ll

Llevar a cabo el Proceso de Auditora de un

Sistema de Gestin de la Calidad

Avanzamos a travs del conocimiento

LLEVAR A CABO EL PROCESO DE AUDITORA DE UN SGC

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer y ser capaz de evaluar la conformidad
del sistema de gestin, verificando que est implantado en la empresa y en plena vigencia, de modo que
resulte eficaz.

CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:
Desarrollar la Etapa 2 de la Auditora.

Conocer las Etapas de la Auditora.

Llevar a Cabo la Reunin de Apertura.

Profundizar en la Etapa 1 de la Auditora.

Profundizar en la Etapa 2 de la Auditora.

Comprender el Proceso de Ejecucin de la

Auditora.

Conocer las Herramientas de las que el Auditor

Llevar a Cabo la Reunin de Cierre.

dispone para Desarrollar una Auditora.

HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los
conocimientos profesionales:
Trabajo Individual: Cumplimentar una nota de hallazgo A realizar a lo largo de esta Unidad de
Competencia.
Caso Prctico: Evaluar si el sistema de gestin implantado en la empresa cumple los requisitos
exigidos por la Norma ISO 9001. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
Debate: Reconocer la importancia de la realizacin de auditoras internas en una empresa que tenga
implantado un SGC. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.

ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:
Rectitud.

AUTOEVALUACIN
Desarrollo de la Etapa 2 de la Auditora

Etapas de la Auditora

Reunin de Apertura

Etapa 1 de la Auditora

Ejecucin de la Auditora

Etapa 2 de la Auditora

Reunin de Cierre

Herramientas para Desarrollar una Auditora

TEST DE EVALUACIN DE CONOCIMIENTOS

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ETAPAS DE LA AUDITORA
Para realizar una auditoria exitosa es necesario:
Una buena planificacin y preparacin.
Mantener buenas comunicaciones (con cliente, auditados y auditores).
Realizar una bsqueda de hechos precisa y objetiva.
El proceso de auditora de un Sistema de Gestin consta de dos etapas diferenciadas, ambas llevadas
a cabo en las propias instalaciones de la organizacin auditada, siendo el lder del equipo auditor
sobre el que recae la responsabilidad de que se lleve a cabo todo el proceso de auditora, desde el inicio
hasta que sta finalice.

Etapas de la Auditora de un SGC

En ella se evala la documentacin del Sistema de Gestin de la organizacin:
Poltica y objetivos.
Procedimientos.
Etapa 1

Registros.
Fichas de proceso.
Fichas de indicadores
Normativa aplicable.
Etc.
La etapa 1 est destinada a realizar una revisin documental del sistema.

Se evala, in situ, la conformidad del Sistema de Gestin de la organizacin

frente a los requisitos de la Norma con respecto a la que se est auditando.
Etapa 2

El objetivo de esta segunda etapa es evaluar la implementacin y eficacia del

Sistema de Gestin del auditado.

Obviamente, la realizacin de la auditora in situ es la fase que consume la mayor parte del tiempo. Sin
embargo, su xito depende en gran medida del tiempo que se dedique a su planificacin y preparacin.

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DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes
descargar el Gua elaborada por ISO e IAF, sobre la Necesidad de un enfoque de
dos etapas para la auditora.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes
descargar el Esquema de las etapas de la auditora.

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ETAPA 1 DE LA AUDITORIA
Para comenzar a familiarizarse con el sistema de gestin del auditado es necesario hacer acopio de la
documentacin bsica.
En ese sentido, el auditor debe revisar de manera general su contenido con el fin de:
Comprobar que la documentacin est completa.
Comprender el Sistema de Gestin establecido en la organizacin, a travs de su documentacin.

Finalidades de la Primera Etapa de Auditora

El auditor debe:
Recopilar la informacin.
Revisar la documentacin del sistema, mnimo:
-

Manual de Calidad (si la organizacin dispone de l).

Clusula 7.5 de ISO 9001.

Descripcin de Alcance y de las exclusiones.

Procedimientos y referencias.

Descripcin de los procesos y de sus interacciones.

Registros de la Revisin por la Direccin.

Registros de las auditoras internas.

Evaluar el grado de preparacin para la auditora de Etapa 2.

