Empresa

seleccionada:
Hospital
Universitario
rea:
Archivo
General
Metodologa
aplicada:
Observacin
y
entrevista.
Hallazgos:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado y secuencial, de
tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la
informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se pueden apreciar dentro
del
rea
son:
Control: Se Realiza el control de la produccin documental en lo relacionado a la elaboracin de
nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La seleccin de los tipos de papeles a
usar segn la conservacin documental, la definicin de la Informacin contenida en los formatos y
su uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias
generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Todos los registros importantes se encuentran registrados en un inventario de registros debido a que
es
una
de
las
disposiciones
de
la
norma
ISO
9001.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento, puede ser
entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del medio electrnico en el
cual ha sido almacenada la informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental.
Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino tambin
las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener cierto
tiempo
de
almacenamiento.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente
clasificados y organizados por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado
segn unas condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren;
adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones
de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural. En la empresa se maneja informacin muy valiosa
donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es
reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial. La tipologa que
manejan en el almacenamiento es por sede y este a su vez tiene su propio estante por ciudad y
regional.
Descarte de documentos: En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que
pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas
y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se
puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn
el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin,

interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que justifiquen la
actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco
aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.
Adems de lo anterior, se tienen varios tipos de almacenamientos que van dependiendo del tipo de
documento y el rea que lo requiera. Por lo tanto se definen las siguientes tipologas utilizadas:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores que se
encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales, resoluciones, contratos y dems
documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades
de
conservacin
y
consulta
permanente.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservacin,
de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o histricas. Segn su uso en el
rea de urgencias se maneja los archivos activos ya que los dems documentos los maneja en
archivo
central.
Finalmente, se puede apreciar que los documentos se almacenan por fecha y posteriormente pasan
a organizarse en conjuntos por mes en curso. Una vez el mes se termina se almacenan en cajas a
sus respectivos archivos donde permanecen en caso de ser solicitados a futuro. Los archivos ms
antiguos pasan en las mismas cajas al archivo central. Esta ltima actividad se realiza al iniciar cada
ao para dejar espacio a los archivos nuevos.