si vous avez rpondu
positivement tous ces noncs, vous tes en mesure de passer ltape suivante.
SOFAD
1.11
Gestion du temps
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1.12
SOFAD