Professional Documents
Culture Documents
www.Stqou.com
تنظيم واساليب
وادارة مكاتب
www.stqou.com
للمزيد من الملخصات وأسئلة
السنوات السابقة زورونا
1
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة الولى
المفهوم والختصاصات
المستشار الداخلي :هو الذي يرتبط بالمنشأة إدارياً ويكون من أحد العاملين فيها ويعمل
ضمن وحدة التنظيم والدارة أو يكون منفصلً عنها.
مزايا المستشار الداخلي-:
-1تفهمه وتحسسه لمشاكل المنشأة ومعرفة أوضاعها وظروفها ووضع حلول
ملئمة لها.
-2أقل تكلفة مالية من المستشار الخارجي.
-3أكثر حرصاً للدفاع عن اقتراحاته ويتحمل النتائج.
عيوب المستشار الداخلي-:
-1محدودية الخبرة في إطار المنشأة التي يعمل بها.
-2عدم طرح أفكار جديدة أو خلقة.
-3التكيف مع أوضاع المنشأة بدلً من محاولة تغييرها.
-4عدم ثقة العاملين فيه بسبب الخوف من تأثير اقتراحاته على مصالحهم.
المستشار الخارجي :هو الذي ل يرتبط إدارياً بالمنشأة ول يشغل وظيفة فيها بل يعمل في
مؤسسة استشارية ويتم الستعانة بخبراته عند الحاجة مقابل تعويض مالي.
مزايا المستشار الخارجي-:
-1توفر الخبرة الواسعة.
-2تجدد الراء والقتراحات بحكم تجدد الخبرة
-3عدم الخضوع إلى أوضاع ومتطلبات المنشأة ورغبات المسؤولين
-4موضوعية الدراسة والتحليل
-5ثقة العاملين فيه والبوح بالمشاكل في المنشأة
مساوئ المستشار الخارجي-:
-1ارتفاع التكلفة المالية بسبب السعي إلى تحقيق اعلى معدل من المكاسب.
-2عدم متابعة التوصيات والقتراحات عند التنفيذ وعدم تحمل النتائج
-3قد يقدم حلول واقتراحات غير قابلة للتنفيذ ول تتناسب مع المنشأة.
التنظيم والساليب :Organization And Methodsهو العمل الداري الذي يقوم
به وحدة إدارية متخصصة سعياً وراء زيادة الكفاية في العمل من خلل تحسين وتطوير
وتقديم المشورة في كل ما له علقة بطرق وأساليب اعمل وكيفية تنظيمها.
النشاط الساسي للتنظيم والساليب.
-1دراسة إجراءات العمل لمعرفة مدى فعاليتها ومحاولة تبسيطها أو تحسينها.
-2دراسة الهياكل التنظيمية وكيفية تقسيم العمل بين الوحدات.
3
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
4
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
6
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة الثانية
العتبارات الواجب مراعاتها في التنظيم
السلم والتسلسل الداري :Hierarchyتعني أن أية منظمة تأخذ شكلً هرمياً في بنائها
العام وتتعدد مستوياتها بحيث تزداد السلطة كلما صعدنا من قاع الهرم إلى قمته.
السلم والتسلسل الداري :تقسم المستويات الدارية إلى ثلثة مستويات رئيسية هي:
-1مستوى الدارة العليا :مستوى القيادة الدارية ويتركز في قمة الهرم وقد يتشكل من
أكثر من مستوى تحتل الثلث الخير من رأس الهرم.
-2مستوى الدارة الوسطى :الدارة التنفيذية وتحتل وسط الهرم وتعمل على تنفيذ
القرارات.
-3مستوى الدارة الدنيا :الدارة الشرافية أو التشغيلية تتولى مباشرة عمليات التنفيذ.
المدير
لماذا يأخذ شكل التنظيم شكلً هرمياً:
الدارة الوسطى
-1مبدأ وحدة المر ووحدة المسؤولية وهو أن الموظف ل يتلقى أوامره إل من رئيس
واحد.
-2مبدأ نطاق الرقابة أو الشراف وهو أن تحديد مدى أو نطاق معين ليشرف عليه
الرئيس (من المرؤوسين).
نتيجة لنه ل بد من توحيد السلطة والمسؤولية ولنه يضيق نطاق الشراف كلما زادت
درجات السلطة والمسؤولية فإن قاعدة الهرم تبدأ تضيق كلما صعدنا إلى مستويات أعلى
حتى تصل إلى القمة.
هل دائماً ينتهي الشكل العام للتنظيم إلى الصورة أعله؟
هناك أوضاع وظروف تؤدي إلى الختلف في هذا الشكل-:
-1عوامل التكنولوجيا وأثرها على شكل التنظيم الداري:
-1سيحل محل اليدي العاملة في مستوى الدارة الوسطى.
-2ضرورة وجود خيارات تكنوقراط (فنية) إلى جانب القيادات الدارية العليا مما
يقلص حجم الدارة الوسطى.
7
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-2عوامل المحسوبية والخلل الداري :مما يؤدي إلى مضاعفة حجم العاملين في
الدارة العليا .وتبدأ من قمة الهرم بالتفرطح وتضخم غير عادي في قمة الهرم.
-1من أجل تسهيل عملية التنفيذ والتنظيم بحيث يضمن تحقيق الكفاءة
والفعالية.
-2لتسهيل عملية التدقيق والرقابة على العمال الجزئية قبل المضي في
العمل وإنجاز جزئيات أخرى.
11
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
محددات التفويض-:
-1المناخ الديمقراطي في داخل المنظمات ومناخ المشاركة فيها.
-2طبيعة النظام اليومي للعمال ودرجات تنوعها واختلفها ودرجة سرعة
التغير فيها
-3توازن البناء النفسي للرؤساء الذين يقومون بعمليات التفويض ومدى تقبلهم
للمر.