Validar el alcance del sistema de gestin.
Evaluar la ubicacin y las condiciones especficas de la organizacin.
Evaluar si las auditoras internas y la revisin por la direccin se planifican y se realizan.
Proporcionar el enfoque para la auditora de Etapa 2, comprendiendo:
-

Planificacin y adjudicacin de recursos.

Verificacin de los requisitos de competencia del equipo.

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Los resultados de esta primera etapa de la auditora deben ser documentados y comunicados a la
organizacin. En este informe quedar reflejado:
La adecuacin de la documentacin del Sistema de Gestin.
El anlisis por la organizacin auditada de los aspectos clave.
El nivel de implementacin del Sistema de Gestin, de forma que se decida si la organizacin est
preparada para llevar a cabo la segunda etapa de la auditora.
Si el auditor encontrase anomalas o considerase que la norma no ha sido correctamente aplicada, puede
llegar a posponer o cancelar la segunda etapa de la auditora, hasta que las desviaciones
encontradas en la revisin documental del sistema sean subsanadas.

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ETAPA 2 DE LA AUDITORA
Una vez superada la primera etapa de la auditora, incluyendo, si es necesario, la realizacin por parte
del auditado de las acciones indispensables para que esto sea as, se llevara a cabo el desarrollo de la
segunda etapa de la auditora, por parte del equipo auditor, y de nuevo, en las instalaciones de la
organizacin auditada.
Entre la realizacin de las dos etapas de auditora no deben transcurrir ms de seis meses de intervalo.
De hecho, si este intervalo de tiempo se supera, debe volver a repetirse la etapa 1 de auditora, ya que
en ese entretiempo pueden haberse producido cambios significativos que no hayan sido contemplados
en la primera ocasin.
En la etapa 2 de auditora, las partes del Sistema de Gestin que, auditadas durante la primera etapa, el
auditor estime que se encuentran perfectamente implementadas y conformes con los requisitos, no
tendrn que volver a ser reauditadas.
El propsito de esta segunda etapa es evaluar la implementacin y eficacia del Sistema de Gestin de
la organizacin.

Finalidades de la Segunda Etapa de Auditora

Se debe analizar el sistema de gestin en base a los requisitos de la norma y a lo establecido en los
documentos que integran el sistema. Debe incluir al menos:
Informacin y evidencia de conformidad con todos los requisitos de la ISO 9001.
Realizacin de actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
Control operacional de los procesos.
Auditoras internas y revisin por la direccin.
Gestin de los riesgos y oportunidades.
Gestin de la direccin para asegurar el cumplimiento de los requisitos, las necesidades y
expectativas de los clientes.
Vnculos entre poltica, objetivos, y desempeo consistentes con las expectativas de la norma,
requisitos legales, responsabilidad, competencia del personal, operaciones, anlisis de los datos y
conclusiones de las auditoras internas.
Evaluar la eficacia del sistema en:
-

Alcanzar los objetivos.

Implantar los compromisos de la poltica, es decir, conformidad, cumplimiento de los requisitos

del cliente, mejora continua, etc.).

Mantener los controles operacionales.

Al finalizar esta auditora se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

Es completo el sistema?
Funciona el sistema?

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HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR UNA AUDITORA

Para obtener la mayor cantidad de informacin posible durante el desarrollo del proceso de una auditora,
el equipo auditor puede ayudarse de una serie de herramientas para conseguir este fin.

Contacto Inicial con el Auditado

Antes de la realizacin de la auditora, es conveniente que se establezca un primer contacto por parte del
lder del equipo auditor con el auditado, ya sea de una manera formal o informal.

Objetivos Contacto Inicial

Establecer comunicaciones con los representantes del auditado.
Confirmar la autoridad para llevar a cabo el proceso de auditora.
Proporcionar informacin acerca de los objetivos de auditora, el alcance y la composicin del
equipo auditor.
Solicitar acceso a la documentacin del sistema con el objetivo de realizar una planificacin de la
auditora.
Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos permanentes para
las actividades y productos del auditado.
Determinar la necesidad de la presencia de observadores, guas o expertos tcnicos durante la
auditora.

Comunicacin Durante la Auditora

Durante el proceso de auditora, debe mantenerse en todo momento una comunicacin fluida a todos los
niveles:
Entre los miembros del equipo auditor que debern informarse y consultarse peridicamente con
el fin de:
-

Intercambiar informacin.

Evaluar el progreso de la auditora.

Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.

Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el lder deber comunicar peridicamente los
progresos de la auditora y cualquier inquietud al auditado.
Entre los miembros del equipo auditor, y el cliente de la auditora, cuando se considere
necesario.
Las no conformidades crticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se
evidencien, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunin diaria de informacin.

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En caso de que las evidencias disponibles de la auditora, indiquen que los objetivos de la misma no
son alcanzables, el lder del equipo auditor deber informar de las razones al cliente de la auditora y al
auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:
Modificacin del plan de auditora.
Cambios en los objetivos de la auditora o en su alcance.
Finalizacin de la auditora.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las
actividades de auditora progresen, debern revisarse con el cliente de la auditora y aprobarse por
l y, cuando sea apropiado, por el auditado.

Formulacin de Preguntas
Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El auditor deber preguntar a la
gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo hacen, qu informacin reciben, qu informacin
transmiten, etc.
Con frecuencia, los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentacin, con
poca aportacin por parte de las personas que desempean las tareas.
Con el fin de que esto no ocurra, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda
conseguir la mxima informacin por parte del entrevistado, en el menor perodo de tiempo posible.
Para minimizar posibles errores, durante la entrevista, se deben seguir una serie de pautas:
Diferencia semntica. Desigual entendimiento del significado de las
palabras en una pregunta o respuesta.
Entrevista sesgada. Proceso en el que la visin del entrevistador se
Fuentes de Error

refleja en las preguntas e influencian las respuestas dadas por el

entrevistado.
Efecto halo. Interpretacin positiva de todas las respuestas del
entrevistado debido a que las preguntas iniciales obtuvieron respuestas
positivas.

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 Elaborar listas de comprobacin que guen al auditor a travs de la

entrevista.
Formular preguntas abiertas para obtener informacin.
Realizar el mismo tipo de preguntas a personas distintas. As el auditor
podr juzgar la veracidad de las respuestas.

Pautas de Minimizacin
de Errores

Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
prctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.
Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la
entrevista.
Explicar la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome.
Evitar preguntas que predispongan respuestas.

Un requisito a tener en cuenta en la auditora es que el auditado se sienta

cmodo. Para ello no se debe realizar una entrevista en forma de interrogatorio,
sino, por ejemplo, intercalando las preguntas en la conversacin general.

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.

Gestin del Tiempo

Es tarea del auditor gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que con frecuencia puede acarrear
dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.
Un mtodo apropiado en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible, entre las distintas actividades
que se van a revisar.
El auditor deber estudiar y establecer una ruta lgica y conveniente a travs del sistema, que le ayudar
a controlar las desviaciones de la misma, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones
irrelevantes.

Muestreo
El auditor deber tener claro cuntos documentos y de qu tipo, son necesarios muestrear.
Este muestreo se puede realizar por mtodos diferentes:
Aleatorio.
Estadstico.
Por objetivos.
Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido comn.

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Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad
que est bajo revisin, debiendo aumentar su nmero si se encuentra una no conformidad o informacin
que pueda dar lugar a posibles problemas.

Tcnicas de Muestreo
Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en un slo elemento
del sistema y referido a especificaciones consideradas en un documento.
Muestreos por Cortes
Horizontales

Sirve para evaluar un elemento del Sistema de Gestin con precisin y

exactitud, en cuanto a su grado de aplicacin y cumplimiento.
Ejemplo: Examinar 30 registros (diferentes muestras) correspondientes a la
recepcin de materias primas, para confirmar si la inspeccin en recepcin ha
sido realizada como se dice en el procedimiento elaborado al respecto.

Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en varios elementos

del sistema y referido a especificaciones consideradas en varios documentos.
Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado nmero de elementos
del Sistema de Gestin interrelacionados entre s, a la vez que sirve para
obtener evidencias sobre la calidad del producto final.
Muestreos por Cortes
Verticales

Ejemplo: Examinar un solo albarn y el registro correspondiente a la recepcin

del material, a la vez que se verifica:
El pedido cursado al proveedor referente al material suministrado.
La evaluacin efectuada para calificar al proveedor.
La cualificacin del personal que ha realizado la recepcin e inspeccin.
La adecuacin de las condiciones de aceptacin/rechazo del procedimiento
de inspeccin al producto comprado.
El estado de inspeccin del producto recepcionado, etc.

