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TEMA 15
APROVISIONAMIENTO INTERNO DE MATERIAS PRIMAS.
PROCEDIMIENTOS PARA SU EJECUCION Y DISTRIBUCION.
CIRCUITOS DOCUMENTALES. INVENTARIOS: CLASES Y
PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION.
Partiendo del conocimiento de los departamentos de control, las pautas de
recepcin y control marcados por el concepto de calidad, as como los mecanismos en
cuanto a como se organiza el trabajo en funcin de las previsiones y como se aplican
los instrumentos.
1.- APROVISIONAMIENTO INTERNO DE MATERIAS PRIMAS. ORGANIZACIN
DEL TRABAJO EN FUNCIN DE LAS PREVISIONES. ORDEN DE TRABAJO
DIARIO EN:
1.1.- ECONOMATO/BODEGA
La funcin de control del Economato es triple, sobre gneros entrantes, sobre su
salida y su almacenamiento y custodia.
Dentro de esta perspectiva cabria indicar que la mejor forma seria aquella en la
que todas los gneros pasasen primero por economato y tras ser controlados por este
pasar a los diferentes departamentos. Aunque esto depender de la forma de
organizacin de cada establecimiento.
Orden de trabajo diario:
El encargado de economato/bodega y sus ayudantes realizaran las tareas de:
-

Registro de proveedores y mercancas

Comprobacin de calidad, envases y documentos
Almacenado y distribucin de materias primas
Control de stocks y cumplimentacin de documentacin

Su jornada esta dividida en:

-

1.- Se recepciona a proveedores, gracias al ALBARAN se comprueba la

mercanca y se coteja con el PEDIDO A PROVEEDOR
2.- Se establece las salidas de mercancas en coordinacin con el jefe de
cocina, matre, gobernanta o mayordomo
3.- Se crea un turno de guardia en el economato para poder abastecer
cualquier imprevisto, a su vez esta guardia se encarga de organizar el
economato
4.- La jornada termina cuando ya no son necesario sus servicios tras el
servicio de cenas o eventos que hubiesen. Adems el turno de noche es el
encargado de recibir LAS HOJAS DE PEDIDOS A PROVEEDORES
cursadas por los responsables de departamentos.

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-

Recordamos que toda salida de economato se realizara mediante el

correspondiente VALE DE ECONOMATO.

1.2.- COCINA
La planificacin atender al tipo de sistema productivo, acorde con las
caractersticas del establecimiento, restaurante carta/men o bien en un hotel,
desayunos, almuerzos, cenas, eventos especiales, otros servicios (piscinas, barbacoas,
etc.)
Toda esta informacin el jefe de cocina las recibe a travs del ESTADILLO DE
OCUPACION O PREVISION, donde adems de lo anteriormente expuesto sabr el
numero de clientes y el rgimen alimenticio para poder organizarse bien.
El orden de trabajo diario es el siguiente:
-

El jefe planifica la jornada comenzando la vspera, realizando el relev para

que con sus datos mas el estadillo de previsin cumplimente la hoja de
pedidos a economato y mercado, supervisa la misse en place de cierre y da
por terminada la jornada.
A la maana siguiente el primer turno comienza con la Misse en place
necesaria en funcin de la oferta (desayuno) y realizaran los servicios
oportunos
Los siguientes son los pinches que comienzan a poner en marcha los
fogones, levantan fondos y retiran gneros de Economato no perecederos
segn las hojas de pedidos
Cuando el resto de la plantilla esta en su puesto, el jefe de cocina o el
segundo planificar el resto de las tareas, y comienza el funcionamiento de
todos los recursos humanos y materiales. Se empiezan a generar
movimientos de las materias primas de las zonas de almacenamiento y
recepcin a las de racionado y cocinado, interviniendo las partidas en si.
Estos movimientos los ejecutan los ayudantes mediante VALES DE
ECONOMATO, directamente de las cmaras, as como VALES/BONOS
interdepartamentales.
Una vez acabada la Misse en place, el jefe de cocina da el visto bueno, y
normalmente se pasara a comer. Despus de la comida viene el denominado
Servicio en sintona con el comedor.
Ante la llegada de comandas, el jefe de cocina comenzara a marchar
cursando as las peticiones de los clientes.
Terminado el servicio, el jefe de cocina har recuento de comandas
anotndolo en su Relev o parte de consumo y supervisa la Misse en
place de cierre.
El servicio de cena sigue los mismos pasos, recordando que se repondr por
economato, los gastos acaecidos con los correspondientes Vales, el
procedimiento de Relev es el mismo, con los gastos totales del da, el jefe
elabora la Propuesta de pedido previa consulta del estado de
ocupacin, remite la documentacin al departamento de Compras, y se da
por concluida la jornada.

