Professional Documents
Culture Documents
Concepto.
Fayol hacia notar que la previsión jamás será una profecía, sino una reducción del
riesgo debido a factores no previstos.
1. Cuanto mas analíticamente estudiemos cada uno de los factores que han
de intervenir en la realización de los hechos futuros en que descansara el
existo de nuestra empresa, y no solo el conjunto de ellos, global y
empíricamente considerado.
2. Cuanto más nos fundemos en hechos objetivos, y no en meras opiniones;
de preferencia los ocurridos en nuestra empresa y aun en otras empresas y
otros sectores.
3. Cuanto más podamos aplicar a las determinaciones de estos factores
medidas, sobre todo estadísticas y de cálculo de probabilidades.
Principio de la objetividad
Principio de la medición
Las previsiones serán tanto mas seguras cuanto mas podemos apreciarlas, no
solo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
Hasta hace poco se consideraba que en los problemas conectados o
dependientes de la vida social y la libertad humana, la mayor parte de las
previsiones solo podían hacerse en forma cualitativa. Es indiscutible que
actualmente es posible determinar muchos de esos hechos futuros con base
cuantitativa, sobre todo por medio de los estudios estadísticos.
Puede decirse que la aplicación de la estadística y otras ramas de las
matemáticas han hecho técnica, o aun científica, la previsión de muchos
acontecimientos.
Suelen mencionarse dos clases de reglas: las de tipo negativo, cuyo fin es ayudarnos
a no confundir el verdadero objetivo con otros que fácilmente parecen serlo; y las de
carácter positivo, que nos ayudan a situarlo, definirlo, clasificarlo y explicarlo con
claridad a los demás.
Reglas negativas
a) “No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan sólo sus síntomas o
elementos.”
En realidad se trata de efectos del problema real, los que, por estar más cerca de
nosotros y ser más aparentes, se confunden con él y que, aun solucionados,
dejaran vivo el problema verdadero.
Se trata de causas del problema real que, por costumbre, por su importancia, etc.,
de tal manera solemos vincular a ese objetivo como solución única, que nos
impiden ver otras que son más convincentes.
c) “No debemos tomar como posibilidades contradictorias, las que quizá sólo
son contrarias.”
Siendo tendencia del espíritu humano en muchos casos dejarse llevar por los
extremos, podemos fácilmente tomar como dilema indisoluble el “hacer esto, o no
hacerlo”, siendo que existen otras muchas posibilidades intermedias: hacerlo en
parte, hacerlo de otro modo, etc.
Hay muchos objetivos muy semejantes al que nos proponemos, y el buscar qué
tienen en común, y en qué difieren, suele ayudar a evitar confusiones, y a ver con
mayor claridad y distinción el que nosotros perseguimos.
Reglas positivas
b) “El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia.”
Aunque todas las preguntas son necesarias, quizá destacan por su importancia el
“qué”, el “cómo” y el “por qué”.
Se cree muchas veces que, con señalar el objetivo, se termina todo el proceso
por parte del jefe, cundo en realidad, la eficacia de la acción dependerá en gran
parte de la motivación que logre de todas las personas que cooperan para su
realización.
El papel de la investigación.
Se requiere ahora determinar todos los factores, tanto positivos como negativos,
que habrán de influir en la consecución de ese fin. Esto lo realiza la investigación.
Tiene como fin, determinar los medios más aptos para alcanzar el objetivo fijado.
Reglas de la investigación.
Siendo tan grande el número factores que intervienen en el logro del objetivo de
una empresa, uno solo que se nos escape puede ser de influencia decisiva.
La mejor forma para tener a la vista el mayor número de factores consiste en
clasificarlos. Al hacer una clasificación adecuada, estamos siguiendo las reglas de
la lógica sobre división, evitando con ello, en lo posible, que nos falte alguno de
los miembros de esa división.
Regla 3ª. “Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a
nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que
podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc.”
Por importante que sea un factor, si se resulta imposible obtenerlo. Sea por
imposibilidad física, o por su costo, habrá que prescindir de tomarlo en cuenta.
Regla 5ª. “Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el
fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que puedan
producir.”
Técnicas de la investigación.
A. La observación.
B. La encuesta.
Todo lo que queremos conocer, cualesquiera que sean los instrumentos de que
podamos auxiliarnos, o lo conocemos por nosotros mismos, o lo preguntamos a
otros que lo conocen.
1. La observación.
Toda técnica comienza con la observación, y termina con ella. Aun cuando las
ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma de ver y oír, no
ha podido ser reemplazada, sino sólo complementada y ayudada.
1. Hechos.
2. Experimentos.
3. Registros.
2. Observación experimental.
Para la experimentación se requiere tener control sobre los elementos del
problema, en forma de poder variarlos a voluntad, para recoger sistemáticamente
las observaciones correspondientes.
a) Registros contables.
b) Registros estadísticos.
c) Registros administrativos.
