MANUAL INTERNO PARA LA CONTRATACION EFICIENTE Y TRANSPARENTE EN EL CONJUNTO RESIDENCIAL PLAZA

CAMPESTRE P.H.
El Consejo de Administracin del Conjunto Residencial Plaza Campestre P.H., en uso de sus atribuciones legales, y especialmente las
conferidas por el artculo 55 de la ley 675 de 2001 y por los numerales 6,10,11 y 26 del literal b) del artculo 34 del actual reglamento
de propiedad horizontal, se dispone expedir el presente Manual Interno para la Contratacin Eficiente y Transparente en el Conjunto
Residencial
CAPITULO I
OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL
ARTCULO 1. mbito de aplicacin: Las disposiciones contenidas en el presente manual de contratacin interna, se aplicarn a los
procesos de contratacin que se adelanten en PLAZA CAMPESTRE P.H. en sus etapas de Planeacin, precontractual, contractual y
poscontractual y tendrn como objetivo fundamental regular las relaciones contractuales con terceros.
ARTCULO 2. Alcance: Este manual establece el procedimiento para la contratacin de los bienes y servicios del conjunto residencial
PLAZA CAMPESTRE P.H. para el funcionamiento administrativo y el desarrollo de su objeto social de conformidad con lo establecido
en la ley 675 DE 2001 y el reglamento de propiedad horizontal. Los administradores y el consejo de administracin conjunto
residencial PLAZA CAMPESTRE P.H., tendrn en cuenta que con las normas generales contenidas en el presente Manual, busca el
cumplimiento de los fines, metas y propsitos de del conjunto residencial.
ARTCULO 3. Para la consecucin de los fines y necesidades de la del conjunto residencial PLAZA CAMPESTRE P.H. en materia
contractual, los rganos de administracin y de representacin legal de la unidad residencial deber garantizar y velar por el
cumplimiento de los siguientes principios contractuales:
1. Exigir del Contratista, la ejecucin idnea y oportuna del objeto contratado, igual exigencia podr hacerse al garante, cuando haya
incumplimiento del contratista.
2. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y de las garantas a que hubiere
lugar.
3. Solicitar la actualizacin y revisin de los precios cuando se produzcan fenmenos econmicos que alteren el equilibrio contractual
entre las partes.
4. Adelantar revisiones a las obras ejecutadas, servicios prestados y bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las
condiciones de calidad e idoneidad contratados y ofrecidas por los contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra
stos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan con el objeto contractual o con la garanta legal.
5. Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos, se ajuste a los requisitos previstos en las normas tcnicas obligatorias,
sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios, cumplan con las normas tcnicas Colombianas o en su defecto, con
las normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos mundialmente o con normas extranjeras aceptadas en los
acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
6. Adelantar las acciones conducentes para obtener la indemnizacin a su favor por los daos que sufra, en desarrollo o con ocasin
del contrato celebrado.
7. Sin perjuicio del llamamiento en garanta, repetir contra el administrador(a) o miembros del consejo de administracin, contra el
contratista, los interventores o contra los terceros responsables segn el caso, por las indemnizaciones que deba pagar como
consecuencia de la actividad contractual.
8. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecucin del contrato, las condiciones tcnicas,
econmicas y financieras existentes al momento de la oferta.
9. Actuar de tal modo que no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con
este fin, en el menor tiempo posible, corregir los desajustes que pudieren presentarse y acordar los mecanismos y procedimientos
pertinentes para precaver o solucionar rpida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a ocurrir.
ARTCULO 4. DEBER DE SELECCIN OBJETIVA. La asamblea, el Consejo de Administracin y el representante legal de la
Copropiedad, al contratar alguna obra, bien o servicio, tendrn en cuenta que la seleccin del contratista ser objetiva, es decir, la
copropiedad por virtud de ese principio, escoger el ofrecimiento ms 6 favorable para el cumplimiento de los fines que ella persigue,
sin tener en cuenta factores de afecto o inters personal y, en general, excluido cualquier clase de motivacin subjetiva. La escogencia
ms favorable tendr en cuenta factores tales como: precio, calidad, seriedad, tiempo de ejecucin, cumplimiento, experiencia,
equipos, organizacin, forma de pago, oportunidad de entrega, servicios posventa y la ponderacin de los mismos. Para la seleccin,
la Copropiedad a travs de los organismos administrativos y de representacin legal, cotejar los diferentes ofrecimientos recibidos,
con los estudios de las personas u organismos consultores o asesores, cuando hayan sido designados para ello.
ARTCULO 5. ECUACIN CONTRACTUAL. En los contratos, se mantendr la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones
surgidas al momento de proponer o contratar, segn el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a