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DESARROLLO DE LA ETAPA 2 DE AUDITORA

Con carcter general, la etapa 2 de una auditora se puede desarrollar en tres fases:

Entre los representantes de la empresa y el equipo auditor, durante el cual:

Reunin de Apertura

Se harn las presentaciones oportunas.

Se confirmar el programa de la auditora y el alcance de la misma.
Se describir la sistemtica a seguir.

Ejecucin de la
Auditora

Donde se proceder a la investigacin, a travs del anlisis de documentos,

registros y de entrevistas con el personal de la empresa, de la implementacin y
eficacia del Sistema de Gestin de la organizacin.

Reunin de Cierre

Entre el equipo auditor y los representantes de la empresa, con objeto de

presentar a los responsables de la misma, los resultados de la investigacin.

LECTURA RECOMENDADA
Se recomienda la lectura del Captulo 6 Realizacin de una
Auditora, de la norma ISO 19011 Directrices para la auditora de
sistemas de gestin.

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REUNIN DE APERTURA
Resulta conveniente realizar una reunin de apertura con la direccin del auditado e incluso, cuando sea
apropiado, con los responsables de las funciones o procesos que se van a auditar.

Objetivos
Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditora.
Presentar al equipo auditor.
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoras planificadas.
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Procedimiento
En el caso de las auditoras internas, estas reuniones no suelen hacerse en los mismos trminos que
se emplean en las auditoras externas. As pues, por ejemplo, pueden consistir simplemente en
comunicar que se est realizando una auditora, y explicar la naturaleza de la misma.
En otros casos, la reunin debera ser formal y manteniendo un registro de los asistentes. Esta reunin
debera ser presidida por el lder del equipo auditor debiendo tener en consideracin los siguientes
puntos:
Presentacin de los miembros del equipo auditor, incluyendo una descripcin formal de sus
funciones y citando la identificacin de su registro de auditor cualificado.
Elaboracin de un registro de los asistentes.
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la auditora, explicando el propsito de la
auditora, y aclarando el tipo de auditora solicitada por la empresa.
Confirmacin del plan de auditora que seguirn los auditores. ste deber haber sido aceptado y
acordado unas semanas antes, sin objeciones por ninguna de las partes.
Mtodos procesos y procedimientos que los auditores utilizarn para realizar su trabajo.
Informacin de la necesidad de tomar notas, recoger evidencias documentales y comunicarse
directamente con los poseedores de la informacin.
Confirmacin de los modos de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado.
Confirmacin de que durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la
misma.
Verificacin de la disponibilidad de medios y recursos, tales como sala de reunin,
fotocopiadora, pases de seguridad, equipos de proteccin, interlocutor o gua, etc.
Modo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las deficiencias.
Confirmacin de la garanta de confidencialidad.

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EJECUCIN DE LA AUDITORA
Una vez concluida la reunin de apertura, y en compaa de un representante del auditado, el auditor
deber visitar todas y cada una de las reas funcionales establecidas en el plan de auditora.
El examen y visita de un rea de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:
Entrevistas con el personal del rea a auditar.
Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales y productos.
Observacin de los procesos, operaciones y actividades.
Consulta de la documentacin.
La investigacin se efectuar teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al rea en curso. Para
ello, el auditor se podr ayudar de la lista de verificacin previamente realizada

Ejemplo: Departamento de Diseo

Se est auditando el departamento de diseo, por lo que se debe comprobar que ste
cumple todos y cada uno de los requisitos del apartado 7.3 de la ISO 9001, es decir:
Que la Organizacin planifica y controla el diseo y desarrollo del producto.
Que se determinan los elementos de entrada en relacin con los requisitos del producto, y se
mantiene registros de ello.
Que los resultados de diseo y desarrollo se aprueban antes de su liberacin.
Que todas y cada una de las etapas se revisan, manteniendo los registros pertinentes.
Que los resultados del diseo y desarrollo son verificados, validados y registrados.
Que los cambios son identificados adecuadamente y registrados, as como nuevamente revisados,
verificados y validados.
Una vez se hayan comprobado todos y cada unos de los requisitos, del apartado 7.3 (el cual puede estar
desglosado en una lista de verificacin) se anotaran los hallazgos correspondientes.
Concluido esto, ya se podr dejar el departamento de compras para pasar a la siguiente rea, de
acuerdo con lo establecido en el plan de auditora.

