1

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

1. Aspek-Aspek Keuangan
2. Format Proposal
3. Format LPJ Keuangan
4. Kelengkapan Bukti Transaksi
5. SOP Rakoor Keuangan
6. Detailing Cashflow
7. Penjelasan LPJ Triwulan

ASPEK-ASPEK KEUANGAN
a. Transparansi
Keterbukaan dan kejelasan dalam pencarian dan pengelolaan keuangan
b. Akuntabilitas
Keadaan wajib untuk menanggung segala sesuatunya, jika ada permasalahan dapat
dituntut
c. Integritas
Perilaku yang menunjukkan kemampuan dalam pengelolaan keuangan
d. Keadilan
Pengelolaan sesuai dengan prioritas dan kebutuhan yang ada
e. Efektivitas
Membawa hasil atau berhasil guna, tepat pada sasaran
f. Efisiensi
Ketepatan cara usaha dan kerja dengan tidak membuang-buang waktu dan biaya

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT UNTUK

PROGRAM KERJA LEMBAGA IKM FTUI 2016

No.

FORMAT

KETERANGAN
Penjelasan mengenai atas dasar apa program kerja

1.

Pendahuluan (Latar
Belakang)

yang anda ajukan perlu untuk dilaksanakan. Silahkan

dijabarkan mulai dari secara general sampai dengan
pada kesimpulan bahwa program kerja ini harus
diadakan.

2.

3.

Visi Misi/ Tujuan Acara

dicapai dengan terlaksananya program kerja tersebut.

Target Pencapaian (Hasil

Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari

pencapaian acara yang

taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat

ditargetkan)
4.

Silahkan anda jelaskan poin-poin apa saja yang ingin

Sasaran Peserta (Objek

Acara)

anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1

Uraian kepada siapa proker ini anda tujukan.

Berisikan Detail tempat, waktu, dan pelaksanaan

seperti susunan acara/rundown.
5.

Deskripsi Kegiatan

*Apabila belum tergambar secara jelas, silahkan

berikan gambaran acara secara general terlebih
dahulu serta konsep dasar yang sudah dibuat oleh
Steering Comitte.

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

Timeline keseluruhan kegiatan dimulai dari persiapan,

6.

Timeline Perencanaan

pelaksanaan dan evaluasi atau pembuatan LPJ.

*Apabila belum ada tanggal pasti, silahkan dibuat
dalam format minggu keberapa pada bulan apa.

7.

Ri wayat/ Track Record

Kegiatan

Tentatif,

silahkan

dilampirkan

bila

ada

dapat

menyertakan dokumentasi kegiatan sebelumnya juga.

Struktur kepanitiaan silahkan dilampirkan, dapat
berupa Diagram atau secara tertulis.

8.

Struktur Kepanitiaan

*Apabila kepanitiaan belum terbentuk, silahkan buat

struktur secara kasar terlebih dahulu, dan tidak perlu
menyertakan nama panitia.

Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga

9.

Anggaran Biaya (Pemasukan

& Pengeluaran)

satuan

sebelum

langsung

menuliskan

anggaran

pengeluarannya.
*Apabila belum dapat ditentukan, silahkan lampirkan
RAB

secara

kasar

namun

dengan

tetap

memperhatikan poin-poin diatas.

Berisikan tanda tangan Ketua Lembaga (dicap dengan

stempel lembaga), Bendum Lembaga, serta SC
10.

Penutup & Tanda Tangan

(bidang yang bersangkutan) atau Project officer jika

telah terdapat kepanitiaannya. Sertakan juga NPMnya
dan Nomor HP/Contact person yang dapat dihubungi.

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT

UNTUK LOMBA 2016

No.

FORMAT

1.

Pendahuluan (Latar Belakang)

2.

Tujuan Lomba

KETERANGAN
Latar belakang yang dimaksud disini adalah latar
belakang dari event lomba yang diikuti
-

Tujuan peserta mengikuti lomba

Cantumkan riwayat prestasi pada tahun

sebelumnya (jika ada)

Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari

taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat
3.

Target Pencapaian

anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1

Untuk lomba non-RKAT target pencapaian silahkan
diperkirakan sendiri.
Deskripsi Event harus mengandung hal-hal berikut

4.

Deskripsi Lomba

5.

Timeline Lomba

6.

Data Kontingen

7.

Deskripsi Materi Lomba

Penjelasan seputar event yang diikuti

Cabang lomba yang diikuti oleh pengaju dana

Detail pelaksanaan lomba

Berisikan timeline lomba dari mulai pendaftaran hingga

selesai.
(Nama, NPM, TIM, departemen) + CONTACT
PERSON
Berisikan penjelasan mengenai materi lomba yang
dibawakan oleh tim kalian.
Berupa timeline persiapan kalian sebagai peserta apa

8.

Progress Persiapan Lomba

saja yang sudah dan akan dilakukan untuk mencapai

target.

9.

Anggaran Biaya (Pemasukan

& Pengeluaran)

Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga satuan

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

sebelum langsung menuliskan anggaran

pengeluarannnya.
Berisikan tanda tangan Ketua Kontingen/Pengaju dan
ketua tangan ketua lembaga (apabila berasal dari
10.