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1.3.- RESTAURANTE Y BAR
Para desarrollar este punto vamos a hacer un recorrido por los servicios de
Restauracin que oferta el Hotel. En esta planificacin, se seguir como norma, las
mismas pautas en lo referido a previsin de ocupacin diaria (eventos contratados +
servicios propios de establecimiento).
Las actividades correspondientes a la Misse en place harn que tengamos en
cuenta nuestros recursos humanos y materiales y los de otros departamentos. Estas
actividades se dirigen a:
-

Limpieza del local y mobiliario (por el departamento encargado)

Distribucin de mesas segn necesidades (esqueletos de montajes)
Retirada y repaso de material o aprovisionamiento de material extra
Peticin y reposicin de gneros no perecederos a Economato (vinagres,
aceites, sal, salsas embotelladas, etc.) adems de vinos y aguas a Bodega.
Montaje propiamente dicho
Disposicin de la oferta a la vista de la clientela y la de paso
Planificacin del servicio
Servicio propiamente dicho
Misse en place de cierre

El Matre recibe de la Recepcin EL ESTADILLO DE OCUPACIONES, los

documentos remitidos por el director de banquetes, Mayordoma, gobernanta,
planificando la organizacin y demandando del resto de los departamentos los gneros
o servicios necesarios.
Para la mejor comprensin de las Misses en place en este departamento
describiremos la misma en funcin del tipo de servicio que se pretende cubrir:
-

Desayuno Buffet, tradicional , o Roon service

Almuerzo/cena Tradicional o Buffet
Banquetes
Otros ...
DESAYUNOS

El establecimiento ofrecer este servicio de acorde a su categora, pudindose

encontrarse juntos: Buffets para grupos, tradicional para clientes de paso o alojados y
por supuesto room service.
Lo normal es que el Matre delegue en un 2 Matre o jefe de sector la
responsabilidad de su correcto desarrollo en cuanto a montaje y acondicionamiento y
por supuesto cobro o facturacin de los clientes.
La brigada retirar gneros de Cocina, Pastelera e incluso de economato
mediante los correspondiente VALES/BONOS
Con estos datos y su recuento, mas las perspectivas de ocupacin surgen los
PEDIDOS A MERCADOS que sern remitidos al primer Matre.

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En el caso del Room Service puede encargarse su preparacin y desarrollo al
Mayordomo de pisos o encargarse la propia brigada del restaurante. Todo el proceso
podr verse agilizado por las llamadas ordenes de desayuno que los clientes
cumplimentan e incluso pedir directamente por telfono al office de pisos. Surgirn as
sus propios relevs y Hojas/partes de consumo.
Podemos hacer las mismas consideraciones en lo relativo y reposicin de los
minibares, delegando el control a las camareras de pisos o a los camareros encargados
del servicio de Room Service.
Al termino del servicio, los camareros procedern a la Misse en place de cierre
y segn instrucciones comenzar con las misse en place extras o bien la Misse en place
de almuerzo.
ALMUERZO Y CENA
Su orden de trabajo se resume en:
En la Vspera:
-

Montaje de parte del comedor la noche anterior o no , segn la norma de

Misse en place de cierre.
Cumplimentacin por parte del Matre del PEDIDO A NMERCADO y/o
comprobacin de comandas con cocina