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El proceso a seguir es el siguiente:

Recopilacin y Verificacin de la Informacin

Durante el proceso de auditora, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la informacin
pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin
relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su anlisis, se extraern
una serie de evidencias objetivas.

Fuentes de Informacin
Las fuentes de informacin a recurrir, pueden variar en funcin del alcance y complejidad de la auditora,
pudiendo incluir:
Entrevistas con empleados u otras personas.
Observacin de actividades, control operativo, ambiente de trabajo y condiciones externas.
Resultados de la monitorizacin y medicin, de los informes y de la revisin comparados con los
principales objetivos y metas de ejecucin.
Documentos tales como objetivos,

poltica,

procedimientos,

normas,

instrucciones,

especificaciones, cualquier requisito legal aplicable, etc.

Registros, tales como actas de reunin, informes de auditoras, resultados de mediciones,
competencia del personal, etc.

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VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma,
puedes visualizar un vdeo ilustrativo del tema, en el que se muestran los
aspectos importantes de la realizacin de Entrevistas en la Auditora.

Bsqueda de Evidencias
Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la Norma y del Sistema, es necesario realizar una
bsqueda de evidencias objetivas.
Las evidencias de la auditora se refieren a hechos y condiciones, que en principio pueden llegar a ser
fciles de identificar. Sin embargo, su demostracin resulta compleja si no se puede probar de una forma
tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias debern ser evaluadas siguiendo los criterios de
auditora previamente definidos, hasta llegar a obtener los hallazgos y posteriores conclusiones de la
auditora.
Las evidencias de la auditora, se basan en muestras de la informacin disponible. Por tanto, siempre
habr un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actan sobre las
conclusiones de la auditora.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern revisarse junto con el
auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no
conformidades se han comprendido, debiendo mantener un registro de ello.

Evaluacin y Generacin de Hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusin objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a
lo establecido en el Sistema o norma de referencia, deber documentarlo y elaborar una Nota de no
conformidad o desviacin.
Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de calidad, o con el responsable del rea
involucrada, con el fin de obtener su conformidad.

Categorizacin de los Hallazgos

Una vez identificadas y cuantificadas las evidencias objetivas, se proceder a su valoracin, para lo cual
es necesario haber establecido previamente una clasificacin.
No existe una categorizacin estndar, pudiendo variar en funcin del organismo auditor, ya bien se
trate de una auditora interna, externa o de certificacin, dependiendo en este caso de cada Organismo
Certificador. En general se suelen establecer tres categoras distintas de no cumplimiento:

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Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema de Gestin

de la calidad, u otras, que puede afectar directamente a la calidad del producto y
que por tanto, debe ser solucionado inmediatamente.
Ejemplos:
No Conformidad

No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas durante la ltima

auditora.
No se ha podido comprobar la existencia de declaraciones documentadas
de la Poltica de la organizacin.
No se ha podido comprobar el seguimiento de la informacin relativa a la
satisfaccin del cliente, al no haberse enviado ninguna encuesta de
satisfaccin durante el periodo de estudio.
Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema de Gestin,
de las especificaciones del cliente u otras, que no afectan directamente a la
calidad del producto. Son fallos aislados, no sistemticos, que han de ser
solucionados, pero que no requieren que se haga inmediatamente.
Ejemplos:

Desviacin

Se ha detectado que uno de los calibres no est identificado tal como

establece el Procedimiento de Calibracin de Equipos de Trabajo.
En contra de lo establecido en el Procedimiento de Medicin de la
Satisfaccin de Clientes, el envo de encuestas no se ha realizado segn los
mtodos descritos en tal procedimiento (se ha enviado a los 50 clientes de
mayor facturacin cuando el procedimiento especifica que se har sobre
60).
Hallazgo que no incumple un requisito de la norma, o del cual no se tiene
evidencia objetiva, pero que implica un alto riesgo futuro. Sera un indicativo de
malas prcticas.
Ejemplos:

Observacin

Se detectan algunos documentos del sistema de gestin con errores en su

paginacin.
Se evidencia un bajo nmero de encuestas de satisfaccin de clientes
recopiladas respecto a las enviadas, aunque el mtodo seguido para el
envo de cuestionarios se considera adecuado.