-4مدى تعقيد العمال أو بساطتها ودرجة تنوعها حيث تتناسب عكسياً مع
درجة التعقيد
-5مدى الرتباط بين حجم السلطة وبين الستقرار والمن الوظيفي
-6مدى التعسف أو التزمت في المساءلة عند حدوث الخطاء أو الفشل ،مما
يجعل الرؤساء أكثر حذراً في التصرف والتفويض.
-7مدى دافعية المرؤوسين أنفسهم وتحمسهم لقبول التفويض
-8مدى وعي الرؤساء بقدرات المرؤوسين وثقتهم في جدارتهم.
-9مدى التنافس بين الرؤساء والمرؤسين وتخوف الرؤساء من تفوق
المرؤوسين.
-10طبيعة نظم التصالت ونظم المعلومات التي تربط بين الرؤساء
والمرؤوسين.
التفويض المعاكس-:
هو انعكاس التجاه الطبيعي للتفويض فبدلً من أن تتحرك السلطة من أعلى إلى أسفل
تتحرك من أسفل إلى أعلى أي من المرؤوس إلى الرئيس.
مثل أن يطرح المرؤوس سؤالً على الرئيس عن أمر فوضه الرئيس إليه وتعرض
المرؤوس لمشلكلة ما ويطلب من رئيسه حلها ومثل أن يقوم المرؤوس بعمل توصياته
بمهمة لتخاذ إجراءات ما ويرفعها للرئيس.
الرشادات التي يجب ان يتبعها الرئيس لمنع التفويض المعاكس:
-1رفض تقرير أي أمر يقرره المرؤوس:
-2تفهم الخطاء التي تقع بحسن نية وإجراء العقاب على الخطاء المتكررة وتنتج عن
عدم التركيز
-3تدريب وتنمية المرؤوسين لتأهيلهم لقبول التفويض
-4وضع تعريف واضح ودقيق لمدى مسؤولية المرؤوس.
مرونة التنظيم :Flexibilityأن يكون التنظيم قادراً على التعامل مع المتغيرات من
حوله وأن يتطور حسب ما تفترضه شروط الفعالية وعلى أساسها .تعتبر المرونة
التنظيمية مطلباً مهماً لحياة المنظمات المعاصرة ولحيويتها وارتقائها.
12
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
15
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة الثالثة
أساليب التنظيم
عناصر التنظيم :هي تلك العناصر أو الجزاء التي تتشكل منها أية منظمة.
إن العمل على حصر عناصر التنظيم لية منظمة حصراً علمياً يفترض مراعاة ما يلي:
-1حصر العناصر التي تحقق تكامل التنظيم فل تأتي زائدة أو ناقصة.
-2ترتيب العناصر ترتيباً منهجياً إما استقرائياً أو استنباطياً
-3أن تكون العناصر واضحة ومفهومة ويمكن توفيرها
تتشكل عناصر أي تنظيم من أربع مجموعات هي-:
:
Organization Structureويقصد •
به البناء العام الذي تتكون منه أية منظمة ويشمل عناصر التنظيم المادية
والبشرية والتجهيزية.
•
-: ) (
-1العناصر المادة :وتشمل الموارد المالية والموارد الطبيعية والتجهيزات
والمعدات
-2العناصر البشرية :وتشمل الشخاص اللزمين والملئمين كماً ونوعاً.
-3العناصر القانونية (النظامية) :وتشمل النصوص الدستورية والقوانين
والنظمة واللوائح والقرارات ومجموعة القواعد والسس والعتبارات
-4العناصر المعنوية :وهي أساس تلحم النظام وتماسكه وتمايزه.
:
لكل نظام وظيفة ( )Functionوتحدد العناصر الوظيفية تبعاً للهداف وتشمل هذه
العناصر ما يلي-:
-1طبيعة الوظائف :هل هي وظائف إدارية أو فنية أو محاسبية
-2حجم الوظيفة :وذلك حسب حجم العمال الخاصة بوظيفة التنظيم الكلية.
-3أوصاف الوظيفة ومواصفاتها :تحديد العمال والوظائف الفرعية
والمواصفات الواجب توافرها في الشخاص.
-4مدى تعقد أو بساطة العمال.
:
16
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
•النتيجة العامة:
-1يشكل التنظيم الداري لية منظمة نتيجة للترابط والتفاعل بين كافة العناصر
الهيكلية والوظيفية والعلئقية والتحكمية.
-2يجدر في رجل التنظيم تحديد كافة العناصر في الزوايا المختلفة على ضوء فهم
النظام.
-3لضمان الفعالية العامة والتوازن الديناميكي العام يجب أن تكون عناصر كل
مجموعة مختارة ومحددة بصورة تضمن توازن العناصر الهيكلية والوظيفية
والعلئقية والتحكمية.
عملية التنظيم الداري:
عملية التنظيم تتكون من عمليتين جزئيتين وهما-:
-1تقسيم العمل وإنشاء الوظائف والوحدات الدارية.
-2الربط بين الوحدات الدارية وبعضها عملية التنسيق Co- ordination
عملية تقسيم العمل وإنشاء الوظائف والوحدات الدارية:
أهم الخطوات اللزمة لنشاء الوظائف والوحدات الدارية.
-1دراسة الهداف الرئيسية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها.
-2البدء في تحليل الهداف وتحويلها إلى أنشطة ويشمل ذلك.
-1تحويل النشطة الرئيسية اللزمة لنجاز الهداف الرئيسية.
-2تجزئة النشطة الرئيسية إلى أنشطة فرعية
-3تجزئة النشطة الفرعية إلى أنشطة جزئية
-4تجزئة النشطة الجزئية إلى أنشطة ثانوية
17
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-3تتم دراسة وحدات النشاط المختلفة في كل مستوى ومراجعة ذلك للتحقق من دقة
عملية التحليل.
-4البدء في إعادة تجميع النشطة في صورة وظائف تمثل كل مجموعة متجانسة
وظيفة ما.
-5تسمية مجموعات الوظائف المختلفة ،وتنظيمها في صورة وحدات إدارية.