quien resulte afectado, las partes adoptarn las medidas necesarias para su restablecimiento. Para tales efectos, las partes suscribirn
los acuerdos o pactos necesarios sobre la cuanta, condiciones y forma de pago de reajustes y gastos adicionales, y reconocimiento
de costos financieros y dems, siempre condicionados a la debida apropiacin presupuestal.
CAPITULO II
DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 6. Competencia. La capacidad para celebrar contratos que vinculen y obliguen al conjunto residencial PLAZA
CAMPESTRE P.H., se adelantar de la siguiente manera:
1. El Administrador de manera directa tendr autonoma para celebrar contratos que impliquen el pago a favor de terceros de hasta 2
(dos) Salarios mnimos legales mensuales vigentes, previa presentacin de tres (3) cotizaciones.
2. De 2 (dos) Salarios mnimos legales mensuales vigentes en adelante, para que el administrador pueda vlidamente contratar en
nombre y representacin del conjunto residencial PLAZA CAMPESTRE P.H., deber contar y disponer de forma previa, autorizacin
por parte del Consejo de Administracin.
PARGRAFO PRIMERO: En todos los casos el Administrador de la Copropiedad es el ordenador del Gasto, y por lo tanto ordenar el
gasto de funcionamiento o de inversin del caso, previo el lleno de los requisitos de Contratacin establecidos por la Copropiedad en
el Manual de Contratacin, cumpliendo obligatoriamente con el control Interno establecido y con las dems reglamentaciones
ordenadas. El Consejo de Administracin establecer las funciones, responsabilidades, y de asesora para todos y cada uno de los
Comits de la Copropiedad.
PARGRAFO SEGUNDO: En todos los casos el Administrador de la Copropiedad celebrar y suscribir el respectivo contrato en su
calidad legal de representacin legal.
PARGRAFO TERCERO: Para aquellos actos y contratos cuyo objeto sea enajenar o gravar bienes inmuebles de la Copropiedad, se
requerir autorizacin previa de la asamblea General de Propietarios.
ARTCULO 7. Plan de Compras. La Copropiedad CONJUNTO RESIDECIAL PLAZA CAMPESTRE P.H., contar con un plan de
compras, en el cual deber constar la planeacin de las necesidades de adquisicin de bienes y/o servicios o de obras civiles, acorde
con el presupuesto asignado en la vigencia fiscal correspondiente.
ARTCULO 8. Fuentes de Informacin. La Copropiedad podr acudir a los registros de Cmaras de Comercio, listados o guas de
proveedores, catlogos de precios, hacer invitaciones verbales o telefnicas, precalificar proponentes o acudir a cualquier entidad
pblica o privada o a instituciones gremiales reconocidas en el mercado para hacer extensiva la necesidad contractual de la unidad
residencial.
ARTCULO 9. Interventoras. El Consejo de Administracin y el Administrador, deben velar permanentemente por asignar un
Interventor de la ejecucin de los contratos vigentes y/o de la(s) Obra(s); su finalidad es garantizar una gestin contractual acorde con
los principios y al objeto del contrato, cumplimiento de las especificaciones, cumplimiento de la programacin de entregas o de Obra y
todos aquella especificacin anexa con posterioridad al contrato inicial.
ARTCULO 10. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Si con la celebracin de un contrato se compromete el presupuesto de la
Copropiedad, es requisito necesario y obligacin para el administrador y para el mismo consejo de administrador, contar o disponer
con el presupuesto necesario para el cumplimiento del objeto contractual necesario.
ARTCULO 11. DISEOS. En el caso de que el contrato lo amerite, se podr contratar la elaboracin de diseos requeridos.
ARTCULO 12. ESTUDIOS PREVIOS. En todos los procesos de licitacin o de contratacin que implique la realizacin obras y/o
construccin en la Copropiedad, y en las cuales haya la necesidad de estudios previos, estos se sometern a estudio y aprobacin de
un Comit de Construccin y obras. Los estudios previos servirn de soporte para la elaboracin del pliego de condiciones y dems
actos que se requieran durante la etapa precontractual. Los estudios previos debern contener como mnimo, la descripcin de la
necesidad que el conjunto residencial PLAZA CAMPESTRE P.H. pretende satisfacer con la contratacin, la descripcin del objeto a
contratar con sus especificaciones, el anlisis que soporta el valor estimado del contrato, justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de calidad e idnea, as como la identificacin de los posibles riesgos.
ARTCULO 13. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS. La Administracin verificar si para la celebracin y ejecucin de un
contrato se requiere de autorizaciones, permisos o licencias, y de ser obligatorio, deber obtenerse con anterioridad a la apertura de la
invitacin correspondiente o establecer en el pliego de condiciones o invitacin a ofertar, que es de responsabilidad del oferente.
ARTCULO 14. APROBACIN DE LAS GARANTAS. El Administrador y/o el Consejo de Administrador, tienen la obligacin de
aprobar o improbar las garantas otorgadas por el contratista.
ARTCULO 15. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. Aprobadas las garantas segn las condiciones establecidas en este
reglamento, y una vez acreditado que existe el presupuesto necesario y disponible para un contratar una obra, bien o servicio, se
proceder con la suscripcin de un contrato que contenga todas y cada una de las condiciones tcnicas, legales y econmicas del
mismo.

