Manual de Procedimientos de Vacunas

Manual de procedimientos logsticos
de vacunas e insumos del

Programa de Inmunizaciones
Guatemala, Febrero 2015.

pgina
Procedimientos logsticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones
AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
Licenciado Luis Enrique Monterroso De Len

MINISTRO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
Licenciado Edgar Anibal Hernndez Navas
VICEMINISTRO ADMINISTRATIVO
Doctor Pablo Werner Ramrez
VICEMINISTRO TCNICO
Doctor Israel Lemus Bojrquez
VICEMINISTRO DE ATENCIN PRIMARIA EN SALUD
Doctor German Edmundo Cordn Loyola
DIRECTOR DE REGULACIN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD
Doctor Elmer Marcelo Nez Prez
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGULACION DE LOS PROGRAMAS DE

ATENCIN A LAS PERSONAS
pgina
ii
ndice
PG.
Introduccin .......................................................................................................iv
Acrnimos...............................................................................................................v
Glosario................................................................................................................. vii
Objetivos.............................................................................................................. viii
Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e
insumos relacionados:............................................................................... 1
1. Seleccin................................................................................................... 1
2. Programacin.......................................................................................... 2
3. Adquisicin.............................................................................................12
4. Almacenamiento..................................................................................15
5. Distribucin............................................................................................20
6. Atencin al Usuario.............................................................................30
7. Informacin Logstica.........................................................................32
Bibliografa...................................................................................................37
Anexos............................................................................................................39
pgina
iii
Introduccin
El Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, a travs de Logstica de
Medicamentos y Afines de la Unidad de Gestin Logstica y el Programa de Inmunizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Logsticos
de vacunas e insumos relacionados ( jeringas, agujas y cajas de bioseguridad)
con la vacunacin, cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener la
disponibilidad oportuna de vacunas y productos relacionados en los servicios
de salud.
El presente material contiene lineamientos generales de logstica para reas de
salud, distritos municipales de salud y servicios, incluyendo hospitales, que pertenecen a la red de servicios del Ministerio de Salud. Est basado en la Norma
Tcnica de Gestin Logstica de Medicamentos para reas de Salud, as como en
la Norma Tcnica 34-2002 para la Gestin de Medicamentos y Suministros en
Hospitales, Norma Tcnica 20-2010 para el manejo de donativos de productos
farmacuticos y productos afines, en el acuerdo ministerial 534-2011 procedimiento para la baja de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso,
en los acuerdos ministeriales vigentes y lineamientos tcnicos del Programa de
Inmunizaciones y constituir el documento de referencia para implementar el
sistema logstico de vacunas y productos relacionados.
Adems del contenido se incluyen algunos anexos que soportan temas especficos, tales como los lineamientos de conservacin, transporte y almacenamientos
de vacunas, lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorfico, entre
otros.
pgina
iv
Acrnimos
1. AS: rea de Salud
2. BPA: Buenas Prcticas de Almacenamiento
3. CAIMI: Centro de Atencin Integral Materno Infantil
4. CAP: Centro de Atencin Permanente
5. CGC: Contralora General de Cuentas
6. CONAPI: Consejo Nacional de Prcticas de Inmunizaciones
7. COMBEX/IM: Asociacin para el Desarrollo Econmico y Social de Aeropuertos y Puertos
8. C/S: Centro de Salud
9. CNB: Centro Nacional de Biolgico
10. DGSIAS: Direccin General del SIAS
11. DMS: Distrito Municipal de Salud
12. DRPAP: Departamento de Regulacin de los Programas de Atencin a las
Personas
13. DGRVCS: Direccin General de Regulacin Vigilancia y Control de la Salud
14. ENSMI: Encuesta de Salud Materno Infantil
15. INE: Instituto Nacional de Estadstica
16. LBM: Lista Bsica de Medicamentos
17. MSPAS: Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social
18. OPS/OMS: Organizacin Panamericana de la Salud/Organizacin Mundial
de la Salud
pgina
19. PAAC: Plan Anual de Compras

20. PAHO: Panamerican Health Organization (Organizacin Panamericana de
Salud por su siglas en ingles)
21. PEPE: Primero en Expirar Primero en Entregar
22. PI: Programa de Inmunizaciones
23. P/S: Puesto de Salud
24. PMDR: Promedio Mensual de Demanda Real
25. POA: Plan Operativo Anual
26. RDDR: Registro Diario de Demanda Real
27. SIGSA: Sistema de Informacin Gerencial en Salud
28. UMS: Unidad Mnima de Salud
pgina
vi
Glosario
Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Es el instrumento oficial para la
gestin de vacunas y productos relacionados. Contiene el resumen de los movimientos realizados durante el mes segn el calendario logstico.
Buenas Prcticas de Almacenamiento: Conjunto de normas mnimas obligatorias que deben cumplir los establecimientos que almacenan medicamentos y
productos afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos
operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas y
propiedades de los medicamentos y productos afines.
Cadena de Fro: Proceso logstico que asegura la correcta conservacin, almacenamiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las
produce hasta el momento en el que se va a administrar la vacuna.
Calendario Logstico: Contiene las fechas estipuladas para realizar el corte para
elaboracin del balance de medicamentos. Es utilizado a nivel nacional para
medicamentos y productos afines.
Comit de Farmacoterapia: Es un ente multidisciplinario, encargado de velar por
el cumplimiento de las Normas Tcnicas para la gestin de Medicamentos y
productos afines en reas de Salud y Hospitales, entre otras funciones.
Demanda Real: Es el nmero de vacunas administradas directamente a infantes, nios y adultos durante un perodo de tiempo, ms las dosis no administradas, ms
las dosis no tiles (en los casos de vacunas multidosis) para el mismo perodo.
Dosis no tiles: se refiere a las dosis que no pudieron ser utilizadas por alguna de
las siguientes razones:

Rendimiento del frasco multidosis: (ejemplo: vacuna antipolio, no siempre se obtiene las 10 o 20 dosis correspondientes debido al tamao de la gota, la cual depende del ngulo en que se coloque el vial en el momento de administrar la dosis).
Viabilidad de uso: Vida til de la vacuna despus de ser reconstituida en el
frasco multidosis, (ejemplo: las vacunas BCG y SPR, segn poltica de frascos
abiertos, deben ser eliminadas 6 horas despus de reconstituida, por no haber
sido posible administrar la totalidad de las dosis, segn presentacin del frasco
-10 o 20 dosis-, ya que se pierde la potencia e inocuidad de la vacuna).
pgina
vii
Informacin Logstica: Datos obtenidos mediante la utilizacin de instrumentos

y registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la
gestin de suministros.
Insumos relacionados con la vacunacin: Son considerados insumos relacionados con la vacunacin las jeringas, agujas y cajas de bioseguridad.
Prdidas: Dosis no utilizadas por vencimiento, ruptura accidental del vial o ampolla, prdida de la cadena de fro o robo.
Reajustes: Los reajustes pueden ser positivos o negativos. Los ajustes positivos se
pueden dar por recepcin de donaciones (en caso de la DAS, y solo para insumos relacionados a la vacunacin) o traslados de insumos (cuando recibe); los
ajustes negativos se pueden dar por traslados de insumos (cuando entrega) y
por prdidas. Cada reajuste debe tener un documento de respaldo.
Requisicin: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos relacionados a la vacunacin en los servicios de salud, Distrito y rea de Salud.
Objetivos
Objetivo general

Regular el sistema logstico de vacunas e insumos, en cada nivel de atencin del

Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social a travs de Normas y lineamientos
tcnicos y procedimientos para garantizar la disponibilidad oportuna y eficiente
de stos en la atencin de la poblacin objetivo del programa de Inmunizaciones.
Objetivos especficos

Difundir lineamientos tcnicos a la red de servicios del MSPAS para una adecuada programacin, adquisicin, recepcin y distribucin de vacunas e insumos, que aseguren su uso oportuno y eficiente.
Garantizar la calidad de las vacunas en los servicios de salud mediante el adecuado mantenimiento de la cadena de fro y la implementacin de Buenas
Prcticas de Almacenamiento.
Estandarizar procedimientos para la recoleccin y el reporte de informacin

logstica esencial referente a vacunas e insumos relacionados, de manera peridica en todos los niveles de gestin y atencin de la red de servicios del
MSPAS (AS, DMS, C/S, P/S, y hospitales).
Establecer los flujogramas de distribucin e informacin de vacunas e insumos

relacionados a la vacunacin.
pgina
viii
Procedimientos para la
gestin logstica de vacunas

e insumos relacionados
1. Seleccin
1.1 Definicin
Se refiere a elegir las vacunas e insumos relacionados a ser utilizados en la red de

servicios de salud del Ministerio de Salud y Asistencia social -MSPAS-, de conformidad a criterios tcnicos y cientficos. Como resultado de este proceso se incluirn en la Lista Bsica de Medicamentos LBM, y en la programacin de compras.
1.2 Objetivo
Incluir en la LBM de la Unidad Ejecutora, las vacunas que maneja el MSPAS en los
diferentes niveles de atencin, de acuerdo con las normas de atencin y lineamientos especficos del Programa de Inmunizaciones.
Asegurar la inclusin de los insumos relacionados a vacunas en el catlogo de
material mdico quirrgico del MSPAS.
1.3 Procedimiento
La revisin de las vacunas e insumos relacionados a utilizar, la realizar el Programa de

Inmunizaciones -PI-, con la asesora del Consejo Nacional de Prcticas de Inmunizaciones y la dar a conocer a los servicios de salud a travs de lineamientos especficos.
Las reas de Salud estarn obligadas a incluir en la LBM las vacunas de acuerdo a
normas y lineamientos tcnicos del PI.
pgina
Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados
2. Programacin
2.1 Definicin
Proceso administrativo mediante el cual se establecen las necesidades de vacunas

e insumos relacionados para un perodo determinado, con el propsito de satisfacer oportunamente la demanda de estos insumos en los servicios.
2.2 Objetivo
Establecer las cantidades de vacunas e insumos relacionados para asegurar su abastecimiento oportuno y as garantizar su disponibilidad en los Servicios de Salud.
2.3 Procedimiento
La programacin se realiza anualmente, existiendo varias metodologas para realizarlas. Para vacunas se considerarn dos metodologas basadas en: a. datos
logsticos (demanda real o consumo) y b. datos demogrficos (poblacin). A
continuacin se describe el procedimiento para la elaboracin de cada uno y el
anlisis final.
2.3.1 Programacin anual de vacunas e insumos relacionados

en reas y Distritos de Salud
La Enfermera Profesional encargada de Inmunizaciones y el encargado de logstica
de las reas de Salud realizarn el consolidado anual de demanda real de vacunas
e insumos, relacionados en el instrumento de programacin anual.
2.3.1.1 Datos Logsticos

a. El encargado de la logstica en coordinacin con la Enfermera Profesional de
rea de Salud, mensualmente revisa la informacin del Balance de vacunas e
insumos relacionados proveniente de los puntos de entrega de servicio e indica al encargado de servicio si tiene que revisar algn dato reportado para su
confirmacin.
b. Cuando se inicia la programacin para el perodo determinado, el primer paso
es establecer el listado de las vacunas que se van a estimar. Para esto se detalla
la descripcin de la vacuna, incluyendo el nmero de dosis por frasco.
pgina
Se consignarn datos como, Nombre de la rea de Salud, crecimiento poblacional,

Nivel Mnimo, Nivel Mximo de almacenamiento, de acuerdo al nivel de gestin
del rea de Salud, Distrito Municipal de Salud, Servicio de Salud y la capacidad de
resguardo en red fra.
c. Se recopilan los datos de demanda real de los 3 aos anteriores a la estimacin.

En la herramienta Excel de estimacin se colocan mes a mes para realizar el
anlisis de la variabilidad de los datos, de cada una de las vacunas seleccionadas. Es importante resaltar que la calidad del dato debe ser verificada previo
al ingreso en la herramienta.

Siempre es necesario analizar variables como:

Continuidad en el abastecimiento del servicio
Porcentaje de reporte de los servicios menor al 100%
Perodos de informacin faltante en meses
Los ajustes a la informacin dependen del anlisis realizado y la forma de hacerlos se describen en el Manual de Procedimientos de Logstica de Medicamentos.
Ejemplo:
Para vacuna de BCG en un rea de salud se ha analizado la informacin del
ao 2012, pero en el mes de agosto se tiene conocimiento de un nivel crtico
de abastecimiento. Para su ajuste se cuenta con los siguientes datos de dosis
administradas:
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
98,180 dosis
96,630 dosis
83,896 dosis
92,902 dosis (Dato ajustado)
75,309 dosis
Fuente: datos ficticios
pgina
El ajuste para el mes de agosto se realiza de la siguiente manera:

Dosis estimadas del mes de agosto= (98,180+96,630+83,896)

3
Dosis estimadas del mes de agosto = 92,902 dosis

Mayo
98,180 dosis
Junio
96,630 dosis
Julio
83,896 dosis
Agosto
92,902 dosis (Dato ajustado)
Septiembre
75,309 dosis
d. Luego de realizar los ajustes necesarios a la informacin mensual, se grafica

los datos de demanda real para evidenciar la tendencia de consumo de los
tres aos previos a la programacin y as poder establecer una tendencia de
crecimiento de cada una de los vacunas de los que se est realizando la programacin, para esto se grfica el consumo de cada ao como se observa en la
grfica siguiente:
Grfica No. 1
pgina
En este caso de la grfica se puede interpretar que existe un crecimiento, aunque

es importante analizar el consumo correspondiente al ao 2, pues existe una baja
en el consumo que es necesario analizar, aun con este dato la tendencia se observa
ascendente por lo que para la programacin del siguiente ao, se deber mantener la tendencia de crecimiento.
e. Programar las necesidades para el ao 4 de acuerdo a los consumos, y la tendencia de consumos de los 3 aos anteriores. Para esto se desarrollar una regresin lineal o geomtrica dependiendo de la variabilidad de los datos, estas
operaciones se podrn realizar en la Herramienta Excel que se proporcionar
por la Unidad de Gestin Logstica o bien manualmente se puede seguir la
lnea de tendencia como se ejemplifica en la grfica No. 1.
Vacuna
Dosis de BCG
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
1,061,501
918,413
1,330,633
1,367,131
-13.5%
44.9%
2.75%
Porcentaje de Crecimiento
Grfica No. 2
En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar de dosis de BCG

sera 1,367,131 dosis para el ao 4.
Vacuna
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Dosis de BCG
1,061,501
918,413
1,330,633
1,367,131
-13.5%
44.9%
2.75%
Porcentaje de Crecimiento
pgina
En la segunda lnea de la tabla se coloca el % de crecimiento para anlisis al resultado obtenido de la estimacin, para el clculo del porcentaje se realiza la siguiente
frmula:
Consumo ao actual-consumo ao anterior 100
Consumo ao anterior)
2.3.1.2 Datos Demogrficos:
El primer paso en esta metodologa es establecer el listado de vacunas a estimar.

Luego de lo anterior se establece la poblacin meta o poblacin total a cubrir,
para esto se siguen los siguientes pasos:
a. La base de la estimacin es la poblacin estimada por el Instituto Nacional
de Estadstica -SIGSA/INE- especfica del rea de Salud para el ao que se
est elaborando la programacin. Si nicamente se tiene el dato de aos
anteriores, deber agregarse la cantidad resultado de la suma del crecimiento poblacional anual hasta llegar al ao que corresponda sumando ao por
ao. El dato de crecimiento poblacin es brindado oficialmente por el INE.
Poblacin ao anterior % de crecimiento poblacional =
poblacin del ao a proyectar
b. Ajustar el dato de poblacin al porcentaje de cobertura de atencin o meta

que se quiere alcanzar de acuerdo a lineamientos especficos del programa.