كالمديريات والدارات والقسام والشعب.
-6تحديد مهام واختصاصات الوحدات الدارية التي يتكون منها الهيكل التنظيمي
للمنظمة.
اسس تقسيم وتوزيع الوظائف والوحدات الدارية.
-1التوزيع على أساس نوع الوظيفة :يتم تقسيم النشطة وتجميعها في صورة وظائف
محددة كالتخطيط أو التمويل أو البيع أو النتاج
-2التوزيع على أساس جغرافي ويعني تجميع كافة النشطة التي تزاول في منطقة
جغرافية معينة وفي وحدة إدارية واحدة (تسمى باسم المنطقة)
-3التوزيع على أساس العملء أو جمهور المنتفعين حين تقدم المنظمة إنتاجها لعدة
فئات في المجتمع توجد وحدة إدارية لكل فئة.
-4التوزيع على أساس نوع السلعة أو الخدمة يتم تجميع النشطة الخاصة بسلعة ما
أو خدمة واحدة في وحدة إدارية واحدة.
-5التوزيع على أساس مركب يجمع بين أكثر من أساس.
* رجل التنظيم الناجح هو الذي يستطيع اختيار السس الملئمة التي يبني تنظيمه على
اساسها ولبد أن يكون الساس ملئماً لهداف التنظيم وطبيعته.
خطوات بناء الهياكل التنظيمية:
-1تحديد عدد المستويات التنظيمية التي سيشملها الهرم (تبعاً لطبيعة الهداف وحجم
العمل وحجم العاملين ونطاق الشراف.
-2تحديد مسميات الوحدات الدارية التي يشملها كل مستوى في الهرم( .إدارات –
أقسام -شعب) وذلك حسب إرادة المنظمة وإرادة السلطة في الجهاز الحكومي
-3تحديد مهام واختصاصات الوحدات الدارية التي يتكون منها الهيكل التنظيمي
-4تصنيف الوظائف وترتيبا على مستويات الهرم وهناك وظائف ترتبط بالرئيس
لطبيعة مهامها مثل وظائف العلقات العامة وإدارة البحوث والدراسات والشؤون
القانونية.
هياكل التنظيم ونماذج الخرائط التنظيمية:
بعد أن يتم النتهاء من بناء الهياكل التنظيمية توضع الخرائط التنظيمية التي تبرز شكل
التنظيم في صورته التفصيلية موضحة وحدات التنظيم ومستوياتها وسير خط السلطة
وهناك عدة نماذج يمكن إخراج الخرائط التنظيمية على أساسها.
18
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-1النموذج الرأسي :وهو النوذج التقليدي وفيه تكون مستويات التنظيم منسابة من
أعلى لسفل .ويمتاز بوضوحه وسهولة التعرف على المستويات دون عناء
-2النوذج الفقي ينساب من اليمين إلى اليسار ومزيته أنه ل يوضح الفروق العامة بين
المستويات ويكون أقل ثقلً على العاملين من الناحية النفسية.
-3النموذج الدائري :ويقوم على فكرة العلقة بين المركز والمحيط.
عملية الربط والتنسيق بين الوحدات الدارية:
التنسيق هو الذي يجعل العمال منسجمة مع بعضها ويجعل العاملين (الشخاص)
متفاعلين ويجعل النظام موحد وفعال.
المعلومات عن الخرين هي أساس التنسيق بينهم ولهذا يجب تنظيم عمليات كفؤة من
التصال تضمن توفير المعلومات اللزمة.
عملية التنسيق الفعال ل بد أن تكون شاملة لكافة عناصر التنظيم أي يكون عمودي عبر
كافة مستويات التنظيم الهرمية وأفقي في كل مستوى.
أهم الساليب والعتبارات اللزمة لنجاح عملية التنسيق:
-1وحدة المر.
-2سلسلة المر :التي توضح العلقة الرئاسية من أعلى لسفل
-3تحديد الوصاف الوظيفية في كل وظيفة :وتحديد الصلحيات بينهم ونمط
العلقات.
-4لجان أو مكاتب التنسيق :وهي التي يشارك في عضويتها اشخاص في عدة
مجالت أو إدارات نظراً لوجود أعمال واهتمامات مشتركة بينهم.
-5مراعاة العلقة بين المشورة والتنفيذ
-6التمييز بين المركزية واللمركزية
:هي أجهزة تمتلك سلطة إصدار الوامر بدءاً من أعلى
سلطة وانتهاء بأصغر وحدة وتتحمل وحدها المسؤولية العامة ل يمكن الستغناء عنها.
:ل تملك حق إصدار الوامر فيما يتعلق بسياسة
المنظمة ،ول تتحمل أية مسؤولية عن العمال التي تقع خارج نطاق اختصاصها ويمكن
الستغناء عنها.
أسباب إنشاء أجهزة المشورة:
-1تضخم المنظمات الحديثة وزيادة التعقيد في طبيعة عملها ووظائفها
19
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-2بروز أهمية التخطيط في حياة المنظمات الحديثة وذلك للتخطيط لمستقبلها وضمان
استمراريتها وعدم توفر المعلومات والوقت الكافي لجهزة التنفيذ يتم الستعانة
بأجهزة المشورة.
-1أنواع المشورة:
-1وحدات المشورة العامة :تتعلق وظائفها بعملية اقتراح السياسات أو القرارات
العامة الصادرة عن السلطة الدارية العليا.
-2وحدات المشورة الفنية :وتقوم بتقديم المساعدة للوحدات الفنية في المنظمة أو
ذات الطابع الفني والمتخصص كالمستشارين القانونيين وخبراء الدارة والقتصاد.
-2التنسيق بين المشورة والتنفيذ:
قد تمارس أجهزة المشورة القوة الفعلية في إصدار الوامر مما يخلق نوعاً من التداخل
بينها وبين أجهزة التنفيذ وذلك كما يلي:
-1قد تعتبر أجهزة التنفيذ أنها أسيرة للخبراء والمستشارين ومهمتها فقط الموافقة
على ما يضعوه.