Penutup & Tanda Tangan

lembaga serta dicap dengan stempel lembaga). Sertakan

juga NPMnya dan Nomor HP/Contact person yang
dapat dihubungi.

Surat penerimaan peserta pada lomba (Acceptance

Letter)

11.

Lampiran

Dokumentasi Progress

Paper atau karya tulis (jika event berupa paper

competition, atau presentasi makalah ke luar negeri
dll)

CV

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGGUNAAN

DANA DEKANAT 2016

FORMAT

KETERANGAN
Kegiatan berisi penjelasan secara singkat hal-hal

RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN

mengenai

keberlangsungan

acara,

berupa

pencapaian, rundown kegiatan, serta dokumentasi

kegiatan.
Hanya memuat pemakaian dana yang bersumber

PERTANGGUNG JAWABAN
PENGGUNAAN DANA DEKANAT1

dari

dekanat,

terpisah

pertanggungjawaban

dari

keuangan

laporan
kegiatan

keseluruhan.
Bukti transaksi asli dilampirkan dengan cara
BUKTI TRANSAKSI2

ditempel rapi pada kertas kosong, tidak bolakbalik, dan tidak dilipat.

KETENTUAN FORMAT BAGIAN PERTANGGUNG JAWABAN DANA DEKANAT

Pertanggungjawaban dana dekanat dibuat berupa tabel dimana setiap kolomnya berisi

a. Tanggal, berisi waktu pengajuan dana dari dekanat.

b. Jumlah dana, besarnya lebih dari atau sama dengan dana yang diberikan dekanat.
c. Nomor, berisi nomor urut transaksi.
d. Pengeluaran, berisi rekaman kejadian pemakaian dana :
i. Tanggal transaksi, berisi tanggal terjadinya transaksi.
ii. Nama transaksi, berisi nama transaksi yang terjadi.
iii. Bidang, berisi bidang kepanitiaan yang melakukan transaksi.
iv. Pengeluaran, berisi nominal dana yang keluar dalam transaksi.
v. Keterangan Bukti, berisi keterangan nomor urut dan halaman bukti transaksi dalam
LPJ.
vi. Pada akhir kolom tabel dituliskan total pengeluaran.
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Dekanat ditanda tangani oleh ketua panitia, bendahara
panitia dan ketua lembaga serta dibubuhi cap lembaga dan atau cap kepanitiaan yang
bersangkutan bila ada. Untuk Kegiatan Keilmiahan ditandatangani oleh pengaju (peserta).

KETENTUAN FORMAT BAGIAN RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN UNTUK

LOMBA
a. Pelaksanaan lomba (Tempat, Waktu, Rundown Acara)
b. Profil Tim dan Produk
c. Perkembangan dan Pencapaian TIM
d. Dokumentasi Lomba (scan sertifikat, dokum lomba)

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

KELENGKAPAN BUKTI TRANSAKSI

Bukti pembayaran yang sah memiliki ketentuan sebagai berikut :
a. Bukti transaksi ditulis dengan alat tulis permanen (tidak diperkenankan menggunakan
pensil).
b. Pada setiap bukti pembayaran terdapat :
i. Tanggal transaksi jual beli
ii. Nama toko/penjual
iii. Nama barang yang dibeli/keperluan
iv. Besar uang yang dikeluarkan untuk transaksi jual beli
v. Tanda tangan dan nama jelas pembeli dan penjual disertai stempel toko (jika ada).
c. Tidak diperbolehkan adanya coretan, catatan tambahan, atau catatan dengan tinta lain
yang dapat mengaburkan keabsahan tanda bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda
bukti maka dianggap tidak sah.
d. Jika bukti berupa perjalanan, yaitu tiket pesawat, maka harus menyertakan boarding pass
dan e-ticket.
e. Jika bukti transaksi berupa pembayaran untuk konsumsi dan atau penjualan baju, harus
disertakan dengan absensi tanda tangan
f. Bukti pembayaran harus diberi nomor bukti yang jelas dan diurutkan berdasarkan
tanggal transaksi pada lampiran laporan keuangan.
g. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2000, Pasal 2 ayat (2) tentang
Perubahan Tarif Bea Meterai dan Besarnya Batas Pengenaan Harga Nominal Yang
Dikenakan Bea Meterai :
i. Untuk transaksi kurang dari Rp. 250.000 menggunakan bukti resmi yang dikeluarkan
penjual/toko yang bersangkutan.
ii. Untuk transaksi Rp. 250.000- Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual/toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 3000, cap penjual atau
toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko yang
bersangkutan.
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