Los datos de poblacin para vacunas se describen en la siguiente tabla:
DATOS DE POBLACIN REQUERIDOS PARA LA ESTIMACION DE VACUNAS
pgina
c. Para vacunas se debe analizar los rezagos de vacunacin de los ltimos 4

aos, para establecer un promedio de los rezagos que se pueda utilizar
para la estimacin del ao de la programacin.
CLCULO DEL PROMEDIO DE REZAGO
Para el clculo de los rezagos se resta de la poblacin a vacunar el total de las dosis administradas.
Poblacin meta-dosis administradas=rezagos
De los rezagos obtenidos para los 4 aos anteriores al ao de la programacin, se realizar un promedio, para adicionar esta cantidad a la necesidad anual.
d. El siguiente paso consiste en determinar la cantidad de vacunas a estimar,
para esto:
pgina
Se multiplicar la poblacin meta por el nmero de dosis segn esquema,

se sumar el promedio de rezago y el resultado de esta operacin se multiplicar por el factor de dosis no tiles.
(Poblacin meta No.de dosis de acuerdo a esquema)+Promedio de rezago

=Cantidad de dosis de vacuna anual
Cantidad de dosis de vacuna anual factor de dosis no tiles
=Estimado de consumo anual de vacunas
La frmula para el clculo del factor de dosis no tiles se describe ms adelante.
Dosis No tiles: se refiere a las dosis que NO pudieron ser utilizadas por el
rendimiento del frasco multidosis o la viabilidad de uso respecto a la vida til
de la vacuna despus de ser reconstituida en el frasco multidosis.
A continuacin se detalla el porcentaje de dosis no tiles de acuerdo a estndares

internacionales, citados por OPS, pero ste puede variar de acuerdo a lo documentado localmente y especficamente por el PI, por ejemplo en campaas de vacunacin los porcentajes varan y se brindan lineamientos especficos en este tema.
Porcentaje de dosis no tiles
Vacuna
OPS1
Promedio Nacional reporte

reas de Salud 2014
BCG
DPT
OPV
SPR-10
Td
Influenza
Influenza Peditrica
Hepatitis B Adulto
50%
20%
20%
30%
20%
10%
10%
10%
42%
19%
19%
ND
24%
ND
ND
ND
*ND= No hay Datos
Factor de Dosis No tiles: el factor de dosis no tiles es un dato que facilita el
clculo de las dosis en la programacin. De acuerdo al Sistema de Monitoreo

de Prdidas de Vacuna de la Organizacin Panamericana de la Salud, el factor
de dosis no tiles se calcula de la siguiente manera:
Factor de dosis No tiles = 100/(100-% de Dsis No tiles)
1.
Mdulo 5 OPS. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmunizacin (PAI).
pgina
El Comit de Farmacoterapia con la presencia de la Enfermera Profesional de rea

de Salud compara los datos obtenidos para la programacin basada en datos de
poblacin y la obtenida de la programacin por demanda real y establece la cantidad a programar para el ao correspondiente y lo enva junto con el anlisis
realizado al PI para su revisin y aprobacin. La decisin sobre qu cantidad programar estar basada en el anlisis de la calidad de la informacin.
Si la informacin es de la misma calidad se podr realizar un promedio entre las
dos programaciones para llegar al dato final, de lo contrario se escoger la programacin realizada con la informacin ms confiable.
El PI realiza la consolidacin de las programaciones enviadas por las reas de

Salud para adquirir las cantidades necesarias, tomando en cuenta los niveles
del sistema de control de inventarios del programa, las existencias estimadas
al terminar el ao, el nivel de reserva o stock de seguridad del programa, la
calidad de la informacin y la disponibilidad presupuestaria.
2.3.2 Anlisis de informacin para la programacin anual de

vacunas por parte del Programa de Inmunizaciones:
a. El PI revisa y consolida los consumos anuales programados presentados por cada
rea de Salud. Obtiene un dato consolidado de la programacin de consumo a
nivel nacional.
b. El PI elabora la programacin basada en datos demogrficos para validar el
consumo programado por las reas de Salud, para lo cual sigue el siguiente
procedimiento:
i. El PI elabora la programacin anual de cada vacuna, utilizando poblaciones
objetivo, tomando el dato ms reciente que proporciona INE y oficializa
SIGSA.
ii. Se toma en cuenta el dato de poblacin no vacunada por el Ministerio de
Salud Pblica y Asistencia Social.
iii. Realiza ajuste de acuerdo a los porcentajes estndar de dosis no tiles establecidos por el PI con fundamentacin en estndares internacionales y la
experiencia en el pas.
iv. Con esto el PI obtiene el dato de consumo a programar para un ao.
c. Compara con el consolidado de programacin proveniente del ejercicio realizado por las reas de Salud, realiza el anlisis con respecto a la calidad de
la informacin presentada y determina el dato para realizar el clculo de la
cantidad a adquirir.
d. Del dato de la programacin de consumo anual, se calcula el promedio de consumo mensual (este incluye las dosis no tiles) y se suma la cantidad de meses
de disponibilidad para iniciar el siguiente ao, incluyendo stock de reserva.
pgina
Ejemplo:
Si la cantidad de demanda real programada para el ao 4 fuera de 1,500,000
dosis de vacuna Pentavalente, el promedio mensual de demanda esperado es
de: 125,000 dosis. Si la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el ao
siguiente es de 4, habr que sumarle a la cantidad de consumo estos meses:
Cantidad para iniciar el ao =
Promedio mensual de demanda esperado meses para inciar el ao
Cantidad para iniciar el ao=125,000 4
Cantidad para iniciar el ao=500,000 dosis
Para este ejemplo la cantidad a programar sera: 1,500,000 de la demanda
real anual ms 500,000 de los 4 meses para iniciar el ao esto da un total de
2,000,000 de dosis de Vacuna Pentavalente.
e. Luego de que se tiene la cantidad a programar para el ao siguiente, se restan
las existencias en la bodega central esperadas para diciembre del ao actual y
se suman los pedidos confirmados que an estn pendientes de ingreso.
Ejemplo de cmo proyectar las dosis de vacuna al final del ao:
El ejercicio de programacin se est elaborando en el mes de junio por lo
tanto faltan 6 meses para que finalice el ao. Para esta fecha se tiene un
promedio mensual de demanda real (PMDR) de 100,000 dosis y la existencia fsica en bodega del Centro Nacional de Biolgicos -CNB- es de 800,000
dosis de vacuna, por lo tanto para tener las existencias al mes de diciembre
es necesario proyectar la cantidad que se consumir a diciembre, para esto:
Consumo programado para finalizar el ao=
PMDR No. de meses para finalizar el ao
Consumo programado para finalizar el ao=100,000 dosis 6
Consumo proyectado para finalizar el ao=600,000
Por otro lado se espera el ingreso de un embarque con 300,000 dosis de
vacuna pentavalente, el cual ingresar en noviembre, por lo tanto las existencias esperadas para el mes de diciembre seran:
Existencias al finalizar el ao
=Existencias actuales+ingresos pendientes
-consumo programado para finalizar el ao
pgina
10
Existencias al finalizar el ao=800,000+300,000-600,000

Existencias al finalizar el ao=500,000
Por lo tanto la cantidad a adquirir sera igual a:
Cantidad a adquirir=cantidad programada-Existencia al finalizar el ao
Cantidad a adquirir=2,000,000-500,000
Cantidad a adquirir=1,500,000 dosis de vacuna Pentavalente
f. Con base en el requerimiento anual se estima la cantidad de insumos relacionados a adquirir, que incluye jeringas y cajas de bioseguridad.
g. En el caso de las jeringas se solicita una por cada dosis estimada adicionando
jeringas para dilucin para las vacunas que lo requieran y las cajas de bioseguridad se solicita 1 por cada 100 jeringas. Si existiera algn cambio en este
punto el PI brindar los lineamientos oportunamente.
h. Al tener el requerimiento anual, se establecen las fechas y cantidades de entrega
por parte del proveedor, tomando en cuenta la presentacin para cada vacuna,
el sistema de control de inventarios y la capacidad de almacenamiento del CNB.
i. El requerimiento anual establecido de cada vacuna forma parte del POA del PI
y es la base para realizar la PAAC.
2.4 Instrumentos y datos para realizar programaciones:

Proyecciones de poblacin de nacidos vivos del ao ms reciente que oficializa

el INE al SIGSA del ao a estimar
Tarjeta de control de suministros (Kardex)
Cuadro de coberturas segn tipo de vacuna en base al SIGSA WEB del ao anterior.
Balance mensual de Vacunas
Instrumento de programacin de necesidades establecido por el PI
Documento de la ENSMI del ao ms reciente.
POA del ao anterior
PAAC del ao anterior
pgina
11
3. Adquisicin
3.1 Definicin:
Son los procesos administrativos mediante los cuales el MSPAS, adquiere las vacunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones definidas por el PI,
para la prestacin del servicio de manera oportuna a la poblacin objetivo.
3.2 Objetivos:
Obtener vacunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones definidas para la prestacin de servicios segn la programacin previamente establecida
por el PI, de acuerdo a la programacin de necesidades realizada por cada rea
de Salud.
3.3 Modalidad de Adquisicin
La adquisicin de vacunas e insumos relacionados se divide en las siguientes etapas: gestin de solicitud de pedido, autorizacin para el ingreso al pas del pedido
y recepcin del pedido en aduana.
La va principal de adquisicin de vacunas e insumos relacionados es a travs
de los Acuerdos de la OPS/OMS, formalizados bajo la figura de convenios, entre dicho Organismo y este Ministerio, en el marco del Convenio bsico entre el
Gobierno de la Repblica de Guatemala y la Organizacin Mundial de la Salud
para Proyectos de Salubridad en Guatemala, suscrito el diecisiete de diciembre de
mil novecientos cincuenta y uno, as como los Procedimientos Operativos para el
Fondo Rotatorio del Programa Ampliado de Inmunizaciones.
Dicho convenio bsico, constituye un marco llamado a desarrollarse mediante la
suscripcin de acuerdos suplementarios al indicar en su Artculo I, literal a): La
Organizacin prestar asistencia tcnica para asesorar al Gobierno en los asuntos y
en la forma descrita en los acuerdos suplementarios que se hagan de conformidad
con este convenio. El indicado Convenio Bsico, en sus artculos I, literal e), y III
literal b), regula la facultad establecida en el mismo, de realizar aprovisionamiento
de materiales, suministros y equipo.
Las otras modalidades de Adquisicin se realizarn nicamente con respaldo de
Acuerdo Ministerial que justifique la misma, como casos de emergencia y otros,
pgina
12
para las cuales deber cumplirse con lo estipulado por la Ley de Contrataciones
del Estado y la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para
el Ejercicio Fiscal vigente.
3.4 Gestin de solicitud de pedido a travs de convenio con

la Organizacin Panamericana de la Salud OPS
3.4.1 Al tener definido el requerimiento anual:
Se procede a llenar el formulario PAHO 173 con el detalle por vacuna e insumos
relacionados, el cual se enva al Despacho Ministerial por medio de oficio de solicitud con visto bueno del Jefe del Departamento de Regulacin de los Programas de
Atencin a las Personas DRPAP, para firma del seor Ministro y envo a OPS/OMS.
3.4.2 Reconfirmacin de pedidos:
A solicitud de OPS/OMS se realizan las reconfirmaciones de los requerimientos

de vacunas e insumos relacionados para cada trimestre. Luego se contina con lo
descrito en el paso 3.4.1.
3.4.3 Revisin y verificacin de proforma:
El MSPAS recibe por parte de la OPS/OMS, va e-mail y en forma oficial, la proforma

de pedido para que el CNB verifique el cumplimiento de lo solicitado y las especificaciones tcnicas. Si existiera alguna diferencia se notifica para la correccin de la
misma por las mismas vas.
3.4.4 Autorizacin de proforma:
Cuando la proforma cumple con los requerimientos solicitados, el CNB/PI confirman va e-mail de forma provisional, mientras el viceministro tcnico aprueba y
confirma la proforma a OPS/OMS.
3.4.5 Luego de recibida la aprobacin:
Por parte del MSPAS, OPS/OMS mediante sus procedimientos internos procede a
colocar la orden de compra.
3.5 Autorizacin para el ingreso del pedido al pas

3.5.1 OPS enva al CNB la documentacin siguiente:
Factura cambiaria del proveedor, Certificados de liberacin de lote, y protocolo resumido.
3.5.2 El CNB revisa y constata:
Que todo se encuentra en orden, firma y sella la factura cambiaria del proveedor y
solicita al Departamento de Regulacin y Control de Productos Farmacuticos y Afines la emisin del dictamen de autorizacin de importacin y uso si corresponde.
pgina
13
3.5.3 El CNB traslada:
Los documentos autorizados al PI y ste a su vez traslada la factura cambiaria del

proveedor con la autorizacin de importacin al agente aduanero del MSPAS para
que realice el desaduanaje.
3.6 Recepcin del pedido en aduana:

3.6.1 El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativo

Financiera del MSPAS, a travs del agente aduanero:
Tramita los requerimientos documentales para la autorizacin del traslado del
pedido de aduana al CNB (Gua Area, factura cambiaria del proveedor, declaracin
de mercancas, lista de empaque, permiso de medicamentos, acta compromiso de
la SAT2 y otros que sean requeridos).
3.6.2 El Departamento Administrativo de la Gerencia

Administrativo Financiera del MSPAS:
Lleva a cabo la coordinacin de transporte y recurso humano para el traslado del

pedido a la bodega.
3.6.3 El agente aduanero del MSPAS y personal designado del CNB:
Reciben el producto en bodega de aduana (COMBEX/IM), verificando el resguardo de

la cadena de fro y el cumplimiento de la documentacin necesaria para su entrega.
3.6.4 Se traslada el pedido a bodega del CNB.

3.7 Instrumentos a utilizar en la adquisicin:

2
Formulario PAHO 173

Proforma
Orden compra
Lista de empaque
Gua area
Factura cambiaria del proveedor
Certificado de liberacin de lote
Protocolo Resumido
Oficio de solicitud de aprobacin
Autorizacin de importacin
Oficio SAT solicitud de exoneracin de impuestos
Acta de compromiso de la SAT
Declaracin de Mercancas DUA-GT
Utilizada nicamente para permitir el desaduanaje con acta interna administrativa de
la importacin con franquicia de la mercadera cuando no se cuenta con la declaracin
aduanera ni la resolucin de franquicia respectiva. Con el propsito de agilizar los procesos administrativos de ingreso de la vacuna.
pgina
14
4. Almacenamiento
4.1 Definicin:
Es el proceso que permite el ordenamiento y ubicacin adecuado de las vacunas

e insumos relacionados para asegurar y garantizar su conservacin; incluye la ubicacin tcnica en espacio fsico apropiado, control de temperatura (registro diario
en afiche de control de temperatura, que debe tener cada equipo frigorfico) y humedad, control de calidad y control de inventarios de acuerdo a las normas legales
y las normas internas del MSPAS vigentes.
4.2 Objetivos:

Asegurar la conservacin de las propiedades fsicas e inmuno-biolgicas de las

vacunas para garantizar su seguridad y eficacia.
Asegurar que los insumos relacionados conserven las propiedades fsicas que
contribuyan a la vacunacin segura.
4.3 Procedimiento:
4.3.1 Ingreso del Pedido al Centro Nacional de Biolgicos:
a. Al llegar el pedido a la bodega del CNB, el personal del Departamento Administrativo del MSPAS, entrega la documentacin de importacin y declaracin
de mercancas al encargado de bodega del CNB.
b. El encargado de la bodega de vacunas del CNB, procede a:
i. Verificar la temperatura en las cajas de vacuna recibidas, para clasificarlas
segn los requerimientos de cadena de fro indicados por el proveedor.
ii. Clasificar segn lote y fecha de vencimiento
iii. Realizar conteo fsico de las cantidades por lote descritas en la lista de
empaque y factura.
iv. Almacenar en los cuartos fros del CNB segn requerimientos de temperatura de la vacuna, brindados en los lineamientos tcnicos del PI.
v. Trasladar la documentacin y hallazgos (en caso de problemas visuales de
calidad u otras observaciones) de la recepcin al administrador del CNB.
pgina
15
vi. Dar ingreso de los datos del producto a las tarjetas de control de suministros autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
vii. Mensualmente se debe realizar el inventario fsico de vacunas y registrarlo
en la columna de existencia fsica del Balance de Vacunas e Insumos Relacionados segn corresponda. (Anexos 8 y 9) con el formato diseado para
este propsito y que se detalla en anexos.
c. El administrador (a) del CNB procede a:
i. Elaborar formulario PAHO/183 si la compra ha sido a travs de OPS en un
perodo de 48 horas despus de su recepcin.
ii. Enviar formulario a OPS/OMS.
iii. Suscribir acta de ingreso del pedido.
iv. Si se encontrar alguna anomala en la recepcin del pedido, sta se notificar inmediatamente al jefe inmediato superior del CNB y a OPS/OMS.
Cuando corresponda, se realizar el reclamo en un plazo no mayor a 48
horas al seguro, lnea rea, bodega de aduana (COMBEX-IM), segn sea el
caso.
v. Ingresar la informacin del pedido a la base de datos electrnica de vacunas e insumos relacionados del CNB.
d. El Departamento Administrativo del MSPAS procede a:
i. Recibir factura por parte de OPS/OMS.
ii. Elaborar Constancia de Ingreso a Almacn, Forma 1-H y traslada copia al CNB.
iii. Elabora formulario de Requisicin de Almacn y suministros mdicos y lo
traslada al CNB para las firmas correspondientes.
iv. Suscribir acta de recepcin del pedido.
v. Realizar la gestin de pago.
El detalle para el almacenamiento entre los diferentes niveles de servicios del
MSPAS se describe a continuacin:
4.3.2 Almacenamiento de vacunas en reas de Salud:

a. Al recibir el pedido de vacunas en el rea de Salud, la enfermera responsable
de inmunizaciones en el rea de Salud, realiza la verificacin fsica del pedido
(cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la requisicin. Si existiera algn problema en la recepcin ste se notificar en un lapso
no mayor de 24 horas hbiles a la autoridad inmediata superior.
b. La enfermera de rea de Salud, clasifica las vacunas segn tipo, lote y fecha
de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperatura
adecuada para cada vacuna en el equipo frigorfico, siguiendo las buenas prcticas de almacenamiento.
c. El encargado de bodega de rea de Salud procede a registrar el ingreso en las
tarjetas kardex autorizadas por la Contralora General de Cuentas -CGC- .
pgina
16
d. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando el

Registro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10)
4.3.3 Almacenamiento de vacunas en el distrito de salud:

a. Al recibir el pedido en el DMS, la enfermera del DMS encargada de inmunizaciones verifica fsicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspectos relacionados) de acuerdo a la requisicin.
b. La enfermera del DMS encargada de inmunizaciones, clasifica las vacunas segn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega
almacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo
frigorfico siguiendo las buenas prcticas de almacenamiento.
c. El encargado de bodega procede a registrar el ingreso de las vacunas e insumos relacionados a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
d. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando el
Registro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10).
4.3.4 Colocacin y control de almacenamiento de vacunas en

Servicios de Salud que cuentan con cadena de fro:
a. Al recibir el pedido en el servicio, la enfermera o el auxiliar de enfermera del
servicio de salud verifica fsicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspectos relacionados) de acuerdo a la requisicin.
b. La enfermera o el auxiliar de enfermera del servicio de salud, clasifica las vacunas segn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento y procede a la colocacin de las mismas en los equipos frigorficos siguiendo las buenas prcticas
de almacenamiento.
c. La enfermera o el auxiliar de enfermera del servicio de salud, deber registrar
la informacin en el afiche de control de temperaturas.
d. La enfermera o el auxiliar de enfermera realiza el ingreso de las vacunas e
insumos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
e. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando el
4.3.5 Colocacin y almacenamiento de vacunas en el hospital:

a. Al recibir el pedido en el hospital, la enfermera encargada de inmunizaciones
clasifica las vacunas segn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento. El
encargado de bodega procede al almacenamiento de acuerdo a temperatura
adecuada para cada vacuna en el equipo frigorfico, siguiendo las buenas prcticas de almacenamiento.
pgina
17
b. El encargado de bodega realiza el ingreso de las vacunas e insumos relacionados a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
c. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando el
PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL ADECUADO DE
VACUNAS EN LOS SERVICIOS DE SALUD
NIVEL
RESPONSABLES
VERIFICACIN
Enfermera de rea
de Salud
Verificacin fsica del

pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos
relacionados) de acuerdo
a la Requisicin.
rea de Encargado de
Salud bodega de rea

pedido (cantidad,
temperatura y otros
aspectos relacionados) de
acuerdo a la Requisicin.
Distritos de Encargado de
Salud bodega del DMS
Enfermera Auxiliar/ Verificacin fsica del

Encargado del
pedido (cantidad,
temperatura y otros
Servicios servicio
de salud
con Cadena
de Fro
Enfermera encargada de Inmunizaciones

pedido (cantidad,
temperatura y otros
Encargado de bo-
pgina
18
Registro de movimientos
en la tarjeta kardex autorizadas por CGC.
Realizacin de inventario
trimestral en formato de
registro de inventario
fsico general.
Clasificacin de las vacunas

segn tipo, lote y fecha de
vencimiento.
Almacenamiento de acuerdo
a temperatura adecuada
para cada vacuna en el equipo frigorfico, siguiendo las
buenas prcticas de almacenamiento.

vencimiento. Almacenamiento de acuerdo a temperatura
adecuada para cada vacuna
en el equipo frigorfico, siguiendo las buenas prcticas de
almacenamiento.
fsico general.
fsico general.

vencimiento.
Hospitales dega del Hospital
CONTROL DE
INVENTARIOS

vencimiento.
de Salud
Enfermera de DMS
CLASIFICACION Y
ALMACENAMIENTO
fsico general.
4.3.6 Normas de Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA):
Al respecto, se debe cumplir con lo establecido en los Lineamientos de

conservacin, transporte y almacenamiento de las vacunas adjunto al presente
documento (ANEXO 1). As mismo, se debe tener un apropiado control de las
fechas de vencimiento, siguiendo, para la entrega de insumos, la metodologa
PEPE (Primero en Expirar, Primero en Entregar).
4.4 Instrumentos para el almacenamiento:

4.4.1 CNB

Factura cambiaria del proveedor
Lista de empaque
Acta de ingreso de pedido
Formulario Constancia de Ingreso a Almacn Forma 1-H
Requisicin de Medicamentos y Suministros
PAHO/183
Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC
Base de datos electrnica del CNB
Afiches de Monitoreo Diarios
Grfica de temperatura del CNB
Formato de registro de inventario fsico general.
Formato de Donaciones
4.4.2 rea de Salud, Hospitales, DMS y Servicios con

Cadena de Fro

Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC
Afiches de Monitoreo Diarios
Formulario de Autoinventario
pgina
19
5. Distribucin
5.1 Definicin:
Proceso mediante el cual se entregan vacunas e insumos relacionados a los diferentes niveles de la red de servicios de salud del MSPAS a travs de un calendario
establecido.
El sistema de distribucin es la cadena completa de instalaciones, recursos y transporte por las cuales tienen que pasar las vacunas e insumos hasta ser administrados al consumidor.
5.2 Objetivos:
Garantizar la disponibilidad oportuna de vacunas e insumos relacionados en los

servicios de salud del MSPAS, mediante el adecuado funcionamiento de la cadena
de distribucin, dando especial nfasis al cuidado de la cadena de fro.
5.3 Procedimiento:
El proceso de distribucin debe clasificarse segn la fase que conlleva la Distribucin: CNB
a las reas de Salud, de las reas de Salud a DMS, de las reas de Salud a Hospitales y la
distribucin de los DMS a los C/S, P/S, y otros servicios de la Red del MSPAS.
NOTA: El CNB entregar vacunas e insumos relacionados nicamente a

las reas de Salud, quienes sern las responsables de distribuir a la red de
servicios de acuerdo al sistema de distribucin, (Directo o Indirecto)
5.3.1 Procedimiento para la distribucin del CNB

a las reas de Salud
a. Calendario de distribucin: el CNB con base en la programacin anual de
vacunas e insumos relacionados de cada rea de Salud, prepara un calendario
anual de distribucin.
b. Pre-autorizacin de despacho: La enfermera de rea de Salud elabora el Balance de vacunas e insumos relacionados consolidado, el cual debe presentarse debidamente firmado y sellado por la/el director de rea de Salud. Segn el
pgina
20
anlisis del instrumento de Balance, se elabora la pre-requisicin. La enfermera

del rea de Salud enva va electrnica la pre-requisicin para pre-autorizacin
del CNB, con 3 das de antelacin. La cantidad a solicitar de vacunas corresponder a los niveles de seguridad (Nivel Mximo y Nivel Mnimo) autorizados
por el CNB; las jeringas y cajas de bioseguridad se calcularn con base en la
cantidad de vacunas autorizadas.
c. Autorizacin de despacho: Si el CNB autoriza la pre-requisicin, la enfermera
del rea de Salud realiza la requisicin en el formato oficial autorizado por la
CGC (anexo 11). Esta debe estar firmada por el Director o el Gerente Administrativo Financiero.
d. Periodicidad de Distribucin del CNB REA DE SALUD: El CNB distribuir
a las reas de Salud las cantidades de vacunas e insumos relacionados solicitados para cubrir el requerimiento de los servicios mensualmente, a excepcin
de casos especiales, por ejemplo, donde la capacidad de almacenamiento de
la cadena de fro sea mayor.
e. Preparacin: El encargado de bodega del CNB verifica las cajas fras y los paquetes refrigerantes, para evaluar si son adecuados (limpios y en buen estado)
para la conservacin de la vacuna en cadena de fro de acuerdo a las cantidades a despachar y el tipo de vacuna solicitada (ver Anexo 1).
f. Despacho al rea de Salud: El encargado de bodega del CNB revisa la requisicin y las cantidades autorizadas para el despacho; a su vez la enfermera/o
de rea de Salud o el encargado autorizado por el rea de Salud, debidamente
capacitado para la recepcin, conteo y embalaje seguro de la vacuna, verifica:
que el equipo a utilizar se encuentre en buenas condiciones, que la temperatura sea la adecuada para el transporte de la vacuna, que las cantidades entregadas coincidan con lo autorizado. Luego procede a la colocacin del pedido
en las cajas fras. Despus de ser entregado el pedido, el encargado de bodega
del CNB firma de entregado y el encargado asignado oficialmente* por el
rea de Salud, firma de conformidad** en lo recibido en La requisicin.
g. Traslado al rea de Salud: El encargado designado por el rea de Salud procede al traslado de la vacuna e insumos al rea de salud, observando los lineamientos de transporte descritos en el anexo 1.
h. Registro del egreso: El encargado de la bodega del CNB registra los egresos
y saldos en tarjetas kardex y el digitador del CNB ingresa los movimientos realizados a la base de datos de vacunas y jeringas.
* Deber presentar oficio firmado por Director de rea de Salud, que dictamine su calidad oficial de asignacin
** A partir de ese momento asume toda la responsabilidad del bien
pgina
21
cunas
d, auctor del
por la
capacitado
el pedido
Grfica No. 3
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE VACUNAS, JERINGAS Y CAJAS DE
BIOSEGURIDAD DEL CNB A LAS REAS DE SALUD
Elaboracin y
Presentacin del
Balance de vacunas y
Requisicin de pedido
al CNB
Encargado de Vacunas
del rea de Salud,
autorizado por
Director del rea de
Salud
Anlisis y
Autorizacin de la
Requisicin
Administrador del
CNB
Preparacin y
despacho del Pedido
autorizado
Encargado de
Bodega del CNB
Recepcin y traslado
al rea de Salud
Descargo en Tarjeta
kardex
Encargado de tarjeta
kardex del CNB
Personal asignado* por

la DAS, debidamente
capacitado para la
recepcin del pedido
5.3.1 Procedimiento para la distribucin del rea de Salud al Hospital

a. La enfermera responsable de inmunizaciones del Hospital realiza el Balance
de vacunas e insumos relacionados y en base a este, realiza la requisicin, en
coordinacin con el encargado de bodega. El Director o Gerente Administrativo del Hospital analiza la requisicin y si es autorizada, la enfermera traslada el
Balance y la Requisicin al rea de Salud
b. La enfermera del rea de Salud revisa el balance y la requisicin y determina
las cantidades a despachar y traslada al director o Gerente AF del rea de Salud
para el Vo. Bo.
c. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despachar
de acuerdo a la requisicin previamente autorizada. El encargado de Kardex
descarga las cantidades de vacunas e insumos entregados al hospital en dicha
tarjeta
d. El encargado autorizado por el Hospital, debidamente capacitado para la recepcin del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados
recibidos, coloca las vacunas en cajas fras de acuerdo a los lineamientos (ver
anexo 1) y firma de conformidad la requisicin.
pgina
22
e. Al llegar al hospital, la enfermera revisa las vacunas e insumos y el encargado

de bodega almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacenamiento.
f. El encargado de bodega del hospital ingresa las cantidades de las vacunas e
insumos en las tarjetas kardex.
Grfica No. 4
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DEL REA DE SALUD AL HOSPITAL
Elaboracin y
Presentacin del Balance
de vacunas al rea de
Salud
Anlisis y definicin de
la cantidad a distribuir
con base en niveles de
seguridad
Vo.Bo de la
requisicin
Enfermera responsable
de inmunizaciones del
hospital
Enfermera del rea de

Salud
Director del rea de

Salud
Recepcin y traslado al
Hospital
Preparacin y
despacho del Pedido
autorizado
Encargado autorizado
por el Hospital
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Almacenamiento
Descargo en Tarjeta
kardex
Enfermera revisa
vacuna e insumos y
Encargado de Bodega
del Hospital almacena
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Descargo en tarjeta
kardex
Encargado de Bodega
del Hospital
pgina
23
DISTRIBUCIN INDIRECTA:
5.3.2 Procedimiento para la distribucin del rea de Salud a los DMS
a. La enfermera de DMS realiza el balance consolidado de vacunas e insumos
relacionados y la requisicin.
b. El coordinador del DMS revisa la requisicin y si sta es autorizada, la enfermera la traslada, junto con el balance consolidado al rea de Salud.
c. La enfermera de rea de Salud recibe y revisa el Balance consolidado de vacunas e insumos relacionados y la requisicin, determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad y traslada al Gerente AF o Director
del rea de Salud para el Vo. Bo.
d. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despachar
de acuerdo a la requisicin previamente autorizada.
e. El encargado de bodega de rea de Salud registra la salida de las vacunas e
insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a las
cantidades despachadas.
f. El encargado autorizado por el DMS, debidamente capacitado para la recepcin del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas fras de acuerdo a los lineamientos (ver
anexo 1) y firma de conformidad la requisicin.
g. Al llegar al DMS, la enfermera revisa las vacunas e insumos.
h. El encargado de bodega del DMS almacena de acuerdo a las buenas prcticas
de almacenamiento e ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las
tarjetas kardex
pgina
24
Grfica No. 5
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE REA DE SALUD A LOS DMS
Elaboracin y
Presentacin del Balance
de vacunas y Requisicin
de pedido al rea de
Salud autorizados por el
Coordinador del DMS
Enfermera del DMS
Anlisis y definicin
de la cantidad a
distribuir con base en
niveles de seguridad
Vo.Bo de la
requisicin

Salud
Gerente o Director del

rea de Salud
Recepcin y traslado
al DMS
Preparacin y despacho
del Pedido
autorizado
Persona designada y
autorizada por el DMS
para la recepcin del
pedido
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Almacenamiento
Descargo en Tarjeta
krdex
Enfermera revisa vacuna

e insumos y Encargado
de Bodega almacena
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Descargo en Tarjeta
krdex
Encargado de Bodega
del rea de Salud
pgina
25
5.3.3 Procedimiento para la distribucin del DMS a

Servicios de Salud (C/S, P/S, y otros servicios de la

Red de Servicios del MSPAS)
a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisicin en base al balance
de vacunas e insumos relacionados del servicio.
b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisicin y si es autorizada, el
encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al DMS.
c. La enfermera del DMS recibe la requisicin y el Balance de vacunas e insumos
relacionados del servicio de salud, revisa y analiza la informacin, determina las
cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad establecidos, y
traslada al coordinador del DMS para el Vo.Bo.
d. El encargado de bodega del DMS prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisicin previamente autorizada. El encargado de bodega en el DMS
registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.
e. El encargado del servicio de salud (C/S, P/S u otro), revisa las cantidades de
vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas fras
de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisicin.
f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacunas e insumos y almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacenamiento.
g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e
insumos en las tarjetas kardex
pgina
26
Grfica No. 6
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DEL DMS A SERVICIOS DE SALUD
Elaboracin y
Presentacin del
Balance de vacunas al
DMS
Anlisis y definicin de
la cantidad a distribuir
con base en niveles de
seguridad
Vo. Bo. de la
requisicin
Enfermera o encargado
del Servicio
Enfermera del DMS
Director del DMS
Servicio de Salud
Preparacin y
despacho del Pedido
autorizado
Enfermera Auxiliar del