-2قد يغري هذا الوضع أجهزة المشورة ليدفعها إلى الحساس بضرورة أن تمارس
دوراً رسمياً في إصدار الوامر.
التمييز بين المركزية واللمركزية
لتحقيق المركزية ل يحتاج المر سوى أن تتوافر الرغبة والستعداد لدى القيادة المركزية
في أن تتحكم في كافة أعمال المنظمة مباشرة أما تحقيق اللمركزية فيفترض اتباع أحد
أسلوبين هما:
-1تفويض السلطة
-2نقل السلطة :نقل جزء من الصلحيات وسلطاتها مع نقل المسؤولية التامة عن هذه
الواجبات المنقولة لها
تقدير المركزية واللمركزية:
أهم مزايا المركزية:
-1المساواة في المعاملة وتحقيق العدالة.
-2المساك بعناصر الموقف العام في المنظمة وضمان استمرار تماسكها وتوحدها
-3خلق مرونة أكثر في تيسير تبادل أو نقل بعض العناصر الساسية
-4السيطرة على كافة العناصر بهدف تعبئتها بما يضمن تحقيق سياسة سريعة
ومكثفة للتنمية.
أهم مزايا أسلوب اللمركزية:
-1تحقيق المشاركة الفعلية من قبل مختلف الوحدات
-2يعزز الثقة بين كافة الطراف العليا والدنيا
20
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
21
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-4عدم تدخلك بكيفية أداء العمل ودورك فقط هو الحصول على بيانات ومعلومات عن
العمل.
-5مخاطبة الموظف باللغة التي تتفق مع طبيعة عمله
-6ل تخلط بين العمل والموظف الذي يؤدي العمل
-7التحقق من صحة ودقة المعلومات من موظفين آخرين أو من رئيس العمل.
وصف الوظائف وتوصيفها-:
وصف الوظيفة :هو إعداد بيان تفصيلي حول كافة العناصر الخاصة بوظيفة ما مثل اسم
الوظيفة وموقعها التنظيمي والمسؤوليات وظروف العمل..
توصيف الوظيفة :هو إعداد بيان تفصيلي ونهائي حول العناصر الخاصة بالموظف الذي
يشغلها مثل المؤهلت العملية ،الخبرات ،التدريب والمهارات ،القدرات الذهنية ،الحالة
السلوكية ،الهوايات.
تبسيط الجراءات :تعبير عن سلسلة المهام المترابطة في صورة حلقات متتابعة
ومنظمة والتي يتم من خللها تنفيذ أي وظيفة من الوظائف التي يحتويها التنظيم.
المحددات الساسية للجراءات:
أولً الهداف -:لكي تكون الجراءات واضحة وممكنة التنفيذ بالسرعة الملئمة ل بد أن
تكون الهداف الفرعية التي تسعى لتحقيقها تتسم بالشروط التية
-1أن يكون الهدف محدداً موضوعياً بصورة دقيقة.
-2أن يكون الهدف محدداً مكانياً أي تحديد المكان الذي سيتم تنفيذ الهدف فيه.
-3أن يكون الهدف محدداً زمانياً تحديد نقطة بداية ونهاية لكل هدف
-4أن يكون الهدف محدداً كمياً تحديد كم من الوحدات المنوء شراءها مثلً
-5أن يكون الهدف محدداً نوعياً تحديد نوع الهدف
-6أن يكون الهدف محسوب التكلفة
ثانياً السياسات -:وتمثل السياسات الدليل المنظم الذي يوضح السبيل لتحقيق الهداف
المختلفة وقد تكون سياسات عامة على مستوى المنظمة أو سياسات فرعية يقوم كل
مستوى تنظيمي بوضعها في إطار السياسات العامة للمنظمة.
ثالثاً :الختصاصات -:اللتزام بمنهج واضح وشامل للوصف الوظيفي يمكن من تحقيق
تحديد الختصاصات والصلحيات لتبسيط الجراءات وتحديدها.
رابعاً :طبيعة العمال نفسها :العمال المعقدة والهامة تحتاج إلى خطوات إجرائية أكثر
من غيرها لنه ليس من السهل نقل الصلحيات الخاصة بهذه العمال إلى المستويات
الدنيا.
22
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
تلك النماذج الورقية التي يتم إعدادها بخصوص موضوع معين قابل للتكرار وذلك حتى ل
يضطر الموظفون بإعادة تسجيل البيانات في كل مرة يطرح الموضوع نفسه مما يسهل
العمل ويساعد على تبسيط إجراءاته
تتضمن عملية إعداد النماذج المكتبية الخطوات الساسية التية.
-1تحديد موضوع النموذج وهدفه فالموضوع هو الساس الذي يقوم عليه
النموذج والهدف هو الحكمة من بناء هذا النوذج والتعرف على النتائج التي
يمكن تحقيقها بالنموذج
-2جمع المعلومات حول النموذج المطلوب إعداده
-3تحديد المعلومات التي سيتضمنها النموذج وتشمل المعلومات 3أقسام هي:
-1معلومات عامة تتعلق بالجهة المعنية
-2معلومات تتعلق بموضوع النموذج
-3معلومات تتعلق بالجهات الرسمية ذات العلقة بمراجعة النموذج
-4وضع تصميم أولي للنموذج على أساس التعامل مع الوقائع والحقائق
وأهم ما يجب مراعاته في عملية التصميم:
-1أن يكون النموذج مبسطاً وسهل وفهمه
-2أن يكون حجم المعلومات مناسبة ونوعيتها ضرورية دون زيادة أو نقصان
-5مراجعة مسودة التصميم ومناقشتها مع المعنيين وتجريبها لفترة محددة
24
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
25
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة الرابعة
إدارة المكاتب وموقعها في مؤسسات العمل
-هو الوحدة التنظيمية التي يتم فيها إعداد والحتفاظ بالسجلت والملفات الخاصة
بنشاطات المنشأة المختلفة.