PARGRAFO: Para la ejecucin del contrato y pago del precio acordado entre las partes, se requiere que el contratista acredite que
se encuentra al da en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, as como los propios del SENA,
ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
ARTCULO 16. Para llevar a cabo la contratacin, se cumplirn adems de lo establecido en el presente reglamento, con los
siguientes requisitos: 1. Se realizaran los estudios de mercado, utilizando los precios de mercado.
2. Se deber contar de forma anticipada a la celebracin del contrato respectivo, con el presupuesto requerido.
3. Se realizaran los estudios de necesidad, conveniencia y oportunidad de la contratacin en general.
4. Dependiendo del objeto del contrato, se deber de forma previa a la ejecucin del mismos con los estudios, planos, diseos,
permisos y licencias a que haya lugar, a menos que el objeto de la contratacin consista en la elaboracin de dichos estudios, planos o
diseos, o se contrate con personas que se dediquen a la tramitacin y obtencin de permisos y licencias.
5. Una vez se cuente con los estudios, planos y diseos necesarios para la ejecucin del contrato, as como las autorizaciones legales
correspondientes, si son del caso, el comit Legal o jurdico proceder a elaborar el documento contentivo de las condiciones de
contratacin, las cuales debern reflejar la forma definitiva, como mnimo lo siguiente:
a. Objeto del contrato
b. Plazo de ejecucin
c. Presupuesto estimado del contrato
d. Sistema de precios adoptados
e. Forma de pago
f. Monto y vigencia de las garantas contractuales
g. Interventora
h. Obligaciones de las partes
i. Sanciones contractuales, valor, causas, procedimientos.
j. Supervisin del contrato.
k. Liquidacin del contrato, su procedimiento
l. Mecanismos de solucin de controversias contractuales
m. Las condiciones de contratacin expresarn, en cada caso, los factores de verificacin de cumplimiento y de ponderacin,
(experiencia, capital, hojas de vida, etc.) En todo caso ser indispensable exigir a los oferentes demostrar su capacidad
tcnica, econmica y jurdica para contratar con la copropiedad PLAZA CAMPESTRE P.H.,
ARTCULO 17. EL ADMINISTRADOR de la Copropiedad tendr la obligacin de publicar en la pgina Web de la Copropiedad el
pliego de condiciones para la contratacin de la obra, bien o servicio, cuando as lo exija el presente manual.

CAPITULO III PLANEACIN EN LA CONTRATACIN

ARTCULO 18.- Planeacin Contractual. En todos los contratos celebrados por la UNIDAD RESIDENCIAL PLAZA CAMPESTRE
P.H., se contar con los mecanismos preventivos y correctivos de las situaciones que pueden afectar la correcta y oportuna ejecucin
de contrato.
ARTCULO 19. Reglas de planeacin. Todos los procedimientos de seleccin que sean realizados por la Copropiedad, estarn
precedidos del cumplimiento de los requisitos de orden presupuestal previos, de un estudio concreto de la necesidad, conveniencia y
oportunidad de la contratacin, as como de un anlisis de condiciones de mercado y de los dems requisitos legales y reglamentos de
ejecucin, como autorizaciones y permisos previos.
ARTCULO 20. Criterios aplicables. El proceso de planificacin de la contratacin de la Copropiedad, se realizara con base en los
siguientes criterios:
a. Racionalidad: Estructuracin del contrato con sentido lgico y de orden en la ejecucin, con el fin de lograr la eficiencia y la eficacia
en la utilizacin de recursos econmicos, fsicos y humano.
b. Previsin: Determinacin de las variables previsibles que pueden obstaculizar el adjetivo del contrato, as como las posibles
acciones para enfrentarlas.

c. Universalidad: Anlisis en conjunto del objeto de la contratacin, su necesidad conveniencia y oportunidad, junto con las variables
econmicas y procedimientos de seleccin idneos para la escogencia del contratista.
d. Unidad: Coordinacin de todas las reas que se encuentran involucradas con el objeto a contratar.
e. Continuidad: Aseguramiento de la secuencia de la contratacin desde su origen hasta su total culminacin, en concordancia con
las polticas de la Copropiedad.
ARTCULO 21.- FASES DE LA PLANEACIN. En aplicacin de los criterios contenidos en el artculo anterior, con el fin de optimizar
los recursos disponibles y los fines de la copropiedad, la planificacin de los contratos que celebre la UNIDAD RESIDENCIAL PLAZA
CAMPESTRE P.H., se desarrollara en las siguientes fases: 1. Investigacin y diagnstico: Se realizaran las necesidades a
satisfacer, los medios para hacerlo, el objetivo que se pretende con la ejecucin del contrato, el tipo de contrato, el enlace de la
contratacin y los recursos disponibles, los posibles riesgos e inconvenientes en el desarrollo del mismo y los mecanismos preventivos
y correctivos con el fin de garantizar el resultado esperado.
2. Determinacin de los lderes y responsables de cada proceso. En esta fase se debern designar a los lderes y personas
responsables de cada contratacin.
3. Formulacin de estrategias: Se evaluaran los efectos y resultados que posiblemente se presenten con la ejecucin del contrato y
con el procedimiento de seleccin del contratista.
4. Publicidad de los procedimientos: Todos los procedimientos sern publicados en los medios previstos en este manual y de
manera especial haciendo uso de los mensajes de datos en la pgina web de la Copropiedad
5. Seguimiento, control y evaluacin: Finalizando el procedimiento de seleccin del contratista, durante la ejecucin del objeto
contratado se determinaran los resultados de la contratacin y las contingencias de la misma, con el fin de implementar los ajustes que
se requieran para optimizarla en beneficio de los intereses de la Copropiedad.
CAPTULO IV ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