Servicio
Encargado de Bodega
del DMS
Almacenamiento
Descargo en Tarjeta
kardex
del servicio revisa vacuna
e insumos y almacena
Descargo en Tarjeta
kardex
Enfermera o
encargado del servicio
pgina
27
Encargado de Bodega
del DMS
DISTRIBUCIN DIRECTA:
5.3.4 Procedimiento para la distribucin del rea de Salud

a los Servicios
a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisicin en base al balance
de vacunas e insumos relacionados del servicio.
b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisicin y si es autorizada, el
encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al rea de Salud.
c. La enfermera de rea de Salud recibe la requisicin y el Balance de vacunas e
insumos relacionados de los servicios de salud, revisa y analiza la informacin,
determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad
previamente establecidos, y traslada al director o Gerente AF del rea de Salud
para el Vo.Bo.
d. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despachar
de acuerdo a la requisicin previamente autorizada. Registra la salida de las
vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.
e. El encargado del servicio de salud (CS, PS u otro), revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas fras de
acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisicin.
f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacunas e
insumos y almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacenamiento.
g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e
insumos en las tarjetas kardex
pgina
28
Grfica No. 7
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE REA DE SALUD
A SERVICIOS DE SALUD
Almacenamientoen TarDescargo
Anlisis y definicin
Elaboracin y
Presentacin del
Balance de vacunas al
rea de Salud
jeta kardex
Descargo
en TarEnfermera
o encargado
jeta kardex
del servicio
de la cantidad a
distribuir con base en
niveles de seguridad
Vo. Bo. de la
requisicin

Salud
Director del rea de

Salud
Servicio de Salud
Preparacin y
despacho del Pedido
autorizado
del Servicio
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Almacenamiento
Descargo en Tarjeta
kardex
del servicio revisa
vacuna e insumos y
almacena
Encargado de Bodega
del rea de Salud
Descargo en Tarjeta
kardex
Enfermera Auxiliar del
Servicio
5.4 Instrumentos:

Balance de vacunas e insumos relacionados por nivel
Tarjeta de Control de Suministros (Kardex) autorizadas por CGC
Requisicin
pgina
29
6. Atencin al usuario
(Administracin de dosis de vacuna a las personas)
6.1 Definicin:
Es el proceso mediante el cual el personal de salud del Hospital, C/S, P/S, y otros
servicios de salud del MSPAS administra la / las dosis correspondiente de vacuna(s) al usuario de acuerdo al Esquema de Vacunacin y los Lineamientos Tcnicos
establecidos por el Programa de Inmunizaciones.
6.2 Objetivo:
Garantizar la correcta administracin de la vacuna en la poblacin objetivo del

programa.
6.3 Procedimiento
a. Preparacin de puesto de vacunacin: El personal de salud prepara el termo
y los paquetes refrigerantes, traslada las dosis de vacunas al termo y prepara
los insumos relacionados.
b. Identificacin de dosis a administrar: El personal de salud designado entrevista al paciente o encargado, para establecer la dosis a administrar, recibe el carn (si se cuenta con el) y revisa el cuaderno del nio y la nia SIGSA 5a, en el caso
de mujeres de 15 a 49 aos revisa el SIGSA 5b. Registra la(s) dosis a administrar
en el carn, en el cuaderno del nio y la nia SIGSA 5a o en SIGSA 5b, segn
corresponda. Anota en el SIGSA 3 P/S o 4C/S, segn sea el caso, la cantidad de
dosis administrada, para que el paciente o encargado firme de recibido.
c. Administracin de vacunas: Previo a la administracin de la dosis de vacuna
el proveedor de servicios de salud debe garantizar que se ha cumplido con los
lineamientos de conservacin, transporte y almacenamiento para garantizar la
calidad de la vacuna (ver anexo 1) y cumple los correctos de la vacunacin (vacuna correcta, persona correcta, dosis correcta, va de administracin correcta,
sitio anatmico correcto, jeringa y aguja correcta, intervalo de tiempo correcto). Posteriormente administra la(s) dosis de la vacuna.
3
Si el paciente no cuenta con el carn porque lo extravi se deber proporcionar uno

nuevo colocando las fechas tentativas de administracin de la dosis de vacuna (si estas
no estuvieran registradas en el servicio) en el espacio especfico.
pgina
30
d. Cita de seguimiento: El personal de salud designado proporciona informacin

sobre la dosis administrada y sobre la fecha de la siguiente dosis. Anota con
lpiz dicha informacin en el carn de la nia y el nio.
e. Digitacin de informacin en SIGSAWEB: El personal de salud designado
traslada la informacin para que el digitador pueda ingresar la informacin en
el mdulo del SIGSA WEB, con la supervisin tcnica de la enfermera de rea
de Salud y/o persona designada por el director de rea de Salud.
Grfica No. 8
FLUJO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA VACUNA EN LOS SERVICIOS DE SALUD
Preparacin de
puesto de vacunacin
Identificacin de dosis
a administrar
Registro de la(s) dosis a

administrar en carn y
SIGSA 5a o 5b
Estableceimiento de
cita de seguimiento
Administracin de
la(s) dosis de la
vacuna.
Verificacin del
cumplimiento de
los correctos de la
vacunacin
Digitacin de
informacin en
SIGSAWEB
6.4 Instrumentos:

Carn del nio y la nia
SIGSA 5a Cuaderno del nio y la nia
SIGSA 5b Registro de datos de vacunados con Td
SIGSAWEB
SIGSA 3P/S
SIGSA 4C/S
pgina
31
7. Informacin Lgstica
7.1 Definicin:
Datos obtenidos mediante la utilizacin de instrumentos y registros de existencias,

movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestin de suministros.
7.2 Objetivo:
Tomar decisiones fundamentadas en la recopilacin, organizacin y anlisis de los

datos de vacunas e insumos relacionados.
7.3 Instrumentos y su utilizacin:

a. SIGSA 5a Cuaderno de la nia y el nio: cuaderno que se utiliza en los servicios para el registro de informacin correspondiente a los datos generales
del nio o la nia, del padre o responsable, dosis de vacunas administradas,
suplementacin de micronutrientes, del monitoreo del crecimiento peso,
longitud y talla.
b. SIGSA 5b: formulario que se utiliza en los servicios para el registro de la informacin de dosis de vacuna Td administrada en mujeres de 15 a 49 aos y otros grupos.
c. Carn del nio y la nia: documento de identificacin y registro de dosis de vacunas administradas y control de peso, talla, y suplementacin de micronutrientes.
d. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex): Registra las entradas y salidas de
las vacunas e insumos relacionados, de manera individual por vacuna, por forma
farmacutica, por presentacin; incluyendo los datos de fecha de vencimiento y
precio; debe consignar toda la informacin requerida en la misma por ser fuente
primaria del sistema de informacin. Debe llenarse cada vez que haya un movimiento y registrar cada movimiento por lnea; las dosis aplicadas y dosis no tiles
se anotan en salidas, las prdidas, traslados y prstamos se anotan en reajustes.
En observaciones debe anotarse la justificacin de cada reajuste (y en No. de
Referencia el nmero del documento de respaldo). Constituye el instrumento de
fiscalizacin por parte de auditora interna y la Contralora General de Cuentas.
Debe estar autorizada por la CGC.

Nota: En el caso de Donaciones de insumos relacionados a la vacunacin, debe seguirse el procedimiento segn lo estipula la Norma Tcnica y Manual de Procedimientos
para la Gestin de medicamentos y productos afines en DAS, en donde indica que
pgina
32
solamente a nivel de las DAS pueden recibirse donaciones, y especifica el registro de

las mismas en las tarjetas Kardex. En el caso de donaciones de biolgicos, solamente
pueden gestionarse a nivel del Programa de Inmunizaciones, para garantizar que cumplan con los criterios de calidad establecidos por el PI.
e. Registro diario de demanda real de Vacunas e Insumos Relacionados: Instrumento que permite la recoleccin de datos de consumo diariamente, registrando lo entregado, no entregado a usuario, las dosis no tiles y las prdidas.

Las dosis anotadas en el registro diario de demanda real deben reflejarse en el

Balance simple. Las prdidas deben anotarse en la casilla de reajustes, tanto en
el Kardex, como en el Balance.
f. Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Se utiliza para el anlisis de

existencias, consumos y requerimientos en servicios de salud, bodega de DMS
y bodega de rea de Salud con el fin primordial de toma de decisiones para la
solicitud, programacin y adquisicin oportuna.
g. Acta de justificacin de reajuste: El acta o documento de justificacin de reajuste
es el documento que respalda los ajustes positivos o negativos reportados en el
balance de vacunas e insumos relacionados. Los ajustes positivos se pueden dar
por recepcin de donaciones (slo para insumos relacionados a la vacunacin y
a nivel de la DAS) o prstamos de vacunas e insumos (cuando recibe), los ajustes
negativos se pueden dar por prstamos de vacunas e insumos (cuando da) y por
alguna prdida registrada de acuerdo al procedimiento especial para la determinacin de responsabilidades en caso de prdidas que se encuentra en el anexo 2.
h. Requisicin: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos
relacionados a la vacunacin en los servicios de salud, Distrito Hospitales y DAS.
7.4. Procedimiento
7.4.1 Flujo de informacin de Centros de Salud y

Puestos de Salud hacia los Distritos de Salud:
a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al
calendario logstico, en el cual se registrarn las dosis entregadas, no entregadas, las dosis no tiles y las prdidas
b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no tiles conforme
movimiento registrado en el RDDR.
c. De acuerdo al calendario logstico (Anexo 5), el personal de salud designado
entrega el RDDR debidamente llenado a la enfermera del distrito para que coordine la digitacin e impresin del Balance de vacuna e insumos relacionados.
pgina
33
Registro de las dosis

aplicadas y las dosis no
tiles
Descargo en la tarjeta
kardex
Elaboracin del RDDR
Elaboracin del Balance

de vacunas e insumos
relacionados del servicio
de acuerdo al calendario
logstico
Presentacin del RDDR

en el distrito para
digitacin al corte
del mes.
7.4.2 Flujo de informacin del Distrito de Salud al rea de Salud:

a. Registrar en las tarjetas kardex los despachos realizados a los servicios de
acuerdo a la distribucin.
b. El encargado de bodega elabora mensualmente el balance de bodega de
acuerdo al formato en anexos.
c. La enfermera del DMS en coordinacin con el encargado de logstica del DMS
consolida mensualmente el Balance de vacunas e insumos relacionados de los
puestos de salud, y centro de salud, para generar el Balance de vacunas e insumos relacionados consolidado del DMS colocando la existencia fsica en bodega
de cada vacuna de acuerdo al conteo fsico reportado en el balance de bodega.
d. La enfermera del DMS traslada al rea de Salud el Balance de vacunas e insumos
relacionados consolidado del distrito mensualmente. Debe contener las firmas
correspondientes.
Elaboracin del balance
de bodega y entrega a
la Enfermera del DMS
Recepcin de los
Balance de vacunas de
los servicios
Elaboracin del
Balance de vacunas
Consolidado
Presentacin del
Balance de vacunas
Consolidado al rea
de Salud de acuerdo al
calendario logstico
pgina
34
7.4.3 Flujo de informacin del Hospital al rea de Salud

a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al
calendario logstico, en el cual se registrarn las dosis entregadas, no entregadas, las dosis no tiles y las prdidas.
b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no tiles conforme
movimiento registrado en el RDDR.
c. De acuerdo al calendario logstico, la enfermera de inmunizaciones del hospital
elabora el Balance de Vacunas e insumos relacionados a la vacunacin y entrega a la enfermera encargada de inmunizaciones del rea de Salud.
Registro de las dosis

aplicadas y dosis no
tiles
Descargo en la tarjeta
kardex
Elaboracin del RDDR
Envo a rea de
Salud

de Vacunas e insumos
relacionados del
Hospital
pgina
35
7.4.4 Flujo de informacin del rea de Salud al CNB:

a. La enfermera de rea de Salud recibe el Balance de vacunas e insumos relacionados consolidado de cada Distrito y del Hospital, de acuerdo al calendario
logstico. Realiza el consolidado de rea en coordinacin con el encargado de
logstica de medicamentos del rea de Salud y registran las existencias en bodega reportadas en el balance de bodega de rea de Salud.
b. El rea de Salud, enva el consolidado de rea al CNB con copia a Logstica de
Medicamentos y Afines del MSPAS.
c. El CNB realiza un consolidado del Balance de vacunas e insumos relacionados
de las reas de Salud y del mismo se realiza el anlisis del abastecimiento con
base en indicadores para realizar las intervenciones oportunas.
Elaboracin del balance

de bodega
Recepcin de Balance
de vacunas de los
distritos y Hospital

de Vacunas Consolidado
de rea de Salud
Encargado de Bodega

Salud

Salud en coordinacin
con el Encargado
de Logstica de
medicamentos
Presentacin del
Balance de Vacunas
Consolidado del rea
de Salud al CNB de
acuerdo al calendario
de entrega de informes
Encargado de Logstica
en coordinacin con
Enfermera Profesional
pgina
36
Bibliografa
1. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmunizacin (PAI). Organizacin Panamericana de la Salud. 2006.
2. Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros
insumos bsicos sanitarios. John Snow, Inc./DELIVER en colaboracin con la
Organizacin Mundial de la Salud y para la Agencia de los Estados Unidos para
el Desarrollo Internacional. 2003
3. La Gestin del suministro de medicamentos: Seleccin, compra, distribucin y
utilizacin de productos farmacuticos. Management Sciences for health, Inc
2002. 165 Allandale Rd Boston, MA 02130-3400. USA. Organizacin Panamericana de la Salud.
4. Manual de Logstica. Gua para la gerencia de cadena de suministros de productos de salud. USAID|PROYECTO DELIVER, 2012.
5. Manual de Normas y Procedimientos de Logstica de Productos Farmacuticos
y Afines del MSPAS Guatemala. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social
MSPAS. Agosto 2002.
6. Norma tcnica No. 20-2010 Para el manejo de donativos de productos farmacuticos y afines. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social MSPAS.
Guatemala, Septiembre 2010.
7. Norma tcnina No. 34-2002 Para la gestin de medicamentos y productos
afines en Hospitales. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social MSPAS.
Guatemala, 2002.
8. Norma tcnica No. 35-2002 Para la gestin de medicamentos y suministros
afines en Direcciones de reas de Salud. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social MSPAS. Guatemala, 2002.
9. Acuerdo Ministerial 34-2011 Procedimiento para la baja de medicamentos y
productos afines vencidos y en desuso. Guatemala, Abril de 2011.
pgina
37
Bibliografa
pgina
38
Anexos
Lista de anexos
1. Lineamientos de conservacin, almacenamiento y transporte de las vacunas en
cadena de fro
2. Procedimiento especial para la determinacin de responsabilidades en caso de prdidas
2.1 Algoritmo en caso de prdida de vacuna
3. Lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorfico
4. Gua de llenado de inventarios de cadena de fro
Instrumentos del Sistema de Informacin Logstica