وظائف الدارة المكتبية :Office Function
-1الوظائف الساسية :Basic Functionتتضمن جمع البيانات ومعالجتها وتخزينها
وتزويد الجهات بهذه المعلومات ومنها:
أ -استلم البيانات والمعلومات من مصادرها الداخلية والخارجية
ب -تسجيل البيانات والمعلومات والحتفاظ بالسجلت
ج -ترتيب وتحليل البيانات والمعلومات باستخدام عمليات إحصائية
د -تزويد الجهات المختصة بالمعلومات
-2الوظائف المساعدة وتشمل:
26
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
•المرونة
•الستفادة من التخصص
عيوبه:
•يتعارض مع مبدأ وحدة إصدار المر Unity Of Command
•يتعارض مع مبدأ تقسيم العمل
ما هو النظام System؟
هو مجموعة من الجزاء ذات العلقة المتبادلة والتي يعتمد بعضها على بعض تعمل
بالتعاقب حسب خطة معدة مسبقاً من أجل تحقيق هدف أو سلسلة أهداف .تنظيم المكتب
هو المقصود بالنظام ويتكون من الفراد النماذج والسجلت واللت والجهزة المكتبية
التي تعمل بالتعاون وبالتعاقب من أجل تحقيق العمل المكتبي
أسباب تعقيد النظم المكتبية:
28
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة الخامسة
وسائل حفظ المعلومات في المكتب
المعلومات:
حقائق توضح أهمية المعلومات ومدى الحاجة لها:
-4السلوب العلمي في دراسة أية مشكلة يعتمد على جمع معلومات دقيقة
حول المشكلة ودراستها وتحليلها واستخلص النتائج ووضع الحلول لها.
-5المعلومات تلزم النسان منذ مرحلة ما قبل الولدة وحتى وفاته
-6تلبى متطلبات الباحثين والختصاصيين ورجال العمال في شتى المعارف
-7الكائن البشري تواق للمعرفة منذ نشأته ويحتاج لمن يدله
-8تتغلغل المعلومات في جميع نواحي حياتنا اليومية
-9المعلومات تهيء الرؤية الواضحة والقدرة على حسن التصرف في جميع
مرافق الحياة
-10القرار السليم يعتمد بنسبة %90على المعلومات و %10على اللهام
وسرعة البديهة
-11تحقيق مكاسب كثيرة نتيجة توافر رصيد ضخم من المعلومات تتمثل في-:
-1تنمية قدرة المؤسسة على الفادة من المعلومات والخبرات
-2ترشيد وتنسيق ما تبذله المؤسسة من جهد في البحث والتطوير
-3كفالة قاعدة معرفية عريضة لحل المشكلت
-4توفير بدائل وأساليب حديثة لحل المشاكل الفنية
-5رفع مستوى فعالية وكفاءة النشطة الدارية والفنية
-6ضمان الوصول إلى القرارات السليمة في جميع مستويات المؤسسة.
-12الهتمام بالمعلومات يساعد على اتخاذ القرارات المصيرية في المؤسسة
-13ينظر كل شخص وكل موظف لهمية المعلومات وقيمتها من وجهة نظره
الخاصة
المعلومات :تتضمن البيانات التي تمت معالجتها وانتقاؤها واستخدامها لغراض
الستنتاج والعلم لفرض المجادلة والمفاوضة أو كأساس للتنبؤ واتخاذ القرار
البيانات :Dataهي المواد الخام من الحقائق والرقام التي تتم معالجتها ولم يتم
استخدامها بعد للمساعدة في عمليات اتخاذ القرار أو التخطيط المستقبلي أو لمعالجة
المشاكل.
32
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
لتحويل البيانات إلى معلومات مفيدة ل بد من اتباع مجموعة من الخطوات تتمثل فيما
يلي:
-1الحصول على البيانات :تسجيل البيانات من أحداث تحدث في شكل معين
مثل اليصال والفاتورة
-2التأكد من صحة البيانات :مثل مراجعة شخص لعمل شخص آخر أو
استخدام رقم كودي للمراجعة
-3التصنيف :وضع عناصر البيانات في قطاعات معينة بحيث تعطي معنى
للمستخدم لهذه البيانات.
-4الفرز ،الترتيب :وضع عناصر البيانات في ترتيب محدد مقدماً.
-5التلخيص :دمج عناصر البيانات مثل إعطاء الرقم الكلي أو الجمالي
للصول المتداولة
-6العمليات الحسابية :استخدام العمليات الحسابية والمنطقية لستخدام
البيانات:
-7التخزين :وضع البيانات في أماكن تخزين في وسيلة معينة مثل الملفات أو
الميكروفيلم.
-8السترجاع :البحث والحصول على أي جزئية من البيانات المخزنة في
وسائل التخزين
-9إعادة النتاج :إعادة إنتاج البيانات من وسيلة لخرى أو من موقع لخر في
نفس الوسيلة.
-10النتشار أو الصدار :تحويل البيانات من مكان لخر مع شكل معلومات
مفيدة يمكن أن تظهر على شاشة الحاسوب أو على هيئة تقرير مستخرج
من طابعة الحاسوب.
الخصائص النوعية الواجب توافرها في المعلومات:
-1المناسبية :تكون المعلومات مناسبة عندما تكون مفيدة في عملية اتخاذ القرارات.
-2الوقتية :للمعلومات قيمة وقتية حيث تقل قيمة المعلومات بتقادمها
-3الدقة :خلو المعلومات من الخطاء
-4قابلية التثبت :المقدرة على التثبت من صحة المعلومات بمقارنتها مع معلومات ثم
التأكد من صحتها.
أنواع المعلومات:
-1معلومات بحاجة لتخاذ إجراءات بشأنها :Action Informationعن طريق
صياغة إجابات بشكل رسمي فوري أو خلل فترة محددة من الوقت.
-2معلومات ل تستدعي الحاجة لتخاذ إجراء بشأنها Non- Action
:Informationمثل الشعارات بالستلم والتقارير السرية.