ARTCULO 22. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Los contratos que requiera suscribir o celebrar el CONJUNTO
RESIDENCIAL PLAZA CAMPESTRE P.H., contendrn o estn provistos de las siguientes etapas:
1. ETAPA PRECONTRACTUAL: Comprende los trmites de fijacin y publicacin de los pliegos de condiciones hasta la adjudicacin
o declaratoria de desierto del proceso.
2. ETAPA CONTRACTUAL DE CELEBRACIN Y EJECUCIN DEL CONTRATO: Celebracin y Ejecucin del Contrato: Comprende
el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin del contrato, el control de su ejecucin, hasta su terminacin, o
liquidacin y las reclamaciones surgidas dentro de esta etapa.
3. ETAPA POSCONTRACTUAL: Comprende los trmites tendientes a efectuar la liquidacin del contrato, de mutuo acuerdo o su
liquidacin unilateral segn el caso. Igualmente, comprende la realizacin de reclamaciones al contratista y su garante, frente al
incumplimiento de las obligaciones poscontractuales.
ARTCULO 23. REQUISITOS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL. En forma previa al inicio de los procesos de seleccin de
contratistas, se debe cumplir con los requisitos que se indican a continuacin, los cuales son aplicables a la totalidad de las
modalidades de seleccin as:
1. Plan de Contratacin: Antes del 30 de enero de cada ao se elaborara el correspondiente Plan Anual Unificado de Compras de la
Copropiedad, con participacin de todas las areas de la institucin, en el cual se establecern la necesidad, conveniencia y
oportunidad de las contrataciones proyectadas para la correspondiente vigencia fiscal.
2. Estudios previos: Se determinar la necesidad y se ordenar su elaboracin. Debern contener como mnimo descripcin de la
necesidad, conveniencia y oportunidad de los mismos, su adecuacin y ajustes a las apropiaciones presupuestales, objeto a contratar,
anlisis, justificacin, factores de seleccin, riesgo. Los estudios previos servirn de soporte para la elaboracin del pliego de
condiciones y dems actos que se requieran durante la etapa precontractual para el efecto, se deber tener en cuenta los siguientes
aspectos.
3. Elaboracin de los pliegos de condiciones. Debe contener las condiciones tnicas, jurdicas, econmicas y dems requeridas por
el conjunto residencial en un contrato en particular.
4. Publicacin de Pliegos. Garantiza la publicidad del contrato objeto de licitacin por parte de la unidad residencial, para poder elegir
el contratista que mejor le convenga a la copropiedad.
5. Aviso de convocatoria: determinar el objeto que se pretende contratar, modalidad de seleccin, lugar o correo electrnico donde
se puede consultar, valor y forma de pago.
ARTCULO 24. ETAPA CONTRACTUAL- CELEBRACIN Y EJECUCIN DEL CONTRATO. Comprende los siguientes aspectos:

1. Suscripcin y legalizacin del contrato. La suscripcin del contrato se adelantar a travs del Administrador de la Copropiedad,
donde se tomarn las siguientes previsiones:
a. El texto del contrato deber corresponder a las condiciones generales que hacen parte del pliego de condiciones.
b. Requerir al contratista para que constituya las garantas de conformidad con lo dispuesto en el contrato.
c. Una vez cumplidos los requisitos contemplados para el contrato, se le comunicar la legalizacin del mismo al contratista y al
interventor.
2. Aprobacin de Garantas.
3. Perfeccionamiento del contrato. Aprobadas las garantas segn las condiciones establecidas en este manual, se proceder a la
ejecucin del contrato.
4. Suspensin de los contratos. El plazo de ejecucin de un contrato puede suspenderse por la ocurrencia de hechos ajenos a la
voluntad de las partes, por motivos de caso fortuito o fuerza mayor, inters y conveniencia mutua. Para efectos del cumplimiento de las
normas del presente reglamento, se entiende que hay fuerza mayor o caso fortuito, cuando hay ocurrencia de hechos imprevisibles e
irresistibles que no devienen de la conducta de las partes y que hacen imposible el cumplimiento de las obligaciones pactadas. La
fuerza mayor se origina en factores totalmente ajenos a la actividad de la parte que la invoca y el caso fortuito obedece a hechos
directamente relacionados con su actividad. Cuando este tipo de hechos se presenten, la Copropiedad debe evaluar su real ocurrencia
y magnitud, para decidir si procede o no a suspender el contrato, para lo cual podr buscar el acuerdo con el contratista. El interventor
del contrato debe evaluar objetivamente las circunstancias y factores que motivan la suspensin del contrato, allegando los
documentos soporte, cuando ello sea posible, y presentar este requerimiento a consideracin del administrador(a) y del Consejo de
Administrador de la Unidad residencial PLAZA CAMPESTRE P.H., quienes tomarn la decisin pertinente previa. En cualquiera de los
casos descritos la Copropiedad, deber:
a. Elaborar un acta de suspensin que ser suscrita por las partes, dejar constancia detallada de lo ocurrido y de los motivos que la
originaron. En el evento de que el contratista se abstenga de suscribir el acta de suspensin, la Copropiedad la elaborar de todas
formas y dejar constancia de la negativa del contratista a suscribirla.
b. Prever, cuando a ello hubiere lugar, la provisin de recursos presupuestales para cubrir los sobrecostos que puedan originarse, si
las sumas de dinero originales asignadas al contrato no son suficientes para cubrir los mismos.
c. Determinar en la misma acta de suspensin, el tiempo que sta durar y la fecha de reiniciacin del trmino del contrato. Si la causa
que origin la suspensin no cesa al momento estipulado de reiniciacin del trmino contractual, deber suscribirse una nueva acta de
prrroga por el trmino de la suspensin inicialmente pactada.
Superadas las causas de suspensin antes del plazo previsto, las partes podrn suscribir inmediatamente el acta de Reiniciacin
correspondiente.
d. Exigir al contratista, la prrroga de la garanta nica por un trmino igual al que dure la suspensin del contrato. El trmino de
suspensin no ser computable para efectos del plazo.
PAGOS PARCIALES. Tambin podr pactarse el pago del contrato en forma parcial, a medida que avance la obra o por entrega de
obra, bienes o servicios. El pago parcial se har previa certificacin del interventor designado para verificar el cumplimiento.
ARTCULO 25. ETAPA POSCONTRACTUAL, Comprende los actos y procedimientos tendientes a lograr la liquidacin de los
contratos, siguiendo los procedimientos que a continuacin se sealan, dentro de los dos meses siguientes a la finalizacin de los
mismos, a la decisin unilateral de la copropiedad de terminacin del contrato o la fecha acordada entre las partes. Tambin en esta
etapa las partes acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidacin constarn los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias y poder declararse a paz y salvo.
Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta de cumplimiento del contrato, de la
estabilidad de obra y de la calidad del bien o servicio suministrado, igualmente, de la provisin de repuestos y accesorios, del pago de
salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de las personas a cargo del contratista; de la responsabilidad civil y, en general,
avalar las obligaciones que debe cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.
CAPTULO V
MODALIDADES DE SELECCIN
ARTCULO 26.- SELECCIN DE CONTRATISTAS. Las modalidades de contratacin que utilizara la copropiedad sern las
siguientes:
a. Contratacin de mayor cuanta.
b. Contratacin de menor cuanta.
c. Contratacin directa.