5. Calendario Logstico
6. Registro Diario de Demanda Real
7. Tarjeta de Control de Suministros kardex
8. Balance de Bodega
9. Reporte de balance de vacunas y productos relacionados
10. Registro de Inventario Fsico General Trimestral
11. Formato de Requisicin
12. Flujos de Requisicin y Distribucin
pgina
39
Anexos
Anexo 1
Lineamientos de conservacin, almacenamiento y
transporte de las vacunas
1. Conservacin y almacenamiento de Vacunas
Las vacunas deben conservarse en cadena de fro (manipulacin y transporte en temperaturas adecuadas desde el laboratorio productor, hasta el momento de su aplicacin a la poblacin objetivo del programa), para garantizar su poder inmunolgico.
Para almacenar y conservar las vacunas en los servicios de salud, se utilizan generalmente los refrigeradores domsticos de diseo tradicional o los de pared de hielo
(ice-lined refrigerator), especialmente diseados para la conservacin del biolgico.
Figura No. 1
NIVELES DE LA CADENA DE FRO
pgina
40
El funcionamiento eficiente y la conservacin de la temperatura en los refrigeradores

de tipo domestico utilizados para almacenar las vacunas dependen de lo siguiente:
1. Estar colocados a 15 cm de la pared.
2. El espacio frigorfico interno debe estar debidamente organizado (no bloquear
el flujo del aire).
3. Disponer de elementos estabilizadores de temperatura (botellas con agua).
4. Controlar y registrar rigurosamente la temperatura diaria (dos veces al da).
5. Practicar actividades de mantenimiento preventivo rutinario, al menos una vez al mes.
6. Debe estar instalado en un lugar fresco y ventilado.
7. Debe estar ubicado a la sombra y alejado de las ventanas y de toda fuente de calor.
8. Debe estar colocado sobre una superficie plana (nivelada)
Figura No. 2
ORGANIZACIN DE UN REFRIGERADOR PARA MANTENER LA TEMPERATURA ESTABLE
Paquetes fros
(puestos a congelar)
Paquetes fros
(congelados)
Bandeja de deshielo
Termmetro
Vacunas
(colocadas en bandejas)
Paquetes fros
(puestos a enfrar)
Botellas con agua

(dentro de la bandeja
para vegetales)
Nota:
Las vacunas deben colocarse en el centro del compartimiento, evitando que
toquen las paredes y obstruyan el paso del aire fro
Utilizar la gaveta inferior (legumbrera) sin la tapadera o vidrio para colocar las
botellas que contengan agua fra con colorante, que permitir conservar el aire
fro al abrir la puerta del refrigerador.
El refrigerador debe ser exclusivo para el almacenamiento de vacunas.
El plan de emergencia de cadena de fro debe actualizarse cada 6 meses
pgina
41
Anexos
Perodo de almacenamiento y temperatura de conservacin de las vacunas segn nivel de gestin.
Las vacunas deben mantener sus buenas cualidades inmunolgicas hasta la fecha
de caducidad indicada por el laboratorio productor. Para esto, deben almacenarse
y conservarse en el nivel local a temperaturas de refrigeracin que oscilen entre +2
C y +8C. Para garantizar la calidad de las vacunas y evitar riesgos de exposicin
de las mismas ante posibles interrupciones del fluido elctrico en algunos niveles
de gestin, se ha normado el periodo y los rangos de temperatura que deben
conservarse las vacunas en cada nivel de gestin, el cual se detalla a continuacin:
Nivel
Central
(CNB)
Departamental
(rea de Salud)
Municipio (Distrito,
Servicios de Salud)
Tiempo
6 a 18 meses
3 a 6 meses
1 mes
VACUNAS
OPV, SPR, SR,
-15 0C a -250C
BCG, Influenza
DPT, Td, Pentavalente, Rotavirus, Hepatitis B, Neumococo
+2 0C a +8 0C*
Los diluyentes de las vacunas (las que corresponda) deben conservarse en temperatura de + 2 C + 8 C , por lo menos una hora antes de ser utilizados.
Control de la temperatura del refrigerador:

Los refrigeradores vienen provistos en su parte interior de un termostato que se
regula mediante perillas, las cuales varan dependiendo del tipo de refrigerador; algunos tienen nmeros o letras, lo cual no equivale a los grados de temperatura. Si
desea una temperatura menor (ms fra) deber mover la perilla a un nmero mayor
(a mayor nmero, ms fro). Normalmente se recomienda mantener la perilla en los
nmeros 3 o 4.
Monitoreo y registro de la temperatura de conservacin de vacunas:

Para asegurar la conservacin adecuada y permanente de las vacunas, todos
los servicios deben monitorear y registrar diariamente la temperatura del interior del refrigerador en la maana y por la tarde, en el afiche de cadena de fro,
el cual permite adems registrar aspectos relacionados con el mantenimiento
rutinario, funcionamiento de los equipos y reabastecimiento de vacunas.
pgina
42
INSTRUMENTO PARA EL REGISTRO, MONITOREO Y

SUPERVISIN DE LA CADENA DE FRO
2. Gua de uso del instrumento para el registro, monitoreo y

supervisin de la cadena de fro en todos los servicios de salud
El instrumento de registro, monitoreo y supervisin de la cadena de fro, est contenido en un afiche, el cual debe colocarse en la parte frontal de cada equipo
frigorfico (cmara, refrigerador, congelador). Los objetivos de dicho material son:
Objetivo general:
Evaluar sistemticamente el cumplimiento de los lineamientos para la conservacin

y almacenamiento adecuado de las vacunas, a travs del monitoreo y anlisis del
registro diario de la temperatura de cada equipo frigorfico en institucin especifica.
Objetivo especficos:
1. Registrar diariamente (dos veces al da) la temperatura de cada equipo frigorfico.
2. Anlisis semanal del registro de temperatura de cada equipo frigorfico para la
toma de decisiones oportuna.
pgina
43
Anexos
3. Monitorear sistemticamente el registro y anlisis del comportamiento de la

temperatura de cada equipo frigorfico para asegurar la calidad de las vacunas.
4. Monitorear el reabastecimiento oportuno de vacunas.
5. Registrar y analizar las actividades de mantenimiento de cada equipo frigorfico.
6. Registrar la capacidad del equipo frigorfico.
El instrumento consta de los siguientes segmentos:
Datos Generales:
a. Complete los datos solicitados segn el rea, municipio, servicio y ao que

corresponda.
b. Tipo de equipo y fuente de energa que utiliza: Anote una X en el cuadrito dependiendo de las caractersticas fsicas del equipo y fuente de energa.
c. Rango de temperatura ideal de los equipos frigorficos: Este recuadro es un recordatorio sobre las temperaturas que debe mantener cada uno de los equipos
de cadena de fro incluyendo los cuartos fros.
d. Capacidad de almacenamiento: En esta celda, se debe registrar la capacidad en
cm3, del equipo frigorfico correspondiente. Para estimar la capacidad en cm3,
debe aplicar el procedimiento de clculo que se detalla en las pginas N 42 y
43 del Manual tcnico de Induccin Programa de Inmunizaciones del 2009.
e. N de registro de inventario: Anote el dato, el cual est disponible en la tarjeta
de responsabilidad de la persona que tiene asignado el equipo.
f. Temperatura ambiente: registre la temperatura promedio del lugar en que est
situado la bodega de vacunas en el servicio de salud.
REGISTRO DIARIO DE TEMPERATURA: Registre la temperatura que marca el termmetro interno del equipo, dos veces al da (am y pm), temprano
en la maana al trasladar la vacuna al termo y en la tarde cuando regresa
las vacunas no utilizadas al refrigerador.
REGISTRO DE ABASTECIMIENTO DE VACUNAS: Escriba una X en la columna

de la semana y mes que corresponda, cada abastecimiento de vacunas, al final
de la tabla se dej tres filas ms, para que se registre otro tipo de vacuna que
se reciba.
REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DEL

EQUIPO DE CADENA DE FRO: Escriba una X en la columna de la semana
y mes que corresponda, de acuerdo al tipo de mantenimiento realizado al
equipo. Si usted necesita anotar algo extra que no esta en la tabla lo puede
pgina
44
escribir en el apartado observaciones situado en la parte inferior de esta

misma tabla.
MONITOREO Y EVALUACIN DEL FUNCIONAMIENTO, MANTENIMIENTO Y REABASTECIMIENTO DE VACUNAS EN EL EQUIPO DE RED FRA:
Verifique datos de tablas anteriores, analice y escriba una X en la columna
SI o NO, segn la actividad evaluada en la semana y mes correspondiente.
Al final de la tabla se debe registrar el nivel que realiz la asistencia tcnica,
monitoreo o supervisin, de acuerdo al nmero correspondiente asignado
para cada nivel (ver llamada con asterisco). Si considera necesario aclarar o
enfatizar una situacin especial, use el espacio asignado a observaciones.
PIE DE AFICHE: coloque nombre y firma del responsable directo de la cadena de fro, nombre y firma del jefe inmediato superior.
Es importante que las fluctuaciones de temperatura se registren y reporten inmediatamente a donde corresponda, evaluando la necesidad de activar los planes de
emergencia elaborados ante una posible interrupcin de la energa elctrica.
3. Transporte de vacunas
El transporte de vacunas al igual que el almacenamiento y la distribucin, son
componentes de la cadena de frio.
El transporte general entre los niveles de la cadena de frio debe hacerse en termos o
en cajas fras en buen estado, con su correspondiente dotacin de paquetes fros y a
la temperatura adecuada para mantener debidamente la conservacin de las vacunas
Al preparar los implementos trmicos para transportar las vacunas, se debe tener
en cuenta lo siguiente:
Determinar el tiempo que durar el transporte, as como las condiciones ambientales y logsticas del recorrido.
Elegir las cajas fras y termos adecuados (limpios, en buenas condiciones, con
la capacidad idnea, entre otros).
Tener en cuenta el tipo de vacuna a transportarse y la temperatura requerida

en cada caso.
Preparar los paquetes fros a ser utilizados en los termos segn el tipo, considerando que no todas las vacunas pueden exponerse a bajas temperaturas.
Al preparar las cajas fras y/o termos, no basta colocar uno o dos paquetes
fros. Todas las paredes internas del termo o de la caja fra deben estar cubiertas con estos paquetes.
pgina
45
Anexos
Una vez preparadas las cajas fras y los termos, estos deben mantenerse debidamente cerrados, colocados a la sombra y alejados de toda fuente de calor.
Durante el transporte, las cajas fras y termos deben mantenerse a la sombra y

no deben exponerse a los rayos directos del sol.
Recordar que si no se viene exclusivamente a recoger vacuna, esta actividad

deber ser la ltima antes de regresar a su rea de salud, para evitar exponer la
vacuna a prdida de la cadena de fro, robo o cualquier otro incidente.
Preparacin de los paquetes fros de agua:
El programa no recomienda el uso de paquetes fros eutcticos4, los cuales por su

contenido, an en estado lquido puede presentar temperatura inferior a cero grados centgrados y por lo tanto, se corre el riesgo de congelar las vacunas.
Preparacin de las vacunas para su transporte:

1. La enfermera profesional de rea de salud o persona delegada debidamente
capacitada, es la responsable de la recepcin de las vacunas en el CNB.
2. La persona del rea de Salud responsable de recibir la vacuna en el CNB,
debe asegurar el uso de cajas fras adecuadas (limpias y en buen estado)
para mantener la calidad de la vacuna.
3. Asegurar el uso del termmetro lser o termmetro de alcohol en cada
caja para verificar y controlar peridicamente la temperatura de la vacuna
durante el transporte de la misma al rea de Salud.
4. Determinar el tiempo que durar el transporte, as como, las condiciones
ambientales y logsticas del recorrido, segn el rea de Salud.
5. Usar los elementos de apoyo a la cadena de fro adecuados como termos
para vacunas o cajas fras, termmetros, bateras etc.
Eutcticos: Mezcla de dos componentes (un soluto y un solvente) que alcanza su punto
de congelacin ms bajo y se solidifica, el cual estando aun en estado lquido, puede
mantener temperaturas de congelacin (inferior a cero grados).
pgina
46
6. Tener en cuenta el tipo y cantidad de vacuna a transportarse y la temperatura requerida en cada caso.
7. Preparar los paquetes fros a ser utilizados, tomando en cuenta las consideraciones anteriormente descritas.
8. Si la persona que transporta la vacuna al rea de Salud se le asignaron otras
tareas como por ejemplo dejar correspondencia en el MSPAS, debe asegurar
que lo ltimo que har es retirar la vacuna en la bodega del CNB, para evitar
que la vacuna est expuesta al: sol, robo, cambios de temperaturas, etc.
9. Cada caja trmica o termo debe ser preparado con bateras de acuerdo al
tipo de vacuna que se va a transportar.
Ejemplo:
Si va a transportar vacunas OPV SPR, las bateras deben estar a temperatura

entre -15C a -25C
Si va a transportar vacunas BCG, Hepatitis B, Pentavalente, Rotavirus, Neumococo, DPT y Td, las bateras deben estar a temperatura entre +2C a +8C.
Recuerde evitar el contacto de las vacunas (Hepatitis B, Pentavalente,
DPT, Rotavirus, Neumococo y Td) con los paquetes fros congelados ya
que estas vacunas son ms sensibles a las temperaturas.
Manipulacin y transporte del diluyente:

Recuerde que los diluyentes deben refrigerarse entre +2C y +8C por lo menos una
hora antes de ser utilizados.
Todo frasco de vacuna que fue transportado al campo y se abri no

debe regresar a la refrigeradora del establecimiento, independiente del tipo
de vacuna o la cantidad de dosis de vacuna que qued en el vial. Este debe
ser descartado y debe registrarse de acuerdo a lo descrito en el manual de
procedimientos logsticos de vacunas e insumos del
programa de inmunizaciones.
Vida fra en los termos:

La vida fra de un termo que haya sido preparado con bateras que contienen
agua, y que no se ha abierto, puede durar hasta 36 horas a una temperatura
ambiental de 43 grados centgrados. En general a ms aperturas del termo,
menos tiempo de conservacin de la vida fra del mismo. Es importante que
se mantenga un termmetro dentro del termo para monitorear los cambios de
temperatura.
pgina
47
Anexos
Para determinar la vida fra, monitoree el rendimiento de los termos y cajas fras
en el ambiente en que se realiza la vacunacin.
Poltica de frascos abiertos utilizados dentro de los servicios de salud

aprobada por OPS
Vacuna
Tiempo que puede

utilizarse despus de
abierto el frasco en el
servicio de salud
REQUISITOS A CUMPLIR
1. Que no haya pasado la fecha de caducidad.
OPV, DPT, Td,

Hepatitis B
adulto.
Mximo 4 semanas
SPR, BCG y SR
Mximo 6 horas
2. Conservacin adecuada dentro del

refrigerador.
3. Utilizar tcnicas de asepsia para retiro de las
dosis (prohibido dejar introducida las agujas
en el frasco).
4. Que el tapn de caucho de la vacuna
no est sumergido en agua debido al
descongelamiento de los paquetes fros. El
frasco debe permanecer limpio y seco.
Anexo 2
Procedimiento especial para la determinacin de
responsabilidades en caso de prdidas de vacunas
La presente seccin tiene por objeto regular o estandarizar procedimientos para
transparentar el ejercicio de las funciones pblicas en el manejo, almacenamiento,
custodia y control de medicamentos y productos afines (material mdico quirrgico, biolgico/vacunas, mtodos de planificacin familiar, insumos de laboratorio,
material odontolgico, plaguicidas de uso domstico, etc.) creando mecanismos
de control, para evitar el desvi de los recursos, bienes, fondos y valores pblicos
en perjuicio de los intereses del Estado.
Coordinacin de Asesora Jurdica, Direccin de Recursos Humanos y la Unidad de
Auditora Interna del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social -MSPAS- son
los entes responsables de asesorar legalmente a las unidades ejecutoras en cada
pgina
48
una de las acciones segn corresponda el caso, as como dar el seguimiento respectivo hasta la resolucin final del expediente.
Para los efectos legales correspondientes deben entenderse las siguientes definiciones:
1. Sujetos de responsabilidad. Son responsables todas aquellas personas investidas de funciones pblicas permanentes o temporales, que tengan a su cargo el
manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines.
2. Bienes tutelados. Son los siguientes: medicamentos y productos afines y otros
que determinen las leyes y reglamentos.
3. Responsabilidad administrativa. La responsabilidad es administrativa cuando
la accin u omisin contraviene el ordenamiento jurdico administrativo y las
normas que regulan la conducta del funcionario o empleado pblico.

Cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo

leyes, reglamentos, contratos y dems disposiciones legales emitidas por el MSPAS.
Cuando no se cumplan, con la debida diligencia las obligaciones contradas o

funciones inherentes al cargo, as como cuando por accin u omisin se cause
perjuicio a los intereses pblicos que tuviere encomendados.
4. Responsabilidad civil. La responsabilidad civil es la accin u omisin que con

intencin o por negligencia, imprudencia, impericia o abuso de poder se cometa en perjuicio y dao del patrimonio pblico.
5. Responsabilidad penal. La responsabilidad penal es la decisin, resolucin,
accin u omisin realizada de conformidad con la ley penal vigente, que constituyan delitos o faltas.
6. Prdida: Es aquella que se produce cuando ya no es posible utilizar el bien o
producto, debido a destruccin, deterioro, ruptura, quiebre, caducidad, almacenamiento inadecuado, robo o desaparicin; la perdida debe ser documentada a travs del reporte oficial o evidenciada durante el inventario fsico.
7. Faltante: Se considera faltante todo bien que no pueda ser localizado o evidenciado al momento de una revisin de inventario.
8. Extravo: Un bien se considera como extraviado cuando no est en el lugar
que le corresponde y se desconoce su paradero.
A. Procedimiento en los casos de prdida, faltante o extravo

Detectada o reportada la prdida, faltante o extravo, inmediatamente la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, suscribir acta, bajo responsabilidad
de no hacerlo, con intervencin del Gerente Administrativo Financiero, en su
caso, y la o las personas responsables del manejo, almacenamiento, custodia y
control de medicamentos y productos afines, haciendo constar:
pgina
49
Anexos
1. Los hechos circunstanciados, que causaron o motivaron la prdida, faltante

o extravo, de medicamentos y productos afines, el nombre completo del
medicamento o productos afines; concentracin, presentacin; fecha de
vencimiento; nmero de lote; cantidad en unidades o dosis; nmero de tarjeta
kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total; nombres
completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia
y control, de los mismos. En caso de vacunas adems de lo mencionado, debe
detallarse la cantidad en nmero de dosis. El precio se estimar por dosis,
con referencia a los datos del formulario 1H emitido por departamento
administrativo (el precio incluye costo, flete, seguro y gastos administrativos
de OPS).
La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora determinarn responsabilidad
administrativa y civil, en contra de los responsables, conforme la Ley especial
aplicable vigente.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, dentro del acta har el requerimiento de pago o reposicin de los medicamentos y productos afines, segn
corresponda. En esta ltima situacin el producto restituido deber ser de idnticas caractersticas y calidad del original, la reposicin del producto o pago en
efectivo deber hacerse dentro del plazo de cinco das hbiles, despus de notificado el requerimiento al o los responsables. El pago en efectivo deber hacerse
a la cuenta a nombre de Gobierno de la Repblica de fondo comn.
2. En el caso de reposicin de medicamentos o productos afines, el responsable

deber entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autoridad Superior; dicha factura deber detallar lo adquirido para su reposicin.

La Autoridad Superior suscribir acta de recepcin detallando nombre completo del medicamento o productos afines; concentracin, presentacin; fecha de
vencimiento; nmero de lote; cantidad en unidades; precio unitario; costo total;
y har entrega del producto al encargado del almacn. En caso de producto biolgico/vacunas, no aplica reposicin del bien, deber hacerse reintegro
nicamente en efectivo con depsito a la cuenta a nombre de Gobierno de la
Repblica, fondo comn.
En caso de haber cumplido la obligacin en efectivo, la Autoridad Superior

suscribir acta haciendo constar el nmero de boleta, fecha de pago, monto y
nmero de cuenta donde se efectu el pago.
3. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposicin de los medicamentos y productos afines, segn corresponda, la Autoridad Superior enviar
mediante un oficio a la Coordinacin de Asesora Jurdica del Ministerio de Salud
Pblica y Asistencia Social en un plazo que no exceda de cinco das hbiles, el
expediente respectivo, informando de los hechos y solicitando se proceda en
contra de los responsables, conforme lo que en derecho corresponda.
pgina
50
4. Concluido el proceso, se deber dar de baja del producto perdido, faltante o

extraviado en tarjetas de control de suministros kardex e ingreso del nuevo producto. En los casos que proceda, se deber iniciar el proceso de baja de los medicamentos y productos afines, conforme la normativa especfica, para esos casos.
B. Procedimiento en circunstancias que puedan ser

constitutivas de delito o falta.
Detectado o reportado el hecho constitutivo de delito o falta la Autoridad Superior
de la Unidad Ejecutora o quien ejerza esa funcin al momento del ilcito, suscribir
acta, con intervencin del Gerente Administrativo Financiero, en su caso, y la o las
personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar inmediatamente:
1. La informacin circunstanciada de los hechos constitutivos de delito o falta,
indicando el modo en que se cometi, hora, fecha y lugar, nombre completo del medicamento o producto afn; concentracin y presentacin; fecha de
vencimiento, nmero de lote; cantidad en unidades o dosis; nmero de tarjeta
kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total, nombres
completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia
y control de los mismos. Con excepcin de productos biolgicos donde se
proceder a realizar la cuantificacin de dosis y el clculo de costos por dosis.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora establecer si es procedente o

no, determinar responsabilidad administrativa, civil y penal, en contra de los
responsables y encargados del manejo, almacenamiento, custodia y control,
de los medicamentos y productos afines, evaluando las circunstancias de los
hechos conforme la Ley Especial aplicable vigente.
2. Con la certificacin del acta, la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora proceder ese mismo da a hacer la denuncia que en derecho corresponda ante el Ministerio Pblico. Posteriormente deber proceder a ratificar la denuncia realizada.
3. En caso de flagrancia habiendo detenido o no a los responsables, en hechos
constitutivos de delito o falta, la denuncia deber hacerse ante la Comisara
de la Polica Nacional Civil (PNC), de forma inmediata, cumpliendo adems lo
indicado en el numeral 1 de la presente seccin.
4. La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora dentro de los tres das siguientes
a la denuncia, en cualquiera de los casos anteriores, remitir informe circunstanciado a la Procuradura General de la Nacin, para que se adhiera al proceso
ante el Ministerio Pblico.
5. Si procede el determinar responsabilidad en contra de las personas
responsables y encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de
medicamentos, y productos afines, la Autoridad Superior har el requerimiento
pgina
51
Anexos
de pago o reposicin segn corresponda. En esta ltima situacin el producto

restituido deber ser de idnticas caractersticas y calidad del original, la
reposicin del producto o pago en efectivo deber hacerse dentro del plazo de
cinco das hbiles, despus de notificado el requerimiento al o los responsables.
La presente accin no exime de responsabilidad penal y administrativa.
6. En el caso de reposicin de medicamentos o productos afines, el responsable
deber entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autoridad Superior; dicha factura deber detallar lo adquirido para su reposicin.

La Autoridad Superior suscribir acta de recepcin detallando nombre completo del medicamento o producto afn; concentracin y presentacin; fecha de
vencimiento; nmero de lote; cantidad en unidades; nmero de tarjeta kardex
o fichero; precio unitario; costo total; y har entrega del producto al encargado
del almacn. En caso de haber cumplido la obligacin en efectivo, la Autoridad
Superior suscribir acta haciendo constar el nmero de boleta, fecha de pago,
monto y nmero de cuenta donde se efectu el pago.
7. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposicin de los

medicamentos y productos afines, segn corresponda, la Autoridad Superior
enviar mediante un oficio a la Asesora Jurdica del MSPAS en un plazo que
no exceda de cinco das hbiles, el expediente respectivo, informando de los
hechos y solicitando se proceda en contra de los responsables, conforme lo
que en derecho corresponda.
8. Concluido el proceso, se deber dar de baja del producto perdido, faltante o
extraviado en tarjetas kardex y dar ingreso del nuevo producto. En los casos
que proceda, se deber iniciar el proceso de baja de los medicamentos y productos afines, conforme la normativa especfica, para esos casos.
C. Procedimiento en circunstancias de incendio, terremoto,

inundacin, atentado o cualquier otra accin natural o humana.
Detectada la circunstancia natural o humana la Autoridad Superior de la Unidad
Ejecutora o quien ejerza esa funcin, suscribir acta, con intervencin del Gerente
Administrativo Financiero, con el apoyo del departamento jurdico en su caso, y
la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de
medicamentos y productos afines, haciendo constar:
1. La informacin circunstanciada de los hechos, indicando la hora, fecha y lugar; el nombre completo del medicamento o productos afines; concentracin
y presentacin; fecha de vencimiento; nmero de lote; cantidad en unidades,
nmero de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de
costo total; nombres completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los mismos. Con excepcin de productos
biolgicos donde se proceder a realizar la cuantificacin de dosis.
pgina
52
2. Con certificacin de dicha acta, presentar la denuncia ante el Ministerio Pblico y dar inicio al trmite de baja de los medicamentos y productos afines,
conforme la aplicacin supletoria del Acuerdo Ministerial 534-2011 para la baja
de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso.
Consideraciones importantes:
a. En los diferentes niveles de atencin, la persona responsable del resguardo de
la vacuna debe ser un servidor pblico.
b. El servidor pblico nombrado deber cumplir dentro de los 10 das siguientes,
con lo que se cita a continuacin:
Inicio de procedimiento para el pago de fianza de fidelidad
Proceder a realizar su declaracin patrimonial ante la Contralora General
de Cuentas
c. Si la prdida de vacuna fue en el
rea de Salud, el director de rea debe notificar en un plazo de 3 das mximo a la Direccin General del Sistema Integral
de Atencin en Salud -DGSIAS-, adjuntando la certificacin de acta suscrita y
enviando copia al Programa de Inmunizaciones.
d. Si la prdida de vacuna es en un distrito de salud participarn el equipo tcnico

del distrito y uno o ms representante/s de rea de Salud, suscriben acta, notifican oficialmente al rea de Salud adjuntando la certificacin del acta suscrita
y envan copia al Programa de Inmunizaciones.
e. Si la prdida es en un Puesto de Salud, Centro de Convergencia, Prestadora
o Administradora de Salud, el procedimiento administrativo se realizar en
el Distrito de Salud al cual corresponda el servicio con las mismas recomendaciones, no obstante la investigacin deber realizarse en el lugar de los
hechos. Se suscribe acta, notifican oficialmente al rea de Salud adjuntando
la certificacin del acta suscrita y envan copia al Programa de inmunizaciones.
pgina
53
Anexos
ALGORITMO EN CASO DE PRDIDA, FALTANTE O EXTRAVIO DE VACUNA
pgina
54
pgina
55
Anexos
pgina
56
Anexo 3
Lineamientos para el mantenimiento preventivo
del equipo frigorfico
Es importante realizar el mantenimiento preventivo adecuado de todos los equipos
de la cadena de fro (Refrigeradores, congeladores, cajas fras, termos, paquetes
fros y cuartos frigorficos) en todos los niveles de atencin.
1. Generalidades
1.1
Normas de proteccin para la persona que da mantenimiento al equipo
1.2
Mantenimiento de equipo de cadena de fro
1.2.1 Definicin:
Para la limpieza de refrigeradores se deben utilizar guantes y mascarilla.

Para la limpieza de cmaras frigorficas se deben utilizar guantes, mascarilla, lentes
protectores, botas, y ropa trmica.
Es la serie de trabajos a ejecutar en los equipos, a fin de conservarlo en

buenas condiciones y preste el servicio para el que fue diseado.
1.2.2 Funciones del mantenimiento:
El servicio de mantenimiento tiene como objeto conservar en perfecto estado el funcionamiento de todas las mquinas e instalaciones empleadas
para brindar los servicios de salud, de forma que se logre su mximo rendimiento, de manera eficiente, para prever las posibles averas (daos) con
anticipacin que puedan causar interrupciones imprevistas.
1.2.3 Mantenimiento preventivo:
Es la conservacin planeada, teniendo como funcin conocer sistemticamente el estado de mquinas e instalaciones. El programa de mantenimiento preventivo, es la accin de mantener en buen estado los equipos,
se realiza a travs de visitas peridicas, revisin, lubricacin y limpieza.
Visitas: son inspecciones o verificaciones que se ejecutan peridicamente en las instalaciones y mquinas para comprobar su estado,
seguir la evolucin de las anomalas detectadas para resolverlas antes de que produzcan daos severos.
pgina
57
Anexos
Revisiones: son intervenciones que se realizan sobre instalaciones o

mquinas para detectar o confirmar las anomalas localizadas durante
la visita previa, reparndolas con el fin de dejar el equipo en condiciones de funcionamiento que evite daos severos.
Lubricacin peridica: es una de las actividades ms importantes en el

mantenimiento preventivo. La vida til del equipo depende en gran parte
de una correcta revisin y lubricacin, debido a que en un alto porcentaje
de los daos se debe a que no se lubrican las piezas mviles.
Limpieza: son las acciones que incluyen actividades de conservacin,

acondicionamiento cromtico y prevencin contra la corrosin. Previo
a realizar esta accin es necesario realizar un esquema de las partes
removidas para reinstalarlas adecuadamente.
1.2.4 Mantenimiento correctivo no planificado:

Se trata de la correccin de las averas o fallas, cuando stas se presentan.
Este tipo de mantenimiento correctivo no planificado es la habitual reparacin urgente tras una avera que oblig a detener el funcionamiento normal del equipo.
2. Procedimientos para el mantenimiento de equipos frigorficos

2.1
Limpieza de cajas trmicas para transporte de vacunas

Realizar la limpieza de la caja fra interna y externa al trmino de cada

2.2
Limpieza de termos
Realizar la limpieza del termo interna y externamente al trmino de

jornada de trabajo o transporte.

Para iniciar la limpieza, la caja debe estar vaca.
Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con
agua jabonosa y un pao suave.
Secar con un pao las partes internas y externas para evitar que
queden residuos de agua.
Se deja ventilar por un da para luego guardarla ordenadamente.5
cada jornada de trabajo o transporte

Para iniciar la limpieza, se debe sacar las vacunas y/o diluyentes
Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con
agua jabonosa y un pao suave
queden residuos de agua
Se deben guardar los termos boca abajo y abierto
NOTA: No debe sentarse sobre las cajas, tampoco poner los pies sobre ellas.
pgina
58
2.3
Paquetes fros6
Realizar la limpieza

de los paquetes al trmino de cada jornada de
trabajo o transporte
Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes externas con agua jabonosa y un pao suave
queden residuos de agua
Guardar los paquetes sin uso en un estante ordenadamente en forma
vertical y cambiar el agua cada mes
2.4 Refrigeradora
Limpie el compartimiento del refrigerador cuando:
-
Su refrigerador tenga escarcha y el grosor del hielo sea mayor a

0.5 milmetros
- Si su refrigerador no hace escarcha cada 15 das, mximo cada
mes
Apague y desconecte el equipo
Traslade a un lugar seguro (termo o caja fra) todas las vacunas y diluyentes
Vace completamente el refrigerador y todas las partes removibles
del mismo
Limpie con agua tibia y un pao suave, enjuague y seque
Lave las parrillas desmontables o anaqueles de plstico en una solucin de agua tibia y detergente; enjuague y seque
Limpie el empaque o junta de la puerta con agua con detergente,
enjuague y seque
De vez en cuando, limpie el compartimiento del congelador de acuerdo a las instrucciones que vinieron con su refrigerador
Limpie el exterior del refrigerador con una solucin de agua con
detergente enjuague y seque
Varios productos qumicos de uso para el hogar tambin los
pueden daar; por lo tanto, nunca los limpie con ceras limpiadoras, productos de limpieza en atomizador o cloro o blanqueador
concentrado.
Si no tiene el manual del fabricante, evtese problemas usando un
detergente suave ( jabn para lavar los platos) y agua tibia o una
solucin de bicarbonato de soda y agua para limpiarlo. NUNCA
use productos abrasivos como limpiadores en polvo o esponjillas
de bra metlica puesto que estos plsticos se rayan fcilmente.
Son recipientes pequeos plsticos que contienen agua natural clara o con colorante
que luego de ser refrigerado, son los instrumentos para mantener la temperatura en
las cajas fras o termos.
pgina
59
Anexos
2.5

De vez en cuando, aspire (o

cepille) el polvo del condensador y compresor. Ver siguiente
figura:
Lave la bandeja que recoge el

agua del deshielo y vuelva a
colocarla en el mismo lugar.
Mantenimiento de un congelador del tipo ice line