33
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
34
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-3
:
-1معلومات للتخطيط
-2معلومات للتنظيم
-3معلومات للتوظيف
أصناف المعلومات:
-1موجهة (مبرمجة) التي تتبع نمطاً معيناً لغايات تنفيذ مضمونها مثل برامج تحديد
مناوبات الطباء برامج الصيانة ،إجراءات الشراء ،إجراءات مالية
-2غير موجهة (صعبة البرمجة) التي يصعب التنبؤ بحدوثها أو جمع البيانات بصددها
مثل مسؤولية الدارة في التخطيط الستراتيجي ،صعوبة تحديد حصة السوق من
منتجات شركة معينة.
-3رسمية :Formal Informationتلك الموثقة والمعتمدة من النواحي القانونية
ومن صفاتها الموضوعية والثبات مثل المتطلبات القانونية ،إجراءات التوظيف،
إجراءات المحاسبة.
-4غير رسمية :Informal Informationهي المعلومات غير الموثقة والتي ل
يمكن العتماد عليها للغايات الرسمية وأهم صفاتها الذاتية وعدم التحديد مثل
الراء والحكام العامة والحدس والخبرة الشخصية والثرثرة والشاعات
والفتراضات.
-5على أساس المستفيد وتصنف إلى صنفين وصفي ومتنوع.
الحواجز التي تحول دون الوصول إلى المعلومات:
-1الفتقار إلى العتراف الحكومي بأهمية المعلومات نتيجة.
-خوف المسؤولين من انكشاف أسرارهم
-الجهل بما يمكن أن تقدمه خدمات المعلومات
-العوامل التقليدية أو السلفية
-الخوف من التغيير
-التكاسل والتقاعس عن مواجهة متطلبات العصر
-2قيود التحويلت النقدية والستيراد وأجور البريد والمواصلت السلكية واللسلكية
-3الحواجز اللغوية
-4الجهل بالفرص التي توفرها خدمات المعلومات والعجز عن الفادة منها
نظام المعلومات الداري ووظيفته:
35
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
•نظام تداول المعلومات يؤثر تأثيراً مباشراً على نظام المراقبة والمتابعة في
المؤسسة
ويتكون نظام المراقبة من المراحل التالية:
-1تحديد معدلت للداء
-2قياس الداء الفعلي ونقل النتيجة إلى أجهزة الرقابة
-3مقارنة الداء الفعلي بالمخطط له أي المعدل
-4تصحيح النحرافات
-5إعادة التخطيط وتحديد معدلت أخرى للداء في حالة استحالة تنفييذ الخطة
النظام الشامل (مصادر المعلومات الدارية)
:)Management Information Resources )MIR
-1الرسائل والمذكرات التي تطبعها السكرتيرات
-2عملية التصوير
-3غرفة البريد وما تحتويه من بيانات
-4خدمة المقسم والهاتف
-5الدلة والكتالوجات
-6الملفات وغيرها من الوثائق
أرخبيل المعلومات :Archipelagoمجموعة الجزر التي يتألف منها نظام المعلومات
الداري وهي الجزيرة الورقية (الوثائق) والجزيرة الفلمية (التصوير المصغر) والجزيرة
اللكترونية (الحاسوب) والمكننة المكتبية والتصالت المكتبية.
تتمثل وظيفة نظام المعلومات الشامل بما يلي:
-1جمع وتطوير المعلومات من خلل التحديث المستمر للملفات.
-2تأمين التقارير الضرورية وتهيئة المعلومات اللزمة للمستويات
الدارية
-3تأمين الجوانب الرئيسية التالية:
36
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
التصوير المصغر:
عدد الفوائد التي يحققها التصوير المصغر؟
-1توفير حيز الحفظ بما ل يقل عن %95من الحيز الصلي
-2حماية الوثائق من الخطار وتوفير المان لها
-3سهولة وسرعة استرجاع المعلومات
-4سهولة النشر والتداول
اشرح كيف يمكن أن تتم حماية الوثائق من الخطار وتوفير المان لها؟
عن طريق عمل النسخ البديلة من الفلم المصغرة وحفظها في أماكن مختلفة لمواجهة
احتمالت الدمار لحد هذه النسخ نتيجة أسباب مختلفة كالحريق والفيضان أو الحروب أو
تكرار التداول والستخدام الطبيعي.
ما هي الفترة التي بدأت فيها الثورة الحقيقية لستخدام المصغرات الفلمية وما هي أهم
سمات هذه الفترة؟
مع مطلع الخمسينات بدأت الثورة الحقيقية للمصغرات الفلمية وسماتها تتلخص في أخذ
أشكالها في التنوع وأخذت أساليب تخزينها واسترجاعها في التطور وأقبلت المكتبات
والمؤسسات الخاصة والعامة على المصغرات الفلمية ورصد لذلك الميزانية السخية
وتطورت القدرة التخزينية والسترجاعية لها باستخدام الحاسب اللي
40
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
41
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة السادسة
الدوات واللت المكتبية
الفوائد التي يمكن أن يجنيها العاملون في المكتب من خلل استخدامهم للدوات المكتبية
-1السراع في إنجاز العمال وبالتالي توفير الوقت
-2استحالة إنجاز العمال المكتبية دون استخدام الدوات واللت
-3تهيئة العمل والدقة في إدائه وخصوصاً إذا قام بالعمال المكتبية
ذوي المؤهلت العلمية والخبرات العملية.