ARTCULO 26.- CONTRATACIN DE MAYOR CUANTA. MS DE 150 S.M.L.M.V. La copropiedad seleccionar al contratista para
la ejecucin de contratos requeridos para la adquisicin de elementos, servicios obras, construcciones y dems que requiera la
Copropiedad, siempre y cuando el valor del contrato a suscribir supere la suma de ciento cincuenta (150) S.M.L.M.V. para ello se
aplicaran las siguientes disposiciones:
1. La convocatoria se realizar mediante invitacin dirigida a los posibles oferentes al mismo tiempo de que dicha convocatoria se har
extensiva al pblico en general a travs de la pgina web de la unidad residencial y por cualquier otro medio de amplia circulacin local
o nacional, con la inclusin del objeto del contrato, las caractersticas generales y especficas de los bienes o servicios requeridos,
forma de pago, trminos para la presentacin de las propuestas, estimacin del valor, definicin de los riesgos, garantas a constituir y
todos los dems aspectos que brinden claridad a los proponentes. El documento de invitacin deber sealar el trmino para
presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar. En ningn caso el plazo para presentar las propuestas
podr ser inferior a tres das hbiles.
2. Adems del cumplimiento de las reglas contenidas en los en los procesos descritos, se observaran las siguientes:

Publicar un aviso en un medio de comunicacin de reconocida circulacin local, antes de la apertura del proceso.
En los das anteriores a la apertura del proceso, publicar el proyecto del pliego de condiciones en la pgina web de la
copropiedad.
Dentro de los dos das posteriores a la publicacin en la pgina web, se recibirn observaciones o comentarios al pliego de
condiciones.
Con la apertura de la licitacin se publica el pliego definitivo.
El trmino de la licitacin tendr una duracin mnimo de diez (10) das y mximo de quince (15) das calendario, prorrogables
hasta en la mitad del trmino previsto inicialmente, a travs de aviso o publicacin en la pgina web de la copropiedad.
El plazo de la evaluacin de las ofertas no podr ser mayor a cinco (5) das hbiles, prorrogables hasta el mismo trmino
previa justificacin.
La publicacin de las ofertas evaluadas en la pgina web de la unidad, se har hasta por tres (3) das hbiles, trmino
durante el cual los proponentes podrn hacer objeciones a las evaluaciones.
Vencido dicho termino y resueltas las objeciones, se escogern las tres mejores propuesta, para escoger entre ellas y por
parte del Consejo de Administracin la mejor oferta y a la cual se le adjudicar el contrato y se comunicara mediante escrito al
proponente favorecido con copia a los dems que hicieron ofertas.
Cumplidos los requisitos se proceder a cumplir el respectivo contrato y a iniciar su ejecucin.
A pesar del procedimiento fijado anteriormente, en el evento de presentarse ofertas o que las mismas no califiquen de
acuerdo con los intereses de la copropiedad, se declara desierta la licitacin y en consecuencia se deber repetir el proceso.