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Documentacin de los Hallazgos

La justificacin de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de forma
que sirvan para:
-

Informar de los incumplimientos a la organizacin.

Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.

Establecer, en posteriores auditoras, si las no conformidades han sido solucionadas.

A la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear frmulas del tipo se ha

evidenciado.en contra de..

Ejemplo de Nota de Desviacin

La empresa "PLAGAS S.L.", perteneciente al sector qumico, pretende certificarse segn la ISO 9001.
Durante la visita del auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado lo siguiente:
Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su
distribucin no son adecuados, por ejemplo, los bidones de productos no estn convenientemente
etiquetados de acuerdo a las especificaciones de identificacin del producto final.
Auditor: "No se dispone de una instruccin para identificacin de los productos finales?"
Jefe de Calidad: "Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a los subcontratistas"
Al concluir la visita, el Auditor y el Responsable de Calidad se dirigen al despacho de ste ltimo. El
Auditor solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en el punto 4 se refiere al
cumplimiento de las exigencias de calidad por parte de todo el personal, incluyendo subcontratistas.

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Tras concluir el anlisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

AUDITORA:

EMPRESA: PLAGAS SL

Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin

FECHA: 15-12-2011

NOTA N: 03

NORMA DE APLICACIN: ISO 9001

Punto de la norma al que afecta: 8.5.4 Preservacin

Deficiencias encontradas:
Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su
distribucin no son adecuados. Se han encontrado bidones de productos que no estn
convenientemente etiquetados.
No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservacin del producto, dado que el
etiquetado no cumple las especificaciones de identificacin del producto final.

Categorizacin:

x No conformidad

Desviacin

Firma del auditor:

Observacin

Firma del auditado:

Preparacin de las Conclusiones de la Auditora

Una vez auditadas todas las reas, y antes de la reunin de cierre, el equipo auditor deber realizar una
puesta en comn de la informacin obtenida con el fin de:
Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recopilada durante la auditora.
Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del
proceso de auditora.
Preparar recomendaciones, en caso de que as estuviera especificado en la auditora.
Comentar el seguimiento de la auditora, si as se ha definido en el plan de la misma.

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REUNIN DE CIERRE
La reunin de cierre, formaliza la clausura de la auditora en las dependencias de la empresa auditada.
Deber ser presidida por el lder del equipo auditor y a ella asistirn en principio, los mismos miembros
que fueron convocados a la reunin de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los
representantes de la empresa y reas auditadas.

Objetivos
Exponer los hallazgos de la auditora ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la
correcta comprensin y aceptacin de los resultados.
Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un
plan de acciones correctivas y preventivas.
Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equvocos, aunque en
ningn caso puede convertirse en un foro de discusin y debate.

Procedimiento
En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en pequeas Organizaciones, la reunin de
cierre puede consistir nicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Sin
embargo, en otras situaciones, la reunin debera ser formal, debiendo conservarse las actas y
registros de asistencia.
En ocasiones, como por ejemplo, en auditoras de certificacin, durante la reunin de cierre se
suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditora. No obstante, en
otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes
implicadas.
Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditora, entre el equipo
auditor y el auditado, deberan resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso
contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.
En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditora, se debern presentar
recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

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HABILIDADES

TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de
Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la
preparacin y resolucin de un Trabajo Individual
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del
Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo
Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico.
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate
junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos.
Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del
apartado Recursos/Documentacin.

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ACTITUD

RECTITUD

Actuar siempre de manera justa y de acuerdo con las circunstancias exigidas en la situacin concreta.

En cualquier mbito de la vida de una persona actuar correctamente representa, tener la conciencia
tranquila de que se ha actuado como se deba.
Una empresa debe transmitir un clima de credibilidad y justicia en todo aquello que hace, y que esta
confianza se vea reflejada en las acciones y comportamientos que realicen sus trabajadores.
En el trabajo diario es necesario ser responsable de los actos realizados y que stos sean conformes a
las normas y procedimientos que se consideran adecuados y justos.
La rectitud ofrece seguridad y certeza en base al cumplimiento de los compromisos y la integridad de las
actuaciones realizadas.
Una persona que se deje influenciar o que tenga diversos criterios de actuacin en una situacin, no se
puede considerar una persona recta, adems vulnerara claramente los principales valores que
acompaan a la rectitud como son la justicia, la sinceridad e integridad y por supuesto la equidad.

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