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ORGANIZACIN DE LA CORRESPONDENCIA

La entrada y salida de la correspondencia es una de las tareas de organizacin


laboral ms destacadas que debe efectuar una secretaria.
La correspondencia es una de las formas de comunicacin en el mundo de los
negocios, se clasifica en interna (se origina en el propio domicilio social de la
empresa) y la externa (es la generada por la empresa o la que va dirigida a
ella). La correspondencia externa presenta dos modalidades: de entrada, que
tiene como destinataria a la empresa, y de salida, que la misma empresa
remite.
Llevar la correspondencia al da requiere disponer de un libro especial para
controlar las cartas, los documentos, impresos que entran y salen de la
oficina. Es el llamado libro de protocolo o registro de la correspondencia. A
pesar de su utilidad, no todas las empresas disponen de l, ya que muchas
secretarias conservan el original de las cartas, ms una copia, archivadas por
fecha o asuntos.

Proceso de entrada:
El registro de entrada es un proceso corporativo fundamental y obligatorio en
los organismos pblicos.
Son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las
personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organizacin.
Toda empresa, aparte de usar tcnicas de comunicacin, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Segn en
tamao e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicar
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizar adems otras funciones. Es
conveniente establecer un registro, ya que:

Permite mayor rapidez en su localizacin.


los escritos pueden extraviarse en el envo de una seccin a otra.
constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de


recepcin y posteriormente proceder a su distribucin segn donde
corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe
abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al
destinatario.
Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas que guarden relacin
con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos
Pblicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen informacin a
la empresa.
Las fases que comprende el proceso de entrada son:
1. Recepcin

2. Registro de entrada: Se denomina registro de entrada tanto al libro


donde se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra como al
nmero que se le asigna a dicha correspondencia.
Fecha de
recepcin

# de
Registro

Destinatari
o

Asunto

Remitente

Anexos

Adems, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuacin:


REGISTRO DE
ENTRADA
N 4351
RECIBIDO: 26-5-20__
DESTINATARIO:
3. Clasificacin: Correo ordinario (Cartas, facturas, comunicaciones
bancarias, peridicos, revistas, publicidad) y correo confidencial.
4. Distribucin

Proceso de salida
Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar su correccin y
prepararla para su emisin.
Operacin: mnimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
-Original: se enva al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envo de la correspondiente
comunicacin
1. Recoger por departamentos: Establecer una hora lmite para las cartas
que le deben hacer llegar o entregar los diferentes departamentos de la
empresa, asegurarse de qu las direcciones y nombres estn correctos,
fotocopiar, tener previsto la inclusin de anexos
2. Registro de salida
Fecha de
Salida

# de
Registro

Remitente

Asunto

Destinatari
o

3. Clasificacin: Urgente u ordinario, nacional, internacional o local.


4. Expedicin de la correspondencia
5. Control

Anexos

COLEGIO TCNICO PROFESIONAL DE LIMN


SECCIN TCNICA NOCTURNA
En ruta hacia un Centro Educativo de Calidad

Departamento de Secretariado Ejecutivo


Sub-rea: Comunicacin y Administracin de Documentos Undcimo
Prof. Marisela Rodrguez Chavarra
Valor: 70pts

Pts. Obt. _____ Calificacin: _________

Nombre completo: ___________________________________ Cd. ___________


PRUEBA DIAGNSTICA
1. Utilizando el sentido comn, ordene los siguientes procesos:
Correspondencia de Entrada: Apertura del sobre, recibimiento, llenar el registro de
entrada, distribuir la correspondencia, clasificar: correo ordinario y correo
confidencial o personal. 6pts
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Correspondencia de Salida: Controlar la llegada o extravo, Recoger por
departamentos, registrar en el libro de salida, expedicin de la correspondencia,
clasificar: urgente u ordinario. 5pts
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Qu es archivstica y para qu es importante? 2pts
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Anote el nombre de cinco materiales indispensables a utilizar en la
archivstica. 5pts
a. _____________________ b. ___________________ c. _______________
d. ______________________ e. __________________
4. Seale las partes bsicas de la carta comercial: Membrete, fecha,
remitente, destinatario cuerpo, saludo, despedida. 6pts

5.

Seale las
partes de un
sobre: 3pts

6. Escriba el abecedario. 1pto


__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
7. Ordene alfabticamente la siguiente lista de palabras: 15pts

Listado de palabras desordenadas


PERRO
LIBRO
ABEJA
QUESO
XILFONO
ZAPATO
UVA
HILO
ZAPATA
KILOMETRO
KILO
YATE
LIEBRE
HIELO

Palabras ordenadas

8. Ordene cronolgicamente la siguiente lista: 10pts


Listado de palabras desordenadas
08 de Enero 1998
10 de Diciembre 1998
27 de Octubre 2013
09 de Julio 1989
30 de Junio 1961
15 de Setiembre 2015
15 de Agosto 2016
25 de Julio 1989
01 Enero 2016

Palabras ordenadas

9. Anote el nombre de 3 provincias con tres cantones y el distrito


correspondiente. 9pts
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
10. Redacte el prrafo para una carta de pedido, cobro o recomendacin. 4pts
11. Defina qu es comunicacin oral y no verbal. 2pts
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

12. D una descripcin breve para cada una de las siguientes palabras: 6pts
-

Debate
Conferencia
Simposio
Entrevista
Comisin
Foro

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