PARGRAFO: En caso de presentarse un proponente nico, este mero hecho no invalida el proceso y el contrato no estar viciado, y
por consiguiente la contratacin se podr llevar a cabo y ejecutarse, siempre y cuando a juicio del administrador(a) y del consejo de
Administrador el mismo cumpla con la condiciones del pliego de condiciones y con las dems exigencias del presente manual.
ARTCULO 27. CONTRATACIN DE MENOR CUANTA: DE 50 A 150 S.M.L.M.V. Esta modalidad deber observarse para todas las
contrataciones de adquisicin de elementos, servicios obras, construcciones y dems que requiera la Copropiedad cuyo monto sea
superior a 50 S.M.L.M.V. e inferior a 150 S.M.L.M.V. La copropiedad seleccionara al contratista y elaborar el correspondiente
contrato, previo cumplimiento de las disposiciones sealadas en este manual y adems cumplir con la observancia de las siguientes
reglas.

Se publicaran durante cinco (5) das en la pgina web de la copropiedad los pliegos de peticiones que habrn de regir en el
proceso contractual.
Adems, se podr formular invitacin a proveedores mayoristas o distribuidores mayoristas autorizados, con el objeto de
garantizar la pluralidad de ofertas en el proceso.
La convocatoria durara al menos cinco (5) das calendario y no ms de diez (10) das, los cuales se podrn ampliar hasta la
mitad si se consideran necesario.
Los interesados podrn formular observaciones las cuales se resolvern con la adjudicacin.
La evaluacin de las ofertas no podr durar ms de cinco (5) das hbiles.
Vencido dicho trmino se proceder a adjudicar y se comunicara mediante escrito al oferente favorecido, con copia a los
dems interesados.
No obstante lo anterior, si realizadas la invitaciones solo se presenta un oferente cuya oferta satisfaga las necesidades de la
copropiedad, se podr contratar con ste. Si no hay oferentes se repetir el proceso.

ARTCULO 28. CONTRATACIN DIRECTA, UN PESO A 50 S.M.L.M.V. Se podr contratar directamente y sin necesidad de
adelantar proceso de adjudicacin o licitatorio, previa autorizacin del Consejo de Administracin de la Copropiedad, se dispongo de
cuando mnimo tres (3) cotizaciones dando cumplimiento a lo establecido en el presente manual.

CAPITULO VI
PROCEDIMIENTO ARTCULO 29. FORMALIDADES. Previo el cumplimiento de los requisitos para iniciar el proceso contractual y de
conformidad con el Reglamento de la copropiedad y el presente manual, la entrega de documentos de la contratacin y el
complimiento de las reglas y trminos para aceptar las ofertas o desestimacin de las mismas, se hace necesario cumplir los
siguientes requisitos:
a.

DOCUMENTOS PREVISTOS POR PARTE DE LA COPROPIEDAD:

1. Estudios de pre factibilidad y factibilidad
2. Anlisis de conveniencia y oportunidad.
3. Estudio de mercado.
4. Inclusin en el plan de compras
5. Constancia de disponibilidad presupuestal.
6. Constancia de las publicaciones requeridas.
7. Resumen de las condiciones para la ejecucin de la obra o servicio.
8. Pliegos de condiciones. El cual deber de contener por lo menos:
a. Fundamentos jurdicos del proceso de seleccin y su modalidad.
b. Descripcin tcnica detallada y completa del objeto por contratar. De conformidad con las caractersticas del objeto, la ficha
puede presentarse como documento tcnico anexo.
c. Valor presupuestado y forma de pago.
d. Cronograma del proceso.
e. Fecha, lugar y hora exacta para la presentacin de las propuestas.
f. Las condiciones para la participacin y evaluacin de las propuestas formuladas.
g. Prohibicin o posibilidad de presentar ofertas parciales.
h. Contenido y requisitos de la propuesta.
i. Criterios de seleccin del contratista. j. Criterios de desempate, segn la modalidad de contratacin.
k. Causales de rechazo de las ofertas.
l. Condiciones mnimas del futuro contrato.
m. Determinar los criterios que permitan la escogencia del ofrecimiento ms favorable a la entidad.
n. Los pliegos de condiciones se publicarn en la pgina Web de la copropiedad.

De igual forma, se publicarn las razones por las cuales se escogen o rechazan las observaciones a los mismos en la pgina web de
la unidad residencial.
9. Criterios y reglas de seleccin y calificacin.
10. Interventora.
DOCUMENTOS PREVISTOS POR PARTE DEL OFERENTE: El proponente deber aportar:

Manifestacin por escrito del inters en proceso contractual, presentada personalmente por el interesado, su representante
legal o apoderado.
Cuando se trate de la persona jurdica, aportar el respectivo certificado de existencia o representacin legal con vigencia no
mayor a un (1) mes y, cuando se trate de consorcios o uniones temporales, aportar los documentos autenticados de la
integracin.
Garantas en las cuantas que adelante se sealan.
Manifestacin escrita del oferente en el sentido de expresar que no se encuentra incurso en procesos judiciales ni
disciplinarios de ninguna naturaleza y que no ha sido sancionado por incumplimiento en el ejercicio de su profesin como
contratista.
Certificacin aportada por el proponente respecto del cumplimiento de las afiliaciones al sistema general de pensiones y de
salud y de riesgos profesionales. Inscripcin en el rgimen nico tributario RUT.
Los documentos financieros y econmicos necesarios cuando as lo exijan los pliegos de condiciones.
Los dems documentos exigidos por el pliego de condiciones.