-4القتصاد في النفقات مثل نفقات السفر ونفقات عقد الجتماعات
-5استغلل الوقت المتوفر في المور التخطيطية والتنظيمية التي
تعود بانفع على المؤسسة
-6المساعدة في ترتيب المواد المستخدمة في المكتب وتنظيمها
وسهولة الرجوع إليها وتخزينها
العتبارات الواجب مراعاتها قبل شراء الدوات واللت المكتبية:
-1هل اللة أو الداة ضرورية
-2هل ستقدم نوعية أفضل من العمل
-3هل من الممكن القيام بالعمل بدونها أو باستخدام وسائل أخرى
-4هل إدخالها سيؤدي غلى تعطيل عمل عدد من الموظفين خلق بطالة
-5هل ستفي الداة أو اللة بالحتياجات المستقبلية للعمل لمدة ل تقل عن 5سنوات
-6هل تتوفر لدى المؤسسة افمكانات المالية والتشغيل والصيانة
-7هل الداة أو اللة متوافقة مع الدوات واللت المستخدمة حالياً في المكتب
-8هل ينبغي توظيف موظفين جدد للتشغيل أم يكفي تدريب الموظفين الموجودين
-9هل المورد لللة ذو سمعة طيبة
-10هل تتوفر قطع غيار لللة عند صيانتها
-11هل يسهل نقل اللة من مكان لخر وهل ينبغي تخصيص مكان لها
-12هل تحدث ضجيجاً عند استخدامها يتطلب وضعها في مكان خاص وبعيد
-13هل ينتج عن اللة مشاكل بيئية (إشعاعات -غازات ضارة)..
-14هل يتوافق شكل الداة ولونها مع أثاث المكتب
-15هل تلقى قبول من الموظفين أم ل يثقون بالنتائج التي يمكن الحصول عليها
-16هل قمت بزيارات ميدانية لمكاتب مشابهة تمتلك أدوات وآلت كتلك التي تنوي
شرائها لجميع المعلومات والستفسارات عنها.
أهمية توحيد الدوات واللت المكتبية ومراقبة فعالية استخدامها:
42
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
44
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
وسيلة التفاهم بين الناس بشكل عام وقناة الحوار والمشاركة في الرأي وتبادل وجهات
النظر بين الموظفين في مؤسسات العمل واشتقت كلمة التصال Communication
من أصل لتيني Communis
لكي تكون وظيفة التصال فعالة ل بد من توافر مجموعة من العناصر وهي:
المرسل...موضوع التصال ...وسيلة النقل....المستقل....ردود فعل الجهة المستقبلة
يعتمد اختيار الوسيلة على مجموعة عوامل منهاك
-1طبيعة موضوع التصال أو الرسالة المراد نقلها
-2السرعة المطلوبة
-3تكلفة النقل
-4السرية التي يفترضها الموضوع المراد نقله
-5مدى الحاجة إلى رد فعل فوري من الجهة المستقبلية
-6تلبية الخدمات الضرورية
-7مدى الحاجة إلى توثيق موضوع التصال
أنواع وسائل التصال:
-1التصال الكتابي:
-1الكتاب الرسمي
-2المذكرة الداخلية
-3التقارير
-4النماذج
أهم ما يميز التصال الكتابي هو التوثيق ويتيح للمرسل فرصة كافية لترتيب أفكاره
وصياغتها بدقة.
ومن عيوبه-:
* عدم معرفة ردة فعل المستقبل بشكل فوري
* يعيق التبادل الصحيح والتلقائي للمعلومات
المذكرة الداخلية الكتاب الرسمي
-تستخدم بين موظفي -يستخدم للمخاطبة
المؤسسة أنفسهم الخارجية بين مؤسسة
وأخرى
45
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-السرعة في التصال
-الحصول على الجواب مباشرة
-السرية
-التقان والوضوح
46
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-3الفاكسميلي :نظام لنقل الصور والوثائق عبر الشبكة السلكية واللسلكية إرسا ًل
واستقبالً وتعني كلمة الفاكسميلي الصورة طبق الصل وترجمت إلى العربية بثلث
معان:
الناسوخ :الداة أو الجهاز الذي تتم بواسطتها عملية الرسال والستقبال
النوسخة :عملية الرسال والستقبال
النسيخة :النسخة المرسلة
-4التصال عبر القمار الصناعية :تأكيد على أهمية القمار الصناعية فقد اتفقت الدول
العربية على إنجاز مشروع القمر الصناعي العربي بهدف.
ربط المنطقة العربية بشبكة فضائية تؤمن التصالت القليمية بين الدول العربية هاتفياً
وبرقياً وتلكسياً وتلفزيونياً المر الذي يقر أواصر الوحدة الثقافية بين الدول العربية.
47
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
الوحدة السابعة
إدارة الجتماعات وكتابة تقارير العمل
48
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
50
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
51
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
52
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
-1أن يكون مختصراً :يحتوي على المعلومات الضرورية دون الدخول في التفصيلت
-2أن يكون واضحاً :يكتب بلغة واضحة تزيل كل شك أو غموض وتسهل فهم التقرير
بسهولة خالي من الخطاء اللغوية والطباعية وبعيد عن التعقيد واستخدام
المصطلحات الصعبة
-3أن يكون مقنعاً :أي إسناده إلى حقائق ومعلومات واقعية ومنطقية ل تقبل الجدل ول
تثير اللتباس عند القارئ.
مواصفات التقارير الجيدة:
-1هدف أو غرض التقرير
-2التوثيق Documentationأي مدعماً بمعطيات موضوعية
-3التأريخ Datingيجب أن يكون له تاريخ
-4الجراء الواجب اتخاذه Action Orientationأي يتضمن التوصية
-5المقارنات Comparisonsإجراء مقارنات بين الداء الحالي وبين الداء
والمنجزات السابقة
-6الدقة Accuracyأن تكون دقيقة وصحيحة لتخاذ القرارات السليمة
والتقليل من الوقع في الخطاء
-7التوضيحات Illustrationأن يتضمن التقرير خرائط ورسومات بيانية
توضيحية
53
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
مراجعـــة
س :كيف يمكن أن تضمن تحقيق التوازن بين السلطة والمسؤولية في أي نظام إداري؟
نضمن ذلك بوجود المساءلة حيث لبد أن يسأل أصحاب السلطة عما فعلوا بسلطاتهم
وبمسؤولياتهم ،فإذا وقعت المساءلة حرص أصحاب السلطة على أن تكون مسؤولياتهم
في حدود قدراتهم وطاقاتهم على الداء وأن تكون مسؤولياتهم في حدود سلطاتهم.