Modelo TCW 1152
2.5.1 Limpieza del congelador
Cuando la capa de escarcha alrededor de los tubos dentro del compartimiento del forro sea de 6 a 10 mm de grosor es tiempo de descongelar el equipo, lo cual se puede identificar de manera visual debido a que la puerta ya no cierra bien.
Traslade a un lugar seguro (termo o caja fra) todas las vacunas
Desconecte la unidad y abra la cubierta por 24 horas mnimo para que
el hielo alrededor de los tubos se pueda derretir
Remueva los tubos y los paquetes de hielo y squelos antes de instalarlos nuevamente
Quite los 3 tornillos del marco de termmetro y remueva el termmetro cuidadosamente, saque cuidadosamente el contenedor plstico interior
Abra la tapa roja del drenaje en la parte baja dentro del gabinete y
quite el hielo derretido
Limpie y seque completamente el interior del gabinete
Reinstale el contenedor plstico, los tubos y los paquetes de agua
Sacar la tapa interna del fondo del refrigerador
Retirar los paquetes fros ubicados en el fondo del refrigerador
Sacar los tubos plsticos con agua que estn en el revestimiento
Poner los tubos plsticos en un recipiente plstico o de cartn en forma vertical
Liberar y sacar las cubiertas de revestimiento de las cuatro paredes
del gabinete.
Luego, inicie la limpieza de todas las partes internas de la gaveta con
un pao suave, luego seque con otro pao seco.
pgina
60
Continuar con la limpieza de las cubiertas de revestimiento de las

paredes del gabinete.
Coloque el revestimiento de la gaveta en su lugar.
Levantar los tubos de plstico uno por uno, limpiarlos con un pao
hmedo, luego pasarlos con un pao seco y fijarlos en sus respectivos
lugares.7
Coloque nuevamente el termmetro en su lugar, asegurndolo con
sus respectivos tornillos.
Finalmente realice la limpieza externa de todo el aparato.
2.5.1.1 Mantenimiento diario
Revise la temperatura del termmetro y lleve un record de temperatura en la maana y en la tarde (de preferencia a la misma hora) y
regstrelo en el afiche de registro y control de temperatura en la casilla
segn corresponda.
Si la temperatura es ms baja o ms elevada del rango normado
probablemente tenga que ajustar la perilla del termmetro a la temperatura adecuada
2.5.1.2 Mantenimiento semanal
Revise que el agua de los tubos que estn parcialmente congelada

para la funcin de Refrigerador o completamente congelada para la
funcin de Congelador
Cheque que el empaque no est roto y que selle
2.5.1.3 Mantenimiento Mensual
Limpie el compartimiento del compresor y mantngalo libre de polvo

Limpie el empaque y revise la tensin de la tapa con la bisagra
Revise que la unidad est nivelada
2.5.2 Limpieza del compartimiento del compresor

Antes de iniciar cercirese de desenchufar el equipo frigorfico sin abrir
la puerta durante la limpieza del compartimiento del compresor
- Este compartimiento tambin se encuentra en la parte baja del
costado-derecho externo.
- Para realizar la limpieza, se debe primero quitar la rejilla protectora del compartimiento del compresor, aflojando los tornillos
ubicados en ambos extremos.
-
Para facilitar y agilizar la limpieza de la rejilla, previamente desempolvarlo y luego exponga el mismo bajo un chorro de agua y con una
brocha de cerda suave quite toda la suciedad. Finalmente secarla con
un pao seco.
NOTA: No olvide reemplazar el agua de los tubos cada vez que realiza la limpieza, es
decir cada mes. Se llena los tubos hasta la marca.
pgina
61
Anexos

2.6

Luego se procede con la limpieza, quitando partculas de polvo o pelusa con una brocha, finalmente limpiar con un pao seco, cuidando
de no daar alguna conexin
Finalmente, colocar la rejilla limpia en su lugar.8
Mantenimiento de un congelador del tipo ice line

Modelo TCW 1990

Cuando la formacin de escarcha alrededor del evaporador est de 6

a 7 mm de espesor es momento de descongelarse

Quite la tapa de drenado de la parte frontal y coloque un recipiente
para colectar el agua drenada interna y qutela
Remueva todos los paquetes de hielo y almacnelos en una caja de
transporte para que no se descongelen por completo
Nunca use un secador de pelo para derretir el hielo.
Evite que el equipo se encuentre en esta situacin
Esta formacin de hielo es un exceso. En este caso se debe descongelar la unidad de inmediato.
Revise que los paquetes de hielo no estn goteando.

Con una esponja, limpie el agua de los dos compartimientos internos.
Para comenzar la limpieza del equipo este debe estar desconectado. Despus de la
limpieza se debe conectar el equipo y esperar mnimo 2 horas para verificar que funcione bien y si mantiene la temperatura correcta.
pgina
62
Antes de instalar los paquetes de hielo nuevamente asegrese de que

todas las partes internas de la unidad estn completamente secas.
Revise que el ventilador y la ala del termostato que estn trabajando
correctamente
Si todo est 100% seco se puede insertar la tapa interior plstica
No olvide insertar nuevamente el conducto de drenaje
Este modelo de refrigerador congelador lleva un ventilador que impulsa el aire fro del banco de hielo. Compruebe el funcionamiento
de este ventilador al odo o al tacto por los orificios superiores del
gabinete de vacunas.
El Termostato que est ubicado al lado derecho en la parte frontal del
refrigerador, debe estar en la escala de 1C a 2 C
El refrigerador tiene una pared divisora interna para separar el gabinete de refrigeracin y el gabinete congelador.
Entre la divisin de ambos, parte baja, se encuentra una abertura pequea de salida de aire del banco de fro que mide 5 x 7 cm., el aire
fro va hacia el gabinete de refrigeracin, el cual es regulado por el
termostato de bulbo corto. Este aire fro es impulsado por el ventilador hacia la parte superior de la gaveta protectora, pasando por
orificios pequeos hasta llegar al interior de la gaveta.
El termostato de bulbo corto es el que se abre y cierra ligeramente, de
2 a 3 mm, para dar paso al aire fro que se concentra en el banco de
fro hacia la gaveta de refrigeracin. Este termostato est graduado en
la escala mnima.
Revise la temperatura del termmetro y lleve un record de temperatura en la maana y en la tarde (de preferencia a la misma hora) en
el afiche respectivo.
Si la temperatura es ms baja o ms elevada del rango normado
probablemente tenga que ajustar la perilla del termmetro a la temperatura adecuada. Preprese para el descongelado
Revise que el empaque no est roto y si est sellando correctamente
Revise que la batera de la tapa no est congelada
Revise si hay formacin de hielo alrededor del evaporador y del banco

de hielo
Revise que el empaque no est roto y si est sellando correctamente
Revise que la batera de la tapa no est congelada
2.6.1.3 Mantenimiento mensual
Limpie el compartimiento del compresor y mantngalo libre de polvo

Limpie el empaque y revise la tensin de la tapa con las bisagras
Revise que la unidad est nivelada
pgina
63
Anexos
2.7
Mantenimiento de un congelador de tipo ice lined

Limpie el compartimiento del congelador cuando:
El congelador tenga escarcha y el grosor del hielo

sea mayor a 0.5

milmetros si su congelador no hace escarcha cada 15 das, mximo
cada mes
Apague y desconecte el equipo
Vace completamente el congelador y todas las partes removibles del
mismo
Limpie con agua tibia y un pao suave, enjuague y seque
Lave las parrillas desmontables o anaqueles de plstico en una solucin de agua tibia y detergente; enjuague y seque
Limpie el empaque o junta de la puerta con agua con detergente,
enjuague y seque
Limpie el exterior del congelador con una solucin de agua con detergente enjuague y seque
Varios productos qumicos de uso para el hogar tambin los pueden
daar; por lo tanto, nunca los limpie con ceras limpiadoras, productos
de limpieza en atomizador o cloro o blanqueador concentrado.
Si no tiene el manual del fabricante, evtese problemas usando un
detergente suave ( jabn para lavar los platos) y agua tibia o una solucin de bicarbonato de soda y agua para limpiarlo. NUNCA use productos abrasivos como limpiadores en polvo o esponjillas de fibra
metlica puesto que estos plsticos se rayan fcilmente.
De vez en cuando, aspire (o cepille) el polvo del condensador y compresor.
Continuar con la limpieza de las cubiertas de revestimiento de las
paredes del congelador
Dejar que seque con la puerta abierta por un lapso, segn la temperatura ambiental.
Finalmente, una vez que la temperatura interna se mantiene colocar
nuevamente las vacunas en sus respectivos lugares.
En caso de que no se puede controlar la temperatura adecuada moviendo el termostato externo (ranura) se realiza la siguiente operacin:
Ajustar la perilla del termostato interno de bulbo, que se encuentra en
la divisin interna del gabinete girando la perilla al lado izquierda de
2 a 3mm.
Cierre el equipo frigorfico, espera 30 minutos,
Si no se corrigi la temperatura, repita la operacin hasta lograr la
temperatura que indique las normas.
Cuando el termostato est en un nmero menor de 2, el equipo est
en estado de refrigeracin.
pgina
64

Antes de iniciar el mantenimiento, primero cercirese de desenchufar

el equipo frigorfico sin abrir la puerta durante la limpieza del compartimiento del compresor.
Para realizar la limpieza, se debe primero quitar la rejilla protectora
del compartimiento del compresor, aflojando los tornillos ubicados
en ambos extremos.
Para facilitar y agilizar la limpieza de la rejilla, previamente desempolvarlo y luego exponga el mismo bajo un chorro de agua y con una
brocha de cerda suave quite toda la suciedad. Finalmente secarla con
un pao seco.
Luego se procede con la limpieza, quitando partculas de polvo o pelusa con una brocha, finalmente limpiar con un pao seco, cuidando
de no daar alguna conexin.
Colocar la rejilla limpia en su lugar
Como el congelador est ubicada en un ambiente cerrado (sala), tambin se debe limpiar las paredes de este ambiente con un pao hmedo jabonoso y luego secarlos.
2.8 Mantenimiento de un congelador tipo solar

La limpieza interna, o sea del gabinete, se debe realizar cada mes.

La limpieza externa y del compartimiento de compresor se debe realizar cada da.
2.8.1 Limpieza del gabinete

Esperar con la puerta abierta, que se descongele la escarcha.
Nunca utilice alguna fuente de calor, tampoco saque el hielo o escar

cha con objetos corto punzantes, porque puede perforar los tubos de
evaporacin, lo cual daara permanentemente la refrigeracin.
Iniciar la limpieza, sacando primero los residuos de hielo o escarcha
con una brocha y luego limpiar con un trapo hmedo jabonoso.
Pasar con un pao limpio y seco las paredes del evaporador

Se debe realizar la limpieza de estas partes CADA DA
Antes de iniciar el mantenimiento, desconectar el circuito de energa
del panel solar, batera y equipo de refrigeracin sin abrir la puerta

durante la limpieza del compartimiento del compresor. Este compartimiento se encuentra en la parte superior del refrigerador.
Iniciar la limpieza, quitando partculas de polvo o pelusa con una brocha, finalmente limpiar con un pao seco, cuidando de no daar alguna conexin.
Cercirese que el compartimiento del compresor est libre de obstruccin para la circulacin de aire.
pgina
65
Anexos
2.8.3 Limpieza de otras partes

Una vez instalado el panel, cada mes, se debe limpiar y desempolvar
la suciedad o tierra que se acumula en la superficie del panel (parte

delantera y posterior), primero con una brocha y luego, slo la parte
frontal de vidrio limpiar con un pao hmedo jabonoso y finalmente
pasar con una pao seco.
De igual forma realice la limpieza del regulador de voltaje, la batera y
el sistema de cableado con una brocha seca.
Estructura de montaje: los pernos y tornillos de ensamblaje deben ser
revisados en cada limpieza, para confirmar que no se hayan aflojado.
Acumuladores (bateras): los acumuladores requieren mantenimiento constante, se debe verificar el nivel de agua electrolito despus
de cada limpieza, si es necesario aumente agua destilada cuidadosamente hasta el nivel mximo.
Se debe utilizar un hidrmetro para revisar la densidad de agua de la
batera que debe estar en la escala blanca o verde:
Chupn de agua: Es el que absorbe lquido de las celdas de la batera,
para comprobar la densidad electrolito.
Escala de termmetro: Mide la temperatura del lquido de la batera.
Bulbo de plomo: El flotador detecta la densidad especfica de los electrolticos dentro de tubos de vidrio.
Por el uso continuo del aparato y sus deshielos es probable que se
acumule agua en el fondo, nicamente debe de usarse un trapo seco
para sacarla.
Limpiar las posibles gotas de agua que se formen en las paredes de
los aparatos.
Mantener limpio el empaque sellador.
Si observan que el empaque se pega al marco del aparato pueden
echarle talco al empaque para evitar que se siga pegando.
Es importante hacer notar que estos aparatos estn diseados para
vacunas, no estn diseados para enfriar alimentos y bebidas por su
contaminacin al mismo y su precisin a las temperaturas.
2.8.4 Mantenimiento de las bateras

Las bateras son de LIBRE MANTENIMIENTO, es decir, no hay que hac

erles ningn tratamiento para mantenerla

Es importante ir monitoreando la vida til y la conservacin de la carga ya que estas con el tiempo pueden ir perdiendo su capacidad.
El ajuste en el controlador debe de ser en tipo de batera, Gel, Carga
de batera SOC, y en el tipo debera de ser gelificada, en la capacidad
de la batera debe de ponerse 280 ah.
Dentro del kit de fbrica viene un bote de vaselina para que se le coloque a los bornes de las bateras esto para evitar a la oxidacin.
pgina
66
2.9 Mantenimiento de cuartos frigorficos

2.9.1 Rutinas de mantenimiento preventivo general

de todos los equipos:
Inspeccin de temperaturas en los termmetros digitales

internos, y
externos en forma diaria
Inspeccin de temperaturas en termgrafos de cuerda, analizando
las grficas de forma diaria y semanal, as como un sistema de control
que permita ver el correcto funcionamiento de los equipos
Limpieza, lubricacin y engrase de todas las piezas mviles de los
equipos que as lo requieren
Inspeccin de motores y cojinetes para revisar su funcionamiento o
detectar fallas
Reemplazo de piezas que hayan sufrido desgaste normal por el uso o falla
Revisin de presiones y deteccin de fugas de todos los equipos
Mediciones elctricas de todo el equipo
Ajuste de piezas de todos los equipos
Elaboracin de la bitcora, y que est disponible para cualquier consulta
Revisiones peridicas generales documentadas (escrito, fotografas
otras) de todo el equipo
2.9.2 Cuartos de conservacin y/o congelacin

Inspeccin de temperatura tres veces al da de lunes a viernes, (Horarios 8 AM 12 PM y 4 PM) sbado y das festivos 1 vez al da.
Inspeccin de los ventiladores del condensador y del evaporador que
estn funcionando adecuadamente
Inspeccin exterior de las unidades condensadoras para comprobar
existencia de algn desperfecto tales como variantes de temperatura
o ruidos extraos
Revisiones peridicas generales documentadas (escrito, fotografas,
otras) de todo el equipo
Verificacin de voltaje y amperaje de las unidades condensadoras

Limpieza general interior y exterior de las unidades condensadoras
Verificacin de los componentes elctricos del equipo (relait, capacitores flipones contactores etc.)
Verificacin de presin en alta y baja del refrigerante y ajustar de ser
necesario.
Verificacin de fugas de refrigerante, reparar y cargar refrigerante
Limpieza exterior del evaporador, y reparar de ser necesario
Verificacin del funcionamiento de los ventiladores del evaporador
Limpieza de la tubera de drenaje
pgina
67
Anexos
Verificacin del funcionamiento de la unidad alterna en reemplazo

de la unidad principal en caso de deterioro
Verificacin y funcionamiento de las alarmas instaladas (baja y alta
temperatura)
Verificacin, limpieza y/o reparacin de cortinas de todos los cuartos
Inspeccin general interna y externa de todos los cuartos fros, para
evitar desperfectos en los mismos como, la presencia de escarcha
Verificacin si la unidad alterna entra a funcionar en caso de emergencia
Verificacin de chapas y candados que estn funcionando perfectamente y cambio si es necesario
Considerar reemplazo de las unidades condensadores y evaporadoras
de ser necesario.
Registro de trabajos realizados en bitcora documentadas (escrito, fotografas, otras)
2.9.3 Unidades de Aire Acondicionado

Verificar o calibrar rangos de temperatura del aire acondicionado

Verificacin de voltaje y amperaje

Verificacin del voltaje y amperaje
Inspeccin visual que todo este normal
Inspeccin que no tenga algn ruido extrao
Limpieza general de las unidades condensadoras
Limpieza general del evaporador
Lubricacin del motor ventilador de la unidad condensadora
Lubricacin del motor de la turbina
Medir presiones de refrigerante, ajustar si lo amerita
Verificacin de los filtros de retorno que estn limpios para el paso del
aire y desinfeccin general de los mismos
Verificacin que las rejillas tenga el paso libre
Verificacin del sistema elctrico
Cambio de unidad si es necesario
3. Recomendaciones generales para el buen uso del equipo

Para proteger los equipos de refrigeracin, deben estar conectados al sistema
de tierra del establecimiento.
pgina
68
Para proteger el sistema elctrico de altas y bajas tensiones, se debe utilizar un

estabilizador de corriente de 500 a 1000 wats.
Se recomienda un circuito especfico para el rea de la refrigeradora con flipon

exclusivo.
No se debe utilizar conectores mltiples para la alimentacin de energa elctrica del equipo frigorfico.
Todo refrigerador sin funcionamiento en buen estado, debe ser conectado una
vez al mes por lo menos de 20 a 30 minutos.
Revisin peridica del empaque de la puerta.