ARTCULO 30. LEGALIZACIN DEL CONTRATO. Una vez adjudicado el proceso de seleccin, las partes en un trmino no superior
a tres (3) das hbiles suscribirn el contrato, se har exigibles las obligaciones tributarias correspondientes y dems del caso. El
comit legal o jurdico proyectara las garantas solicitas, en el caso de obras, construcciones, se exigir las garantas del caso de
acuerdo con lo establecido en este manual. Legalizado el contrato, se entregara copia del mismo al interventor, supervisor o lder del
proyecto para que proceda a elaborar acta de iniciacin.

CAPITULO VII
CONTRATOS DE URGENCIA O EMERGENCIA
ARTCULO 31. Son contratos de urgencia o emergencia los que se requieren para restablecer la reconstruccin, operacin, recaudo y
administracin de los servicios propios del objeto de la Copropiedad.
PARGRAFO PRIMERO: Se presenta urgencia o emergencia cuando existan razones completamente sustentadas con argumentos
razonables que permitan prever la ocurrencia de las situaciones que puedan afectar la operacin, la seguridad de las personas o de
los bienes o la prestacin de un servicio. La urgencia deber justificarse mediante escrito por parte del Administrador de la
Copropiedad quien deber informar dentro de la mayor brevedad posible de tal situacin al Consejo de la Administracin, pudindose
efectuar la contratacin necesaria de manera directa para conjurar los efectos negativos de la situacin, aprobada previamente por
unanimidad del Consejo de Administracin.

CAPITULO VIII
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
ARTCULO 32. SUPERVISIN, INTERVENTORA, COORDINACIN Y/O ADMINISTRACIN DE CONTRATOS. En los contratos
que celebre la Copropiedad deber estipularse la facultad de ejercer la supervisin, interventora o coordinacin del mismo segn sea
el caso, con sus propios empleados o a travs de personas jurdicas o naturales se sealen para tal efecto y se apliquen, adems de
exigencias tcnicas, econmicas y jurdicas propias de cada contrato, las disposiciones contenidas en este manual.
ARTCULO 33. SOLUCIN DE CONTROVERSIAS. Sin perjuicio de que la Copropiedad pueda acudir ante un juez competente, se
podr pactar que las diferencias surgidas en el proceso contractual sean objeto de solucin directa a travs de mecanismos de
amigable composicin, la conciliacin o transaccin, para lo cual se acudir a las disposiciones contempladas en el presente
reglamento.
CAPTULO IX
GARANTAS
ARTCULO 34. GENERALIDADES. Las garantas podrn consistir en plizas de seguros expedidas por compaas de seguros
autorizadas para funcionar por la Superintendencia Financiera, fiducia mercantil en garanta, garantas bancarias a primer
requerimiento y los dems mecanismos de cobertura de riesgo que se establezcan en el contrato y/o en el presente reglamento. En los
procesos contractuales de la Copropiedad, se debern pactar las siguientes garantas.
DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIN DEL ANTICIPO. El valor de este amparo deber ser equivalente al ciento (100%) del
monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo o pago anticipado en dinero o en especie, y su vigencia ser por la duracin y hasta
la liquidacin del contrato.
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. Este amparo incluye el pago de multas y clusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en
el contrato. El valor de este amparo ser como mnimo, el equivalente al monto de la clusula penal pecuniaria, y en todo caso no
podr ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deber otorgarla con una vigencia igual al plazo del
contrato ms la liquidacin
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. Ampara las obligaciones laborales
derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del contrato amparado. El valor de este amparo no podr ser
inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el plazo del contrato y tres (3) aos ms.
ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA. Cubrir a la Copropiedad de cualquier tipo de dao o deterioro, independientemente de su
causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. El valor de esta garanta no podr ser inferior al quince por ciento
(15%), del valor final de la obra y su vigencia no podr ser inferior a cinco (5) aos.
CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS: Cubrir a la Copropiedad de los
perjuicios imputables al contratista derivados de:

La mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o equipos por l suministrados, de acuerdo con las especificaciones
tcnicas establecidas en el contrato,
Por el incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. El valor de ste
amparo no podr ser inferior al treinta por ciento (30%), del valor del contrato y su vigencia no ser inferior a seis (6) meses
desde la entrega de los bienes.

CALIDAD DEL SERVICIO. Ampara a la Copropiedad de los perjuicios imputables al contratista, que surjan con posterioridad a la
terminacin del contrato y que se deriven de:

La mala calidad del servicio prestado o

La mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasin de un contrato de consultora teniendo en cuenta las
condiciones pactadas en el contrato. El valor de ste amparo ser del treinta por ciento (30%), del valor total del contrato, y su
vigencia ser por el trmino de duracin del servicio y cuatro (4) meses ms.