10

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

iii. Untuk transaksi lebih dari Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual atau toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 6000, cap penjual
atau toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko dari instansi
yang bersangkutan.
h. Invoice hanya dapat berlaku jika disertai kwitansi atau nota yang ditandatangani pemilik
toko (penerima uang) dengan mengikuti peraturan a-e.
i. Bagi pembayaran honor narasumber, MC, dll akan dikenakan pajak PPH 21 (dijelaskan
dibagian selanjutnya)
j. Bagi pembayaran jasa perorangan akan dikenakan pajak PPH 23 (dijelaskan dibagian
selanjutnya)
k. Untuk mengantisipasi terlupanya kelengkapan bukti transaksi seperti materai, disarankan
setiap transaksi jual beli pembeli (mahasiswa) menyiapkan materai sendiri
l. Laporan Pertanggungjawaban Proker maupun Kegiatan Keilmiahan atas Pemakaian Dana
Dekanat diserahkan kepada pihak Mahalum paling lambat H+5 setelah pelaksanaan
kegiatan.
m. Untuk bukti transaksi berupa kwitansi panjang (contoh kasus : peminjaman bus kopaja),
dicantumkan pula no. hp penyewa, dokumentasi saat penggunaan barang sewa, serta
lampirkan absensi peserta
n. Bagi pembayaran dalam nominal yang cukup besar disarankan untuk melampirkan pula
MOU
o. Bagi pembayaran biaya pendaftaran lomba, harus menggunakan kwitansi resmi dari
panitia lomba (sesuai dengan ketentuan bukti transaksi)
p. Lampirkan pula publikasi lomba yang menyatakan jumlah biaya pendaftaran

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

11

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

SOP RAKOOR KEUANGAN IKM FTUI 2016

1. Rakoor dilaksanakan pada hari kamis di minggu pertama disetiap bulan

2. Agenda rakoor berupa timelimit selama 90 menit
3. Kuorum rakoor sebanyak 2/3 dari total lembaga (24 lembaga) yang artinya rakoor baru
dapat dilaksanakan apabila 16 lembaga tel
4. ah hadir
5. Sebelum rakoor, akan diadakan presensi di group keuangan. Apabila yang bisa hadir
kurang dari kuorum, maka rakoor akan dibatalkan dan diundur hingga waktu yang
ditentukan.
6. Bagi lembaga yang tidak menghadiri rakoor wajib mentaati kesepakatan.
7. Notulensi hasil rakoor akan di share sehingga bagi lembaga yang tidak dapat menghadiri
rakoor dapat mengetahui hasil rakoor

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

12

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

DETAILING CASHFLOW (Arus Kas)

1. Laporan cashflow adalah laporan yang melaporkan jumlah kas yang diterima dan dibayar
oleh suatu lembaga selama periode tertentu [Skousen (2001 : 41)]
2. Tujuan cashflow adalah mengidentifikasi sumber dan penggunaan dana lembaga pada
suatu periode tertentu [Ikatan Akuntan Indonesia, 1994 : PSAK No. 2]
3. Cashflow merupakan tools kontroling dari RKAT Internal yang mana RKAT Internal
merupakan pendataan dari perencanaan semua pemasukan dan pengeluaran lembaga,
sehingga pada cashflow juga harus terdata segala pemasukan dan pengeluaran realisasi
lembaga dalam segala aspek (baik dari bidang, proker, kegiatan, maupun tugas). Tidak
hanya pengeluaran yang di reimburse oleh bendum.
4. Cashflow sangat diperlukan untuk mengetahui kemampuan jangka pendek untuk
memenuhi kebutuhan lembaga dan kemampuan jangka panjang untuk menghasilkan kas
dari sumber eksternal [Nurul Latifah (2009 : 46)]. Selain itu Cashflow juga dapat
membantu bendum dalam penyusunan LPJ bagi proker yang didanai dekanat
5. Cashflow harus dikumpulkan sesuai deadline yang telah ditentukan di rakoor keuangan
dan dikirimkan ke email keuangan mpm (keuangan.mpmftui@gmail.com)
6. Cashflow berisi pengeluaran dan pemasukan dari seluruh bidang pada lembaga tersebut
selama satu bulan (terhitung mulai tanggal 1 hingga tanggal terakhir dari bulan yang
akan dikumpulkan casflownya)
7. Cashflow harus disertai bukti transaksi aktual sesuai dengan tanggal transaksi ( seluruh
bukti transaksi dilampirkan dalam bentuk scan atau foto)

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

13

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

CONTOH-CONTOH KETENTUAN BUKTI TRANSAKSI

Terdapat
tanggal
transaksi
Jual/Beli
Terdapat
nama toko
atau
Penjual
Terdapat Harga
Satuan & jumlah
untuk tiap-tiap
barang yang dibeli
Terdapat
nomor HP
Penjual

Terdapat Nama
Penjual, Tanda
Tangan, dan Total
Pembayaran
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

14

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

KETENTUAN UNTUK TIKET

Melampirkan
E-Ticket

Melampirkan
Boarding Pass

Selain melampirkan
tiket, dilampirkan
pula bukti
pemesanan tiket
secara online

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

15

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

KETENTUAN PENGGUNAAN MATERAI

Pembayaran terletak
diantara Rp 250.000
Rp 1.000.000 tetapi
bukti transaksi kurang
melengkapi materai
3000. Hal ini dapat
dilengkapi dengan
kwitansi diatasnya yang
menegaskan dengan
melengkapi materai

Tertulis dengan Jelas

tujuan pembayaran untuk
perihal apa

Pembayaran >1jt, maka

menggunakan materai 6000 dan
diberikan stempel resmi
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016