B) La encuesta.
Nos referimos tan solo, a dos instrumentos de los más usados para preguntar a
los demás los datos que nos interesan en la función administrativa: el cuestionario
y la entrevista.
Concepto y elementos.
a) Obtener información.
b) Proporcionar información.
c) Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.
Cierta dirección por parte del entrevistador, se desarrollará tanto mejor cuanto
menos pueda apreciarse tal dirección, el lazo de confianza que debe establecerse
entre entrevistador y entrevistado.
Habrá entrevistas en que predomine la dilección, y otras en la que predomine la
espontaneidad.
Desarrollaremos la técnica de la entrevista en tres puntos principales:
A. Cómo se prepara.
B. Cómo se desarrolla.
C. Cómo se sumariza.
A. Preparación de la entrevista.
1. Debe precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener por medio de ella.
2. Debemos comprobar si no existen otros medios de investigación más útiles
para el caso.
3. Debe prepararse un guía muy breve para la conducción de la entrevista.
4. La preparación del local y del ambiente no depende de nosotros, en la
mayoría de los casos, cuando se trata de entrevistas de investigación con
personas extrañas a nuestra empresa.
5. Anuncio de la entrevista.
6. Número de personas entrevistadas.
B. Cómo se desarrolla.
C. Cómo se sumariza.
Su sentido.
Las reglas del objetivo se refieren a la determinación del fin buscado; las de la
investigación, al conocimiento de los factores o medios positivos y negativos. Los
cursos alternativos de acción resuelven el problema de cómo lograr la más
eficiente adaptación posible de los medios al fin.
Son un conjunto de técnicas análogas, que una sola técnica, aunque su fin y lo
esencial de su proceso, sean iguales.
Nosotros trataremos de describirlas, como un procedimiento científico, que busca
proveer las bases más objetivas y cuantitativas que sea posible, con el fin de
apreciar mejor los diversos factores o variables que intervienen en un problema, y
analizar su relación, a través de un modelo, para encontrar una solución óptima
entre varias posibles.
Los modelos son matemáticos, modelos descriptivos. Los modelos más usados
son los llamados de política directriz.
3. Teoría de juego.
Toma su nombre de las filas de gente que esperan. Utiliza fórmulas matemáticas
para equilibrar el costo de las colas, en comparación con el que representaría
suprimirlas mediante un mejoramiento en el servicio.
5. La programación lineal.
6. Otras técnicas.
Su concepto.
Su importancia.
El principio de la precisión.
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”.
El principio de la flexibilidad.
“Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste,
ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que
hayan variado después de la previsión”.
Todo plan preciso debe prever, los varios supuestos o cambios que
pueden ocurrir:
El principio de la unidad.
“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general”.
Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto
orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les
corresponde tomar; sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las normas
concretas. Son declaraciones generales (propiamente éstas son las que se
llaman políticas) para cumplir las tres funciones señaladas: inspirar, interpretar y
suplir normas.
a) Se considera que para formular una política, vasta con usar la expresión:
“es política de esta empresa que…”
b) Añadiendo a la regla el termino “en lo posible”.
c) Fijan tan sólo márgenes o limites.
Sus especies.
1ª. Regla. De su fijación. Todas las políticas que han de influir la actividad de una
sección, departamento, o de toda la empresa, queden claramente fijadas, de
preferencia, por escrito.
Cuando no se cuida de que con toda claridad se fijen y unifiquen, suelen existir
políticas contradictorias, quedar muchos casos sin políticas que los gobiernen.
2ª. Regla. De su difusión. Sean conocidas debidamente en los niveles donde han
de ser aplicadas, y que este conocimiento se realice, de preferencia, por medios
orales.
4ª. Regla. De su revisión periódica. Debe fijarse un término en el cual toda política
sea revisada.
2ª. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar
tanto la rutina coma la súper especialización.
Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos
y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para
realizar cada una de sus partes.
2ª. Regla. Debe hacerse siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea
que habrán de aplicarlos.
3ª. Regla. Debe estudiarse el “momento” más oportuno para iniciar la operación
de un programa nuevo.
Técnicas de la planeación.
Concepto de manual.
Significa un folleto, libro carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar
se concretan en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para
un fin concreto.
Diagrama de proceso.
Fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara
y fácil su aplicaron. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y
modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de
oficina.
Las preguntas “qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué” pueden ayudarnos a
encontrar cambios y mejorar factibles, de gran valor.
Algunos puntos para el análisis de graficas de proceso.
Reglas Generales:
Definición real.
Su importancia.
Lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han
señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
Construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, y los aspectos
prácticos.
Principio de la especialización.
1ª.Regla. Una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se
a. consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
Debe ser lo más amplia que sea posible, deben colocarse aun aquellas
funciones de las que tengamos duda de si corresponden a ese nivel
jerárquico o a los inmediatos inferiores.