Coloque una tira de papel entre el marco y la puerta, cierre la puerta y retire el
papel, si este sale fcilmente o cae, indica que el empaque est gastado, por lo
que necesitar cambio de empaque. Esta operacin debe ser realizada alrededor de todo el marco de la puerta, especialmente en las esquinas.
Para reajustar el empaque de la puerta del refrigerador, retire los tornillos que
ajustan las bisagras superiores y regule hacia adentro o afuera, buscando la
forma que el empaque de la puerta del refrigerador ajuste perfectamente sobre el marco del gabinete.
Cuando el grosor del hielo del evaporador o congelador sobrepase 1 cm, es

necesario descongelar para el mejor funcionamiento, se consume menos energa y se alarga la vida til del aparato.
Programar el mantenimiento preventivo y correctivo en el Plan Operativo Anual

del servicio (POA).
Recomendar no colocar objetos sobre el refrigerador y cerrar hermticamente

la puerta del equipo.
Cuando el equipo est ubicado en reas cercanas al mar, pintar las partes externas y tubos una vez al ao con pintura anti-corrosiva, para prevenir la oxidacin prematura de las mismas.
Todo
Establecimiento de Salud debe contar con un extinguidor. Se sugiere

adquirir extinguidores de tipo polvo convencional seco, polvo polivalente ABC
con anhdrido carbnico.
Las mangueras de conexin de los cilindros de gas utilizados en los equipos
frigorficos, deben ser de goma, con un regulador y llave de paso en forma de

L. Cada vez que realice cambio de cilindro, verifique el estado de la manguera.
Registre el mantenimiento realizado en el afiche de monitoreo de temperatura,

en el espacio que corresponde a mantenimiento preventivo, ubicado en la parte frontal o a un lado del equipo.
pgina
69
Anexos
3.1 Para el traslado de un refrigerador:

Compresin (elctrico) se debe tener cuidado de mantener la posicin ver-
tical al transportarlo, para prevenir el derrame de aceite al evaporador y

daos al soporte interno del compresor.
Absorcin (a gas) puede ser transportado en forma horizontal, pero una

vez que llegue a su destino se debe esperar un da, antes de hacerlo funcionar.
pgina
70
Anexo 4
Gua de llenado del inventario de cadena de fro
1. Introduccin
La cadena de fro es el proceso logstico que asegura la correcta conservacin,
almacenamiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que
las produce hasta el momento en el que se va a realizar la vacunacin.
2.
Correcto almacenamiento de material biolgico

Paquetes fros
(puestos a congelar)
Paquetes fros
(congelados)
Bandeja de deshielo
Termmetro
Vacunas
(colocadas en bandejas)
Paquetes fros
(puestos a enfrar)
Botellas con agua

(dentro de la bandeja
para vegetales)
3.
Clculo de volumen
El volumen es un concepto que expresa la medida del espacio que ocupa un cuerpo. Es una variable tridimensional, por lo tanto necesita tres variables para su
clculo que generalmente son: alto, ancho y fondo.
pgina
71
Anexos
Luego de obtener las medidas indicadas, se procede a realizar el clculo del volumen (m) para determinar el espacio fsico para almacenar productos. Para realizar
el clculo de volumen se debe de realizar la siguiente operacin:
Frmula de clculo de volumen = Volumen = A (alto) x B (ancho) x C (fondo)
Todas las medidas deben estar en la misma unidad. Por ejemplo centmetros,
metros o pulgadas.
Conversin de centmetros3a metros3 :
1 m3 = 1,000,000 cm3
1 L = 1,000 cm3
cantidad de cm3
1 m3 =
1,000,000
4.

Medicin de volumen para determinar capacidad

de almacenamiento de vacunas
Para un refrigerador vertical

A = Alto
B = Ancho
C = Fondo
Alto:
Es la medida desde la parte superior interna hasta la parte inferior.
Ancho:
Es la medida desde la parte lateral interna izquierda hasta la parte lateral

interna derecha de la Refrigeradora. Es el largo de las parrillas.
Fondo:
Es la medida desde la parte frontal de la parrilla hasta la parte trasera de la parrilla
Observaciones: Medir nicamente el espacio sealado con las flechas, y se tomar de la parte
interna del refrigerador. Para el clculo se multiplicar la medida de las partes sealadas.
pgina
72
Para un refrigerador horizontal
Alto:
Es la medida desde la parte de atrs de la canasta hasta la parte de enfrente.
Ancho:
Es la medida desde la parte izquierda hasta la parte derecha.
Fondo:
Es la medida desde la parte frontal de debajo de la canasta hasta la parte superior
Observaciones:
Medir nicamente el espacio sealado con las flechas. Para el clculo se multiplicar la
medida de las partes sealadas. Se deber realizar el procedimiento de acuerdo al nmero
de canastas que tenga el refrigerador en donde se almacenan vacunas, para obtener la medida total de refrigerador se debern sumar las medidas de todas las canastas habilitadas
para almacenamiento de vacunas.
Para un congelador
A = Alto
B = Ancho
C = Fondo
pgina
73
Anexos
Alto
Es la medida desde la parte inferior hasta la parte superior del congelador realizada de la parte interna (donde inicia el rea de enfriamiento
del equipo).
Ancho
Es la medida desde la parte lateral interna izquierda hasta la parte lateral

interna derecha del equipo.
Fondo
Es la medida desde la parte anterior interna del rea de enfriamiento hacia

la parte posterior interna del equipo.
Observaciones: Los congeladores pueden tener un espacio donde est colocado el motor
o bien el rea de congelacin para las bateras, al momento de la medicin, ste espacio
no se debe de considerar ya que no se ocupar para almacenar vacunas. El congelador
debe ser medido por la parte interna para todas las medidas. El volumen estar dado por
la multiplicacin de las medidas sealadas.
Para un cuarto fro

Se debe de calcular el volumen interior del cuarto fro para determinar el espacio
con el que se cuenta para poder almacenar los productos que se requieran.
Para ello es necesario medir el interior del cuarto fro; las medidas que se deben de
tomar es alto, ancho y fondo como se muestra en la siguiente figura.
A = Alto
B = Largo
C = Ancho
Alto
Es la medida desde la parte inferior (piso del cuarto frio) hasta la parte
superior (techo del cuarto fro), realizada de la parte interna.
Largo
Es la medida desde la pared lateral interna izquierda hasta la pared lateral

interna derecha del cuarto.
Ancho
Es la medida desde la parte anterior interna del rea de enfriamiento hacia

la parte posterior interna del cuarto.
pgina
74
Observaciones:
Para almacenar los productos en los cuartos fros, se debe tomar en cuenta que se necesita
de equipo logstico para colocar los productos y cumplir con las Buenas Prcticas de Almacenamiento. Los equipos logsticos que pueden ser utilizados son estanteras de rejillas
de aluminio o tarimas, esto depender del volumen que se manejara de inventario.
Indicar cuntas estanteras existen en el Cuarto Frio:

Luego de tener las medidas del cuarto fro, se miden y cuantifican las estanteras
existentes en el cuarto fro.
Para ello es necesario tomar las medidas de ancho y largo de los entrepaos de las
estanteras ubicadas en el cuarto fro.
A = Alto
B = Largo
C = Ancho
Alto
Es la medida del alto del entrepao de la estantera.
Largo
Es la medida desde el extremo izquierdo hasta el extremo derecho de la

estantera.
Ancho Es la medida desde la parte lateral izquierda hasta el extremo de la lateral

derecha.
Las estanteras debern ser colocadas al contorno del cuarto frio, dejando la parte
central libre para poder realizar las operaciones de recepcin o para elaboracin
de pedidos.
Luego de tener las medidas de los entrepaos de las estanteras utilizadas, se coloca el nmero de entrepaos con las mismas medidas que tiene la estantera y el
nmero de estanteras que se encuentran actualmente en el cuarto fro.
pgina
75
Anexos
Anexo 5
MINISTERIO
CALENDARIO LOGSTICO
MES
Los datos a incluir para el mes deben ser los correspondientes a las siguientes fechas:
ENERO:
26 de diciembre al 25 de enero
FEBRERO:
26 de enero al 25 de febrero
MARZO:
26 de febrero al 25 de marzo
ABRIL:
26 de marzo al 25 de abril
MAYO:
26 de abril al 25 de mayo
JUNIO:
26 de mayo al 25 de junio
JULIO:
26 de junio al 25 de julio
AGOSTO:
26 de julio al 25 de agosto
SEPTIEMBRE:
26 de agosto al 25 de septiembre
OCTUBRE:
26 de septiembre al 25 de octubre
NOVIEMBRE:
26 de octubre al 25 de noviembre
DICIEMBRE:
26 de noviembre al 25 de diciembre
* Nota:
En caso de que el da 25 sea un da inhbil realizar el cierre mensual el da hbil anterior.
pgina
76
Anexo 6
REGISTRO DIARIO DE DEMANDA REAL
pgina
77
Anexos
Anexo 7
TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS KARDEX
pgina
78
Anexo 8
BALANCE DE BODEGA
pgina
79
Anexos
Anexo 9
BALANCE DE VACUNAS Y INSUMOS RELACIONADOS
Servicio
pgina
80
BALANCE DE VACUNAS Y PRODUCTOS RELACIONADOS

Consolidado de distrito
pgina
81
Anexos
BALANCE DE VACUNAS Y PRODUCTOS RELACIONADOS

Consolidado de DAS
pgina
82
Anexo 10
REGISTRO DE INVENTARIO FSICO GENERAL
(Trimestral)
pgina
83
Anexos
Anexo 11
REQUISICIN
pgina
84
Anexo 12
FLUJOS DE REQUISICIN Y DISTRIBUCIN
rea de Salud - Centro Nacional de Biolgicos
pgina
85
Anexos
rea de Salud - Hospital
pgina
86
Distribucin Directa:
rea de Salud - Servicios de Salud
pgina
87
Anexos
Distribucin Indirecta:
rea de Salud - Distritos
pgina
88
Distritos Servicios de Salud
pgina
89
Anexos
Manual elaborado y revisado por:

Centro Nacional de Biolgicos

Gladys Cruz Administradora Centro Nacional de Biolgicos
Lissette Barrera
Blanca Morales
Mara Olga Bautista
Ademir Vsquez
Programa de Inmunizaciones
Coordinadora Programa de Inmunizaciones
Profesional Tcnico Normativo del Programa de Inmunizaciones
Logstica de Medicamentos y Afines

Dina Crdova Asistencia Tcnica Farmacutica

Brenda Estrada Asistencia Tcnica Farmacutica

Ilse Moscoso Asistencia Tcnica Farmacutica

Ivn Len
Erick Castellanos

Claudia Roca
Ana Luca Medina
Con la Asesora Tcnica de:

Asesora Jurdica
Asesora Jurdica /Unidad de Auditora Interna MSPAS
USAID|PROYECTO DELIVER
USAID|PROYECTO DELIVER
En la Validacin participaron las siguientes personas:

Por el Departamento de Atencin a las Personas
Arstides Arvalo PROSAN
Mayra Noem Velsquez

Lesbia Ofelia Sanjel

Sandra Mazariegos
Jorge Antonio Alvarado

Daniel Granillo
Lilian Aracely Dardn

Jilma Cecilia Lpez

Norma Sactic

Paola Pichill

Luz Mara Ovando
Alida Josefina Fajardo

Carlos vila

Alejandra Gallardo

Laura Marina Tojil
Por las reas de Salud

DAS Escuintla
DAS Escuintla
DAS Escuintla
DAS Escuintla
DAS Escuintla
DAS Sacatepquez
DAS Sacatepquez
DAS Sacatepquez
DAS Sacatepquez
DAS Guatemala Central
Por la Organizacin Panamericana de la Salud

Ericka Gaitn OPS/OMS
pgina
90

Manual de Procedimientos de Vacunas

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimientos de Vacunas

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Manual de procedimientos logsticos

de vacunas e insumos del

Guatemala, Febrero 2015.

Procedimientos logsticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones

AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Luis Enrique Monterroso De Len

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGULACION DE LOS PROGRAMAS DE

Procedimientos logsticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones

Procedimientos logsticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones

19. PAAC: Plan Anual de Compras

Procedimientos logsticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones

Informacin Logstica: Datos obtenidos mediante la utilizacin de instrumentos

Regular el sistema logstico de vacunas e insumos, en cada nivel de atencin del

Estandarizar procedimientos para la recoleccin y el reporte de informacin

Establecer los flujogramas de distribucin e informacin de vacunas e insumos

Se refiere a elegir las vacunas e insumos relacionados a ser utilizados en la red de

La revisin de las vacunas e insumos relacionados a utilizar, la realizar el Programa de

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

Proceso administrativo mediante el cual se establecen las necesidades de vacunas

2.3.1 Programacin anual de vacunas e insumos relacionados

2.3.1.1 Datos Logsticos

Se consignarn datos como, Nombre de la rea de Salud, crecimiento poblacional,

c. Se recopilan los datos de demanda real de los 3 aos anteriores a la estimacin.

Siempre es necesario analizar variables como:

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

El ajuste para el mes de agosto se realiza de la siguiente manera:

Dosis estimadas del mes de agosto = 92,902 dosis

92,902 dosis (Dato ajustado)

d. Luego de realizar los ajustes necesarios a la informacin mensual, se grafica

Fuente: datos ficticios

En este caso de la grfica se puede interpretar que existe un crecimiento, aunque

En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar de dosis de BCG

Fuente: datos ficticios

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

2.3.1.2 Datos Demogrficos:

El primer paso en esta metodologa es establecer el listado de vacunas a estimar.

b. Ajustar el dato de poblacin al porcentaje de cobertura de atencin o meta

Los datos de poblacin para vacunas se describen en la siguiente tabla:

DATOS DE POBLACIN REQUERIDOS PARA LA ESTIMACION DE VACUNAS

c. Para vacunas se debe analizar los rezagos de vacunacin de los ltimos 4

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

Se multiplicar la poblacin meta por el nmero de dosis segn esquema,

(Poblacin meta No.de dosis de acuerdo a esquema)+Promedio de rezago

A continuacin se detalla el porcentaje de dosis no tiles de acuerdo a estndares

Promedio Nacional reporte

*ND= No hay Datos

Factor de Dosis No tiles: el factor de dosis no tiles es un dato que facilita el

clculo de las dosis en la programacin. De acuerdo al Sistema de Monitoreo

El Comit de Farmacoterapia con la presencia de la Enfermera Profesional de rea

El PI realiza la consolidacin de las programaciones enviadas por las reas de

2.3.2 Anlisis de informacin para la programacin anual de

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

Existencias al finalizar el ao=800,000+300,000-600,000

2.4 Instrumentos y datos para realizar programaciones:

Proyecciones de poblacin de nacidos vivos del ao ms reciente que oficializa

Tarjeta de control de suministros (Kardex)

Balance mensual de Vacunas

Instrumento de programacin de necesidades establecido por el PI

Documento de la ENSMI del ao ms reciente.

POA del ao anterior

PAAC del ao anterior

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas e insumos relacionados

3.3 Modalidad de Adquisicin

3.4 Gestin de solicitud de pedido a travs de convenio con