DE RESPONSABILIDAD CIVIL FRENTE A TERCEROS. En los contratos adjudicados el contratista constituir una garanta para
cubrir los riesgos que se puedan derivar de la ejecucin del contrato, por acciones u omisiones del contratista. El valor de ste amparo
no podr ser inferior al cinco (5%) por ciento del valor total del contrato y se extender por la vigencia del mismo y cuatro meses ms.
En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia, deber ampliarse o prorrogarse las
correspondientes garantas.
PARAGRAFO: Los dems incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben ser amparados.
ARTCULO 35. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVAS LAS GARANTAS. 1. El interventor, el supervisor una vez tenga
conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyan incumplimiento, de conformidad con las normas vigentes y lo
pactado en el contrato y dems documentos que hacen parte del mismo, comunicar el hecho al administrador y al Consejo de
Administrador y al comit legal con copia al contratista y a su garante.
2. El administrador, con la asesora del comit legal, evaluar los hechos y dispondr declarar el siniestro si a ello hubiere lugar.
3. Si el contratista subsana, justifica o se allana a cumplir, se proceder a cesar el procedimiento y archivar la actuacin.
4. Si el contratista no subsana se harn efectivas las plizas.
ARTCULO 36. ADICIN, MODIFICACIN Y PRORROGAS. Las condiciones del contrato podrn adicionarse, modificarse o
prorrogarse de comn acuerdo entre las partes y mientras el contrato est vigente, con la respectiva justificacin y convivencia. Las
modificaciones, adiciones o prorrogas se harn constar en actas o documentos adicionales con otro si al contrato.
PARGRAFO PRIMERO: El objeto del contrato no podr ser modificado.
ARTICULO 37. LIQUIDACIN DE CONTRATOS. Los contratos sern de objeto de liquidacin, procedimiento que se efectuara
durante los 2 (Dos) meses siguientes a la terminacin del contrato. En el acta de liquidacin se consignarn adems entre otros
ajustes y reconocimientos a que haya lugar, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que lleguen las partes para poner fin a las
divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
ARTCULO 34. TERMINACIN UNILATERAL. La Copropiedad, podr disponer la terminacin anticipada del contrato en los
siguientes trminos:
1. Cuando las exigencias del servicio lo requieran o la situacin de orden pblico lo imponga.
2. Por la muerte del contratista, cuando se hace en consideracin a la persona o intuito persona.
3. Por incapacidad fsica permanente del contratista, certificada por mdico legista si es persona natural o por disolucin de la persona
jurdica del contratista.
4. Por interdiccin judicial o declaracin de quiebra del contratista.
5. Por cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplim iento
del contrato.
6. Cualquiera otra circunstancia que justificadamente permita a la Copropiedad presumir incapacidad o imposibilidad jurdica, moral o
tcnica del contratista para cumplir lo estipulado, bien sea por situaciones actuales o por antecedentes del contrato que no se
conocan en el momento de la adjudicacin.
ARTCULO 35. CLUSULA PENAL PECUNIARIA. En los contratos que celebre la Copropiedad, podr pactarse una clusula penal
pecuniaria que se har efectiva por el incumplimiento del contratista de alguna de sus obligaciones contractuales o legales.
ARTCULO 36.- REGLAS PARA IMPOSICIN DE MULTAS, CLUSULA PENAL PECUNIARIA Y SANCIONES. Para efectos de
garantizar el debido proceso y en especial, el derecho de defensa en la imposicin de multas, clusula penal pecuniaria y sanciones,
se observarn los siguientes presupuestos.
1.

2.

El interventor o supervisor del contrato, el administrador(a), cualquier miembro del Consejo de Administracin o el revisor
fiscal de la Copropiedad, una vez tenga conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyen un
incumplimiento, de conformidad con las normas vigentes y lo pactado en el contrato y dems documentos que formen parte
del mismo, comunicar el hecho la copropiedad y rganos de administracin, y al Comit legal o Jurdico, con copia al
contratista y su garante.
El Administrador de la Copropiedad, con asesora del Comit Legal, evaluar los hechos denunciados y dispondr requerir al
contratista, si a ello hubiere lugar, con copia al interventor o supervisor y al garante, para que subsane dicho incumplimiento
y/o rinda las explicaciones, por escrito, y aporte las pruebas a que haya lugar en el plazo que la Copropiedad establezca.

3.
4.

5.

6.
7.

Si el contratista subsana el incumplimiento dentro del trmino otorgado por la Copropiedad y justifica la inejecucin, se optar
por cesar el procedimiento y archivar la actuacin.
Si el contratista no subsana el incumplimiento dentro del trmino otorgado, y las razones dadas y pruebas allegadas no
acreditan o justifican la existencia de una causal de exoneracin de responsabilidad, en la fecha y hora determinadas por la
Copropiedad, se realizar una reunin en donde el contratista y su garante podrn intervenir para ejercer su derecho de
defensa. Culminada la intervencin, ser suspendida la reunin para que la Copropiedad examine los argumentos y pruebas
presentadas por el contratista y su garante.
En la fecha y hora que determine la Copropiedad, se reanudar la reunin para comunicar al contratista y a su garante, la
decisin correspondiente. En caso de no haber imposicin de sancin o que la Copropiedad tome la decisin de no terminar
unilateralmente el contrato, as se les informar al contratista y su garante, mediante comunicacin escrita. En el evento de
que se determine lo contrario, se har en documento escrito y debidamente sustentado, el cual ser notificado tanto al
contratista como al garante.
Si existen saldos a favor del contratista, el valor de las multas o de la clusula penal pecuniaria, podr descontarse de los
mismos.
Si no hay saldos a favor del contratista, se proceder a reclamar el pago de la indemnizacin al garante y/o contratista y en su
defecto se acudir a la justicia civil ordinaria competente.