3ª. Regla. Para cada una de las funciones, se procede de idéntica manera,
hasta establecer todas las funciones que deben existir.
4ª. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los
últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las
funciones que se desean analizar.
5ª. Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las
funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al
número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas de que
podemos disponer.
Se forman, agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres
criterios prácticos principales:
a) Por producto.
b) Por territorio.
c) Por comprador.
d) Por proceso.
e) Por número.
Sistemas de organización.
Desventajas:
Que el trabajo del mayordomo se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada
actividad de las que él señalaba, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en
su propio campo, sobre la totalidad del personal.
En la actualidad, esto se realiza más bien que en el nivel de los mayordomos, en
los altos niveles de la administración, un departamento de fabricación y un
departamento de personal, ambos con autoridad en sus respectivas
especialidades sobre todo el personal respectivo.
Desventajas:
Este sistema trata de aprovechar las ventajas, y evitar las desventajas de los dos
sistemas anteriores.
Un cuerpo asesora:
Desventajas:
Organigramas.
Nos revelan:
1. La división de funciones.
2. Los niveles jerárquicos.
3. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
4. Los canales formales de la comunicación.
5. La naturaleza lineal o staff del departamento.
6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en
cada departamento o sección.
Clases de organigramas.
Organigramas verticales.
Ventajas:
Desventajas:
a) Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y
staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división,
departamento o sección, una carta suplementaria.
b) Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numeroso, un sobre
otro, ligados por línea de autoridad y responsabilidad que corre a uno de
los lados.
Organigramas horizontales.
Ventajas:
Organigramas circulares.
Desventajas:
Organigrama escalar.
Cuando al aumentar, las funciones, un jefe nombre nuevos auxiliares suyos, pero
que siguen dependiendo directamente de él, existe el crecimiento vertical.
Cuando, por el contrario, por considerar que son ya muy numerosos los que tiene
que supervisar, hace que dependan directamente de él sólo dos o más, y coloca
bajo la supervisión inmediata de éstos a todos los demás, existe el crecimiento
vertical.
Centralización o descentralización.
a) Unidad de trabajo: Esto quiere decir que hemos llegado a la parte final del
aspecto teórico: nos encontramos en la determinación última de lo que
cada hombre concreto debe hacer.
b) Especifica: El puesto se constituye ante todo con lo que “debe hacerse” y
“lo que se requiere que el trabajador tenga” para poder ocuparlo.
c) Impersonal: El puesto es unidad teórica y, por lo mismo, no se refiere a las
personas concretas que lo ocupan.
El análisis de puestos.
La técnica del análisis de puestos consiste, en reglas que se dan para separar los
elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente, con la ayuda de las normas
de la lógica y la gramática.
En la descripción se distingue:
Sirve para analizar las labores de grupos pequeños, cuyas labores están íntima y
normalmente relacionadas. Sirve también para explicar cómo está distribuido el
trabajo y las relaciones que existen dentro del grupo, respecto del mismo.
Cómo se formula.
a´) Cuidar de que no se omita ninguna labor, por insignificante que parezca.
b`) Cuidar de que el número de horas se tome por semana.
c`) Procurar que este número sea lo más real posible.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo
o sección.
c) Se vacían, tanto la lista de actividades o funciones genéricas, como la de
los deberes de cada uno de los miembros que forman el grupo, cuidando
de clasificar los deberes de cada individuo dentro de los cuadros que se
refieren a la función o actividad general respectiva, colocando en la
columna correspondiente el número de horas semanales de cada uno de
los primeros.
d) Se suman horizontalmente dentro de cada actividad o función genérica, las
horas que correspondan a los deberes específicos, debidamente
clasificados en aquella; la suma se coloca en la última columna de la
derecha. Se suma también en forma vertical el número de horas que
corresponden a cada una de las personas que integran el grupo.
e) Se produce el análisis del cuadro con el fin de determinar lo que puede
cambiarse o mejorarse. Para el efecto, basta con aplicar las preguntas:
¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿por qué?, ¿dónde? Y ¿cuándo? Si se desea un
análisis más completo, puede hacerse uso de las preguntas que ponemos
a continuación.
f) Con los cambios que se sugieran, se hace una nueva carta de distribución,
que servirá para explicar el nuevo sistema al iniciarse éste y para mostrar
gráfica y objetivamente la relación que tienen las actividades en ese
departamento o sección, en forma de que pueda comprenderse fácilmente.
Los comités
Su concepto.
Sus fines.
Los comités suelen emplearse para alguno de los siguientes fines, principalmente:
Los comités son un medio valiosísimo para lograr es cogestión, sin perjuicio,
precisamente, de la unidad de mando. La razón es que los comités tienen solo un
campo limitado en que decidir, favoreciendo con ello la especialización.