En el da:
-

Por la maana, retirada/cambio de lencera con HOJA DE CAMBIO DE

ROPA y retirada de gneros de economato con la HOJA DE PEDIDOS
correspondiente
Retirada y repaso del material para el montaje
Montaje propiamente dicho
Comida por parte de la brigada
Comienzo el servicio, generndose el flujo de ofertas, y comandas validadas
por facturacin

El servicio se da por terminado con la Misse en place de cierre y las previsiones

necesarias para el servicio de cena, que se desarrolla de la misma manera, llegando al
final de la jornada con la PROPUESTA DE PEDIDO A MERCADO y el recuento de
comandas, volvindonos a aportar las previsiones del da siguiente.
BANQUETES
Comienza cuando el director de banquetes oferta y vende alguno de estos
servicios.
Los servicios ofertados son conformados y a un precio cerrado.
El primer Matre puede delegar en algn segundo, supervisar el mismo e
inclusive existir una brigada especifica, si este tipo de servicios fuese habitual.

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Esta misse en place no se puede dejar a la improvisacin ya que son muchos los
elementos que intervienen y muchas las necesidades de pedidos con otros
departamentos, no solo de materias primas, sino de mobiliario especifico, lencera
adecuada, etc.. as como pedidos extraordinarios a Economato/bodega y Cocina.
OTROS: BAR, CAFETERIA, PISCINAS, LENCERIA, ALMACEN,
PLATERIA.
En cuanto al resto de departamentos los cauces seguidos en cuanto a
previsiones, aprovisionamientos y distribucin seguirn las pautas que dicte el
departamento de compras
2.- PROCEDIMIENTOS PARA SU EJEUCION Y DISTRIBUCION
Los procedimientos para la ejecucin del aprovisionamiento interno, estn
relacionados con los preparativos o misse en place necesarios en cada departamento,
que surgen de unas previsiones de ocupacin.
PROCEDIMIENTOS :

ECONOMATO / BODEGA:
o RECIBE:

VALES de :
Cocina (no perecedero y p. A corto plazo)
Comedor / Bar /Room service
ALBARANES de :
Proveedores

o EMITE:

PEDIDOS A MERCADO en funcin de sus stocks o

previsiones a proveedores o al DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
VALES / BONOS interdepartamentales

o ARCHIVA O TRAMITA

REPORTE DE COMPRA DIARIO

FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE
PARTE DE CONSUMO
INVENTARIO

Distribuye los gneros segn los servicios demandados

COCINA
o RECIBE:

VALES / BONOS entre las partidas, del comedor y de

otros departamentos
COMANDAS de restaurante, Pisos, cafetera
ALBARANES de proveedores
PARTE DE OCUPACION DIARIA de la recepcin del
Hotel

o EMITE:

HOJAS DE PEDIDO A MERCADO directamente a

proveedores, a economato o al Departamento de
Compras
VALES / BONOS al resto de los departamentos

o TRAMITA Y CONTROLA:

FICHA TECNICA DE ALIMENTOS

ESCANDALLO
RELEVE
PARTE DIARIO DE CONSUMO
ESTADO DE CMARAS

RESTAURANTE Y BAR
o RECIBE:

VALES / BONOS
COMANDAS
ESTADILLO DE OCUPACION

o EMITE:

HOJAS DE PEDIDO A MERCADO.......

VALES / BONOS a
o Cocina
o Economato
o Lencera
o Platera
o Almacn

o CONTROLA:

INVENTARIOS
FACTURAS Coordinacin con facturacin emitindola
diariamente a Intervencin (administracin)

3.- INVENTARIOS : CLASES Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION.