-4تشتت العمال وتباعدها الجغرافي :كلما كانت العمال مشتتة ومتباعدة جغرافياً
ضاق نطاق الشراف.
-2طبيعة الرؤساء والمشرفين
-1الفروق الفردية بين الشخاص
-2الميول الواقعية لنفسية أو وظيفية لدى المشرفين لزيادة عدد المرؤوسين
-3طبيعة العمال واحتياجاتها من قدرات الرؤساء
-4مراعاة التوازن بين القدراتن وبين احتياجات العمل
-3طبيعة المرؤوسين:
-1مدى كفاءة ومقدرة المرؤوسين على العمل وكلما زادت كفاءتهم اتسع نطاق
الشراف
-2مدى قبول المرؤوسين للرؤساء وكلما تصاعد قبول المرؤوسين للرؤساء استع
نطاق الشراف
-3مدى مرونة المرؤوسين وسرعة تكيفهم واستجاباتهم للمتغيرات
-4تقنية العمل كلما كانت تقنية العمل مساعدة في تخفيف العبء واتسع نطاق
الشراف
-5نظم العمل وسياساته وإجراءاته وأساليبه كلما كانت واضحة اتسع نطاق الشراف
-6علقات العمل
ملحـظـــات-:
•كلما تنوعت العمال كلما ساعد ذلك على تضييق نطاق الشراف وكلما اتسع
نطاق الشراف كلما صارت العمال ذات طبيعة نمطية
•كلما زادت أهمية العمال ضاق نطاق الشراف والعكس بالعكس
•كلما تعقدت العمال ضاق نطاق الشراف والعكس
•كلما كانت العمال التي يشرف عليها رئيس واحد مشتتة ومتباعدة جغرافياً
ضاق نطاق الشراف.
•يعتمد نطاق الشراف على طبيعة المشرفين وقدراتهم ،فكلما زادت قدرتهم
الجسمية أوالعقلية أو النفسية زادت فرصة توسيع نطاق إشرافهم
•يجب مراعاة التوازن بين القدرات المطلوبة والعمال المحددة وتحديد نطاق
الشارف على أساس ذلك.
56
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
•كلما زادت كفاءة ومقدرة المرؤوسين أمكن توسيع نطاق إشراف الرؤساء.
•كلما تصاعد قبول المرؤوسين للرؤساء وقبول الرؤساء للمرؤوسين اتسع نطاق
الشراف
•كلما زادت درجة مرونة واستجابة المرؤوسين للمتغيرات اتسع نطاق الرقابة
•كلما كانت تقنية العمل الذي يقوم به الرؤساء أو المرؤوسين مساعدة في تخفيف
العبء اتسع نطاق الشراف.
•كلما كانت نظم العمل وسياساته وإجراءاته وأساليبه واضحة ومحددة أمكن
للعمل أن يسير بصورة منتظمة وبتلقائية يسيرة مما يسمح بتوسيع نطاق
الشراف.
•السلطة الرسمي= الحق في يإصدار الوامر واتخاذ القرارات
•السلطة الفعلية= القوة على إصدار الوامر واتخاذ القرارات
•السلطة الفعالة (الحق ×القوة) +القدرة على مقاومة الضغوط الخارجية.
•تهدف المساءلة إلى التحقق من أن المسؤوليات المحددة تؤدي بصورة فعالة في
إطار السلطات المحددة
•السلطة والمسؤولية وجهان لعملة واحدة
•السلطة هي الحق الرسمي في التصرف في حدود محددة
•المسؤولية هي اللتزام بتنفيذ المهمات التي يتعلق بها ذلك الحق وتحمل أية
نتائج تترتب عن سوء استعمال السلطة أو الفشل في استعماله
•المرونة التنظيمية تفترض موظفين مرنين +نظم وإجراءات مرنة +وسائل
واساليب مرنة
•المرونة التنظيمية أساس التطور التنظيمي والداري
•التنظيم الرسمي= التنظيم المحدد حسب النظمة واللوائح والقواعد والقرارات
الرسمية وتمثل بالدرجة الساسية بالهيكل التنظيمي في المؤسسة
•الخارطة التنظيمية في أية منظمة هي محور دليل التنظيم الرسمي فيها
•العناصر المعنوية هي محمسة النظام وأساس تماسكه وتمايزه
•علقات التنظيم هي أساس تماسكه واندماجه كما أنها أساس حيويته وارتقائه
•يفترض التفكير في إنشاء تنظيم ما أو إعادة التنظيم لية منظمة تحديد العلقات
الداخلية والخارجية التي يحتاجها ورسم مسارات هذه العلقات
•العناصر التحكمية هي العناصر القيادية وتسمى تحكمية لنها تحكم حركة كافة
العناصر وتقودها نحو الهداف المحددة
•تشمل عملية إعادة التنظيم الداري كافة الحركات والخطوات والتفاعلت التي
تؤدي إلى إحداث تغيرات في النظام الداري لمنظمة ما أي موجود أصلً لكنه
يحتاج لعادة البناء والتطوير.
57
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
•تشمل عملية التنظيم الداري كافة الخطوات والحركات والتفاعلت التي تؤدي
إلى بناء النظام الداري وتكون في حالة إنشاء منظمة ما لول مرة.
•ل يكفي أن يعرف الموظفون ماذا عليهم عمله ول بد من معرفة كيف يعمل
الموظفون مع بعضهم البعض وتلك مهمة التنسيق
•ل يكفي أن يعرف الموظفون كيف يعملون مع بعضهم ول بد من معرفة ماذا
علهيم عمله أصلً وذلك مهمة تقسيم العمل وإنشاء الوظائف.
58
منتديات طلب جامعححححححححححححححححححححححححححححة القدس المفتوحححححححححححححححححححححححححححححة
www.Stqou.com
59