3.1.- INVENTARIOS
Entendemos por inventario la relacin de todo material, utensilios, mobiliario y
tambin gneros que tienen un establecimiento.
Por lo tanto cada departamento tendr un listado de todas las existencias que
permitan un control o un recuento sencillo, pudiendo elegir cualquier mtodo de
agrupamiento: por proveedor, por materias primas, etc.. , apareciendo en cualquier
caso las cantidades iniciales, altas, bajas, consumos, trasvases a otros departamentos.
Las consideraciones sobre inventarios pueden hacerse sobre:

Artculos de larga duracin / vida

El comienzo de este inventario parte de las compras que se producen al

comienzo de la actividad. Estas entradas tienen unos departamentos de destino y en los
inventarios de los distintos departamentos es donde quedaran incluidos.
El control de estos inventarios se realizara en la medida de lo posible fuera del
horario habitual de servicio, en fechas concretas de menos produccin y teniendo en
cuenta el material que se puede encontrar fuera del establecimiento por limpieza o
reparacin, o en otros departamentos trasvasados.
De estos recuentos nos resultaran las existencias de cada concepto, faltas, etc..
adems de algo extremadamente importante:
-

La valoracin del inmovilizado y los gastos producidos por bajas y altas

(compras). Analizando todo esto se obtiene la vida de este material, para en
los sucesivos anlisis de beneficios y resultado realicemos los ajustes
necesarios.

Artculos de Economato / Bodega

Este inventario es una relacin detallada de todos los artculos existentes en el

almacn, sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo dado, que
normalmente corresponde a un mes, aunque puede realizarse en periodos mas cortos
para confrontar existencias y subsanar errores.
La relacin de artculos clasificados exigen codificarse de forma ordenada y
correspondiendo con sus documentos que nos darn informacin de un genero
determinado como pueden ser : La ficha de inventario permanente, la ficha tcnica de
compras, partes de consumos, etc..

Estos documentos de control interno se destinan al control de productos no

perecederos. Su uso se extiende a cualquier articulo correspondiente al capitulo de
Varios: menaje, material consumible, etc..
Aportan datos tiles para los stocks mximos y mnimos establecidos, informan
sobre precios de compras
El inventario es un termino de valoracin, proporciona la siguiente
informacin:
-

Determina el nivel optimo de existencia

Evita el exceso de existencias
Nos marca el mnimo de estas
Un exceso de genero, se traduce en una mala gestin
No es aconsejable compras masivas a precios reducidos
El almacn debe usarse para conservacin a corto o medio plazo
La compra de nuevos productos se efectuara una vez conocida su demanda
Es muy importante conocer el ndice de rotacin del producto.

3.2.- CALSES : PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION

Las cantidades a comprar de cada producto deben realizarse en consecuencia al
stock mximo, mnimo y de seguridad que en cada una de ellos se ha fijado.
Definiremos cada uno en el siguiente marco:

El stock mnimo: Lo forma la cantidad exigible de un producto en almacn,

que sea capaz de cubrir su demanda hasta el momento de su reposicin.

El stock mximo: Es el tope que se ha de almacenar de una mercanca dada,

para evitar su deterioro y provocar los mnimos coste en depsitos. Este
calculo se realiza en relacin a su precio, consumo, rapidez de
aprovisionamiento y capacidad de almacenaje.

El stock de seguridad: Es el porcentaje de aumento en reserva sobre el stock

mnimo para evitar la ruptura de stock, este puede derivarse de un retraso
en el aprovisionamiento o aumento inesperados en el consumo de un genero
determinado o causas accidentales.

Si el stock influye en el precio del coste global de un producto, hay que recordar
que el genero perecedero y no perecedero es susceptible de continuas fluctuaciones en
el mercado, por lo que la fijacin del precio unitario de entrada ser el reflejado por el
albaran o factura del proveedor. Sin embargo para la valoracin del stock o salidas a
las zonas de transformacin podremos utilizar los siguientes procedimientos para su
valoracin.

LIFO Ultima entrada primera salida.

FIFO Primera entradas primera salida.

NINFO la prxima entrada ser la primera salida.

MEDIA PONDERADA Se realiza una media con los precios de las

existencias anteriores y la nueva.

PRECIO MEDIO se calcula un precio medio durante un periodo

determinado de tiempo.

REVALORACION PERIODICA _- El stock se revaloriza peridicamente

en consecuencia al incremento del coste de la vida.